SISTEM DAN PROSEDUR PEMBELIAN BARANG DAGANGAN PADA PT. STARS INTERNASIONAL DI JAKARTA

Transkripsi

1 SISTEM DAN PROSEDUR PEMBELIAN BARANG DAGANGAN PADA PT. STARS INTERNASIONAL DI JAKARTA TUGAS KULIAH KERJA PRAKTEK Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Tambahan Nilai UAS Mata Kuliah Sistem Informasi Akuntansi Kelas 11.4F.07 Disusun Oleh : - TANTY INDRA DEWI - DECHY SULISTIO NINGSIH - FARANITA DAMAYANTI - NUR FATIMAH - EVA RETNOWATI

2 KATA PENGANTAR Dengan mengucapkan syukur kehadirat Allah SWT karena dengan rahmat serta petunjuk darinya kami dapat menyelesaikan Tugas Kuliah Kerja Praktek ini dengan baik. Kami menyadari bahwa dalam menyelesaikan Tugas Kuliah Kerja Praktek ini tidak lepas dari bantuan berbagai pihak secara langsung maupun tidak langsung, maka pada kesempatan ini kami mengucapkan terima kasih kepada: 1. Ibu Deasy Novayanti, SE, MAK, AK, selaku dosen mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi kelas 11.4F Bapak Sigit Suhartono selaku Pimpinan PT. Stars Internasional 3. Bapak Aris Irianto selaku Direktur HRD PT. Stars Internasional 4. Bapak Robby Gunawan selaku Manager Keuangan PT. Stars Internasional 5. Karyawan karyawati Bagian Keuangan dan Bagian EDP (Electrical Data Processing) dan seluruh Staff PT. Stars Internasional Jakarta yang telah banyak membantu dan membimbing. 6. Seluruh teman - teman kelas 11.4F.07 yang telah banyak membantu dan memberi motivasi kepada kami dalam pembuatan tugas kuliah kerja praktek ini 7. Kedua Orang Tua, terima kasih atas semua dukungan yang kalian berikan Pada kami, hingga tugas kuliah kerja praktek ini selesai you re the best father and mother i ever had in this world. Kami menyadari sepenuhnya bahwa dalam penyusunan Tugas Kuliah Kerja Praktek ini masih terdapat kekurangan baik dalam hal penulisan, pembahasan, susunan laporan, tata bahasa maupun material yang disajikan. Oleh karena itu penulis akan selalu menerima kritik dan saran yang membangun demi kesempurnaan Tugas Kuliah Kerja Praktek ini agar dapat lebih bermanfaat bagi semua pihak. 03 Mei 2014 I Penulis

3 DAFTAR ISI Kata Pengantar... i Daftar Isi...ii Daftar Gambar...iii Daftar Lampiran...iv BAB I Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Penjelasan Judul Rumusan Masalah Dan Tujuan Penelitian Manfaat Penelitian Metode Penelitian Ruang Lingkup Penelitian Prosedur Pengumpulan Data... BAB II Landasan Teori 2.1 Pengertian Sistem Sistem Akuntansi Tujuan Sistem Akuntansi Konsep Dasar Pembelian Informasi Yang Diperlukan oleh Manajemen Bagian Yang Terkait Dokumen Yang Digunakan Catatan Akuntansi Yang Digunakan...

4 2.6 Bagan Alir Sistem Pengendalian Intern Pengertian Sistem Pengendalian Intern Tujuan Sistem Pengendalian Intern Unsur Pengendalian Intern... BAB III Gambaran Subyek Penelitian 3.1 Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Perusahaan Visi dan Misi PT. Stars Internasional Tujuan Perusahaan Struktur Organisasi PT. Stars Internasional Profil Perusahaan Lokasi Perusahaan Lokasi Klasifikasi Wilayah Pemasaran... BAB IV Pembahasan Masalah 4.1 Sistem dan Prosedur Pembelian Pada PT. Stars Internasional Dokumen Yang Digunakan Catatan Akuntansi Yang Digunakan Fungsi Yang Terkait Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem...

5 4.6 Struktur Pengendalian Intern... BAB V Kesimpulan Dan Saran 5.1 Kesimpulan Saran... Daftar Rujukan Lampiran II

6 DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 (Sistem Pembelian Kredit)... Gambar 2.2 (Sistem Pembelian Kredit lanjutan)... Gambar 2.3 (Prosedur Pencatatan Utang)... Gambar 3.1 (Struktur Organisasi)... Gambar 4.1 (Flowchart Sistem Pembelian... Gambar 4.2 (Flowchart Sistem Pembelian Lanjutan)... III DAFTAR LAMPIRAN

7 Lampiran 1 : Purchase Order (Surat Order Pembelian) Lampiran 2 : Kartu Hutang Lampiran 3 : Tanda Terima Lampiran 4 : Faktur Penjualan Lampiran 5 : Pertelaan Barang Masuk IV BAB I

8 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pesatnya perkembangan dunia usaha menyebabkan kegiatan dalam organisasi perusahaan semakin rumit dan kompleks. Terlebih lagi dengan semakin terbukanya pasar dalam era globalisasi sekarang ini yang menyebabkan masing-masing perusahaan dituntut untuk dapat bertahan dengan mengikuti perubahan-perubahan yang ada di masyarakat dan mengembangkan usahanya dalam iklim persaingan yang semakin keras. Dengan adanya pasar bebas ini merupakan tantangan bagi Indonesia untuk bisa bersama dengan negara-negara lain yang memproduksi barang sejenis. Oleh karena itu untuk bisa bersaing dengan produsen barang-barang dari negara lain kita harus memproduksi barang dengan harga jual yang murah dengan kualitas yang baik sehingga produk kita bisa diterima oleh konsumen. Semakin tingginya persaingan yang ada, maka setiap perusahaan dituntut untuk berlomba mempertahankan keberadaannya dengan cara melakukan sistem dan prosedur pembelian barang agar dapat mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan pada era pasar bebas nanti. Sistem pembelian barang tentu saja memudahkan kita dalam mempersiapkan sebuah sistem akuntansi yang matang. Pengertian sistem akuntansi sendiri seperti yang telah dijelaskan oleh Mulyadi (2001:3) : Sistem Akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh konsumen yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Dengan adanya sistem akuntansi yang terencana dengan matang maka dapat dihasilkan produk yang sesuai dengan kualifikasi yang diinginkan. Pembelian merupakan salah satu bagian yang penting dalam berhasilnya operasi suatu perusahaan sebab pembelian merupakan aktivitas awal dari operasional perusahaan. Untuk menciptakan sistem akuntansi pembelian yang baik diperlukan kerjasama dan komunikasi yang baik antara pimpinan, karyaan dan bagian-bagian yang terkait. PT.STARS INTERNASIONAL, tempat penulis mengadakan penelitian, transaksi pembeliannya telah menggunakan sistem akuntansi yang hampir dikatakan sempurna sebab semua sistem pengendalian intern 99% telah berjalan dengan efektif. Dengan latar belakang sistem akuntansi pembelian barang PT.STARS INTERNASIONAL, kami dalam penelitian kali ini tertarik untuk mengambil judul SISTEM DAN PROSEDUR PEMBELIAN BARANG DAGANGAN PADA PT.STARS INTERNASIONAL JAKARTA. 1.2 Penjelasan Judul

9 Agar tidak terjadi kesalahan penafsiran dalam judul Tugas Kuliah Kerja Praktek ini, maka kami akan memberikan judul sebagai berikut: 1. Sistem Adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. 2. Prosedur Adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang teradi berulang-ulang. 3. Pembelian Adalah proses pengadaan barang yang dibutuhkan oleh perusahaan. 4. Barang Dagangan Adalah barang yang akan dijual oleh perusahaan. 5. PT.STARS INTERNASIONAL Adalah tempat yang dijadikan subyek penelitian oleh kelompok kami. 1.3 Rumusan Masalah

10 Adapun rumusan yang diambil oleh penulis sebagai berikut : 1. Bagaimana implementasi sistem akuntansi pembelian barang di PT.STARS INTERNASIONAL? 2. Bagaimana sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi pembelian barang di PT.STARS INTERNASIONAL? 1.4 Tujuan Penelitian Dalam penyusunan Tugas Kuliah Kerja Praktek ini ada bebarapa macam tujuan yang hendak dicapai, adapun tujuan tersebut adalah : 1. Untuk mengetahui lebih jelas mengenai mekanismne sistem akuntansi pembelian barang di PT.STAR INTERNASIONAL Jakarta. 2. Untuk mengetahui sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi pembelian barang pada PT.STAR INTERNASIONAL Jakarta.

11 1.4 Manfaat Penelitian Adapun manfaat penelitian dalam Tugas Kuliah Kerja Praktek ini, antara lain : 1. Bagi Perusahaan Memberikan saran serta masukan yang berguna bagi perusahaan dalam menjalankan dan menerapkan sistem akuntansi pembelian barang beserta sistem pengendalian internnya. 2. Bagi Penulis Untuk menambah pengetahuan serta wawasan mengenai sistem akuntansi pembelian barang di PT.STARS INTERNASIONAL Jakarta. 3. Bagi Pembaca Sebagai bahan petunjuk sekaligus informasi yang diperlukan untuk mengetahui sistem akuntansi pembelian barang didalam kenyatannya khususnya pada PT.STARS INTERNASIONAL Jakarta.

12 1.5 Metode Penelitian Ruang Lingkup Penelitian Agar dalam menyusun Laporan Tugas Kuliah Kerja Praktek ini tidak menyimpang dari permasalahan maka ruang lingkup pembahasan hanya terbatas pada sistem pembelian barang secara kredit yang dilakukan oleh PT.STARS INTERNASIONAL Jakarta Prosedur Pengumpulan Data Metode pengumpulan data dalam penyusunan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini adalah: 1. Interview Yaitu, suatu teknik pengumpulan data dengan cara melakukan wawancara atau tanya jawab dengan pihak yang terkait dalam perusahaan. 2. Pemanfaatan Data Yaitu, suatu teknik pengumpulan data dengan cara memanfaatkan data yang telah diperoleh dari pihak perusahaan. BAB II

13 LANDASAN TEORI Dalam bab ini akan diuraikan beberapa landasan teori yang digunakan untuk mengarahkan pada pokok bahasan yang telah dikemukakan pada bab I. 2.1 Pengertian Sistem Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berbagian bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu (Mulyadi, 2001 : 2). Menurut James A. Hall (2001 : 5) bahwa sebuah sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen komponen yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose). Nugroho Widjayanto (2001 : 2) menyatakan bahwa : Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan yaitu input, proses, dan output. Input merupakan penggerak atau pemberi tenaga dimana sistem itu dioperasikan. Proses merupakan aktivitas yang merubah input menjadi output, sedangkan output merupakan hasil operasi. Pengertian menurut Marshall B. Romney, Paul John Steinbart (2006 : 2) adalah : Sistem adalah merupakan rangkaian dari dua atu lebih komponen komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Dari pengertian tersebut dapat diambil suatu kesimpulan bahwa sistem adalah kumpulan komponen yang berinteraksi membentuk satu kesatuan dan keutuhan yang komplek didalam komplek tertentu untuk mencapai tujuan umum.

14 Sesuatu dapat disebut sebagai sistem apabila memenuhi dua syarat, pertama adalah memiliki bagian bagian yang saling berinteraksi dengan maksud untuk mencapai tujuan tertentu. Bagian bagian itu disebut subsistem atau ada yang menyebutkan sebagai prosedur. Agar sistem dapat berjalan dengan baik maka sub subsistem atau prosedur prosedur itu harus saling berinteraksi antara satu dengan yang lainnya. Syarat kedua bahwa adanya suatu sistem harus memiliki tiga unsur yaitu input, proses, dan uotput. Input merupakan penggerak atau pemberi tenaga pada saat sistem dioperasikan. Proses merupakan penggerak yang merubah input menjadi output, sedangkan output merupakan hasil operasi Sistem akuntansi Menurut Mulyadi (2001 : 3) mendefinisikan : Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen untuk memudahkan pengelolaan perusahaan. Dari definisi sistem akuntansi tersebut, unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu, serta laporan Tujuan Sistem Akuntansi Menurut Mulyadi (2001 : 19) tujuan dari penyusunan Sistem Akuntansi adalah : 1. Menyediakan informasi bagi pengelola kegiatan usaha baru. 2. Memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada baik mengenai mutu, ketepatan penyajian maupun struktur informasinya. 3. Memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat kenadalan (reliability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggung jawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan. Sistem akuntansi hendaknya diarahkan pada ketiga aspek diatas agar sistem berjalan dengan baik.

15 2.1.3 Konsep Dasar Pembelian Menurut Barry Render (2005 : 414) adalah : Pembelian berarti perolehan barang dan jasa. Tujuan pembelian adalah : 1. Membantu identifikasi produk dan jasa yang dapat diperoleh secara eksternal. 2. Mengembangkan, mengevaluasi, dan menentukan supplier, harga dan pengiriman yang terbaik bagi barang dan jasa tersebut. Sistem pembelian barang terkait dengan persediaan barang, karena setiap terjadi pembelian akan menambah jumlah persediaan barang di gudang. Pelaksanaan mekanismen sistem tidak selalu sama, hal ini dipengaruhi dari jenis perusahaan dan bergerak dalam bidang tertentu. Beberapa yang harus diperhatikan dalam sistem pembelian, yaitu informasi yang diperlukan oleh perusahaan khusunya manajemen, dokumen-dokumen yang digunakan, bagian yang terkait, jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian serta sistem pengendalian internnya. Jika suatu sistem pembelian dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah diterapkan, maka pelaksanaan kerja pada bagian yang terkait akan tercapai sesuai dengan yang diharapkan. Pengertian Sistem Akuntansi Pembelian (Mulyadi, 2001 : 299) Sistem akuntansi pembelian merupakan bagian dari sistem akuntansi yang dirancang dan digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh manajemen. Transaksi pembelian baik yang diselenggarakan dalam manual system maupun yang diselenggarakan dalam lingkungan pengolahan data elektronik dapat digolongkan menjadi dua yaitu : Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan pembelian impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri. Pelaksanaan mekanisme sistem pembelian di tiap-tiap perusahaan berbeda dan tidak selalu sama, hal tersebut tergantung dari besar kecilnya perusahaan dan bentuk dari perusahaan.

16 2.2 Informasi yang diperlukan oleh manajemen Informasi keuangan dalam suatu perusahaan sangatlah penting dan dibutuhkan oleh berbagai pihak terutama oleh manajemen sebagai salah satu pihak intern perusahaan yang berkepentingan dalam hal tersebut guna mengambil keputusan dan kebijakan untuk langkah yang selanjutnya. Untuk mengetahui kegiatan sistem pembelian tersebut, manajemen membutuhkan informasi seperti yang dikemukakan oleh Mulyadi (2001 : 303) yaitu : 1. Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorderpoint) 2. Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok 3. Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok 4. Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu 5. Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu 6.Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian 2.3 Bagian yang terkait dengan sistem pembelian Dalam sistem akuntansi pembelian terdapat beberapa fungsi yang terkait dalam sistem pembelian tersebut. Menurut Mulyadi (2001 : 299) fungsi-fungsi yang terkait tersebut adalah : 1. Bagian gudang Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembeliaan sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan juga berfungsi untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. 2. Bagian pembelian Fungsi ini bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan supplier yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada supplier yang telah dipilih. 3. Bagian penerimaan Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari supplier untuk mementukan barang dapat diterima atau tidak oleh perusahaan.

17 4. Bagian akuntansi Fungsi akuntansi yang terakit dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang yang bertanggung jawab atas pencatatan transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan juga untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi catatan utang dan fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab atas pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli ke dalam kartu persediaan. Dengan kata lain fungsi ini bertanggung jawab atas pencatatan utang dan pencatatan persediaan. 2.4 Dokumen Yang digunakan Transaksi perusahaan merupakan penggerak sistem akuntansi. Tanpa transaksi perusahaan, berart sistem akuntansi keuangan nantinya tidak memiliki input, dan berarti pula prosesing sistem tidak berjalan lancar. Setiap transaksi pasti memerlukan sebuah dokumen yang digunakan sebagai bukti riil. Saat ini, dokumen tidak hanya berbentuk kertas, melainkan juga berbentuk kertas (hard copy). Menurut Mulyadi (2001 : 303) Dokumen adalah obyek fisik dimana transaksi dimasukkan dan diikhtisarkan. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah sebagai berikut : 1. Surat Order Pembelian Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh bagian gudang atau bagian pemakai barang untuk meminta bagian purchasing (pembelian) melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut didalam surat tersebut. Surat pemesanan pembelian ini biasanya dibuat dua lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk bagian purchasing, dan tembusannya untuk arisp bagian yang meminta barang. Lihat contoh surat permintaan pembelian pada gambar. 2. Surat Permintaan Penawaran Harga Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi, yang menyangkut jumlah rupiah pembelian besar.

18 3. Surat Order Pembelian Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada supplier yang telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai berikut : a) Surat Order Pembelian Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pembelian yangdikirimkan kepada supplier sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan. b) Tembusan Pengakuan Oleh Supplier Tembusan surat order pembelian ini dikirmkan kepada supplier, dimintakan tanda tangan dari supplier dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian, serta kesanggupan supplier memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut dalam dokumen tersebut. c) Tembusan Bagian Unit Peminta Barang Tembusan ini dikirmkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang diminatinya telah dipesan. d) Arsip Tanggal Penerimaan Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak datang pada waktu yang telah dipesan. e) Arsip Supplier Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama supplier, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai supplier. f) Tembusan Fungsi Penerimaan Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang sejenis, spesifikasi, mutu, kuantitas, dan suppliernya seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut. g) Tembusan Fungsi Akuntansi Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

19 4. Laporan Penerimaan Barang Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukan bahwabarang yang telah diterima dari supplier telah memenuhi jenis, spesifikasi,mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian. 5. Surat Perubahan Order Pembelian Dokumen ini kadangkala diperlukan untuk dilakukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian (substitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis. 6. Bukti Kas Keluar Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada supplier dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran. 2.5 Catatan Akuntansi Yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan untuk pencatatan transaksi pembelian menurut Mulyadi (2001 : 38) adalah sebagai berikut : 1. Register Bukti Kas Keluar Jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian jika pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure. 2. Jurnal Pembelian Jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian jika pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure. 3. Kartu Utang Buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable procedure. Jika pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payablre procedure sebagai catatan utangnya adalah arsip bukti kas keluar yang dibayar.

20 2.6 Bagan Alir Menurut Nugroho (2001 : 39) bahwa bagan alir adalah suatu diagram simbol yang menampilkan aliran data dan rangkaian tahapan operasi dalam suatu sistem. Jadi, bagan alir merupakan deskripsi berupa aliran data dan rangkaian dari sistem akuntansi. Bagian Gudang Mulai 5 6 Membuat SPP SOP 6 Lap. Pengiriman Barang 2 1 SPP T 2 N Kartu Gudang Gambar 2.1 Sistem Pembelian Kredit (Mulyadi, 2001 : 320)

21 2 2 Bagian Pembelian 7 Dari Pemasok SPP Membuat SPPH Membuat SOP LPB 8 Mencatat tanggal SOP 6 & 7 Faktur Memeriksa Faktur SSPH Ke Pemasok PH Faktur SPH SPH Dari Pemasok SPP 7 9 Membuat Perbandingan Harga PH SOP Dikirim Ke Pemasok Catatan: 3 4 SPP : Surat Permintaan Pembelian SOP : Surat Order Pembelian SPPH : Surat Permintaan Penawaran Harga SPH : Surat Penawaran Harga PH : Penawaran Harga T A Gambar 2.2 Sistem Pembelian Kredit (Lanjutan) (Mulyadi, 2001 : 321) Bagian Penerimaan Bagian Utang Bagian Kartu Persediaan

22 1 Menerima barang Dari pemasok yg Disertai surat Pengantar Sop 1 Surat pengan tar 1 SOP 8 9 LPB Faktur 10 Bukti Kas Keluar 2 Memeriksa Barang Yang Dikirim Membandingkan faktur dari Pemasok De Sop Membuat Laporan Penerimaan Membuat Bukti Kas Keluar Register Bukti Kas N Faktur LPB 1 SOP SOP 3 3 SOP Bukti Kas 1 Laporan 1 N keluar Penerimaan Barang Dikirim ke bagian Gudang bersama Dengan barang Register Bukti Kas Keluar 10 Arsip bukti kas Yang belum di Ka 9 9 Gambar 2.2 bayar Sistem Pembelian Kredit (Lanjutan) (Mulyadi, 2001:322) T Bagian Hutang

23 Dari Bagian Pembelian 1 8 Faktur LPB DP BTF Surat Order Pembelia BKK 1 Bartch transfer form 2 BKK Register Bukti kas keluar Mengisi bartch form transfer DP Bukti kas keluar 1 2 Mengisi bartch form transfer Mengisi bartch form transfer T T Gambar Prosedur Pencatatan Utang (Mulyadi, 2001 : 323) 7 3

24 BKK Batch 1 Transfe r Form BKK Batch 1 Transfer Form Penyimpanan & Control Total Register Bukti Kas Keluar Control Register Total Cek RA Cek BKK Batch Transfe r Form Terminal Batch Input Control Total Log 3 8 Arsip Transaksi Pembelian Ke bagian kas 5 Log And Control Total 4 Gambar 2.3 Prosedur Pencatatan Utang (Lanjutan) (Mulyadi, 2001 : 323) Operator Komputer

25 5 Arsip Induk Utang (Updated) Baca & Sortasi Arsip Transaksi Pembelian Control Total Arsip Bkk Yang Akan Dibayar RUN 1 Sort & Edit Penyimpana n & Control Total Arsip Transaksi Pembelian Run 4 Membuat Cek Dan Reg Cek Arsip Induk Utang (Updated) Run 2 Membuat Reg BKK & Update Arsip Induk Arsip Induk Persediaan Arsip Induk Utang (Updated) Arsip Induk Utang (Updated) Arsip Induk Pembelian (Updated) RA 2 CEK 1 Register Cek Control Total Register Buku Kas Keluar Penyimpanan & Control Total 8 Gambar 2.3 Prosedur Pencatan utang (Lanjutan) (Mulyadi, 2001: 325) 2.7 Sistem Pengendalian Intern 7

26 2.7.1 Pengertian Pengendalian Intern Menurut Mulyadi (2001 : 165) menjabarkan sebagai berikut : Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuranukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijaksanaan manajemen. Sedangkan pengertian menurut Nugroho Widjajanto (2001 : 18) Bahwa pengendalian intern (internal control) adalah suatu sistem pengendalian yang meliputi struktur organisasi beserta semua metode dan ukuran yang diterapkan dalam perusahaan. Menurut Al Haryono Jusup (2001 : 252) menjelaskan bahwa : Pengendalian intern adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh Commisioner, manajemen, dan personel satuan usaha lainnya, yang dirancang untuk mendapat keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan dalam hal-hal sebagai berikut : 1. Keandalan pelaporan keuangan 2. Kesesuaian dengan undang-undang dan peraturan yang berlaku 3. Efektifitas dan efisiensi operasi Kesimpulan yang dapat diambil berupa definisi Sistem Pengendalian Sistem Intern bermacam pendapat yang sebenarnya sangat berguna bagi perusahaan karena mendapat keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan tentang keandalan pelaporan keuangan, kesesuaian dengan undang-undang dan peraturan yang berlaku Tujuan Sistem Pengendalian Intern

27 Menurut Nugroho Widjajanto (2001 : 18) tujuan sistem pengendalian intern : 1. mengamankan aktiva perusahaan 2. Mengecek kecermatan dan ketelitian data akuntansi 3. Meningkatkan efisiensi 4. Mendorong agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh segenap jajaran organisasi Sedangkan menurut Mulyadi (2001 : 163) tujuan sistem pengendalian intern lebih rinci diantaranya : 1. Tujuan pengendalian akuntansi, yang meliputi : - Menjaga kekayaan organisasi / perusahaan - Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi 2. Tujuan pengendalian administrasi, yang meliputi : - Mendorong efisiensi - Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen Dari beberapa tujuan diatas dapat diambil kesimpulan bahwa tujuan pengendalian intern meliputi : 1. Melindungi atau mengamankan aktiva / harta kekayaan perusahaan 2. Mengecek, ketelitian dan keandalan data akuntansi 3. Melakukan pengendalian secara administrasi untuk mencegah pemborosan, kecurangan baik yang dilakukan oleh pihak dalam maupun pihak luar perusahaan dan mencegah penggunaan sumber daya yang tidak efisien. 4. Mendorong dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan Unsur Pengendalian Intern

28 Berdasarkan pengertian tentang pengendalian intern diatas terdapat unsur-unsur yang berkaitan dengan pengendalian intern dalam sistem pembelian (Mulyadi, 2001 : 311) : 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas diantaranya : A. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan. Pemisahan kedua fungsi ini dimaksudkan untuk menciptakan pengecekan intern dalam pelaksanaan transaksi pembelian. Dalam transaksi pembelian, fungsi pembelian berkewajiban untuk mendapatkan penjual yang dapat dipercaya sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. Pemisahan kedua fungsi ini akan mengurangi risiko diterimanya barang yang : - tidak dipesan oleh perusahaan. - Jenis, spesifikasi, kuantitas, dan mutu barangnya tidak sesuai dengan yang dipesan oleh perusahaan. - Tidak sesuai dengan waktu yang ditentukan dalam surat order pembelian. B. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi Dalam sistem akuntanasi pembelian, fungsi akuntansi yang melaksanakan pencatatan utang dan persediaan barang harus dipisahkan dari fungsi operasi yang melaksanakan transaksi pembelian. Fungsi pembelian berada di tangan Bagian Pembelian yang berada langsung di bawah Direktur Utama, sedangkan fungsi akuntansi berada di tangan Bagian Utang dan Bagian Kartu Persediaan. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi. C. Fungsi penerimaan harus dilaksanakan oleh fungsi gudang. Fungsi penerimaan merupakan fungsi operasi yang bertanggung jawab atas penerimaan atau penolakan barang yang diterima pemasok.

29 2. Otorisasi dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terdapat kekayaan, utang, pendapatan dan biaya diantaranya : A. Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan dalam gudang atau fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung pakai. B. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi. C. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang D. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi. E. Pencatatan terjadinya utang didasarkabn pada bukti kas keluar yang didukung dengan suart order pembelian, laporan penerimaan barang dan faktur dari supplier. F. Pencatatan kedalam kartu utang dan register bukti kas keluar (voucher register) diotorisasi oleh fungsi akuntansi. 3. Praktek yang sehat dalam pelaksanaan tugas dan fugsi masing-masing unit organisasi : A. Surat permintaan pembelian bernomor urut vetak dan pemakaiannya dipertanggun jawabkan oleh fungsi gudang. B. Surat order pembelian bernomor urut cetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi pembelian. C. Laporan penerimaan barang bernomor urut cetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi penerimaan. D. Supplier dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai supplier. E. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan suart order pembelian dari fungsi pembelian. F. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari supplier dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkan dengan tembusan suart order pembelian.

30 G. Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian dan ketelitian dalam faktur dari supplier sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar. H. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar. I. Pembayaran faktur dari supplier dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai. J. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukung dicap LUNAS oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada supplier.

31 BAB III GAMBARAN SUBYEK PENELITIAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Perusahaan PT. STARS INTERNASIONAL didirikan pada tanggal tahun 28 Mei 2001 yang didirikan bersama dari delapan orang yang telah berpengalaman dan sebelumnya pernah bekerja di sebuah perusahaan retail sepatu ternama yaitu PT. Sepatu Bata. Kedelapan orang tersebut mempunyai posisi yang cukup menjanjikan selama bekerja di PT. Sepatu Bata, yaitu tiga orang menjabat sebagai Distrik Manager, dua orang menjabat sebagai Area Manager, dan tiga orang lagi menjabat sebagai Branch Manager. Selama perjalanan karirnya, mereka lebih banyak bergelut di bidang pemasaran retail. Menyadari bahwa pada akhir masa tugasnya, mereka memiliki kemampuan yang cukup potensial untuk berbisnis retail sepatu secara mandiri, maka secara resmi mereka mengundurkan diri dengan baik dari PT. Sepatu Bata dan dengan berbekal kemampuan yang telah mereka miliki selama 25 tahun bekerja di PT. Sepatu Bata mereka sepakat untuk bersama-sama mendirikan sebuah badan usaha yang bergerak di bidang alas kaki. Pada awal perkembangannya, PT. STARS INTERNASIONAL hanya terdiri dari 30 unit toko sepatu yang masih tersebar di wilayah Jakarta Timur dengan kantor pusat berada di Rawamangun. Barangbarang yang dijual didapat dan dipesan dari beberapa pengrajin lokal dan beberapa pabrik sepatu di Surabaya seperti Ardiles dan New Era. Sejalan dengan perkembangan dunia usaha yang semakin pesat. PT. STARS pun pernah mengalami jatuh bangun dalam membangun usahanya. Pada awal tahun 2003 jumlah toko yang dimiliki telah mencapai 63 unit toko. Seiring dengan itu PT. STARS memindahkan kantor usahanya dari Rawamangun ke wilayah Jakarta Utara tepatnya di Jl. Pademangan Timur Jakarta Utara. Delapan pendiri perusahaan tersebut dinamakan Dewan Direksi yang mempunyai kedudukan dan tanggung jawab masing-masing yang sesuai dengan bidangnya. Saat ini, PT. STARS telah memiliki 267 unit toko yang tersebar di setiap wilayah Indonesia, yaitu Jawa Barat, Jawa Timur, Jawa Tengah, Kalimantan, Sulawesi, Sumatera, Bali, Nusa Tenggara Timur, Nusa Tenggara Barat dan Papua. PT. STARS juga memiliki satu unit toko di Malaysia.

32 3.1.2 Visi, Misi PT. STARS INTERNASIONAL Jakarta Dalam perkembangan usahanya, setiap perusahaan harus memiliki visi dan misi yang dijadikan pedoman bagi perusahaan dalam melakukan kegiatan usahanya agar dapat berjalan dengan baik sesuai pedoman yang ada. Adapun visi dan misi PT. STARS INTERNASIONAL yaitu : Visi dari PT. STARS INTERNASIONAL Jakarta Visi perusahaan adalah menjadi Perusahaan Dagang (Trading Company) yang Kompetitif, Berkualitas, Berkompetensi serta menguasai sumber dan Jaringan Pemasaran di Dalam dan Luar Negeri. Misi dari PT. STARS INTERNASIONAL Jakarta Adapun misi perusahaan diantara lain : a. Melaksanakan transaksi perdagangan lokal maupun lintas negara. b. Memenuhi harapan seluruh stakeholders c. Memberikan layanan yang lengkap dan kompetitif kepada pelanggan. d. Melakukan perdagangan umum yang menangani produk alas kaki dengan kualitas yang baik Tujuan Perusahaan Pada umumnya tujuan perusahaan dapat dibedakan menjadi dua yaitu : 1. Tujuan Jangka Pendek Adalah tujuan yang telah ditetapkan dan direncanakan atau merupakan langkah-langkah yang ditempuh oleh perusahaan didalam kegiatan operasionalnya guna memenuhi apa yang telah dikehendaki oleh perusahaan didalam kegiatan operasionalnya guna memenuhi apa yang telah dikehendaki oleh perusahaan akan memberikan suatu manfaat serta harapan demi kelangsungan hidup perusahaan. Adapun tujuan jangka pendek perusahaan adalah : a. Meningkatkan volume penjualan b. Memperluas daerah pemasaran c. Mendapatkan keuntungan atau laba yang maksimal 2. Tujuan jangka panjang adalah : a. Mengembangkan usaha perusahaan atau melakukan ekspansi b. Meningkatkan kesejahteraan karyawan

33 3.2 Struktur Organisasi Untuk mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan diperlukan adanya pembagian tugas, tanggung jawab dan wewenang sesuai dengan kemampuan masingmasing anggota. Oleh karenanya dalam penyempurnaan organisasi PT.STARS INTERNASIONAL melakukan restrukturisasi organisasi secara bertahap untuk menghasilkan kegiatan organisasi yang fleksibel dan dinamis sehingga mampu menghadapi dan menyesuaikan dengan situasi dan kondisi yang selalu berubah. Struktur organisasi adalah suatu kerangka atau alur yang mengidentifikasikan hubungan antara jabatan-jabatan itu sendiri maupun antara bidang kerja yang satu dengan yang lain, sehingga kedudukan, wewenang, dan tanggung jawab masing-masing pihak lebih jelas. Gambar 3.1

34 STRUKTUR ORGANISASI PT. STARS INTERNASIONAL JAKARTA Direktur Utama Direktur Controlling & Auditing Direktur Operasion al Direktur HRD Direktur Keuangan Direktur Distribusi Direktur EDP Direktur Renovasi & Perawatan Toko ASM Manager Keuanga Manager Gudang Manager EDP Superviso r Kasir Staff Gudang Staff EDP Auditor Manager health & Insurance Staff Acountin Staff Renovasi Sumber : Intern Perusahaan (diolah) Job Description : 1. Direktur Utama a. Memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan b. Memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian (manajer) c. Menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja perusahaan d. Mewakili perusahaan atas nama perseroan untuk melakukan bisnis dengan perusahaan lain e. Mewakili perusahaan dalam perkara pengadilan 2. Direktur Controlling & Auditing

35 a. Mengawasi dan melindungi asset perusahaan b. Menyusun perencanaan stock opname pada toko-toko yang akan di audit oleh auditor 3. Auditor a. Secara berkala melakukan pemeriksaan stock opname pada toko-toko 4. Direktur Operasional a. Menetapkan target penjualan harian selama satu periode pada setiap toko b. Bertanggung jawab kepada Direktur Utama atas kondisi di setiap toko c. Menilai atau mengukur kinerja setiap toko dalam penjualan setiap toko d. Mengawasi kinerja setiap toko 5. ASM (Area Sales Manager) a. Bertanggung jawab kepada Direktur Operasional atas kondisi di setiap toko b. Mengawasi setiap toko yang termasuk di dalam wilayahnya setiap periode c. Memberikan pengarahan kepada setiap Store Supervisor 6. Supervisor

36 a. Bertanggung jawab kepada ASM dan Direktur Operasional atas toko yang dibawahi b. Mampu membangun tim kerja yang solid guna meningkatkan penjualan c. Mempengaruhi, mengarahkan, meyakinkan dan menggerakkan para pegawainya untuk bisa bekerja sama dengan baik. 7. Direktur HRD a. Merekrut pegawai baru b. Mengkoordinasikan perumusan sistem pengadaan, penempatan, dan pengembangan pegawai c. Bertanggung jawab kepada Dewan Direksi atas pengarahan dan pengawasan atas pengadaan tenaga kerja d. Berhubungan dengan pihak luar dalam hal ketenaga kerjaan 8. Manager Health & Insurance a. Mengatur asuransi jiwa pegawai dan tunjangan kesehatan para pegawai b. Bertanggung jawab stock yang ada di toko meliputi asuransi kebakaran dan asuransi pencurian. 9. Direktur Keuangan a. Menyusun rencana penyusunan keuangan perusahaan yang akan diserahkan kepada staff accounting b. Berhubungan dengan pihak bank dalam hal yang berkaitan dengan laporan keuangan perusahaan 10. Manager Keuangan a. Menyusun laporan laba rugi perusahaan setiap akhir periode b. Menyusun neraca perusahaan setiap akhir periode 11. Kasir a. Melakukan pembayaran atas setiap tagihan dari supplier b. Membayar gaji karyawan gudang dan karyawan harian tetap lainnya 12. Staff Accounting

37 a. Membantu manager keuangan menyusun laporan keuangan perusahaan b. Memeriksa data keuangan perusahaan sehari-hari 13. Direktur distribusi a. Mengkoordinir staff gudang dalam hal penerimaan dan pengiriman barang b. Berhubungan dengan pihak ekspedisi terkait dengan proses pengiriman barang 14. Manager gudang a. Mengatur pengiriman barang ke toko-toko b. Mengatur penerimaan barang dari supplier 15. Staff Gudang a. Mengatur barang yang akan dikirimkan ke setiap toko-toko sesuai perintah manager gudang b. Merapikan barang-barang di gudang sesuai dengan urutannya 16. Direktur EDP a. Memprogram database untuk penyimpanan catatan transaksi seluruh toko b. Selalu meng-update program komputer untuk jaringan seluruh toko dan perusahaan c. Mengawasi kinerja karyawan bagian EDP 17. Staff EDP a. Mengentry data penjualan dan pembelian yang dikirim oleh setiap toko melalui SMS yang langsung diterima oleh server EDP. b. Memeriksa laporan penjualan setiap toko sebelum diserahkan ke bagian keuangan c. Membuat daftar stok barang setiap toko 18. Manager EDP a. Mengkoordinir staff EDP terkait pengadaan hardware dan software 19. Direktur Renovasi & Perawatan Toko

38 a. Menyusun pemborong yang akan merenovasi toko b. Mengawasi toko pada saat toko di renovasi. 3.3 Profil Perusahaan PT. STARS INTERNASIONAL merupakan perusahaan yang sedang berkembang yang bergerak dibidang retail sepatu, sandal dan acecoriesnya seperti kaos kaki dan tali sepatu. PT. STARS INTERNASIONAL didirikan pada tanggal 28 Mei 2001 yang didirikan oleh delapan orang yang telah berpengalaman dan sebelumnya pernah bekerja dari sebuah perusahaan retail sepatu ternama dan berkantor pusat di Jakarta Timur. Perusahaan ini didirikan karena dasar atas adanya peluang bisnis dibidang sepatu dan sandal dengan didukung oleh cukup banyaknya usaha home industry ( pengrajin sepatu dari Jawa Timur ). PT. STARS INTERNASIONAL membuka beberapa toko sebagai outlet eceran sepatu dan sandal dengan konsep sewa menyewa maupun membeli langsung outlet tersebut. Pengadaan barangnya didapat dari hasil produksi para pengrajin sepatu dan sandal di Jawa Timur. Oleh karena itu, terdapat dua sasaran utama yang akan dijangkau oleh perusahaan. Pertama, dapat menampung remaja-remaja putus sekolah dengan riwayat pendidikan minimal SLTA atau sederajat untuk dijadikan pramuniaga di toko-toko Stars. Seiring dengan bertambahnya jumlah toko Stars, maka PT. STARS INTERNASIONAL mengadakan pelatihan kepada setiap pramuniaga agar dapat dijadikan supervisor di toko-toko Stars. Kedua, membantu pemasaran hasil produksi para pengrajin sepatu. Selama perjalanan karienya, telah diketahui bahwa para pengrajin tersebut memiliki kemampuan khusus dibidang produksi sepatu dan sandal akan tetapi tidak menguasai teknik menjualnya. Dalam hal ini, PT. STARS INTERNASIONAL berperan untuk menyalurkan hasil produksi para pengrajin tersebut dengan model, kuantitas, dan merek yang ditentukan oleh perusahaan. Dengan tingginya kebutuhan konsumen yang diiringi dengan perkembangan zaman yang pesat, PT. STARS INTERNASIONAL mencoba menjual produk lain seperti pakaian dan tas sekolah. Semangat yang tinggi dalam perjalanan panjang perusahaan ini saat hanya masih merupakan tokotoko kecil menjadi perusahaan yang mapan adalah yang utama bagi semua yang ada didalamnya. Seiring dengan berkembangnya kegiatan usahanya, PT STARS INTERNASIONAL yang berkantor di daerah Rawamangun Jakarta Timur kemudian dipindahkan di daerah Pademangan Timur jakarta utara yang merupakan sentra usaha di Jakarta, daerah ini juga dekat dengan lokasi supplier sepatu dan sandal dan sarana transportasinya pun mudah dijangkau. Sekitar tahun 2004 PT. STARS INTERNASIONAL mengalami perkembangan yang

39 pesat sampai saat ini sehingga jumlah toko bertambah hingga 267 toko yang tersebar di kota Indonesia dan 1 diantaranya berada di Malaysia. 3.4 Lokasi Perusahaan Lokasi PT. STARS INTERNASIONAL berlokasi di Jl. Rawamangun Timur, lokasi yang strategis dimana dalam mendirikan bangunan di wilayah tersebut tentu mempunyai beberapa alternatif tujuan dan maksudnya, adapun tujuan dan maksudnya antara lain sebagai berikut : a. Wilayah tersebut memiliki letak yang strategis, dimana alat transportasi yang mendukung pengiriman barang. b. Wilayah tersebut mempunyai arti dalam penghematan biaya transportasi serta mempermudah arus penyampaian barang dari produsen ke konsumen. c. Masyarakat setempat sangat mendukung dengan berdirinya perusahaan tersebut Klasifikasi PT. STARS INTERNASIONAL merupakan perusahaan yang berjenisperdagangan di bidang retail sepatu, sandal dan accecorisnya. Perusahaan inimembeli barang dagang ke pabrik produksi (distributor) yang memberikan hargamurah namun tetap berkualitas tinggi kemudian barang yang dibeli diberi label STARS kemudian di supply ke toko-toko STARS INTERNASIOANAL yang tersebar di seluruh Indonesia Wilayah Pemasaran Daerah pemasaran PT. STARS INTERNASIONAL menjangkau seluruh wilayah Indonesia daerah timur sampai barat Indonesia. Daerah pemasaran terbanyak berada di pulau Jawa. Dengan berkembangnya kegiatan usaha PT. STARS merambah dunia usahanya sampai keluar negeri yaitu Malaysia. Untuk meningkatkan laba PT. STARS INTERNASIONAL mencoba bekerja sama dengan perusahaan yang memproduksi sepatu ternama seperti Ardiles, Ando, Carvil dan lain-lain. Perusahaan yang bekerja sama dengan PT. STARS INTERNASIONAL menitipkan barang produksinya di toko STARS INTERNASIONAL untuk dijual ke pasaran. Kerja sama ini sangat menguntungkan bagi PT. STARS INTERNASIONAL karena selain dapat meningkatkan laba perusahaan namun bisa menjaga hubungan baik sesama

40 perusahaan industri di Indonesia. Daerah pemasaran produk PT. STARS INTERNASIONAL tersebar di seluruh Indonesia sampai di luar Indonesia yaitu Malaysia sehingga PT. STARS INTERNASIONAL mempunyai toko hingga 267 toko dan satu diantaranya berada di Malaysia.

41 BAB IV PEMBAHASAN MASALAH Berdasarkan hasil pengamatan pada PT. Stars Internasional, maka kami menjelaskan sebagai berikut : 4.1 Sistem dan Prosedur Pembelian Pada PT. Stars Internasional Surabaya Pembelian yang terjadi atau yang dilakukan oleh PT. Stars Internasional adalah 100% Pembelian Kredit, dalam hal ini transaksi pembelian dalam PT.Stars Internasional ini ditandai atau diawali dari adanya permintaan dari masing-masing toko untuk meminta barang yang sudah habis kepada fungsi gudang yang kemudian fungsi gudang mengecek persediaan barang tersebut melalui data persediaan yang ada didalam komputer dan jika persediaan telah mencapai batas minimum maka secara otomatis fungsi pembelian akan membuat surat permintaan pembelian barang yang akan diotorisasi oleh kepala bagian pembelian kemudian akan dilakukan pemesanan kepada pemasok barang yang akan dipesan. 4.2 Dokumen yang digunakan Beberapa dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian pada PT. Stars Internasional terdiri atas : 1. Surat Order Pembelian Pada PT. Stars Internasional dokumen ini lebih sering disebut dengan istilah Purchase Order (PO). Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini berisi nama, atau jenis barang, jumlah barang yang dipesan, ukuran, harga per unit, harga eceran, total harga (nett), tempo pembayaran, dan tanggal pengiriman. Surat Order Pembelian ini terdiri dari tiga rangkap. Rangkap pertama berwarna putih dipegang oleh Pemasok, rangkap kedua berwarna merah dipegang oleh Bagian Pembelian, dan rangkap yang ketiga berwarna kuning dipegang oleh Bagian Keuangan. 2. Pertelaan Barang Masuk (PBM) Dokumen ini dibuat oleh bagian penerimaan untuk menunjukan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam Surat Order Pembelian. Pertelaan barang masuk terdiri dari 3 rangkap. Rangkap pertama dipegang oleh Supplier, lembar kedua dipegang oleh bagian gudang, dan lembar ketiga dipegang oleh bagian keuangan.

42 3. Faktur Dokumen ini diperoleh dari pemasok yang digunakan sebagai bukti bertambahnya utang karena telah dilakukannya pembelian kredit. Faktur terdiri dari dua rangkap, rangkap pertama dipegang oleh perusahaan dan rangkap kedua dipegang oleh pemasok. 4. Tanda Terima Barang Dokumen ini digunakan sebagai bukti bahwa barang yang dipesan telah diterima di gudang. Bagian gudang akan mencatatnya ke dalam pertelaan barang masuk dan keluar. 4.3 Catatan Akuntansi Yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan pada PT. Stars Internasional yaitu : 1. Jurnal Pembelian Jurnal ini merupakan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transkasi pembelian kredit yang dilakukan oleh PT. Stars Internasional Jakarta. 2. Kartu Utang Kartu utang disini digunakan untuk mencatat nama-nama pemasok danmencatat mutasi dari setiap utang sehingga dapat diketahui saldo utangnya. Pada PT. Stars Internsional, kartu utang diisi berdasarkan faktur penjualan dari pemasok. 3. Kartu Persediaan Pada PT. Stars Internasional, pencatatan persediaan barangnya sudah dilakukan dengan komputerisasi, sehingga untuk mengecek data persediaannya dapat dilihat melalui data persediaan yang ada di komputer.

43 4.4. Fungsi Yang Terkait Dalam Sistem Akuntansi Pembelian Dalam menjalankan suatu sistem perlu adanya fungsi-fungsi yang terkait, pada PT. Stars Internasional ini ada beberapa fungsi yang terkait dalam sistem pembeliannya yaitu : 1. Fungsi Gudang Fungsi gudang ditangani oleh bagian gudang.fungsi ini bertanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan penerimaan barang, penempatan, penyimpanan dan penyaluran barang-barang ke tiap toko serta mengarahkan dan mengawasi pelaksanannya. 2. Fungsi Pembelian Fungsi ini ditangani oleh bagian pembelian (merchandiser). Fungsi ini bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berhak menentukan pemasok mana yang akan dipilih dalam pengadaan barang. Fungsi ini juga mempunyai wewenang untuk membuat surat order pembelian dan mengirimkannya kepada pemasok atau supplier yang telah dipilih. 3. Fungsi Akuntansi Fungsi ini ditangani oleh bagian akuntansi seperti kasir dan staff akuntansi. Fungsi ini bertanggung jawab atas pencatatan transaksi pembelian secara kredit. Jadi fungsi inilah yang akan mencatat bertambahnya utang perusahaan dan mencatat pemasok-pemasok perusahaan dengan cara dilakukan pencatatan transaksi pembelian kedalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang. 4. Fungsi Penerimaan Fungsi ini ditangani oleh bagian penerimaan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan layak tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. 4.5 Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Dalam sistem pembelian pada PT. Stars Internasional terdiri dari beberapa prosedur yang membentuk jaringan itu yaitu : 1. Prosedur Permintaan Pembelian Dalam prosedur ini, bagian gudang akan melakukan permintaan pembelian kepada bagian pembelian jika persediaan digudang sudah menipis. Selain itu, bagian pembelian juga akan melakukan pemesanan barang dengan melihat data persediaan di komputer setiap tiga kali seminggu.

44 2. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok Dalam prosedur ini, bagian pembelian melakukan penawaran harga kepada pemasok dengan bernegosiasi supaya mendapatkan harga yangterendah dengan mutu baik. Jika harga sudah disetujui maka akandibuatkan surat order pembelian. Pemilihan pemasok dilakukan secaralisan setelah melakukan beberapa seleksi barang dengan memperhatikan mutu, kualitas dan model barang yang ditawarkannya. 3. Prosedur Order Pembelian Dalam prosedur ini, bagian pengadaan barang sebagai fungsi pembelian akan membuat surat order pembelian berdasarkanpengecekan pada data persediaan. Pengecekan data persediaan dilakukan setiap tiga minggu sekali oleh masing-masing bagian atau kategori barang. Jika persediaan barang tersebut sudah mencapai batas minimum maka bagian pembelian (merchandiser) membuat purchase order untuk memesan kembali barang tersebut kepada pemasok yang bersangkutan. Pada saat purchase order dibuat, bagian pengadaan akan mengisikannya sesuai dengan jenis, nama barang, kode barang, ukuran dan harga yang akan dipesan kepada pemasok. Jangka waktu pembayaran ditetapkan 90 hari kerja (tiga bulan) dihitung saat barang sampai di gudang. 4. Prosedur Penerimaan Barang Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaanmengenai jenis, kuantitas, mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang (pertelaan barang masuk) untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut. Pada saat pemasok mengirimkan barang ke perusahaan, pemasok membawa surat jalan, faktur penjualan pemasok, dan lembar purchase order yang dipegang oleh pemasok pada saat perusahaan memesan barang. Pertelaan barang masuk terdiri dari tiga rangkap. Lembar pertama dipegang oleh supplier, lembar kedua dipegang oleh bagian gudang, dan lembar ketiga dipegang oleh bagian keuangan. Satu minggu setelah barang diterima di gudang, bagian keuangan akan memberikan Bilyet Giro kepada pemasok untuk melunasi pembayaran barang yang dibeli dari pemasok tersebut. Jumlah yang tercantum di dalam Bilyet Giro sesuai dengan nilai barang yang dikirim oleh pemasok dengan tanggal jatuh tempo 90 hari setelah barang sampai di gudang. Bilyet Giro ini harus diotorisasi oleh Direktur Utama atau Direktur Keuangan. 5. Prosedur Pencatatan Utang Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur penjualan dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan utang pada kartu hutang berdasarkan nama pemasok.