EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENJUALAN EKSPOR DAN PENERIMAAN KAS PADA CV. SUKA LENTERA ABADI BANYUDONO BOYOLALI ITSNA KHOIROTUL ASRI F

Transkripsi

1 EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENJUALAN EKSPOR DAN PENERIMAAN KAS PADA CV. SUKA LENTERA ABADI BANYUDONO BOYOLALI ITSNA KHOIROTUL ASRI F BAB I GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN A. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan Langkah awal didirikannya CV. Suka Lentera Abadi adalah dari keinginan Bp. Joko Suharyono untuk mendirikan sebuah usaha pengolahan (penggergajian) kayu. Usaha pengolahan kayu ini memasok kayu gergajian ke berbagai daerah di Jawa Tengah, Jawa Timur serta Daerah Istimewa Yogyakarta. Seiring dengan berkembangnya usaha yang beliau rintis, usaha pengolahan kayu tersebut kemudian dikembangkan menjadi industri kecil berupa industri kerajinan sangkar yang dimulai sekitar pertengahan tahun Industri tersebut berkembang pesat sebagai salah satu produsen sangkar burung di Jawa. Hasil produksi industri tersebut berupa sangkar burung dengan ornamen tokoh-tokoh pewayangan. Pemasaran yang dilakukan yaitu dengan penjualan sendiri atau pemesanan dari pembeli. Dengan pesatnya perkembangan industri meubel di Indonesia khususnya Jawa Tengah, maka pada tahun 1995 industri kerajinan sangkar tersebut dikembangkan menjadi 1

2 2 industri meubel dengan nama CV. Suka Lentera Abadi dengan akta pendirian No. II/2002 (pembaharuan), di depan notaris Andriati Bintarsih, SH. CV. Suka Lentera Abadi menempati areal seluas m 3 yang berlokasi di Desa Cangkringan, Banyudono, Boyolali. Lokasi ini cukup strategis karena terletak di jalur utama perdagangan. Selain itu, lokasi perusahaan juga terjangkau oleh sarana transportasi, listrik, telepon, dan air. Perusahaan mempekerjakan 152 karyawan yang berasal dari sekitar lingkungan pabrik. Perusahaan ini memproduksi meubel indoor furniture dengan bahan utama kayu mahoni, jati, pinus, dan karet. Bahan baku diperoleh dari supplier tetap dari Jawa Tengah dan Jawa Barat. CV. Suka Lentera Abadi memproduksi meubel indoor furniture yang seluruh produknya diekspor ke luar negeri dan tidak dipasarkan di dalam negeri. Untuk melengkapi ketentuan sebagai perusahaan ekspor, maka CV. Suka Lentera Abadi telah melengkapi persyaratan berupa IUI (Ijin Usaha Industri) dan SIUP yang diterbitkan oleh Departemen Perindustrian, Perdagangan, dan Koperasi Kabupaten Boyolali No. 107/11.32/2.2/II/2003 dan SIUP No /11.32/2.2/II/2003. Sampai saat ini, negara-negara pengimpor produk meubel CV. Suka Lentera Abadi adalah Jepang, Perancis, Inggris, dan Amerika. Dalam melakukan usaha industri meubeler ini, CV. Suka Lentera Abadi telah mendapatkan pengakuan dari pemerintah berupa sertifikat ETPIK (Eksportir Terdaftar Produk Industri Kehutanan) dan BRIK (Badan Revitalisasi Industri Kehutanan) yang dikeluarkan pada 19 Maret 2003

3 3 berdasarkan Keputusan Menteri Perindustrian dan Perdagangan Republik Indonesia No. 32/MPP/Kep/1/2003. B. Visi dan Misi Perusahaan Dalam menjalankan usahanya, perusahaan mempunyai visi dan misi demi tercapainya tujuan organisasi. Adapun visi dan misi CV. Suka Lentera Abadi adalah sebagai berikut : Visi Perusahaan Visi perusahaan adalah bersama-sama mendapatkan keuntungan serta meningkatkan kesejahteraan karyawan. Misi Perusahaan Misi perusahaan adalah meningkatkan pengelolaan sumber daya alam untuk devisa dan menciptakan lapangan kerja. C. Struktur Organisasi Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Struktur organisasi yang dipakai oleh CV. Suka Lentera Abadi adalah struktur organisasi garis dan staf. Struktur organisasi garis dan staf ini dipakai apabila pimpinan memerlukan

4 4 bantuan para ahli (spesialis) yang dapat memberikan saran-saran kepada beberapa fungsi yang ada dalam perusahaan. Staf hanya bertugas memberikan saran kepada pimpinan ataupun kepala-kepala bagian dan tidak mempunyai kekuasaan dalam pemberian perintah. Adapun struktur organisasi yang dijalankan CV. Suka Lentera Abadi adalah sebagai berikut :

5 5 Gambar 1.1 Struktur Organisasi CV. Suka Lentera Abadi Direktur Satuan Pengawas Intern Manajer Produksi Manajer Mutu Manajer Pemasaran dan Ekspor Manajer Keuangan Manajer Rumah Tangga Purchasing QUC Pemasaran Akuntansi Personalia PPIC Staff Ekspor Kasir Perawatan Teknik Produksi Sample Cutting Mill Assembling Finishing Packaging Gudang

6 6 D. Deskripsi Jabatan Adapun tugas dan wewenang dari masing-masing bagian tersebut adalah sebagai berikut : Direktur Tugas dan wewenangnya yaitu : - Memimpin seluruh kegiatan operasional perusahaan. - Mengambil kebijaksanaan serta langkah-langkah demi kemajuan perusahaan. - Mengorganisasikan dan membagi tugas pada tiap-tiap divisi. - Mengawasi dan memonitor kegiatan tiap-tiap divisi untuk menegakkan kedisiplinan kerja. - Bertanggung jawab secara hukum, baik internal maupun eksternal perusahaan. Satuan Pengawas Intern Tugas dan wewenangnya yaitu : - Memberikan penilaian terhadap efektivitas dan efisiensi kinerja perusahaan. - Memberikan penilaian terhadap penerapan kebijakan-kebijakan yang telah ditetapkan perusahaan. - Melakukan pemeriksaan dalam rangka pengamanan harta dan kekayaan perusahaan.

7 7 Manajer Produksi Tugas dan wewenangnya yaitu : - Merencanakan proses produksi mulai dari prototype sampai menjadi barang yang siap digunakan. - Membuat skedul kerja dalam kaitannya dengan proses produksi. - Mengawasi dan bertanggung jawab terhadap proses produksi yang berlangsung. Manajer Produksi membawahi 6 divisi yaitu : Divisi Purchasing Bertanggung jawab terhadap pembelian bahan baku, bahan penolong, perlengkapan, peralatan serta fasilitas lainnya. Divisi PPIC ( Product Planning Inventory Control ) Bertugas mengontrol bahan baku yang masuk proses produksi serta mengecek produk yang telah dihasilkan. Divisi Produksi - Membuat prototype dari barang yang akan diproduksi sesuai spesifikasi buyer ( Bagian Sample ). - Melakukan proses pemotongan dari raw material menjadi komponen ( Bagian Cutting ). - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang dibutuhkan bagian assembling untuk diproses menjadi barang jadi ( Bagian Mill ).

8 8 - Melakukan proses perakitan dari komponen menjadi barang sesuai spesifikasi yang telah ditentukan ( Bagian Assembling ). Divisi Finishing Melakukan proses akhir pembuatan barang yaitu penyempurnaan dan pewarnaan pada tiap-tiap barang. Divisi Packaging Melakukan pengepakan barang yang sudah jadi untuk siap dikirim sesuai dengan spesifikasi buyer. Divisi Gudang Melakukan penyimpanan bahan baku dan bahan penolong yang akan digunakan dalam proses produksi. Manajer Mutu Tugas dan wewenangnya yaitu : - Bertanggung jawab kepada Direktur terhadap pengendalian mutu barang. - Melakukan pengawasan dan pengendalian mutu barang atau komponen barang pada tiap-tiap bagian. Manajer mutu membawahi 1 divisi yaitu : Divisi QUC ( Quality Control ) - Bertanggung jawab dalam hal mutu atau kualitas barang yang di proses. - Membuat standarisasi barang sesuai spesifikasi dari vendor atau buyer.

9 9 Manajer Pemasaran dan Ekspor Tugas dan wewenangnya yaitu : - Memonitor hasil operasi marketing serta mengadakan pembetulan dalam langkah-langkah guna mencapai hasil yang seoptimal mungkin. - Membuat laporan kegiatan ekspor baik untuk intern perusahaan maupun instansi lain. Manajer pemasaran dan ekspor membawahi 2 divisi yaitu : Divisi Pemasaran - Bertanggung jawab dalam penerimaan order dari buyer. - Bertanggung jawab terhadap proses pemasaran produk serta komunikasi dengan para vendor atau buyer. Staff Ekspor - Bertanggung jawab dalam pengurusan dokumen-dokumen ekspor. - Bertanggung jawab terhadap proses negoisasi L/C dengan Advise Bank. Manajer Keuangan Tugas dan wewenangnya yaitu : - Bertanggung jawab terhadap kegiatan transaksi keuangan perusahaan. - Membuat laporan gaji karyawan beserta staffnya. - Membuat laporan keuangan untuk intern perusahaan maupun instansi lain.

10 10 - Membuat laporan pajak perusahaan, seperti pajak pertambahan nilai, pajak penghasilan serta pajak lain untuk intern perusahaan maupun instansi lain. - Menyusun anggaran pendapatan dan belanja tahunan. Manajer Keuangan membawahi 2 divisi yaitu : Kasir Melakukan pencatatan kas kecil perusahaan. Akuntansi - Mengadakan pembukuan arus masuk dan keluar uang serta barang. - Bertanggung jawab terhadap administrasi dan pengarsipan dokumen-dokumen penjualan ekspor, pembelian bahan baku, upah dan gaji karyawan. - Membuat laporan keuangan perusahaan. Manajer Rumah Tangga Tugas dan wewenangnya yaitu : - Bertanggung jawab terhadap kondisi pabrik yang mencakup perawatan peralatan dan perlengkapan. - Bertanggung jawab terhadap kondisi kerja yang berhubungan dengan kesejahteraan karyawan. - Bertanggung jawab kepada Direktur terhadap proses pemenuhan hak dan kewajiban karyawan.

11 11 Manajer Rumah Tangga membawahi 2 divisi yaitu : Personalia - Bertanggung jawab terhadap proses perekrutan dan pemberhentian karyawan. - Bertanggung jawab dalam pemberian insentif kepada karyawan dan segala sesuatu yang berhubungan dengan kesejahteraan karyawan. - Bertanggung jawab terhadap pengisian absensi karyawan. Teknik dan Perawatan - Melakukan perawatan terhadap peralatan, mesin produksi dan penolong serta fasilitas lainnya agar dapat digunakan dengan baik. - Melakukan setting peralatan dan fasilitas lain untuk proses produksi. E. Proses Produksi Produksi meubel indoor furniture di CV. Suka Lentera Abadi menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan penolong seperti amplas, lem kayu, pewarna kayu serta bahan-bahan lain. Kayu yang sering dipakai antara lain kayu mahoni, pinus, jati, dan karet serta memakai bahan lain yaitu playwood. Proses produksi dibagi dalam beberapa tahap yaitu mill (pembahanan / cutting), assembling (rakit), sanding (amplas), finishing dan packaging. Adapun proses produksi yang dilakukan adalah :

12 12 1. Proses sampling Dalam proses ini dilakukan pembuatan sample dan spesifikasi barang berdasarkan permintaan buyer atau berdasarkan desain sendiri. 2. Plotting kayu Sample yang telah jadi beserta detail ukuran komponen diserahkan ke bagian pembahanan untuk di plotting dan dilakukan pemotongan berdasarkan detail dan selanjutnya diserahkan ke bagian assembling. 3. Proses assembling Dalam proses ini dilakukan perakitan komponen menjadi barang jadi sesuai dengan spesifikasi barang. 4. Proses amplas Setelah selesai dirakit, proses selanjutnya yaitu pengamplasan. Pada tahap ini barang mengalami proses penghalusan dengan melalui tiga tahap yaitu amplas kasar, revisi amplas dan amplas halus dan siap di finishing. 5. Proses finishing Dalam proses finishing terdapat beberapa tahap yaitu colouring (pewarnaan dasar) kemudian sanding sealer dan toning untuk menyesuaikan dan menyeragamkan warna kayu. Proses selanjutnya adalah pengamplasan finishing dan top coat yaitu melapisi warna agar tidak timbul keluar sehingga terlihat lebih halus.

13 13 6. Proses packaging Setelah kering dari proses finishing maka dilakukan proses pembungkusan dengan karton box atau corrugated paper sesuai pesanan dan spesifikasi buyer. 7. Proses loading Setelah selesai di packing sesuai jadwal pengiriman, maka barang dimuat dalam kontainer untuk dikirim kepada buyer di luar negeri. F. Pemasaran Sistem pemasaran yang dilakukan CV. Suka Lentera Abadi dalam usahanya meningkatkan volume penjualan antara lain : pemasaran aktif yaitu pemasaran yang dilakukan perusahaan dengan mengikuti : - pameran-pameran meubel di berbagai event, - presentasi kepada calon pembeli yang membutuhkan produk meubel indoor furniture. pemasaran pasif yaitu dengan menunggu tambahan pesanan dari vendor atau buyer yang sudah berjalan.

14 BAB II LANDASAN TEORI DAN PEMBAHASAN A. Sistem dan Prosedur Akuntansi Menurut W. Gerald Cole dalam Baridwan (1990), sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. Sedangkan menurut Mulyadi (1997), sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok suatu perusahaan. Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu jaringan prosedur yang saling berhubungan yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan perusahaan. Menurut W. Gerald Cole dalam Baridwan (1990), prosedur adalah suatu urutan pekerjaan, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi. Sedangkan menurut Mulyadi (1997), prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang atau lebih dalam satu departemen yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan atau organisasi yang terjadi secara berulang-ulang. Berdasar penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal yang dilakukan beberapa orang atau lebih dalam satu bagian, yang disusun untuk 13

15 15 menjamin adanya perlakuan yang sama terhadap transaksi yang terjadi dalam perusahaan. Kegiatan klerikal yang dilakukan untuk mencatat informasi ke dalam formulir, buku jurnal, dan buku besar terdiri dari beberapa kegiatan berikut ini: 1. Menulis. 2. Menggandakan. 3. Menghitung. 4. Memberi kode. 5. Mendaftar. 6. Memilih (mensortasi). 7. Memindah. 8. Membandingkan. Menurut Mulyadi (1997), sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Unsur Sistem Akuntansi Pokok 1. Formulir Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) di atas secarik kertas. Formulir sering disebut juga

16 16 dengan istilah media, karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. 2. Jurnal Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Sumber informasi pencatatan dalam jurnal ini adalah formulir. 3. Buku Besar Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. 4. Buku Pembantu Buku pembantu (subsidiary ledger) terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi akhir (books of final entry), yang berarti tidak ada catatan akuntansi lain lagi sesudah data akuntansi diringkas dan digolongkan dalam rekening buku besar dan buku pembantu. 5. Laporan Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan modal, dan laporan lain sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi.

17 17 Tujuan Sistem Akuntansi 1. Untuk menyediakan informasi pengelolaan kegiatan usaha baru, 2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya, 3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan, 4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. B. Sistem Penjualan Tunai Penjualan tunai adalah penjualan yang dilakukan dengan cara tunai (cash). Penjualan tunai mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan kepada pembeli. Sistem penjualan tunai adalah suatu jaringan prosedur yang saling berhubungan yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan penjualan tunai suatu perusahaan.

18 18 Unsur-unsur yang membentuk sistem penjualan tunai suatu perusahaan antara lain: 1. Fungsi yang Terkait Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penjualan tunai antara lain : a. Fungsi Penjualan Fungsi penjualan bertugas untuk menerima order dari pembeli. b. Fungsi Pengiriman Fungsi pengiriman bertugas untuk menyerahkan barang kepada pembeli. c. Fungsi Gudang Fungsi gudang bertugas untuk menyiapkan barang dan menyerahkannya ke fungsi pengiriman. d. Fungsi Penerimaan Kas Fungsi penerimaan kas bertugas untuk menerima kas dari pembeli dan menyetorkan kas yang diterima perusahaan dari penjualan tunai ke Bank. e. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi bertugas untuk mencatat transaksi penjualan tunai ke dalam jurnal penjualan dan mencatat transaksi penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas.

19 19 2. Dokumen yang Digunakan Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan tunai antara lain : a. Faktur Penjualan Tunai Dokumen yang digunakan oleh fungsi penjualan untuk mencatat penerimaan order dari pembeli. b. Pita Register Kas Dokumen yang berfungsi sebagai tanda bukti bahwa uang dari pembeli telah diterima oleh fungsi penerimaan kas. c. Bukti Setor Bank Dokumen yang berfungsi sebagai tanda bukti bahwa kas yang diterima perusahaan telah disetor ke Bank. d. Rekap Harga Pokok Penjualan Dokumen yang digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok barang yang dijual selama satu periode. 3. Catatan Akuntansi Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan tunai antara lain : a. Jurnal Penjualan Catatan akuntansi yang digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat setiap transaksi penjualan.

20 20 b. Jurnal Penerimaan Kas Catatan akuntansi yang digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas yang berasal dari berbagai sumber penerimaan. c. Jurnal Umum Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat harga pokok barang yang dijual. d. Kartu Persediaan Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat berkurangnya harga pokok barang yang dijual. e. Kartu Gudang Catatan akuntansi yang digunakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan barang yang disimpan dalam gudang. 4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan tunai antara lain : a. Prosedur Penerimaan Order Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan membuat Faktur Penjualan Tunai rangkap tiga yang diserahkan kepada fungsi penerimaan kas, fungsi gudang, dan lembar terakhir diarsip oleh fungsi penjualan. b. Prosedur Penerimaan Kas Dalam prosedur ini fungsi penerimaan kas menerima pembayaran dari pembeli. Kemudian fungsi penerimaan kas membubuhkan cap lunas

21 21 pada Faktur Penjualan Tunai dan menempelkan Pita Register Kas pada faktur tersebut. c. Prosedur Penyerahan Barang Dalam prosedur ini fungsi gudang menyerahkan barang kepada fungsi pengiriman dan mencatatnya dalam Kartu Gudang. Kemudian fungsi pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli bersama dengan Faktur Penjualan Tunai sebagai slip pembungkus. d. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai Dalam prosedur ini fungsi akuntansi melakukan transaksi penjualan tunai dalam jurnal penjualan. Di samping itu fungsi akuntansi juga mencatat berkurangnya persediaan barang yang dijual dalam kartu persediaan. e. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank Dalam prosedur ini fungsi penerimaan kas menyetorkan kas yang diterima dari penjualan tunai ke Bank. f. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas Dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat transaksi penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas berdasar Bukti Setor Bank. g. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan Dalam prosedur ini fungsi akuntansi membuat rekap harga pokok penjualan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan, kemudian mencatatnya ke dalam jurnal umum.

22 22 C. Sistem Penerimaan Kas Kas merupakan salah satu aktiva yang paling liquid sehingga mudah diubah menjadi jenis aktiva lain. Selain itu kas juga paling mudah digelapkan dan diselewengkan oleh karyawan sehingga memerlukan pengawasan intern yang ketat. Penerimaan kas adalah penerimaan dari hasil penjualan tunai maupun penjualan kredit dan penerimaan lain berupa uang kontan, cek, giro bilyet, dll. Sistem penerimaan kas adalah suatu jaringan prosedur yang saling berhubungan yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan penerimaan kas suatu perusahaan. Unsur-unsur yang membentuk sistem penerimaan kas suatu perusahaan antara lain: 1. Fungsi yang terkait Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas antara lain : a. Fungsi Penerimaan Kas Fungsi penerimaan kas bertugas untuk menerima kas dari pembeli dan menyetorkan kas yang diterima perusahaan ke Bank. b. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi bertugas untuk mencatat transaksi penerimaan kas dalam jurnal penerimaan kas.

23 23 2. Dokumen yang digunakan Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas antara lain : Bukti Setor Bank Dokumen yang berfungsi sebagai tanda bukti bahwa uang yang diterima perusahaan telah disetor ke bank. 3. Catatan akuntansi Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas antara lain : Jurnal Penerimaan Kas Catatan akuntansi yang digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas yang berasal dari berbagai sumber penerimaan. 4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas antara lain : a. Prosedur Penerimaan Kas Dalam prosedur ini fungsi penerimaan kas menerima pembayaran dari pembeli. b. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank Dalam prosedur ini fungsi penerimaan kas menyetorkan kas yang diterima dari penjualan tunai ke Bank.

24 24 c. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas Dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat transaksi penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas berdasar Bukti Setor Bank. D. Sistem Pengendalian Intern Menurut American Institute of Certified Public Accountant (AICPA) dalam Baridwan (1990), sistem pengendalian intern yaitu meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara serta alat-alat yang dikoordinasikan dan yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan efisiensi kerja dan membantu manajemen dalam mengambil keputusan serta menjaga agar kebijakan itu tidak diselewengkan. Sedangkan menurut Mulyadi (1997), sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Definisi sistem pengendalian intern tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai, dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut.

25 25 Tujuan Pokok Sistem Pengendalian Intern Menurut Mulyadi (1997) sistem pengendalian intern mempunyai empat tujuan pokok yaitu : 1. menjaga kekayaan organisasi, 2. mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, 3. mendorong efisiensi, 4. mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Menurut tujuan tersebut, pengendalian intern dapat dibedakan menjadi dua yaitu pengendalian intern akuntansi (internal accounting control) dan pengendalian intern administratif (internal administrative control). 1. Pengendalian Intern Akuntansi (Internal Accounting Control) Pengendalian intern akuntansi, yang merupakan bagian dari sistem pengendalian intern, meliputi struktur organisasi, metode dan ukuranukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. 2. Pengendalian Intern Administratif (Internal Administrative Control) Pengendalian intern administratif meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen. Unsur Pokok Sistem Pengendalian Intern Menurut Mulyadi (1997) unsur-unsur pengendalian intern meliputi: 1. struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas,

26 26 2. sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya, 3. praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi, 4. karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. E. Hubungan Sistem Akuntansi dengan Sistem Pengendalian Intern Sistem akuntansi merupakan salah satu sistem informasi di antara berbagai sistem informasi yang digunakan oleh manajemen dalam mengelola perusahaan. Sistem akuntansi dibuat oleh manajemen dengan tujuan untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh pihak luar. Keandalan dan kereliabilitasan informasi yang disajikan dalam laporan keuangan yang dihasilkan oleh sistem akuntansi sangat ditentukan oleh baik buruknya sistem pengendalian intern yang melekat di sistem akuntansi tersebut. Sistem pengendalian intern yang dirancang dan diterapkan dengan baik di sistem akuntansi dan dilaksanakan oleh manajemen di dalam mengelola perusahaan, akan menjamin ketelitian dan keandalan laporan keuangan. Sistem pengendalian intern yang lemah akan mengakibatkan kekayaan perusahaan tidak terjamin keamanannya, informasi akuntansi tidak teliti dan tidak andal, efisiensi tidak terjamin dan kebijakan manajemen tidak dapat dipatuhi. Dengan demikian sistem pengendalian intern merupakan komponen utama dalam pertimbangan dan perancangan sistem akuntansi.

27 27 Unsur-unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem akuntansi penjualan ekspor dan sistem penerimaan kas dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian intern yaitu menjaga kekayaan (kas), menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi (kas dan persediaan). Tabel berikut ini menjelaskan hubungan sistem akuntansi dengan unsur pokok sistem pengendalian intern dalam sistem penjualan ekspor dan sistem penerimaan kas serta salah saji potensial yang mungkin dapat terjadi jika dalam masing-masing prosedur akuntansi tidak berdasarkan prinsip-prinsip pengendalian intern.

28 28 Tabel 2.1 Hubungan Sistem Akuntansi dan Sistem Pengendalian Intern serta Salah Saji Potensial dalam Sistem Penjualan Ekspor dan Sistem Penerimaan Kas Sub Sistem Penjualan Ekspor Tahap Transaksi / Prosedur Penerimaan Order dari Customer Fungsi Terkait Fungsi Penjualan, Fungsi Penerimaan Kas Dokumen / Catatan yang Digunakan Sales Contract Aktivitas Pengendalian yang Diperlukan Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi penerimaan kas Salah Saji Potensial Resiko penjualan ekspor fiktif dapat terjadi Fungsi Penjualan Sales Contract Penerimaan order dari buyer diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir Sales Contract Penjualan ekspor fiktif kemungkinand apat terjadi Fungsi Penjualan Sales Contract Sales Contract bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawab kan oleh fungsi penjualan Tahap pelaksanaan transaksi terjadi lebih dari satu kali atas order yang sama Pembuatan Dokumen Ekspor Bagian Ekspor Sales Contract Commercial Invoice, Packing List, dan Shipping Instruction Pembuatan dokumen Sales Contract, Commercial Invoice, Packing List, dan Shipping Instruction harus mendapatkan otorisasi dari pimpinan Resiko pembuatan dokumen fiktif kemungkinen dapat terjadi Pengiriman Barang Pengiriman Dokumen Ekspor ke Advise Bank Shipping Company Advise Bank, Bagian Ekspor Bill of Lading Commercial Invoice, Packing List, PEB, Bill of Lading, SKA Pengiriman barang kepada buyer melalui Shipping Company diotorisasi dengan menggunakan Bill of Lading Pengiriman dokumen ekspor ke Advise Bank harus diotorisasi oleh pimpinan Barang tidak / belum dikirim kepada buyer Resiko terjadi penjualan ekspor fiktif dapat terjadi

29 29 Penerimaan Kas Penerimaan Kas Fungsi Penerimaan Kas, Fungsi Akuntansi Bukti Transfer Pembayaran Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi Terjadi kecurangan yang dilakukan kedua fungsi tersebut Fungsi Penerimaan Kas Bukti Transfer Pembayaran Jumlah kas yang diterima dari penjualan ekspor disetor seluruhnya dengan segera ke bank Kas perusahaan yang ada di Bank tidak dapat segera diketahui Fungsi Penerimaan Kas Bukti Transfer Pembayaran, Jurnal Penjualan, Jurnal Penerimaan Kas Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi penerimaan kas dengan menyerahkan Bukti Transfer Pembayaran Kas belum / salah ditransfer oleh fungsi penerimaan kas Fungsi Audit Intern Bukti Transfer Pembayaran, Jurnal Penerimaan Kas Secara periodik diadakan rekonsiliasi bank oleh fungsi yang tidak menyelenggarakan catatan akuntansi dan yang tidak menerima kas Terjadi perbedaan pencatatan mutasi kas yang dapat dilakukan oleh bagian akuntansi maupun Bank Pencatatan Transaksi Fungsi Akuntansi Sales Contract, Commercial Invoice, Bukti Transfer Pembayaran Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap Catatan akuntansi diisi dengan transaksi penjualan ekspor fiktif Fungsi Akuntansi Jurnal Penjualan, Jurnal Penerimaan Kas, Buku Besar Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang diberi wewenang untuk itu Catatan akuntansi tidak dapat dipercaya

30 30 F. Sistem Penjualan Ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi Penjualan ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi merupakan penjualan tunai dengan menggunakan L/C (Letter of Credit). Proses penjualan ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi melibatkan banyak organisasi di luar perusahaan seperti Advise Bank, Shipping Company, Bea dan Cukai, Departemen Perdagangan, dll. Unsur-unsur yang membentuk sistem penjualan ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi antara lain : 1. Fungsi yang Terkait Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penjualan ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi antara lain : a. Bagian Pemasaran Bagian pemasaran bertugas untuk menerima order dari buyer dengan adanya Sales Contract serta bertugas untuk membuat Surat Perintah Kerja yang ditujukan kepada bagian produksi. b. Bagian Ekspor Bagian ekspor bertugas untuk mempersiapkan dokumen-dokumen ekspor seperti Shipping Instruction, Commercial Invoice, Packing List, Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB), Bill of Lading (B/L), Surat Keterangan Asal (SKA), dll. yang nantinya akan digunakan dalam negoisasi L/C dengan Advise Bank.

31 31 c. Bagian Produksi Bagian produksi bertugas untuk memproduksi barang berdasar Surat Perintah Kerja. Bagian produksi juga bertugas untuk membuat Laporan Hasil Produksi apabila produksi telah selesai, mengepak barang yang akan dimasukkan ke dalam kontainer serta membuat Packing List. d. Advise Bank Advise Bank bertugas untuk menerima dokumen-dokumen ekspor dari bagian ekspor dan memeriksanya apakah sesuai dengan yang diminta oleh buyer. Apabila sesuai maka Advise Bank akan mentransfer uang ke rekening perusahaan dan sebagai buktinya akan menyerahkan Bukti Transfer Pembayaran. e. Bagian Akuntansi Bagian akuntansi bertugas untuk mencatat transaksi penjualan ekspor ke dalam jurnal penjualan berdasar Sales Contract dan Commercial Invoice. Bagian akuntansi juga bertugas untuk mencatat transaksi penerimaan kas dalam jurnal penerimaan kas berdasar Bukti Transfer Pembayaran dari Advise Bank. Secara periodik, bagian akuntansi bertugas untuk meringkas rekening-rekening dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas ke dalam buku besar. Bagian akuntansi juga bertanggung jawab terhadap pengarsipan dokumen-dokumen Sales Contract, Commercial Invoice, dan Bukti Transfer Pembayaran.

32 32 2. Dokumen yang Digunakan Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi antara lain : a. Sales Contract Dokumen yang dibuat oleh bagian pemasaran saat menerima order dari buyer. Dokumen ini berisi perjanjian jual beli antara perusahaan dengan buyer. b. Surat Perintah Kerja Dokumen ini digunakan sebagai perintah produksi barang yang ditujukan kepada bagian produksi. c. Laporan Hasil Produksi Dokumen yang dibuat oleh bagian produksi yang berisi laporan produksi barang yang telah selesai. d. Shipping Instruction Dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan yang ditujukan kepada Shipping Company untuk mengapalkan barang. e. Delivery Order Dokumen yang dikeluarkan oleh Shipping Company yang ditujukan kepada perusahaan untuk mengambil kontainer. f. Commercial Invoice Dokumen ini dibuat oleh bagian ekspor yang berisi perincian barangbarang yang dijual dan harga dari barang-barang tersebut. Commercial

33 33 Invoice ditujukan kepada buyer yang nama dan alamatnya sesuai dengan yang tercantum dalam L/C. g. Packing List Dokumen ini dibuat oleh bagian produksi berisi daftar barang yang di packing yang fungsinya memudahkan pemeriksaan oleh Bea dan Cukai. h. Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) Dokumen ini berfungsi sebagai salah satu dokumen untuk negoisasi L/C dengan Advise Bank. PEB merupakan dokumen pabean yang digunakan untuk pemberitahuan pelaksanaan ekspor barang yang isinya antara lain jenis barang ekspor, identitas eksportir, nama importir, NPWP, izin khusus, berat barang, negara tujuan, provinsi asal barang, cara penyerahan barang, merek, dll. i. Bill of Lading (B/L) Dokumen yang dibuat oleh Shipping Company yang berisi keterangan bahwa barang telah diekspor. j. Surat Keterangan Asal (SKA) Dokumen berupa surat keterangan yang menyatakan asal barang yang di ekspor. k. Bukti Transfer Pembayaran Dokumen yang merupakan bukti transfer uang dari Advise Bank ke rekening perusahaan. Dokumen ini diserahkan oleh Advise Bank setelah negoisasi L/C dengan Advise Bank berhasil.

34 34 3. Catatan Akuntansi Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi antara lain : a. Jurnal Penjualan Catatan akuntansi yang digunakan oleh bagian akuntansi untuk mencatat transaksi penjualan ekspor yang terjadi berdasar Sales Contract dan Commercial Invoice. b. Jurnal Penerimaan Kas Catatan akuntansi yang digunakan oleh bagian akuntansi untuk mencatat kas yang diterima oleh perusahaan berdasarkan Bukti Transfer Pembayaran dari Advise Bank. c. Buku Besar Catatan akuntansi yang berisi ringkasan rekening-rekening jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas. 4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi terdiri dari : a. Prosedur Penerimaan Order Dalam prosedur ini, bagian pemasaran menerima order dari buyer dengan adanya Sales Contract antara perusahaan dengan buyer. Sales contract ini dibuat rangkap empat, lembar pertama diserahkan kepada buyer, lembar kedua dipegang oleh Direktur, lembar ketiga diserahkan kepada bagian ekspor, dan lembar terakhir diarsip bagian pemasaran.

35 35 Kemudian bagian pemasaran membuat Surat Perintah Kerja yang diserahkan ke bagian produksi. b. Prosedur Produksi Barang Dalam prosedur ini, bagian produksi memproduksi barang sesuai dengan isi Surat Perintah Kerja dari bagian pemasaran. Setelah produksi selesai dan barang siap untuk di ekspor, bagian produksi membuat Laporan Hasil Produksi rangkap dua yang diserahkan ke bagian ekspor dan diarsip bagian produksi. c. Prosedur Pembuatan Dokumen Shipping Instruction dan Commercial Invoice serta Penerimaan Dokumen Delivery Order Dalam prosedur ini, bagian ekspor membuat Commercial Invoice dan Shipping Instruction berdasarkan Sales Contract lembar ketiga dari bagian pemasaran dan Laporan Hasil Produksi dari bagian produksi. Commercial Invoice dibuat tiga lembar, lembar pertama akan diserahkan kepada buyer, lembar kedua diarsip bagian ekspor, dan lembar terakhir akan diserahkan ke bagian akuntansi bersama Sales Contract lembar ketiga. Shipping Instruction ditujukan ke Shipping Company. Shipping Company kemudian menyerahkan Delivery Order sebagai perintah untuk mengambil kontainer. Bagian ekspor setelah menerima Delivery Order akan membuat copy dari Delivery Order yang diserahkan ke bagian produksi sebagai perintah untuk mengepak barang.

36 36 d. Prosedur Ekspor Barang Dalam prosedur ini, bagian produksi mengepak barang dan membuat Packing List. Packing List dibuat rangkap tiga yang akan diserahkan ke bagian ekspor dan diarsip bagian produksi. Setelah itu barang dikirim kepada buyer melalui Shipping Company. e. Prosedur Negoisasi L/C Dalam prosedur ini, bagian ekspor mengirim Commercial Invoice, Packing List, Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB), Bill of Lading (B/L), Surat Keterangan asal (SKA) ke Advise Bank untuk dinegoisasikan. Apabila dokumen-dokumen tersebut sesuai dengan yang diminta L/C maka Advise Bank akan segera mentransfer uang ke rekening perusahaan dan sebagai buktinya Advise Bank akan memberikan Bukti Transfer Pembayaran. f. Prosedur Pencatatan Transaksi Penjualan Ekspor dan Transaksi Penerimaan Kas Dalam prosedur ini, bagian akuntansi mencatat transaksi penjualan ekspor ke dalam jurnal penjualan berdasarkan Sales Contract dan Commercial Invoice dari bagian ekspor. Bagian akuntansi juga bertugas untuk mencatat transaksi penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas berdasarkan Bukti Transfer Pembayaran dari Advise Bank. Bagian akuntansi secara periodik akan meringkas rekeningrekening dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas ke dalam buku besar.

37 37 5. Bagan Alir Sistem Penjualan Ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi Berikut ini akan disajikan bagan alir yang membentuk sistem penjualan ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi :

38 38 Gambar 1.2 Bagan Alir Sistem Penjualan Ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi (Prosedur Penerimaan Order) Bagian Pemasaran Mulai Menerima order dari buyer Keterangan : SC : Sales Contract SPK: Surat perintah Kerja SC Membuat SPK SPK 2 1 Buyer Direktur T

39 39 Gambar 1.2 Bagan Alir Sistem Penjualan Ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi (lanjutan) (Prosedur Produksi Barang) Bagian Produksi 1 SPK Memproduksi Barang Membuat LHP T LHP 1 2 Keterangan : SPK : Surat Perintah Kerja LHP : Laporan Hasil Produksi 3 T

40 40 Gambar 1.2 Bagan Alir Sistem Penjualan Ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi (lanjutan) (Prosedur Pembuatan Dokumen Shipping Instruction dan Commercial Invoice serta Penerimaan Dokumen Delivery Order) Bagian Ekspor 2 3 Shipping Company SC 3 LHP 1 DO Membuat CI dan SI Membuat copy DO Copy DO T SI LHP 1 SC CI 1 6 Shipping Company 4 5 T Keterangan : LHP : Laporan Hasil Produksi SC : Sales Contract CI : Commercial Invoice SI : Shipping Instruction DO : Delivery Order

41 41 Gambar 1.2 Bagan Alir Sistem Penjualan Ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi (lanjutan) (Prosedur Ekspor Barang) Bagian Produksi 6 Keterangan : DO : Delivery Order PL : Packing List Copy DO Mengepak Barang T Membuat PL Mengekspor Barang PL Buyer 7 N

42 42 Gambar 1.2 Bagan Alir Sistem Penjualan Ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi (lanjutan) (Prosedur Negoisasi L/C) Bagian Ekspor 4 7 Bea dan Cukai Shipping Company Dep. Perdagangan CI 1 PL 1 PEB 1 B/L 1 SKA 1 N N N N N Mengirimkan ke Advise Bank Advise Bank membandingkan dengan L/C Menerima BTP Dari Advise Bank 8 BTP Keterangan : CI : Commercial Invoice PL : Packing List PEB : Pemberitahuan Ekspor Barang B/L : Bill of Lading SKA : Surat Keterangan asal BTP : Bukti Transfer Pembayaran L/C : Letter of Credit

43 43 Gambar 1.2 Bagan Alir Sistem Penjualan Ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi (lanjutan) (Prosedur Pencatatan Transaksi Penjualan Ekspor dan Transaksi Penerimaan Kas) Bagian Akuntansi 5 8 CI 3 SC 3 BTP Pencocokkan BTP CI 3 SC 3 T N JPK JP Selesai Mencatat ke dalam BB BB Secara periodik Keterangan : SC : Sales Contract CI : Commercial Invoice BTP : Bukti Transfer Pembayaran JP : Jurnal Penjualan JPK : Jurnal Penerimaan Kas BB : Buku Besar

44 44 6. Uraian Bagan Alir Sistem Penjualan Ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi Untuk lebih mempermudah memahami bagan alir sistem penjualan ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi, berikut ini akan diuraikan bagan alir dari sistem tersebut : a. Prosedur Penerimaan Order Dalam prosedur ini, bagian pemasaran menerima order dari buyer yang diotorisasi dengan adanya Sales Contract. Sales Contract ini dibuat empat lembar yang akan diserahkan kepada buyer (lembar pertama), lembar kedua dipegang oleh Direktur, lembar ketiga akan diserahkan ke bagian ekspor, dan lembar terakhir diarsip bagian pemasaran. Setelah itu bagian pemasaran membuat Surat Perintah Kerja yang diserahkan ke bagian produksi. b. Prosedur Produksi Barang Dalam prosedur ini, bagian produksi memproduksi barang sesuai dengan isi Surat perintah Kerja dari bagian pemasaran. Setelah produksi selesai, bagian produksi membuat Laporan Hasil Produksi yang dibuat rangkap dua. Lembar pertama diserahkan ke bagian ekspor dan lembar kedua diarsip bagian produksi. c. Prosedur Pembuatan Dokumen Shipping Instruction dan Commercial Invoice serta Penerimaan Dokumen Delivery Order Dalam prosedur ini, bagian ekspor membuat Commercial Invoice dan Shipping Instruction berdasarkan Sales Contract lembar ketiga dari

45 45 bagian pemasaran dan Laporan Hasil Produksi dari bagian produksi. Commercial Invoice dibuat tiga lembar, lembar pertama akan diserahkan kepada buyer, lembar kedua diarsip bagian ekspor, dan lembar terakhir akan diserahkan ke bagian akuntansi bersama Sales Contract lembar ketiga. Shipping Instruction ditujukan ke Shipping Company. Shipping Company kemudian menyerahkan Delivery Order sebagai perintah untuk mengambil kontainer. Bagian ekspor setelah menerima Delivery Order segera membuat copy dari Delivery Order yang diserahkan ke bagian produksi sebagai perintah untuk mengepak barang. d. Prosedur Ekspor Barang Dalam prosedur ini, bagian produksi mengepak barang dan membuat Packing List rangkap tiga setelah menerima copy Delivery Order dari bagian ekspor. Lembar pertama dan kedua diserahkan ke bagian ekspor dan lembar ketiga diarsip bagian produksi. Setelah barang selesai di packing, barang segera di ekspor ke luar negeri melalui Shipping Company. e. Prosedur Negoisasi L/C Dalam prosedur ini, bagian ekspor melakukan negoisasi L/C dengan Advise Bank dengan menyerahkan dokumen-dokumen ekspor seperti Commercial Invoice, Packing List, Pemberitahuan Ekspor Barang, Bill of Lading, Surat Keterangan Asal, dan dokumen lain yang diminta oleh buyer. Apabila dokumen-dokumen tersebut sesuai dengan yang

46 46 diminta buyer, maka Advise Bank akan segera mentransfer uang ke rekening perusahaan. Sebagai bukti transfer uang tersebut, Advise Bank menyerahkan Bukti Transfer Pembayaran. f. Prosedur Pencatatan Transaksi Penjualan Ekspor dan Transaksi Penerimaan Kas Dalam prosedur ini, bagian akuntansi mencocokkan Sales Contract dan Commercial Invoice dari bagian ekspor dengan Bukti Transfer Pembayaran dari Advise Bank. Setelah itu, bagian akuntansi akan mencatat Sales Contract dan Commercial Invoice ke dalam jurnal penjualan. Bagian akuntansi akan mencatat Bukti Transfer Pembayaran dari Advise Bank ke dalam jurnal penerimaan kas. Bagian akuntansi secara periodik meringkas rekening-rekening yang ada dalam kedua jurnal tersebut ke dalam buku besar. G. Sistem Penerimaan Kas pada CV. Suka Lentera Abadi Penerimaan kas CV. Suka Lentera Abadi seluruhnya berasal dari penjualan ekspor meubel indoor furniture. Penjualan ekspor ini menggunakan Letter of Credit (L/C) sebagai alat pembayarannya. Unsur-unsur yang membentuk sistem penerimaan kas pada CV. Suka Lentera Abadi antara lain :

47 47 1. Fungsi yang Terkait Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas pada CV. Suka Lentera Abadi antara lain : a. Bagian Ekspor Bagian ekspor bertugas untuk menyerahkan dokumen-dokumen ekspor ke Advise Bank untuk dinegoisasikan dengan L/C. Apabila negoisasi L/C dengan Advise Bank berhasil, maka Advise Bank akan segera mentransfer uang ke rekening perusahaan dan sebagai bukti transfer tersebut, Advise Bank akan menyerahkan Bukti Transfer Pembayaran. b. Advise Bank Advise Bank bertugas untuk menerima dokumen-dokumen ekspor dari bagian ekspor dan memeriksanya apakah sesuai dengan yang diminta oleh buyer. Apabila sesuai maka Advise Bank akan mentransfer uang ke rekening perusahaan dan sebagai buktinya akan menyerahkan Bukti Transfer Pembayaran. c. Bagian Akuntansi Bagian akuntansi bertugas untuk mencatat Bukti Transfer Pembayaran ke dalam jurnal penerimaan kas dan secara periodik meringkas rekening-rekening dalam jurnal penerimaan kas ke dalam buku besar bank.

48 48 2. Dokumen yang Digunakan Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas pada CV. Suka Lentera Abadi antara lain : a. Dokumen-dokumen ekspor seperti Shipping Instruction, Commercial Invoice, Packing List, Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB), Bill of Lading (B/L), dan Surat Keterangan Asal (SKA). Penjelasan mengenai dokumen-dokumen tersebut telah dibahas dalam sistem penjualan ekspor. b. Bukti Transfer Pembayaran Dokumen yang merupakan bukti transfer uang Advise Bank ke rekening perusahaan. Dokumen ini diserahkan oleh Advise Bank setelah negoisasi L/C dengan Advise Bank berhasil. 3. Catatan Akuntansi Catatan Akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas pada CV. Suka Lentera Abadi antara lain : a. Jurnal Penerimaan Kas Catatan akuntansi yang digunakan oleh bagian akuntansi untuk mencatat kas yang diterima oleh perusahaan berdasarkan Bukti Transfer Pembayaran dari Advise Bank. b. Buku Besar Catatan akuntansi yang berisi ringkasan rekening-rekening jurnal penerimaan kas.

49 49 4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas pada CV. Suka Lentera Abadi antara lain : a. Prosedur Negoisasi L/C Dalam prosedur ini, bagian ekspor mengirim dokumen-dokumen ekspor seperti Commercial Invoice, Packing List, Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB), Bill of Lading (B/L), Surat Keterangan asal (SKA) ke Advise Bank untuk dinegoisasikan dengan L/C. Apabila dokumen-dokumen tersebut sesuai dengan L/C, maka Advise Bank akan segera mentransfer uang ke rekening perusahaan dan sebagai buktinya Advise Bank akan memberikan Bukti Transfer Pembayaran. b. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas Dalam prosedur ini, bagian akuntansi mencatat transaksi penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas berdasarkan Bukti Transfer Pembayaran dari Advise Bank dan secara periodik akan meringkas rekening-rekening dalam jurnal penerimaan kas ke dalam buku besar. 5. Bagan Alir Sistem Penerimaan Kas pada CV. Suka Lentera Abadi Berikut ini akan disajikan bagan alir yang membentuk sistem penerimaan kas pada CV. Suka Lentera Abadi :

50 50 Gambar 1.3 Bagan Alir Sistem Penerimaan Kas pada CV. Suka Lentera Abadi (Prosedur Negoisasi L/C) Bagian Ekspor Mulai SKA 1 B/L 1 PEB 1 PL 1 CI 1 Mengirimkan ke Advise Bank Advise Bank membandingkan dengan L/C Menerima BTP Dari Advise Bank 1 BTP Keterangan : CI : Commercial Invoice PL : Packing List PEB : Pemberitahuan Ekspor Barang B/L : Bill of Lading SKA : Surat Keterangan asal BTP : Bukti Transfer Pembayaran L/C : Letter of Credit

51 51 Gambar 1.3 Bagan Alir Sistem Penerimaan Kas pada CV. Suka Lentera Abadi (lanjutan) (Prosedur Pencatatan Transaksi Penerimaan Kas) Bagian Akuntansi 1 BTP Mencatat ke dalam JPK N JPK Selesai Mencatat ke dalam BB Secara periodik BB Keterangan : BTP : Bukti Transfer Pembayaran JPK : Jurnal Penerimaan Kas BB : Buku Besar

52 52 6. Uraian Bagan Alir Sistem Penerimaan Kas pada CV. Suka Lentera Abadi Untuk lebih mempermudah memahami bagan alir sistem penerimaan kas pada CV. Suka Lentera Abadi, berikut ini akan diuraikan bagan alir dari sistem tersebut : a. Prosedur Negoisasi L/C - Bagian ekspor mengirimkan dokumen-dokumen ekspor seperti Commercial Invoice, Packing List, Pemberitahuan Ekspor Barang, Bill of Lading, Surat Keterangan Asal, dan dokumen lain yang diminta oleh buyer ke Advise Bank. - Advise Bank akan membandingkan dokumen-dokumen ekspor tersebut dengan L/C. Apabila dokumen-dokumen tersebut sesuai dengan isi L/C, maka Advise Bank akan segera mentransfer uang ke rekening perusahaan. Sebagai bukti transfer uang tersebut, Advise Bank menyerahkan Bukti Transfer Pembayaran. b. Prosedur Pencatatan Transaksi Penerimaan Kas - Bagian akuntansi setelah menerima Bukti Transfer Pembayaran dari Advise Bank, akan mencatat Bukti Transfer Pembayaran ke dalam jurnal penerimaan kas. Bagian akuntansi secara periodik meringkas rekening-rekening yang ada dalam jurnal penerimaan kas tersebut ke dalam buku besar.

53 53 H. Analisis Sistem Pengendalian Intern terhadap Sistem Penjualan Ekspor dan Sistem Penerimaan Kas pada CV. Suka Lentera Abadi Sistem pengendalian intern yang diterapkan terhadap sistem penjualan ekspor dan sistem penerimaan kas pada CV. Suka Lentera Abadi berdasarkan aktivitas pengendalian dan salah saji potensial yang mungkin dapat terjadi jika dalam masing-masing prosedur akuntansi tidak berdasarkan prinsip-prinsip pengendalian intern dapat dilihat pada tabel 2.2 berikut ini.

54 54 Tabel 2.2 Kertas Kerja Analisis Sistem Pengendalian Intern terhadap Sistem Penjualan Ekspor dan Sistem Penerimaan Kas pada CV. Suka Lentera Abadi Sub Sistem Penju alan Eks por Peneri maan Order dari Custo mer Fungsi Terkait Fungsi Penjua lan, Fungsi Penerima an Kas Sales Con tract Aktivitas Pengendalian yang Diperlukan Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi penerimaan kas Salah Saji Potensial Resiko penjualan ekspor fiktif dapat terjadi Aktivitas Pengendalian Fungsi penjualan dipegang oleh bagian pemasaran Fungsi penerimaan kas dipegang oleh Advise Bank Analisis Sistem Pengendalian Intern terhadap Sistem Penjualan Ekspor dan Sistem Penerimaan Kas pada CV. Suka Lentera Abadi Fungsi Terkait Bagian Pemasa ran, Advise Bank Tahap Transaksi / Prosedur Dokumen / Catatan yang Digunakan Dokumen /catatan yang digunakan Sales Con tract Kelebihan Kelemahan Aktivitas pengendalian pengganti/tam bahan Sales Contract dibuat untuk transaksi penjualan ekspor yang benar-benar terjadi Fungsi Penjua lan Sales Con tract Penerimaan order dari buyer diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggu nakan formulir Sales Contract Penjualan ekspor fiktif kemungkinan dapat terjadi Penerimaan order dari buyer diotorisasi oleh bagian pemasaran dengan menggunakan Sales Contract Bagian Pemasa ran Sales Con tract Penjualan ekspor merupakan penjualan yang benar-benar terjadi Fungsi Penjua lan Sales Con tract Sales Contract bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungja wabkan oleh fungsi penjualan Tahap pelaksanaan transaksi terjadi lebih dari satu kali atas order yang sama Sales Contract bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh bagian pemasaran Bagian Pemasa ran Sales Con tract Sales Contract hanya digunakan untuk satu kali transaksi penjualan ekspor 54