APLIKASI JASA PENGURUSAN DOKUMEN DAN PENGELUARAN BARANG PADA PT.BHANDA GHARA REKSA PALEMBANG MENGGUNAKAN BORLAND DELPHI 2007 DAN SQL SERVER 2008

Transkripsi

1 APLIKASI JASA PENGURUSAN DOKUMEN DAN PENGELUARAN BARANG PADA PT.BHANDA GHARA REKSA PALEMBANG MENGGUNAKAN BORLAND DELPHI 2007 DAN SQL SERVER 2008 Angga Priatna Jurusan Manajemen Informatika POLITEKNIK PalComTech Palembang Abstrak PT.Bhanda Ghara Reksa Palembang merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jasa Penyewaan Gudang. Dalam pengurusan dokumen dan pengeluaran barang penginputan data laporannya masih kurang efektif sehingga diperlukan aplikasi jasa pengurusan dokumen dan pengeluaran barang menggunakan borland delphi dan sql server 2008 yang dapat membantu dalam penginputan data. Metode yang digunakan adalah wawancara dan dokumentasi. Landasan teori yang dipakai berupa aplikasi, jasa, pengurusan dokumen, pengeluaran barang. Aplikasi ini terdiri dari form principal, form spk, form barang, form surat kuasa, form sppb, form sp2, form surat jalan, form kendaraan, form tagihan beserta form laporan-laporannya. Analisis yang digunakan adalah Pengumpulan informasi, mendefinisikan sistem requiretment (kebutuhan sistem), memprioritaskan kebutuhan, menyusun dan mengevaluasi altenative, mengulas kebutuhan dengan pihak manajemen. Dari penjelasan diatas, maka perlu ada aplikasi jasa pengurusan dokumen dan pengeluaran barang yang berguna dalam menginput data. Kata Kunci : Aplikasi, Jasa, Pengurusan Dokumen, Pengeluaran Barang. PENDAHULUAN PT.Bhanda Ghara Reksa Palembang merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jasa Penyewaan Gudang. Laporan mobilisasi barang dibagian logistik pada PT.Bhanda Ghara Reksa berkaitan erat dengan penyewaan gudang. Laporan mobilisasi barang dibagian logistik PT.Bhanda Ghara Reksa Palembang masih menggunakan Microsoft Office. Proses penginputan data masih sangat sederhana yaitu setiap data diinput satu persatu dan disimpan dalam tempat yang berbeda. Masalah ini menyebabkan pada saat menginput data laporan pengurusan dokumen masih sangat kurang efektif. Bagian Logistik yang menginput data pengeluaran barang dari pelindo dan membuatkan tagihan untuk principal. Dalam pengeluaran barang terdapat beberapa jenis data berupa data principal, data SPK, data barang, data surat kuasa, data SPPB, data SP2, data surat jalan, data Kendaraan, dan data tagihan. Dalam pengurusan dan pengeluaran dokumen pegawai mengalami kesulitan dalam penyimpanan data, mencari data yang dibutuhkan sehingga dibutuhkan sebuah penyimpanan yang dapat menampung segala dokumen dokumen penting tersebut kedalam sebuah wadah yang disebut database. Begitu juga dengan pegawai yang ingin melihat data pengurusan dokumen, maka pegawai tidak sulit menemukan data pengurusan dokumen karena telah tersusun berdasarkan tanggal penginputan data. Kendala-kendala yang dihadapi selama proses pengurusan dan pengeluaran barang adalah lambatnya proses pengurusan dikarenakan masih menggunakan manual, data yang dihasilkan kurang akurat, bila data dibutuhkan data susah didapat, waktu pengerjaan relatif lama. 1

2 Tabel 1 Jumlah Dokumen Barang Principal Januari s.d Maret 2012 NAMA PRINCIPAL Januari Febuari Maret PT.Petrokimia Gresik PT.Meroke Tetap Jaya PT.Galatta 1-1 PT.Elnusa PT.Alamui Logistics PT.Agro Mas Internusa PT.Pertamina ER PT.BLUE PORT LOGISTIK PT.CMMT PT.Kopindo Cipta - 1 Sejahtera - PT.BUMI TANI SUBUR PT.BUMI Belita Abadi Sumber: PT.Bhanda Ghara Reksa Palembang Dari tabel diatas pada bulan januari sampai maret 2012 jumlah dokumen barang principal adalah PT.Petrokimia Gresik dengan jumlah 7 dokumen, PT.Meroke Tetap Jaya dengan jumlah 4 dokumen, PT.Galatta dengan jumlah 1 dokumen, PT.Elnusa dengan jumlah 0 dokumen, PT.Alamui Logistics dengan jumlah 5 dokumen, PT.Agro Mas Internusa dengan jumlah 0 dokumen, PT.Pertamina ER dengan jumlah 0 dokumen, PT.Blue Port Logistik dengan jumlah 3 dokumen, PT.CMMT dengan jumlah 1 dokumen, PT. Kopindo Cipta Sejahtera dengan jumlah 1 dokumen, PT.Bumi Tani Subur dengan jumlah 1 dokumen, PT.Bumi Belita Abadi dengan jumlah 1 dokumen. LANDASAN TEORI Aplikasi Menurut Hendrayudi dalam buku Pemograman Delphi( 2008:194) Aplikasi adalah Program komputer yang dipakai untuk melakukan pekerjaan tertentu. Misalnya, Aplikasi perpustakaan digunakan untuk mengerjakan dan mengolah data buku, anggota, dan peminjaman buku. Jasa Menurut Valarie A. Zethaml dalam Manajemen Pemasaran Jasa ( Lupiyoadi ( 2006:6) Jasa Merupakan semua aktivitas ekonomi yang hasil nya bukan berbentuk produk fisik atau konstruksi, yang umumnya dihasilkan dan dikonsumsi secara bersamaan serta memberikan nilai tambahan(misalnya kenyamaan, hiburan, kesenangan, atau kesehatan)konsumen. Borland Delphi

3 Menurut Andi dalam buku Delphi (2009:2) Delphi adalah aplikasi development tool yang digunakan untuk membuat aplikasi berbasis windows dan web secara cepat dan mudah. Sql Server 2008 Menurut Aryo Nugroho (2008:1) SQL Server 2008 merupakan DBMS (Database Management Sistem) yang handal dalam mengolah data dengan disertai user interface yang cukup mudah untuk digunakan. HASIL DAN PEMBAHASAN Data flow diagram (DFD) Desain Data Flow Diagram (DFD) dibuat untuk mendapatkan gambaran secara umum sistem yang dikembangkan. Desain DFD aplikasi jasa pengurusan dokumen dan pengeluaran barang pada PT.Bhanda Ghara Reksa Palembang dengan menggunakan Borland Delphi 2007 dan Sql Server 2008 adalah sebagai berikut: 1. Diagram Konteks Diagram konteks adalah proses awalan atau gambaran umum dari suatu aplikasi yang menunjukan bagaimana alliran data, dari mana asal data, dan tujuan data tersebut.berikut ini adalah gambar diagram konteks dari sistem yang diusulkan: Data Surat Kuasa Petugas Principal Data Principal Data Tagihan Petugas Adminitrasi Data Kendaraan Data barang Data Tagihan Data Surat Jalan Data SPK Aplikasi Jasa Pengurusan Dokumen Dan Pengeluaran Barang Pada PT. Bhanda Ghara Reksa Palembang Laporan General Manager Data Surat Kuasa Petugas Beacukai Data SPPB Petugas Pelindo Data SP2 Data SPPB Gambar 1. Diagram Konteks 2. Diagram Level 0 Digram level 0 adalah diagram yang menunjukkan semua proses utama yang mempunyai keselruhan sistem, diagram ini dapat dilihat pada gambaar dibawah ini : 3

4 Gambar 2. Diagram Level 0 3. Diagram Level 1 Diagram level 1 diciptakan dari setiap proses utama dari level 0. Level ini menunjukkan proses-proses internal yang menyusun setiap proses-proses utama dalam level 0. Diagram ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini : 4

5 Gambar 3. Diagram Level 1 4. Entity Relationship Diagram (ERD) Berikut ini adalah gambar Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut diagram yang menggambarkan hubungan antara entitas dengan attribute penghubungnya. Gambar ERD ini dapat dilihat pada gambar di bawah ini : 5

6 1 Memberi 1 Gambar 4. Entity Relationship Diagram (ERD) Implementasi 1. Tampilan Form Sistem a. Menu Login Dibawah ini merupakan menu login yang dilakukan oleh user. Gambar menu login dapat dilihat seperti di bawah ini: Gambar 5. Menu Login 6

7 b. Tampilan Form Principal Form data principal merupakan form data principal. Form ini diberi nama form principal yang mempunyai button Tambah untuk menambah data baru, button Ubah untuk memperbaharui data, button Simpan untuk menyimpan data, button Batal untuk membatalkan menyimpan data, button Hapus untuk menghapus data, button Cetak untuk mencetak data yang telah diinput, button Tutup untuk keluar dari form principal. Gambar 6. Tampilan Form Principal c. Tampilan Form SPK Form data SPK merupakan form data SPK. Form ini diberi nama form SPK yang mempunyai button Tambah untuk menambah data baru, button Ubah untuk memperbaharui data, button Simpan untuk menyimpan data, button Batal untuk membatalkan menyimpan data, button Hapus untuk menghapus data, button Cetak untuk mencetak data yang telah diinput, button Tutup untuk keluar dari form SPK. Gambar 7. Tampilan Form SPK d. Tampilan Form Barang Form data barang merupakan form data barang. Form ini diberi nama form barang yang mempunyai button Tambah untuk menambah data baru, button Ubah untuk memperbaharui data, button Simpan untuk menyimpan data, button Batal untuk membatalkan menyimpan data, button Hapus untuk menghapus data, button Cetak untuk mencetak data yang telah diinput, button Tutup untuk keluar dari form barang. 7

8 Gambar 8. Tampilan Form Barang e. Tampilan Form Surat Kuasa Form data surat kuasa merupakan form data surat kuasa. Form ini diberi nama form surat kuasa yang mempunyai button Tambah untuk menambah data baru, button Ubah untuk memperbaharui data, button Simpan untuk menyimpan data, button Batal untuk membatalkan menyimpan data, button Hapus untuk menghapus data, button Cetak untuk mencetak data yang telah diinput, button Tutup untuk keluar dari form surat kuasa. Gambar 9. Tampilan Form Surat Kuasa f. Tampilan Form SPPB Form data SPPB merupakan form data SPPB. Form ini diberi nama form SPPBl yang mempunyai button Tambah untuk menambah data baru, button Ubah untuk memperbaharui data, button Simpan untuk menyimpan data, button Batal untuk membatalkan menyimpan data, button Hapus untuk menghapus data, button Cetak untuk mencetak data yang telah diinput, button Tutup untuk keluar dari form SPPB. 8

9 Gambar 10. Tampilan Form SPPB g. Tampilan Form SP2 Form data SP2 merupakan form data SP2. Form ini diberi nama form SP2 yang mempunyai button Tambah untuk menambah data baru, button Ubah untuk memperbaharui data, button Simpan untuk menyimpan data, button Batal untuk membatalkan menyimpan data, button Hapus untuk menghapus data, button Cetak untuk mencetak data yang telah diinput, button Tutup untuk keluar dari form SP2. Gambar 11. Tampilan Form SP2 h. Tampilan Form Surat Jalan Form data surat jalan merupakan form data surat jalan. Form ini diberi nama form surat jalan yang mempunyai button Tambah untuk menambah data baru, button Ubah untuk memperbaharui data, button Simpan untuk menyimpan data, button Batal untuk membatalkan menyimpan data, button Hapus untuk menghapus data, button Cetak untuk mencetak data yang telah diinput, button Tutup untuk keluar dari form surat jalan. 9

10 Gambar 12. Tampilan Form Surat Jalan i. Tampilan Form Kendaraan Form data kendaraan merupakan form data kendaraan. Form ini diberi nama form kendaraan yang mempunyai button Tambah untuk menambah data baru, button Ubah untuk memperbaharui data, button Simpan untuk menyimpan data, button Batal untuk membatalkan menyimpan data, button Hapus untuk menghapus data, button Cetak untuk mencetak data yang telah diinput, button Tutup untuk keluar dari form kendaraan. Gambar 13. Tampilan Form Kendaraan j. Tampilan Form Tagihan Form data tagihan merupakan form data tagihan. Form ini diberi nama form tagihan yang mempunyai button Tambah untuk menambah data baru, button Ubah untuk memperbaharui data, button Simpan untuk menyimpan data, button Batal untuk membatalkan menyimpan data, button Hapus untuk menghapus data, button Cetak untuk mencetak data yang telah diinput, button Tutup untuk keluar dari form tagihan. 10

11 Gambar 14. Tampilan Form Tagihan PENUTUP Berdasarkan uraian-uraian yang telah penulis kemukakan pada Bab-bab sebelumnya, maka penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut Penggunaan aplikasi jasa pengurusan dokumen dan pengeluaran barang yang dirancang memiliki kemampuan mengeluarkan informasi dalam bentuk hasil cetakan computer, seperti print out laporan. Aplikasi system yang dirancang memberikan perlindungan terhadap keamanan satanya dengan penggunaan password. DAFTAR PUSTAKA Andi Delphi Semarang: CV Andi Offset. Hendrayudi Pemrograman Delphi 8.0. Bandung: CV Yrama Widya. Jogiyanto Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Penerbit Andi. Nugroho Aryo Mengimplementasikan SQL Server Jakarta: PT Elex Komputindo. Media Zethaml Valarie A., Mary Jo Bitner Manajemen Pemasasaran Jasa. Jakarta: Salemba Empat. 11