MEMBUAT BUKU NILAI SISWA DENGAN EFEKTIF MENGGUNAKAN EXCEL*

Transkripsi

1 MEMBUAT BUKU NILAI SISWA DENGAN EFEKTIF MENGGUNAKAN EXCEL* FAJAR SUHARMANTO Banyak diantara para guru yang belum menggunakan kemudahan teknologi dalam melakukan rekap penilaian, padahal dengan menggunakan teknologi IT seperti software perhitungan dari microsot yaitu excel, guru dapat meminimalisasi kesalahan dalam perhitungan data siswa. Pada workshop kali ini kita akan menggabungkan semua penilaian yang diuji disekolah lalu menggabungnya pada leger rapot siswa. Mari kita mulai langkah-langkahnya: BAGIAN PERTAMA MEMBUKA PROGRAM EXCEL VERSI 2007 Langkah pertama bukalah program excel BUAT MASTER SHEET 1 UNTUK DATA SISWA Perhatikan Sheet yang berada dibagian pojok kiri program excel. Jadikan sheet excel1 sebagai data siswa. Pada sheet selanjutnya akan dijadikan daftar nilai pelajaran.

2 MEMBUAT KOLOM DATA SISWA Buatlah kolom NO, nama siswa, jenis kelamin dan NIS Lalu isikan dengan lengkap data siswa tersebut dan jangan sampai terlewat MENGUBAH NAMA SHEET1 Agar memudahkan pengenalan sheet1 (bagian kolom kerja) maka kita harus melakukan penamaan (rename) Caranya klik kanan pada Sheet1 lalu pilih rename dang anti menjadi nama siswa JADIKAN SHEET2 DAFTAR NILAI PELAJARAN Setelah menjadikan sheet1 daftar nama siswa, maka jadikan Sheet2 menjadi daftar pelajaran. Sebagai catatan usahakan dalam membuat nilai pelajaran lakukan pengurutan sesuai pelajaran diraport. Yaitu dimulai dari pelajaran : AGAMA, PKN, B IND, MTK, IPA, IPS, KTK, PENJAS, B SUNDA, B INGGRIS DAN KOMPUTER Lakukan perubahan pada sheet2 dan sheet 3

3 MENAMBAH SHEET BARU Karena terlihat hanya ada 2 sheet yg ada, tambahkan sheet baru dengan menekan gambar sheet 3, atau cukup menekan Shift dan F11 Kini sheet sudah bertambah dan sudah diisi dengan urutan mata pelajaran yang diajarkan MEMBUAT KOLOM NILAI SETIAP PELAJARAN Buatlah kolom standarisasi nilai seperti dibawah ini No NIS Nama Siswa L/P Ulangan Harian RATA- RATA Tugas Harian (A) RATA- RATA (B) UTS UAS/UKK (D) A+B+C+(2D) Raport Setelah terisi pada pelajaran Agama maka lakukan seperti dibawah ini: 1. Klik = atau sama dengan dikolom kosong dibawah nama siswa 2. Masuklah ke sheet1 yaitu nama siswa kemudian klik nama siswa dengan urut pertama Ketika diklik maka kolom akan muncul garis berjalan berputar. Kemudian tekan enter

4 3. Maka pada sheet pelajaran agama akan muncul nama siswa dengan urut pertama Pastikan nama siswa sesuai dengan urutan yang sama pada setiap table nilai pelajaran. Kesalahan urut nama akan berakibat kesalahan pada nilai-nilai lainnya 4. Pada sheet agama klik nama siswa lalu tarik garis dipojok bawah nama siswa, misalnya dilatihan ini dibawah nama Agus Supriyanto. Perhatikan perubahan bentuk kursor mouse, ketika mendekati kolom pojok kiri maka kursor berubah menjadi lebih tipis atau kurus, ketika kursor berubah menjadi kurus maka tariklah kebawah sesuai dengan jumlah siswa. Secara otomatis nama-nama yang berada di sheet1 akan berpindah ke sheet2 yaitu pelajaran agama Lakukan hal yang sama pada nomor urut siswa, NIS dan Jenis kelamin 5. Setelah terisi kolom urut siswa, NIS dan Jenis kelamin maka beri Border atau kotak-kotak pada table sehingga terlihat lebih rapi. Caranya blok semua table lalu klik border

5 Sehingga table terlihat seperti dibawah ini MEMASUKAN RUMUS PADA TABEL Pada bagian ini kita akan memberikan rumus pada kolom RATA-RATA ULANGAN HARIAN (A) lalu RATA-RATA TUGAS HARIAN (B) dan NILAI RAPORT (D)

6 MEMASUKAN NILAI PADA ULANGAN HARIAN 1. Pilih kolom pertama RATA-RATA ULANGAN HARIAN (A) lalu tekan sama dengan kemudian tulis average kemudian buka kurung arahkan kursor ke ulangan harian pertama sampai yang terakhir.lalu tekan enter 2. Adapun bentuk rumusnya seperti gambar dibawah ini 3. Cobalah sebagai contoh ketikan 4 nilai ulangan harian agama dengan nilai bermacammacam. Maka secara otomatis akan keluar rata-rata nilai 4. Selanjutnya tariklah rumus tersebut ke bagian bawah sampai ke siswa terakhir. Menjadi seperti dibawah ini

7 Dengan demikian maka rumus untuk rata-rata ulangan harian telah selesai. Lakukan hal yang sama pada rata-rata tugas harian. MEMASUKAN NILAI GABUNGAN Karena nilai diantara UAS (D) dan raport adalah gabungan dari keempat nilai (yaitu rata-rata UH, rata-rata Tugas, UTS dan UKK) maka kita harus memasukan rumus sebagai berikut: 1. Pilih kolom diantara UAS dan raport Klik disini 2. Masukan rumus standar dengan menambah nilai pada A, B, C dan ditambah 2 kali nilai D. caranya klik = lalu arahkan mouse ke kolom A lalu tekan +, lalu kekolom B tekan + lalu klik kolom C lalu tekan + tambahkan kurung buka tulis angka 2 (dua) lalu tekan bintang (*) nilai D lalu enter. Catatan: Jangan terpengaruh dengan kolom dan angka pada contoh ini karena bisa saja setiap table kolom berbeda posisi kolom. Tetapi yang terpenting adalah posisi rumus yang sesuai

8 MENENTUKAN NILAI AKHIR (RAPORT) Untuk penentuan nilai raport siswa maka kita harus menuju satu kolom dibawah nilai raport : Sehingga rumusnya akan menjadi seperti ini : 1. Klik dikolom raport lalu ketik = sama dengan 2. Arahkan mouse ke bagian rumus A+B+C+(2xD) 3. Tekan / garis miring kanan 4. Tekan 4 (karena ada 4 penilaian) lalu enter Setelah semua rumus masuk kedalam table maka daftar nilai siap digunakan. Jangan lupa menarik rumus kebagian bawah table seperti dihalaman 6. Tariklah secara bersama-sama dibagian kotak kanan bawah. Sehingga muncul tulisan #DIV/0! Tulisan tersebut menyatakan bahwa kolom tersebut sudah mengandung rumus Tampilan setelah table diberi rumus fungsi excel. Maka setiap nilai dimasukan kedalam secara otomatis akan berpengaruh diraport.

9 MEMBERIKAN KOMENTAR PADA TUGAS Kadang seorang guru lupa apa saja nilai tugas yang diberikan oleh siswa. Untuk memudahkan pengingatan kita bisa memberikan keterangan pada urutan tugas seperti ini: 1. Pilih kolom tugas harian Klik kanan lalu pilih insert comment 3. Lalu tulis text misalnya dalam pelajaran agama ada menulis arab. Maka tulislah menulis arab dikolom yang telah disediakan. 4. Maka ananti aka nada tanda merah diujung atas kanan, setiap kita mendekatkan mouse akan muncul keterangan tadi MENAMBAHKAN TABEL PADA SETIAP PELAJARAN Sekarang buatlah 8 tabel dengan cara yang sama seperti yang diuraikan diatas. Masing-masing untuk pelajaran PKN, B IND, MTK, IPA, IPS, KTK, PENJAS, B SUNDA, B INGGRIS DAN KOMPUTER Cara cepatnya yaitu dengan cara : 1. Blok semua table lalu tekan ctrl-c 2. Masuk kesheet selanjutnya, misalnya pelajaran PKN 3. Taruh kursor di kolom awal sheet 4. Klik kanan lalu pilih paste special

10 5. kemudian pilih column width lalu klik ok 6. Selanjutnya tekan Ctrl-V Lakukan hal yang sama pada setiap pelajaran

11 Rata-Rata Jumlah Komputer L / P Nomor B. Inggris B. Sunda Penjaskes Senibud & Ket IPS IPA Matematika B. Indonesia PKN Pddkn Agama Nama Murid Raport Pramuka BAGIAN KEDUA MEMBUAT LEGER NILAI Membuat leger nilai bagi keseluruhan adalah sebuah kewajiban, dengan leger kita bisa melakukan evaluasi menyeluruh dan mudah dimasukan atau dituliskan ke dalam raport. Setelah kita membuat daftar nilai perpelajaran maka kita akan buat leger akhir pelajaran. MEMBUAT SHEET LEGER NILAI Buat sheet baru seperti pada halaman 3, lalu beri nama sheet baru menjadi Leger Nilai Akhir lalu buatlah kolom seperti dibawah ini Sheet baru bernama Leger Nilai Akhir Nilai Mata Pelajaran dan Kriteria Ketuntasan Minimal (KKM) S I A Langkah membuat agar tulisan berdiri : 1. Tulislah text seperti biasa 2. Tariklah kolom cell kebawah 3. Pilih orientation dan pilih Rotate Text Down 4. Lalu geser kekiri agar kolom lebih kecil

12 Langkah menggabungkan beberapa cell atau kotak tabel: 1. Bloklah beberapa kotak cell 2. Pilih Merge & Cell 3. Sehingga tampilan tabel akan seperti dibawah ini 4. Gunakan All border untuk memberi garis table

13 MEMINDAHKAN NILAI RAPORT PER- PELAJARAN KE LEGER NILAI Setelah kolom selesai dibuat maka selanjutnya kita akan memindahkan nilai dari table nilai pelajaran ke leger nilai akhir. Caranya sebagai berikut: 1. Buka Sheet leger nilai akhir 2. Klik = atau sama dengan di kolom cell pertama nilai agama. 3. Buka daftar nilai agama dan pilih kolom raport diurutan siswa pertama juga Usahakan sesuai dengan yang akan dipindah ke sheet leger nilai 4. Lalu tekan enter 5. Otomatis akan kembali ke leger akhir agama. Setelah itu tarik rumus agar juga berfungsi ke bagian bawah. Lakukan pada semua mata pelajaran sehingga semua nilai raport berkumpul pada leger akhir nilai

14 6. Sehingga akan muncul symbol #DIV/01 disemua kotak-kotak nilai 7. Cara menghitung jumlah nilai raport (SUM) Klik = dikolom jumlah lalu tulis =sum( selanjutnya tarik nilai raport agama sampai dengan pelajaran komputer lalu tekan kurung tutup dan tekan enter 8. Cara menghitung rata-rata (Average) Klik Klik = dikolom jumlah lalu tulis Average buka kurung selanjutnya tarik nilai raport agama sampai dengan pelajaran komputer lalu tekan kurung tutup dan tekan enter 9. Jangan lupa untuk menarik semua rumus tersebut kebawah agar berlaku rumus tersebut ke semua siswa

15 10. Untuk melakukan pembulatan pada rata-rata bisa digunakan cara seperti dibawah ini a. Pilih angka yang akan dibulatkan. Misalnya rata-rata siswa b. Pilih decrease Decimal atau dengan cara klik kanan pilih format cell atau Lalu pilih number dan ubah decimal place menjadi 0 lalu klik ok Demikianlah pembuatan daftar nilai sampai dengan pembuatan leger akhir nilai, semoga berguna. *BIODATA PENULIS Fajar Suharmanto, lahir di Jakarta beberapa tahun yang lalu. Kini tinggal di Jatikramat 2 Kota bekasi. Pernah sekolah di SDN Jatikramat 1, SMP di 272 lubang buaya, SMA N di 67 halim, kuliah S1 di FKIP UNS jurusan Pendidikan Teknik Pembangunan dan kini melanjutkan studi S2 di STIMIK Eresha School of IT dan S2 di Univ Negeri Jakarta program Penelitian dan Evaluasi Pendidikan. Sekarang mengabdikan ilmunya sebagai guru di SDN JM 8 Bekasi. Buku yang telah ditulis antara lain : Internet untuk pemula, High Quality Joomla, Membangun Toko online untuk remaja, dll. bang.fajar@yahoo.com # Blog : Facebook : dan follow twitter : #bang_fajar Pin BB : c7