BAB 3 GAMBARAN PROSES BISNIS RUMAH SAKIT. 3.1 Gambaran Profil Rumah Sakit Umum Budi Lestari

Transkripsi

1 BAB 3 GAMBARAN PROSES BISNIS RUMAH SAKIT 3.1 Gambaran Profil Rumah Sakit Umum Budi Lestari Sejarah Rumah Sakit Rumah sakit Budi Lestari berdiri pada tanggal 25 april 1982, berupa Rumah Bersalin Murni didirikan oleh Bapak Letkol (purn) Ismoko (Alm), sebagai ketua pendiri yayasan Semangun. Surat izin operasional dari dinas kesehatan propinsi jawa barat No.2341/KS030/XI/1982 tanggal 13 november 1982 dan dirjen yankes depkes RI pusat No.0674/YANKES/RSKS/1985 tanggal 22 mei Pada tahun 1987 nama rumah bersalin ini berubah menjadi Rumah Sakit Umum Budi Lestari. Pada tahun 1991 jumlah tempat tidur (TT) berubah dari 13 TT menjadi 47 TT, dan mulai dibuat kamar operasi. Kemajuan lain yang telah diraih adalah pada tahun 2001 sampai sekarang jumlah tempat tidur mencapai 52 TT Status dan Kedudukan Rumah Sakit Status Rumah Sakit Budi Lestari adalah rumah sakit umum swasta, dibawah naungan yayasan Semangun. Berkedudukan pada Jl. Kyai Haji Noer Ali No.2 Bekasi dan berdiri diatas lahan seluas M2 dan luas bangunan mencapai M2. 74

2 Visi, Misi, Tujuan, dan Motto Rumah Sakit Visi Misi Rumah Sakit Visi rumah sakit adalah Menjadi Rumah Sakit yang Mengutamakan Mutu Pelayanan Kesehatan bagi Kepuasan Pelanggan. Misi rumah sakit adalah: 1) Mengelola pelayanan kesehatan secara professional. 2) Memuaskan pelanggan melalui pelayanan kesehatan yang kompetitif dan terjangkau. 3) Meningkatkan kualitas SDM melalui pendidikan dan pelatihan. 4) Dapat bekerja dengan institusi terkait Tujuan Rumah Sakit Tujuan didirikannya Rumah Sakit Umum Budi Lestari adalah untuk membantu pemerintah dalam meningkatkan derajat kesehatan bagi masyarakat melalui peningkatan mutu pelayanan Motto Rumah Sakit Kami. Motto rumah sakit adalah Kesehatan Anda adalah Kebanggaan

3 Fasilitas Rumah Sakit 1. Rawat Jalan: a) Poli Kebidanan dan Kandungan b) Poli Bedah Umum c) Poli Bedah Orthopedi d) Poli Bedah Urologi e) Poli Anak f) Poli Penyakit Dalam g) Poliklinik THT h) Poli Mata i) Poli Syaraf j) Poli Akupuntur Medik k) Poli penyakit Kulit dan Kelamin l) Dokter Jaga 24 Jam 2. Rawat Inap: a) VIP b) Kelas Utama c) Kelas I (Satu) d) Kelas II (Dua) e) Kelas III (Tiga) f) Perinatologi

4 77 No RUANGAN KELAS TT TARIF (Rp/Hari) FASILITAS 1 Kelas Utama Utama 1 Rp AC, TV, Kulkas, Bedside Locker, Sofa, Dispenser, Kamar Mandi Dan Wastafel 2 Dahlia 1 & 2 I 2 Rp AC, TV, Kulkas, Bedside Locker, Kursi Tamu, Dispenser, Kamar Mandi Dan Wastafel 3 Bougenville 1 II 3 Rp AC, TV, Kulkas, Bedside Locker, Kamar Mandi 4 Anggrek 3 II 3 Rp AC, TV, Kulkas, Bedside Locker, Kamar Mandi 5 Anggrek 4 II 3 Rp AC, TV, Kulkas, Bedside Locker, Kamar Mandi 6 Anggrek 5 II 3 Rp AC, TV, Kulkas, Bedside Locker, Kamar Mandi 7 Melati 1 & 2 III 7 Rp AC,Kamar Mandi,Bedside Locker

5 78 8 Bougenville 2 III 4 Rp AC,Kamar Mandi,Bedside Locker 9 Anggrek 1 & 2 III 8 Rp AC,Kamar Mandi,Bedside Locker 10 Cempaka 1,2,3,4 III 16 Rp AC,Kamar Mandi,Bedside Locker 11 Kamar Bayi Normal - 13 Rp AC 12 Kamar Observasi - 2 Rp AC,Bedside Locker, Kamar Mandi 3. Kamar Bedah 4. Kamar Bersalin 5. USG 6. Klinik Fisiotherapy 7. Klinik Laboratorium 8. Apotik dan Depo 9. Rontgen 10. Tarif

6 Jadwal Praktik Dokter: a) UGD : 24 Jam b) Poliklinik Umum : c) Poliklinik Spesialis : (pagi) (sore)

7 Struktur Organisasi Rumah Sakit Sumber: Rumah Sakit Budi Lestari Bekasi Gambar 3.1 Struktur Organisasi

8 Tugas dan Wewenang I. PIMPINAN Pimpinan terdiri dari Direktur dan Ketua Komite Medik 1. Direktur a. Menyusun dan melaksanakan kebijakan Rumah Sakit sejalan dengan visi, misi dan tujuan Yayasan, serta peraturan dan perundang-undangan yang berlaku. b. Memimpin, mengkoordinir dan mengawasi kegiatan pelaksanaan semua bidang yang ada di Rumah Sakit. c. Memberi petunjuk dan pengarahan kepada karyawan Rumah Sakit. d. Menyusun program kerja dan anggaran belanja Rumah Sakit e. Melaksanakan program kerja dan anggaran tahunan yang telah disetujui dan membuat laporan kepada Ketua Yayasan secara berkala termasuk pertanggung jawaban keuangan. f. Menyusun rencana strategi dan rencana induk pengembangan Rumah Sakit. g. Mengangkat dan memberhentikan karyawan Rumah Sakit.

9 82 h. Dapat berhubungan langsung baik keluar maupun ke dalam untuk kepentingan Rumah Sakit. 2. Ketua Komite Medik a. Ketua Komite Medik bersama dengan Direktur menyusun Standar Pelayanan Medis dan memantau pelaksanaannya. b. Meningkatkan program pelayanan, pendidikan dan pelatihan serta penelitian dan pengembangan. c. Memantau pelaksanaan etika profesi secara langsung maupun tidak langsung agar sesuai standar yang telah ditentukan. d. Melaksanakan pembinaan etika profesi dan tugas tenaga medis sesuai aturan dan standar yang telah ditentukan. e. Mengatur kewenangan profesi anggota medis fungsional sesuai dengan ketentuan di (Rumah Sakit Budi Lestari) RSBL untuk kelancaran pelaksanaan tugas dan memantau pelaksanaannya. f. Mengembangkan program pelayanan medis sesuai dengan kemajuan teknologi untuk meningkatkan mutu pelayanan. g. Memberikan usul dan saran kepada Direktur dalam hal pengembangan Rumah Sakit dan personil medik fungsional. h. Membuat laporan kegiatan kepada Direktur.

10 83 i. Menyelesaikan masalah-masalah kasus etika profesi anggota staf medis fungsional sesuai dengan ketentuan-ketentuannya. II. PEMBANTU PIMPINAN 1. Kepala Departemen Medik a. Menyusun program kerja di bidang medik dan penunjang medik sesuai dengan kebijaksanaan Rumah Sakit yang telah ditetapkan. b. Mengawasi, mengevaluasi, mengkoordinir dan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan program kerja dari bidang-bidang yang menjadi ruang lingkup tugasnya. c. Memberi petunjuk, pengarahan dan penilaian kepada bawahannya. d. Melaksanakan koordinasi dengan Kepala Departemen Umum & Kepala Bagian Keuangan demi kelancaran tugasnya. e. Mengevaluasi kinerja dan perilaku profesionalisme setiap anggota staf fungsional medik. f. Membantu Direktur Rumah Sakit menyusun berbagai peraturan termasuk SOP yang ada hubungannya dengan pelayanan medik termasuk tarif Rumah Sakit dan kegiatan-kegiatan lain yang menyangkut profesi.

11 84 g. Memberikan saran kepada Direktur Rumah Sakit untuk pengangkatan dan pemberhentian para praktisi Dokter. h. Dapat berhubungan langsung baik keluar maupun ke dalam atas nama Direktur Rumah Sakit dalam bidangnya dengan sepengetahuan dan persetujuan Direktur Rumah Sakit. 2. Kepala Departemen Umum a. Menyusun program kerja di bidang administrasi umum sesuai dengan kebijaksanaan Rumah Sakit yang telah ditetapkan. b. Membantu Direktur Rumah Sakit dalam menyusun rencana program kerja dari semua bidang yang ada di Rumah Sakit. c. Mengawasi, mengevaluasi, mengkoordinir dan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan program kerja dari bidang-bidang yang menjadi ruang lingkup tugasnya. d. Membantu Direktur menyusun dan membuat laporan pelaksanaan program kerja Rumah Sakit. e. Melaksanakan koordinasi dengan Kepala Departemen Medik dan Kepala Bagian Keuangan demi kelancaran tugasnya.

12 85 f. Dapat berhubungan langsung baik keluar maupun ke dalam atas nama Direktur di bidangnya dengan sepengetahuan persetujuan Direktur Rumah Sakit. 3. Kepala Bagian Keuangan a. Melaksanakan kegiatan keuangan Rumah Sakit. b. Membantu Direktur dalam menyusun anggaran sesuai dengan program kerja di masing-masing bidang yang ada di Rumah Sakit. c. Mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan dukungan anggaran program dari semua bidang yang ada di Rumah Sakit. d. Memberi petunjuk, pengarahan dan penilaian kepada bawahannya. e. Melaksanakan koordinasi dengan Kepala Departemen Umum, Kepala Departemen Medik dan para Kepala Bagian lainnya di lingkungan Rumah Sakit dengan sepengetahuan/persetujuan Direktur demi kelancaran tugasnya. III. SEKRETARIS UMUM a. Melaksanakan pembuatan/pengetikan surat-surat intern maupun yang keluar dari RS. Budi Lestari.

13 86 b. Memberikan nomor-nomor surat yang masuk maupun yang keluar RS. Budi Lestari. c. Mempersiapkan surat-surat masuk dan keluar RS. Budi Lestari sesuai dengan klasifikasinya. d. Tugas-tugas lain yang diberikan atasannya yang berhubungan dengan ruang lingkup kerjanya. IV. PELAKSANA DAN PEMBANTU PELAKSANA DEPARTEMEN MEDIK. A. Bidang Medik A.1. Pelaksana Utama 1. Kepala Bidang Medik a. Membantu program kerja sesuai dengan kebijaksanaan yang telah ditetapkan. b. Mengawasi, mengevaluasi, mengkoordinir, dan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan program kerja dari bidang-bidang yang menjadi ruang lingkup tugasnya. c. Bekerja sama dengan Kepala bagian Personalia merencanakan program pelatihan dan pengembangan tenaga medik dan para medik agar lebih profesional.

14 87 d. Memberi petunjuk, pengarahan dan penilaian kepada bawahannya. e. Melaksanakan koordinasi Kepala-kepala Bagian di lingkungan Departemen Medik maupun di luar Departemen Medik untuk kelancaran tugasnya. A.2. Pembantu Pelaksana Utama 1. Kepala Seksi Poliklinik dan Bangsal a. Mengelola Pelaksanaan rawat jalan di poliklinik. b. Menjamin adanya dokter di masing-masing poliklinik secara berkesinambungan. c. Membuat laporan bulanan kunjungan pasien. d. Memberikan petunjuk dan pengarahan kepada bawahannya. e. Melakukan visite pasien rawat inap tanpa mengurangi kewenangan dokter pemilik pasien. f. Melakukan penanganan kegawatan pada pasien rawat inap sesuai dengan permintaan paramedis. g. Melakukan koordinasi dengan bidang-bidang lain di bawah Departemen Medik.

15 88 2. Kepala Seksi Medical Check Up (MCU) a. Membuat perencanaan program Medical Check Up baik di dalam maupun di luar Rumah Sakit. b. Melaksanakan koordinasi dengan bagian marketing untuk mempromosikan kegiatan Medical Check Up di luar Rumah Sakit. c. Mengkoordinir pelaksanaan Medical Check Up baik di dalam maupun di luar Rumah Sakit. d. Melakukan kegiatan dengan rekanan perusahaan lain yang diperlukan dalam pelaksanaan Medical Check Up. B. Bidang Penunjang Medik B.1. Pelaksana Utama 1. Kepala Bidang Penunjang Medik a. Membuat kegiatan program kerja sesuai dengan kebijaksanaan yang telah ditetapkan. b. Mengawasi, mengevaluasi, mengkoordinir dan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan program kerja dari unit-unit instalasi yang berada dalam ruang lingkup tugasnya.

16 89 c. Memberi petunjuk, pengarahan dan penilaian pada bawahannya. d. Melaksanakan koordinasi dengan para kepala bidang baik di lingkungan Departemen Medik, Departemen Umum maupun dengan bagian keuangan untuk kelancaran tugasnya. e. Dapat berhubungan langsung baik ke luar maupun ke dalam atas nama Kepala Departemen Medik dengan sepengetahuannya dalam ruang lingkup tugas dan wewenangnya. B.2. Pembantu Pelaksana Utama 1. Kepala Unit Gawat Darurat (UGD) Tugas: a. Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan di UGD. b. Mengatur jadwal dokter. c. Membuat perencanaan program kegiatan pelaporan, mengevaluasi dan mensosialisasikan. Wewenang: a. Memberikan saran dan pertimbangan pada Direktur. b. Mengorganisasikan kegiatan pelayanan UGD. c. Memberikan tugas, petunjuk dan penilaian pada bawahan.

17 90 d. Memberi pembinaan, penilaian pembuatan teguran terhadap bawahan. 2. Kepala Kamar Operasi a. Mengkoordinir seluruh kegiatan di Kamar Operasi. b. Merencanakan permintaan alat dan pemakaian obat. c. Membuat laporan pemakaian obat-obatan serta laporan jumlah tindakan operasi. d. Mengkoordinir perencanaan pelayanan operasi. e. Membuat jadwal dinas dan kegiatan perawat. f. Memantau pelaksanaan tugas yang dibebankan. g. Mengatur pemanfaatan SDM secara efektif dan efisien. h. Bertanggung jawab terhadap jadwal Dokter operasi, anaestesi beserta perawat anaestesi. 3. Kepala Seksi Gizi a. Mengkoordinir seluruh kegiatan di Instalasi Gizi.

18 91 b. Menyusun rencana dan melaksanakan pengelolaan menu/diet pasien rawat inap dan karyawan RS. Budi Lestari. c. Bertangggung jawab terhadap jenis dan kualitas menu/diet pasien dan karyawan RS. Budi Lestari. d. Mengkoordinir pembinaan posyandu yang menjadi binaan RS. Budi Lestari e. Menjaga dan memelihara alat-alat dapur RS. Budi Lestari. f. Menyusun laporan bulanan kegiatan Instalasi Gizi. 4. Kepala Seksi Laboratorium a. Mengkoordinir seluruh kegiatan di Instalasi Laboratorium. b. Menyusun rencana dan melaksanakan pengelolaan pemeriksaan Pathologi Klinik pasien rawat inap, rawat jalan dan pasien dari luar RS. Budi Lestari. c. Bertanggung jawab terhadap proses/hasil pemeriksaan Pathologi Klinik kepada pengguna jasa laboratorium. d. Bertanggung jawab terhadap penggunaan alat/bahan yang menjadi wewenangnya.

19 92 e. Melaksanakan koordinasi dengan para kepala bidang-bidang lainnya di lingkungan RS. Budi Lestari untuk kelancaran tugasnya. 5. Kepala Instalasi Radiologi a. Melaksanakan kegiatan program yang ditetapkan oleh RS. Budi Lestari serta mengawasi, mengevaluasi, mengkoordinasi, dan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan program pelayanan radiologi. b. Memberi petunjuk, pengarahan dan penilaian kepada bawahannya. c. Bertanggung jawab terhadap penggunaan dan perawatan perlatan medik dan non medik yang menjadi wewenangnya. d. Melaksanakan koordinasi dengan para kepala bidang-bidang lainnya di lingkungan RS. Budi Lestari untuk kelancaran tugasnya.

20 93 C. Bidang Rekam Medis C.1. Pelaksana Utama 1. Kepala Bidang Rekam Medis Tugas: a. Mengkoordinir Pelaksanaan Proses Rekam Medis b. Merencanakan program Rekam Medis c. Mengusulkan Peningkatan Pelayanan Rekam Medis d. Membuat Jadwal Dinas Rekam Medis e. Membuat analisa laporan Rekam Medis dan mensosialisasikannya. f. Mengawasi proses Rekam Medis. g. Memimpin jalannya rapat/pertemuan berkala Rekam Medis. Wewenang: a. Membuat kebijakan tentang Rekam Medik b. Membimbing staf/petugas sehingga menguasai proses Rekam Medik. c. Memberikan teguran pada petugas Rekam Medik d. Membuat evaluasi tentang Rekam Medik.

21 94 C.2. Pembantu Pelaksana Utama 1. Kepala Seksi Administrasi Medis Tugas: a. Mengelola Tempat Pendaftaran Pasien (TPP) Rawat Jalan dan Rawat Inap, UGD. b. Mengidentifikasikan data sosial pasien secara lengkap, jelas dan akurat. c. Mendistribusikan dokumen pada unit terkait yang membutuhkan. d. Menerima dokumen Rekam Medis e. Membuat dan melengkapi Register Rawat Jalan dan Rawat Inap. f. Melakukan penyimpanan dokumen Rawat Jalan dan Rawat Inap. Wewenang: a. Berwenang untuk menentukan tempat pelayanan sesuai dengan kebutuhan pasien. b. Memberikan informasi tentang pelayanan Rumah Sakit. c. Berwenang memberikan informasi untuk keperluan internal Rumah Sakit atas persetujuan Kepala Bidang Rekam Medis. d. Memberikan informasi untuk keperluan eksternal rumah sakit atas persetujuan Direktur Rumah Sakit dan pasien.

22 95 2. Kepala Seksi Pengolahan Data dan Pelaporan Tugas: a. Mengelola tempat pengelolaan data dan pelaporan b. Mengumpulkan dan merekapitulasi data dari semua unit di rumah sakit. c. Melakukan assembling dokumen rawat inap. d. Melakukan coding dokumen rawat inap. e. Mengolah data yang sudah terkumpul. f. Melaporkan kepada Kepala Bidang Rekam Medik sesuai dengan waktu yang disepakati. Wewenang: a. Berwenang untuk mengkoordinir pengumpulan data dari semua unit di Rumah Sakit. b. Berwenang untuk mengeluarkan data untuk keperluan internal atas persetujuan Kepala Bidang. c. Berwenang untuk mengeluarkan data untuk keperluan eksternal atas persetujuan Direktur.

23 96 D. Bidang Perawatan D.1. Pelaksana Utama 1.Kepala Bidang Perawatan a. Membantu Ka.Dep Medik dalam melaksanakan kegiatan program yang telah ditetapkan oleh RS. Budi Lestari di bidang perawatan inap maupun perawatan jalan. b. Mengawasi, mengevaluasi, mengkoordinasi dan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan program pelayanan rawat inap dan perawatan jalan. c. Menyusun dan mengatur sistem dinas paramedis baik di perawatan inap maupun di perawatan jalan. d. Bertanggung jawab terhadap penggunaan dan perawatan peralatan medik dan non medik yang menjadi wewenangnya. e. Memberi petunjuk, pengarahan dan penilaian kepada bawahannya. f. Melaksanakan koordinasi dengan para Pembantu Pelaksana lainnya untuk kelancaran tugasnya. g. Dapat berhubungan langsung baik keluar maupun ke dalam, dalam ruang lingkup tugasnya dengan persetujuan Ka.Dep Medik.

24 97 h. Mengkoordinir pelaksanaan masukan keperawatan i. Mengkoordinir pelaksanaan peningkatan mutu keperawatan. j. Mengkoordinir pelaksanaan etika keperawatan. D.2. Pembantu Pelaksana Utama 1. Kepala Ruang Kamar Bersalin/VK & Perinatologi a. Mengkoordinir semua kegiatan keperawatan. b. Bertangggung jawab terhadap asuhan keperawatan dan asuhan kebidanan. c. Menjalin hubungan yang baik dengan para dokter spesialis d. Membuat laporan bulanan dan tahunan. 2. Kepala Ruang Dahlia a. Mengkoordinir semua kegiatan keperawatan di ruang dahlia. b. Bertanggung jawab terhadap asuhan keperawatan di ruang dahlia. c. Membuat laporan bulanan dan tahunan.

25 98 3. Kepala Ruang Anggrek a. Mengkoordinir semua kegiatan keperawatan di ruang Anggrek. b. Bertanggung jawab terhadap asuhan keperawatan di ruang Anggrek. c. Membuat laporan bulanan dan tahunan. 4. Kepala Ruang Cempaka a. Mengkoordinir semua kegiatan keperawatan di ruang cempaka. b. Bertanggung jawab terhadap asuhan keperawatan di ruang cempaka. c. Membuat laporan bulanan dan tahunan. E. Bidang Farmasi E.1. Pelaksana Utama 1. Kepala Bidang Farmasi a. Mengkoordinir pelayanan obat dan kesehatan baik internal maupun eksternal RS. Budi Lestari.

26 99 b. Melakukan control terhadap pemesanan, penerimaan, penyimpanan dan distribusi obat-obatan di lingkungan RS. Budi Lestari. c. Memberikan petunjuk dan pengarahan kepada bawahannya. d. Melakukan koordinasi dengan para Kepala Seksi dibidangnya dan Kepala bidang yang lain di lingkungan Departemen Medik dan Departemen Umum. e. Membuat laporan bulanan kinerja bidang farmasi. E.2. Pembantu Pelaksanan Utama 1. Kepala Seksi Depo Farmasi Tugas dan wewenang: a. Mengkoordinir pelayanan resep pasien Rawat Inap. b. Melaksanakan perencanaan pengadaan obat sehingga ada jaminan ketersediaan obat di UGD/Poliklinik/OK/VK/ Ranap. c. Menerima permintaan obat dan alat kesehatan di ruangan-ruangan dan apotik. d. Mendistribusikan obat ke gudang obat/logistik sesuai dengan permintaan ruangan. e. Melakukan stok opname obat tiap 10 hari sekali.

27 100 f. Memberi petunjuk dan pengarahan kepada bawahannya. 2. Kepala Seksi Apotik a. Mengkoordinir pelayanan resep pasien Rawat Jalan RS. Budi Lestari dan pasien luar RS. Budi Lestari. b. Membuat perencanaan pengadaan obat ke Depo Farmasi sesuai dengan kebutuhan stok minimal. c. Melakukan stok opname setiap 10 hari sekali. d. Bertanggung jawab terhadap ketersediaan obat sesuai dengan standar obat RS. Budi Lestari. e. Melakukan penerimaan barang pesanan dari bagian pembelian. V. PELAKSANA DAN PEMBANTU PELAKSANA DEPARTEMEN UMUM. Staf Departemen Umum setingkat Kepala Bagian terdiri dari Bagian Personalia, Bagian Rumah Tangga (RUTA), Bagian Logistik dan Bagian Pemasaran/Humas. A. BAGIAN SDM A.1. Pelaksana Utama 1. Kepala Bagian SDM

28 101 a. Melaksanakan kegiatan program kerja sumber daya manusia yang meliputi pelaporan, pengadaan karyawan, pelatihan, pengembangan, pembinaan dan pemutusan hubungan kerja. b. Membantu Kepala Departemen Umum dalam menyusun program kerja Rumah Sakit. c. Mengawasi, mengevaluasi dan bertanggung jawab terhadap pelaksanaannya yang menjadi ruang lingkup tugas dan tanggung jawabnya. d. Melaksanakan koordinasi dengan bidang-bidang lainnya yang ada di RS. Budi Lestari. e. Dapat berhubungan langsung dengan semua bidang yang ada di Rumah Sakit dengan sepengetahuan Kepala Departemen Umum. f. Membuat Surat Keputusan bagi karyawan orientasi, calon karyawan, karyawan kontrak dan karyawan tetap yang berisi tentang identitas karyawan, golongan, jabatan, masa kerja, gaji dan lain sebagainya. g. Membuat analisa ketenagaan RS. Budi Lestari setiap 1 tahun sekali. h. Membuat Pedoman Peraturan Pembinaan Karyawan RS. Budi Lestari.

29 102 i. Membuat peraturan-peraturan/ketentuan-ketentuan tentang kedisiplinan karyawan beserta sanksi pelanggarannya. A.2. Pembantu Pelaksana Utama 1. Kepala Sub Bagian Personalia a. Membuat daftar hadir karyawan/ti b. Memeriksa absensi karyawan/ti dan membuat rekapitulasinya pada format yang telah ada. c. Memasukan data karyawan apabila terjadi perubahan data lama atau adanya penambahan karyawan baru. d. Mengetik surat-surat dan dokumen-dokumen lainnya. e. Mendistribusikan surat-surat dan dokumen lainnya ke pihak yang terkait. f. Membuat Surat Perjalanan Dinas bagi karyawan RS. Budi Lestari, serta mengarsipkannya. 2. Kepala Sub Bagian Diklat a. Membuat program pendidikan dan pelatihan bagi karyawan RS. Budi Lestari.

30 103 b. Mengkoordinir pelaksanaan program pendidikan dan pelatihan karyawan RS. Budi Lestari. c. Mengawasi dan mengevaluasi pelasanaan program pendidikan dan pelatihan karyawan RS. Budi Lestari. d. Mengkoordinir, mengatur dan mengawasi kegiatan pendidikan dan pelatihan pelajar/mahasiswa yang melakukan praktek/magang/pengambilan data di RS. Budi Lestari. e. Merekap data penilaian dan membuat sertifikat bagi para pelajar/mahasiswa tersebut. f. Mengarsipkan sertifikat-sertifikat pendidikan dan pelatihan karyawan RS. Budi Lestari. g. Bersama-sama dengan Kepala Bagian Medik mengkoordinir pengurusan perpustakaan RS. Budi Lestari. B. BAGIAN RUMAH TANGGA (RUTA) B.1. Pelaksana Utama 1. Kepala Bagian Rumah Tangga (RUTA) a. Membuat kegatan program kerja sesuai dengan kebijaksanaan yang telah ditetapkan.

31 104 b. Merencanakan kebutuhan rutin sarana perawatan termasuk pakaian seragam karyawan. c. Mengawasi, mengevaluasi, mengkoordinir dan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan program kerja dari bidang-bidang yang menjadi ruang lingkup tugasnya. d. Memberi petunjuk, pengarahan dan penilaian kepada bawahannya. e. Melaksanakan koordinasi dengan para Kepala Bagian di dalam maupun di luar Departemen Umum untuk kelancaran tugasnya. f. Mengelola keamanan dan kebersihan Rumah Sakit. g. Mengelola sarana transportasi dan ambulance. h. Mengelola pemeliharaan peralatan medik maupun non medik agar selalu dalam kondisi siap pakai. B.2. Pembantu Pelaksana Utama 1. Koordinator Keamanan Tugas dan Wewenang a. Bertanggung jawab atas Keamanan RS. Budi Lestari baik di dalam maupun di luar gedung. b. Bertugas mengawasi dan menjaga keamanan RS. Budi Lestari baik di dalam maupun di luar gedung.

32 105 c. Mengkoordinir jadwal para satuan pengaman (SATPAM) RS.Budi Lestari serta mengatur pembagian tugas-tugasnya. d. Berkoordinasi dengan bagian-bagian lain baik di dalam maupun di luar lingkungan Departemen Umum. 2. Koordinator Sub Bagian Kebersihan a. Bertanggung jawab atas kebersihan RS. Budi Lestari baik di dalam maupun di luar gedung. b. Mengatur pembagian tugas-tugas para Cleaning Service. c. Mengkoordinir jadwal para Cleaning Service. d. Mengawasi dan mengevaluasi pekerjaan para Cleaning Service. e. Memberikan petunjuk dan pengarahan kepada para Cleaning Service. 3. Koordinator Kendaraan a. Bertanggung jawab atas kendaraan dinas RS. Budi Lestari. b. Mengatur jadwal pemakaian kendaraan. c. Mengkoordinir jadwal para supir

33 Koordinator PSRS a. Mengkoordinir pemeliharaan bangunan RS. Budi Lestari. b. Memperbaiki kerusakan-kerusakan bangunan. c. Melakukan pengecatan baik pengecatan baru maupun pengecatan ulang. d. Mengawasi dan mengkoordinir renovasi gedung RS. Budi Lestari. e. Memelihara keindahan bangunan. C. BAGIAN LOGISTIK C.1. Pelaksana Utama 1. Bagian Logistik a. Melaksanakan pengadaan kebutuhan rutin Rumah Sakit sesuai dengan program kerja yang ada di Rumah Sakit. b. Mengumpulkan informasi yang berkaitan dengan rencana pengadaan kebutuhan Rumah Sakit yang berhubungan dengan instalasi. c. Merawat database rekanan Rumah Sakit.

34 107 d. Melaksanakan koordinasi dengan bagian-bagian yang ada di lingkungan Rumah Sakit sejauh mana masih ada kaitannya dengan ruang lingkup tugas dan tanggung jawabnya demi kelancaran tugasnya. e. Dapat berhubungan langsung keluar maupun ke dalam atas nama Kepala Departemen Umum dengan sepengetahuan/persetujuan Kepala Departemen Umum. C.2. Pembantu Pelaksana Utama 1. Kepala Sub Bagian Pengadaan a. Menginput daftar barang-barang ke dalam komputer setiap hari melalui faktur yang datang. b. Membuat HPP Rumah Sakit. c. Membuat HPP Apotik d. Membuat Laporan Penjualan Apotik e. Membuat Laporan Pinjaman Apotik. 2. Kepala Sub Bagian Gudang

35 108 a. Mengerjakan stock pemasukan barang yang masuk gudang ke dalam komputer dan kartu stock. b. Mengerjakan pembelian tunai. c. Menerima barang dari supplier d. Melayani permintaan depo farmasi. e. Depecta barang kosong ke bagian pembelian. D. BAGIAN PEMASARAN/HUMAS D.1. Pelaksana Utama 1. Kepala Bagian Pemasaran dan Humas a. Melaksanakan kegiatan keluar maupun ke dalam secara proaktif, reaktif dan konstruktif untuk mengantisipasi hal-hal yang diperkirakan merusak nama baik Rumah Sakit, serta kegiatan pemasaran baik langsung maupun tidak langsung perorangan maupun pemakai yang memerlukan pelayanan Rumah Sakit. b. Membina hubungan baik antar Rumah Sakit maupun unit-unit pelayanan lainnya termasuk mantan pasien dan lingkungan Rumah Sakit. c. Mengawasi dan mengevaluasi segala gejolak berita baik media cetak maupun media elektronika yang diperkirakan akan

36 109 mendiskreditkan Rumah Sakit serta melaksanakan kegiatan Market intelegensi (mengevaluasi dan menganalisa masalah persaingan pasar), khususnya dalam pengurusan tarif rumah sakit. d. Merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi pelaksanaan program kerja promosi yang menjadi tanggung jawabnya. e. Melaksanakan koordinasi dengan bidang-bidang lainnya yang ada di Rumah Sakit untuk mendapatkan masukan/bahan-bahan untuk keperluan bidang pemasaran dan kehumasan. f. Dapat berhubungan langsung baik keluar maupun ke dalam atas nama Direktur RS. Budi Lestari dalam ruang lingkup tugas dan tanggung jawabnya dengan sepengetahuan/persetujuan Ka.Dep Umum. D.2. Pembantu Pelaksana Utama 1. Kepala Sub Bagian Pemasaran Internal a. Melaksanakan pemasaran secara internal RS. Budi Lestari yang menyangkut kepuasan pelanggan terutama dalam pelayanan di semua bidang. b. Mengatasi masalah-masalah yang timbul yang menyangkut kepuasan pelanggan (komplain) untuk sesegera mungkin diselesaikan secara internal.

37 110 c. Membuat brosur, leaflet, spanduk dan lain-lain untuk proses pemasaran internal. d. Membuat rencana kegiatan marketing. 2. Kepala Sub Bagian Customer Service a. Membuat program-program peningkatan customer service, termasuk pelatihan untuk karyawan dengan berkoordinasi dengan bagian diklat rumah sakit. b. Melakukan survey kepuasan pelanggan sehingga dapat diketahui kebutuhan pelanggan. 3. Kepala Sub Bagian Pemasaran Eksternal a. Melaksanakan kegiatan keluar secara proaktif, reaktif dan konstruktif ke perusahaan, asuransi, dan lain-lain dengan target minimal 4 perusahaan dalam satu bulan. b. Mengantisipasi hal-hal yang diperkirakan merusak nama baik RS. Budi Lestari yang datang dari lingkungan luar RS. Budi Lestari. c. Mengetahui sesegera mungkin semua kebutuhan pelanggan yang berkembang di lingkungan RS. Budi Lestari untuk segera dilaporkan ke Kepala Bagian Pemasaran.

38 111 d. Membina hubungan baik dengan perusahaan, asuransi, klinik praktek, praktek bidan, posyandu dan unit usaha lain. VI. PELAKSANA UTAMA BAGIAN KEUANGAN. 1. Bendahara a. Melakukan pembayaran atas persetujuan Direktur atau Kepala Bagian Keuangan. b. Melakukan penerimaan dari kasir, baik tunai/kredit beserta slip/voucher penerimaan (pendapatan) harian. c. Membuat slip/voucher setoran ke bank atas persetujuan Kepala Bagian Keuangan. d. Membuat laporan keuangan. e. Melakukan pembayaran faktur-faktur obat. 2. Kepala Sub Bagian Akuntansi I a. Membuat laporan keuangan beserta analisanya secara berkala. b. Menghitung gaji karyawan RS. Budi Lestari. c. Mengoreksi jasa dokter.

39 112 d. Mengoreksi laporan Bendahara 3. Kepala Sub Bagian Akuntansi II a. Membuat laporan pajak dokter rawat inap/rawat jalan. b. Membuat buku kas pendamping untuk pajak. c. Cek tagihan/piutang d. Cek buku bendahara dan jumlah buku kas. e. Membuat daftar penyusutan asset per bulan. f. Membuat laporan pajak apotik PPh 21 dan PPh 25 per bulan. g. Membukukan penerimaan setoran kasir apotik ke buku kas. h. Membuat laporan keuangan apotik.

40 Gambaran Proses Bisnis Rumah Sakit Umum Budi Lestari Analisis Sistem yang Sedang Berjalan Dari pengamatan yang telah dilakukan, sesuai dengan subsistem penulisan skripsi ini, maka proses registrasi pasien yang ada dalam rumah sakit sebagai berikut : Proses Registrasi Pasien Baru dan Lama Rawat Jalan Jika pasien adalah pasien baru (dewasa, anak, dan ibu hamil) datang ke bagian registrasi maka pasien harus menyerahkan KTP dan bagian registrasi akan mengisi data sosial pasien ke dalam Lembar Poliklinik sesuai data-data pasien yang ada di KTP, sedangkan jika pasien adalah pasien lama, bagian registrasi akan meminta Kartu pasien. Jika pasien termasuk pasien jaminan asuransi/perusahaan maka harus menyerahkan kartu asuransi. Jika Kartu Asuransi tersebut bisa digesek, lalu bagian registrasi akan menggesek kartu tersebut dan dicetak (print out), tetapi kalau tidak bisa di gesek, maka bagian registrasi akan meminta foto kopi dari Kartu Asuransi pasien yang asli dan status pasien adalah pasien jaminan asuransi. Setelah bagian registrasi mengisi data sosial pasien kemudian bagian registrasi akan mencatat data kunjungan pasien baru atau lama tersebut ke buku registrasi pasien rawat jalan dan memberikan penomoran pada nomor rekam medik pasien (untuk pasien baru) pada lembar poliklinik. Kemudian bagian registrasi akan membuat kartu pasien yang berisi nomor rekam medik, nama serta alamat pasien.

41 114 Setelah itu pasien menunggu untuk dipanggil menuju Poliklinik yang dituju dan bagian registrasi akan memasukan lembar poliklinik beserta form asuransi, hasil cetakan atau foto kopi kartu asuransi asli pasien tersebut, dan slip jasa dokter ke dalam berkas rekam medik, kemudian berkas rekam medik akan diberikan kepada perawat poliklinik. Kemudian pasien akan berobat ke dokter. Setelah itu perawat poliklinik akan mencatat diagnosa penyakit pasien, tindakan dan obat apa saja yang diberikan untuk pasien di berkas rekam medik dan membawa berkas rekam medik kembali ke bagian registrasi untuk disimpan/diarsip serta memberikan slip jasa dokter ke pasien dan pasien akan menuju bagian kasir Proses Registrasi Pasien Baru dan Lama Rawat Inap Setelah pasien (dewasa, anak, dan ibu hamil) konsultasi ke dokter dan diharuskan rawat inap maka pasien akan diberikan Slip Permintaan Rawat Inap 2 rangkap. Rangkap 1 diberikan ke kasir dan rangkap 2 diberikan ke pasien setelah diisi oleh kasir. Kemudian pasien datang ke bagian kasir untuk memilih kelas perawatan yang diambil dan membayar uang muka sebagai deposit. Kasir akan memberikan Lembar Surat Pernyataan Rawat Inap (SPRI) 1 rangkap untuk pasien, yang telah ditandatangani pasien dan kasir sebagai bukti rawat inap pasien untuk dimasukkan ke berkas rekam medik pasien oleh bagian registrasi. Setelah itu, bagian registrasi akan mengisi Lembar Masuk dan Keluar (lembar rawat inap), kemudian bagian registrasi akan mengganti status pasien

42 115 menjadi pasien rawat inap (ranap) dan mencatat data pasien tersebut ke dalam buku registrasi pasien rawat inap, setelah itu bagian registrasi akan memberikan rekam medik kepada perawat poliklinik yang akan mengantarkan berkas rekam medik tersebut ke perawat bagian rawat inap Proses Registrasi Pasien Rujukan Pasien (dewasa, anak, dan ibu hamil) datang atas rujukan dari dokter pribadi, puskesmas atau rumah sakit lain dengan membawa Lembar Surat Rujukan (rekam medik) sebelumnya. Jika pasien rujukan adalah pasien baru, maka proses registrasinya sama dengan pasien baru lainnya, begitu pula jika pasien adalah pasien lama maka proses registrasi sama dengan pasien lama lainnya dan jika pasien rujukan termasuk pasien jaminan asuransi/perusahaan, maka harus menyerahkan kartu asuransi. Pasien rujukan pada umumnya akan menuju dokter spesialis. Jika pasien rujukan datang kurang dari pukul dan dokter yang dituju sedang bertugas maka pasien bisa langsung menuju poliklinik dan dokter yang dibutuhkan, sedangkan jika pasien rujukan datang lebih dari pukul dan tujuannya adalah dokter spesialis, tetapi dokter spesialis sedang tidak bertugas maka pasien tersebut akan diserahkan ke bagian UGD terlebih dahulu untuk diperiksa dan di diagnosa ulang agar menemukan kecocokan diantara diagnosa dokter UGD dengan rekam medik sebelumnya dan dokter UGD akan melakukan konfirmasi dengan dokter spesialis yang terkait dengan penyakit pasien. Setelah proses

43 116 diagnosa selesai, jika pasien tidak diharuskan rawat inap, maka pasien langsung ke kasir untuk membayar jasa dokter, tetapi jika pasien diharuskan rawat inap (proses registrasi sama dengan registrasi rawat inap), maka dokter spesialis akan memberikan Slip Permintaan Rawat Inap dan pasien akan memberikan slip tersebut ke bagian kasir dan kasir akan memberikan SPRI (Surat Pernyataan Rawat Inap) yang akan diberikan pasien ke bagian registrasi (status pasien menjadi pasien rawat inap), kemudian bagian registrasi akan mengisi Lembar Masuk dan Keluar mengenai data pasien rujukan tersebut. Setelah itu, lembar tersebut akan dimasukan kedalam berkas rekam medik yang kemudian diberikan kepada perawat UGD yang akan mengantarkan berkas rekam medik tersebut ke perawat bagian rawat inap Proses Registrasi Pasien Medical Check Up (MCU) Paket Pribadi Pasien MCU terbagi menjadi pasien MCU pribadi dan rekanan. Proses registrasi MCU pribadi dimulai ketika pasien datang ke bagian registrasi dan ingin melakukan MCU paket. Jika pasien adalah pasien baru maka proses registrasi sama dengan pasien baru lainnya dan jika pasien adalah pasien lama maka proses registrasi sama dengan pasien lama lainnya. Bagian registrasi akan mencatat MCU paket yang dipilih oleh pasien di lembar MCU dan kunjungan pasien MCU pribadi akan dicatat ke dalam buku registrasi rawat jalan dan buku registrasi khusus MCU. Kemudian bagian registrasi akan mengantar berkas rekam medik (MCU) tersebut ke perawat poliklinik menuju dokter yang khusus

44 117 menangani medical check up. Dokter akan melakukan pemeriksaan kesehatan terhadap pasien dan mengeluarkan Surat Pengantar Laboratorium (lab)/radiologi (ro) atau SPL/R untuk pasien bawa ke lab/ro. Setelah konsultasi di dokter MCU, pasien akan menuju lab/ro dengan membawa SPL/R, bagian lab/ro akan mencatat kunjungan pasien berdasarkan nomor urut dan hasil lab/ro diberikan ke registrasi untuk diambil pasien 1 sampai 2 hari dari hari pemeriksaan, sedangkan slip tagihan lab/ro diberikan ke pasien untuk pasien bawa ke kasir. Pasien akan melakukan pembayaran di Kasir dan Kasir akan memberikan bukti pembayaran tagihan MCU (lab/ro) yang berguna untuk pasien mengambil hasil MCU (lab/ro) dikeesokan hari. Bagian lab/ro akan memberikan hasil lab/ro pasien ke bagian registrasi dan bagian registrasi akan memberikan ke dokter MCU untuk didiagnosa lebih lanjut. Kemudian setelah didiagnosa, hasil MCU (lab/ro) tersebut kembali diberikan ke bagian registrasi dan bagian registrasi akan menambahkan keteranganketerangan hasil diagnosa dari dokter MCU, setelah itu hasil MCU (lab/ro) siap diambil oleh pasien Proses Registrasi Pasien MCU Paket Rekanan Proses registrasi MCU rekanan dimulai ketika pasien datang ke bagian registrasi dengan membawa Surat Keterangan (SK) dari perusahaan yang sudah bekerjasama dengan rumah sakit untuk dilakukan pemeriksaan kesehatan dan cek lab/ro. Kemudian bagian registrasi mencatat kunjungan pasien kedalam buku registrasi khusus MCU. Pada

45 118 sistem yang berjalan, pasien MCU paket rekanan tidak mendaftarkan diri dengan menggunakan nomor rekam mediknya (jika pasien lama), begitu pula jika pasien adalah pasien baru tidak harus registrasi terlebih dahulu. Kemudian bagian registrasi akan memasukkan Surat Keterangan dari perusahaan kedalam rekam medik MCU dan akan mengantar berkas tersebut ke perawat poliklinik. Setelah itu pasien akan dipanggil untuk menuju dokter yang khusus menangani medical check up. Dokter MCU akan melakukan pemeriksaan kesehatan terhadap pasien dan mengeluarkan Surat Pengantar Laboratorium (lab)/radiologi (ro) atau SPL/R untuk pasien bawa ke lab/ro. Setelah konsultasi di dokter MCU, pasien akan menuju lab/ro dengan membawa SPL/R, bagian lab/ro akan mencatat kunjungan pasien berdasarkan nomor urut. Setelah pasien diperiksa, pasien boleh langsung pulang. Tagihan MCU (lab/ro) akan diberikan ke bagian kasir untuk dikirim ke perusahaan, sedangkan hasil MCU (lab/ro) diberikan ke bagian registrasi dan bagian registrasi akan memberikan ke dokter MCU untuk didiagnosa lebih lanjut. Kemudian setelah didiagnosa, hasil MCU (lab/ro) tersebut kembali diberikan ke bagian registrasi dan bagian registrasi akan menambahkan keteranganketerangan hasil diagnosa dari dokter MCU, setelah itu hasil MCU (lab/ro) diberikan ke bagian kasir. Kemudian bagian kasir akan mengirim hasil beserta tagihan MCU (lab/ro) pasien ke perusahaan tempat pasien bekerja.

46 Proses Pelayanan Informasi Pasien atau pengunjung datang ke bagian registrasi untuk mencari informasi tentang segala sesuatu yang berhubungan dengan rumah sakit. Lalu bagian registrasi akan mencari informasi-informasi yang dibutuhkan oleh pasien atau pengunjung dan memberikannya langsung kepada pasien atau pengunjung.

47 Rich Picture Sistem Berjalan Proses Registrasi Pasien Baru dan Lama Rawat Jalan Gambar 3.2 Rich Picture Proses Registrasi Pasien Baru dan Lama Rawat Jalan

48 Proses Registrasi Pasien Baru dan Lama Rawat Inap Gambar 3.3 Rich Picture Proses Registrasi Pasien Baru dan Lama Rawat Inap

49 Proses Registrasi Pasien Rujukan Gambar 3.4 Rich Picture Proses Registrasi Pasien Rujukan

50 Proses Registrasi Pasien Medical Check Up (MCU) Paket Pribadi Gambar 3.5 Rich Picture Proses Registrasi Pasien MCU Paket Pribadi

51 Proses Registrasi Pasien MCU Paket Rekanan Gambar 3.6 Rich Picture Proses Registrasi Pasien MCU Paket Rekanan

52 Proses Pelayanan Informasi 1. Mencari Informasi Pasien/Pengunjung (Penjenguk) Bagian Registrasi dan Pelayanan Informasi 2. Memberikan Informasi Gambar 3.7 Rich Picture Proses Pelayanan Informasi Analisis Hasil Kuisioner Penyebaran kuisioner yang telah dilakukan terhadap pengunjung/pasien dan staf rumah sakit bertujuan untuk menggambarkan kebutuhan informasi yang dibutuhkan didalam merancang aplikasi sistem rumah sakit pada bab 4. Hasil kuisioner disajikan secara kualitatif berupa tabel frekuensi dan simpulan beberapa alasan dari jawaban pengunjung/pasien dan staf rumah sakit. Berikut hasil kuisioner pengunjung/pasien rumah sakit dengan sampel yang diambil secara acak sebanyak 30 orang dari poliklinik yang berbeda-beda dan staf registrasi dan pelayanan informasi sebanyak 7 orang (sesuai dengan jumlah staf yang ada di rumah sakit).

53 Hasil Kuisioner Pengunjung/Pasien Rumah Sakit Budi Lestari: No. Kriteria Ya Tidak Jumlah 1 Kemudahan untuk mendapatkan informasi. 2 Kemudahan mengetahui lokasi untuk bertanya. 3 Kemudahan menjangkau tempat pelayanan informasi. 4 Ketersediaan fasilitas dalam mendapatkan informasi yang dibutuhkan. 5 Kecepatan waktu dalam memperoleh jawaban dari staf. % % % Kesesuaian informasi yang diterima dan yang ditanyakan. 7 Kepuasan terhadap pelayanan registrasi yang diberikan oleh staf Berikut informasi yang paling sering ditanyakan oleh pengunjung/pasien kepada staf registrasi dan pelayanan informasi rumah sakit, yaitu: Jadwal praktik dokter Ruangan/kamar rawat inap pasien yang dirawat Tarif kamar rawat inap Fasilitas rumah sakit Waktu berkunjung/jam besuk Tabel 3.1 Hasil Kuisioner Pengunjung/Pasien

54 Hasil Kuisioner Staf Registrasi dan Pelayanan Informasi Rumah Sakit Budi Lestari: No. Kriteria Ya Tidak Jumlah 1 Kesulitan dalam menjawab pertanyaan pengunjung/pasien. % % % Kesulitan dalam merespon berbagai macam pertanyaan dari pengunjung/pasien (dalam jumlah banyak) Pencatatan pertanyaan dari pengunjung/pasien Ketersediaan dan kelengkapan data yang ada dalam komputer saat ini sudah dapat membantu dalam menjawab pertanyaan pengunjung/pasien Berikut informasi yang paling sering ditanyakan oleh pengunjung/pasien kepada staf registrasi dan pelayanan informasi rumah sakit, yaitu: Jadwal praktik dokter Ruangan/kamar rawat inap pasien yang dirawat Tarif kamar rawat inap Fasilitas rumah sakit Letak kantin, ATM, dan telepon umum Kenyamanan

55 128 6 Waktu yang dibutuhkan staf dalam menjawab pertanyaan yang diajukan: 4 orang menjawab < 1 menit 1 orang menjawab > 1 menit 1 orang menjawab 1 menit 1 orang menjawab tergantung dari jenis pertanyaannya 7 Media yang sering digunakan untuk memberikan informasi kepada para pengunjung/pasien: 1 orang menjawab menggunakan brosur 1 orang menjawab menggunakan brosur dan papan pengumuman 5 orang menjawab menggunakan brosur dan telepon 8 Fasilitas dan media apa yang dibutuhkan dalam menunjang aktifitas registrasi dan pelayanan informasi untuk pengunjung/pasien: 1 orang menjawab penambahan komputer dan karyawan 5 orang menjawab penambahan komputer dan printer 1 orang menjawab penambahan komputer dan brosur Tabel 3.2 Hasil Kuisioner Staf Registrasi dan Pelayanan Informasi

56 Fungsi-Fungsi Terkait Dalam Proses Bisnis Fungsi terkait yang berhubungan dengan proses bisnis registrasi pasien dan pelayanan informasi adalah sebagai berikut : a. Fungsi Pelayanan Informasi Fungsi ini terkait dalam hal memberikan informasi yang dibutuhkan untuk pasien atau pengunjung yang ingin menjenguk keluarganya yang dirawat. Informasi yang paling sering ditanyakan yaitu mengenai informasi jadwal praktik dokter, letak ruangan/kamar rawat inap pasien yang dirawat, tarif jasa dokter, tarif kamar rawat inap, dan fasilitas rumah sakit. b. Fungsi registrasi atau pendaftaran. Fungsi registrasi terkait dalam hal penerimaan pasien pertama kali di bagian registrasi. Dalam tahapan registrasi ini akan didapatkan data pasien yang akan dimasukan kedalam berkas rekam medik pasien. Rekam medik inilah yang kemudian akan digunakan sebagai referensi kondisi pasien, pencatatan berbagai diagnosa dan tindakan yang terlibat dengan pasien selama di rumah sakit. Secara langsung fungsi ini terlibat dalam proses rawat jalan pada pemberian informasi dan pendaftaran untuk konsultasi ke poliklinik tertentu. c. Fungsi rawat jalan dan rawat inap. Fungsi ini terkait ketika pasien selesai melakukan proses registrasi. Setelah itu pasien akan mendapatkan pelayanan rawat jalan yaitu pasien

57 130 menuju poliklinik yang telah dipilih untuk konsultasi dengan dokter umum/spesialis kemudian jika pasien diharuskan rawat inap oleh dokter, maka pasien melakukan prosedur untuk rawat inap dirumah sakit. d. Fungsi Kasir Fungsi kasir terkait dalam hal registrasi pasien rawat jalan dan rawat inap. Dalam proses registrasi rawat jalan, ketika pasien selesai konsultasi maka akan diberikan slip jasa dokter oleh perawat poliklinik untuk dibawa ke kasir dan untuk registrasi rawat inap, pasien akan diberi informasi mengenai pilihan kelas dan kamar yang tersedia, serta biaya jenis kelas yang dipilih. Selain itu, kasir menangani proses rawat inap saat pasien akan keluar dari rumah sakit dalam hal penyelesaian urusan administrasi pasien rawat inap. 3.4 Dokumen dan Laporan yang Dibutuhkan Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan, dokumen dan laporan yang dibutuhkan di rumah sakit pada perancangan subsistem registrasi pasien dan pelayanan informasi adalah sebagai berikut : a. Lembar Poliklinik Rawat Jalan Umum b. Slip jasa dokter rawat jalan c. Lembar Surat Rujukan d. Form Jaminan Asuransi/Perusahaan e. Slip Permintaan Rawat Inap f. Surat Pernyataan Rawat Inap g. Lembar Masuk dan Keluar Rawat Inap Umum

58 131 h. Catatan poliklnik i. Lembar Hasil Medical Check Up (MCU) j. Laporan kunjungan pasien per shift k. Laporan harian dan bulanan kunjungan pasien rawat jalan dengan jaminan l. Laporan harian dan bulanan kunjungan pasien rawat inap dengan jaminan m. Laporan kunjungan pasien UGD emergency false. 3.5 Analisis Critical Success Factor Critical Success Factor Rumah Sakit Setiap bidang usaha tentunya memiliki faktor-faktor yang berbeda yang dapat membawa mereka menuju kesuksesan. Pada rumah sakit Budi Lestari, faktor-faktor yang menentukan sukses atau tidaknya adalah sebagai berikut : Menyediakan fasilitas yang maksimal. Pihak rumah sakit menyediakan fasilitas yang maksimal mengenai kelengkapan peralatan medis yang menunjang rumah sakit tersebut, baik di ruang poliklinik maupun di ruang rawat inap dan juga kelengkapan di fasilitas lainnya yang dapat membuat pasien merasa nyaman, seperti ruang tunggu, kafetaria, letak ATM yang mudah dijangkau dan toilet yang bersih. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan kepuasan pasien selama berada di rumah sakit.

59 132 Menyediakan Sumber Daya Manusia (SDM) yang berkualitas. Pihak rumah sakit menyediakan SDM yang berkualitas yaitu pekerja-pekerja yang melayani pasien, seperti dokter, perawat, dan staf lainnya, dimana profesionalisme kerja menjadi syarat utamanya. Menyediakan Inventory obat yang paling banyak dibutuhkan pasien. Pihak rumah sakit menyediakan inventory obat yang paling banyak dibutuhkan pasien terkait dengan perencanaan dan perhitungan kebutuhan obat, pengelolaan dan pemantauan obat yang baik dalam hal ketersediaan, kelengkapan dan kualitas/mutu obat serta ketanggapan dalam pemenuhan obat ke pasien. Perencanaan inventory obat dapat dilakukan dengan melakukan Analisis ABC dan Analisis Indeks Kritis ABC untuk menentukan tingkat prioritas masing-masing obat serta mempermudah dalam pengelolaan penyimpanan inventory obat tersebut. Kemudian juga dilakukan perhitungan EOQ dan ROP untuk menentukan jumlah, waktu dan intensitas pemesanan yang tepat ke PBF pada saat item mencapai titik pemesanan kembali, sehingga pengelolaan dan pemantauan ketersediaan, kelengkapan dan kualitas obat dapat dipastikan terpenuhi dan terjaga dengan baik yang secara otomatis akan mendukung kecepatan dalam pemenuhan obat yang

60 133 dibutuhkan oleh pasien. Obat yang mahal dan jarang dibutuhkan pasien lebih baik dikurangi persediannya. Melakukan Kerja Sama dengan Instansi Terkait. Pihak rumah sakit melakukan kerjasama dengan pemerintah (DinasKesehatan), perusahaan asuransi, dan rumah sakit besar rujukan, seperti RSCM, RS FATMAWATI, bertujuan untuk mendukung kelengkapan layanan yang diberikan. Mengusahakan penetapan harga yang terjangkau. Pihak rumah sakit melakukan penetapan harga yang terjangkau bertujuan untuk menunjukan rumah sakit pada fokusnya, yaitu pelayanan sosial bagi masyarakat, bukan pada profit oriented Critical Success Factor subsistem Registrasi Pasien dan Pelayanan Informasi Critical success factor registrasi pasien dan pelayanan informasi secara khusus adalah sebagai berikut: Menyediakan sumber daya manusia (SDM) yang berkualitas. SDM yang berkualitas pada subsistem registrasi pasien dan pelayanan informasi adalah SDM yang bisa memberikan informasi yang lengkap dan akurat yang dibutuhkan oleh pasien/pengunjung, memiliki keramahan dan kesopanan dalam melayani, cepat tanggap terhadap pertanyaan yang diajukan

61 134 pasien/pengunjung, harus bisa memberikan solusi terhadap keluhan yang diajukan pasien dan tentunya harus dapat menjalankan aplikasi sistem informasi rumah sakit dengan baik. Mengusahakan pelayanan yang cepat. Dalam proses bisnis registrasi pasien dan pelayanan informasi, bagian registrasi berhubungan langsung dengan pasien/pengunjung. Faktor waktu cenderung menjadi masalah utama karena banyak dari pasien yang menginginkan pelayanan yang cepat. Maka dari itu faktor kecepatan pelayanan menjadi hal penting dalam menunjang kesuksesan proses pelayanan registrasi dan informasi. Mengusahakan kelengkapan informasi yang tepat. Dengan tersedianya informasi yang lengkap, maka diharapkan informasi yang dibutuhkan pasien/pengunjung terpenuhi dengan tepat dan dilayani dengan cepat. 3.6 Perumusan Masalah Hasil evaluasi yang dilakukan terhadap sistem informasi rumah sakit yang berjalan, khususnya pada subsistem registrasi pasien dan pelayanan informasi menemukan beberapa permasalahan yaitu: 1. Kesalahan pencatatan data pasien Kriteria: setiap data harus dicatat dengan benar dan disimpan sesuai dengan waktu dan tempat.

62 135 Sebab: pencatatan data masih belum tersimpan dengan baik, yaitu pencatatan pada buku kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap dan MCU. Akibat: data yang tercatat tidak akurat dan kehilangan informasi yang dibutuhkan. Rekomendasi: pencatatan data menggunakan sistem yang terkomputerisasi sehingga kesalahan pencatatan data dapat di minimalisasi. Contoh: kesalahan pencatatan data pasien rawat jalan pada lembar poliklinik, pasien rawat inap pada lembar masuk keluar. Data pasien rawat jalan yang berubah status menjadi pasien rawat inap tidak dicatat/dipindahkan ke buku kunjungan rawat inap. 2. Kesalahan pencatatan nomor formulir rekam medik pasien Kriteria: penomoran pada rekam medik harus unik dan urut. Sebab: nomor formulir rekam medik yang sama dapat di catat lebih dari satu kali. Akibat: kesulitan jika mencari nomor formulir rekam medik pasien. Rekomendasi: pada sistem yang terkomputerisasi, nomor formulir rekam medik dan nomor formulir transaksi rawat jalan/inap/mcu secara otomatis melanjutkan dari nomor formulir yang sebelumnya (automatically prenumbered). Contoh: kesalahan pencatatan nomor formulir rekam medik pasien redundant (berulang).

63 Tidak tersedianya informasi yang dibutuhkan pasien Kriteria: segala informasi yang dibutuhkan oleh pasien harus tersedia. Sebab: tidak tersedianya jadwal besuk pasien, tidak konsistennya jadwal praktik dokter, tidak ada pencatatan pasien rawat inap yang pindah ruang atau sudah keluar sehingga informasi yang dibutuhkan tidak tersedia untuk pasien. Akibat: staf registrasi mengalami kesulitan untuk memberikan informasi kepada pasien, bagian registrasi harus berkeliling ke kamar rawat inap untuk mencatat data pasien yang pindah ruang/sudah keluar. Rekomendasi: disediakan papan pengumuman yang berisi jadwal besuk pasien, bagian penjadwalan harus selalu mengupdate jadwal praktik dokter, pada sistem yang terkomputerisasi, pencatatan pasien rawat inap dan pindah ruang ditangani bagian registrasi sehingga bagian registrasi dapat mengetahui data pasien rawat inap/ yang sudah keluar. 4. Manajemen rumah sakit sulit untuk membuat keputusan dikarenakan keterlambatan dalam proses menghasilkan laporan kunjungan pasien rumah sakit. Kriteria: laporan kunjungan pasien rumah sakit tersedia pada saat waktu yang dibutuhkan. Sebab: pencatatan data pasien yang belum disimpan rapi dan penggunaan kertas yang banyak memperlambat proses menghasilkan laporan.