PENDAHULUAN BAB. Microsoft Access

Transkripsi

1 BAB 1 PENDAHULUAN Microsoft Access Diktat ini sebagai referensi dalam perancangan dan penggunaan tabel, query, formulir, report, macro dan modul pemrograman Microsoft Access 97. Dengan mengetahui cara penggunaan fasilitas ini akan memenuhi kebutuhan manajemen database Anda. Microsoft Access merupakan program yang serbaguna, dan merupakan sistem manajemen database relational yang berbasis windows. Dalam kehidupan sehari-hari, Microsoft Access sangat sesuai untuk mengelola berbagai informasi seperti informasi kepegawaian, penjualan, inventory, dan lain sebagainya. Microsoft Access adalah software database dan pemrograman visual yang sangat handal untuk sistem manajemen database relasional (Relational Database Management System / RDBMS). Sebelum Anda menggunakan Microsoft Access, ada beberapa hal penting yang harus Anda perhatikan dalam merancang / mendesain database Anda. Perancangan database yang baik adalah bagaimana database yang Anda desain bekerja secara efektif, akurat dan efisien. Ada beberapa langkah dasar dalam perancangan database, yaitu : 1. Apa Tujuan Database yang Anda buat 2. Tentukan tabel-tabel yang diperlukan dalam Database 3. Tentukan field-field yang diperlukan dalam Tabel 4. Identifikasi field-field yang memiliki nilai unik 5. Tentukan relasi / hubungan relasi antar tabel 6. Buatlah desain database Anda 7. Masukkan data dan buatlah obyek-obyek database lainnya (Table, Query, Form, Report dan Modul) Untuk membangun aplikasi, Microsoft Access mempunyai tujuh kelas obyek yang merupakan blok pembentuk aplikasi : Database Microsoft Access mengelola data dan informasi yang saling terkait, juga mengelola semua yang berkaitan dengan data dan informasi, seperti query, form,report, makro dan modul program. Tabel adalah Obyek di mana data sesungguhnya disimpan Query adalah obyek yang digunakan untuk menerima informasi (berformat seperti tabel) dari satu tabel atau lebih Form adalah interface di mana pengguna berinteraksi dengan data. Form digunakan untuk memasukkan, menyunting dan menampilkan data Report digunakan untuk mengakses dan mencetak data dalam tata letak khusus, dan mempunyai kemampuan performa total dan kalkulasi terhadap sekelompok data terkait Macro adalah rangkaian aksi yang didefinisikan untuk mengotomasi tugas/pekerjaan yang sering dilakukan Modul adalah prosedur yang dibuat dengan Visual Basic for Application (VBA) untuk aplikasi berdaya guna yang tidak terpenuhi oleh Macro atau obyek lain. Microsoft Access merupakan bagian dari paket Microsoft Office dan dioperasikan di bawah sistem operasi windows. Versi-versi Microsoft Access yang sudah beredar adalah versi 1.0, 2.0, 95 dan 97. Dengan microsoft access diharapkan dapat memberikan informasi bagi pengambil keputusan (decision maker) secara cepat dan akurat. Kebutuhan Sistem Microsoft Access 97 Perangkat hardware dan software yang disarankan untuk unjuk kerja yang optimal dalam menjalankan sistem Microsoft Access 97 adalah : Sistem Operasi Microsoft Windows 97 atau Microsoft Windows NT 4.0 atau versi yang lebih baru Processor pentium I, II, atau III atau yang memiliki kemampuan lebih tinggi Monitor VGA atau monitor yang memiliki resolusi yang lebih tinggi yang mendukung Microsoft Windows RAM 16 MB atau lebih Microsoft Access 97 BAB-I Hal : 1

2 Instalasi Sistem Microsoft Access 97 Program Master Microsoft Access 97 merupakan bagian dari paket Microsoft Office 97 (seperti : Microsoft Word, Microsoft Excell, Microsoft Power Point) yang terdapat pada Compact Disk (CD). Untuk melakukan instalasi Sistem Microsoft Access 97, ikuti langkah-langkah berikut : Masukkan CD Microsoft Office 97 ke dalam CD ROM drive Gunakan salah satu fasilitas Sistem Operasi Windows untuk menjalankan program setup. Misalnya Windows Explorer, Run, atau Add/Remove Programs pada Control Panel. Ikuti instruksi selanjutnya di layar monitor anda. Memulai Microsoft Access 97 Setelah menginstal secara lengkap program Microsoft Office 97, selanjutnya Anda dapat menjalankan Microsoft Access pada Sistem Operasi Windows sebagai berikut : klik button pilih menu klik folder perhatikan di layar muncul : Windows Aplikasi Baris Menu Tombol cepat / Shortcut key Membuat database baru Membuka database yang sudah dibuat Membuat database dengan panduan database yang sudah dibuat Gambar 1-1 : Tampilan Awal Microsoft Access 97 Membuat Database Ada 2 (dua) metoda untuk membuat database, yaitu : Blank Database Metoda ini lebih fleksibel karena anda bisa mendefinisikan sendiri tabel, form, report dan obyekobyek lainnya. Database Wizard Metoda ini akan memandu anda dalam pembuatan tabel, form dan report untuk jenis database yang anda pilih yang sudah tersedia dalam Microsoft Access Membuat Database menggunakan Database Wizard 1. Ketika Anda menjalankan Microsoft Access 97, kotak dialog (dialog box) secara otomatis ditampilkan (lihat Gambar 1.1). Klik Databse Wizard, kemudian klik tombol OK. Jika database sudah dibuka atau ditutup, klik New Database pada toolbar 2. Pada Database tab, klik ganda icon untuk jenis database yang ingin Anda buat 3. Tentukan nama dan lokasi untuk database 4. Klik tombol Create Membuat Blank Database (tanpa menggunakan Database Wizard) 1. Ketika Anda menjalankan Microsoft Access 97, kotak dialog (dialog box) secara otomatis ditampilkan (lihat Gambar 1.1). Klik Blank Database, kemudian klik tombol OK. Jika database sudah dibuka atau ditutup, klik New Database pada toolbar dan double klik icon Blank Database pada General tab 2. Tentukan nama dan lokasi untuk database 3. Klik tombol Create Microsoft Access 97 BAB-I Hal : 2

3 Selanjutnya anda akan melihat tampilan Windows Database berikut : File database DB1.MDB Obyek Database Gambar 1-2 : Windows Database Membuat Tabel Seperti telah diterangkan di atas, bahwa tabel adalah obyek di mana data sesungguhnya disimpan. Tabel terdiri atas baris dan kolom. Setiap baris disebut record dan setiap kolom berisi elemen informasi yang berbeda, disebut field. Sebagai ilustrasi, perhatikan contoh tabel pegawai berikut : Fields Records Langkah-langkah pembuatan Tabel : Gambar 1-3 : Tabel Karyawan 1. Klik tab Table pada Windows Database (Gambar 1.2), kemudian klik tombol New 2. Klik Ganda Design View pada kotak dialog berikut : 3. Isi kolom Field Name dan Data Type seperti berikut : Primary Key / Kunci Utama Nama Tabel Jenis data Field propertis untuk field NIP Gambar 1-4 : Desain Tabel Karyawan Microsoft Access 97 BAB-I Hal : 3

4 4. Definisikan field yang merupakan Primary Key (kunci utama) dalam hal ini adalah field NIP. NIP merupakan field primary key / kunci utama, karena sifatnya unik artinya tidak mungkin ganda dan mewakili secara menyeluruh terhadap entity karyawan, dan setiap karyawan selalu punya nomor induk. 5. Simpan Tabel dengan nama tblkaryawan. Masukkan data Tabel Karyawan di atas (Gambar 1-3). Jenis Data Field Sebelum melangkah lebih jauh Anda harus mengetahui terlebih dahulu jenis data (data type) untuk field yang dibuat. Text Jenis data ini digunakan untuk menyimpan data seperti nama, alamat, bilangan yang tidak membutuhkan kalkulasi/perhitungan seperti Nomor Induk Pegawai, Nomor Telepon, Kode Pos. Field text dapat menampung data sampai 255 karakter. Anda dapat mengubahnya sesuai yang diperlukan. Memo Jenis data Memo digunakan untuk menyimpan data teks yang panjangnya melebihi 255 karakter. Daya tampung field memo ini maksimum 64 kbyte. Number Jenis data Number / bilangan digunakan untuk menyimpan nilai numerik untuk kalkulasi matematik, kecuali kalkulasi uang atau yang membutuhkan presisi tinggi. Jenis dan ukuran nilai numerik yang dapat disimpan dalam field number ditentukan dari properti Field Size nya. Misalnya ukuran field Integer dapat menampung bilangan dari s/d Field berjenis Number mempunyai beberapa properti field size seperti berikut : Field Size Jangkauan Byte Integer s/d Long Integer s/d Single -3,402823E38 s/d +3,402823E38 Double -1, E308 s/d +1, E308 Date/Time Jenis data Date/Time digunakan untuk menampung data tanggal atau jam. Format tanggal atau jam dapat disesuaikan dengan format indonesia dalam Regional setting Panel Kontrol Windows 95. Currency Jenis data Currency digunakan untuk menampung data bilangan. Biasanya jenis data ini digunakan untuk bilangan uang yang mempunyai presisi hingga 15 digit desimal. Format mata uang dapat disesuaikan dengan format indonesia dalam Regional setting Panel Kontrol Windows 95. AutoNumber Jenis data AutoNumber digunakan untuk membuat field yang secara otomatis akan memasukkan bilangan pada saat menambahkan data baru/record. Bilangan yang dihasilkan field ini bersifat unik, tidak mungkin ada data yang sama. Yes/No Jenis data Yes/No digunakan untuk menampung salah satu keadaan dari dua kemungkinan, yaitu Yes atau No, -1 atau 0 OLE Object Jenis data OLE (Object Link and Embedded) digunakan untuk menyimpan obyek OLE, file dokumen, gambar atau file lainnya yang dibuat dalam program lain. Hyperlink Jenis data Hyperlink digunakan untuk menampung data text atau gabungan text dan angka yang disimpan sebagai text dan digunakan sebagai alamat hyperlink. Biasanya alamat hyperlink ini digunakan pada internet. Lookup Wizard Jenis data ini dapat digunakan untuk membuat field yang menampilkan daftar pilihan dalam kotak daftar (combo box). Setelah mengetahui terlebih dahulu jenis-jenis data di atas, Anda dapat melakukan pengisian data ke dalam tabel dan penyuntingan terhadap tabel yang telah dibuat, seperti : mengurutkan data (sort), menambah data, menghapus data, dan sebagainya. Lihat ilustrasi berikut ini. Microsoft Access 97 BAB-I Hal : 4

5 sort, filter, or find record edit, check, spelling or print Add or Delete record Switch view Analisis Tabel Gambar 1-5 : Datasheet view Perhatikan tabel berikut ini : Tanggal NoLgn Nama Alamat Jlh Tagihan Yunus Bandung 250, Rahmat Yogyakarta 350, Budiman Jakarta 275, Budiman Jakarta 550, Rahmat Yogyakarta 225, Rahmat Yogyakarta 325, Yunus Bandung 275, Budiman Jakarta 420, yunus Bandung 275, Gambar 1-6 : Tabel yang tidak konsisten Tabel di atas berisi duplikasi informasi sehingga NoLgn, Nama dan Alamat ditulis berkali-kali. Apabila suatu ketika terjadi perubahan nama atau alamat langganan misalnya, maka harus mengganti di semua record yang mengandung hal tersebut. Bila ada yang terlewat maka informasi tersebut tidak konsisten lagi. Untuk mengatasi masalah tersebut maka tabel di atas harus dibagi ke dalam tabel-tabel terpisah di mana setiap jenis informasi disimpan hanya sekali. Hal tersebut akan membuat database lebih efisien dan lebih mudah untuk diupdate serta mengurangi ukurannya. Tabel tagihan tersebut dapat kita bagi dua, yaitu Tabel Langganan dan Tabel Tagihan berikut ini: Tabel Langganan NoLgn Nama Alamat 1001 Rahmat Yogyakarta 1002 Yunus Bandung 1003 Budima Jakarta Tabel Tagihan NoLgn Tanggal Jlh Tagihan , , , , , , , , , Gambar 1-7 : Tabel konsisten Relasi Antar Tabel (Table Relationship) Setelah membuat beberapa tabel yang berbeda dalam database, Anda perlu mengetahui bagaimana Microsoft Access dapat menampilkan informasi secara bersama-sama dari beberapa tabel yang berbeda. Langkah pertama dalam proses ini adalah mendefinisikan relasi/hubungan antara tabel, Setelah Microsoft Access 97 BAB-I Hal : 5

6 melakukannya Anda dapat membuat Query, Form dan Report untuk mebnampilkan informasi dari beberapa tabel berbeda dalam satu saat. Sebagai contoh perhatikan Form Tagihan berikut : Tabel Langganan Tabel Tagihan Gambar 1-8 : Dua tabel dalam satu form Bagaimana relationship bekerja? Pada Gambar 1-8, field-field dalam dua tabel tersebut harus dikoordinasikan sehingga menampilkan informasi tentang pelanggan yang sama. Koordinasi ini diselesaikan dengan relasi / hubungan antar tabel. Relationship bekerja sesuai field kuncinya, biasanya field dengan nama sama dalam tabel. Dalam banyak hal, field-field yang sesuai adalah kunci utama (primary key) dari satu tabel yang menetapkan suatu pengenal unik untuk setiap record dan kunci tamu (foreign key) dalam tabel lainnya. Sebagai contoh pada Gambar 1-7 di atas, Tabel Langganan dihubungkan dengan ke tabel Tagihan melaui field NoLgn. Field NoLgn pada Tabel Langganan merupakan kunci utama (primary key) dan field NoLgn pada Tabel Tagihan merupakan kunci tamu (foreign key). Primary key NoLgn Nama Alamat 1001 Rahmat Jakarta NoLgn Tanggal Jlh Tagihan , , ,00 Gambar 1-9 : Relasi dua tabel Foreign key A one-to-many relationship (Relasi satu ke banyak) Relasi satu ke banyak adalah jenis relasi yang umum digunakan. Dalam relasi satu ke banyak, satu record dalam tabel A dapat mempunyai banyak record dalam tabel B. Tabel B hanya mempunyai satu record yang sesuai dalam tabel A. Tabel Langganan NoLgn Nama Alamat 1001 Rahmat Yogyakarta 1002 Yunus Bandung 1003 Budima Jakarta Tabel Tagihan NoLgn Tanggal Jlh Tagihan , , , , , , Gambar 1-10: Relasi satu ke banyak Microsoft Access 97 BAB-I Hal : 6

7 A many-to-many relationship (Relasi banyak ke banyak) Dalam relasi banyak ke banyak (many-to-many relationship), setiap record dalam tabel A dapat memiliki banyak record yang sesuai dalam tabel B, dan setiap record dalam tabel B dapat memiliki banyak record yang sesuai dalam tabel A. Jenis relasi ini ditentukan oleh tabel ke tiga (disebut Tabel Persimpangan / Junction Table). Gambar di bawah ini mengilustrasikan relasi banyak ke banyak antara dua tabel. Perhatikan, (No_Ang=A001) meminjam dua buku, yaitu Ms Access 97 dan Delphi. Tabel Anggota No_Ang Nama Alamat J_Pinjam No_Buku TG_PJ A001 Sri Hartati Kopo B A001 Sri Hartati Kopo B A002 Sukmawati Cijerah 23 3 B A002 Sukmawati Cijerah 23 3 B A002 Sukmawati Cijerah 23 3 B A003 Deliani Buah Batu 5 1 B A004 Saefudin Anggrek 10 2 B A004 Saefudin Anggrek 10 2 B A005 Agung Cicadas 14 2 B A005 Agung Cicadas 14 2 B Sri Hartatii Tabel Buku No_Buku Judul Pengarang No_Ang B001 Ms Access 97 Faisal Amir A001 B001 Ms Access 97 Faisal Amir A002 B001 Ms Access 97 Faisal Amir A004 B002 Delphi Suhandoko A001 B002 Delphi Suhandoko A002 B002 Delphi Suhandoko A003 B002 Delphi Suhandoko A005 B003 Visual Basic Zianto A005 B005 Visual Foxpro M. Fauzan A002 B005 Visual Foxpro M. Fauzan A004 B005 Visual Foxpro M. Fauzan A009 B006 MIS A. Mizan A007 Gambar 1-11: Relasi banyak ke banyak Relasi di atas mungkin membingungkan, karena kelihatannya seperti relasi satu ke banyak. Perhatikan kolom No_Ang pada Tabel Buku ditulis beberapa kali. Untuk menggabungkan dua tabel tersebut dibutuhkan field bersama. Tetapi field No_Buku pada tabel Anggota menghasilkan beberapa record yang berisi data sama. Misalnya record yang berisi anggota Sri Hartati ditulis dua kali, yaitu untuk setiap Buku yang dia pinjam. Tabel yang terlihat pada Gambar di atas sangat tidak efisien untuk ruang penyimpanan. Kalimat Ms Access 97, Delphi, Visual Basic dan Visual Foxpro ditulis beberapa kali pada tabel Buku. Juga apabila suatu ketika data di-update, lebih dari satu record yang harus diubah. Untuk menghubungkan dua tabel tersebut, Anda harus menyusun kembali tabel di atas dan menambahkan tabel ketiga (Junction Table) sebagai penghubung. Gambar di atas akan disusun kembali menjadi lebih efisien seperti gambar brikut ini : Microsoft Access 97 BAB-I Hal : 7

8 Tabel Anggota No_Ang Nama Alamat J_Pinjam A001 Sri Hartati Kopo A002 Sukmawati Cijerah 23 3 A003 Deliani Buah Batu 5 1 A004 Saefudin Anggrek 10 2 A005 Agung Cicadas 14 2 Tabel Pinjam No_Ang No_Buku TG_PJ A001 B A001 B A002 B A002 B A002 B A003 B A004 B A004 B A005 B A005 B Tabel Buku No_Buku Judul Pengarang B001 Ms Access 97 Faisal Amir B002 Delphi Suhandoko B003 Visual Basic Zianto B004 Ms Office Syahwildan B005 Visual Foxpro M. Fauzan B006 MIS A. Mizan B007 Ms Word Thamrin B008 Ms Excel Sudradjat Gambar 1-12 Relasi banyak ke banyak dengan tabel penghubung A one-to-one relationship (Relasi satu ke satu) Pada relasi satu ke satu, setiap record dalam tabel A dapat mempunyai hanya satu record yang sesuai dalam tabel B, dan setiap record dalam tabel B dapat mempunyai hanya satu record yang sesuai dalam tabel A. Sebagai contoh, perhatikan ilustrasi berikut : Nip Nama Tg Lahir Moh. Arifin Ade Syaefudin Agus Mulyana Reni Agustini Nip Gaji Pokok , , , ,00 Gambar 1-13: Relasi satu ke satu Mendefinisikan relasi Anda dapat mendefinisikan relasi dengan menambahkan tabel yang akan direlasikan ke windows relationship, kemudian men-drag field kunci dari tabel yang satu dan men-drop nya pada field kunci dalam tabel yang lain. Jenis relasi yang dibuat oleh Microsoft Access tergantung bagaimana field-field yang berelasi didefinisikan : Relasi satu ke banyak dibuat jika hanya satu field berelasi merupakan kunci utama (primary key) atau mempunyai unique index. Relasi satu ke satu dibuat jika kedua field yang berelasi merupakan primary key atau mempunyai unique index. Relasi banyak ke banyak yang sebenarnya adalah dua relasi satu ke banyak dengan tabel ke tiga yang berisi dua field primary key yang juga merupakan foreign key dari dua tabel berbeda. Microsoft Access 97 BAB-I Hal : 8

9 LATIHAN - I Perhatikan tabel Langganan dan Tagihan berikut ini : Tabel Langganan NoLgn Nama Alamat 1001 Rahmat Yogyakarta 1002 Yunus Bandung 1003 Budima Jakarta Tabel Tagihan NoLgn Tanggal Jlh Tagihan , , , , , , , , , Buatlah file database baru LATIH1.MDB Jalankan program Microsoft Access 97 Pilih Blank Database tekan tombol OK Ketik LATIH1 pada folder New Documents perhatikan di layar terlihat windows database LATIH1 yang terdiri dari tab Tables, Queries, Forms, Reports, Macros dan Modules seperti berikut: Buatlah tabel Langganan dan Tagihan di atas dengan struktur sebagai berikut: Field Name Data Type Field Size NoLgn Text 4 Nama Text 20 Alamat Text 30 Klik tombol New pada Windows Database LATIH1 Pilih Design View, klik tombol OK Ketik field name untuk tabel langganan seperti pada struktur di atas Tempatkan kursor pada field NoLgn (NoLgn besifat unik) klik tombol Primary Key (berlogo Kunci) pada toolbar menu Simpan tabel dengan nama Langganan Keluar dari tabel langganan dengan perintah menu File, lalu pilih Close Tugas Anda selanjutnya membuat tabel Tagihan dengan struktur sebagai berikut : Field Name Data Type Field Size Format NoLgn Text 4 Tanggal Date/Time Medium Date Jlh Tagihan Number Long Integer Standard Ulangi cara di atas untuk membuat tabel Tagihan tetapi dalam tabel ini tidak ada field yang unik. Membuat relasi satu ke banyak antar tabel Langganan dan Tagihan klik menu Tool, Relationship klik tombol Show Tables (berlogo +) double klik Langganan dan Tagihan klik tombol Close Microsoft Access 97 BAB-I Hal : 9

10 Drag NoLgn pada tabel Langganan ke NoLgn pada tabel Tagihan. Klik Enforce Referential Integrity, Cascade Update Related Fields, Cascade Delete Related Records lalu tekan tombol Create Perhatikan jendela relationship sbb: Memasukkan data ke dalam tabel pada windows database, pilih tabel Langganan Klik tombol Open Masukkan data tabel Langganan di atas Dengan cara yang sama, ulangi cara di atas untuk memasukkan data tabel tagihan TUGAS a. Buat file database TUGAS-1.MDB b. Buat tabel Anggota,Buku dan Pinjam berikut ini, c. Definisikan field mana saja yang merupakan field unik d. Buat relasi antar tabel Tabel Anggota No_Ang Nama Alamat J_Pinjam A001 Sri Hartati Kopo A002 Sukmawati Cijerah 23 3 A003 Deliani Buah Batu 5 1 A004 Saefudin Anggrek 10 2 A005 Agung Cicadas 14 2 Tabel Buku No_Buku Judul Pengarang B001 Ms Access 97 Faisal Amir B002 Delphi Suhandoko B003 Visual Basic Zianto B004 Ms Office Syahwildan B005 Visual Foxpro M. Fauzan B006 MIS A. Mizan B007 Ms Word Thamrin B008 Ms Excel Sudradjat Tabel Pinjam No_Ang No_Buku TG_PJ A001 B A001 B A002 B A002 B A002 B A003 B A004 B A004 B A005 B A005 B Microsoft Access 97 BAB-I Hal : 10