PERENCANAAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU GUNA MENCAPAI EFISIENSI BIAYA PRODUKSI

Transkripsi

1 PERENCANAAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU GUNA MENCAPAI EFISIENSI BIAYA PRODUKSI Darsini, Mathilda Sri Lestari Program Studi Teknik Industri Fakultas Teknik Universitas Veteran Bangun Nusantara SukoharjoTelp (573156) ABSTRACT System of basic material supply in one company is used to get efficiency of production cost. Supply is all cost and detriment that raise for the result of supply system cost availability. It consists of purchasing cost, ordering cost, keeping and supplying cost. It needs controlling of supply system to get efficiency of production cost. It can be concluded that basic material supply has an important role to keep production cost down. The researcher used calculating /analysis for the research approach to find out the keeping total cost for each types of product with EOQ method. While the analysis was done from the result of tabulation, then it was analyzed for each main basic material (cotton, rayon) and auxiliary basic material (distaff). Finally, it could be known that the result of main basic material difference. From the research, it can be seen that main basic material : difference of supplying cost = Rp and production cost = Rp , and for auxiliary basic material : difference of supplying cost = Rp ,- production cost = ,- From here, the total supplying cost difference is Rp ,-. So, it will get efficiency of product cost. With the same method, it got the efficiency of total production cost : Rp ,- (for main basic material) and Rp (for auxiliary basic material) = ,-. So, planning for supply of basic material can be applied in PT. SSI, Grogol, Sukoharjo. It is also hoped that this research can be used as a means of determination to improve the company productivity. Keywords: planning, supplying, basic material, and efficiency cost. PENDAHULUAN Perusahaan pada umumnya merupakan organisasi yang bertujuan untuk memperoleh laba dan mempertahankan hidupnya.agar dapat mencapai tujuan, perusahaan perlu menyusun rencana untuk mencapai laba yang diinginkan.karena laba yang diperoleh perusahaan sering dipakai sebagai ukuran keberhasilan perusahaan dalam mengelola sumber-sumber yang ada. Untuk itu perusahaan harus mampu melihat dan memanfaatkan kesempatan yang ada, sehingga dapat menilai kemungkinan dan peluang yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Salah satu faktor produksi yang sangat penting adalah bahan baku, karena akan menentukan kelancaran pelaksanaan proses produksi. Sehingga perusahaan memerlukan suatu sistimpersedian bahan baku. Namun demikian cara penyelenggaraan persediaan bahan baku akan berbeda-beda untuk setiap perusahaan baik dalam hal jumlah unit maupun manajemen atau pengelolan dari persediaan bahan baku dalam perusahaan yang bersangkutan. Melihat realita yang sesuai dengan perkembangan perusahaan yang semakin meningkat, maka diperlukan suatu pengelolaan dan perencanaan untuk dapat memenuhi permintaan. Tahap perencanaan langkah awal yang sangat penting untuk mencapai keberhasilan yang akan dicapai, juga dalam perencanaan bahan baku yang harus dilaksanakan sebaikbaiknya. Permasalahan yang sering dihadapi adalah perencanaan persediaan bahan baku yang kurang baik sehingga sering terlambat. Hal tersebut akan mengakibatkan proses produksi akan menjadi terlambat sehingga tidak mampu memenuhi permintaan pasar yang pada akhirnya perusahaan akan mengalami kerugian yaitu kehilangan kesempatan untuk memperoleh sejumlah keuntungan yang diharapkan, berkurangnya kepercayaan pelanggan dan kerugian operasional seperti : tenaga kerja dan mesin yang kurang produktif. Begitu juga sebaliknya jika persediaan bahan baku berlebihan akan menyebabkan tingginya biaya penyimpanan serta penggunaan investasi untuk persediaan bahan yang besar akan mengakibatkan berkurangnya dana untuk investasi di bidang lain. Selain itu perusahaan harus menanggung resiko penurunan kualitas.secara umum dapat dikatakan bahwa biaya system persediaan adalah semua pengeluaran dan kerugian yang timbul sebagai akibat adanya persediaan biaya system persediaan yang terdiri dari biaya pembelian,.biaya pemesanan, biaya simpan dan persediaan. Sehingga untuk mencapai efisiensi biaya produksi perlu adanya pengendalian system persediaan bahan baku yang meliputi tersebut di atas. Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa persediaan bahan baku mempunyai peranan yang sangat besar dalam penekanan biaya produksi. Oleh karena itu dipilih bidang penyediaan B-333

2 bahan baku sebagai obyek pembahasan dengan judul Sistem Perencanaan Persediaan Bahan Baku Guna Mencapai Efisiensi Biaya Produksi. Berdasarkan permasalahan di atas, penelitian ini bertujuan : 1. Untuk mengetahui perencanaan system persediaan bahan baku pada perusahaan yang diteliti. 2. Mencapai efisiensi biaya produksi di PT. Sinar Surya Indah Telukan Grogol Sukoharjo. Tinjauan Pustaka Sistem Persediaan adalah suatu cara mengatur proses sumber bahan yang menganggur sampai proses lebih lanjut. Yang dimaksud proses lanjut adalah berupa kegiatan produksi dalam sistem manufaktur. Bagi perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi, persediaan merupakan salah satu faktor penunjang dalam menjalankan operasi perusahaannya. Tanpa adanya persediaan, perusahaan tersebut akan dihadapkan pada resiko bahwa berusahaan tersebut tidak dapat memenuhi permintaan pelanggan maupun dalam berproduksi.untuk dapat melangkah lebih jauh pada pembahasan, perlu dipahami tentang pengertian persediaan itu sendiri. Beberapa definisi persediaan antara lain adalah sebagai berikut: 1. Persediaan merupakan aktiva yang meliputi usaha barang-barang milik perusahaan dengan maksud dapat dijual dalam suatu periode usaha yang normal atau persediaan barang-barang yang masih dalam proses produksi (Assauri. S, 1987). 2. Teori persediaan memberikan penentuan proses yang optimal untuk mendapatkan perkiraan kebutuhan masa yang akan datang (Arman H,N, 1999). 3. Persediaan merupakan sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasi terhadap pemenuhan permintaan (Handoko.H, 1994). Dalam pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa persediaan merupakan suatu barang atau bahan baik itu bahan mentah, setengah jadi ataupun bahanm jadi yang secara sengaja disimpan menurut cara-cara tertentu, sehingga dapat digunakan pada masa mendatang sehingga dapat menghasilkan keuntungan. Sedangkan persediaan yang diadakan mulai dari bahan mentah sampai barang jadi antara lain berguna untuk : 1. Menghindari dan melindungi persediaan terhadap kerusakan, pemborosan dan pemakaian yang tidak perlu. 2. Menghilangkan resiko keterlambatan datangnya bahan-bahan yang dibutuhkan perusahaan. 3. Mempertahankan stabilitas operasi perusahaan harus menyeleng-garakan persediaan bahan baku adalah : 4. Mendapatkan total biaya minimal atau tercapainya efisiensi biaya. Sedangkan ada beberapa hal yang menyebabkan suatu perusahaan harus menyelenggarakan persediaan baban baku adalah : 1. Bahan baku yang akan digunakan pelaksanaan proses produksi dari perusahaan-perusahaan tersebut tidak dapat dibeli atau didatangkan satu persatu dalam jumlah unit yang diperlukan serta pada saat bahan tersebut akan dipergunakan untuk proses produksi dalam perusahaan. 2. Apabila bahan yang akan dipergunakan tidak ada dalam perusahaan atau tidak mempunyai persediaan bahan baku, sedangkan bahan yang dipesan belum datang maka pelaksanaan proses produksi dalam perusahaan tersebut terganggu karenanya. 3. Untuk menghindari diri dari kekurangan persediaan bahan baku. Persediaan yang terdapat dalam perusahaan dapat dibedakan dalam dua cara yaitu dilihat dari fungsi dan jenis barang. Dilihat dari fungsinya persediaan dapat dibedakan (Assauri. S. 1997). a. Persediaan yang berlebihan (Batch stock) Persediaan yang diadakan karena membeli atau membuat bahan-bahan atau barang dalam jumlah yang lebih besar dari pada jumlah yang dibutuhkan pada saat itu.terjadinya persediaan ini disebabkan oleh pengadaan bahan yang dilakukan lebih banyak dari yang dibutuhkan. b. Persediaan yang berfluktuasi (fluctuation stock) Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat disamakan.dalam hal ini perusahaan mengadakan persediaan untuk dapat memenuhi permintaan konsumen apabila tingkat permintaan menunjukkan keadaan yang tidak tetap dan fkultuasinya tidak dapat diramalkan terlebih dahulu. c. Persediaan yang dapat diramalkan (anticipation stock) B-334

3 Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi yang dapat diramalkan berdasarkan pola musiman dan maksudnya untuk menjaga kemungkinan terjadinya kesulitan memperoleh bahan-bahan sehingga tidak mengganggu operasi. Sedangkan jika dilihat dari jenis-jenis barang, persediaan dapat dibedakan menjadi : a. Persediaan bahan baku b. Persediaan bagian produk yang dibeli c. Persediaan bahan pembantu d. Persediaan barang setengah jadi e. Persediaan barang jadi Perencanaan Produksi Perencanaan produksi merupakan dasar bagi manajer untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Oleh karena itu perencanaan produksi memerlukan pertimbangan dan ketelitian dalam menganalisis setiap kebijaksanaan yang akan diambil. Pertimbangan dan ketelitian menganalisis diperlukan untuk mengatasi ketidakpastian dimasa yang akan datang terutama kepastian dalam penjualan. Adapun tujuan dari perencanaan produksi adalah : 1. Untuk mencapai tingkat keuntungan tertentu 2. Untuk memeriksa pangsa pasar tertentu 3. Untuk mengupayakan perusahaan tersebut tetap bekerja pada tingkat produksi yang efisien. 4. Untuk mengusahakan dan mempertahankan supaya pekerjaan dan kesempatan kerja yang sudah ada tetap pada tingkat prima. 5. Untuk mengefisienkan fasilitas yang ada pada perusahaan yang bersangkutan (Ahyari, 1993: 37) Secara umum konsumen menginginkan barang-barang dalam jumlah yang cukup dengan kualitas yang baik dan harga yang terjangkau. Di lain pihak bagi pekerja mereka menginginkan agar perusahaan dapat mempertahankan kesempatan kerja yang sudah ada dan dapat menciptakan lingkungan kerja yang sehat serta adanya jaminan keselamatan kerja pada kapasitas yang optimal, diperolehnya tingkat keuntungan tertentu serta dapat digunakan faktor produksi yang ada seefisien mungkin. Dari uraian diatas ditarik suatu kesimpulan bahwa tujuan dari perencanaan produksi adalah menentukan jumlah produk dalam waktu tertentu dengan kualitas maupun kuantitas yang diharapkan dengan keuntungan yang maksimal. Efisiensi Biaya Produksi Biaya produksi merupakan hasil penjumlahan antara biaya bahan baku, biaya overhead pabrik dan biaya tenaga kerja langsung. Sedangkan efisiensi biaya adalah biaya produksi yang dibuat agar hasil yang diperoleh minimal. Adapun biaya-biaya dalam keputusan persediaan bahan baku adalah sebagai berikut (Arman H.N, 1999) : 1. Biaya Pembelian Biaya pembelian adalah biaya untuk membeli barang.besarnya biaya ini tergantung pada jumlah barang yang dibeli dan harga satu barang.biaya pembelian menjadi faktor penting ketika harga barang yang dibeli tergantung pada ukuran pembelian. 2. Biaya Pemesanan Biaya pemesanan ada 2 jenis sesuai asal-usul barang yaitu biaya pemesanan bila barang yang diperlukan diperoleh dari pihak luar dan biaya pembuatan. 3. Biaya Penyimpanan Biaya penyimpanan adalah semua pengeluaran yang timbul akibat penyimpanan barang. 4. Biaya Kekurangan Persediaan Bila perusahaan kehabisan barang pada saat ada permintaan, maka akan terjadi keadaan kekurangan persediaan. Keadaan ini akan menimbulkan kerugian karena proses produksi akan terganggu dan kehilangan kesempatan untuk mendapatkan keuntungan atau kehilangan konsumen pelanggan karena kecewa sehingga beralih ketempat lain. Model Economic Order Quantity (EOQ) EOQ merupakan salah satu teknik kontrol persediaan yang paling tua dan banyak dikenal. Model ini digunakan untuk menentukan ukuran pesanan yang akan meminimasi jumlah biaya persediaan tahunan dan biaya pesan tahunan. Model dasar EOQ mempunyai asumsi sebagai berikut (Arman H.N, 1999): 1. Hanya mencakup satu item yang mana harga bahan baku konstan. 2. Kebutuhan per tahun diketahui dan bersifat konstan 3. Tingkat penggunaan item terwebut konstan B-335

4 4. Lead time tidak berubah-ubah Gambar 1. Grafik sistem siklus inventory EOQ sederhana Dalam kaitannya dengan model persediaan diatas, biaya-biaya yang relevan dengan model ini adalah biaya pesanan dan biaya penyimpanan. Jika D adalah permintaan per tahun, Q adalah quantitas pemesanan dan S adalah biaya pesan per unit, maka biaya pemesanan per tahun dapat dirumuskan (Arman H.N. 1999): D Biaya pesan per tahun = S Q Kemudian biaya simpan tahunan dapat dihitung menjadikan jumlah rata-rata inventoy (persediaan) dengan biaya simpan per unit / tahun. Dalam rata-rata iventory secara sederhana dihitung sebanyak setengah kali kuantitas pemesanan bagi banyaknya inventory dan akan berkurang secara terus hingga mencapai nol. Sehingga biaya simpan tahunan dapat dirumuskan sebagai berikut : Biaya simpan per tahun = H = P x I Sehingga biaya simpan yang ditimbulkan dalam persediaan adalah hasil penjumlahan antara biaya simpan dan biaya pemesanan per tahun dan dapat dirumuskan sebagai berikut : TC = ½ QPI + DS / Q Hubungan diantara biaya-biaya dalam persediaan tersebut dapat dilihat dalam grafik sebagai berikut : Gambar 2. Kurva biaya inventory Dalam gambar kurva grafik biaya inventory tersebut di atas, total biaya (TC) akan mencapai nilai minimum pada saat biaya simpan sama dengan biaya pesan, sehingga titik minimal kurva biaya total dapat dideferensial TC terhadap Q, yaitu : 2 x D x s EOQ = PxI Keterangan : D = Jumlah permintaan H = Biaya simpan per tahun B-336

5 S = Biaya pesan per tahun Q = Quantitas pemesanan yang optimal I = Harga bahan / kg P = Biaya penyimpanan Waktu Tunggu Optimal (Lead Time) Waktu tunggu adalah jarak antara waktu pemesanan dengan waktu kedatangan bahan baku. Waktu tunggu atau waktu ancang dapat bersifat deterministic, probabilistic dan konstan, sedangkan untuk waktu ancang bahan baku dapat diasumsikan oleh perusahaan. METODE PENELITIAN Obyek Penelitian Penelitian dilakukan di PT. Sinar Surya IndahTelukanGrogolSukoharjo. Sebagai obyek penelitian adalah biaya bahan baku dan bahan penong guna mencapa efisiensi biaya persediaan. Kerangka Penelitian Mulai Observasi perusahaan Tujuan Penelitian Penpumpulan Data Pengolahan Data Analisis Data Kesimpulan dan Saran Selesai Gambar 3 : Kerangka berpikir Variabel yang diteliti pada penelitian ini meliputi : 1. Variabel Bebas : tenaga kerja dan waktu 2. Variabel Terikat : harga bahan baku produksi Alat dan bahan yang dipergunakan dalam penelitian ini sebagai berikut: a. Alat terdiri dari : buku, pena, kalkulator, penggaris, alas tulis. b. Bahan terdiri dari : data-data yang akan digunakan untuk perhitungan selanjutnya. Teknik Pengolahan Atas dasar data yang diperoleh, maka perhitungan / analisis untuk mencari biaya total penyimpanan masing-masing jenis barang dengan metode EOQ. Adapun proses perhitungannya adalah sebagai berikut : 2. Pembelian bahan paling ekonomis 2 x D x s EOQ = PxI B-337

6 3. Frekuensi pemesanan : Q D 4. Total biaya persesiaan bahan baku : 1 D Q. PI + S. 2 Q Analisa Data Penelitian Analisis data dilakukan dari hasil pengolahan data, kemudiandianalisa masing-masing bahan baku utama (cotton, rayon), bahan baku penolong (Dyestaff) yang akhirnya dapat diketahui dan diperoleh hasil selisih biaya persediaan. HASIL ANALIIS DAN PEMBAHASAN Data yang diperoleh seperti dari pada waktu penelitian adalah data biaya harga penyimpanan bahan tahun 2013 untuk masing-masing bahan baku utama (cotton, rayon), bahan baku penolong (Dyestaff) seperti disajikan pada tabel berikut ini : Tabel 1. Hasil penelitian biaya bahan baku dan bahan penolong No Keterangan Bahan Baku Utama Bahan Penolong (Cotton, rayon) (Dysstaff) 1 Jumlah bahan yang dibutuhkan dalam 1 tahun yard kg 2 Harga beli bahan / unit Rp 4,000 Rp Biaya pemeliharaan bahan 10% 15% 4 Biaya asuransi bahan 3% 3% 5 Pajak stock yang ada di gudang 2% 2% Biaya Pengiriman pesanan bahan sampai ke 6 Rp 450,000 Rp 100,000 gudang 7 Biaya Overhead Pabrik Rp 1,440,000,000 Rp 1,000,000 8 Biaya Tenaga Kerja Langsung Rp 57,300,000 Rp 15,390,000 Sumber : Data Primer Perusahaan Pengolahan Data Berdasarkan data pada tabel 1 di atas kemudian dilakukan proses perhitungan untuk mencari biaya total penyimpanan masing-masing jenis barang sebagai berikut : 1. Bahan baku utama (cotton dan rayon). 1 Kebutuhan : yard 2 Harga/yard : Rp /yard 3 Total biaya penyimpanan : 15% harga rata-rata bahan 4 Total biaya pesan bahan : Rp 450,000 5 BOP : Rp 1,440,000,000 6 BTKL : Rp 57,300,000 Pembelian bahan paling ekonomis (EOQ) B-338

7 Frekuensi Pemesanan : = kali Total biaya persediaan bahan baku = ½ Q.PI + S = (1/2 x x 600)+(Rp ,- x 52) = = Rp ,- = Rp ,- Cost Annual cost Rp ,- Carrying cost Q/2 0 Ordering cost yard Order quantitiy Gambar 4. Kurva inventory bahan baku utama (cotton dan rayon) Biaya produksi = Biaya persediaan + Biaya Bahan baku + BTKL + BOP = Rp ,- + ( x Rp ,-) + Rp ,- + Rp ,- = Rp ,- 2. Bahan baku penolong (dysetaff) 1 Kebutuhan : kg 2 Harga/yard : Rp. 4.00/kg 3 Total biaya penyimpanan : 20% harga rata-rata bahan 4 Total biaya pesan bahan : Rp 100,000 5 BOP : Rp 1,000,000 6 BTKL : Rp 15,390,000 Pembelian bahan paling ekonomis (EOQ) Pembelian bahan paling ekonomis (EOQ) Frekuensi Pemesanan : = 15,59 16 kali Total biaya persediaan bahan baku : ½ Q.PI + S = (1/2 x x 80) + (Rp ,- x 16) B-339

8 = = Rp Cost Rp Annual Cost Carryaing cost Q/2 Ordering cost Kg Order Quantity Gambar 5. Kurva inventory bahan baku penolong (dyestaff) No 1 Biaya produksi = Biaya persediaan + Biaya Bahan baku + BTKL + BOP = Rp ,- + ( x Rp. 400,-) + Rp ,- + Rp ,- = Rp ,- Keterangan Pembelian bahan paling ekonomis Tabel 3. Data hasil pengolahan dan kebijakan pabrik Hasil Pengolahan Kebijakan Pabrik Cotton/Rayon Dyestaff Cotton/Rayon Dyestaff yard kg Frekuensi pemasaran 52 kali 16 kali 62 kali 21 kali 3 Total biaya persediaan Rp 46,782,900 Rp 3,158,880 4 Biaya produksi Rp 1,855,854,900 Rp35,137,680 Analisis Data a. Bahan baku utama (Cotton, Rayon) Dengan metode jumlah pemesanan ekonomis diperoleh : B-340 Rp 61,620,000 Rp1,990,000,0 00 Total biaya persediaan = Rp 46,782,900 Frekwensi pemesanan = 52 kali Biaya produksi = Rp1,855,854,900 Sedangkan kebijakan pabrik Biaya persediaan = Rp 61,620,000 Frekwensi pemesanan = 63 kali Biaya produksi = Rp1,990,000,000 Jadi selisih biaya persediaan = Rp 61,620,000 Rp 46,782,900 = Rp 14,837,100 = Rp 1,990,000,000 Rp 1,855,854,900 Rp 5,250,000 Rp42,300,000

9 Dan selisih biaya produksi = Rp 134,145,100 b. Bahan baku penolong (dyestaff) Dengan menggunakan metode jumlah pemesanan ekonomis diperoleh : Total biaya persediaan = Rp 3,158,880 Frekwensi pemesanan = 16 kali Biaya produksi = Rp 35,137,680 Sedangkan kebijakan pabrik Biaya persediaan = Rp 5,250,000 Frekwensi pemesanan = 21 kali Biaya produksi = Rp 42,300,000,000 Jadi selisih biaya persediaan = Rp 5,250,000 Rp 3,158,880 = Rp 2,091,120 Dan selisih biaya produksi = Rp 42,300,000 Rp 35,137,680 = Rp 7,162,320 Tabel 3. Hasil Selisih Biaya Persediaan Selisih Biaya Selisih Biaya No Jenis Bahan Persediaan Produksi 1 Bahan baku utama (Cotton & Rayon) Rp 14,837,100 Rp 134,145,100 2 Bahan baku penolong (Dyestaff) Rp 2,091,120 Rp 7,162,320 Total Rp 16,928,220 Rp 141,307,420 Dari hasil perhitungan di atas mendapatkan selisih biaya persediaan yang cukup banyak sehingga akan mengurangi biaya bahan baku yang nantinya akan diproses. Sedangkan untuk biaya produksi juga mendapatkan selisih yang cukup besar sehingga efisiensi biaya produksi dapat tercapai. KESIMPULAN Dari hasil penelitian tersebut dapat disimpulkan bahwa : 1. Dengan menggunakan selisih biaya persediaan dari masing-masing EOQ, akan dapat diperoleh selisih biaya persediaan dari masing-masing bahan yang digunakan oleh PT. SSI TelukanGrogolSukoharjo yaitu sebagai berikut : a. Untuk bahan baku utama (cotton, rayon) : Selisih biaya persediaan = Rp ,- Selisih biaya produksi = Rp ,- b. Untuk bahan baku penolong (distaff) : Selisih biaya persediaan = Rp ,- Selisih biaya produksi = Rp ,- Sehingga diperoleh selisih biaya persediaan total sebesar Rp ,- dengan begitu nantinya dapat mengefisiensikan biaya produksi. 2. Dengan metode yang sama juga didapat efisiensi biaya produksi total yaitu sebesar Rp ,- (untuk bahan baku utama) + Rp ,- (untuk bahan baku penolong) = Rp ,- yang dihasilkan sebesar Rp ,- B-341

10 DAFTAR PUSTAKA Arman H.N Perencanaan dan Pengendalian Produksi. Guna Widya, Jakarta. Assauri, 1993, Manajemen Industri dan Operasi, Edisi Keempat, Lembaga Penerbitan, FE UI, Jakarta. Ahyari, 1983, Manajemen Produksi II (Pengendalian Produksi), Edisi Ke-4, BPFE, Yogyakarta. Handoko H. 1994, Dasar-Dasar Manajemen Produksi dan Operasi, Edisi 1, BPFE, Yogyakarta. Nurmianto, Eko, Ergonomi Konsep Dasar dan Aplikasinya.ITS. Wignjosoebroto, Sritomo. Teknik, Tata Cara, dan Pengukuran Kerja. Laboratorium Ergonomi dan Teknik Tata Cara. Teknik Industri ITS. Surabaya.., Ergonomi Studi Gerak dan Waktu. Jakarta : PT. Guna Widya. B-342