BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Transkripsi

1 19 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian, Jenis Jenis dan Biaya-Biaya Persediaan 1. Pengertian Persediaan Perusahaan didalam menjalankan operasoinalnya tentu memliki persediaan, baik itu perusahaan dagang maupun perusahaan industri. Persediaan merupakan salah satu bagian dari aktiva lancar perusahaan manufaktur dan dagang yang mempunyai pengaruh didalam memperoleh laba. Untuk memperoleh gambaran yang jelas mengenai persediaan, pada bagian ini diberikan batasan ataupun kriteria mengenai pengertian persediaan. Pengertian menurut PSAK (IAI 2007:14.1) mendefinisikan persediaan sebagai berikut : Persediaan adalah aset : a. Tersedia untuk dijual dalam kegiatan normal. b. Dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan dan c. Dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplier) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa. Menurut PSAK (IAI 2007:14.02) Persediaan meliputi barang yang dibeli dan disimpan untuk dijual kembali, misalnya barang dagang dibeli oleh pengecer untuk dijual kembali, atau pengadaan tanah dan properti lainnya untuk dijual kembali. Persediaan juga mencakup barang jadi yang telah diproduksi, atau barang dalam penyelesaian yang sedang diproduksi perusahaan dan termasuk bahan serta perlengkapan yang akan digunakan dalam proses produksi.

2 20 Pengertian persediaan dikemukakan smith dan skousen (2001:326) sebagai berikut : Istilah persediaan (Inventory) menunjukkan barang-barang yang dimiliki untuk dijual dalam kegiatan normal perusahaan serta, untuk perusahaan manufaktur, barang-barang yang sedang diproduksi atau akan dimasukkan ke dalam proses produksi. Berikutnya Niswonger dalam bukunya prinsip akuntansi (2000:359) mendefinisikan persediaan sebagai berikut : Istilah persediaan digunakan untuk mengartikan : a. Barang dagangan yang disimpan untuk dijual dalam operasi normal perusahaan, dan b. Bahan yang terdapat dalam proses produksi atau disimpan untuk tujuan itu. Sedangkan menurut Skousen, Stice (2004:659) Kata persediaan (atau barang persediaan) secara umum ditujukan untuk barang-barang yang dimiliki oleh perusahaan, baik berupa bahasa usaha grosir maupun ritel, ketika barang-barang tersebut telah dibeli dan ada pada saat kondisi untuk dijual. Kata bahan baku (rawa material), barang dalam proses (work in process), dan barang jadi (finished goods), untuk dijual ditujukan untuk persediaan di perusahaan manufaktur. Dari penjelasan diatas dapat diketahui bahwa persediaan merupakan suatu aktiva yang meliputi barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu kegiatan normal perusahaan atau bahan-bahan yang masih dalam proses produksi untuk diolah menjadi barang setengah jadi atau barang jadi atau barang yang masih harus diterima perusahaan dan semua bahan dan perlengkapan yang digunakan untuk menghasilkan barang dan jasa. Ilmu akuntansi memberikan

3 21 pengertian yang amat luas mengenai persediaan yaitu segala sesuatu yang dapat dikategorikan sebagai persediaan jika memenuhi kriteria sebagaimana yang disebut diatas. Sifat barang yang diklasifikasikan sebagai persediaan sangat bervariasi sesuai dengan aktivitas perusahaan dan dalam beberapa hal yang meliputi aktiva yang biasanya tidak dianggap sebagai persediaan. 2. Jenis Jenis Persediaan Jenis, sifat dan nilai persediaan tergantung pada jenis perusahaannya. Untuk perusahaan industri, persediaan dapat dikelompokkan sebagai berikut : a. Persediaan Bahan Baku dan Bahan Pembantu Bahan baku merupakan barang-barang yang diperoleh untuk digunakan dalam proses produksi. Beberapa bahan baku diperoleh secara langsung dari sumber-sumber alam ataupun diperoleh dari perusahaan lain dan ini merupakan produk akhir dari para pemasok. Walaupun demikian, istilah bahan baku dapat dibatasi yaitu barang-barang yang secara fisik dimasukkan dalam proses produksi. Selain bahan baku, didalam memproduksi suatu produk juga digunakan bahanbahan pembantu. Istilah bahan pembantu pabrik (factory supplies) atau bahan pembantu produksi (manufacturing supplies), kemudian dipergunakan untuk menyebut bahan tambahan yaitu bahan baku yang diperlukan dalam proses produksi tetapi tidak secara langsung dimasukkan dalam produk. Bahan baku yang secara langsung digunakan dalam produksi barang-barang tertentu sering disebut bahan langsung, bahan pembantu pabrik disebut bahan tidak langsung.

4 22 b. Persediaan Barang dalam Proses Barang-barang dalam proses (Good in Process), disebut juga sebagai barang setengah jadi yaitu merupakan bahan baku yang telah mengalami proses produksi tetapi masih memerlukan proses produksi selanjutnya sebelum siap menjadi barang jadi. Hal ini dapat terjadi karena beberapa keadaan seperti waktu yang dibutuhkan untuk proses produksi belum selesai, misalnya untuk pengolahan bahan baku menjadi barang jadi diperlukan empat tahap proses produksi, tetapi pada akhir periode buku atau pada saat perhitungan Harga Pokok Produksi ada bahan baku yang masih memerlukan dua tahap proses produksi lagi. c. Persediaan Barang Jadi Barang Jadi (Finished Good) merupakan produk yang telah selesai diproduksi dan telah siap untuk dijual (available for sale). Barang jadi merupakan konsentrasi atau terdiri dari beberapa unsur biaya-biaya yang sekaligus menjadi biaya dari persediaan tersebut. Pada saat produk ini di selesaikan, biaya yang diakumulasikan dalam proses produksi ditransfer dari dalam proses ke persediaan barang jadi. Persediaan ini merupakan barang yang siap dijual secara bebas sesuai dengan tujuan operasi normal perusahaan yang ditujukan mencari laba. Berdasarkan fungsinya persediaan dapat dibedakan menjadi, antara lain : a. Batch Stock atau Lot Size Inventory Persediaan yang diadakan karena kita membeli atau membuat bahan-bahan atau barang-barang dalam jumlah yang lebih besar dari pada jumlah yang dibutuhkan saat itu. Jadi dalam hal ini pembelian yang dilakukan untuk jumlah besar, sedangkan penggunaan dalam jumlah kecil. Terjadinya persediaan karena

5 23 pengadaan barang yang akan dilakukan lebih banyak dari pada yang di butuhkan. Keuntungannya yaitu potongan harga pada harga pembelian, efisiensi produksi dan penghematan biaya angkutan. b. Fluctuation Stock Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak diramalkan. Dalam hal ini perusahaan mengadakan persediaan untuk dapat memenuhi permintaan konsumen, apabila tingkat permintaan menunjukkan keadaan yang tidak beraturan atau tetap dan fluktuasi permintaan tidak dapat diramalkan lebih dulu. Jadi, apabila terdapat fluktuasi permintaan yang sangat besar maka persediaan ini (fluctuation stock) dibutuhkan sangat besar pula untuk menjaga kemungkinan naik turunnya permintaan tersebut. c. Anticipation Stock Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan, berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu tahun dan untuk menghadapi penggunaan penjualan atau permintaan yang meningkat. 3. Biaya Biaya Persediaan Dalam melakukan segala jenis usaha kita juga tidak terlepas dari suatu pengorbanan baik segi finansial maupun dari segi non finansial. Dari segi finansial dapat diartikan satuan rupiah guna memperoleh barang dan jasa sedangkan dari segi non finansial akan dapat terakumulasi menjadi pengorbanan ekonomi, misalnya ; tenaga kerja dalam mengangkut barang-barang yang dihasilkan. Pengorbanan yang dilakukan baik dari segi finansial maupun non

6 24 finansial secara tidak langsung merupakan biaya dan diharapkan akan memperoleh hasil dimasa mendatang. Biaya dapat didefinisikan sebagai pengorbanan ekonomis yang diperlukan untuk memperoleh barang dan jasa. Sedangkan beban (expense) adalah arus keluar barang atau akan dibebankan atau dibandingkan dengan pendapatan untuk menentukan besarnya laba. Menurut Harahap (2008:240) Beban / Expense adalah sebagai arus keluar aktiva, penggunaan aktiva atau munculnya kewajiban atau kombinasi keduanya selama suatu periode yang disebabkan oleh pengiriman barang pembuatan barang, pembebanan jasa atau pelaksanaan kegiatan lainnya yang merupakan kegiatan utama perusahaan. Menurut Milton dan Lawrence (2004:25) Biaya adalah suatu nilai tukar prasyarat, pengorbanan yang dilakukan guna memperoleh manfaat. Dari pengertian diatas terdapat perbedaan antara beban dan biaya yaitu : a. Apabila dilihat dari manfaat jangka waktu maka biaya adalah pengeluaran yang mempunyai jangka waktu lebih panjang, sedangkan beban adalah pengeluaran yang menfaat diperoleh pada periode berjalan. b. Biaya adalah pengorbanan atau syarat untuk mendapatkan dan menghasilkan sesuatu, sedangkan beban adalah pengeluaran yang diperlukan untuk mendukung proses mendapatkan atau menghasilkan sesuatu.

7 25 Biaya-biaya persediaan merupakan keseluruhan pengorbanan yang terjadi untuk memperoleh persediaan sampai persediaan itu dapat dipakai untuk proses produksi atau sampai siap untuk dijual. Biaya-biaya persediaan ini tidak akan sama untuk setiap persediaan tergantung pada jenis persediaan, besarnya perusahaan dan arus biaya pada perusahaan pabrikasi. Pada perusahaan dagang, biaya perusahaan hanya meliputi harga beli, ongkos angkut, dan biaya penyimpanan setelah barang berada digudang. Untuk perusahaan industri biaya persediaan lebih kompleks karena perusahaan industri melakukan pengolahan, termasuk didalamnya biaya pengadaan bahan baku ditambah dengan biaya tenaga kerja dan overhead serta carrying cost dari persediaan bahan baku. Biaya persediaan terdiri dari semua pengeluaran, baik langsung maupun tidak langsung yang berkaitan dengan perolehan, persiapan dan penempatan persediaan untuk dijual. Barang yang diperoleh untuk dijual kembali, biayanya meliputi biaya pemesanan, harga beli, ongkos angkut, biaya penerimaan, biaya penyimpanan dan seluruh biaya lainnya yang terjadi sampai barang siap dijual. Dalam setiap pembuatan keputusan yang berhubungan dengan jumlah persediaan, terdapat biaya-biaya yang harus dipertimbangkan, antara lain : a. Biaya Pemesanan (ordering cost) Biaya-biaya yang dikeluarkan berkenaan atas seluruh aktivitas perusahaan yang berkaitan dengan upaya dalam memperoleh barang yang dibutuhkan. Biaya ini bergantung pada frekwensi pemesanan. Makin tinggi frekwensi pemesanannya, maka makin besar juga biaya pemesanannya, biaya-biaya yang termasuk biaya pemesanannya, antara lain :

8 26 1) Biaya-biaya yang dikeluarkan untuk mengumpulkan informasi dalam hubungannya untuk mengadakan pemesanan barang atau barang dagangan. 2) Biaya-biaya pengangkutan 3) Biaya-biaya administrasi yang dikeluarkan dalam hubungannya untuk memperoleh bahan atau barang dagangan. 4) Biaya-biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan penerimaan bahan atau barang dagangan serta pemeriksaan atau pengawasan sewaktu pengiriman bahan atau barang tiba. b. Biaya penyimpanan (carryng cost) Biaya-biaya yang terjadi karena adanya penyimpanan barang dalam jangka waktu tertentu di perusahaan. Biaya penyimpanan tergantung pada kuantitas barang yang dipesan, biaya penyimpanan semakin besar, apabila kuantitas barang yang semakin banyak atau rata-rata persediaan semakin tinggi. Biaya-biaya penyimpanan antara lain : 1) Biaya fasilitas penyimpanan, termasuk penerangan, pemanas ataupun pendingin. 2) Biaya modal, yaitu biaya alternatif pendapatan atas dana yang di investasikan dalam persediaan. 3) Biaya keusangan. 4) Biaya perhitungan fisik dan pelaporan. 5) Biaya asuransi persediaan. 6) Biaya pencurian dan kerusakan.

9 27 7) Biaya pengaman persediaan Besarnya biaya penyimpanan tergantung pada nilai persediaan tersebut dan untuk masing-masing perusahaan jumlah ini berbeda. Contoh biaya penyimpanan dan asumsi yang banyak digunakan perusahaan di Indonesia. Tabel 2. 1 Biaya Penyimpanan Bagian-bagian biaya penyimpanan Besar biaya penyimpanan dalam % Asuransi 0,5% Pajak 0,5% Bunga Bank 6,0% Rusak 0,5% Keusangan 10,0 % Perawatan 2,5% Transport 0,5% Sewa Gudang 0,5% Jumlah 25,5% Sumber : PT. Cipta Selera Murnihhhhh Indonesia (Texas Fried Chicken) c. Biaya Kekurangan Biaya yang timbul bilamana persediaan tidak mencukupi akan adanya permintaan. Dari keseluruhan biaya yang berhubungan dengan tingkat persediaan, biaya kekurangan barang adalah yang paling sulit diperkirakan secara objektif dalam praktek.

10 28 Biaya yang termasuk biaya kekurangan, antara lain : - kehilangan penjualan - terganggunya operasi B. Perencanaan dan Pengawasan Persediaan 1. Perencanaan Persediaan Perencanaan merupakan fungsi manajemen yang pertama. Fungsi ini mendasari fungsi-fungsi manajemen yang lain. Fungsi manajemen menunjukkan aktivitas yang dijalankan atau yang dilakukan untuk mencapai tujuan. Untuk mencapai tujuan yang diinginkan pada dasarnya perlu suatu rencana atau program tentang kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan yang sifatnya terpadu dan ditentukan terlebih dahulu. Perencanaan mengacu pada pembentukan program operasi yang terperinci untuk semua fase operasi. Sistem perencanaan merupakan penetapan tujuan yang diinginkan dan pemanfaatan sumber-sumber daya guna mencapai tujuan, kebijakan utamanya adalah penentuan waktu dalam tahapan besar dan faktor-faktor lain yang ada kaitannya dengan rencana jangka panjang. Sistem perencanaan yang efektif di dasarkan pada analisis atas fakta-fakta yang dikumpulkan. Menurut Garrison, Noreen (2000:3) bahwa Perencanaan meliputi pemilihan serangkaian aktifitas dan spesifikasi bagaimana aktivitas tersebut dapat dilaksanakan.

11 29 Dari definisi diatas ada beberapa hal penting dalam suatu perencanaan yaitu : a. Melibatkan masa yang akan datang b. Harus ada tindakan yang diambil sesuai dengan keadaan c. Harus ada penilaian terhadap struktur organisasi dan tanggung jawab, wewenang dan keadaan yang dapat diminta pertanggungjawaban atas terjadinya tindakan dalam suatu perusahaan tertentu. Perencanaan juga suatu proses mengembangkan tujuan perusahaan dan memilih kegiatan-kegiatan yang akan lakukan masa mendatang untuk mencapai tujuan tersebut. Proses ini mencakup : a. Penentuan tujuan perusahaan b. Pengembangan kondisi lingkungan agar tujuan tersebut tercapai c. Pemilihan tindakan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut d. Penentuan langkah-langkah untuk menterjemahkan rencana menjadi kegiatan yang sebenarnya e. Melakukan perencanaan kembali untuk memperbaiki kekurangan yang terjadi. Masing-masing tingkat manajemen, fungsi perencanaan akan berbeda lingkup dan intensitasnya. Perencanaan persediaan harus mampu memecahkan masalah terhadap keperluan persediaan. Perencanaan persediaan mempunyai tujuan pokok agar persediaan tersedia dalam jumlah yang cukup untuk kebutuhan proses produksi atau permintaan langganan dan dengan biaya terendah.

12 30 Tujuan dari sistem perencanaan persediaan adalah : a. Untuk mengetahui berapa besar kuantitas persediaan yang harus dipesan, sehingga persediaan yang ada tidak terlalu besar atau kecil. b. Agar perusahaan dapat meminimalkan biaya-biaya persediaan. c. Agar perusahaan dapat bekerja secara efisien. Pada perusahaan dagang, sistem perencanaan persediaan yang baik akan dapat menjamin bahwa persediaan barang dagangan yang tersedia dapat memenuhi pesanan yang diminta atau dipesan oleh pelanggan atau konsumen. Dalam penyusunan perencanaan barang dagangan diperlukan peramalan (forecosting) terutama pada hal-hal yang berpengaruh kepada perusahaan. Data yang diperlukan untuk penyusunan peramalan ini adalah merupakan semua data yang mempunyai pengaruh terhadap produk dan penjualan produk perusahaan itu. Dalam sistem perencanaan persediaan ada dua unsur yang penting yaitu : a. Menentukan jumlah pesanan data pembelian yang paling ekonomis dimana biaya-biaya persediaan berada pada titik yang paling rendah. b. Menentukan saat pesanan atau pembelian dilakukan dimana hal ini perlu agar tidak terjadi kelebihan stock maupun kekurangan stock. Adapun didalam perencanaan yang berkaitan dengan persediaan perusahaan harus dapat membuat perencanaan usaha secara detail. Perencanaan persediaan sangat berkaitan dengan analisis pasar karena pengadaan persediaan ataupun penjualan serta perencanaan persediaan akhir sangat berkaitan dengan pasar.

13 31 Adapun analisis yang dilakukan perusahaan yang berkaitan dengan persediaan, yaitu : a. Pembelanjaan total tahunan, meliputi biaya-biaya yang timbul akibat adanya persediaan. b. Sifat-sifat pembelian, apakah barang tahan lama? apakah produk tersebut hanya dibeli pada musim tertentu. Selain melakukan analisis pasar didalam membuat perencanaan persediaan perlu tentunya harus dilihat kondisi real dari perusahaan seperti kapasitas yang dimiliki perusahaan. Dengan kata lain setiap perusahaan harus mempunyai kebijaksanaan persediaan yang jelas, gunanya antara lain : a. Untuk menetapkan perusahaan pada posisi yang selalu siap untuk melakukan penjualan, baik pada saat-saat biasa maupun bila ada pesanan secara memdadak. Hubungan baik dengan pelanggan perlu dijaga karena itu persediaan barang cukup agar tidak mengecewakan langganan. b. Untuk membantu dicapainya kapasitas produksi yang berkelanjutan dan seimbang. Sebelum diputuskan berapa besarnya persediaan, ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan antara lain : a. Daya tahan dari bahan yang akan disimpan. Barang persediaan mempunyai sifat beraneka ragam. Barang yang mempunyai sifat khusus membutuhkan penyimpanan yang khusus pula. Barang yang mudah rusak atau tidak tahan disimpan lama, harus mendapat perhatian yang sungguh-sungguh.

14 32 b. Sifat Penawaran Apabila bahan mentah selalu tersedia dipasar sepanjang tahun maka besarnya persediaan bahan mentah dapat ditetapkan. Sebaliknya, bila penawaran bahan mentah bersifat musiman maka besarnya persediaan bahan mentah harus disesuaikan. c. Biaya yang timbul Sewa gudang Biaya asuransi Pajak atas barang digudang Bunga pinjaman d. Resiko yang harus ditanggung Resiko pada umumnya berasal dari tiga sumber yaitu : manusia, alam, dan sifat barang itu sendiri. Berikutnya perencanaan persediaan ini akan disajikan dalam sebuah anggaran. Ahyari mengemukakan dalam bukunya efisiensi persediaan bahan (1999:35) tujuan dari anggaran bahan baku ini adalah : a. memperkirakan jumlah bahan baku b. memperkirakan jumlah pembelian bahan baku yang diperlukan c. sebagai dasar untuk memperkirakan kebutuhan dana yang diperlukan untuk membeli bahan baku d. sebagai dasar penyusunan product costing yakni memperkirakan komponen harga pokok pabrik karena penggunaan bahan baku dalam proses produksi e. sebagai dasar melaksanakan fungsi pengawasan bahan baku

15 33 Beberapa sistem perencanaan persediaan adalah : a. Perencanaan melalui Anggaran (Budgetary Plan System) Anggaran tidak hanya berfungsi sebagai alat perencanaan melainkan juga sebagai alat pengawasan. Anggaran persediaan untuk perusahaan dagang maupun perusahaan industri dimulai dengan menetapkan berapa jumlah yang harus dijual yang dapat ditetapkan melalui suatu perkiraan atau estimasi dari pihak manajemen. Metode ini menetapkan suatu angaran untuk masing-masing jenis persediaan secara terpisah. Ini dapat dilakukan dengan mempelajari catatan penjualan yang lalu dan program penjualan masing-masing jenis barang dan dengan menentukan kuantitas yang harus ada di tangan dalam masa anggaran. b. Pemesanan Kuantitas Paling Ekonomis (Economic Order Quantity / EOQ) Perusahaan yang memerlukan persediaan untuk suatu periode bukan berarti harus melakukan pemesanan sekaligus untuk mencapai biaya yang serendah mungkin karena perusahaan juga harus memperhatikan biaya pemeliharaan dan penyimpanan persediaan tersebut. Untuk itu pimpinan suatu perusahaan harus mengetahui konsep Economic Order Quantity (EOQ). Dimana EOQ bertujuan untuk mengetahui berapa jumlah yang paling ekonomis dalam setiap kali pemesanan. c. Analisis Perputaran Persediaan (Inventory Turn Over System) Tingkat perputaran persediaan mempunyai efek langsung terhadap besar kecilnya model yang di investasikan kedalam persediaan. Perputaran persediaan dagangan rata-rata harga jual.

16 34 d. Just In Time System (JIT) Sistem produksi Just In Time adalah keseluruhan sistem pengawasan persediaan dan bahan-bahan dimana tidak ada bahan-bahan yang dibeli dan tidak ada produk dihasilkan sampai mereka dibutuhkan. 2. Pengawasan Persediaan Perencanaan berkaitan erat dengan pengawasan tanpa adanya pengawasan maka perencanaan tidak ada gunanya. Dalam mengelola persediaan pengawasan perlu diperhatikan oleh perusahaan sehingga setiap perusahaan memiliki teknik tersendiri dalam melakukan pengawasan persediaan. Pengawasan persediaan adalah pengawasan untuk barang dagangan, bahan baku, barang dalam proses, barang jadi yang dilakukan dengan metode akuntansi dan fisik. bahan adalah : Menurut Supriyono (2000:257) pengertian dari pengawasan persediaan Sebagai suatu fungsi terkoordinasi dalam organisasi yang terus menerus disempurnakan untuk meletakkan pertanggungjawaban atas pengelolaan bahan baku dan persediaan pada umumnya, serta menyelenggarakan suatu pengendalian internal yang menjamin adanya dokumen dasar pembukuan yang mendukung sahnya suatu transaksi yang berhubungan dengan bahan baku. Pengawasan adalah suatu proses untuk menjamin terciptanya kenerja yang efisien yang memungkinkan tujuan, rencana, kebijakan, standar yang telah ditetapkan dapat dicapai dengan baik dan semaksimal mungkin. Kegiatan ini mencakup : a. menetapkan tujuan dan standar

17 35 b. membandingkan kinerja yang diukur dengan tujuan dan standar yang telah ditetapkan c. menekankan pencapaian sukses dan upaya untuk memperbaiki kesalahan. Dari pengertian pengawasan persediaan diatas, dapat dilihat bahwa pengawasan persediaan bahan tidak hanya meliputi pengawasan terhadap fisik bahan tersebut saja, tetapi juga meliputi pengawasan akuntansi yakni menyangkut semua prosedur, dokumen, dan catatan pengawasan bahan baku serta dapat dipercayanya catatan keuangan yang mendukung kebenaran nilai transaksi tersebut. Metode akuntansi yang digunakan dipengaruhi oleh buku gudang atau persediaan, buku penyimpanan atau buku perkiraan lainnya yang menurut jumlah persediaan yang diterima selama satu periode akuntansi. Metode fisik meliputi seluruh rencana yang ada kaitannya dengan pembelian, penyimpanan, proses produksi, pemasukan bahan, supervisi dan perhitungan fisik persediaan. Pengawasan persediaan bertujuan untuk menjamin tersedianya persediaan pada tingkat yang optimal agar produksi maupun penjualan dapat berjalan lancar dengan biaya-biaya persediaan yang minimal. Dalam menentukan suatu tingkat persediaan yang optimum untuk memenuhi kebutuhan dalam jumlah, kualitas, waktu yang tepat dan biaya yang minimum maka diperlukan suatu cara pengawasan yang memadai. Salah satu cara pengawasan ini adalah pengawasan intern.

18 36 Menurut Rangkuti (2004:9) mengatakan pengawasan persediaan bertujuan menjaga jangan sampai kehabisan persediaan, supaya pembentukan persediaan stabil, menghindari pembelian kecil-kecilan, dan pemesanan yang ekonomis. Manfaat dari pengawasan persediaan berguna agar perencanaan yang telah disusun dapat menjadi efektif atau dapat memperkecil hambatan dan memperkuat kemampuan perusahaan untuk memperoleh laba. Supriyono dalam bukunya perencanaan dan pengendalian biaya serta pembuatan keputusan (2000:257) mengemukakan tujuan pengawasan bahan baku sebagai berikut : a. menyediakan bahan baku yang diperlukan dengan cara efisien dan dapat menghindari terganggunya kegiatan perusahaan akibat keterlambatan datangnya bahan baku b. menjamin persediaan yang cukup untuk melayani permintaan langganan yang bersifat mendesak c. menyelenggarakan jumlah persediaan yang agak longgar untuk menghadapi kelangkaan penawaran bahan baku dipasar dalam jangka pendek d. mengadakan penyimpanan bahan baku yang dapat menekan biaya dan waktu pengelolaan bahan baku dan menjaga dari kemungkinan kebakaran, pencurian, penyelewengan, dan kerugian lainnya e. menjaga agar persediaan yang rusak, usang dan kelebihan yang tidak terpakai dapat ditekan serendah mungkin f. menentukan investasi dana yang tepat dalam persediaan bahan baku sesuai dengan kebutuhan operasi dan rencana manajemen persediaan. Untuk dapat mengatur tersedianya suatu tingkat persediaan yang optimum yang dapat memenuhi kebutuhan bahan-bahan dalam jumlah, mutu, dan pada waktu yang tepat serta jumlah biaya yang rendah seperti yang diharapkan maka diperlukan suatu sistem pengawasan persediaan yang harus memenuhi persyaratan sebagai berikut :

19 37 a. Terdapatnya gudang yang cukup luas dan teratur dengan pengaturan tempat bahan atau barang yang tetap dan identifikasi barang tertentu. b. Sistem pencatatan dan pemeriksaan atas penerimaan bahan atau barang. c. Pengawasan mutlak atas pengeluaran bahan atau barang. d. Pencatatan yang cukup teliti yang menunjukkan jumlah yang dipesan, yang dibagikan atau dikeluarkan dan yang tersedia dalam gudang. e. Pemeriksaan bahan atau barang yang ada dalam persediaan secara langsung. f. Pengecekan untuk menjamin dapat efektifnya kegiatan rutin. Kekurangan atau kelebihan persediaan merupakan gejala yang kurang baik. Kekurangan dapat berakibat larinya pelanggan, sedangkan kelebihan persediaan dapat berakibat pemborosan atau tidak efisien. Oleh karena itu, manajemen persediaan berusaha agar jumlah persediaan yang ada dapat menjamin kelancaran proses produksi, dengan kata lain, total cost yang berhubungan dengan persediaan dapat diminimalkan. Ahyari (1999:56) menambahkan cara melakukan pengawasan fisik terhadap persediaan barang adalah : a. setelah bahan baku diterima, pada umumnya segera dimasukkan kedalam gudang fasilitas penyimpanan bahan baku b. penulisan identitas yang jelas bagi masing-masing gudang dan isinya untuk mencegah terjadinya kekeliruan atau pencampuran bahan baku c. pembungkusan/pengepakan yang cukup baik agar tidak terjadi kerusakan selama masa tunggu d. pengadaan bahan untuk mencegah terjadinya penungguan yang tidak merata e. untuk bahan baku yang punya batas waktu penggunaan, maka batas waktu tersebut harus ditulis agar bahan tidak kadaluarsa

20 38 f. mengadakan pemeriksaan gudang atau perhitungan fisik (stock opname) secara berkala, misal sebulan sekali atau akhir periode. Dari uraian diatas terlihat jelas dua fungsi utama manager ini penting yaitu merencanakan dan mengawasi operasi. Perencanaan dan Pengawasan persediaan menjadi sangat penting, mengingat persediaan merupakan harta lancar terbesar pada neraca. Persediaan ini juga merupakan investasi penting yang membutuhkan perhatian yang besar dari perusahaan dalam pengembangan teknik pengawasan persediaan yang cukup dengan biaya sekecil-kecilnya. Persediaan merupakan harta yang sensitif terhadap penurunan harga pasar, kadaluarsa, pencurian, pemborosan, kerusakan dan kelebihan biaya akibat keputusan yang tidak tepat. Untuk mencegah terjadinya tambahan biaya pada persediaan akibat hal-hal diatas, maka perusahaan harus menetapkan perencanaan dan pengawasan atas persediaan dan sebahagian dari aktifitas tersebut terwujud dalam bentuk anggaran. Sementara penyusunan anggaran mempunyai manfaat sebagai berikut : a. Perencanaan Terpadu Anggaran perusahaan digunakan sebagai alat merumuskan rencana perusahaan untuk menjalankan pengendalian terhadap berbagai kegiatan perusahaan secara menyeluruh. Dengan demikian anggaran merupakan suatu alat manajemen yang dapat digunakan baik untuk keperluan perencanaan maupun pengawasan. b. Pedoman Pelaksanaan Perusahaan Anggaran dapat memberikan modal yang berguna baik bagi manajemen puncak maupun manajemen menengah. Anggaran yang disusun dengan baik akan

21 39 membuat bawahan menyadari bahwa manajemen memiliki pemahaman yang baik tentang operasi perusahaan dan bawahan akan mendapatkan pedoman yang jelas dalam melaksanakan tugasnya. Disamping itu, penyusunan anggaran memungkinkan perusahaan untuk mengantisipasi perubahan dalam lingkungan dan melakukan penyesuaian sehingga kinerja perusahaan dapat lebih baik. c. Alat Pengkoordinasian Anggaran dapat memperbaiki koordinasi kerja intern perusahaan. Sistem anggaran memberikan ilustrasi operasi perusahaan secara keseluruhan. Oleh karenanya sistem anggaran akan memungkinkan para manager devisi untuk melihat hubungan antar bagian secara keseluruhan. d. Alat Pengawasan Kerja Anggaran memerlukan serangkaian standar prestasi yang bisa dibandingkan dengan realisasinya sehingga pelaksanaan setiap aktifitas dapat dinilai kinerjanya. Dalam menentukan standar diperlukan pemahaman yang realistis dan analisis yang seksama terhadap kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan. Penentuan standar yang sembarangan tanpa didasari oleh pengetahuan dapat menimbulkan lebih banyak masalah daripada manfaat. Hal ini mengingat standar anggaran yang ditetapkan secara sembarangan tersebut mungkin merupakan target yang mustahil untuk dicapai karena terlalu tinggi atau terlalu rendah. Standar yang ditetapkan terlalu tinggi akan menimbulkan frustasi atau ketidakpuasan. Sebaliknya penetapan standar yang terlalu rendah akan menjadikan biaya tidak terkendalikan, menurunkan laba dan semangat kerja.

22 40 e. Alat Evaluasi Perusahaan Anggaran yang disusun baik menerapkan standar yang relevan memberikan pedoman bagi perbaikan operasi perusahaan dalam menentukan langkah-langkah yang ditempuh agar pekerjaan diselesaikan dengan baik, artinya menggunakan sumber-sumber daya perusahaan yang dianggap paling menguntungkan. Penyimpangan yang mungkin terjadi dalam operasional perlu dilakukan evaluasi yang dapat menjadi masukan berharga bagi penyusunan anggaran selanjutnya. 3. Kuantitas Pemesanan Ekonomis (EOQ) Manajemen persediaan merupakan salah satu bidang penerapan ilmu manajemen yang sangat penting. Hal ini disebabkan karena bila perusahaan menanamkan terlalu banyak modal kerjanya (capital cost) dalam persediaan, maka dapat menyebabkan adanya biaya penympanan yang berlebihan. Sebenarnya modal kerja (capital cost) tersebut memiliki opportunity untuk ditanamkan kedalam investasi lain yang lebih menguntungkan. Sebaliknya, bila perusahaan tidak mempunyai persediaan yang cukup, maka perusahaan harus menanggung biaya-biaya sebagai akibat kehabisan atau kekurangan barang. Dalam mengembangkan kebijakan persediaan, terdapat dua pertanyaan pokok yang harus diperhatikan : a. berapa banyak barang yang harus dipesan b. kapan seharusnya pemesanan dilakukan atau kapan perencanaan persediaan dilakukan.

23 41 Oleh karena itu, untuk menghindari kekurangan dan kelebihan persediaan yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan produksi. Beberapa hal yang dianggap penting menurut Ahyari dalam bukunya efisiensi persediaan bahan (1999:48) yaitu : waktu rata-rata yang diperlukan untuk memesan, pemakaian rata-rata dalam waktu rata-rata, biaya untuk menyimpan apabila ada persediaan yang berlebih, dan kerugian yang mungkin bila persediaan berkurang. Economic Order Quantity (EOQ) merupakan salah satu model manajemen persediaan, model EOQ digunakan untuk menentukan kuantitas pesanan persediaan yang dapat meminimalkan biaya penyimpanan dan biaya pemesanan persediaan. Economic Order Quantity (EOQ) adalah jumlah kuantitas barang yang dapat diperoleh dengan biaya yang minimal, atau sering dikatakan sebagai jumlah pembelian yang optimal. Dalam menentukan besarnya jumlah pembelian yang optimal ini kita hanya memperhatikan biaya variabel dari penyediaan persediaan tersebut, baik biaya variabel yang sifat perubahannya searah dengan perubahan jumlah persediaan yang dibeli/disimpan maupun biaya variabel yang sifat perubahannya berlawanan dengan perubahan jumlah persediaan tersebut. Biaya variabel dari persediaan pada prinsipnya dapat digolongkan dalam : a. Biaya-biaya yang berubah-ubah sesuai dengan frekuensi pesanan, yang sering dinamakan procurement costs atau set-up costs. b. Biaya-biaya yang berubah-ubah sesuai dengan besarnya average inventory sering disebut storage atau carrying costs.

24 42 Procurement costs adalah biaya-biaya yang berubah-ubah sesuai dengan frekuensi pesanan yang terdiri dari : a. Biaya selama proses persiapan. 1) Persiapan-persiapan yang diperlukan untuk pesanan. 2) Penentuan besarnya kuantitas yang akan dipesan. b. Biaya pengiriman barang. c. Biaya penerimaan barang yang dipesan. 1) Pembongkaran dan pemasukan ke gudang. 2) Pemeriksaan material yang diterima. 3) Mempersiapkan laporan penerimaan. 4) Mencatat ke dalam material record card. d. Biaya-biaya processing pembayaran. 1) Auditing dan perbandingan antara laporan penerimaan dengan pesanan yang asli. 2) Persiapan pembuatan cek untuk pembayaran. 3) Pengiriman cek dan kemudian auditingnya. Set-up Costs akan makin besar apabila order quantity makin kecil. Carrying costs adalah biaya yang berubah-ubah sesuai dengan besarnya persediaan. Penentuan besarnya carrying costs didasarkan pada rata-rata persediaan dan biaya ini dinyatakan dalam persentase dari nilai dalam satuan uang (rupiah) dari rata-rata persediaan. Biaya-biaya yang termasuk dalam carrying costs adalah : a. Biaya penggunaan/sewa ruangan gudang.

25 43 b. Biaya pemeliharaan material dan allowances untuk kemungkinan rusak. c. Biaya untuk menghitung/menimbang barang yang dibeli. d. Biaya asuransi. e. Biaya tetap. f. Biaya modal. g. Pajak dari persediaan yang ada dalam gudang. Carrying Cost akan makin kecil apabila jumlah material yang dipesan makin kecil. Dalam kegiatan normal Model Economic Order Quantity memiliki beberapa karakteristik antara lain : a. Jumlah barang yang dipesan pada setiap pemesanan selalu konstan b. Permintaan konsumen, biaya pemesanan, biaya transportasi dan waktu antara pemesanan barang sampai barang tersebut dikirim dapat diketahui secara pasti, dan bersifat konstan. c. Harga per unit barang adalah konstan dan tidak mempengaruhi jumlah barang yang akan dipesan nantinya, dengan asumsi ini maka harga beli menjadi tidak relevan untuk menghitung EOQ, karena ditakutkan pada nantinya harga barang akan ikut dipertimbangkan dalam pemesanan barang. d. Pada saat pemesanan barang, tidak terjadi kehabisan barang atau back order yang menyebabkan perhitungan menjadi tidak tepat. Oleh karena itu, manajemen harus menjaga jumlah pemesanan agar tidak terjadi kehabisan barang.

26 44 e. Pada saat penentuan jumlah pemesanan barang kita tidak boleh mempertimbangkan biaya kualitas barang. f. Biaya penyimpanan per unit pertahun konstan. Economic Order Quantity akan menentukan jumlah pesanan persediaan yang meminimumkan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. Besarnya EOQ dapat ditentukan dengan berbagai cara, menurut Hansen dan Mowen (2005:472) rumus yang digunakan ialah sebagai berikut: EOQ = Atau ; EOQ = 2xSxD C 2xSxD H TC = D x C + Q D x S + 2 Q x H TC = Total biaya pemesanan dan biaya penyimpanan D = Jumlah (dalam unit) yang dibutuhkan selama satu periode tertentu, misalnya satu tahun. S = Biaya pesanan setiap kali pesan. C = Harga pembelian per unit yang dibayar. I = Biaya penyimpanan dan pemeliharaan digudang dinyatakan dalam persentase dari nilai rata-rata dalam rupiah dari persediaan. H = Biaya Penyimpanan per unit barang per tahun (Rp/unit/tahun) D Q Q 2 = Jumlah (berapa kali) pesanan periode waktu (jumlah/pesanan/tahun) = Persediaan rata-rata

27 45 Dengan adanya hal diatas, maka persediaan pengaman merupakan suatu sarana pencegah terjadinya kekurangan persediaan. Persediaan pengaman yang paling optimal adalah jumlah yang menghasilkan biaya paling rendah dalam suatu periode. Dalam hal ini kita harus menyadari bahwa pembelian berdasarkan EOQ hanya dibenarkan kalau syarat-syaratnya dipenuhi. Adapun syarat utamanya adalah ; a). Harga pembelian bahan per unitnya konstan. b). Setiap saat kita membutuhkan bahan mentah selalu tersedia dipasar. c). Jumlah produksi yang menggunakan bahan mentah tersebut stabil yang ini berarti kebutuhan bahan mentah tersebut relatif stabil sepanjang tahun. Contoh ; 1. PT. XYZ menerapkan biaya penyimpanan dan pemeliharaan gudang (carrying cost) adalah 25,5% dari nilai rata-rata persediaan. Biaya pesanan (procurement cost) adalah Rp ,- setiap kali pesan. Jumlah persediaan selama setahun sebanyak unit dengan harga Rp ,- per unitnya. Maka, untuk mengetahui berapa unit yang harus dipesan setiap kali pemesanan sehingga dicapai total biaya yang paling kecil (minimal) D S = 1200 unit/tahun = Rp /pesan H = Rp (25,5% x ) C = Rp ,-

28 46 EOQ = 2xSxD H EOQ = 2x50.000x x25,5% = = 522, 87 = 22,8 unit = 23 unit Dalam 1 tahun = = 52 kali Total biaya pemesanan dan biaya penyimpanan yang paling ekonomis yang dibutuhkan dalam 1 tahun adalah : TC = D x C + Q D x S + 2 Q x H TC = (1200 x ) x x = Rp Rp Rp = Rp , Apakah total persediaan tersebut merupakan biaya yang paling rendah, dapat dilihat, apabila dalam setiap kali pesan jumlah persediaan barang dagangan yang dipesan diatas atau di bawah (23 unit).

29 47 Perhitungan TC pada pemesanan 20 unit : Q = 20 unit TC = (1200 x ) + x x = Rp Rp Rp = Rp , Perhitungan TC pada pemesanan 25 unit : Q = 25 unit TC = (1200 x ) x x = Rp Rp Rp = Rp , Dari perhitungan jumlah pemesanan barang dengan EOQ terlihat bahwa, biaya pemesanan dan biaya penyimpanan telah diminimalkan dengan pemesanan barang pada tingkat 23 unit dengan total biaya yang akan dikeluarkan sebesar Rp ,- dan pemesanan barang dagangan akan dilakukan sebanyak 52 kali selama 1 tahun untuk memenuhi kebutuhan yang optimal terhadap barang persediaan. Sementara pada pemesanan 20 unit akan meningkatkan biaya pemesanan dan ada kemungkinan persediaan yang ada tidak memenuhi permintaan konsumen. Pada pemesanan barang pada jumlah 25 unit akan meningkatkan biaya penyimpanan barang dan kemungkinan persediaan barang dagangan menjadi rusak/kadaluarsa.

30 48 4. Titik Pemesanan Ulang (Reorder Point/ROP) Bila model EOQ menjawab pertanyaan berapa banyak pemesanan yang optimal. Tetapi Reorder Point menjawab pertanyaan kapan mulai mengadakan pemesanan. Dimaksudkan dengan Reorder Point ialah saat atau titik dimana harus diadakan pesanan lagi sedemikian rupa sehingga kedatangan atau penerimaan barang yang dipesan itu tepat pada waktu dimana persediaan diatas safety stock sama dengan nol. Dengan demikian diharapkan datangnya barang yang dipesan tidak melewati waktu sehingga akan melanggar safety stock. Apabila pesanan dilakukan sesudah melewati waktu Reorder Point tersebut, maka barang yang dipesan akan diterima setelah perusahaan terpaksa mengambil barang dari safety stock. Dalam penentuan/penetapan Reorder Point haruslah kita memperhatikan faktor-faktor sebagai berikut : a. Penggunaan barang selama tenggang waktu mendapatkan barang (procurement lead time). b. Besarnya safety stock. Dimaksudkan dengan procurement lead time adalah waktu dimana meliputi saat dimulainya pelaksanaan usaha-usaha yang diperlukan untuk memesan barang, sampai barang tersebut diterima dan ditempatkan dalam gudang perusahaan. Reorder Point dapat ditetapkan dengan berbagai cara, antara lain dengan : a. Menetapkan jumlah penggunaan selama lead time dan ditambah dengan persentase tertentu. Misalnya ditetapkan bahwa safety stock sebesar 50%

31 49 dari penggunaan selama lead time dan dtetapkan bahwa lead timenya adalah 6 hari, sedangkan kebutuhan barang setiap harinya adalah 3 unit/hari. ROP = (6 x 3) + 50% (6 x 3) = = 27 unit. b. Dengan menetapkan penggunaan selama lead time dan ditambah dengan penggunaan selama periode tertentu sebagai safety stock, misalkan kebutuhan selama 4 hari. ROP = (6 x 3) + (4 x 3) = = 30 unit Dari contoh yang terakhir ini dapatlah dikatakan bahwa reorder point - nya adalah pada jumlah 30 unit, ini berarti bahwa pesanan harus dilakukan pada waktu jumlah persediaan tinggal 30 unit..

32 50 Hubungan antara reorder point, safety stock dan Economical Order Quantity dari contoh tersebut diatas dapatlah digambarkan sebagai berikut : Gambar 2. 1 Hubungan antara Reorder Point, Safety Stock dan Economical Order Quantity Persediaan Reorder Point 30 EOQ Jumlah Stock pada 18 Waktu persediaan Barang Dagangan Dipesan datang 12 Safety Stock 0 6 hari Waktu Sumber : Riyanto (84:2001)

33 51 C. Penelitian Terdahulu Nama peneliti adalah Srianjuma Hutagaol, tahun 2008, masalah yang diteliti yaitu Persediaan, variabel yang diamati adalah obat dalam hal ini alkohol. Metode yang digunakan Metode Economic Order Quantity (EOQ) hasil temuannya adalah Perhitungan pesanan persediaan obat dengan menggunakan Metode Economic Order Quantity (EOQ) akan meminimalkan pengeluaran biaya penyimpanan dan biaya pemesanan. Total biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkan obat juga dapat digunakan seefisien mungkin. Sebagai contoh pada bulan Oktober 2007 Rumah Sakit Umum Siti Hajar memesan alkohol sebanyak 20 unit dengan total biaya Rp ,- sementara dengan menggunakan perhitungan metode Economic Order Quantity (EOQ) obat di pesan 12 unit dengan total biaya Rp ,- sudah dapat memenuhi kebutuhan setiap waktunya dan dapat meminimalkan kelebihan atau kekurangan obat juga mengefisienkan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan yang akan terjadi. Pemesanan dilakukan pada jumlah yang tidak terlalu kecil tapi permintaan terhadap obat tetap dapat dipenuhi.

34 52 D. Kerangka Konseptual PT. FASTFOOD INDONESIA CABANG MEDAN Perencanaan dan Pengawasan Persediaan Barang Dagangan Jumlah Pesanan Model EOQ Pemesanan Kembali (Reorder Point) o Anggaran Persediaan o Biaya Penyimpanan o Biaya Pemesanan o Persediaan Pengaman o Penggunaan Persediaan Perhari o Waktu tunggu Sumber Penulis, 2009 Gambar Kerangka Konseptual PT. FastFood Indonesia Cabang Medan merupakan perusahan dagang yang memiliki perencanaan dan pengawasan dalam mengelola persediaan. Namun dalam penentuan jumlah pesanan penulis menggunakan metode Economic Order Quantity untuk mengetahui biaya penyimpanan dan biaya pemesanan yang paling ekonomis. Dalam pemesanan kembali (Reorder Point) untuk memperoleh persediaan pengaman yang optimal, penggunaan persediaan perhari dan waktu tunggu yang efektif dan efisien.