BUKU INFORMASI MEMBUAT SURAT PENUNJUKAN PENYEDIA BARANG/JASA

Transkripsi

1 BUKU INFORMASI MEMBUAT SURAT PENUNJUKAN PENYEDIA BARANG/JASA LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH DEPUTI BIDANG PENGEMBANGAN DAN PEMBINAAN SUMBER DAYA MANUSIA DIREKTORAT PELATIHAN KOMPETENSI Jl. Epicentrum Tengah Lot 11B, Jakarta 2016

2 DAFTAR ISI DAFTAR ISI BAB I PENDAHULUAN A. Tujuan Umum B. Tujuan Khusus BAB II KONSEP DASAR BAB III PROSEDUR PERSIAPAN PENERBITAN SPPBJ DAFTAR PENYUSUN

3 Sub-Sektor Metodologi Pelatihan Kerja PLK.MP BAB I PENDAHULUAN A. Tujuan Umum Setelah mempelajari modul ini peserta latih diharapkan mampu membuat Surat Penunjukan Pemenang. B. Tujuan Khusus Adapun tujuan mempelajari unit kompetensi melalui buku informasi Membuat laporan pelaksanaan kontrak ini guna memfasilitasi peserta latih sehingga pada akhir pelatihan diharapkan memiliki kemampuan sebagai berikut: 1. Melakukan verifikasi berita acara pemilihan penyedia barang/jasa yang meliputi kegiatan mengidentifikasi pengertian dan ruang lingkup serta fungsi surat penunjukan penyedia barang/jasa sebagai bagian dari pelaksanaan pengadaan barang/jasa secara komprehensif sesuai dengan ketentuan yang diberlakukan; memverifikasi berita acara evaluasi dokumen penawaran penyedia barang/jasa secara cermat; memverifikasi berita acara klarifikasi dan negosiasi penawaran peyedia barang/jasa secara cermat; memverifikasi berita acara pengelolaan sanggahan atas penetapan pemenang pemilihan penyedia barang/jasa diverifikasi secara cermat; 2. Menyiapkan surat penunjukan penyedia barang/ jasa yang meliputi kegiatan memastikan pemenang pemilihan penyedia barang/jasa dipastikan validitasnya; menyiapkan surat penunjukan penyedia barang/jasa (SPPBJ) untuk ditandatangani pejabat yang berwenang sesuai dengan ketentuan; memastian memastikan penyedia barang/jasa yang ditunjuk kesediaannya untuk melaksanakan SPPBJ; mendokumentasikan penunjukan penyedia barang/jasa secara lengkap dengan menggunakan format dan prosedur yang diberlakukan. Judul Modul: Merumuskan Permasalahan Pelatihan di Daerah Buku Informasi Versi: 2009 Halaman: 3 dari 37 3

4 Sub-Sektor Metodologi Pelatihan Kerja PLK.MP BAB II KONSEP DASAR Penunjukan Penyedia Barang Jasa merupakan proses lanjutan dari penetapan pemenang pemilihan penyedia barang jasa setelah masa sanggahan selesai atau setelah proses sanggahan selesai. Penunjukan pemenang juga merupakan bagian dari proses persiapan menuju tahapan penandatanganan kontrak. Berdasarkan Pengumuman Penetapan Pemenang Lelang, PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) harus menerbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang Jasa (SPPBJ) kepada Pemenang Lelang sebelum masa penawaran yang berlaku habis. Sampai kontrak resmi disiapkan dan diberlakukan, Surat Penunjukan Penyedia Barang Jasa, akan berlaku sebagai kontrak yang mengikat. Pada Perka LKPP No. 6 tahun 2012 dinyatakan bahwa setelah SPPBJ diterbitkan, PPK melakukan finalisasi terhadap rancangan kontrak. Hal ini berarti sebelum SPPBJ diterbitkan terdapat proses konsep (draft) rancangan kontrak yang harus diklarifikasikan ke peserta pemilihan penyedia barang jasa yang dinyatakan sebagai pemenang pada Pengumuman Penetapan Lelang/Seleksi. Berdasarkan penjelasan di atas, setelah penetapan pemenang lelang/seleksi diumumkan, PPK seyogyanya melakukan pemeriksaan terhadap hasil lelang/seleksi sebagai dasar penunjukan penyedia barang jasa dan penyusunan konsep (draft) rancangan kontrak. Pada modul ini akan dibahas hal-hal yang perlu dipersiapkan dan dilakukan para pihak baik PPK, Pokja ULP dan Penyedia pada saat setelah pengumuman penetapan pemenang hingga terbitnya Surat Penunjukan Penyedia Barang Jasa (SPPBJ). 2. Lingkup Penunjukan Penyedia Barang Jasa a. Ketentuan Penunjukan Penyedia Barang Jasa Berikut ini adalah ketentuan terkait penunjukan penyedia barang jasa sesuai dengan aturan pengadaan barang jasa Perpres 54 tahun 2010 beserta perubahannya: PPK menerbitkan SPPBJ dengan ketentuan: 1) tidak ada sanggahan dari peserta; 2) sanggahan dan/atau sanggahan banding terbukti tidak benar; atau Judul Modul: Merumuskan Permasalahan Pelatihan di Daerah Buku Informasi Versi: 2009 Halaman: 4 dari 37 4

5 Sub-Sektor Metodologi Pelatihan Kerja PLK.MP ) masa sanggahan dan/atau masa sanggahan banding berakhir. Dalam hal tidak terdapat sanggahan, SPPBJ harus diterbitkan paling lambat 6 (enam) hari kerja setelah pengumuman penetapan pemenang dan segera disampaikan kepada pemenang yang bersangkutan. Dalam hal terdapat Sanggahan Banding, SPPBJ harus diterbitkan paling lambat 2 (dua) hari kerja setelah semua Sanggahan Banding dijawab, dan segera disampaikan kepada pemenang. Dalam hal terdapat Sanggahan tetapi tidak terdapat Sanggahan Banding, SPPBJ harus diterbitkan paling lambat 6 (enam) hari kerja untuk Pelelangan Umum dan paling lambat 4 (empat) hari kerja untuk Pelelangan Sederhana dan Pemilihan Langsung setelah Sanggahan dijawab, dan segera disampaikan kepada pemenang. Penerbitan SPPBJ untuk Seleksi Jasa Konsultasi harus diterbitkan paling lambat 2 (dua) hari kerja setelah Kelompok Kerja ULP menyampaikan Berita Acara Hasil Seleksi kepada PPK. Dalam hal Pelelangan atau Seleksi dilakukan mendahului Tahun Anggaran, SPPBJ diterbitkan setelah DIPA/DPA ditetapkan. Jaminan Pelaksanaan diberikan setelah diterbitkannya SPPBJ dan sebelum penandatanganan Kontrak Pengadaan Barang/ Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya PA/KPA menyatakan Pelelangan/Seleksi/Pemilihan Langsung gagal, apabila PA/KPA sependapat dengan PPK yang tidak bersedia menandatangani SPPBJ karena proses Pelelangan/ Seleksi/Pemilihan Langsung tidak sesuai dengan Peraturan Presiden tentang Pengadaan Barang Jasa Pemerintah ini. Berdasarkan ketentuan umum di atas diketahui ada batasan waktu terhadap penerbitan SPPBJ, dokumen yang dibutuhkan sebagai dasar tindak lanjut, persyaratan apa saja yang harus diklarifikasi agar SPPBJ dapat diterbitkan. b. Tahapan Proses Terkait Penerbitan SPPBJ SPPBJ merupakan akhir dari proses pemilihan penyedia dimana PPK telah menunjuk penyedia barang/jasa yang akan melaksanakan kegiatan. Berdasarkan ketentuan yang telah disebutkan di atas, PPK dapat menolak menerbitkan SPPBJ karena tidak sependapat atas penetapan pemenang yang ditetapkan oleh pokja ULP. Dalam hal ini Judul Modul: Merumuskan Permasalahan Pelatihan di Daerah Buku Informasi Versi: 2009 Halaman: 5 dari 37 5

6 Sub-Sektor Metodologi Pelatihan Kerja PLK.MP PPK memberitahukan perselisihan tersebut kepada PA/KPA untuk diputuskan, dengan ketentuan: Apabila PA/KPA sependapat dengan PPK maka dilakukan evaluasi ulang atau pelelangan/seleksi dinyatakan gagal; Apabila PA/KPA sependapat dengan pokja ULP, PA/KPA memutuskan penetapan pemenang oleh ULP bersifat final, dan PA/KPA memerintahkan PPK untuk mengeluarkan SPPBJ. Hal-hal apa dan atas dasar apa yang dapat menjadikan PPK menolak menerbitkan SPPBJ? Guna menerbitkan SPPBJ, PPK membutuhkan dokumen pendukung hasil lelang/seleksi yang dilaksanakan oleh Pokja ULP, untuk diperiksa dan diteliti sebagai dasar terbitnya SPPBJ. Dokumen pendukung tersebut perlu diinventarisasi oleh pihak PPK, sehingga PPK dapat memutuskan untuk menerbitkan SPPBJ dengan data yang akurat. Dokumen terkait lelang/seleksi sampai terbitnya SPPBJ memang dinyatakan rahasia, namun persyaratan menyatakan bahwa guna keperluan penerbitan SPPBJ, dokumen hasil lelang/seleksi harus diserahkan kepada PPK untuk diteliti/diperiksa. Setelah mengetahui dokumen pendukung apa saja yang diperlukan, PPK perlu melakukan penelitian dan pemeriksaan hasil lelang/seleksi melalui dokumen pendukung yang ada. Hasil penelitian/pemeriksaan PPK terhadap dokumen pendukung akan menghasilkan kesimpulan analisa yang menjadi dasar PPK memutuskan apakah PPK sepakat dengan Pokja ULP dan menunjuk pemenang yang diumumkan Pokja ULP, sebagai penyedia barang jasa pada kegiatan PPK. Berdasarkan dokumen pendukung tersebut, PPK dalam rangka mempersiapkan kontrak setelah diterbitkannya SPPBJ, seyogyanya membuat konsep (draft) rancangan kontrak terkait kegiatan yang dilelangkan. Konsep rancangan kontrak bersama dengan hasil penelitian terhadap dokumen pendukung hasil lelang, akan diklarifikasikan kepada penyedia yang dinyatakan sebagai pemenang oleh Pokja ULP. Klarifikasi terhadap hasil penelitian atau pemeriksaan terhadap dokumen pendukung dapat dilakukan secara lisan misalnya dengan komunikasi melalui telepon. Atau dapat juga dilakukan secara tertulis. Beberapa sistem lelang/seleksi, cara melakukan klarifikasi Judul Modul: Merumuskan Permasalahan Pelatihan di Daerah Buku Informasi Versi: 2009 Halaman: 6 dari 37 6

7 Sub-Sektor Metodologi Pelatihan Kerja PLK.MP sebelum terbitnya SPPBJ adalah dengan melakukan pertemuan klarifikasi yang sering disebut sebagai Pre Award Meeting (PAM) atau Rapat Pra Kontrak. Pada Pre Award Meeting ini akan diagendakan klarifikasi hal-hal dalam dokumen pendukung hasil lelang dan kaitannya pada kegiatan lelang yang akan dilaksanakan setelah kontrak ditandatangani. Produk rekaman atau bukti kerja pada Pre Award Meeting adalah Berita Acara Pre Award Meeting atau Berita Acara Pra Kontrak. Berdasarkan Berita Acara Pre Award Meeting ini PPK akan menindaklanjuti apakah akan diterbitkan SPPBJ atau tidak. PPK juga harus memperhatikan batas waktu untuk menerbitkan SPPBJ yang telah diatur dalam Perpres No. 54 tahun 2010 beserta perubahannya seperti yang telah disebutkan di atas. Pada prinsipnya, SPPBJ merupakan dasar bagi PPK dan penyedia barang/jasa untuk melakukan pekerjaan dalam suatu ikatan bukti perjanjian. SPPBJ juga dapat memberikan kepastian bagi penyedia barang/jasa dalam memperoleh suatu pekerjaan. Berdasarkan hal tersebut, aturan waktu penerbitan SPPBJ harus dilakukan secepat mungkin ketika suatu proses pemilihan dinyatakan telah selesai (termasuk proses sanggahan dan sanggahan banding). Sebagai contoh, jika tidak ada sanggahan pada pelelangan umum, dimana waktu sanggahan diberikan 5 (lima) hari kerja setelah pengumuman pemenang, maka paling lambat pada hari keenam SPPBJ sudah diterbitkan oleh PPK. Begitu juga pada pelelangan sederhana, dimana diberikan waktu sanggahan selama 3 (tiga) hari kerja setelah pengumuman. Oleh karena itu, paling lambat hari keempat setelah pengumuman pemenang SPPBJ sudah diterbitkan. SPPBJ digunakan oleh penyedia barang/jasa sebagai dasar melakukan pengurusan atas jaminan pelaksanaan atas pengadaan barang/jasa kecuali untuk pekerjaan jasa konsultasi yang tidak memerlukan jaminan pelaksanaan. Hal ini dikarenakan sebelum kontrak ditandatangani, penyedia barang/jasa harus sudah menyerahkan jaminan pelaksanaan, sebagai jaminan PPK jika terdapat wanprestasi pada penyedia barang/jasa setelah penandatanganan kontrak. Dari penjelasan di atas dapat disarikan hal-hal yang perlu dilakukan oleh PPK sebelum menerbitkan SPPBJ adalah: Inventarisasi dokumen pendukung hasil lelang/seleksi Penelitian dan pemeriksaan dokumen pendukung Judul Modul: Merumuskan Permasalahan Pelatihan di Daerah Buku Informasi Versi: 2009 Halaman: 7 dari 37 7

8 Sub-Sektor Metodologi Pelatihan Kerja PLK.MP Pembuatan konsep (draft) rancangan kontrak Rapat Pra Kontrak (Pre Award Meeting) untuk klarifikasi kepada penyedia yang dinyatakan sebagai pemenang Pembuatan Berita Acara Klarifikasi atau Berita Acara Pre Award Meeting oleh PPK Pada halaman berikut tercantum bagan alir tahapan yang dilalui hingga terbitnya Surat Penunjukan Penyedia Barang Jasa, sedangkan prosedur persiapan penerbitan SPPBJ dijelaskan pada bab selanjutnya. Judul Modul: Merumuskan Permasalahan Pelatihan di Daerah Buku Informasi Versi: 2009 Halaman: 8 dari 37 8

9 Sub-Sektor Metodologi Pelatihan Kerja PLK.MP MULAI BAHP/BAHS DAN PENETAPAN PEMENANG Tdk PPK SEPAKAT? Ya 1 MEMBERITAHU PA/KPA MEMBUAT JADWAL RAPAT PRA KONTRAK 4 2 EVALUASI OLEH PA/ KPA Ya ADA PENGUNDURAN DIRI? Ya SEPAKAT DENGAN PPK? Tdk 5 Tdk MENGUNDANG RAPAT PRA KONTRAK - BAHP/BAHS - Salinan Dokumen Pengadaan - Draft Kontrak 3 PERINTAH PENERBITAN SPPBJ 6 MELAKSANAKAN RAPAT PRA KONTRAK 7 PENERBITAN SPPBJ PERINTAH EVALUASI ULANG/ PELELANGAN GAGAL PEMENANG SEPAKAT? Ya Tdk SPPBJ BATAL 10 MENGENAKAN SANKSI PADA PEMENANG MENUNJUK (URUTAN PERINGKAT) 8 12 PELELANGAN GAGAL Ya SEMUA MENGUNDURKAN DIRI Tdk 9 MENERBITKAN SPPBJ Tdk SEPAKAT? Ya MEMBUAT BERITA ACARA RAPAT PRA KONTRAK 11 KEGIATAN LAIN Ya ADA PENGUNDURAN DIRI? Tdk SELESAI Gambar 1 Bagan Alir Proses Penerbitan SPPBJ Judul Modul: Merumuskan Permasalahan Pelatihan di Daerah Buku Informasi Versi: 2009 Halaman: 9 dari 37 9

10 3. Fungsi Proses Penunjukan Penyedia Barang Jasa Klarifikasi pada saat fase memberikan penghargaan kontrak kepada penyedia barang/jasa atau saat proses penunjukan penyedia barang jasa bukanlah periode negosiasi. Penyedia yang dinyatakan pemenang tidak akan diizinkan untuk memodifikasi biaya, jangka waktu proyek atau segala sesuatu yang substantif kecuali perubahan diminta oleh pemilik pekerjaan. Fase Pra Kontrak (Pre Award) atau fase sebelum pemberian penghargaan kontrak kepada penyedia, dilakukan sebelum kontrak ditandatangani. Tujuan Pemilik Pekerjaan/Proyek (jika pemerintah berarti mewakili Negara atau Pemda), adalah memiliki proyek atau layanan yang selesai tepat waktu, tanpa peningkatan biaya terhadap penyedia, dan dengan kepuasan pelanggan yang tinggi. Pada akhir kegiatan/proyek, Pemilik Pekerjaan (Negara/Pemda) akan melakukan evaluasi terhadap kinerja penyedia barang jasa berdasarkan ketiga faktor di atas. Sehingga sangat penting bagi penyedia barang jasa untuk melakukan perencanaan proyek/kegiatan untuk meyakinkan bahwa tidak akan terjadi kejutan yang bersifat negatif pada saat pelaksanaan kontrak. Tahap proses penunjukan ini menyediakan tempat bagi penyedia barang jasa yang dinyatakan pemenang atau berpotensi sebagai penyedia barang jasa yang ditunjuk, untuk mengidentifikasi apa yang ada di (what is in) dan apa yang keluar (what is out) dari penawaran penyedia. Pemilik Pekerjaan (Negara) memiliki hak untuk menerima atau menolak usulan ini. Negara juga memiliki hak mengidentifikasi resiko yang dirasakan, persoalan, dan isu-isu yang mensyaratkan penyedia untuk melakukan mitigasi dan pengelolaan resiko tersebut. Dalam banyak kasus, salah satu risiko terbesar penyedia (dalam hal memberikan pelayanan dengan kepuasan yang tinggi) adalah Negara. Misalnya regulasi yang berubah yang mungkin menyebabkan harga bahan bakar berubah dan menyebabkan biaya kegiatan meningkat. Oleh karena itu, selama fase atau proses penunjukan ini, untuk kepentingan terbaik penyedia, penting untuk mengidentifikasi masalah atau kekhawatiran yang ada di waktu depan. Penyedia harus meminimalkan risiko dengan membuat dokumentasi yang membantu penyedia untuk menjadi proaktif dalam melakukan mitigasi resiko. Halaman: 10 dari 37

11 BAB III PROSEDUR PERSIAPAN PENERBITAN SPPBJ Verifikasi Dokumen Pendukung a. Inventarisasi Dokumen Pendukung Penerbitan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ) merupakan salah satu tahapan penting dalam proses pengadaan barang/jasa yang dilakukan melalui penyedia barang/jasa. SPPBJ diterbitkan oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) setelah diyakini bahwa seluruh proses/prosedur pemilihan barang/jasa yang dilakukan oleh Unit Layanan Pengadaan (ULP) telah sesuai dengan aturan yang ditetapkan dalam dokumen pengadaan. Dalam rangka meyakinkan hal tersebut, PPK melakukan inventarisasi terhadap dokumen-dokumen pendukung yang merupakan dasar dalam menerbitkan SPPBJ. Dokumen-dokumen pendukung dalam rangka menerbitkan SPPBJ dapat diperoleh dari ULP, yang berupa salinan dokumentasi hasil proses pemilihan penyedia barang/jasa. Dokumen-dokumen pendukung yang perlu diinventarisasi oleh PPK dalam rangka penerbitan SPPBJ antara lain Berita Acara Hasil Pelelangan/Seleksi, Surat Penetapan Pemenang, dan Dokumen Sanggahan. 1) Berita Acara Hasil Pelelangan (BAHP)/Berita Acara Hasil Seleksi (BAHS) BAHP/BAHS adalah berita acara hasil pelelangan/ seleksi yang isinya berupa kronologis proses pelelangan/ seleksi, mulai dari pengumuman pelelangan/seleksi sampai dengan usulan penetapan pemenang. BAHP/BAHS sekurang-kurangnya memuat hal-hal berikut, yakni: a) Informasi Umum Mengenai Pelelangan/Seleksi Informasi Umum yang dicatat dalam BAHP/BAHS memuat antara lain nama pekerjaan, lokasi pekerjaan, nama satuan kerja, sumber dana, tahun anggaran, total HPS, jangka waktu pelaksanaan, metode pemilihan, metode penyampaian dokumen dan metode evaluasi. b) Pengumuman Pelelangan/Seleksi Dalam BAHP/BAHS dicatat pengumuman yang dilakukan oleh pokja ULP seperti tanggal pengumuman, tempat pengumuman dan masa berlaku pengumuman. Hal yang perlu diperhatikan pada pengumuman pelelangan/ seleksi adalah format dari pengumuman tersebut dan masa berlaku pengumuman sudah sesuai dengan peraturan yang berlaku. Halaman: 11 dari 37

12 c) Berita Acara yang dibuat oleh Pokja ULP Berita acara yang dibuat pokja ULP antara lain Berita Acara Penerimaan Dokumen, Berita Acara Penjelasan Pekerjaan, Berita Acara Pembukaan Penawaran, Berita Acara Pembuktian Kualifikasi dicatat dan dimasukkan ke dalam BAHP/BAHS. d) Proses dan Tata Cara Evaluasi Di dalam BAHP/BAHS dijelaskan mengenai proses dan tata cara evaluasi terhadap calon penyedia barang/jasa. Informasi tersebut antara lain terkait dengan calon penyedia barang/jasa yang masuk dalam tahapan evaluasi beserta dengan kriterianya, calon penyedia yang lulus dan tidak lulus tahapan evaluasi beserta dengan penjelasannya. Informasi tersebut dituangkan dalam Berita Acara Hasil Evaluasi tersendiri dan menjadi lampiran dari BAHP/BAHS. e) Usulan Calon Pemenang Seluruh informasi yang tercakup di dalam BAHP/BAHS disimpulkan dan dituangkan ke dalam usulan calon pemenang dari proses pelelangan/seleksi. Dalam usulan calon pemenang sekurang-kurangnya memuat informasi mengenai nama penyedia barang/jasa, alamat penyedia barang/ jasa, NPWP dan harga penawaran terkoreksi. BAHP/BAHS ini harus sekurang-kurangnya ditandatangani oleh lebih dari ½ dari jumlah anggota Pokja ULP. BAHP/BAHS menjadi dasar bagi PPK untuk menerbitkan surat penunjukan penyedia barang/jasa. Contoh dari BAHP dapat dilihat pada Lampiran 1. 2) Surat Penetapan Pemenang Surat penetapan pemenang merupakan surat yang berisi nama pemenang dari proses pelaksanaan pengadaan barang/jasa dan pemenang cadangan (jika ada) berdasarkan dokumen BAHP/BAHS yang telah dibuat oleh Pokja ULP. Surat penetapan pemenang dibuat sebelum dilakukan pengumuman pemenang pengadaan barang/jasa. Surat penetapan pemenang diterbitkan oleh Pokja ULP untuk nilai pekerjaan maksimal sebesar 100 milyar Rupiah untuk Pengadaan Barang/Konstruksi/Jasa Lainnya dan nilai pekerjaan maksimal 10 milyar Rupiah untuk Pengadaan Jasa Konsultasi. Untuk penetapan pemenang dengan nilai lebih dari yang disebutkan diatas maka Pokja ULP mengajukan usulan kepada Pengguna Anggaran (PA) untuk menerbitkan surat penetapan pemenang. Contoh surat penetapan pemenang dapat dilihat pada Lampiran 2. Halaman: 12 dari 37

13 3) Dokumen Sanggahan Setelah dilakukan pengumuman atas pemenang pelelangan barang/jasa maka penyedia barang/ jasa memiliki kesempatan untuk melakukan sanggahan atas proses pelelangan yang dilaksanakan. Sanggahan merupakan hak dari peserta pengadaan barang/jasa yang tidak puas atas penetapan pemenang. Jika hasil evaluasi menyatakan bahwa tidak ada pemenang yang lulus, tetap disediakan masa sanggah kepada para peserta yang memasukkan penawaran untuk menyampaikan keberatan. Peserta diberikan kesempatan untuk menyampaikan keberatan atas hasil pelelangan/seleksi melalui proses sanggahan dan sanggahan banding. Proses sanggahan pertama ditujukan kepada ULP dan dijawab oleh ULP. Adapun sanggahan yang dapat diterima apabila terdapat penyimpangan atas prosedur pelelangan/seleksi, meliputi: a. Penyimpangan terhadap ketentuan dan prosedur yang diatur dalam Peraturan Presiden No. 54 Tahun 2010 yang terakhir diubah dengan Peraturan Presiden No. 70 Tahun 2012 beserta petunjuk teknisnya dan yang telah ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan; b. Rekayasa tertentu sehingga menghalangi terjadinya persaingan usaha yang sehat; dan/atau c. Penyalahgunaan wewenang oleh Pokja ULP dan/atau pejabat yang berwenang lainnya. Untuk meyakinkan bahwa suatu proses pemilihan penyedia sudah tidak terjadi proses sanggahan atau sanggahan telah selesai sesuai ketentuan di atas, PPK harus memperhatikan dokumen sanggahan. Dokumen sanggahan adalah dokumen/laporan yang memuat suatu proses sanggahan dalam suatu proses pelelangan/seleksi. Dokumen/laporan sanggahan sebaiknya disusun oleh Pokja ULP baik jika terjadi sanggahan maupun tidak. Dokumen/laporan disusun dalam rangka memberikan informasi yang akurat dan komprehensif kepada PPK tentang ada atau tidaknya sanggahan serta proses/tindak lanjut yang telah dilakukan, walaupun setiap dokumen/surat yang berkaitan dengan sanggahan telah ditembuskan kepada PPK. Selain itu dokumen/laporan sanggahan merupakan bentuk accountability dari Pokja ULP dalam rangka menyatakan bahwa suatu proses pemilihan telah selesai. Isi dalam dokumen/laporan sanggahan jika terjadi sanggahan sekurang-kurangnya Halaman: 13 dari 37

14 memuat ringkasan/kronologis terjadinya sanggahan dengan melampirkan salinan surat sanggahan dari peserta serta jawaban-jawaban yang telah diberikan oleh pejabat yang berwenang. b. Meneliti Dokumen Pendukung Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa Setelah menerima pengajuan dari Pokja ULP untuk menerbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa, PPK melakukan penelitian atas dokumen pendukung yang diberikan oleh Pokja ULP. Maksud dari penelitian dokumen pendukung ini adalah untuk memastikan bahwa proses pelelangan/seleksi yang dilaksanakan oleh Pokja ULP sesuai dengan prosedur. Hal yang dilakukan dalam meneliti dokumen pendukung Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa, antara lain: 1) Berita Acara Hasil Pelelangan (BAHP)/Berita Acara Hasil Seleksi (BAHS) PPK melakukan kaji ulang atas BAHP/BAHS yang disusun oleh Pokja ULP. PPK wajib memahami isi dari BAHP/BAHS dan memiliki pengetahuan yang cukup terhadap proses pelelangan/ seleksi yang dilakukan oleh Pokja ULP. Berikut contoh hal-hal yang dilakukan penelitian atas BAHP Pelelangan Umum Pasca Kualifikasi, satu sampul dan sistem gugur antara lain: Tabel 1. Penelitian atas BAHP Pelelangan Umum Pascakualifikasi Halaman: 14 dari 37

15 2) Surat Penetapan Pemenang Dalam melakukan penelitian atas surat penetapan pemenang hal-hal yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut: 1) Apakah nama, alamat, NPWP serta harga terkoreksi dari pemenang dan pemenang cadangan (jika ada) telah sesuai dengan BAHP/BAHS dan Berita Acara Hasil Evaluasi? 2) Apakah Pejabat yang menandatangani Surat Penetapan Pemenang telah sesuai dengan prosedur/aturan yang berlaku? 3) Dokumen Sanggahan Dokumen sanggahan merupakan hal yang perlu mendapatkan perhatian dari PPK dalam rangka meneliti dokumen pendukung SPPBJ. Beberapa hal yang perlu mendapatkan perhatian adalah sebagai berikut: 1) Apakah sanggahan diajukan oleh penyedia barang/jasa yang memasukkan penawaran? 2) Apakah sanggahan oleh penyedia barang/jasa dilakukan pada masa sanggahan yang telah ditetapkan sesuai dengan Perpres No. 54 Tahun 2010 beserta dengan perubahannya? Dalam melakukan penelitian terhadap dokumen pendukung SPPBJ dapat menggunakan lembar checklist. Lembar checklist dapat memandu PPK dalam rangka melihat hal-hal penting dalam dokumen pendukung yang harus diteliti. Selain itu, lembar ceklist juga dapat dijadikan dokumen accountability bagi PPK bahwa proses penelitian yang dilakukan telah sesuai dengan aturan/ prosedur yang berlaku. Berikut ini adalah salah satu contoh checklist yang dapat digunakan untuk meneliti dokumen pendukung SPPBJ: Halaman: 15 dari 37

16 Tabel 2. Checklist untuk Meneliti Dokumen Pendukung SPPBJ PPK dapat melakukan pengembangan atau penyederhanaan terhadap hal-hal yang perlu diteliti terhadap dokumen pendukung SPPBJ, dengan mempertimbangkan jenis, kompleksitas, dan nilai pekerjaan. 2. Penyusunan Konsep (Draft) Kontrak Berdasarkan inventarisasi dan penelitian terhadap dokumen pendukung, dan sebelum kontrak ditandatangani, PPK perlu menyusun konsep rancangan kontrak. Konsep rancangan kontrak yang disusun akan diklarifikasikan ke pemenang lelang yang potensial ditunjuk sebagai penyedia. a. Definisi dan Pentingnya Kontrak Apakah kontrak itu? Sebagai aturan umum, kontrak adalah perjanjian legal antara dua pihak atau lebih dengan tujuan menciptakan hubungan yang legal dilaksanakan oleh hukum. Sahnya kontrak harus memenuhi persyaratan sebagai berikut: Sebuah tawaran Sebuah penerimaan Kapasitas kontrak dari pihak Pertimbangan pada sesuatu yang bernilai Hubungan yang mengikat secara hukum Halaman: 16 dari 37

17 Dalam perdagangan internasional dan perdagangan dalam negeri, kontrak adalah lebih khusus sebagai perjanjian tertulis yang mengalokasikan risiko dan manfaat dari transaksi antara pihak-pihak yang terlibat. Kontrak penjualan telah menjadi dasar hukum yang mengikat setidaknya dua pihak: penjual dan pembeli. Kontrak ini bahkan lebih penting dalam perdagangan internasional karena fakta bahwa pihak yang berada di berbagai negara tunduk pada berbagai peraturan hukum yang mempengaruhi pembuatan dan pelaksanaan kontrak. Oleh karena itu, negosiasi yang hati-hati untuk dokumen seperti ini, khususnya klausul yang akan menentukan hak dan kewajiban masing-masing pihak, akan menjadi dasar dari hubungan bisnis yang sukses. Ketidaksesuaian dalam melakukan kontrak secara otomatis akan berakhir, jika tidak dalam sengketa, setidaknya terjadi hubungan akan tegang dan tidak berbuah antara pihak-pihak. Berdasarkan penjelasan di atas dan sesuai dengan posisi, pembeli atau penjual (jika tidak disebut sebagai pemasok), kewajiban kontrak akan bervariasi demikian halnya strategi bisnis. b. Kewajiban Pembeli dan Penjual 1) Kewajiban Penjual Untuk mempermudah, kewajiban penting dari penjual (yaitu, orang memproduksi sesuatu untuk orang lain) dalam kontrak adalah sebagai berikut: Menghasilkan barang atau jasa dengan cara, waktu, dan lokasi yang telah ditentukan oleh para pihak. Ini berarti mengorganisir diri dalam rangka untuk menyelesaikan tugas yang diinginkan. Menyerahkan dokumen yang berkaitan dengan barang atau jasa, seperti nama properti, sertifikat asal, daftar muatan, dokumen asuransi, manual, dll. Barang mungkin tidak dapat digunakan tanpa dokumen penting yang disediakan. Transfer nama kepemilikan untuk produk. Ini dapat berlangsung pada saat perjanjian, pengiriman, atau setelah pembayaran penuh. Yakinkan kesesuaian barang. Kualitas, kuantitas dan jenis barang harus sesuai dengan apa yang ditetapkan dalam kontrak. Dengan demikian, jika ada cacat tersembunyi penjual harus mengganti barang. Penjual juga harus menjamin bahwa barang sesuai untuk tujuan yang dimaksudkan. Namun, persyaratan ini dapat dikurangi secara signifikan jika penjual memiliki kesempatan untuk menjual produk "seperti" - yaitu, membuat tidak ada representasi tentang kualitas barang dan meninggalkan tanggung jawab pada pembeli untuk memverifikasi bahwa barang sesuai dengan tujuan (kontrak). Halaman: 17 dari 37

18 Secara umum, bertindak dengan itikad baik dan bertransaksi dengan jujur. Hal Ini mungkin mencakup tugas untuk memberi saran kepada pembeli tentang cara terbaik untuk memenuhi kontrak. Tanggung jawab perdata dari manufaktur barang dalam kasus cedera orang atau benda. Dalam hal ini, secara umum, produsen sebagai serta pemasok yang bertanggung jawab untuk kerugian yang disebabkan produknya. 2) Kewajiban Pembeli Secara umum, kewajiban penting dari pembeli (yaitu, orang yang menerima produksi orang lain) dalam kontrak adalah sebagai berikut: Terima barang atau jasa. Pembeli harus mengambil kepemilikan barang dan menerima ini setelah memeriksa untuk membebaskan tanggung jawab penjual untuk barang yang tidak sesuai. Penerimaan tanpa syarat menunjukkan kesesuaian kecuali untuk cacat tersembunyi. Selanjutnya, pembeli harus melakukan segala sesuatu yang diperlukan untuk penjual untuk dapat memberikan barang atau jasa. Membayar harga yang disepakati. Ini termasuk jumlah, waktu, dan cara pembayaran. Secara umum, bertindak dengan itikad baik dan bertransaksi dengan jujur. Ini mungkin mencakup tugas untuk menginformasikan penjual untuk kesulitan yang mungkin membuat pekerjaan penjual lebih sulit. Terima tanggung jawab perdata dalam kasus cedera orang atau benda. Di hal ini, pembeli dapat beralih ke produsen serta pemasok dalam hal kerusakan yang diakibatkan. 3) Kewajiban Penjual dan Pembeli Secara Bersama-sama Sifat timbal balik dari kewajiban para pihak yang menciptakan hubungan kontrak. Misalnya, satu pihak harus mematuhi kewajiban sendiri untuk dapat menegakkan hukum dalam proses peradilan atas kewajiban dari pihak lain. Keseimbangan inilah yang membuat kontrak sukses. Di mana ada ketidakseimbangan (kurang dari situasi "menang-menang"), kurang membuat kontrak berhasil dilaksanakan. Oleh karena itu, kerja sama adalah pendekatan yang terbaik bagi semua pihak terlibat dalam kontrak. c. Mempersiapkan Kontrak Mempersiapkan kontrak adalah proses dimana versi awal dari kontrak dikembangkan. Versi awal ini mungkin sebenarnya standar kontrak yang menentukan Halaman: 18 dari 37

19 klausa yang khas yang akan digunakan untuk hubungan pembelian/pengadaan jenis tertentu. Standar kontrak mungkin dikembangkan oleh asosiasi industri yang digunakan anggotanya, oleh badan-badan internasional yang mana kontrak dilakukan di sektor tertentu, atau dengan individu bisnis. Versi awal kontrak juga dapat menjadi rancangan yang disiapkan untuk kebutuhan hubungan tertentu atau pembelian/pengadaan produk tertentu. Baik pembeli dan penjual mungkin telah menyetujui garis besar umum kontrak. Pembeli kemudian dapat mempersiapkan draft awal kontrak untuk menjadi diserahkan kepada penjual untuk disetujui. Sebagai aturan umum, kontrak harus tertulis. Ini memberikan bukti yang terbaik apa yang telah disepakati tentang bagaimana transaksi dilakukan. Bukti tertulis juga untuk melindungi perusahaan/instansi terhadap interpretasi yang keliru oleh pihak lain ketika terdapat kekurangan kepercayaan antara para pihak, atau jika keyakinan ini telah hilang. d. Isu Utama Terkait Persiapan Kontrak Isu utama yang berkaitan dengan mempersiapkan kontrak adalah: 1) Apa yang perusahaan/instansi ingin dapatkan melalui kontrak ini? 2) Apa yang Dihindari Perusahaan/Instansi? 3) Bagaimana Melindungi Instansi/Perusahaan, Jika Terjadi Sesuatu yang Salah? 4) Apa yang Harus Dimasukkan atau Dikeluarkan Dalam Kontrak? 5) Klausa Apa yang Harus Digunakan Dalam Kontrak? e. Permasalahan Dalam Kontrak Internasional 1) Hukum yang berlaku 2) Strategi penawaran 3) Perubahan manajemen 4) Perubahan situasi 5) Fluktuasi mata uang dan kontrol valuta asing 6) Keterlambatan 7) Pengiriman 8) Budaya bisnis yang berbeda 9) Kekuasaan 10) Kurangnya kekhususan 11) Bahasa Halaman: 19 dari 37

20 f. Kontrak yang Baik Hal-hal yang perlu diingat ketika melakukan drafting kontrak adalah: Mengetahui apa yang ingin didapatkan, apa yang dihindari, dan opsi ketika terjadi sesuatu yang salah Mengenal pemasok Kontrak yang baik adalah kontrak yang semua pihak menang (win-win) Jangan biarkan seseorang membuat janji yang diketahui tidak akan diselesaikan Hindari konsep ambigu dan gunakan istilah secara konsisten Perlu diingat teknologi Perlu diingat hak kekayaan intelektual dan industri Mempunyai klausa penyelesaian sengketa yang jelas Mempunyai klausa penghentian atau pemutusan kontrak Perlu diingat budaya g. Prosedur Penyusunan Konsep Kontrak Kontrak adalah keseluruhan dokumen yang mengatur hubungan hukum antara pengguna jasa dan penyedia jasa dalam penyelenggaraan barang atau jasa. Setiap kontrak harus bersifat adil (fair) dan setara terhadap kedua belah pihak dan tidak bermaksud untuk mengambil keuntungan sepihak dengan cara merugikan pihak lain. Isi kontrak sekurang-kurangnya harus memuat hal-hal berikut yaitu: 1) Para Pihak Para pihak terdiri dari pengguna jasa dan penyedia jasa. Pengguna jasa adalah orang perseorangan atau badan sebagai pemberi tugas atau pemilik pekerjaan/ proyek yang memerlukan barang/layanan jasa, sedangkan penyedia jasa adalah orang perseorangan atau badan yang kegiatan usahanya menyediakan barang/layanan jasa. Para pihak yang terlibat dalam kontrak harus disebutkan dengan jelas, apakah berupa badan usaha atau usaha perseorangan, nama wakil/kuasa badan usaha sesuai dengan kewenangan pada akta badan usaha atau sertifikat keahlian kerja dan sertifikat keterampilan kerja bagi usaha orang perseorangan dan tempat kedudukan alamat badan usaha atau usaha orang perseorangan. 2) Rumusan Pekerjaan Deskripsi lingkup kerja proyek ini adalah bagian yang amat penting dari setiap kontrak, karena ini memberikan batasan dan dimensi dari barang dan jasa dan material yang akan dilakukan. Persoalannya adalah tidak mudah untuk memberikan Halaman: 20 dari 37

21 batasan atau definisi yang akurat bagi setiap jasa atau material untuk suatu proyek yang besar dan kompleks yang terdiri dari beribu-ribu komponen kegiatan. Lingkup kerja minimal harus sudah mencantumkan keterangan sebagai berikut: lokasi kegiatan pengadaan, kapasitas, karakteristik bahan dan produk, proses yang dipilih, jadwal yang diinginkan, indikasi biaya, dan filosofi desain (umur teknis, tingkat teknologi, dan lain-lain). Rumusan pekerjaan yang dibuat meliputi pokok-pokok pekerjaan yang diperjanjikan, volume atau besaran barang/pekerjaan yang harus dilaksanakan, nilai kegiatan/pekerjaan dan ketentuan mengenai penyesuaian nilai pekerjaan akibat fluktuasi harga untuk kontrak, tata cara penilaian hasil pekerjaan dan pembayaran serta jangka waktu pelaksanaan pekerjaan tersebut. 3) Pertanggungan (Jaminan) Berdasarkan empirik, bahwa akan banyak dijumpai permasalahan dan kesulitan dalam proses pelaksanaan kegiatan proyek, yang berarti akan mempertinggi resiko, maka suatu kontrak yang baik akan dilengkapi dengan mekanisme yang efektif dan alat yang ampuh untuk mengatasi dan mengendalikannya. Salah satu alat tersebut adalah pertanggungan atau jaminan. Adapun jenis pertanggungan atau adalah sebagai berikut: (a) Jaminan uang muka (b) Jaminan pelaksanaan (c) Jaminan mutu (d) Jaminan kegagalan konstruksi (pekerjaan konstruksi) (e) Asuransi 4) Tenaga Ahli Suatu kegiatan membutuhkan hasil yang baik dan sesuai dengan standar mutu yang diinginkan. Untuk mencapai hal tersebut, dibutuhkan tenaga kerja yang ahli dan memiliki pengalaman yang cukup dalam bidangnya. Persyaratan klasifikasi dan kualifikasi tenaga ahli yang dibutuhkan untuk melaksanakan paket-paket pekerjaan harus ditetapkan dan dilengkapi juga dengan prosedur penerimaan dan atau pemberhentian tenaga ahli yang dipekerjakan. 5) Hak dan Kewajiban Para Pihak Kontrak melibatkan dua pihak atau lebih. Masing-masing pihak yakni pihak pengguna jasa dan penyedia jasa memiliki hak dan kewajibannya masing-masing. Hak dan kewajiban tersebut harus dijelaskan pada kontrak sehingga membantu kelancaran Halaman: 21 dari 37

22 pelaksanaan pekerjaan. Dalam hal kegiatan pemerintah, pihak pertama disebut Pengguna barang jasa dan pihak kedua disebut Penyedia barang jasa. Masing-masing mempunyai hak dan kewajiban seperti yang tercantum pada ketentuan. 6) Cara Pembayaran Merupakan cara pembayaran hasil pekerjaan berdasarkan volume/besaran fisik dan meliputi cara pembayaran hasil pekerjaan, jangka waktu pembayaran dan jaminan pembayaran. Cara pembayaran ada 3 yaitu sesuai kemajuan proyek, berkala (termin), dan pra pendanaan penuh. 7) Penyelesaian Perselisihan Perselisihan diakibatkan klaim dari salah satu pihak yang berkontrak. Klaim dapat diartikan sebagai permintaan atau tuntutan kompensasi uang atau biaya atau jadwal/ perpanjangan waktu di luar kontrak untuk meraih kembali sesuatu kerugian. Penyelesaian perselisihan dapat dilakukan dengan cara: Pilihan penyelesaian sengketa secara sukarela: melalui pengadilan atau di luar pengadilan dengan ketentuan penyelesaian sengketa di luar pengadilan tidak berlaku untuk tindak pidana Masalah yang dapat diselesaikan di luar pengadilan adalah mengenai Perikatan pekerjaan konstruksi Penyelenggaraan pekerjaan konstruksi Kegagalan bangunan Jika masyarakat dirugikan akibat penyelenggaraan pekerjaan konstruksi, maka berhak menggugat ke pengadilan secara perorangan, kelompok orang atau tanpa surat kuasa Penyelesaian perselisihan di luar pengadilan adalah dengan cara-cara sebagai berikut: (a) Melalui pihak ketiga: Mediasi Konsiliasi Negosiasi (b) Arbitrase 8) Cidera janji Bentuk cidera janji adalah sebagai berikut: a) Cidera janji penyedia barang jasa: tidak menyelesaikan tugas tidak memenuhi mutu Halaman: 22 dari 37

23 tidak memenuhi kuantitas tidak menyerahkan hasil pekerjaan b) Cidera janji pengguna barang jasa: terlambat membayar tidak membayar terlambat menyerahkan sarana pelaksanaan pekerjaan Pihak yang dirugikan oleh pihak yang melakukan cidera janji, mendapatkan kompensasi, pengganti biaya atau perpanjangan waktu, perbaikan atau pelaksanaan ulang hasil pekerjaan atau pemberian ganti rugi. 9) Pemutusan Kontrak Pemutusan Kontrak berarti hubungan kerja antara penyedia jasa dan pengguna jasa terputus secara hukum. Pemutusan kontrak kerja konstruksi timbul akibat tidak dapat dipenuhinya kewajiban salah satu pihak. 10) Keadaan Memaksa (Force Majeure) Keadaan memaksa (force majeure) memuat ketentuan tentang kejadian yang timbul di luar kemauan dan kemampuanpara pihak, yang menimbulkan kerugian bagi salah satu pihak. Kondisi force majeure biasanya berupa peristiwa pemogokan, unjuk rasa, huru-hara sosial, kebakaran, banjir, gempa, atau bencana alam. Kejadiankejadian tersebut termasuk dalam golongan risiko murni yang umumnya ditutup dengan jaminan asuransi kerusakan. Dalam penyelenggaraan proyek, cukup banyak jumlah jenis item yang termasuk dalam kategori di atas yang harus diasuransikan. 11) Kegagalan Bangunan (jika Pekerjaan Konstruksi) Kegagalan bangunan adalah keadaan bangunan yang setelah diserahterimakan oleh penyedia jasa kepada pengguna jasa, menjadi tidak berfungsi baik secara keseluruhan maupun sebagian dan/ atau tidak sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam kontrak kerja konstruksi atau pemanfaatannya yang menyimpang sebagai akibat penyedia jasa dan/ atau pengguna jasa. 12) Aspek Lingkungan Kepedulian terhadap lingkungan merupakan tanggung jawab bersama seluruh unsur yang terlibat dan diwujudkan melalui penerapan perencanaan, rekayasa, pengadaan, kontruksi, operasi, dan administrasi. Pedoman kepedulian lingkungan biasanya disusun dalam bentuk matriks tanggung jawab dengan sekaligus Halaman: 23 dari 37

24 menetapkan kelompok perhatian yang menjadi tanggung jawab masing-masing aparat. 13) Kekayaan Intelektual Hak atas kekayaan intelektual mencakup: kepemilikan hasil perencanaan, berdasarkan kesepakatan pemenuhan kewajiban terhadap hak cipta atas hasil perencanaan yang telah dimiliki oleh pemegang hak cipta dan hak paten yang telah dimiliki oleh pemegang hak paten sesuai dengan undang-undang tentang hak cipta dan undang-undang tentang hak paten. 3. Rapat Pra Kontrak (Pre Award Meeting) Bentuk klarifikasi dokumen pendukung dapat dilakukan secara lisan atau tertulis. Namun seyogyanya dilakukan secara tertulis didukung adanya pertemuan. Beberapa sistem lelang/seleksi memberlakukan Pre Award Meeting (PAM) sebelum diterbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang Jasa (SPPBJ). Pre Award Meeting adalah pertemuan antara PPK sebagai pemilik pekerjaan dengan penyedia yang dinyatakan sebagai pemenang sebelum penandatanganan kontrak, untuk meninjau dokumen kontrak dan mencapai pemahaman tentang persyaratan lingkup dan jadwal. Pre Award Meeting diadakan setelah penyedia ditetapkan sebagai pemenang tapi sebelum penghargaan kontrak atau penandatanganan kontrak. Penyedia yang dinyatakan sebagai pemenang akan diundang oleh PPK selaku pemilik pekerjaan untuk menghadiri rapat ini. Pada PAM ini akan ditinjau rencana, spesifikasi dan Dokumen Kontrak lain, yang digunakan oleh penyedia dalam mempersiapkan tawarannya. Item yang bisa menjadi penyebab klaim potensial diidentifikasi dan Pemberi Pekerjaan membuat koreksi dan interpretasi. Pemberi Pekerjaan dianggap perlu untuk merefleksikan maksud dari rencana dan spesifikasi. Pre Award Meeting ini biasanya dijadwalkan oleh Pemilik Pekerjaan dan memiliki agenda yang cukup banyak. Agenda harus diminta jika tidak tersedia pada undangan Pre Award Meeting. Tujuan utama dari Pre Award Meeting adalah untuk mengevaluasi penawaran atau usulan Penyedia untuk menentukan apakah ruang lingkup telah lengkap dan memenuhi maksud dari dokumen pemilihan (dokumen lelang) dari Pemilik Pekerjaan. Setiap masalah yang perlu klarifikasi atau yang perlu ditambahkan atau dihapus dari bahasa kontrak perlu dibahas dan diselesaikan pada pertemuan ini. Halaman: 24 dari 37

25 Pemilik Pekerjaan akan meminta Penyedia menyerahkan daftar kesalahan rencana, kelalaian atau ambiguitas dan item lainnya yang perlu dibahas pada Pre Award Meeting untuk memperjelas Rencana dan Ketentuan Khusus. Selain itu, Pemilik Pekerjaan akan bertanya kepada Penyedia apakah Penyedia berniat untuk meminta setiap alternatif atau substitusi untuk produk bahan termasuk dalam tawarannya. Ketentuan khusus mengenai Pilihan Bahan Pembelian langsung akan dibahas. Sebuah Berita Acara akan ditandatangani pada Pre Award Meeting untuk mendokumentasikan semua klarifikasi dibahas pada pertemuan tersebut. Tujuan Pre Award Meeting atau Rapat Pra Kontrak adalah untuk memperoleh pemahaman dan kesepakatan kepada setiap unsur dalam organisasi pemilik pekerjaan mengenai persyaratan dan waktu penerbitan SPPBJ, ketentuan apabila Penyedia Jasa yang ditunjuk mengundurkan diri, persyaratan dan waktu penandatanganan Surat Perjanjian, menyepakati konsep Surat Perjanjian serta hal-hal lainnya yang dianggap perlu. Hal-hal yang dibahas dalam Pre Award Meeting (Rapat Pra Kontrak) sekurangkurangnya adalah: a. Jaminan Pelaksanaan 1) Kriteria Jaminan Pelaksanaan a) Jasa Konsultasi tidak memerlukan Jaminan Pelaksanaan b) Jaminan Pelaksanaan diberikan oleh Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi untuk Kontrak bernilai di atas Rp ,00 (dua ratus juta rupiah) c) Jaminan Pelaksanaan dapat diberikan oleh Penyedia Jasa Lainnya untuk Kontrak bernilai diatas Rp ,00 (dua ratus juta rupiah) 2) Penyerahan Jaminan Pelaksanaan a) Jaminan Pelaksanaan diberikan setelah diterbitkannya SPPBJ dan sebelum penandatanganan Kontrak Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya. Hal ini berarti, dalam waktu penyerahan jaminan pelaksanaan bukan kapan saja dapat diserahkan, tetapi sebelum kontrak lebih cepat dari 14 hari setelah SPPBJ diterbitkan dan PPK harus berkoordinasi dengan penyedia. 3) Besaran Jaminan Pelaksanaan a) Nilai Penawaran Antara 80%-100% dari HPS b) Untuk nilai penawaran terkoreksi antara 80% (delapan puluh perseratus) sampai dengan 100% (seratus perseratus) dari nilai total HPS, Jaminan Pelaksanaan adalah sebesar 5% (lima perseratus) dari nilai Kontrak. Halaman: 25 dari 37

26 c) Nilai Penawaran dibawah 80% dari HPS d) Untuk nilai penawaran terkoreksi dibawah 80% (delapan puluh perseratus) dari nilai total HPS, besarnya Jaminan Pelaksanaan 5% (lima perseratus) dari nilai total HPS. 4) Masa Berlaku Jaminan Pelaksanaan a) Jaminan Pelaksanaan berlaku sejak tanggal Kontrak sampai serah terima Barang/Jasa Lainnya atau serah terima pertama Pekerjaan Konstruksi. 5) Penyerahan Kembali Jaminan Pelaksanaan Jaminan Pelaksanaan dikembalikan setelah: a) Penyerahan Barang/Jasa Lainnya dan Sertifikasi Garansi; atau b) Penyerahan Jaminan Pemeliharaan sebesar 5% (lima perseratus) dari nilai kontrak khusus bagi Penyedia Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya 6) Bentuk Jaminan Pelaksanaan a) Jaminan dari Bank Umum, Perusahaan Penjaminan atau Perusahaan Asuransi dapat digunakan untuk semua jenis Jaminan b) Perusahaan Penjaminan sebagaimana dimaksud pada ayat (5) adalah Perusahaan Penjaminan yang memiliki izin dari Menteri Keuangan 7) Ketentuan Jaminan Jaminan Pelaksanaan atas Pengadaan Barang/Jasa harus dapat dicairkan tanpa syarat (unconditional) sebesar nilai Jaminan dalam waktu paling lambat 14 (empat belas) hari kerja, setelah surat pernyataan wanprestasi dari PPK/ULP diterima oleh Penerbit Jaminan. 8) Penyebutan Jaminan Dalam SPPBJ disebutkan bahwa penyedia harus menyiapkan Jaminan Pelaksanaan sebelum penandatanganan kontrak. 9) Kegagalan Penyerahan Jaminan Pelaksanaan 10) Kegagalan penyedia yang ditunjuk untuk menyerahkan Surat Jaminan Pelaksanaan dipersamakan dengan menolak untuk menandatangani Kontrak atau tidak menerima keputusan penunjukan sebagai penyedia barang/jasa. b. Asuransi Penyedia jasa wajib menyediakan asuransi sejak SPMK sampai dengan tanggal selesainya pemeliharaan untuk: 1) Semua barang dan peralatan yang mempunyai risiko tinggi terjadinya kecelakaan, pelaksanaan pekerjaan, serta pekerja untuk pelaksanaan Halaman: 26 dari 37

27 pekerjaan, atas segala resiko terhadap kecelakaan, kerusakan, kehilangan, serta resiko lain yang tidak dapat diduga; 2) Pihak ketiga sebagai akibat kecelakaan di tempat kerjanya; dan 3) Perlindungan terhadap kegagalan bangunan (jika kegiatannya Pekerjaan Konstruksi) c. Jamsostek (Jaminan Sosial Tenaga Kerja) Penyedia dan Subpenyedia berkewajiban atas biaya sendiri untuk mengikutsertakan Personilnya pada program Jaminan Sosial Tenaga Kerja (Jamsostek) sebagaimana diatur dalam peraturan perundang-undangan d. Uang Muka 1) Jaminan Uang Muka a) Penyedia Jasa Konsultasi dapat diberikan Uang Muka b) Jaminan Uang Muka diberikan oleh Penyedia Barang/Jasa terhadap pembayaran Uang Muka yang diterimanya c) Besarnya Jaminan Uang Muka adalah senilai Uang Muka yang diterimanya d) Pengembalian Uang Muka diperhitungkan secara proporsional pada setiap tahapan pembayaran 2) Penggunaan Uang Muka Uang Muka dapat diberikan kepada Penyedia Barang/Jasa untuk a) Mobilisasi alat dan tenaga kerja; b) Pembayaran uang tanda jadi kepada pemasok barang/material; dan/atau c) Persiapan teknis lain yang diperlukan bagi pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa 3) Besaran Uang Muka Uang Muka dapat diberikan kepada Penyedia Barang/Jasa dengan ketentuan sebagai berikut: a) Untuk Usaha Kecil paling tinggi 30% (tiga puluh perseratus) dari nilai Kontrak Pengadaan Barang/Jasa; atau b) Untuk usaha non kecil paling tinggi 20% (dua puluh perseratus) dari nilai Kontrak Pengadaan Barang/Jasa 4) Pengembalian Uang Muka Nilai Jaminan Uang Muka secara bertahap dapat dikurangi secara proporsional sesuai dengan pencapaian prestasi pekerjaan. e. Kontrak (Surat Perjanjian) 1) Konsep (Draft) Kontrak Halaman: 27 dari 37

28 a) PPK dan penyedia wajib memeriksa konsep Kontrak meliputi substansi, bahasa, redaksional, angka dan huruf serta membubuhkan paraf pada setiap lembar Dokumen Kontrak b) Rancangan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa disusun dengan berpedoman pada Standar Kontrak Pengadaan Barang/Jasa c) Ketentuan lebih lanjut mengenai Standar Kontrak Pengadaan Barang/Jasa serta pedoman penyusunan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa diatur dengan peraturan Kepala LKPP 2) Jumlah Rangkap Kontrak Banyaknya rangkap Kontrak dibuat sesuai kebutuhan, yaitu: a) Sekurang-kurangnya 2 (dua) Kontrak asli, terdiri dari: Kontrak asli pertama untuk PPK dibubuhi meterai pada bagian yang ditandatangani oleh penyedia; dan Kontrak asli kedua untuk penyedia dibubuhi meterai pada bagian yang ditandatangani oleh PPK; b) Rangkap Kontrak lainnya tanpa dibubuhi meterai, apabila diperlukan 3) Tanda Tangan Kontrak a) Penyempurnaan Rancangan Kontrak PPK menyempurnakan rancangan Kontrak Pengadaan Barang/ Jasa untuk ditandatangani. b) Ketersediaan Dana Penandatanganan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa dilakukan setelah DIPA/DPA disahkan. c) Pendapat Ahli Hukum Kontrak Penandatanganan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa yang kompleks dan/atau bernilai diatas Rp ,00 (seratus miliar rupiah) dilakukan setelah memperoleh pendapat ahli hukum Kontrak. d) Pihak Yang Berwenang Menandatangani Kontrak Pihak yang berwenang menandatangani Kontrak Pengadaan Barang/Jasa atas nama Penyedia Barang/Jasa adalah Direksi yang disebutkan namanya dalam Akta Pendirian/Anggaran Dasar Penyedia Barang/Jasa, yang telah didaftarkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan. e) Pendelegasian Wewenang Pihak lain yang bukan Direksi atau yang namanya tidak disebutkan dalam Akta Pendirian/Anggaran Dasar, dapat menandatangani Kontrak Pengadaan Barang/Jasa, sepanjang mendapat kuasa/ pendelegasian wewenang yang sah dari Direksi atau Halaman: 28 dari 37

29 pihak yang sah berdasarkan Akta Pendirian/Anggaran Dasar untuk menandatangani Kontrak Pengadaan Barang/Jasa. f) Waktu Penandatanganan Kontrak Penandatanganan kontrak dilakukan paling lambat 14 (empat belas) hari kerja setelah diterbitkan SPPBJ dan setelah penyedia menyerahkan Jaminan Pelaksanaan. f. Harga Satuan Timpang 1) Batasan Volume Apabila dalam penawaran terdapat harga satuan penawaran yang timpang maka penyedia jasa tersebut perlu mendapatkan penjelasan bahwa harga tersebut berlaku sebatas volume yang tertera di dalam Daftar Kuantitas dan Harga. 2) Harga Satuan Selebihnya Harga satuan selebihnya akan disesuaikan/dinegosiasikan. 3) Harga Satuan Yang Nol (0) Untuk harga satuan yang nol atau tidak diisi, volume pekerjaan tersebut harus tetap dilaksanakan yang harga satuannya dianggap sudah masuk pada item pekerjaan yang lain. g. Perhitungan Penyesuaian Harga (Kontrak Tahun Jamak) 1) Pencantuman Tata Cara Perhitungan Tata cara perhitungan penyesuaian harga harus dicantumkan dengan jelas dalam Dokumen Pengadaan. 2) Penetapan Koefisien Komponen a) Koefisien Komponen yang digunakan adalah Daftar Koefisien Komponen yang tercantum dalam Dokumen Pengadaan b) Koefisien Komponen adalah perbandingan antara nilai bahan, tenaga kerja dan alat kerja terhadap Harga Satuan dari pembobotan HPS dalam Dokumen Pengadaan 3) Masa Diberlakukan Penyesuaian Harga Penyesuaian harga diberlakukan pada Kontrak Tahun Jamak yang masa pelaksanaannya lebih dari 12 (dua belas) bulan dan diberlakukan mulai bulan ke-13 (tiga belas) sejak pelaksanaan pekerjaan. 4) Penyesuaian Harga Jika Ada Jenis Pekerjaan Baru Jenis pekerjaan baru dengan Harga Satuan baru sebagai akibat adanya adendum Kontrak dapat diberikan penyesuaian harga mulai bulan ke-13 (tiga belas) sejak adendum Kontrak tersebut ditandatangani 5) Penentuan Indeks Harga Untuk Pekerjaan Yang Terlambat Halaman: 29 dari 37