The 21 st Indonesia International Motor Show

Transkripsi

1 1

2 2

3 3

4 4

5 BAHASA INDONESIA 5

6 DAFTAR ISI Bab 1. Informasi Umum 1. Nama Pameran Tema Tempat Pelaksanaan Waktu Penyelenggara Pelaksana Website Tiket Masuk Undangan & Tanda Masuk A. Undangan Upacara Pembukaan 12 B. Tanda Masuk (Special Guest ID) Pass A. Exhibitor Pass (Tanda Masuk Peserta Pameran) 12 B. Seragam Kontraktor (Sebagai Tanda Masuk Kontraktor Pameran) 12 C. Artist & Delivery Person Pass / Temporary Pass (Tanda masuk sementara) Official Hotels Perubahan Jadwal Pameran 13 Bab 2. Pemasukan dan Pengeluaran Barang Pameran 1. Masa Pembangunan, Pembongkaran Stand, Pemasukan & Pengeluaran Barang Display 14 A. Jadwal Pembangunan dan Pembongkaran Stand.14 B. Persyaratan Pemasukan dan Pengeluaran Barang Display Selama Masa Pameran.15 C. Pintu Masuk Kontraktor dan Peserta Pameran Pemberitahuan mengenai Kontraktor Stand Official Stand Contractor Official Freight Forwarder Keamanan Selama Masa Set-Up dan Dismantling Persyaratan Pembongkaran Stand Kendaraan Selama Masa Set-Up dan Dismantling Pembuangan Sampah.19 Bab 3. Pengerjaan Konstruksi Stand, Peraturan, Kelistrikan dan Fasilitas 1. Material Stand Pameran Pengerjaan terkait dengan struktur Hall Izin Pembangunan Stand Ketentuan Desain A. Ketentuan untuk lay out desain stand 23 B. Zona Batasan Ketinggian 23 C. Partisi Stand / Dinding Stand 26 D. Pylon 26 E. Panggung, Levelling & Floor stand 26 F. Bangunan Bertingkat (double decker) 27 G. Regulasi Outdoor Pengumpulan & Approval Gambar Disain Stand Peraturan Terkait Dengan Penggunaan Fasilitas Pameran A. Listrik 29 B. Rigging/Truss System 29 C. Syarat dan Kondisi Pengadaan/Pemasangan Listrik 30 D. Pengerjaan Kelistrikan 30 E. Pemeliharaan Terhadap Peralatan Kelistrikan 31 F. Pelayanan Komunikasi Dalam Stand 31 G. Suplai air dan Penyediaan Drainase 31 H. Internet Connection 32 I. Fasilitas Stand Standar 32 J. Fasilitas Air Conditioner di Semi-permanent Hall A1, A2 & B 33 6

7 Bab 4. Operasional Show Days, Peraturan Ketatasuaraan, Acara dan Fasilitas Pendukung 1. Pintu Masuk Peserta Pameran Listrik Peraturan Ketatasuaraan A. Batas Volume 33 B. Pengukuran Volume 34 C. Spesifikasi Penggunaan loudspeaker berdasarkan luas lahan 34 D. Posisi Speaker Pertunjukan di Area Pameran 35 Aktifitas Promosi 38 Bab 5. FasilitasPameran 1. Shuttle Bus Musholla (SholatJumat) Area Merokok Area Food And Beverage Ambulans dan Ruang Medis Business Center Coffee Shop Kids Area Nursery Room Bank & ATM Taxi area Koneksi Internet Ruang Meeting Charger Corner 43 Contact Person Contact Person 45 Official Contractor 46 Venue Owner 46 Official Freight Forwarder 47 Official Hotel

8 Daftar Tabel Tabel 2.1 Jadwal Pembangunan dan Pembongkaran Stand 14 Tabel 2.2 Pintu Masuk Kontraktor dan Peserta Pameran 15 Tabel 2.3 Kode Parkir Kendaraan selama masa Set-Up dan Dismantling 18 Tabel 3.1 Ketentuan Design Ketinggian Dinding Massive dan Beban maksimum 23 Tabel 4.1 Pintu masuk peserta pameran 33 Tabel 5.1 Spesifikasi kapasitas ruang meeting 43 Daftar Gambar Gambar 2.1 Pintu Masuk Kontraktor dan Peserta Pameran 15 Gambar 2.2 Parkir Kendaraan selama masa Set-Up dan Dismantling 18 Gambar 3.1 Regulasi Tinggi Hall D1 23 Gambar 3.2 Zona Batas Ketingian Hall A 24 Gambar 3.3 Zona Batas Ketingian Hall B 24 Gambar 3.4 Zona Batas Ketingian Hall C 25 Gambar 3.5 Zona Batas Ketingian Hall D 25 Gambar 3.6 Zona Batas Ketingian Semi-Permanent Hall 26 Gambar 3.7 Regulasi flooring 27 Gambar 3.8 Zona Batas Ketingian Outdoor Area 27 Gambar 3.10 Contoh Stand Standard 32 Gambar 4.1 Pintu Masuk Peserta Pameran 33 Gambar 4.2 Posisi Speaker Terhadap Stand 35 Gambar 5.1 Peta Fasilitas 44 Note: Informasi yang tertulis di Manual book ini adalah benar pada waktu pencetakan dan dapat berubah sewaktu-waktu. 8

9 9

10 Bab 1. Informasi Umum 10

11 Bab 1. Informasi Umum 1. Nama Pameran 2. Tema Smart Vehicle Mobility 3. Tempat Pelaksanaan Jakarta International Expo (JIExpo) Kemayoran, Jakarta 10620, Indonesia Telepon : Fax : Website : 4. Waktu Upacara Pembukaan 19 September WIB* Press Day 19 September WIB* Umum September 2013 Weekday (Senin-kamis) WIB Weekend (Jumat-Minggu) WIB *) Dalam konfirmasi 5. Penyelenggara GAIKINDO (Gabungan Industri Kendaraan Bermotor Indonesia Association of Indonesian Automotive Industries) Jl. Teuku Cik Ditiro 1 No. 11 DEF Menteng Jakarta Pusat Phone : Fax : gaikindo@cbn.net.id Website : 6. Pelaksana PT Dyandra Promosindo The City Tower 7 th Floor Jl. MH.Thamrin No.81 Jakarta Pusat Indonesia Phone. : Fax. : Website : 7. Website 8. Tiket Masuk Pameran ini terbuka untuk umum dengan harga tiket per orang per kunjungan sebagai berikut : Senin s.d. Kamis (weekday) : Rp (Empat puluh ribu rupiah) Jumat s.d. Minggu (weekend) : Rp (Enam puluh ribu rupiah) Bebas biaya masuk untuk : Anak-anak usia dibawah 4 tahun Lansia usia diatas 70 tahun 11

12 9. Undangan & Tanda Masuk A. Undangan Upacara Pembukaan Undangan upacara pembukaan akan diberikan kepada seluruh peserta pameran yang telah mengisi formulir 13 atau 14, dan mengembalikan kepada panitia selambat-lambatnya tanggal 20 Agustus 2013 Undangan ini hanya berlaku pada tanggal 19 September 2013, yaitu pada saat pelaksanaan upacara pembukaan dan VIP/Press Day. B. Tanda Masuk ( Special Guest ID ) Setiap peserta pameran akan mendapatkan 1 (satu) buah tanda masuk berupa Special Guest ID untuk setiap kelipatan 10 m 2 dari luas stan. Special Guest ID merupakan tanda masuk yang hanya berlaku untuk 1 kali masuk pada hari yang digunakan, untuk 1 (satu) orang. Syarat & ketentuan tertera di lembar Special Guest ID. Permintaan tambahan untuk tanda masuk dapat disampaikan dengan mengisi formulir 12 selambat-lambatnya tanggal 22 Juli Biaya tambahan untuk 1 (satu) buah tiket pameran weekday adalah sebesar Rp ,- weekend sebesar Rp ,- dan Special Guest ID sebesar Rp ,- 10. Pass A. Exhibitor Pass (Tanda Masuk Peserta Pameran) Setiap peserta berhak memperoleh 1 (satu) buah Exhibitor Pass untuk setiap kelipatan 10 m 2 luas stand. Exhibitor pass merupakan tanda masuk peserta yang berlaku selama masa pameran berlangsung. Exhibitor pass hanya dapat digunakan oleh 1 (satu) identitas peserta yang tertera di dalam Exhibitor pass tersebut. Untuk peserta pameran yang memiliki lahan kurang dari 30 m 2 akan mendapatkan 3 (tiga) buah Exhibitor Pass. Permintaan tambahan untuk Exhibitor Pass, dapat disampaikan kepada panitia dengan mengisi (formulir 11) sebelum tanggal 22 Juli Biaya tambahan untuk 1 (satu) buah Exhibitor adalah sebesar Rp ,- Tidak diperkenankan untuk meminjamkan ataupun menukar Exhibitor Pass kepada pihak lain. Atas pelanggaran terhadap ketentuan ini, pihak penyelenggara berhak menarik dan memusnahkan Exhibitor Pass tersebut. B. Seragam Kontraktor (Sebagai Tanda masuk kontraktor pameran) Kontraktor diwajibkan memakai seragam kontraktor masing-masing sebagai identitas kontraktor di dalam area pameran dan hanya berlaku pada masa set-up dan dismantling. Untuk kontraktor yang membangun stand special design dengan luas diatas 100m 2, akan mendapatkan 1 buah Exhibitor Pass untuk setiap kelipatan 50m 2 dari stan yang dikerjakan. Exhibitor Pass / Tanda masuk akan diberikan setelah mengumpulkan foto diri dan menyelesaikan administrasi contractor & consultation fee (formulir 9) sebelum tanggal 22 Juli 2013 (form tidak berlaku setelah tanggal 22 Juli 2013). C. Artist & Delivery Person Pass / Temporary Pass (Tanda Masuk Sementara) Temporary Pass dapat diperoleh di ruang panitia dengan mengisi buku registrasi dan meninggalkan ID card / KTP sebagai jaminan. Penyelenggara wajib menyertai para artis masuk ke dalam area pameran. 12

13 11. Official Hotels THE MEDIA HOTEL & TOWER Jl Gunung Sahari Raya No. 3, Jakarta Indonesia Phone : Fax : Contact Person : Oxventus Kumala Website : SANTIKA PREMIERE JAKARTA Jl. AIPDA K.S. Tubun No. 7, Slipi Jakarta 11000, Indonesia Phone : Fax : Contact Person : Rosana Website : AMARIS HOTEL MANGGA DUA SQUARE - JAKARTA Jl. Gunung Sahari No. 1, Jakarta Phone : Fax : Contact Person : Diah sales3@jakartamds.amarishotel.com SWISS-BELHOTEL MANGGA BESAR Jl. Kartini Raya No.57, Mangga Besar, Jakarta, Indonesia Phone : +(62-21) Fax : +(62-21) Contact Person : Hendras Natanegara hendrasnatanegara@jakartapremiere.santika.com Website : Catatan : 1. Untuk informasi rate dan pemesanan dapat dilihat di formulir 7 dengan batas waktu pemesanan selambat-lambatnya tanggal 22 Juli Ketersediaan kamar tidak terjamin jika formulir 7 kembali melewati tanggal 22 Juli Pemesanan dilakukan dengan sistem personal account. 12. Perubahan Jadwal Pameran Perubahan yang terkait dengan tempat dan waktu pameran, akan diinformasikan kepada peserta selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari sebelum pelaksanaan pameran. 13

14 Bab 2. Pemasukan dan Pengeluaran Barang Pameran Beberapa aturan dasar yang dibutuhkan oleh peserta, kontraktor pameran dan pihak terkait lainnya dalam tahap perencanaan, pendesainan stan, dan pengoperasian barang display adalah ketentuan sebagai berikut : Menciptakan lingkungan pameran yang nyaman, mudah dikunjungi serta memuaskan pengunjung. Memberikan perhatian besar pada keamanan dan kemudahan gerak pengunjung di area stand masing-masing. Tidak mengganggu kenyamanan di luar stand ( misalnya : tata suara, tata cahaya serta arus pengunjung yang menumpuk akibat adanya pertunjukan ataupun display barang di dalam stan). Selain biaya pameran yang ditanggung oleh penyelenggara, setiap peserta bertanggung jawab atas seluruh biaya operasional yang di timbulkan oleh masing-masing stand. Setiap peserta pameran dan atau perwakilannya diharuskan membayar secara tunai untuk segala bentuk transaksi dilapangan. 1. Masa Pembangunan, Pembongkaran Stand, Pemasukan & Pengeluaran Barang Display. A. Jadwal Pembangunan dan Pembongkaran Stand Hari, Tanggal Waktu Area Jenis Pekerjaan Masa Pembangunan Stand Minggu, Hall A, B, C, D,dan Outdoor Senin, Selasa, Rabu, Hall A, B, C, D, Prefunction D, Outdoor Semi permanent A1 dan A2 Hall A, B, C, D, Semi permanent A1, A2, B, Prefunction Hall D dan Outdoor Hall A, B, C, D, Semi permanent A1, A2, B, Prefunction Hall D dan Outdoor Hall A, B, C, D, Semi permanent A1, A2, B, Prefunction Hall D dan Outdoor Masa Pengeluaran Barang Display & Pembongkaran Stand Minggu, Hall A, B, C, D, Semi permanent A1, A2, B, Prefunction Hall D dan Outdoor Tabel 2.1 Jadwal Pembangunan dan Pembongkaran Stand. *Khusus untuk barang display area Outdoor yang berupa kendaraan / Truck di haruskan untuk masuk terlebih dahulu ke area Outdoor paling lambat tanggal 14 September 2013, Pukul WIB. (Melalui pintu 6A* tentative) Keterangan : Jadwal detail pemasukan barang display akan diinformasikan secara terpisah sesuai dengan hall masing-masing dan ditentukan kemudian oleh pihak penyelenggara. Untuk keterlambatan yang disebabkan oleh peserta dan atau kontraktornya, akan dikenakan biaya perpanjangan waktu sesuai dengan aturan yang berlaku. 14 Pembangunan Stann Pemasukan dan penataan Barang Display * Pengetesan Listrik, Gladi Resik & Penyelesaian Stand & Dekorasi Pengeluaran Barang Display Senin, Pembongkaran Stand

15 Untuk peralatan yang belum dibongkar dan dipindahkan hingga hari Senin, 30 September 2013, akan dikeluarkan oleh penyelenggara. Segala tanggung jawab dan biaya yang mungkin timbul akan ditanggung oleh peserta. B. Persyaratan Pemasukan dan Pengeluaran Barang Display Selama Masa Pameran. Peserta pameran wajib menginformasikan terlebih dahulu kepada pihak penyelenggara jika ingin memasukkan dan mengeluarkan barang display pada saat showdays. Proses pemasukan dan pengeluaran barang display hanya dapat dilaksanakan selama 30 menit setelah pameran ditutup (pukul WIB ) dengan pengawasan dari pihak penyelenggara. Peserta dilarang mengotori ataupun merusak karpet gangway ketika mengganti display kendaraan di area pameran, peserta diwajibkan menggunakan karpet alas disetiap gangway yang akan dilewati oleh kendaraan display. Peserta wajib menginformasikan terlebih dahulu kepada pihak penyelenggara jika akan memindahkan kendaraan dan perlu menyalakannya. Proses pemindahan ini dapat dilakukan hanya pada saat pameran tertutup untuk umum. Peserta harus memastikan keamanan dan ventilasi ruang pameran dimana gas buangan seminimal mungkin dan AC kendaraan harus dimatikan. Dilarang meninggalkan barang tanpa pengawasan. Segala bentuk kehilangan selama pemasukan dan pengeluaran barang display menjadi tanggung jawab masing-masing peserta. C. Pintu Masuk Kontraktor dan Peserta Pameran* Hall Pameran Hall A Hall B Hall C Hall D Hall E, Semi Permanent Hall A1, A2 dan B Pintu Masuk + Kode Pintu Loading Door LA1, LA2, LA3, LA4, LA5, LA6 Loading Door LB1, LB2 Loading Door LC1, LC2 Loading Door LD1, LD2, LD3, LD4 LD OD Tabel 2.2 Pintu Masuk Kontraktor dan Peserta Pameran Gambar.2.1 Pintu Masuk Kontraktor dan Peserta Pameran *Detail mengenai pintu masuk untuk barang display akan di informasikan pada Technical Meeting 2 15

16 2. Pemberitahuan mengenai Kontraktor Stand ( Formulir 8 ) Peserta pameran sebaiknya memilih kontraktor stand yang pekerjaannya tidak overload, agar pembangunan stand dapat selesai tepat waktu. Kontraktor yang membangun stand dengan luas melebihi 100m 2 akan dikenakan biaya administrasi sebesar Rp /m 2. (Formulir 9 : Contracor Consultation Fee) Peserta pameran dan kontraktornya diharuskan untuk datang tepat waktu serta bekerja sesuai dengan jadwal-jadwal yang telah ditentukan oleh penyelenggara. Jadwal pembangunan stand, pemasukan dan pengeluaran mobil dan barang display lainnya harus sesuai dengan jadwal yang ditentukan oleh penyelenggara. Desain stand peserta beserta spesifikasi material dan ukurannya harus diserahkan kepada pihak penyelenggara selambat-lambatnya tanggal 22 Juli Official Stand Contractor A. PT Samudra Dyan Praga Jl. Jend. Basuki Rachmat No. 31 Jakarta 13430, Indonesia Phone : Fax : infosamudra@cbn.net.id Website : Contact : Kartika Cell Phone : kartika@samudra.co.id B. PT Pentawira Cipta Indonesia Jl. H.Benyamin Sueb Kav. C.2 3, Kota baru Bandar kemayoran Jakarta Pusat Phone : Fax : Website : Contact : Rosa Paullyna Paska Cell phone : rosa@pentawira.com 4. Official Freight Forwarder Untuk kepentingan pengiriman barang dan pengurusan kepabeanan barang-barang pameran, maka kami menunjuk official freight forwarder sebagai berikut ; A. AGILITY INTERNATIONAL Gambir Expo, Blok D No.1 3, Lt.2, Arena PRJ Kemayoran, Jl. Benyamin Sueb, Jakarta Telepon : Fax : Contact Person : Richard Lim Cell Phone : pslim@agilitylogistics.com 16

17 B. SCHENKER PETROLOG UTAMA Wisma Raharja 5 th Floor, Jl. TB. Simatupang Kav 1, Jakarta Telepon : Fax : Contact Person : Ibu Ovilia Faratika Ovilia.Faratika@dbschenker.com C. SRI LANGKA Graha Cempaka Mas No. B.06, Jl. Let.Jen Suprapto No.1, Jakarta Telepon : Fax : Contact Person : Bapak Arsad Libuy Cell Phone : s_langka@pacific.net.id D. VISSASA PARAMA NATI Duta Garden Square Blok A 9, Jl. Husein Sastranegara Tangerang Telepon : (Hunting) / Fax : Contact Person : Markus Julianto Cell Phone : yanto@vissasa.com 5. Keamanan Selama Masa Set-Up dan Dismantling Peserta pameran wajib hadir pada setiap aktivitas memasukkan dan mengeluarkan barang, meskipun pengerjaannya dilakukan oleh agen transportasi dan sejenisnya yang mewakili peserta pameran. Dilarang merokok selama masa pemasangan, pemasukan serta pengeluaran barang. Merokok hanya diperkenankan diluar area pameran (outdoor). Dilarang melakukan pengecatan didalam gedung pameran kecuali yang materialnya telah disetujui untuk pengerjaan perbaikan. Material berbahaya (yang mudah terbakar) lainnya harus dipergunakan seminimal mungkin. Pengecatan harus dilakukan berjauhan dengan material yang mudah terbakar dan alat pemadam kebakaran harus ditempatkan pada posisi yang mudah dijangkau. Dilarang meletakkan material untuk dekorasi di dekat area pengunjung / gangway, pintu keluar darurat ataupun peralatan pemadam kebakaran. Setiap pekerja yang memasuki area kerja/pameran wajib mempergunakan seragam kontraktor serta sepatu tertutup. Jika tidak mempergunakan sepatu tertutup, maka tidak diizinkan untuk memasuki area pameran. Dilarang memaku tembok ataupun lantai, merusak lantai, dinding ataupun atap gedung pameran. Jika terjadi pelanggaran terhadap ketentuan ini maka peserta pameran akan dikenakan denda sesuai besaran kerugian serta penyitaan kompresor oleh pihak penyelenggara. Dilarang mendisplay produk-produk yang berasap, menimbulkan panas, menimbulkan bau ataupun menimbulkan kebakaran serta hal-hal lain yang mungkin dapat merugikan stand serta mengganggu ruang pameran. Bagi peserta pameran yang melanggar ketentuan ini akan dikenakan denda sesuai dengan besaran kerugian yang timbul. 6. Persyaratan Pembongkaran Stand Jadwal pengeluaran barang secara detail setiap stand akan disampaikan pada Technical Meeting 2 oleh Project Officer masing-masing Hall. Panitia tidak bertanggung jawab atas segala kerusakan dan kehilangan barang 17

18 display, jika barang display tidak dikeluarkan setelah melewati jadwal pengeluaran barang. Tidak diperkenankan membongkar stand dengan cara meruntuhkan bangunan secara sekaligus, pembongkaran harus dilakukan per bagian stand. 7. Kendaraan selama masa Set-Up dan Dismantling. Kode Parkir/ Warna Demi menghindari adanya penumpukan akses masuk dan sekeliling lokasi pameran, masing-masing hall pameran terbagi dalam blok warna sebagai berikut, namun khusus kendaraan besar berupa truck, mobil gendong, dan double deck dsb diharuskan masuk melalui pintu / GATE 6A : Nama Hall Kode Parkir / Warna Gate Hall A Merah (Parkir Timur) Gate 2 Hall B Hijau (Parkir Barat) Gate 6A Hall C Hijau (Parkir Barat) Gate 6A Hall D Merah (Parkir Timur) Gate 2 Semi Pemanent Hall / Outdoor Kuning (Parkir Utara) Gate 2 Acara Kuning (Parkir Utara) Gate 2 Tabel 2.3 Kode Parkir Kendaraan selama masa Set-Up dan Dismantling. GATE 6 GATE 6A GATE 1 GATE 2 Gambar 2.2 Parkir Kendaraan selama masa Set-Up dan Dismantling. Informasi mendetail mengenai pintu-pintu yang harus dipergunakan untuk kendaraan pengantar dan pengambil barang akan dijelaskan pada saat Technical Meeting 2. 18

19 Kendaraan Kontainer Peserta pameran diharapkan untuk menginformasikan terlebih dahulu jumlah tempat parkir kontainer yang diperlukan. Untuk keterangan lebih lanjut dapat menghubungi : Bapak Elman Panjaitan Jakarta International Expo (JIExpo) Kemayoran, Jakarta 10620, Indonesia Phone : Fax : Cell Phone : Pembuangan Sampah Setiap biaya yang ditimbulkan akibat sampah material yang tersisa selama masa pameran (termasuk didalamnya pemasangan dan pembongkaran) menjadi tanggung jawab peserta pameran. Untuk kebersihan keseluruhan area pameran menjadi tanggung jawab pihak Jakarta International Expo (JIExpo). Masing-masing peserta bertanggungjawab terhadap sampah yang timbul selama masa set-up, show days dan pembongkaran stand. Pihak penyelenggara telah menunjuk konsultan kebersihan yang akan mengawasi masing-masing stand selama masa set-up, show days dan pembongkaran stand. Untuk informasi lebih lanjut dapat menghubungi : Bapak Kenny Jakarta International Expo (JIExpo) Graha Pusat Niaga,Kemayoran, Jakarta 10620, Indonesia Phone : Fax : Cell Phone :

20 Bab 3. Pengerjaan Konstruksi Stand, Peraturan, Kelistrikan dan Fasilitas STAND SPECIAL DESIGN (Dengan Desain Khusus) Stand ini adalah stand yang dibangun oleh kontraktor masing-masing peserta, dengan memperhatikan faktor-faktor berikut : 1. Material Stand Pameran Material stand pameran yang dipergunakan harus terbuat dari bahan-bahan yang tahan api ataupun semi tahan api. Materi yang mudah terbakar masih dimungkinkan untuk dipergunakan dengan seizin penyelenggara pameran jika dirasa sangat penting & logis. Penggunaan material-material seperti plywood, karpet serta penggunaan lantai, papan untuk konstruksi, tirai, serta bahan-bahan textil lainnya untuk keperluan pameran harus merupakan materi yang tahan api/ anti api. Seluruh material yang dipergunakan untuk konstruksi serta dekorasi stand harus sesuai dengan ketentuan pembangunan stand serta ketentuan keamanan dari kebakaran. Dilarang menggunakan materi yang menghasilkan gas beracun, menetes ketika terbakar ataupun berasap. Dilarang mempergunakan material-material yang dapat meledak ataupun mudah terbakar selama pameran. Isi dari tiap material yang digunakan telah dites oleh produsen dan telah memiliki sertifikasi tes. Peserta beserta Kontraktornya harus meminta sertifikasi test dari produsen material. Sertifikat ini akan diperiksa oleh penyelenggara baik selama masa set-up maupun masa showdays pameran. Demi keamanan seluruh peserta pameran, maka ketentuan spesifik mengenai massa, material, maupun presisi dari setiap komponen yang dipergunakan harus diserahkan ke penyelenggara. Material dari kaca, harus berujung/bersudut tumpul dan terlindungi sehingga tidak melukai orang lain. Dilarang menggunakan tali plastik untuk mengikat komponen-komponen berat. Penggunaan tanaman hidup di area pameran diharuskan mempergunakan pot sebagai media tanam. 2. Pengerjaan terkait dengan struktur Hall Dilarang menggunakan langit-langit hall, tembok-tembok, pipa ataupun kabel dari hall sebagai penyangga. Dilarang melakukan pengerjaan langsung pada langit-langit, tembok, pilar, pintu, jendela, kaca, partisi, lampu, lantai hall. Akses-akses untuk peralatan pemadam kebakaran dan pengamanan lainnya seperti hidran air, gas penyemprot api, semprotan air, alarm kebakaran, detektor asap dan tanda-tanda evakusi tidak boleh tertutup oleh dekorasi ataupun konstruksi peserta pameran. Setiap dekorasi dan konstruksi stand tidak boleh mengganggu akses-akses evakuasi dan keamanan. Akses perputaran AC tidak boleh tertutup oleh dekorasi ataupun stand peserta pameran. Jika terdapat stand yang membloking alat pemadam kebakaran dan emergency exit, maka materi yang dipergunakan untuk konstruksi stand haruslah yang mudah dilepas. 3. Izin Pembangunan Stand Setiap peserta wajib mengumpulkan desain stand dan mendapatkan persetujuan dari penyelenggara terlebih dahulu. Desain harus sudah diterima oleh penyelenggara selambat-lambatnya tanggal 22 Juli 2013 dan akan diberikan persetujuan secara kolektif pada saat technical meeting 2. 20

21 21

22 22

23 Penyelenggara memiliki hak penuh untuk mengatur konsep desain, konstruksi dan hal-hal yang terkait dengan desain stand serta berhak memodifikasi desain stand jika melanggar ketentuan yang sudah ada. Jika terjadi pelanggaran terkait dengan desain standar, konstruksi dan pembongkaran yang tidak sesuai dengan standard yang telah ditetapkan oleh penyelenggara, maka penyelenggara berhak meruntuhkan, mengganti maupun memodifikasi desain stand 4. Ketentuan Desain A. Ketentuan untuk lay out desain stand. Ketinggian dinding masif sebagai partisi : Ketinggian Hall Maksimum Beban Maks/ m 2 Dinding masif Hall A 7 Meter Kg Hall B 7 Meter Kg Hall C 4 Meter 1000 Kg Hall D1* Area A: 6 Meter & Area B : 9 meter 1000 Kg Hall D2 10 Meter 1000 Kg Out door Area 7 Meter Kg Semi Permanent A1 & A2 4 Meter 500 Kg Semi Permanent B 4 Meter 500 Kg Prefunction hall D 4 Meter 1000 Kg Tabel 3.1 Ketentuan desain ketinggian dinding massive & beban maksimum. Gambar.3.1 regulasi tinggi hall D1 B. Zona Batasan Ketinggian Peraturan yang berlaku untuk stand seluas 90m 2 ke atas, antara lain: Zona A Jarak zona ini adalah 3(tiga) meter dari garis marking ke dalam stand. Zona ini disebut juga sebagai zona bersih/clear zone, dimana tidak diperkenankan membangun dinding stand dalam bentuk apapun, namun 23

24 diperbolehkan menaruh barang display / phylon (sesuai dengan ketentuan) di sekitar area ini. Zona B Pada zona ini diperkenankan membangun tower maupun tembok dinding stand sesuai dengan tinggi maksimal dinding masif masing-masing area. Jarak zona ini merupakan sisa dari zona A yang diukur dari garis marking ke dalam stand. HALL A Gambar 3.2 Zona Batas ketingian Hall A. HALL B Gambar 3.3 Zona Batas ketingian Hall B. 24

25 HALL C Gambar.3.4 Zona Batas ketingian Hall C. HALL D Gambar.3.5 Zona Batas ketingian Hall D 25

26 Semi-Permanent Hall A Gambar.3.6 Zona Batas ketinggian Semi-permanent Hall A. C. Partisi Stand / Dinding Stand Jarak minimum dari dinding hall ke partisi stand adalah 50 cm / sesuai dengan garis marking. Dilarang keras menjadikan sisa area antara dinding hall dengan dinding stand sebagai gudang,khususnya area Loading, hal ini dikarenakan area tersebut akan dijadikan jalur sirkulasi guna proses perbaikan. Bagian belakang setiap dinding stand harus ditutupi ataupun dicat dengan rapi. Tinggi maksimum dinding stand adalah sesuai dengan area dan zona-nya sesuai dengan tabel 3.1 D. Pylon Bangunan pylon tidak diperbolehkan menempel pada partisi atau dinding stand lain. Tinggi maksimum pylon yang diperkenankan sesuai dengan ketinggian maksimal dinding masif pada Tabel 3.1. Tebal/lebar maksimum pylon 50 cm dan panjang maksimum 1,5 meter. Jika melebihi dimensi tersebut maka pylon tersebut akan dianggap sebagai dinding masif. E. Panggung, Levelling & Floor stand Tinggi maksimum untuk panggung adalah 80cm dari lantai gedung. Tinggi maksimum untuk levelling stand adalah 15cm dari lantai gedung. Untuk levelling setiap stand harus mempertimbangkan aspek keamanan dan kenyamanan pengunjung. Setiap peserta pameran harus menyediakan fasilitas Ramp untuk pengujung yang cacat ataupun dengan kursi roda. Demi kenyamanan dan keselamatan pengunjung, setiap levelling / flooring yang tajam harus dilindungi / dibuat tumpul. 26

27 Salah Benar FLOORING STAND FLOORING STAND Gambar.3.7 regulasi flooring F. Bangunan Bertingkat (double decker) Pembangunan stand bertingkat dua atau lebih hanya diperbolehkan di Hall A, B dan D. Peserta akan dikenakan biaya tambahan sebesar 50% dari biaya sewa luas area yang dipergunakan. Stand double decker harus memperhatikan ketentuan beban maksimum konstruksi stand yang telah ditetapkan oleh penyelenggara dan harus didiskusikan dengan pengelola gedung terlebih dahulu. Pengecualian Jika terdapat stand yang membloking alat pemadam kebakaran, maka materi yang dipergunakan untuk konstruksi stand haruslah yang mudah dilepas.dan pihak stand dihimbau untuk membuat signage akan adanya alat pemadam kebakaran dibelakang stand mereka. G. Regulasi Outdoor OUTDOOR AREA Gambar.3.8 Zona Batas ketingian Outdoor area 27

28 Gambar.3.9 Zona Batas ketingian Outdoor area Regulasi Zona Clear area / Area Display Zona ini disebut juga sebagai zona bersih/clear zone, dimana tidak diperkenankan membangun dinding stand dalam bentuk apapun, namun diperbolehkan menaruh barang berupa mobil display Massive Area / Area Dinding Masif Pada zona ini diperkenankan membangun tower maupun tembok dinding stand sesuai dengan tinggi maksimal area outdoor (7m), dan orientasi stand wajib menghadap area selasar. Peserta diperbolehkan menempatkan container sebagai barang display, namun harus ditempatkan diatas truck sebagai satu kesatuan design truck tersebut dan tidak boleh dipisahkan. Regulasi Phylon Tebal/lebar maksimum pylon 50 cm dan panjang maksimum 1,5 m. Jika melebihi dimensi tersebut maka pylon tersebut akan dianggap sebagai dinding masif. Tidak diperbolehkan menempel pada partisi atau dinding stand lain. Tinggi maksimum sesuai dengan ketinggian maksimal dinding masif area outdoor adalah 7m. Regulasi atap Diperkenankan membangun atap di seluruh area stand dengan ketentuan besar maksimum dimensi tiang penyangganya :50 cm x 50 cm dengan jarak minimum antar tiang adalah 5m Area atap harap dirapihkan Regulasi Flooring & kabel Diwajibkan menyediakan fasilitas ramp untuk kursi roda Dilarang menggunakan ujung flooring yang tajam dan dapat melukai pengunjung Peserta harus memastikan kerapihan instalasi kabel dan Faktor keamanan saat kondisi hujan, untuk menghindari terjadinya arus pendek 28

29 Regulasi area connecting/peralihan selasar ke area stand Diperkenankan membuat flooring penyambung dari area stand ke area selasar hall dengan ketentuan lebar maksimum connecting yaitu 6 meter, posisi dibebaskan Dilarang membangun dinding masif di area ini Diperkenankan membuat atap di area ini selama tidak berbentuk bangunan masif Regulasi Outdoor AC Demi keamanan dan kenyamanan pengunjung, posisi Outdoor AC wajib dinaikan minimal 1m dari tanah. Media penyangga Outdoor AC wajib mempertimbangkan faktor keamanan dan keselamatan ( harus kuat dan stabil ) serta kabel-kabel harap dirapihkan 5. Pengumpulan & Approval Gambar Desain Stand. A. Demi menghindari adanya pelanggaran terhadap ketentuan, dan kesalahan penafsiran serta masalah terkait lainnya dengan keamanan dan kenyamanan peserta lain yang disebabkan oleh pertunjukan stand dan pemasangan pengeras suara (loudspeaker), maka setiap peserta wajib menyerahkan 2(dua) salinan dokumen tertera dibawah kepada penyelenggara secepatnya untuk minta persetujuan. Batas akhir untuk pengumpulan desain adalah 22 Juli Setiap perubahan desain harus diserahkan kembali kepada penyelenggara untuk mendapatkan persetujuan ulang. B. Dokumen yang harus diserahkan adalah: Rencana Layout untuk display barang dan fasilitas-fasilitas pameran. Gambaran secara horizontal dan vertikal dari setiap item, dengan akurasi dan kejelasan dimensi dari setiap presentasi Potongan dan detail flooring C. Aproval akan diberikan dengan ketentuan Desain mematuhi peraturan zona pembangunan stand Melakukan pembayaran Form 9 Contractor Consultation Fee (*khusus kontraktor) 6. Peraturan Terkait Dengan Penggunaan Fasilitas Pameran A. Listrik Pencahayaan di Hall Pameran Pencahayaan standar di dalam area pameran adalah berupa lampu-lampu bertegangan tinggi, menghasilkan pencahayaan dalam ruangan sebesar 450 sampai 500 Lx. Permohonan Penggunaan / Penambahan Daya Listrik Apabila perusahaan menginginkan penambahan listrik di dalam stand, maka perusahaan dapat mengisi form 1 dan menyerahkannya sebelum tanggal 22 Juli B. Rigging/ Truss System Setiap pemasangan dan penggunaan Rigging diharuskan berkoordinasi dengan pihak gedung (JIE) guna menentukan titik truss. Setelah mendapatkan persetujuan dari penyelenggara, peserta diharuskan memberikan gambar dan detail mengenai spesifikasi rigging atau truss system yang dipergunakan kepada contact person berikut : 29

30 Bapak Hari Ruscahyo Jakarta International Expo (JIExpo) Kemayoran, Jakarta 10620, Indonesia Phone : Fax : / Phone : Peserta diwajibkan menggunakan material rigging / truss yang ringan atau terbuat dari aluminium. Khusus untuk pemasangan rigging di Hall D1 dan Hall C harus didukung oleh Ground Support dan tidak dapat di gantung di ceiling hall C. Syarat dan Kondisi Pengadaan/Pemasangan Listrik Keseluruhan sumber listrik yang dipergunakan harus berasal dari gedung Jakarta International Expo (JIExpo). Penyelenggara menjamin tersedianya sambungan listrik dan pengadaan daya. Biaya pemasangan kabel-kabel listrik yang dipergunakan oleh peserta akan dibebankan kepada peserta sesuai yang dibutuhkan. Apabila dibutuhkan voltase dan frekuensi yang stabil, atau voltase dan frekuensi khusus diluar kebiasaan, maka peserta diharuskan untuk melakukan pemasangan peralatan sesuai dengan kebutuhannya masing-masing. Pemasangan listrik dari panel utama ke setiap stand hanya boleh dilakukan oleh penyelenggara, dan pemasangan di setiap stand dilakukan oleh kontraktor yang ditunjuk oleh peserta. Untuk setiap kelebihan beban penggunaan dari yang dituliskan di dalam formulir permohonan, peserta akan dikenakan biaya kelebihan beban tersebut sebesar dua kali lipat dari harga yang berlaku. Peserta diharuskan memperhatikan standar peraturan keamanan, dan mempergunakan kabel berkualitas tinggi (NYM). Tidak diperkenankan untuk melakukan instalasi listrik melebihi kapasitas MCB yang disediakan. Peserta tidak diperkenankan untuk menggunakan generator listrik sebagai sumber tambahan daya listrik yang dibutuhkan. Official Contractor yang telah ditunjuk oleh Penyelenggara beserta kontraktor stand peserta bersama-sama akan mengadakan pengetesan listrik. Setiap pelanggaran yang dilakukan oleh peserta berkenaan dengan peraturan pemasangan instalasi listrik, apabila tidak mengindahkan peraturan dan teguran yang diberlakukan penyelenggara akan diberikan sanksi pemutusan sambungan listrik. D. Pengerjaan Kelistrikan Pengerjaan instalasi listrik di masing-masing stand peserta dilakukan oleh kontraktor stand tertunjuk dengan memperhatikan peraturan-peraturan yang berlaku. Akan dibentuk satu tim yang khusus menangani masalah listrik dimana tiap peserta diwajibkan menyerahkan peta sirkulasi listrik (electrical map) di dalam standnya masing-masing kepada tim listrik tersebut. Pengaturan jalur-jalur kabel penghubung daya listrik di luar area stand hanya boleh dilakukan oleh dan atas pengawasan penanggung jawab gedung. Pada setiap stand terdapat pipa yang tersedia di dasar lantai. Kabel ditarik dari titik utama menuju sambungan listrik ke masing-masing stand. Kabel masing-masing stand ditanam dibawah lantai, karenanya peserta diminta untuk mengumpulkan sketsa rencana tampilan lantai beserta peletakan terminal kabel koneksi dan penarikan listrik ke kabel koneksi. Kabel harus rapih dan terlindungi sehingga tidak menimbulkan kerusakan pada kabel. Peserta yang membawa mesin hitung, komputer dan alat-alat elektronik lainnya harus membawa stabilizer agar tidak terjadi kebakaran atau 30

31 kerusakan. Jika ada peserta yang tidak membawa dan ternyata terjadi kerusakan maka bukan merupakan tanggung jawab panitia. Peserta diharuskan untuk mengumpulkan gambar diagram listrik (formulir 26), apabila diagram tersebut tidak dikembalikan sampai dengan tanggal 22 Juli 2013, penyelenggara tidak bertanggung jawab atas segala gangguan listrik yang terjadi. E. Pemeliharaan terhadap Peralatan Kelistrikan Peserta pameran bertanggungjawab penuh terhadap pemeliharaan seluruh peralatan kelistrikan yang dipergunakan di stand masing-masing. Untuk menghindari terjadinya kecelekaan dan meminimalisasi kerusakan, maka kontraktor kelistrikan dari setiap stand harus selalu berada di stand masingmasing selama pameran berlangsung. Peserta wajib mematikan panel listrik pada stand masing-masing setiap harinya pada saat pameran ditutup untuk umum. Setiap hari penyelenggara akan mematikan listrik dari panel listrik utama setelah pameran ditutup. Penyelenggara tidak bertanggungjawab terhadap segala kerusakan pada display pameran dikarenakan ketidakstabilan suplai listrik, pemadaman ataupun voltase yang turun akibat kecelakaan. Karenanya peserta pameran disarankan memasang peralatan-peralatan pelindung untuk menghindari timbulnya kerusakan tersebut. F. Pelayanan Komunikasi dalam Stand Bagi peserta pameran yang membutuhkan pemasangan telepon pada stand nya dapat mengisi formulir 2 dan mengirimkannya kepada penyelenggara sebelum tanggal 22 Juli Jenis layanan yang tersedia adalah: Lokal Fungsi : Untuk penggunaan telpon lokal (khusus Jakarta). Fasilitas ini dapat dipergunakan untuk fax dalam kota, ataupun alat merchant dari bank tertentu. SLJJ Fungsi :Untuk penggunaan telpon Lokal, SLJJ, dan HP serta alat Fax luar kota dan alat merchant. Penggunaan melebihi deposit pulsa akan dikenakan biaya sesuai tarif dari PT Telkom + Ppn 10%. Perangkat telepon harus dikembalikan kepada penyelenggara di kantor penyelenggara pada masing-masing hall. Segala pencurian, kehilangan, ataupun kerusakan terhadap perangkat telepon adalah menjadi tanggung jawab peserta pameran untuk menggantinya. Untuk layanan Sambungan Langsung International (SLI) harap berkoordinasi lebih lanjut dengan panitia. G. Suplai air dan Penyediaan Drainase Peserta yang menginginkan adanya suplai air dan fasilitas drainase dalam stand, dapat mengisi dan mengajukan Formulir 3 kepada pihak penyelenggara sebelum tanggal 22 Juli Biaya pemasangan suplai air adalah sebesar Rp ,- sudah termasuk volume air 5m 3 Kontraktor stand bertanggungjawab terhadap pemasangan air kedalam stand. Penyelenggara hanya memberikan bimbingan/mensupervisi cara/teknik pemasangan. Penggunaan air yang melebih 5m 3 akan dikenakan biaya sebesar Rp /m 3, dan akan ditagih setelah pameran berakhir sesuai jumlah penggunaan air. 31

32 Peserta bertanggungjawab terhadap peralatan penyedia air dan sistem drainase dari pusat suplai air menuju stand masing-masing, serta seluruh biaya yang timbul akibat penggunaan peralatan ini. Untuk lebih detail dapat menghubungi : Bapak Jemmy Jenang Jakarta International Expo (JIExpo) Kemayoran, Jakarta 10620, Indonesia Phone : Fax : Cell Phone : / H. Internet Connection Bagi peserta pameran yang hendak memasang internet harus mengisi dan mengajukan formulir 6 kepada pihak penyelenggara sebelum tanggal 22 Juli K. Fasilitas Stand Standar Stand standard (standard shell scheme) adalah paket khusus stand yang disediakan oleh panitia dengan fasilitas sebagai berikut : Listrik 2 Ampere Karpet Meja 1 buah Kursi 2 buah Lampu Penerang (lampu TL) Fascia Name Peraturan dalam Stand Standar Tidak diperkenankan memaku atau memakai lem yang dapat merusak dinding partisi stand. Pergunakan double tape untuk menempel benda / display pada partisi stand. Untuk keperluan menggantungkan benda/display peserta dapat mempergunakan S hook (pengait berbentuk huruf S). Partisi dan rangka dapat menahan beban maksimal sebanyak 2 kg. Neonbox / Neonsign / Signage yang dipasang bersebelahan atau berbelakangan dengan stand lain hanya boleh memiliki 1 (satu) bidang promosi, yaitu bidang yang menghadap kedalam stand-nya masing-masing. Jumlah maksimal karakter pada fascia name adalah 26 karakter (Formulir 25). Peraturan ketatasuaraan dan promosi harap merujuk pada poin-poin yang telah disebutkan dalam peraturan pada Bab 4. Gambar.3.10 Contoh stand standar. 32

33 L. Fasilitas Air Conditioner di Semi Permanent Hall A1, A2 & B Demi pengkondisian suhu ruang pada area Semi permanent hall A1, A2 & B agar tetap dingin, maka akan diletakan Air Conditioner sebagai pendingin di area Semi-Permanent Hall A1, A2 & B. Yang akan diinformasikan lebih lanjut setelah technical meeting 2 (kedua) Bab 4. Operasional Show Days, Peraturan Ketatasuaraan, Acara dan Fasilitas Pendukung 1. Pintu Masuk Peserta Pameran Hall Pameran Pintu Masuk Hall A EA1 Hall B EB1 Hall C EC2 Hall D ED2,ED3 Outdoor/ Semi permanent hall A1, LD OUTDOOR A2 & B Tabel 4.1 Pintu masuk peserta pameran. Gambar.4.1 Pintu masuk peserta pameran. 2. Listrik Listrik akan dinyalakan dari panel utama satu jam sebelum pameran dibuka Listrik akan dipadamkan dari panel utama satu jam setelah pameran di tutup Peserta wajib mematikan/menurunkan panel dalam stand pada saat pameran di tutup Panitia tidak bertanggung jawab terhadap kerusakan pada komponen listrik akibat tidak diturunkannya atau dimatikannya panel listrik dalam stand. 3. Peraturan ketatasuaraan Peserta pameran diwajibkan untuk mengatur level suara di masing-masing stand dengan memperhatikan kenyamanan lingkungan pameran. Peserta pameran wajib mengikuti peraturan sehingga tidak menimbulkan suara bising yang berlebihan serta mengganggu peserta pameran lainnya. Untuk mengatur level suara dalam hall pameran, penggunaan loud speaker diatur sebagai berikut: A. Batas Volume Volume Speaker maksimum 95dB (area Indoor), maksimum 105dB (area Outdoor) dan maksimum 80dB (area Selasar) SPL dari batas stand 33

34 terluar yang menghadap ke gangway, namun khusus untuk area selasar maksimum 80dB dan kualitas speaker diperhatikan. Peserta yang berencana menggunakan loud speaker untuk demo produk harus mengkoordinasikan waktunya terlebih dahulu dengan peserta lainnya. Peserta yang lokasi standnya berdekatan dengan peserta lain yang sedang melakukan temu pers, dilarang menggunakan loud speaker ataupun peralatan lain sampai acara tersebut berakhir. B. Pengukuran Volume Penyelenggara secara berkala akan melakukan pengukuran volume sebagai berikut: Sesuai dengan peraturan secara reguler akan diukur dari ujung stand terdekat dengan asal suara. Pengukuran dari ujung stand akan didasarkan pada pendengaran manusia dan akan dilakukan dari jarak 1.5m dari ujung stand. Laser pointer dapat digunakan jika perlu untuk memastikan asal suara Pengukuran akan dilakukan dengan menggunakan alat ukur suara (noise meter / db meter). Volume maksimum dari suara akan menjadi landasan pengukuran. C. Spesifikasi Penggunaan loudspeaker berdasarkan luas lahan: 0 100m 2 1. Respons frekuensi, 61 Hz 22 KHz 2. Power, maksimal 700 watt RMS 3. Sensitifitas : 80 db SPL 100m 2-200m 2 1. Respons frekuensi, 45 Hz 20 Khz 2.Power, maksimal 1800 watt RMS 3.Sensitifitas : 90 db SPL 200m 2 400m 2 1.Respons frekuensi 30 Hz 20 KHz 2.Power, maksimal 2500 watt RMS 3.Sensitifitas : 100 db SPL 400m 2 600m 2 1.Respons frekuensi, 20 Hz 20 KHz 2.Power, maksimal 5000 watt RMS 3.Sensitifitas (sensitivity), 120 db SPL 600m 2 1.Respons frekuensi 20 Hz 20 KHz 2.Power, Maksimal watt RMS 3.Sensitifitas (sensitifity), 120 db SPL D. Posisi Speaker Posisi speaker harus 4,5m atau lebih rendah dari 4,5m. (kecuali jika posisi pada rigging booth) Setiap speaker harus mengarah ke bawah membentuk sudut 45 0 dari garis vertikal speaker ke lantai dan tidak melewati batas stand. Speaker yang diletakkan di lantai dua atau digantung pada rigging harus mengarah/menukik langsung kebawah (kedalam stand). 34

35 AREA GANGWAY Gambar.4.2 Posisi speaker terhadap stand. Kapasitas alat untuk mengantung speaker harus 2 kali lebih berat dari berat speaker. Tidak diperkenankan memasang speaker dibalik plywood atau dinding stand, karena getaran suaranya akan menimbulkan suara yang menggangu. Pergunakan peralatan dan kabel yang sudah diuji oleh International Standard Operations (ISO) dan American Wire Gauge (AWG): Setiap kabel sambungan yang digunakan harus menggunakan kabel yang mempunyai kapasitas 240 V (ISO) Pemakaian multi instrument diharuskan mengunakan multicore audio cables (snake cables) Peserta wajib mengisi dan menyerahkan spesifikasi formulir 23 pada pihak penyelenggara. 4. Pertunjukan di Area Pameran Peserta yang mengadakan acara pertunjukan diharuskan mematuhi peraturan-peraturan sebagai berikut: A. Pertunjukan yang diadakan adalah pertunjukan yang dapat membantu pengunjung memahami produk yang dipamerkan. Acara tidak diperkenankan diadakan di luar area stand masing-masing peserta. B. Setiap peserta harus memperhatikan keamanan pengunjung. Acara yang diadakan tidak diperkenankan mengganggu kelancaran arus pengunjung di area gangway pameran. Acara yang sedang berlangsung juga tidak diperkenankan mengganggu aktifitas stand peserta lainnya yang bersebelahan, misalnya: suara yang terlalu keras, efek lampu yang mengganggu, asap buatan, dan lain sebagainya. C. Acara pertunjukan harus diadakan secara berkala selama masa pelaksanaan pameran. Apabila terjadi hal-hal diluar kendali, maka organizer berhak menghentikan acara pertunjukan yang sedang berlangsung, atau melakukan perubahan waktu bilamana diperlukan. D. Peraturan Pertunjukan Reguler Setiap penampilan harus sesuai dengan jadwal yang telah disetujui oleh pihak penyelenggara Hanya diperbolehkan menampilkan iringan musik akustik ringan atau menggunakan minus one. Dilarang menggunakan band lengkap (drum set, bass elektrik, gitar elektrik dan keyboard). E. Peraturan Pertunjukan Audio Visual Pertunjukan Audio Visual (Lighting, Projector, maupun LED) oleh peserta stand yang dilakukan diluar jadwal acara hall yang telah di tentukan, tidak diperbolehkan mempergunakan Audio. Penayangan materi visual yang diperbolehkan hanya berupa promosi produk atau pengenalan produk dari peserta yang bersangkutan (TVC Produk, etc). 35

36 Dilarang melakukan kegiatan penyiaran secara live (contoh: Formula 1, Moto GP, etc.) diluar jadwal acara booth yang bersangkutan. Apabila terjadi pelanggaran, maka organizer berhak menghentikan acara pertunjukan yang sedang berlangsung. F. Peraturan Musik / Artis Khusus (Special Performance) Pertunjukan musik / artis khusus adalah program acara dalam stand berupa pagelaran musik yang mendatangkan artis khusus yang telah dikenal dan populer secara nasional maupun internasional dan memiliki nilai jual tertentu. Pertunjukan khusus wajib mendapatkan izin tertulis dari pihak penyelenggara. Peserta wajib mengajukan terlebih dahulu acara yang akan dijadikan sebagai sebuah penampilan khusus. Panitia berhak menolak atau mengizinkan pertunjukan khusus yang diajukan peserta. Suara yang dihasilkan maksimum 95dB (area Indoor), maksimum 105dB (area Outdoor) dan maksimum 80dB (area Selasar) SPL. Setiap penampilan harus sesuai dengan jadwal yang telah disetujui oleh pihak penyelenggara. Alat musik yang dipergunakan harus acoustic, contoh : 36

37 Contoh alat musik yang tidak diperkenankan : 37

38 5. Aktifitas Promosi A. Peserta pameran wajib mengisi formulir 19 mengenai spesifikasi detail terkait dengan setiap barang yang akan didisplay selama pameran (nama, jumlah, model dan sebagainya) sebelum tanggal 22 Juli Pihak penyelenggara menganggap formulir 19 sebagai pernyataan resmi yang mendeskripsikan barang display. Segala perubahan dalam daftar produk display harus segera diinformasikan kepada pihak penyelenggara. B. Demonstrasi Produk Tidak diperkenankan membagikan materi promosi seperti brosur atau souvenir di luar area stand masing-masing. Diperkenankan melakukan demonstrasi di dalam area standnya masing-masing, serta bertanggung jawab terhadap segala kemungkinan kerugian yang terjadi (seperti kebakaran, kecelakaan dan kerusakan akibat demonstrasi tersebut). Demonstrasi yang menimbulkan suara keras, percikan api dan atau pecahan kaca hanya diperkenankan dilakukan didalam ruangan tertutup yang telah dirancang dan disediakan di dalam area stand-nya masingmasing. Pemasangan meja display berputar (turntable) dan peralatan lainnya di area stand pameran harus memperhatikan faktor keamanan pengoperasian sehingga tidak menyebabkan tersangkutnya jari, tangan, kaki, pakaian, dan lain sebagainya. Peserta dianjurkan untuk menghentikan sementara pengoperasian peralatan tersebut apabila area stand dipadati oleh pengunjung. Pengukuran daya tahan peralatan harus digunakan untuk menghindari terbakarnya peralatan akibat lampu yang terlalu panas, dan lain sebagainya. Peserta harus mempunyai tindakan pencegahan untuk setiap acara demonstrasi yang dilakukan di area stand yang menggunakan suara yang keras, getaran, efek lampu, dan asap buatan untuk menghindari terganggunya kenyamanan pengunjung. Mesin kendaraan berbahan bakar minyak yang dipamerkan di dalam area pameran tidak diperbolehkan untuk dinyalakan. Fitur klakson pada kendaraan yang diperbolehkan dicoba oleh pengunjung harus dimatikan. Tidak diperbolehkan mengadakan acara demonstrasi yang mempergunakan peralatan yang menghasilkan asap (selain dari asap buatan), karena dapat menyebabkan aktifnya sistem pemadam kebakaran di area pameran. Penyelenggara berhak untuk melakukan tindakan-tindakan yang dianggap perlu apabila sebuah acara demonstrasi dianggap membahayakan keamanan area pameran, mengganggu kenyamanan pengunjung, dan menyalahi aturan yang berlaku. Apabila diperlukan, penyelenggara berhak menghentikan acara yang sedang berlangsung. C. Penjaga Stand Keseluruhan personil stand, termasuk didalamnya staf operasional, supir operasional dan penjaga stand, harus selalu hadir sesuai dengan jam buka pameran. Untuk kenyamanan para pengunjung, setiap anggota personil stand diharuskan memakai tanda pengenal yang memperlihatkan tugas mereka masing-masing. Penjaga stand hanya diperbolehkan bertugas di area standnya masing-masing. D. Maskot Boneka Maskot atau boneka produk peserta pameran hanya diperkenankan untuk berada di dalam stand masing-masing peserta. E. Happening Art / Demonstrasi Teaterikal Pertunjukan Happening Art/demonstrasi teaterikal hanya boleh dilakukan di dalam stand peserta masing-masing. 38

39 F. Konferensi Pers Individual Penyelenggara berhak mengatur jadwal pelaksanaan setiap konferensi pers individual Peserta dihimbau untuk mengadakan konferensi pers tersebut pada saat hari pertama pelaksanaan pameran pada hari Kamis, tanggal 19 September 2013 Setiap peserta diperbolehkan untuk mengadakan konferensi pers individual pada saat pameran berlangsung dengan jadwal yang telah disetujui penyelenggara Konferensi Pers yang dilaksanakan di dalam stand harus sesuai dengan jadwal yang telah diperoleh. Setiap peserta yang akan melakukan konferensi pers diwajibkan untuk melengkapi formulir 15 dan menyerahkannya kepada penyelenggara sebelum tenggat waktu yang telah ditentukan. Penyelenggara berhak menolak form yang masuk setelah tanggal tersebut. Setiap peserta diwajibkan untuk melengkapi formulir 16. Nama yang diberikan di dalam form merupakan orang yang bertanggung jawab dalam hal relasi media peserta tersebut. Ruangan yang berada di media area dapat digunakan untuk pelaksanaan konferensi pers individual dengan melengkapi formulir 17 (Syarat dan ketentuan berlaku) Untuk informasi lebih lanjut tentang aktifitas pers dapat menghubungi: Mirna Gozal & Diah Putri PT. Dyandra Promosindo The City Tower, 7 th Floor Jl. MH.Thamrin No.81 Jakarta Pusat Indonesia Phone ext. 335 / 334 Fax Cell phone / mirna@dyandra.com / diahputri@dyandra.com G. Acara Pendukung Pameran Untuk informasi lebih lanjut mengenai program acara, dapat menghubungi : Alfin Mulia Rahman / Febrianto kurniawan PT Dyandra Promosindo The City Tower 7 th Floor Jl. MH.Thamrin No.81 Jakarta Pusat Indonesia Phone. : ext. 300 / 360 Fax. : Cell phone : / alfin@dyandra.com / febrianto@dyandra.com H. Keamanan Berikut adalah tindakan yang dilarang di dalam hall pameran: Merokok (termasuk didalamnya menyalakan korek api, korek gas dan tindakan merokok lainnya). Penggunaan peralatan pengapian dari gas, cairan ataupun bahan bakar solid lainnya, yang mengeluarkan api dan percikan ataupun dapat memanaskan elemen disekitarnya. Membawa masuk benda-benda tajam dan berbahaya kedalam area pameran. Membawa binatang peliharaan (kecuali K9 dari pihak penyelenggara) I. Penempatan Peralatan Pemadam Kebakaran Peralatan pemadam kebakaran harus ditempatkan pada: Setiap area dimana beberapa larangan-larangan diatas mendapatkan sedikit kelonggaran. Paling tidak tersedia sebuah peralatan pemadam kebakaran dengan kapasitas yang cukup (untuk kadar kebakaran tingkat 2 atau tingkat 39

40 3). Harus tersedia signage yang menunjukkan lokasi peralatan pemadam kebakaran tersebut. Tabung pemadam kebakaran harus diletakkan pada posisi yang mudah dijangkau. Tidak menghalangi akses jalan pengunjung dan pintu keluar darurat. Pemeriksaan rutin harus dilakukan terhadap peralatan pemadam kebakaran yang digunakan. Semua peralatan pemadam kebakaran harus sudah tersedia sejak hari pertama ketika segala fasilitas pameran telah terpasang. Perlindungan terhadap pengunjung serta penjagaan terhadap barang-barang yang dipamerkan: Penyelenggara akan melakukan berbagai tindakan untuk melindungi pengunjung serta menjamin segala fasilitas pameran dalam kondisi baik, antara lain dengan menempatkan staf manajemen dan petugas keamanan. Peserta pameran harus dapat memastikan bahwa stand dan barang-barang yang dipamerkan telah disupervisi/dijaga dengan baik oleh personel masing-masing selama jam operasional pameran. Penyelenggara tidak bertanggung jawab atas segala kehilangan akibat pencurian, kebakaran ataupun kerusakan yang terjadi selama masa pameran (jam operasional). Peserta pameran dihimbau agar mempersiapkan langkahlangkah pencegahan seperti memastikan bahwa barang tersebut terkunci, terantai dengan baik dan telah diasuransikan untuk kasus kerusakan, kehilangan ataupun kebakaran. Jika terjadi kasus tersebut, maka peserta dihimbau untuk segera melaporkan kepada penyelenggara. Selama masa pameran, termasuk didalamnya adalah masa set-up dan dismantling, setiap peserta pameran wajib mengasuransikan barang displaynya terhadap segala kemungkinan kerusakan akibat kecelakaan yang timbul selama pameran. Peserta diwajibkan untuk memastikan bahwa material yang dipergunakan aman untuk pengunjung, baik untuk anak-anak atau orang dewasa (lampu yang mengeluarkan panas berlebih maupun benda bersudut tajam wajib diberikan pelindung untuk menghalangi terpegang oleh pengunjung). J. Penyediaan Makanan di Stand Pameran Untuk mengindari polusi udara seperti bau dan asap, maka tidak diperkenankan membangun area dapur di dalam hall (stand). Peralatan listrik yang dapat dipergunakan di dalam hall (misalnya: pemanas listrik) harus diletakkan diatas permukaan yang tahan api dan berjarak sekurangnya 1m dari material yang tidak tahan api. Dilarang melakukan pengapian dan pembakaran dalam stand. Air buangan yang dibuang melalui saluran pembuangan umum tidak boleh melebihi ambang polusi. Jika air terkontaminasi oli dan pelumas maka harus disaring terlebih dahulu sebelum dibuang. Penggunaan dispenser air dan tabung gas dengan regulator dan pipa, harus melalui uji kelayakan terlebih dahulu. Peserta dilarang untuk membawa makanan dari luar dan makan di dalam stand atau diarea pameran kecuali di tempat yang sudah ditentukan. K. Pengantaran barang ke Stand Pameran Peserta harus mencantumkan dengan jelas nomor stand beserta petugas di lapangan yang akan menerima barang, serta memastikan bahwa semua barang diterima secara langsung di stand perusahaan masing-masing. Tidak diperkenankan menitipkan barang di ruang penyelenggara. 40

41 L. Addendum Panitia penyelenggara dan pelaksana tidak bertanggung jawab terhadap segala kerusakan stand dan barang display akibat kelalaian peserta atau kontraktornya masing-masing. Kontraktor dan peserta pameran bertanggung jawab atas segala kerusakan stand dan barang display akibat kelalaian peserta atau kontraktornya masing-masing. Seluruh peserta diwajibkan mengisi seluruh formulir yang telah disediakan oleh panitia pelaksana. 41

42 Bab 5. Fasilitas Pameran 1. Shuttle Bus Penyelenggara menyediakan fasilitas shuttle bus secara cuma-cuma untuk memudahkan pengunjung dan peserta pameran guna mendatangi area pameran di JIExpo dari Mall Pondok Indah, Plaza Senayan, Central Park, Tamini Square, Margo City dan MGK Kemayoran*. Adapun lokasi halte Shuttle bus ini terdapat di area parkir gedung pusat niaga JIExpo. (*Syarat & ketentuan berlaku) 2. Musholla (Sholat Jumat) Bagi peserta dan pengunjung pameran yang akan menjalankan ibadah shalat tersedia musholla di area Hall C dan Hall D, Untuk Ibadah Sholat Jum at dapat dilakukan di Gedung Pusat Niaga lt. 4 (*tentative) 3. Area Merokok Area pameran di Jakarta International Expo (JIExpo) merupakan area bebas asap rokok, segala aktivitas merokok hanya dapat dilakukan di luar area pameran atau di smoking area. 4. Area Food And Beverage Untuk menjaga kebersihan dan kenyamanan pameran seluruh peserta dihimbau untuk tidak makan dan minum di area pameran. Penyelenggara menyediakan Food and Beverage Area yang berlokasi di Hall E Jakarta International Expo (JIExpo). 5. Ambulan dan Ruang Medis Penyelenggara menyediakan ambulan dan dokter jaga serta tenaga medis lainnya yang dapat dipergunakan seluruh peserta dan pengunjung untuk pertolongan pertama keselamatan dan kesehatan. 6. Business Center Business Center dengan fasilitas komputer online, mesin tik, telepon, faximili dan fasilitas lainnya terdapat di ruang business center yang dikelola oleh Jakarta International Expo (JIExpo). Penggunaan fasilitas ini akan dikenakan biaya oleh pihak JIExpo. 7. Coffee Shop Tempat makan dan minum di area selasar pameran. 8. Kids Area Penyelenggara menyediakan area khusus bagi para pengunjung yang ingin menitipkan anaknya untuk bermain. 9. Nursery Room Penyelenggara akan menyediakan ruang menyusui yang dapat dipergunakan oleh pengunjung pameran untuk menyusui anaknya. 10. Bank & ATM Tersedia 4 Bank di area JIExpo yaitu : Bank DKI, BCA, BNI dan Mandiri, serta 3 ATM seperti : ATM BCA, BNI & DKI. 11. TAXI area Penyelenggara menyediakan area Taxi (Blue Bird), di depan Gedung Pusat Niaga, Guna memudahkan pengunjung atau peserta pameran yang menginginkan jasa pelayanan Taxi dari area JIExpo. 42

43 12. Koneksi Internet Fasilitas internet tersedia selama jam buka pameran. Bagi peserta yang hendak memasang koneksi internet pada standnya, harap mengisi dan mengajukan form pemasangan dan formulir 6 kepada pihak penyelenggara sebelum tanggal 22 Juli Untuk setiap permintaan khusus harap diinformasikan kepada penyelenggara. Koneksi Wireless/Hot Spot gratis hanya tersedia di ruang press/media.dan hanya dapat diakses oleh media yang memperoleh kartu pengenal khusus. 13. Ruang Meeting Nama Ruang Kapasitas* Standing Theater Class R.Table Semeru (Full) Semeru (Partial) Lawu (Full) Lawu (Partial) Bromo (Full) Bromo (Partial) Kerinci (Full) Kerinci (Partial) Rinjani (Full) Rinjani (Partial) Tabel 5.1 Spesifikasi kapasitas ruang meeting. *) Keterangan : Ketersediaan ruangan tergantung jadwal dan availibilitas yang ada. Jumlah kursi dapat berubah tergantung susunan kursi yang diinginkan. Peserta harus mengisi dan mengajukan formulir 17 sebelum tanggal 22 Juli Charger Corner Tempat untuk mengisi ulang baterai handphone atau gadget yang dapat dipergunakan oleh pengunjung pameran 43

44 Gambar.5.1 Peta Fasilitas 44

45 Contact Person Untuk informasi lebih lanjut mengenai pameran 2013, dapat menghubungi: Dyandra Promosindo The City Tower 7 th floor Jl. MH.Thamrin No.81 Jakarta Pusat Indonesia Phone Fax Web Project Manager : Abiyoso Wietono Extension : 327 Cell phone : abiyoso@dyandra.com 2. Marketing : Kusuma Ardina (Dina) / Alfin Mulia. R / Wulan Septiyani Extension : 523 / 300 / 528 Cell phone : / / kusuma.ardina@dyandra.com / alfin@dyandra.com / wulan.septiani@dyandra.com 3. Promotion : Margareta Tita / Angelyca Ajeng Extension : 575 / 252 Cell phone : / tita.oktaviya@dyandra.com / angelyca.ajeng@dyandra.com 4. PR and Media Relation: Diah Putri / Mirna Gozal Extension : 334 / 335 Cell phone : / diahputri@dyandra.com / mirna@dyandra.com 5. Sponsorship : Nur Fazriah (Lulu) / Dea Novita Praditha Extension : 339 / 313 Cell phone : / lulu.fazriah@dyandra.com / dea@dyandra.com 6. Operational : Octoviyanus Pounno/Luhur Tri Atmojo/Rahaddisa Bastians Extension : 654 / 524 / 319 Cell phone : / / octoviyanus.pounno@dyandra.com / tri.atmojo@dyandra.com / rahaddisa@dyandra.com 7. Acara : Alfin Mulia Rahman/ Febrianto Kurniawan/ Rendy Febrian Extension : 300 / 360 / 367 Cell phone : / / alfin@dyandra.com / febrianto@dyandra.com /rendy.febrian@dyandra.com 45

46 OFFICIAL CONTRACTOR 1. PT. Samudra Dyan Praga Jl Jend. Basuki Rachmat No. 31, Jakarta 13430, Indonesia Phone : Fax : Website : Contact : Kartika Cell Phone : kartika@samudra.co.id 2. PT Pentawira Cipta Indonesia Jl. H.Benyamin Sueb Kav. C.2 3, Kota baru Bandar kemayoran Jakarta Pusat Phone : Fax : Website : Contact : Rosa Paullyna Paska Cell phone : rosa@pentawira.com VENUE OWNER Jakarta International Expo (JIExpo) Kemayoran, Jakarta Jakarta 10620, Indonesia Phone : Fax : gbgunawan@gmail.com Website : 1. Keamanan dan parkir : Bapak Arsan Telepon : / / Ridging/ Truss System : Bapak Hari Ruscahyo Telepon : / Kesehatan dan keselamatan kerja : Bapak Agus Mutikno Telepon : / / Pengaturan Kontainer Exhibitor : Bapak Elman Panjaitan Telepon : /

47 OFFICIAL FREIGHT FORWARDER AGILITY INTERNATIONAL Gambir Expo, Blok D No.1 3, Lt.2, Arena PRJ Kemayoran, Jl. Benyamin Sueb, Jakarta Telepon / Fax : / Contact Person/ Cell Phone : Bapak Richard Lim / pslim@agilitylogistics.com SRI LANGKA Jl. Gunung Sahari Raya No.33 Jakarta Pusat Telepon / Fax : / Contact Person/Cell Phone : Bapak Arsad Libuy / s_langka@pacific.net.id SCHENKER PETROLOG UTAMA Wisma Raharja 5 th Floor, Jl. TB. Simatupang Kav 1 Jakarta Telepon Telepon / Fax : / Contact Person/Cell Phone : Ibu Ovilia.Faratika Ovilia.Faratika@dbschenker.com VISSASA PARAMA NATI Duta Garden Square Blok A 9, Jl. Husein Sastranegara Tangerang Telepon/fax : (Hunting) / Contact Person/Cell Phone : Bapak Markus Julianto / yanto@vissasa.com OFFICIAL HOTEL THE MEDIA HOTEL & TOWER Jl Gunung Sahari Raya No. 3, Jakarta Indonesia Phone : Fax : Contact Person : Oxventus Kumala Website : HOTEL SANTIKA PREMIERE JAKARTA Jl. AIPDA K.S. Tubun No. 7, Slipi Jakarta 11000, Indonesia Phone : Fax : Contact Person : Rosana Website : AMARIS HOTEL MANGGA DUA SQUARE - JAKARTA Jl. Gunung Sahari No. 1, Jakarta Phone : Fax : Contact Person : Teguh haryanto jakarta.mds@amarishotel.com SWISS-BELHOTEL MANGGA BESAR Jl. Kartini Raya No.57, Mangga Besar, Jakarta, Indonesia Phone : +(62-21) Fax : +(62-21) Contact Person : Tana Website : Note: Informasi yang tertulis di manual book ini adalah benar pada waktu penerbitan dan pencetakan dan dapat berubah sewaktu-waktu 47

48 48

49 49

50 50

51 ENGLISH 51

52 Table of Contents Chapter 1.General Information 1. Name of Event Theme Venue Opening Hours Host Organizer Website Ticket Information Invitation For The Opening Ceremony and Pre-Booked Ticket For Exhibitor A. Invitiation for The Opening Ceremony 58 B. Entry Passes Passes D. AuthorizedExhibitionPasses(ID Card) 58 E. Contractor Uniform (as entrance pass during set-up and dismantling period) 58 F. Artist & Delivery Person Pass / Temporary Pass Official Hotels Changes in Opening Hour 59 Chapter 2. Delivery and Removal 9. Setup and Dismantling Period D. Setting-up, Delivery and DismantlingDisplayedGoods Schedule 60 E. Delivery and Removal of Exhibits During The Show 63 F. Contractor and Exhibitor Entrance Notification of Stand Contractor Official Stand Contractor Official Freight Forwarder Security During Set-Up and Dismantling Requirements to Dismantle Stand Vehicles During Setting-Up and Dismantling Period Disposal of Waste 67 Chapter 3. Construstions Works, Regulation, Electricity and Other Facilities 5. Materials In Exhibition Booth Works Relating to Hall Structure Stand Constructions Permit Design Guidelines E. Regulations on Stand Layout Designs 69 F. Height Restricted Zones 69 G. Booth Partition / Booth Walls 72 H. Pylon 72 I. Stage and Levelling 72 J. Double Deck 73 K. Oudoor Regulation Submit the Compiled Stand Design Drawings Deadline Regulations for Use of Utilities G. Electricity 75 H. Rigging/Truss System 75 I. Requirements and Conditions to Subscribe/Install Electricity 75 J. Electrical Work 76 K. Maintenance of Electrical Equipment 76 L. Communication Services 76 G. Water Supply and Drainage Services 77 52

53 H. Internet Connection 77 M. Standard Booth Facilities 77 N. Air Conditioner in Semi Permanent Hall A1, A2 & B 78 Chapter 4.Show Day Operation, Sound Regulation, Programs, and Other Faclities 6. Exhibitor Entrance Door Electricity Regulation on The Usage of Loud Speaker A. Volume Limit 81 B. Volume Measurement 82 C. Loud Speaker Spesification Based On Measured Area 82 D. Position of Speakers Performance in The Exhibition Area Regulation on Promotional Activities 85 Chapter 5.Exhibition Facility 11. Shuttle Bus Musholla/Praying Room (Including Friday s Praying) Smoking Area Food And Beverage Area Ambulance and Medical Room Business Center Coffee Shop Kids Area Nursery Room Bank &Cash Machine Taxi Area Internet Connection Meeting Room Charger Corner 90 Contact Person Organizer 92 Official Contractor 93 Venue Owner 93 Official Freight Forwarder 94 Official Hotel 94 53

54 List of Table Table 2.1 Set up and Dismantling Schedule 60 Table 2.2 Contractor and Exhibitor Entrance 63 Table 2.3 Parking Code During Set-Up and Dismantling Period 66 Table 3.1 Design Regulation Of Maximum Booth HeightAnd Weight 69 Table 4.1 Exhibitor Entrance Door 81 Table 5.1 Spesification of meeting room capacity 90 List of Picture Picture 2.1 Contractor and Exhibitor Entrance 63 Picture 2.2 Parking During Set-Up and Dismantling Period 66 Picture 3.1 Maximum Height Rule Hall D1 69 Picture 3.2 Hall A Height Restriction 70 Picture 3.3 Hall B Height Restriction 70 Picture 3.4 Hall C Height Restriction 71 Picture 3.5 Hall D Height Restriction 71 Picture 3.6 Outdoor & Semi Permanent Hall Height Restriction 72 Picture 3.7 Flooring Regulation 72 Picture 3.8 Outdoor Area Height Restriction 73 Picture 3.9 Example of Standard Booth 78 Picture 4.1 Exhibitor Entrance Door 81 Picture 4.2 Position of The Speaker 83 Picture 5.1 Map of Facility 91 Note: Information printed in this manual is correct as that time of print and subject to change 54

55 55

56 56

57 Chapter 1. General Information Chapter 1.General Information 1. Name Of Event 2. Theme Smart Vehicle Mobility 3. Venue Jakarta International Expo (JIExpo) Kemayoran, Jakarta 10620, Indonesia Phone : Fax : Website : 4. Opening Hours Opening Ceremony September 19, am am* VIP & Press Day September 19, am pm* General Public Days September 20 29, 2013 Weekdays (Monday to Thursday)... : 11.00am pm Weekend (Friday to Sunday)... : 10.00am pm *) subject to change 5. Host GAIKINDO (Gabungan Industri Kendaraan Bermotor Indonesia Association of Indonesian Automotive Industries) Jl. Teuku Cik Ditiro 1 No. 11 DEF Menteng Jakarta Pusat Phone : Fax : gaikindo@cbn.net.id Website : 6. Organizer PT Dyandra Promosindo The City Tower 7 th Floor Jl. MH.Thamrin No.81 Jakarta Pusat Indonesia Phone. : Fax. : Website : 7. Website 8. Ticket Information The exhibition is open for public with the following admission fee per person per visit : Monday to Thursday : Rp (fourty thousand rupiah) Friday to Sunday : Rp (sixty thousand rupiah) Child (4 years old and under) : Free Senior (70 years old and above) : Free 57

58 9. Invitation for the opening ceremony and Pre-Booked Ticket for exhibitor A. Invitation for the Opening Ceremony Invitation for the Opening Ceremony shall be given to all Exhibitors who fill out the Form 13 or 14, and return the form to the Organizer not later than August 20, The Opening Ceremony Invitation is valid for the Opening Ceremony and applicable as the entrance pass to the exhibition area on September 19, 2013 (VIP/Press Day). B. Entry Passes Each Exhibitor will receive 1 (one) Special guest ID as the entry/entrance pass for every 10 sqm of the total exhibition space. Exhibitor may request additional entry ticket by submitting the Form 12 to the Organizer at the latests on July 22, Each additional ticket will be charged Rp (forty thousand rupiahs) for weekday ticket, Rp (sixty thousand rupiahs) for weekend ticket and Rp (sixty thousand rupiahs) for Special guest ID. 10. Passes G. Authorized Exhibition Passes (ID Card) Each Exhibitor is entitled to receive 1 (one) exhibitor pass for every 10 sqm of the total exhibition space taken. Exhibitors with less than 30 sqm area of stand/booth is entitled to receive 3 (three) Exhibitor Passes. Exhibitors may request additional exhibitor pass by submitting the Form 11 to the Organizer not later than July 22, 2013 Each additional exhibitor pass will be charged Rp (two hundred thousand rupiahs) Exhibitors are not allowed to exchange or lend their Exhibitor Pass to other parties. In the event of such violation, the Organizer will revoke the Exhibitor Pass. H. Contractor Uniform (as the entrance pass during set-up and dismantling period) Contractor Uniform should be used as the entrance pass entrance pass during set-up and dismantling period. The contractors who build special design stands with area more than 100 sqm, will be given 1 (one) Exhibitor Pass for every 50 sqm of the stand that were built. The pass will be given upon the submission of the picture of the concerned ID s holder, and the payment of administration fee (submit the Form 9 to the Organizer not later than July ). C. Artist & Delivery Person Pass /Temporary pass Temporary Pass may be obtained at the Organizer s office by filling in the registration book, and leaving ID card/ktp as guarantee. The Organizer will guide the artist to enter the exhibition area. 58

59 11. Official Hotels (*) THE MEDIA HOTEL & TOWER Jl Gunung Sahari Raya No. 3, Jakarta Indonesia Phone : Fax : Contact Person : Oxventus Kumala Website : SANTIKA PREMIERE JAKARTA Jl. AIPDA K.S. Tubun No. 7, Slipi Jakarta 11000, Indonesia Phone : Fax : Contact Person : Rosana Website : AMARIS HOTEL MANGGA DUA SQUARE - JAKARTA Jl. Gunung Sahari No. 1, Jakarta Phone : Fax : Contact Person : Teguh Haryanto jakarta.mds@amarishotel.com SWISS-BELHOTEL MANGGA BESAR Jl. Kartini Raya No.57, Mangga Besar, Jakarta, Indonesia Phone : +(62-21) Fax : +(62-21) Contact Person : Tana Website : *please contact our hotel for booking and confirmation Note: 1. Please refer to Form 7 for the concerning Information on official hotel rates and booking. The official hotels should be booked at the latest on July 22, The Booking will be processed under personal account system 12. Changes in Opening Hour Any changes related to the venue and/or time of exhibition will be informed to the Exhibitors at the latest on 30 (thirty) days before the date of the exhibition. 59

60 Chapter 2. Delivery and Removal The related regulations shall provide general rules which exhibitors, contractors, and other relating parties are required to comply within the processes of planning, designing, and operating displayed goods: To create more comfortable, easy-to-visit environment that satisfy visitors. To secure visitor traffic routes that give sufficient consideration to the safety of large number of visitors, and enable visitors to move around the venue easily. To ensure that each company s space is entirely self-contained, and causing inconvenience to adjoining spaces, for example with sound, lighting, or crowsresulting from performances, exhibits, etc. Apart from exhibition expenses which shall be borne by the Organizer, each exhibitor shall be is responsible for all operational expenses incurred. Each exhibitor and/or his representative shall be required to pay to the organizer by using IDR in every charge of transactions in Indonesian Rupiah, including those for additional facilities and other charges within deadline as provided by the Organizer. 1. Setup and Dismantling Period A. Setting-up, Delivery and Dismantling Displayed Goods or materials Schedule Date Stand Construction Period Working Hours Area Notes Sunday, Hall A, B,C, D,and Outdoor Monday, Hall A, B, C, D, Prefunction D, Outdoor Semi permanent A1 and A2 Set up Tuesday, Hall A, B, C, D, Prefunction D, Outdoor Semi permanent A1 and A2 Wednesday Dismantling Hall A, B, C, D, Prefunction D, Outdoor Semi permanent A1 and A2 Hall A, B, C, D, Prefunction D, Outdoor Semi permanent A1 and A2 Sunday, Hall A, B, C, D, Semi permanent A, B, Prefunction Hall D and Outdoor Table 2.1 Set up and Dismantling Schedule. Delivery Vehicles and Goods Display Electricity Test, rehearsal, Stand and Decoration Finishing Dismissal Stand Display Monday, Booth Dismantling *Display of goods (vehicles/trucks) in the outdoor area should be loaded before September 14, 2013, at 12:00 pm. (through the 6A door) *tentative Note: Delivery schedule will be decided later and notified separately to each hall by the Organizer. For any delay caused by exhibitors and/or their contractors, penalty for extended working hours will be charged in accordance with effective regulations. 60

61 61

62 62

63 The Organizer shall be entitled to remove any materials that are not removed yet 30 th September In such case, the Exhibitor will be fully responsible for the removal, and all the cost accordingly. A. Delivery and Removal of Exhibits During The Show If delivery or removal of exhibits are needed during the Show, prior notice to the Organizer is required. Delivery or removal work may only be started 30 minutes after the Show is being closed (at 22.00), with the supervision by the Organizer. Exhibitors are prohibited to neither dirty nor damage the carpet in the common passageway. When changing display vehicles in the venue. The usage of carpet or any form of cover is required to cover every passageway that will be passed by the concerned display vehicles. Exhibitors shall be required to give prior notice to the Organizer. When moving display vehicles that requires to start engines. Vehicles may be moved only when the Exhibition is closed for public. Exhibitors shall be required to ensure the safety and ventilation of the exhibition venue by keeping the exhaust gas at the minimum level and turning off AC of the vehicles. The exhibitors shall not leaving display goods without any supervision. Any loss(es) during the setup and dismantling period are under the responsibility of the exhibitors. C. Contractor and Exhibitor Entrance Exhibitor s Hall Hall A Hall B Hall C Hall D Entrance Door / Door Code Loading Door LA1, LA2, LA3, LA4, LA5, LA6 Loading Door LB1, LB2 Loading Door LC1, LC2 Loading Door LD1, LD2, LD3, LD4 Hall E, Semi Permanent LD OD Hall A1, A2 & B (Outdoor) Table 2.2 Contractor and Exhibitor Entrance Picture 2.1 Contractor and Exhibitor Entrance *Entrance for outdoor area display of goods will be informed at Technical Meeting 2 2. Notification of Stand Contractor ( Form 8 ) Exhibitors are suggested to choose stand/booth contractor with reasonable workload to ensure that the booth construction will be completed in manner & as scheduled. 63

64 Each contractor shall be charged Rp /sqm consultation and administration fees. Such fees will only be applicable to booth with the size of 100 sqm or above. (Form 9 Contractor Consultation Fee) Exhibitors and contractors are required to arrive on time and to work in the schedule stipulated by organizer. The schedules of setting-up booth, delivering and removing goods and or vehicles should be referred to the schedules stipulated by organizer. Exhibitors is required to submit the booth design along with the specifications of materials to the organizer at the latest on July 22, Official Stand Contractor 3.1 PT Samudra Dyan Praga Jl. Jend. Basuki Rachmat No. 31 Jakarta 13430, Indonesia Phone : Fax : infosamudra@cbn.net.id Website : Contact : Kartika Cell Phone : kartika@samudra.co.id 3.2 PT Pentawira Cipta Indonesia Jl. H.Benyamin Sueb Kav. C.2 3, Kota baru Bandar kemayoran Jakarta Pusat Phone : Fax : Website : Contact : Rosa Paullyna Paska Cell phone : rosa@pentawira.com 4. Official Freight Forwarder For the objectives of the shipment and customs clearance of goods that are going to be exhibited at the Exhibition, the organizer has appointed the following official freight forwarders. : 4.1 AGILITY INTERNATIONAL Gambir Expo, Blok D No.1 3, Lt.2, Arena PRJ Kemayoran, Jl. Benyamin Sueb, Jakarta Phone : Fax : Contact Person : Richard Lim Cell Phone : pslim@agilitylogistics.com 4.3 SCHENKER PETROLOG UTAMA Wisma Raharja 5 th Floor, Jl. TB. Simatupang Kav 1, Jakarta Phone : Fax : Contact Person : Ibu Ovilia Faratika Cell Phone : Ovilia.Faratika@dbschenker.com 4.4 SRI LANGKA Jl. Gunung Sahari Raya No.33, Jakarta Pusat Phone : Fax :

65 Contact Person : Bapak Arsad Libuy Cell Phone : s_langka@pacific.net.id 4.5 VISSASA PARAMA NATI Duta Garden Square Blok A 9, Jl. Husein Sastranegara Tangerang Phone : (Hunting) / Fax : Contact Person : Markus Julianto Cell Phone : yanto@vissasa.com 5. Security during Set-Up and Dismantling Exhibitors are required to be present when delivery and removal works are carried out, even if such works are done by transportation agents or other kind of parties representating the exhibitors. Smoking is prohibited during set-up, delivery, and removal works. Smoking is allowed only at the outside of exhibition area (outdoor area). Painting works are prohibited within the exhibition hall except for the used of approved materials for the repair work. The use of hazardous materials shall be kept at minimum. Painting works shall be required to be carried out at the locations away from inflammable materials, and fire extinguishers should always be kept at hand. Decorative materials are prohibited to be piled in areas near passageways/exhibition area, evacuation exits, or fire- fighting equipment. Everyone is required to wear safety helmets and protective shoes(covering all parts of feet) while entering the working area/exhibition area. Those who are not wearing protective shoes shall not be allowed to enter the exhibition area. Exhibitors and contractors are prohibited to paint, to nail the wall and floor, and to damage the floor, wall and roof of the exhibition building with air compressors. In case of such violation, Exhibitors will be imposed penalty based on the extent of damage, and the Organizer shall confiscate such compressor. Exhibitors are prohibited to display products that produce smoke, heat, scent, and things that may cause fire or may endanger booth disturb the surroundings of the exhibition area. The Exhibitors who violate this regulation will be imposed a penalty in accordance with the extent of the damage. 6. Requirements to Dismantle Stand The detail schedule to remove materials from booth will be informed at the time of Technical Meeting 2 by the Project Officer of each Hall. The Organizer will not be responsible for any damages and lost of displayed materials when such displayed materials are not removed after the scheduled time for such removal lapses. It is not allowed to dismantle booth by collapsing the entire booth at one time. Booth shall be required to be dismantled by part. When 30 th September 2013 by 10:00 West Indonesian Time on the stand dismantling period, any displayed materials remain, or Exhibitors have not remove the parts of stand, the Organizer shall dismantle the booths that we have not removed yet and ship any displayed materials remain to the concerned Exhibitors. The concerned Exhibitors and their contractors are fully responsible for the dismantling works, and all incurred. 65

66 7. Vehicles during setting-up and dismantling period Parking Code To prevent traffic congestion in and around the Show site, each exhibition hall has been divided into colored blocks as shown below : Hall Name Parking Code Gate Hall A Red (East Parking) Gate 2 Hall B Green (West Parking) Gate 6A Hall C Green (West Parking) Gate 6A Hall D Red ( East Parking) Gate 2 Semi Permanent Hall / Outdoor Yellow (North Parking) Gate 2 Program Yellow (North Parking) Gate 2 Tabel 2.3 Parking Code During Set-Up and Dismantling Period GATE 6 GATE 6A GATE 1 GATE 2 Picture 2.2 Parking During Set-Up and Dismantling Period Detailed information on the vehicle entrance gate for delivery and removal work will be provided in the 2 nd Technical Meeting. Container The Exhibitors are expected to inform the organizer in advance regarding the required container parking lots. For detailed information please contact with: Mr. Elman Panjaitan Jakarta International Expo (JIExpo) Kemayoran, Jakarta 10620, Indonesia Phone :

67 Fax : Cell Phone : / Disposal of Waste Exhibitors shall be responsible for bearing any costs for the appropriate disposal of materials and wastes left during the period of the Show (including installation and dismantling). Cleaning work in the entire exhibition site is the responsibility of the Jakarta International Expo (JIExpo). Exhibitors shall be responsible for wastes that posed by each booth during the periods of booths building, show days and dismantling. The organizer has appointed disposal consultants, to supervise cleaning works during the construction and dismantling period. For detailed information please contact : Mr. Kenny (Head of Cleaning & Housekeeping) Jakarta International Expo (JIExpo) Graha Pusat Niaga,Kemayoran, Jakarta 10620, Indonesia Phone : Fax : Cell Phone :

68 Chapter 3. Constructions Works, Regulation, Electricity and Other Facilities SPECIAL DESIGN STAND The stand is built by exhibitor own contractor by observing following details : 1. Materials In Exhibition Booth Materials used for exhibition booth must be incombustible, semi-incombustible, or flame-resistant. Exhibitors, however, may use combustible materials, as long as the exhibitor provides logical reason with an approvement from the organizer. The materials such as plywood, carpet and other floor cover, sheets for construction use, curtain materials, and other textile materials are required to be flame-resistant. All materials used for constructing and decorating the booth must comply with the building regulations and fire-safety regulations. The materials must neither emit toxic gas and smoke nor drip while burned. The use of materials, which explode or inflammable, are not permitted during the Exhibition. Properties of the materials are required to be tested by the manufacturer and documented in the form of a test certificate. Exhibitors and their contractors are required to request the test certificates for the materials used from the manufacturer as the Organizer may examine the certificate during the setting up and show days periods. For the by considering the safety of all exhibitors, Exhibitor is required to submit specifications of mass, materials, and precision of the materials to the Organizer. Glass materials, should be approved by the Organizer. The edges of glass panes must be machined/blunted or protected. The use of plastic cable shall not be allowed to tie/attach heavy loaded components. Live plants should use pots as planting media. 2. Works Relating to Hall Structure It is prohibited to attach anything at the existing ceilings, walls, piping, or wiring in the hall. It is prohibited to work directly on ceilings, walls, pillars, doors, windows, glass, movable partitions, or lights of the hall. Accesses to fire-fighting and prevention equipment, such as fire hydrants, gas fire extinguishers, water sprinklers, fire alarms, smoke detectors, and evacuation signs are not allowed to be covered with decorations or construction of Exhibitors. All decorations and stand constructions are required to allow evacuation accesses and security. Decorations and exhibition stands must not block the air-conditioners. If any stand blocks gas fire extinguishers, the booth construction materials are is required to be removed easily. 3. Stand Construction Permit Each Exhibitor is required to compile the design of booth, and obtain the approval of the organizer in advance. The design shall be received by the Organizer at the latest on July 22, The Organizer will give a collective approval in the technical meeting 2 on july The Organizer shall be fully entitled to control design concept, construction, and other subjects related to the stand designs, and also to modify the stand designs in case such designs do not conform to the provisions mentioned earlier. In the case of violation of standard design, and inconformity of construction and dismantling with the standards designated by the Organizer, the Organizer is entitled to demolish, to alter or to modify the design. 68

69 4. Design Guidelines A. Regulation on Stand Layout Designs Height of massive wall for booth partition: Hall Massive Wall Maximum Height Maximum Load/ m 2 Hall A 7 Meter Kg Hall B 7 Meter Kg Hall C 4 Meter 1000 Kg Hall D1* Area A: 6 Meter & Area B : 9 meter* 1000 Kg Hall D2 10 Meter 1000 Kg Outdoor Area 7 Meter Kg Semi Permanent A1 & A2 4 Meter 500 Kg Semi Permanent B 4 Meter 500 Kg Prefunction hall D 4 Meter 1000 Kg Table 3.1 Design Regulation of Maximum Booth Height and Weight. Picture 3.1 Maximum Height Rule Hall D1 B. Height Restricted Zones These rules shall be applied to booth covering 90sqm area or more area such as: Zone A Distance between the marking line and the inside of the booth is 3(three) meters. The zone is also named as the clear zone because no wall is allowed to be built in the zone, except phylon and products displayed materials. Zone B The construction of a tower/phylon or partition in this zone is allowed, by considering the maximum height of massive wall as regulated in each area. Distance of this zone is the rest of which is Zone A measured from the marking line to the inside of the booth 69

70 HALL A Picture 3.2 Hall A Height Restriction HALL B Picture 3.3 Hall B Height Restriction 70

71 HALL C Picture.3.4 Hall C Height Restriction HALL D Picture.3.5 Hall D Height Restriction 71

72 Semi-Permanent Hall A Picture.3.6 Semi Permanent Hall A Height Restriction B. Booth Partition / Booth Walls The minimum distance between wall of the building to the partition of booth wall is 50 (fifty) cm. Exhibitors are prohibited to make the remaining gap between the hall and the booth as storage. Every backside of the wall or partition should be covered and painted neatly. The maximum height of the booth wall is referring to the zone area. C. Phylon Phylon should not be attached to the wall or partition of other booth The maximum height of phylon refers to Table 3.1, with the maximum 1.5m of width and 50cm of thick E. Stage and Levelling Maximum height of stage is 80 (eighty) cm from the hall floor. Maximum height of booth levelling is 15 (fifteen) cm from the hall floor. Every levelling in each booth is required to consider the safety and comfort of visitors. Each Exhibitor should provide facilities for the disabled visitors (such as ramp). X V FLOORING STAND FLOORING STAND Picture 3.7 Flooring regulation 72

73 F. Double Deck The building of two or more stay booths are only allowed in the Hall A, Hall B, and Hall D. Such construction is subject to 50% extra rental fee of the rented area. The double deck design is required to comply with the regulation regarding total construction load permitted by the Organizer, and with prior discussion with the hall management. Exception In case of blocking a hydrant, the exhibitor should leave the nearest wall of the hydrant uncovered. G. Outdoor Regulation OUTDOOR AREA Picture.3.8 Outdoor Area Height Restriction 73