Proposal Program Sponsorship. 1 Juni 2015 Panitia Penyelenggara Jak-Japan Matsuri

Transkripsi

1 Proposal Program Sponsorship 1 Juni 2015 Panitia Penyelenggara Jak-Japan Matsuri 1

2 Berpartisipasi di Jak-Japan Matsuri Pada acara JJM (Jak-Japan Matsuri) ke-6 tahun lalu, kami telah mendapatkan banyak sekali bantuan dan dukungan yang hangat dari berbagai pihak, sehingga acara tersebut dapat terlaksana dengan sukses. Pada kesempatan ini, kami mengucapkan terima kasih yang sedalam-dalamnya kepada semua pihak yang telah membantu dan mendukung kami. Tahun ini adalah penyelenggaraan Jak-Japan Matsuri ke-7. Setiap kali JJM diadakan, pertukaran Indonesia dan Jepang semakin aktif dan kegiatan akar rumput ini sedikit banyak dapat berkontribusi bagi persahabatan kedua negara sehingga kami berharap JJM ini dapat terus berlanjut untuk tahun-tahun yang akan datang. Tahun ini, Jak-Japan Matsuri yang menandai persahabatan Jepang-Indonesia akan diselenggarakan dari tanggal 6 September hingga tanggal 13 September Tema tahun ini adalah Indonesia-Japan, in Dream Team. Tahun lalu kami mengangkat tema Indonesia-Japan One Team Maju Bersama Sambil Bergandeng Tangan, maka tahun ini mengangkat tema Indonesia-Japan, in Dream Team dengan harapan tim Indonesa-Jepang menjadi team yang terkuat. Dengan kerja sama yang kompak dari setiap tim acara serta adanya dukungan dari Anda semua, kami bertekad untuk membuat Jak-Japan Matsuri tahun ini pun menjadi acara yang lebih meriah bahkan lebih bermakna sehingga dapat memperluas dan memperdalam persahabatan kita. Kami harapkan pengertian, partisipasi dan kerja sama yang aktif dari Anda semua pada JJM tahun ini. Adapun biaya penyelenggaraan acara Jak-Japan Matsuri bersumber dari dana sponsorship dari banyak perusahaan dan pihak terkait yang sepakat dengan konsep dan tujuan acara ini. Oleh karena itu, sekali lagi kami mohon kesediaan Anda untuk mendukung acara Jak-Japan Matsuri. Dalam proposal ini pun kami menyampaikan rincian terkait program sponsorship. Apabila ada hal-hal yang memerlukan penjelasan terkait sponsorship ini, Anda dapat menghubungi tim penggalang dana (Fund Raising Team) Jak-Japan Matsuri, yang terbentuk dari para sukarelawan. Terima kasih atas segala pengertian dan dukungan Anda semua. Tsuyoshi SUZUKI Perwakilan Tim Penggalang Dana (Fund Raising Team) - Jak-Japan Matsuri 2

3 Daftar Isi 1. Plan Sponsorship A) Plan Pembelian JJM Official Goods 4 B) Plan Donasi 5 C) Plan Partisipasi Stand ( untuk Finale Event) 6 2. Syarat Partisipasi Stand Tiket Masuk Finale Event Special Sponsorship Plan Main Sponsorship Plan Pendaftaran Sponsporship untuk pendaftaran & hotline pertanyaan 14 3

4 1-A Plan Pembelian JJM Official Goods 1 Official T-Shirt Jak-Japan Masturi 100 lembar Nama perusahaan (logo) di-print di kiri atas Ukuran : M, L, XL (1 ukuran per 100 lembar) Dana Sponsor : 1 paket Rp. 10,000,000 2 Official Uchiwa 1,000 lembar Nama perusahaan (logo) akan di-print pada sisi sebaliknya. * Uchiwa akan dibagikan kepada pengunjung pada acara Finale tanggal 13 September. Dana Sponsor : 1 paket Rp. 15,000,000 Desain di atas adalah image. Ada kemungkinan desain benda dan benda jadinya berbeda. 4

5 1-B Plan Donasi Dana Donasi Mulai dari 1 paket Rp. 5,000,000 Nama donator akan ditampilkan di arena penyelenggaraan acara Finale 5

6 1-C. Plan Partisipasi Stand (Finale Event) Jak-Japan Matsuri akan ditutup dengan finale, sebuah acara besar persahabatan Jepang Indonesia bertempat di Plaza Tenggara, GBK Senayan, pada hari Minggu tanggal 13 September Walaupun dalam jumlah terbatas, kami menyediakan stan. Selain itu, bagi para penyewa stan, kami mengharapkan kerjasamanya untuk dapat menarik banyak pengunjung datang pada acara matsuri ini. Kami menantikan partisipasi Anda. Keterangan Stan : Ukuran A (6m x 4m) 1 stan : Rp. 8,000,000 Ukuran B (3m x 4m) 1 stan : Rp. 4,000,000 * Bagi yang berminat dengan plan ini, diminta untuk membaca syarat pembukaan stan di halaman berikut. Catatan : Harga ini sudah termasuk pajak reklame Pemda DKI (dengan batas 10% dari harga stand di atas) namun dalam hal pemakaian logo dan banner yang berlebihan maupun pemakaian logo yang sangat besar, ada kemungkinan penambahan pajak reklame pada harga di atas. Dalam hal ini, kami juga akan menagih selisih pajak tersebut. Untuk itu kami mohon pengertiannya. 6

7 2. Syarat Partisipasi Stan Bacalah dengan cermat syarat dan petunjuk di bawah ini sebelum Anda mendaftar untuk membuka stan. 1. Pengaturan stan ditetapkan oleh panitia dengan memperhatikan keseimbangan isi stan dan sistim undi berdasarkan setiap kategori. Permintaan terhadap lokasi stan tidak diterima. 2. Walaupun pengaturan stan telah ditetapkan, ada kemungkinan perubahan penetapan stan dilakukan jika terjadi kondisi yang tidak dapat dihindari. 3. Pendaftaran stan baru dinyatakan resmi setelah panitia menerima pembayaran setelah mendaftar. Mohon pembayaran dilakukan dalam waktu 5 hari kerja sejak tanggal penagihan. Harap diperhatikan, jika melewati tanggal tersebut maka kami akan menghubungi untuk pembatalan. 4. Setelah pembayaran biaya stan diselesaikan, walaupun terjadi pembatalan pemakaian stan, biaya stan tidak dapat dikembalikan. 5. Walaupun terdapat kesulitan untuk melanjutkan kegiatan dikarenakan kondisi hujan dan lainnya pada hari-h, biaya stan tidak dapat dikembalikan. 6. Demi kepentingan jalur aman, diminta untuk melakukan set-up stan di dalam wilayah yang telah ditetapkan. 7. Karena stan A memiliki pembatas sementara stan B tidak ada pembatas, untuk stan makanan dan minuman (yang menggunakan api) diminta untuk memilih stan B. 8. Stan yang menggunakan api, wajib membawa tabung pemadam kebakaran. 9. Free pass pada hari-h diberikan sebanyak 10 lembar untuk stan A dan 5 lembar untuk stan B. Jika memerlukan tambahan, diminta untuk membeli karcis masuk (freepass akan dipinjamkan untuk keperluan loading) *Informasi rinci mengenai waktu dan tempat penyerahan free pass akan dimuat di website Jak Japan Matsuri segera setelah free pass selesai disiapkan. 7

8 2. Syarat Partisipasi Stan Bacalah dengan cermat syarat dan petunjuk di bawah ini sebelum Anda mendaftar untuk membuka stan 10. Sehubungan dengan penjualan barang-barang yang memiliki hak cipta seperti komik dan animasi, tidak diperbolehkan untuk menjualnya terkecuali sudah memiliki ijin resmi. Pada saat mendaftar harap sertakan foto-foto untuk konfirmasi. 11. Tidak diperbolehkan menjual minuman beralkohol. Karena kondisi akhir-akhir ini, jika didapati penjualan alkohol di area event ini, ada kemungkinan dikenakan sangsi oleh pihak berwajib pemerintah Indonesia. Dimohon kerja samanya untuk tidak menjual minuman beralkohol di arena acara demi keberlangsungan Jak-Japan Matsuri. 12. Air untuk keperluan masak-memasak harus disiapkan sendiri. 13. Karena tidak ada fasilitas pembuangan air kotor di lokasi stan, maka masing-masing stan harus bertanggung jawab atas pembuangan air kotor tersebut tanpa mengotori lokasi acara. 14. Pengawasan terhadap kebersihan bahan-bahan makanan harus dilakukan dengan bertanggung jawab oleh setiap stan. 15. Pembuangan sampah merupakan tanggung jawab masing-masing stan. Dilarang meninggalkan sampah di lokasi pameran setelah penyelenggaraan event berakhir pada hari-h. (Jika pembuangan sampah tidak baik dan tidak mengindahkan aturan pembuangan sampah yang ditetapkan oleh panitia, maka ada kemungkinan instansi/ perusahaan tersebut tidak dapat diikutsertakan untuk mendaftar stan tahun-tahun berikutnya.) 8

9 2. Syarat Partisipasi Stan Bacalah dengan cermat syarat dan petunjuk di bawah ini sebelum Anda mendaftar untuk membuka stan 16. Meja, kursi, lighting dan power outlet tersedia di setiap stan. Jika ada barang lain yang dibutuhkann mohon dipersiapkan oleh masing-masing stan. Stan A : 4 meja (LxWxH=120x80x75cm) dan 4 kursi, Stan B : 2 meja dan 2 kursi. Jumlah pemakaian listrik maksimal untuk stan A : 2x500W, stan B : 500W. Penggunaan melebihi itu akan dikenai biaya tambahan. 17. Permintaan penambahan meja, kursi dan listrik kami terima jika pemesahan penambahan dilakukan saat mendaftar. Dalam hal ini akan dikenai biaya tambahan. 18. Panitia tidak bertanggung jawab jika terjadi pencurian, kerusakan fasilitas atau peralatan yang dibawa oleh penyewa stan, masalah dengan sesame penyewa stan yang ada di sekitar ataupun dengan pengunjung. Jika melakukan loading sebelum hari-h, maka pengawasan properti menjadi tanggung jawab masing-masing stan. 19. Apabila terjadi kerusakan atau pencurian terhadap peralatan/properti yang disiapkan oleh panitia, biaya kerugian akan dibebankan pada penyewa stan, tergantung pada kondisi kerusakan. 20. Loading dilakukan pada H-1 pukul hingga tengah malam dan pagi hari pada hari-h sebelum acara pembukaan (pukul 10.00). Pembongkaran dilakukan setelah event berakhir. Tidak diperkenankan melakukan loading dan pembongkaran saat event sedang berlangsung. 21. Acara event dapat berubah tergantung pada cuaca saat hari-h. 22. Informasi rinci terkait stan dan lainnya akan dimuat di website secara berkala. Diminta untuk memeriksa website Jak-Japan Matsuri di 9

10 3. Tiket Masuk acara Finale Kami juga melakukan penjualan awal tiket masuk. Harga per-lembar Rp (gratis untuk anak usia di bawah 5 tahun) Karena jumlahnya terbatas maka diharapkan untuk segera memesan. 10

11 4. Special Sponsorship Plan (Catatan) Harga ini sudah termasuk pajak reklame Pemda DKI dengan batas 10% dari biaya paket namun dalam hal pemakaian logo dan banner yang berlebihan maupun pemakaian logo yang sangat besar, ada kemungkinan penambahan pajak reklame pada harga di bawah ini. Dalam hal ini, kami juga akan menagih selisih pajak tersebut. Untuk itu kami mohon pengertiannya. Nama Plan Isi Sponsorship Biaya Sponsor Catatan 4 buah stan ukuran A Plan Persahabatan Indonesia & Jepang + Official Uchiwa buah (untuk dibagikan di pintu masuk) + Official T-Shirt 300 lembar + Tiket Masuk 800 lembar Rp. 100,000,000 Discount 24,8% 2 buah stan ukuran A Plan Senayan + Official Uchiwa buah (untuk dibagikan di pintu masuk) Rp. 50,000,000 Discount 21,8% + Official T-Shirt 200 lembar + Tiket masuk 400 lembar Plan Matsuri Official Uchiwa buah (untuk dibagikan di pintu masuk) + Official T-Shirt 100 lembar Rp. 25,000,000 Discount 10,7% + Tiket Masuk 100 lembar 11

12 5. Main Sponsor Plan Perusahaan/ lembaga yang membeli JJM Offcial Goods di atas Rp atau yang mendaftarkan Plan Persahabatan Indonesia & Jepang atau Plan Senayan Atau Perusahaan/ lembaga yang mendaftarkan Plan Donasi di atas 5 paket(rp ) akan menjadi sponsor utama Jak-Japan Matsuri dan berhak mendapatkan hak istimewa promosi perusahaan berupa pencantuman logo pada berbagai kegiatan serta pengenalan namanya dalam acara Finale oleh MC. 12

13 6. Pendaftaran Sponsorship Pendaftaran Sponsorship dilakukan via dengan mencantumkan pointpoint di bawah ini yang ditujukan kepada anggota Fund Raising Team. (*Kami hanya menerima permohonan via saja) A. Bagi yang ingin mendaftarkan sponsorship & memesan stan (Wajib diisi!) 1. Nama Perusahaan/lembaga 2. Nomor telepon kantor 3. Alamat kantor/lembaga 4. Nama Person in charge (PIC) 5. Nomor Hand Phone PIC 6. PIC B. Bagi pemesan JJM Official Goods 7. Nama plan dan barang 8. Jumlah paket yang diinginkan dan ukuran T-shirt 9. Lampiran file logo perusahaan atau grup (gambar dengan minimal size 500KB yang dapat digunakan untuk cetakan) (Hanya bagi yang berminat dengan barang berlogo) C. Bagi pemesan Plan Donasi 10. Jumlah paket yang diinginkan D. Bagi pemesan tiket masuk acara Finale 11. Jumlah tiket masuk yang dibutuhkan E. Bagi penyewa stan 12. Size stan yang diinginkan (size A/size B) 13. Detail isi stan (jelaskan dengan rinci) 14. Menggunakan api ~ tidak menggunakan api 15. Jumlah tambahan fasilitas dalam stan (jika membutuhkan) Meja (Rp /buah), Kursi (Rp /buah), Listrik (Rp /500 watt) 16. Setuju /Tidak setuju terhadap ketentuan pada 2. Syarat Partisipasi Stan (hal 7-9)

14 7. untuk Pendaftaran & Hotline untuk Pertanyaan Pendaftaran akan ditutup pada Kamis, 30 Juli 2015 (Bagi yang ingin menerima official goods dan tiket lebih cepat pendaftaran dilakukan sebelum Selasa, 30 Juni 2015) PIC: Tim Fund Raising Jak-Japan Matsuri Pertanyaan dan pendaftaran via dapat ditujukan ke: Ms. Harada Mobile : * Setelah menerima Anda, salah satu anggota tim kami akan menghubungi Anda untuk konfirmasi. Jika tidak menerima balasan, silahkan mengirim ulang Anda atau menghubungi Ms. Harada.