7 Menurut Jogiyanto (2014:1) bahwa Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Model umum Sutabri (2012:13) bahwa Sistem terdiri dari input, proses dan output. Hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana mengingat sebuah sistem dapat mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut bias dikatakan sistem. 2.1.2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Weygardt dalam Sarosa (2009:11) mendefinisikan Akuntansi sebagai proses mengidentifikasikan, mencatat dan mengkomunikasikan peristiwa ekonomis pada suatu organisasi pada pihak yang membutuhkan. Menurut Sarosa (2009:13) menyimpulkan bahwa Sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan dan memproses data sehingga menghasilkan informasi yang berguna dalam mengambil keputusan. Menurut Krismiaji (2010:4) mengemukakan bahwa S istem Informasi Akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis.
8 2.1.3. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Secara Kredit Menurut Soemarso (2009:160) menyimpulkan bahwa Penjualan kredit adalah penjualan barang dagang secara tidak tunai yang dicatat sebagai debit pada perkiraan piutang dagang dan kredit pada perkiraan penjualan. Menurut Mulyadi (2008:202) mengemukakan bahwa Penjualan adalah kegiatan terdiri dari penjualan barang atau jasa baik secara kredit ataupun tunai. Menurut Puspitawati dan Anggadini (2011:165) mengemukakan bahwa Penjualan merupakan aktivitas memperjualbelikan barang dan jasa kepada konsumen. Aktivitas penjualan dalam perusahaan dapat dilakukan secara tunai ataupun kredit. 2.1.4 Pengertian Penjurnalan Menurut Mulyadi (2008:4) menyimpulkan bahwa Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Jurnal penjualan merupakan jurnal yang mencatat kegiatan penjulan bukan tunai. Jurnal penjualan kredit adalah sebagai berikut: 1. Jurnal pada saat penjualan barang secara Kredit Piutang (Debet) xxx Penjualan (Kredit) xxx Contoh : Piutang (Debet) Rp. 7.000.0000 Penjualan (Kredit) Rp. 7.000.000
9 2. Jurnal pada saat terjadinya retur penjualan secara kredit Retur Penjualan(Debet) xxx Piutang (Kredit) xxx Contoh : Retur Penjualan(Debet) Rp. 500.000 Piutang (Kredit) Rp. 500.000 3. Jurnal pada saat terjadi potongan penjualan Piutang (Debet) xxx Potongan Penjualan (Kredit) xxx Penjualan (Kredit) xxx Contoh : Piutang (Debet) Rp. 7.000.000 Potongan Penjualan (Kredit) Rp. 700.000 Penjualan (Kredit) Rp. 6.300.000 2.2. Peralatan Pendukung (Tools System) Menurut Sutabri (2012:116) bahwa : Model dari sistem secara logic telah dibuat dengan menggunakan tool sistem dan telah disetujui oleh pihak pemakai (user). Sistem analis dapat menginterprestasikan tool yang digunakan untuk merancang sistm yang baru di mana sistem secar logic dapat digambarkan dengan menggukan data flow diagram (DFD). Sedangkan sistem secara fisik dapat digambarkan dengan menggunakan bagan arus sistem atau bagan alir dokumen.
10 2.2.1. Diagram Alir Data (Data Flow Diagram) Menurut Kendall dan Kendall (2013:263) menjelaskan bahwa menurut pernyataan aslinya, diagram alir data menggambarkan pandangan sejauh mungkin mengenai masukan, proses dan keluaran sistem yang berhubungan dengan masukan, proses, keluaran dari model sistem umum. Adapun simbol-simbol menurut Kendall dan Kendall (2013:263) yang akan digunakan adalah sebagai berikut: 1. Kesatuan Luar (Eksternal Entity) Kesatuan lingkungan luar yang berupa orang, organisasi suatu sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau output dari sistem. Bentuknya adalah sebuah kotak persegi. 2. Arus Data (Data Flow) Simbol ini menunjukan arus data yang berupa masukan sistem atau hasil proses sistem. Bentuknya adalah anak panah. 3. Proses (Processing) Untuk menggambarkan bagian dari sistem yang mentransformasikan masukan, keluaran atau dapat dikatakan bahwa proses menggambarkan transaksi masukan ke dalam keluaran. Bentuknya adalah lingkaran. 4. Simpanan Data (Data Store) Simbol ini digunakan untuk menggambarkan data flow yang sudah disimpan atau diarsipkan. Digambarkan dengan dua garis sejajar salah satu sisi samping terbuka.
11 Aturan main dalam DAD menurut Kendall dan Kendall (2013:263) yang baku dan berlaku dalam penggunaan diagram alir data untuk membuat model sistem adalah : 1. Di dalam DAD tidak boleh menghubungkan antara external entity yang satu dengan external entity yang lainnya secara langsung. 2. Di dalam DAD tidak boleh menghubungkan antara data store yang satu dengan data store yang lainnya secara langsung. 3. Di dalam DAD tidak boleh menghubungkan data store dengan external entity secara langsung. 4. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang keluar. Tahapan-tahapan di dalam DAD menurut Kendall dan Kendall (2013:263) adalah: 1. Diagram Konteks Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan yang akan diproses dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem secara umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada. 2. Diagram Nol Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada di dalam diagram konteks yang penjabarannya lebih terperinci.
12 3. Diagram Detail Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data lebih detail lagi dari tahapan proses yang ada di dalam diagram nol. 2.2.2. Kamus Data (Data Dictionary) Menurut Kendall dan Kendall (2013:333) bahwa : Kamus data atau data dictionary adalah suatu aplikasi khusus dari jenis kamus-kamus yang digunakan sebagai refrensi kehidupan setiap hari. Kamus data merupakan hasil refrensi data mengenai data (maksudnya, metadata). Suatu data yang disusun oleh penganalisis sistem untuk membibing merekah selama melakukan analisis desain. Menurrut Kendall dan Kendall (2013:333) kamus data harus memuat hal-hal sebagai berikut : 1. Nama Arus Data 2. Alias Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di data flow diagram, maka nama arus data juga harus dicatat di kamus data sehingga dalam membaca diagram alir data memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu pada diagram alir data dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data. Alias atau nama lain dari data yang harus ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan yang lainnya.
13 3. Bentuk Data Diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari kesatuan luar suatu proses, data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk laporan serta dokumen hasil cetakan. Bentuk dari data yang mengalir dapat berupa: a. Dokumen dasar atau formulir b. Dokumen hasil cetakan komputer c. Laporan tercetak d. Tampilan layar monitor e. Variabel f. Parameter g. Field 4. Arus Data Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data agar memudahkan mencari arus data pada diagram alir. 5. Struktur Data Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari elemen-elemen data. 6. Volume Volume yang dicatat adalah tentang volume rata-rata yang menunjukkan banyaknya data yang mengalir dalam suatu periode tertentu, dan volume puncak yang menunjukan volume terbanyak.
14 7. Periode Periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data. Periode perlu dicatat di kamus data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasi kapan input data dapat dimasukkan, kapan proses program harus dilakukan dan kapan laporan- laporan harus dihasilkan. 8. Penjelasan Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dan arus data yang dicatat kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keteranganketerangan tentang arus data tersebut. Menurut Jogiyanto (2014:370) notasi dalam kamus data ada dua macam, yaitu : 1. Notasi Tipe Data Notasi tipe data ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output struktur data Tabel II.1. Notasi Tipe Data NOTASI KETERANGAN X Setiap karakter 9 Angka Numeric A Karakter Alphabet Z Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong. Titik, sebagai pemisah ribuan, Koma, sebagai pemisah pecahan - Hypen, sebagai tanda penghubung / Slash, sebagai tanda pembagi Sumber : Jogiyanto (2014:370)
15 2. Notasi Struktur Data Notasi struktur data digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Dimana notasi yang umum digunakan adalah sebagai berikut Notasi Tabel II.2. Notasi Struktur Data Keterangan = Terdiri dari + And (dan) ( ) Pilihan (Ya atau Tidak) { } Iterasi atau pengulangan proses [ ] Pilih salah satu pilihan I Pemisah pilihan didalam tanda [ ] * Keterangan atau catatan @ Petunjuk (key field) Sumber : Jogiyanto (2014:370) 2.2.3. Normalisasi Menurut Sutabri (2012:138) bahwa : Proses normalisasi adalah proses pengelompokan elemen data kedalam bentuk table yang menyatakan entity dan relasinya. Pada proses normalisasi selalu diuji beberapa kondisi, misalnya apakah ada kesulitan pada saat menambah ( insert), menghapus ( delete), mengubah ( update), membaca(retrieve) pada suatu database. Bila ada kesulitan pengujian tersebut maka relasi dapat dipecah dalam beberapa table lagi. Macam-macam fungsi kunci (key function )Menurut Sutabri (2012:138) : 1. Kunci Kandidat (candidate key) Kunci kandidat adalah suatu atribut atau satu set minimal atribut yang mengindetifikasi secara unik suatu kejadian yang spesifik dari suatu entitas. 2. Kunci Primer (primary key) Kunci primer adalah satu set atau minimal suatu atribut yang tidak hanya mengidentifikasi secara unik suatu kejadian yang spesifik, akan tetapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entitas.
16 3. Kunci Alternatif (alternative key) Kunci alternatif adalah kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai primary key. 4. Kunci Tamu (foreign key) Kunci tamu adalah satu atribut yang dapat melengkapi satu hubungan (relationship) yang menunjukan induknya. Jenis Jenia Kunci menurt Sutabri (2012:139): 1. Super Key Super key adalah himpunan dari satu atau lebih entitas yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi secar unik sebuah entitas dalam entitas set. 2. Candidat Key Adalah satu atribut atau satu set minimal attribute yang mengidentifikasikan secara unik satu kejadian spesifik dari suatu entity. 3. Primary Key Adalah satu atribut minimal atribut yang tida hanya mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian yang spesifik dari suatu entity. 5. Alternatif Key Adalah kandidat yang tidak dipakai primary key. Dimana kerap kali kunci alternative dipakai sebagai kunci pengurutan dalam pembuatan laporan.
17 6. Foreign Key Adalah satu attribute atau satu set attribute yang melengkapi suatu relationship (hubungan) yang menunjukan ke induknya. Jenis Jenis Relasi Menurt Sutabri (2008:140): 1. One to one relationship dan file Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah satu banding satu. 2. One to many relationship dan dua file Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah satu banding banyak atau dapat pula di balik banyak lawan satu. 3. Many to many relationship dan dua file Hubungan antar file pertama dengan file kedua adalah banyak banding banyak. 4. Relasi one to one dua atribut dalan satu file Hubungan atara satu atribut dengan atribut yang lain dalam satu file yang sama mempunyai satu lawan satu. 5. Relasi many to one dua atribut dalan satu file Hubungan atara satu atribut dengan atribut yang lain dalam satu file yang sama mempunyai satu lawan banyak. 6. Relasi many to many dua atribut dalan satu file Hubungan atara satu atribut dengan atribut yang lain dalam satu file yang sama mempunyai banyak lawan banyak.
18 Tahapan-tahapan dalam Normalisasi Menurut Sutabri (2012:141) 1. Bentuk Tidak Normal (unnormalized form) Kumpulan data yang direkam, tidak akan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. 2. Bentuk Normal Kesatu (1NF atau First Normal Form) Setiap data dibentuk dalam flat file (file dasar atau rata), field berupa automatic value, tidak ada set atribut yang berulang atau atribut bernilai ganda (multi value). 3. Bentuk Normal Kedua (2NF atau Second Normal Form) Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu. Atribut bukan kunci yang harus bergantung secara fungsi pada kunci utama atau primary key. 4. Bentuk Normal Ketiga (3NF atau Third Normal Form) Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kedua dan semua atribut bukan primer tidak mempunyai hubungan transit. Dengan kata lain setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung pada primary key dan pada primary key secara menyeluruh. 5. Boyce Code Normal Form (BNCF) Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu. Atribut bukan kunci harus bergantung secara fungsi pada kunci utama atau primary key.
19 2.2.4. Spesifikasi File Menurut Sutabri (2012:144), menerngkan bahwa Database dibentuk dari kumpulan file, file didalam pemrosesan aplikasi dapat dikatagorikan ke dalam beberapa tipe, antara lain adalah : 1. File Induk (Master File) File induk menurupakan file penting, selama sistem informasi itu hidup a. File Induk Acuan (Referensi Master File) File induk yang recordnya relative statis, jarang sekali berubah nilai. b. File Induk DInamik (DynamicMaster File) File induk yang nilai recordnya sering berubah sebagai akibat dari transaksi. 2. File Transaksi (transaction File) File ini digunakan untuk merekam data hasil dari suatu transkasi yang terjadi. 3. File Laporan (Report File) File ini berisi informasi yang akan disampaikan. 4. File Sejarah (History File) File ini berisi data masa lalu yang sudah tidak aktif lagi tetapi disimpan untuk masa depan. 5. File Pelindingan (Backup File) File yang berisi salinan data yang masih aktif jika file database yang aktif rusak atau hilang.
20 6. File Kerja (Working File) File yang berisi data-data hasil pemrosesan yang bersifat sementara karena memori computer tidak mencukupi. 2.2.5. Pengkodean Menurut Jogiyanto (2014:384 ) mengemukakan bahwa pengkodean merupakan proses pemberian kode pada data, agar memudahkan pemakaian didalam melakukan pengolahan data menjadi suatu informasi. Menurut Jogiyanto (2014:384 ) dalam pengkodean ada beberapa petunjuk pembuatan kode yang menjabarkan tentang petunjuk dari struktur kode yang baik, antara lain: 1. Harus mudah diingat Agar kode mudah diingat, maka dapat dilakukan dengan cara menghubungkan kode tersebut dengan obyek yang diwakili dengan kodenya. 2. Harus Unik Kode harus unik untuk masing-masing item yang diwakilinya. Unik berarti tidak ada kode yang kembar. 3. Harus Fleksibel Kede harus fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-perubahan atau penambahan item baru dapat tetap diwakili oleh kode.
21 4. Harus Efisien Kode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan efisien bila direkam di luar komputer. 5. Harus Konsisten Kode harus konsisten dengan kode yang telah dipergunakan. 6. Harus Distandarisasi Untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam organisasi. Kode yang tidak standar akan mengakibatkan kebingungan. 7. Spasi Dihindari Spasi di dalam kode sebaiknya dihindari, karena dapat mengakibatkan kesalahan di dalam menggunakannya. 8. Hindari Karakter Yang Mirip Karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi pengucapannya sebaiknya tidak digunakan di dalam kode. 9. Panjang Kode Harus Sama Masing-masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama. 2.2.6. Spesifikasi Program Menurut Jogiyanto (2014:787) bahwa : HIPO (Hierarchy plus Input-Proses- Output) merupakan metodologi yang dikembangkan dan didukung oleh IBM. HIPO juga banyak digunakan sebagai alat design dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem. HIPO berbasis pada fungsi, yaitu tiap-tiap modul di dalam sistem digambarkan oleh fungsi utamanya.
22 HIPO dapat digunakan sebagai alat pengembangan sistem dan teknik dokumentasi program dan penggunaan HIPO ini mempunyai sasaran utama sebagai berikut: 1. Untuk lebih menekankan fungsi-fungsi yang harus diselesaikan oleh program, bukannya menunjukan pritah-perintah program yang digunakan untuk melaksanakan fungsi tersebut. 2. Untuk menyediaan penjelasan yang jelas dari input yang harus digunakan dan output yang harus dihasilkan oleh masing-masing fungsi pada tiap-tiap tingkatan dari diagram-diagram HIPO. 3. Untuk menyediakan output yang tepat dan sesuai dengan kebutuhankebutuhan pemakai.