Etika Penanganan Telepon Dalam Bahasa Indonesia, Bahasa Inggris atau Bahasa Asing Lainnya Setiap aktivitas manusia saat ini, lebih khusus pada kegiatan perkantoran sudah pasti menggunakan alat komunikasi berupa media telepon genggam atau smartphone dengan tujuan agar lebih praktis. Seorang pegawai atau karyawan harus mampu menelpon dengan tepat, baik menerima maupun menghubungi rekan kerja. Kegiatan menelepon bukanlah termasuk kegiatan tatap muka secara langsung sehingga ketika menelepon harus berbicara secara jelas, percaya diri, dan menyenangkan Adapun etika bertelepon yang harus diperhatikan adalah sebagai berikut: a. Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama, maksimal tiga kali berdering, segeralah angkat dan jawab dengan sopan; b. Bersikaplah bijaksana dalam menanggapi penelepon. Siapa pun yang menelepon adalah penting dan patut dilayani dengan sebaik-baiknya; Gambar 1.1 Sumber: http://efdekapelajar.blogspot.co.id c. Jangan memulai pembicaraan hanya dengan ucapan kata halo, tetapi langsung menyebutkan nama organisasi atau perusahaan tempat kita bekerja
d. Jangan menggunakan pesawat telepon di tempat kerja untuk kepentingan pribadi atau terlalu lama berbicara dengan si penelpon. yang pada umumnya wanita, sering tergoda dengan hobi ngerumpi. Dalam hal ini, kita harus mampu menempatkan diri kita sebagai petugas kantor. Hindari percakapan melalui telepon apabila tidak begitu perlu. Namun, apabila memang ada kepentingan pribadi yang begitu mendesak untuk dibicarakan, kita dapat menggunakan hubungan telepon dengan bijaksana. Artinya, bicara seperlunya tanpa menggangu tugas kita. e. Berusahalah mendengarkan mitra bicara kita. Jangan melamun atau bersikap tidak tertuju pada pembicaraan sehingga kadang-kadang kita meminta penelepon untuk mengulangi pembicaraan dengan ungkapan, apa, bisa diulang? Sungguh hal yang tidak sopan bila kita mengungkapkan hal demikian. Oleh karena itu, konsentrasikan pikiran kita pada percakapan tersebut. f. Jangan mengucapkan kata-kata yang menyinggung perasaan. Sebaliknya, bicaralah dengan sikap yang menyenangkan. Mungkin kita mendapat perlakuan yang kurang enak dari percakapan melalui telepon, tetapi sebaiknya kita dapat menahan diri untuk tidak mengucapkan katakata kasar, bahkan sampai menyinggung perasaan penelpon. Bagaimanapun juga, seorang sekretaris harus tetap ramah dan sopan di dalam percakapan lewat telepon. g. Berusahalah untuk menanggapi maksud pembicara dengan cepat dan memberi kesan bahwa orang yang kita ajak bicara diperhatikan seperti layaknya kita berhadapan langsung dengannya. h. Berbicaralah dengan tempo yang tepat, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat. Bila kita berbicara terlalu cepat, orang yang berkomunikasi dengan kita sering tidak memahami isi pembicaraan kita. Sebaliknya, bila kita berbicara terlalu lambat, orang akan cepat bosan karena harus menunggu terlalu lama untuk memahami maksud pembicaraan kita. Jangan pula berbicara dengan suara terlalu keras. Perhatikan volume suara, ucapkan dengan kata yang jelas, lancar, dan kecepatan yang normal.
i. Sebut nama dan jabatan orang yang akan dituju, di samping pokok pembicaraan. Jangan sampai sesudah menghubungi nomor tertentu, kemudian kita bertanya, Saya harus berbicara dengan siapa ya? Ada baiknya kita tanyakan apakah saat ini memang waktu yang tepat untuk berbicara. Barangkali saat ini orang yang kita tuju sedang sibuk, sehingga kita terpaksa mengganggu di sela-sela kesibukannya. j. Jangan menganggap bahwa panggilan telepon merupakan gangguan terhadap pekerja. Bicaralah seperlunya sesuai dengan maksud pembicaraan dan jangan bicara di telepon sambil makan atau berdecak. k. Catat hal-hal penting yang akan disampaikan. Gambar 1.2 Sumber: http://contoh-komunikasi.anneahira.com l. Bersegeralah minta maaf jika membuat kesalahan-kesalahan pada waktu bertelepon. m. Akhiri pembicaraan dengan tepat. Jangan lupa mengucapkan terima kasih (thank you) dan kembali (you are welcome), serta mengucapkan salam Selamat pagi atau Selamat siang ketika mengakhiri pembicaraan.
n. Letakkan gagang telepon dengan perlahan. Seseorang yang menerima atau menelepon dengan sikap yang menyenangkan, efisien, dan efektif akan memberikan kesan positif bagi perusahaan tempatnya bekerja. Sikap hormat dan ramah ketika bertelepon merupakan hal yang sangat penting karena bersikap hormat dan ramah akan terpantul dalam suara, dan akan terasa oleh lawan bicara. Kesan yang simpatik dapat pula ditimbulkan dengan menggunakan bahasa yang sesuai dengan situasi. Bahasa ketika bertelepon harus santun pula, artinya meskipun kita telah mengenal dekat orang yang menelepon, tetapi ketika bertelepon harus sopan, hormat, tidak menggunakan kata-kata yang kurang baik atau memanggil dengan sebutan yang tidak pada tempatnya atau tidak pantas. Contoh percakapan telepon dalam bahasa Indonesia : Selamat pagi! PT.Pribadi Gemilang, ada yang bisa saya bantu? : Selamat pagi! Saya direktur PT. Abadi, bisa saya berbicara dengan Ibu Sabrina Maharsi direktur PT. Pribadi Gemilang? : Mohon maaf, Ibu Sabrina Maharsi sedang ada rapat, ada pesan yang dapat saya sampaikan : Iya, tolong sampaikan pesan ke Ibu Sabrina bahwa saya tidak dapat menghadiri rapat pada hari kamis besok karena ada tugas dinas ke Bogor, penting dan tidak dapat diwakilkan. Saya sudah mengadakan janji dengan Ibu Sabrina. Tolong sampaikan maaf saya ke Ibu Sabrina. : Baik Ibu, akan saya sampaikan pesan Ibu kepada Ibu Sabrina. Kalau boleh saya tahu, berapa nomor telepon yang bisa kami hubungi kembali?. : Telepon kantor (0234)4321895 atau ke nomor Handphone saya 081395748205
: Saya Ulangi, (0234)4321895 atau ke nomor Handphone saya 081395748205 : Benar. : Ada pesan lagi yang bisa saya sampaikan? : Cukup itu saja, terimakasih. : Baiklah, senang berbicara dengan Ibu. Terima kasih, Selamat pagi! : Selamat pagi! (menutup telepon) Sumber : http://safirohfadlun.blogspot.co.id Contoh Percakapan telepon dalam bahasa Inggris : Good morning. Dian Megatama Corporation. Can I help you? : Good morning. I d like to speak to Mr. Sunarto please : Mr. Sunarto is in a meeting with the personal Manager. Who s calling, please? : This is Herry Nelson of American Oil Company. Do you know what time he will finish? : I think the meeting won t last long. Is there anything I can do for you? : Could you please tell Mr. Sunarto to call me back? : Right, Sir. May I have your phone number, please? : Sure. My phone number is 8643023. I believe Mr. Sunarto know this number : Thank you. I ll tell Mr. Sunarto soon after he has finished : Thank you for your help. Good bye : Good bye,. Have a nice day Sumber : http://www.ilmubahasainggris.com