LAPORAN SKRIPSI SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DATA KARTU KENDALI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS SMS GATEWAY PADA KECAMATAN KOTA KUDUS Disusun Oleh : Nama : Erwin Bagus Aribowo Wijanarko NIM : 2010-53-023 Program Studi Fakultas : Sistem Informasi : Teknik FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS MURIA KUDUS KUDUS 2015 i
ii
iii
iv
RINGKASAN Pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada Kecamatan Kota Kudus masih dilakukan secara manual dengan menggunakan buku kartu kendali. Diantaranya buku kartu kendali surat masuk, buku kartu kendali disposisi dan buku kartu kendali surat keluar. Pengarsipan yang masih manual dengan menggunakan buku akan lebih banyak menghabiskan buku yang digunakan dalam pendataan dalam tiap minggunya, sehingga staf bagian pengarsipan di Kecamatan Kota mengalami kesulitan dalam pencarian data surat masuk dan surat keluar yang suatu saat dibutuhkan. Sistem Informasi Pengarsipan Data Kartu Kendali Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis SMS Gateway pada Kecamatan Kota Kudus ini membahas mengenai pengarsipan surat pada suatu kartu kendali yang terkomputerisasi, apabila itu surat masuk maka didata di kartu kendali surat masuk dan apabila itu surat keluar maka didata di kartu kendali surat keluar yang dilakukan oleh admin dan disimpan di database. Dengan sistem ini akan memudahkan admin dalam pencarian data baik data kartu kendali surat masuk atau data kartu kendali surat keluar apabila suatu saat diperlukan. Selain itu dengan sistem berbasis SMS Gateway ini admin atau petugas pengarsipan juga dapat mengirim pesan disposisi melalui pesan sms yang ada di sistem, sehingga pesan disposisi akan lebih cepat tersampaikan kepada staff yang terkait. Hasil akhir perancangan tersebut menghasilkan Aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan Data Kartu Kendali Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis SMS Gateway pada Kecamatan Kota Kudus. Kata Kunci : Sistem Informasi, Pengarsipan Surat, SMS gateway. v
KATA PENGANTAR Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat taufiq dan hidayah-nya kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Skripsi dengan judul Sistem Informasi Pengarsipan Kartu Kendali Surat Masuk dan Surat Kelaur Berbasis SMS Gateway pada Kecamatan Kota Kudus. Penulis juga ingin mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam pembuatan laporan ini dan berbagai sumber yang telah penulis pakai sebagai data dan fakta pada Laporan Skripsi ini : 1. Bapak Dr. Suparnyo, SH, MS, selaku Rektor Universitas Muria Kudus. 2. Bapak Rochmad Winarso, ST.MT, selaku Dekan Fakultas Teknik Universitas Muria Kudus. 3. Bapak R Rhoedy Setiawan, M.Kom, selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknik Universitas Muria Kudus. 4. Ibu Noor Latifah, M.Kom, selaku koordinator Skripsi. 5. Bapak Pratomo Setiaji, S.Kom., M.Kom dan Ibu Putri Kurnia Handayani, M.Kom, selaku pembimbing yang telah banyak memberikan petunjuk, nasehat, bimbingan dan arahan hingga terselesaikannya penulisan laporan ini. 6. Bapak dan Ibuku tercinta yang selalu mendoakan, memberi semangat, dan menguatkan hati penulis sehingga terselesaikannya laporan ini. 7. Teman-temanku Fakultas Teknik Sistem Informasi angkatan 2010, yang selalu memberi semangat di kampus, semoga kekompakan dan kebersamaan selalu terjaga sampai besok. 8. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu. Penulis mengakui bahwa penulis adalah manusia yang mempunyai keterbatasan dalam berbagai hal. Oleh karena itu tidak ada hal yang dapat diselesaikan dengan sangat sempurna. Begitu pula dengan Laporan ini yang telah penulis selesaikan. Tidak semua hal dapat penulis deskripsikan dengan sempurna dalam Laporan Skipsi ini. Penulis melakukannya semaksimal mungkin dengan vi
kemampuan yang penulis miliki. Di mana penulis juga memiliki keterbatasan kemampuan. Maka dari itu seperti yang telah dijelaskan bahwa penulis memiliki keterbatasan dan juga kekurangan, penulis bersedia menerima kritik dan saran dari pembaca yang budiman. Kudus, 31 Januari 2015 Penulis Ewin Bagus Aribowo Wijanarko vii
DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL.i HALAMAN PERSETUJUAN... ii HALAMAN PENEGSAHAN.iii SURAT PERSETUJUAN PUBLIKASI..iv RINGKASAN... v KATA PENGANTAR... vi DAFTAR ISI..viii DAFTAR TABEL..x DAFTAR GAMBAR.xi DAFTAR LAMPIRAN xv BAB I PENDAHULUAN... 1 1.1. Latar Belakang Masalah... 1 1.2. Rumusan Masalah... 2 1.3. Batasan Masalah... 2 1.4. Tujuan Penelitian... 2 1.5. Manfaat Sistem... 2 1.6. Tinjauan Pustaka... 2 1.7. Metodologi Penelitian... 3 1.8. Sistematika Penulisan... 6 BAB II LANDASAN TEORI... 8 2.1. Teori yang digunakan... 8 2.2. Konsep Dasar Sistem Informasi... 8 2.3. Flow Of Diagram (FOD)... 15 2.4. Pemodelan Objek... 18 2.5. Pemodelan Proses... 19 2.6. UML (Unified Modeling Language)... 19 2.7. Mengenal Multiplisitas... 25 2.8. Entity Relational Diagram... 25 viii
BAB III OBJEK PENELITIAN... 29 3.1. Sekilas Tentang Kecamatan Kota Kudus... 29 3.2. Visi dan Misi... 29 3.3. Letak Geografis... 30 3.4. Struktur Organisai... 31 3.5. Denah Lokasi... 41 3.6. Analisis Prosedur Pengarsipan Pada Kantor Kecamatan Kota Kudus... 42 BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN... 46 4.1. Analisis Masalah... 46 4.2. Perancangan yang di usulkan... 47 4.3. ERD (Enitity Relationship Diagram)... 90 4.4. Desain Input dan Desain Output... 99 BAB V IMPLEMENTASI SISTEM... 113 5.1. Implementasi Sistem... 113 BAB VI PENUTUP... 121 6.1. Kesimpulan... 121 6.2. Saran... 121 DAFTAR PUSTAKA... 123 LAMPIRAN ix
DAFTAR TABEL Tabel 2.1 : Simbol Flow Of Diagram... 16 Tabel 2.2 : Simbol Notasi UML... 23 Tabel 2.3 : Simbol-Simbol ERD... 27 Tabel 4.1 : Proses Bisnis... 47 Tabel 4.2 : Deskripsi use case Pengarsipan Kartu Kendali Surat Masuk... 50 Tabel 4.3 : Skenario use case Pengarsipan Kartu Kendali Surat Masuk... 51 Tabel 4.4 : Deskripsi use case Kartu Kendali Disposisi... 51 Tabel 4.5 : Skenario use case Kartu Kendali Disposisi... 52 Tabel 4.6 : Deskripsi use case Pengarsipan Kartu Kendali Surat Keluar... 52 Tabel 4.7 : Skenario use case Pengarsipan Kartu Kendali Surat Keluar... 53 Tabel 4.8 : Deskripsi use case Kelola Klasifikasi Kearsipan... 53 Tabel 4.9 : Skenario use case Kelola Klasifikasi Kearsipan... 54 Tabel 4.10 : Deskripsi use case Kelola Staff... 54 Tabel 4.11 : Skenario use case Kelola Kelola Staff... 55 Tabel 4.12 : Deskripsi use case Mengirim Pesan Disposisi... 55 Tabel 4.13 : Skenario use case Mengirim Pesan Disposisi... 56 Tabel 4.14 : Tabel tb_klasifikasikearsipan... 94 Tabel 4.15 : Tabel tb_suratmasuk... 94 Tabel 4.16 : Tabel tb_disposisi... 95 Tabel 4.17 : Tabel tb_suratkeluar... 95 Tabel 4.18 : Tabel tb_admin... 96 Tabel 4.19 : Tabel tb_staff... 96 Tabel 4.20 : Tabel tb_pesan... 97 Tabel 4.21 : Tabel gb_suratmasuk... 97 Tabel 4.22 : Tabel gb_suratkeluar... 98 x
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 : Diagram SMS gateway... 15 Gambar 2.2 : Diagram Konsep SMS gateway... 15 Gambar 2.3 : Diagram relationship unary (2005,145)... 26 Gambar 2.4 : Diagram relationship binary (2005,145)... 27 Gambar 2.5 : Diagram relationship ternary (2005,145)... 27 Gambar 3.1 : Struktur Organisasi Kecamatan Kota Kudus... 31 Gambar 3.2 : Denah Lokasi... 41 Gambar 3.3 : Flow Of Diagram Prosedur Pengarsipan Surat Masuk... 43 Gambar 3.4 : Flow Of Diagram Prosedur Pengarsipan Surat Keluar... 45 Gambar 4.1 : Bussines Use case diagram... 48 Gambar 4.2 : Use Case Sistem Diagram Sistem Informasi Pengarsipan... 49 Gambar 4.3 : Class Admin... 57 Gambar 4.4 : Class Kartu Kendali Surat Masuk... 57 Gambar 4.5 : Class Kartu Kendali Surat Keluar... 58 Gambar 4.6 : Class Kartu Kendali Disposisi... 58 Gambar 4.7 : Class Klasifikasi Kearsipan... 59 Gambar 4.8 : Class Staff... 59 Gambar 4.9 : Class Pesan Disposisi... 60 Gambar 4.11 : Sequence Diagram Login... 61 Gambar 4.12 : Sequence Diagram Kelola Klasifikasi Kearsipan... 62 Gambar 4.13 : Sequence Diagram Pengarsipan Kartu Kendali Surat Masuk... 63 Gambar 4.14 : Sequence Diagram Pengarsipan Kartu Kendali Disposisi... 64 Gambar 4.15 : Sequence Diagram Pengarsipan Kartu Kendali Surat Keluar... 65 Gambar 4.16 : Sequence Diagram Kelola Staff... 66 Gambar 4.17 : Sequence Diagram Mengirim Pesan Disposisi... 67 Gambar 4.18: Activity Diagram Login... 68 Gambar 4.19 : Activity Diagram Kelola Klasifikasi Kearsipan... 69 Gambar 4.20 : Activity Diagram Pengarsipan Kartu Kendali Surat Masuk... 70 Gambar 4.21 : Activity Diagram Pengarsipan Kartu Kendali Disposisi... 71 xi
Gambar 4.22 : Activity Diagram Pengarsipan Kartu Surat Keluar... 72 Gambar 4.23 : Activity Diagram Kelola Staff... 73 Gambar 4.24 : Activity Diagram Mengirim Pesan Disposisi... 74 Gambar 4.25 : Statechart Diagram Login... 75 Gambar 4.26 : Statechart Diagram Add... 76 Gambar 4.27 : Statechart Diagram Edit... 76 Gambar 4.28 : Statechart Diagram Cari... 77 Gambar 4.29 : Statechart Diagram Add... 78 Gambar 4.30 : Statechart Diagram Edit... 78 Gambar 4.31 : Statechart Diagram Cari... 79 Gambar 4.32 : Statechart Diagram Delete... 79 Gambar 4.33 : Statechart Diagram Cetak... 80 Gambar 4.34 : Statechart Diagram Add... 81 Gambar 4.35 : Statechart Diagram Edit... 81 Gambar 4.36 : Statechart Diagram Cari... 82 Gambar 4.37 : Statechart Diagram Delete... 82 Gambar 4.38 : Statechart Diagram Cetak... 83 Gambar 4.39 : Statechart Diagram Add... 84 Gambar 4.40 : Statechart Diagram Edit... 84 Gambar 4.41 : Statechart Diagram Cari... 85 Gambar 4.42 : Statechart Diagram Delete... 85 Gambar 4.43 : Statechart Diagram Cetak... 86 Gambar 4.44 : Statechart Diagram Add... 87 Gambar 4.45 : Statechart Diagram Edit... 87 Gambar 4.46 : Statechart Diagram Cari... 88 Gambar 4.47 : Statechart Diagram Delete... 88 Gambar 4.48 : Statechart Diagram Kirim... 89 Gambar 4.49 : Statechart Diagram Cancel... 90 Gambar 4.50: Mengidentifikasi Entitas... 91 Gambar 4.51 : Menentukan Atribut Key... 91 Gambar 4.52 : Menentukan Derajat Kardinalitas... 92 xii
Gambar 4.53: Entity Relationship Diagram... 93 Gambar 4.54 : Relasi Tabel... 98 Gambar 4.55 : Form Menu Utama... 99 Gambar 4.56 : Form Menu File... 99 Gambar 4.57 : Form Menu Kartu Kendali... 100 Gambar 4.58 : Form Menu Kelola Klasifikasi Kearsipan... 100 Gambar 4.59 : Form Menu Kelola User... 101 Gambar 4.60 : Form Login Sistem... 101 Gambar 4.61 : Form Kartu Kendali Surat Masuk... 102 Gambar 4.62 : Form Kartu Kendali Disposisi... 103 Gambar 4.63 : Form Kartu Kendali Surat Keluar... 104 Gambar 4.64 : Form Klasifikasi Kearsipan... 105 Gambar 4.65 : Form Input User... 106 Gambar 4.66 : Form Input Staff... 107 Gambar 4.67 : Form Kirim Pesan Disposisi... 108 Gambar 4.68 : Form Save Surat Masuk... 109 Gambar 4.69 : Form Save Surat Keluar... 110 Gambar 4.70 : Kartu Kendali Surat Masuk... 111 Gambar 4.71 : Kartu Kendali Disposisi... 111 Gambar 4.72 : Kartu Kendali Surat Keluar... 112 Gambar 5.1 : Tampilan Form Login... 113 Gambar 5.2 : Tampilan Form Menu Utama... 114 Gambar 5.3 : Tampilan Input Form KartuKendali Surat Masuk... 115 Gambar 5.4 : Tampilan Input Form Kartu Kendali Disposisi... 115 Gambar 5.5 : Tampilan Input FormKartu Kendali Surat Keluar... 116 Gambar 5.6 : Tampilan Input Form Kelola Klasifikasi Kearsipan... 116 Gambar 5.7 : Tampilan Input Form Kelola User... 117 Gambar 5.8 : Tampilan Input Form Kelola Staff... 117 Gambar 5.9 : Tampilan Input Form Kirim Pesan Disposisi... 118 Gambar 5.10 : Tampilan Input Form Save Surat Masuk... 118 Gambar 5.11 : Tampilan Input Form Save Surat Keluar... 119 xiii
Gambar 5.12: Tampilan Cetak Kartu Kendali SuratMasuk... 119 Gambar 5.13 : Tampilan Cetak Kartu Kendali Disposisi... 120 Gambar 5.14 : Tampilan Cetak Kartu Kendali Surat Keluar... 120 xiv
DAFTAR LAMPIRAN Fotocopy Buku Bimbingan Surat Balasan dari Kecamatan Kota Kudus Biografi Penulis xv