PROSES PENANGANAN SURAT MASUK OLEH SEKRETARIS PADA PT TRILLION GLORY INTERNATIONAL Oleh: Asmara Soedomo dan Yulianthiyas Abstract: This research is to find out the process of letter-in handling in PT Trillion Glory International. The method used in the research in a qualitative method. The qualitative data is collected by observing and interviewer informen. The data is also collected by doing library research and documents used in the locus of the research. It is concluded that the practice of Letter in handling by the secretary is based on literature review. To make the work of secretary efficient it is advisable for the company to provide computer software to record the letter in activities. Keywords: Letter in handling, letter in activities, secretary, computer software A. PENDAHULUAN Di setiap perusahaan dalam melakukan kegiatannya tentu tidak terlepas dari kegiatan surat-menyurat atau korespondensi. Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan untuk mengadakan komunikasi secara tertulis. Menangani surat pada suatu perusahaan atau instansi merupakan kegiatan yang sangat penting, karena isi surat tersebut akan menjadi sarana untuk pencapaian tujuan perusahaan atau instansi yang bersangkutan. Sebagian besar tugas seorang sekretaris yaitu menangani surat masuk dan surat keluar. Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun perorangan. Surat keluar adalah surat yang bersifat kedinasan yang dibuat oleh organisasi atau perusahaan yang dikirim atau ditujukan kepada pihak lain di luar organisasi atau perusahaan. Salah satu tugas dari seorang sekretaris yaitu harus membantu pimpinan untuk menangani surat-surat yang masuk dalam jumlah yang tidak menentu waktunya agar tidak terjadi tumpang tindih dan surat tersebut dapat ditindaklanjuti kepada pihak pihak yang bersangkutan. Surat masih digunakan sampai sekarang karena surat memiliki kelebihan dibandingkan dengan sarana komunikasi lainnya diantaranya: surat dapat menjadi alat untuk menjamin keamanan, serta dapat digunakan sebagai suatu alat bukti yang berfungsi sebagai pengingat, bahan bukti hitam di atas putih yang memiliki kekuatan hukum, sumber data, dan alat pengikat.oleh karena itu, perlu adanya pengelolaan surat. Masalah yang telah dipilih ini dirumuskan adalah Bagaimana Proses Penanganan Surat Masuk Oleh Sekretaris Utama Pada PT Trillion Glory International Cabang Jakarta?. PT Trillion Glory International merupakan suatu perusahaan swasta yang sering mendapat surat masuk. Surat masuk yang ditangani seperti surat yang berasal dari pemasok ( supplier) dan rekening koran bank. Surat-surat yang masuk pada PT Trillion Glory International diproses sesuai dengan prosedur yang berlaku di perusahaan tersebut. Didasarkan pada uraian di atas, penulis tertarik untuk
melakukan penelitian dengan judul Proses Penanganan Surat Masuk Oleh Sekretaris Utama Pada PT Trillion Glory International Cabang Jakarta. B. TINJAUAN PUSTAKA a. Pengertian Surat Pengertian surat menurut Nuraeni (2008:41) adalah suatu alat komunikasi tertulis yang sangat diperlukan oleh suatu organisasi dalam menyampaikan informasi. Pengertian surat menurut Yatimah (2009:123) adalah salah satu sarana komunikasi secara tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak (orang, instansi, atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi, atau organisasi). Dari definisi di atas surat dapat disimpulkan sebagai alat komunikasi secara tertulis yang dapat digunakan untuk memberikan suatu informasi kepada suatu organisasi atau orang yang dituju secara langsung. b. Pengertian Penanganan Surat Menurut Yatimah (2009:124) Pengertian penanganan surat adalah kegiatan menata surat yang dimulai dari penerimaan surat masuk, pengolahan, atau penyelesaiannya sampai surat disimpan. Menurut Zaenal (2007:55) Pengertian penanganan surat adalah Suatu kegiatan yang terpenting dalam kantor yaitu untuk menangani suratsurat yang masuk mulai dari penerimaan sampai dengan penyimpanan surat. Dari definisi di atas penanganan surat dapat disimpulkan sebagai suatu kegiatan yang dilakukan untuk menangani surat dimulai dari penerimaan, pengolahan surat sampai penyimpanan surat, agar surat dapat ditata lebih teratur. c. Sifat Pengurusan Surat Surat merupakan suatu alat komunikasi tertulis yang sangat penting dalam kehidupan sehari-hari bagi Sekretaris yang berfungsi untuk menyampaikan pesan atau informasi. Ali (2006:2) menjelaskan bahwa dari segi keamanannya surat mempunyai sifat sebagai berikut: a) Surat Rahasia, ditandai dengan RHS atau R surat yang hanya dapat diketahui oleh orang tertentu yang dituju dalam surat yang memuat informasi tentang permasalahan pokok, baik secara langsung ataupun tidak langsung demi keberhasilan perusahaan.
b) Surat Sangat Rahasia, ditandai dengan SRHS atau SR Surat yang berisi dokumen atau naskah yang sangat penting yang berhubungan dengan rahasia keamanan negara dan hanya boleh diterima oleh orang yang berhak. c) Surat Biasa Surat yang memuat informasi tidak rahasia, tidak penting dan juga bukan surat pribadi dan bisa diketahui oleh pihak lain, dan memiliki kegunaan sehingga relatif singkat. d. Penanganan Surat Masuk Setiap surat yang masuk tentu sangat berharga, karena surat dapat menjadi bahan otentik sekaligus landasan untuk melakukan suatu kegiatan. Oleh karena itu harus ada pengurusan yang sesuai dengan proses penanganan surat masuk agar surat masuk tersebut dapat diperlakukan sebagaimana mestinya. Menurut Yatimah (2009:124) dan Asekma Don Bosco (2010:45) menangani surat-surat yang masuk, perlu dilakukan dengan cara sebagai berikut: a. Penerimaan Surat Ada beberapa hal yang harus dilakukan dalam penerimaan surat masuk, yaitu: 1. Mengumpulkan surat-surat yang masuk dan menghitung semua surat masuk yang ada. 2. Memeriksa alamatnya dengan teliti dan apabila alamat surat yang tertera salah, maka surat tersebut dapat segera dikembalikan kepada pengirim surat. 3. Menandatangani bukti tanda pengiriman surat pada kartu dan setelah itu dicatat pada buku penerimaan surat sebagai bukti bahwa surat sudah diterima. 4. Memisahkan surat-surat yang masuk berdasarkan bagian yang dituju (unit kerja atau yang bertanggungjawab untuk menangani surat-surat masuk). 5. Mengetahui mana surat yang harus dibuka atau mana yang seharusnya tidak dibuka melalui tanda pada sampul surat apakah surat rahasia, sangat rahasia atau biasa. Kemudian memeriksa kelengkapannya bila ada lampirannya. Jika lampirannya tidak lengkap, maka dibuat catatan bila perlu. Tidak membuka sampul surat yang sifatnya rahasia kecuali telah mendapat wewenang dari pimpinan, dan membuka amplop pada bagian tepinya saja. 6. Memberikan cap tanggal dan waktu penerimaan surat di balik sampul surat. b. Penyortiran Surat.
Penyortiran surat adalah suatu kegiatan memisahkan surat-surat dan mengelompokkan surat-surat sesuai jenis dan golongannya untuk mempermudah dalam menangani surat sebagaimana mestinya dan memudahkan dalam pengawasan. Beberapa hal yang dilakukan dalam kegiatan penyortiran surat meliputi: 1. Mengelompokkan surat-surat ke dalam surat pribadi dan surat dinas. Surat pribadi tersebut meliputi surat untuk pimpinan, sekretaris, dan pegawai atau karyawan lainnya. 2. Membagi surat-surat ke dalam tiga kelompok, yaitu tingkat pentingnya, kemendesakannya dan kerahasiaannya. 3. Membaca dan meneliti isi surat untuk memberi saran kepada pimpinan jika diberi wewenang untuk menyelesaikan permasalahan yang ada. 4. Memberi catatan mengenai hal hal yang penting atau intinya dan diberi tanda dengan menggarisbawahi untuk memudahkan pimpinan dalam membaca surat. c. Pencatatan Surat Yang dilakukan dalam pencatatan surat masuk yaitu dengan menggunakan agenda masuk, kartu kendali, dan lembar pengantar surat. Buku agenda surat masuk berfungsi sebagai pencatat surat-surat yang masuk. Keterangan atau kolom yang terdapat pada buku agenda surat masuk terdiri dari; nomor urut surat, tanggal diterimanya surat, kode surat, nomor dan tanggal surat, asal surat (dari), alamat yang dituju (kepada), isi ringkas surat, dan keterangan. Untuk surat-surat penting, pencatatannya dilakukan pada Buku agenda surat masuk kemudian dicatat pada kartu kendali. Kartu kendali berfungsi untuk mencatat dan mengendalikan surat masuk yang sifatnya penting. Jumlah kartu kendali yang digunakan biasanya rangkap tiga dengan warna yang berbeda sehingga memudahkan dalam menemukan surat dengan tepat dan cepat. Lembar pengantar surat berfungsi untuk mencatat surat yang masuk sebelum surat didistribusikan kepada yang bersangkutan. Untuk surat yang bersifat biasa atau rutin, surat dicatat dalam lembar pengantar rangkap dua, surat beserta lembar pengantar diserahkan kepada unit pengolah. Surat rahasia akan dicatat dalam lembar pengantar surat rahasia dua rangkap dan disampaikan pada alamatnya tetap dalam keadaan tertutup.
BUKU AGENDA SURAT MASUK No. Tgl M/K Surat Dari/ Isi Ket. Urut Nomor Tanggal Kepada Ringkasan Gambar 2.1 Contoh Buku Agenda Surat Masuk KARTU KENDALI Indeks/Subjek: Tgl: M/K No.Urut: Isi Ringkas : Lampiran : Dari : Kepada : Tgl. Surat : No. Surat : Pengolah : Paraf Catatan : Gambar 2.2 Contoh Kartu Kendali LEMBAR PENGANTAR SURAT Indeks : Kode : Dari : Kepada : Perihal/ isi ringkas : Tgl. Masuk : Tgl. Surat : Lampiran : Pengolah : Diteruskan : Disimpan : Penerima : Pengirim : Gambar 2.3 Contoh Lembar Pengantar Surat
d. Pengarahan Surat Setelah pencatatan dilakukan, tindakan selanjutnya adalah menyampaikan surat kepada yang bersangkutan. Untuk itu, perlu dipertimbangkan surat mana yang harus disampaikan atau diserahkan kepada pimpinan tertinggi dan surat mana yang harus disampaikan kepada pengolah. Unit pengolah akan membaca surat yang diberikan sesuai dengan bagiannya kemudian bertugas memberikan respon atau tanggapan atas surat tersebut dan kemudian membuat surat keluar. Surat yang berisikan masalah-masalah yang berhubungan dengan kebijaksanaan perusahaan ditujukan kepada pimpinan tertinggi, sedangkan surat yang sifatnya rutin disampaikan langsung kepada pengolah. Surat masuk untuk pimpinan perlu disertai lembar disposisi. Lembar disposisi adalah lembaran dimana pimpinan dapat memberikan tanggapan pada isi surat dengan menegaskan instruksi atau informasi. Instruksi diberikan kepada bawahan atau staf pimpinan, sedangkan informasi diberikan kepada para pimpinan yang tingkatannya sama atau sederajat dengan pimpinan. Setelah sekretaris mendapatkan kembali surat dan lembar disposisi dari pimpinan. Sekretaris harus langsung membacanya dan menanggapi instruksi yang telah tertera pada lembar disposisi seperti meneruskan surat kepada yang ditujukan oleh pimpinan. Sebelum surat-surat didistribusikan dengan baik kepada pihakpihak yang tertera dalam lembar disposisi tersebut, sebaiknya surat terlebih dahulu dibuat salinannya atau digandakan agar dapat disimpan sebagai arsip oleh sekretaris. LEMBAR DISPOSISI RAHASIA PENTING RUTIN No. Agenda :... Tanggal Penyelesaian : Tanggal :...... Perihal :... Tanggl Surat :... Asal Surat :...
Instruksi/Informasi :......... Diteruskan kepada : 1... 2... 3... Catatan :... Gambar 2.4 Contoh Lembar Disposisi e. Penyimpanan Surat Surat surat selanjutnya telah dapat disimpan dengan cara sistematis yaitu menggunakan sistem klasifikasi arsip, yaitu berdasarkan sistem numerik, alpabetis, subjek, atau nama. Surat-surat yang telah dikelompokkan kemudian harus segera disimpan agar tidak berantakan dan hilang. Untuk itu penyimpanan surat harus di tempat yang spesifik seperti dalam kabinet berkas vertikal dan folder atau rak agar memudahkan dalam pencarian surat yang telah dibutuhkan pada saat itu serta dapat ditemukan dalam waktu yang singkat. Tujuan dari penyimpanan surat yaitu sebagai referensi, memberikan data dan informasi kepada pimpinan agar dapat mengambil keputusan dan memberikan keterangan-keterangan vital, misalnya sebagai bukti dengan ketentuan hukum.
2.2 Kerangka Berpikir Pesan pesan yang harus disampaikan ke pimpinan jumlahnya banyak dan beragam. Berikut ini adalah urutan kegiatan yang dilakukan oleh sekretaris dalam mengelola pesan pesan yang berbentuk surat yang masuk untuk pimpinan. Surat Masuk Penerimaan Surat: Penyortiran Surat: 1. Menghitung 2. Memeriksa 3. Menandatangani bukti pengiriman Pengarahan Surat: 4. Memisahkan 5. Membuka 1. Memisahkan surat 6. Memberi stempel pimpinan dan pengolah 2. Menyertakan lembar disposisi 3. Mengelola surat 4. Menyerahkan kepada orang yang bersangkutan Penyimpanan Surat ke dalam folder 1. Memisahkan antara yg pribadi dan dinas 2. Mengelompokkan sesuai sifatnya 3. Membuka Pencatatan dan Surat membaca : 4. Membuat catatan 1. Buku Agenda Masuk 2. Kartu Kendali 3. Lembar Pengantar Surat Gambar 2.5 Kerangka Berpikir Proses Penanganan Surat Masuk Pertama-tama yang harus dilakukan pada penanganan surat masuk yaitu penerimaan surat dimana sekretaris menghitung surat yang masuk, memeriksa alamat, dan menandatangani bukti pengiriman. Kedua penyortiran surat yaitu memisahkan dan mengelompokkan surat-surat, antara surat yang pribadi dengan dinas dan mengelompokkan sesuai sifatnya. Ketiga, mencatat surat yang masuk ke dalam buku agenda surat masuk, kartu kendali dan lembar pengantar surat. Biasanya untuk surat penting,
pengurusannya dicatat pada kartu kendali. Sedangkan untuk surat biasa atau rutin dicatat pada buku agenda surat masuk dan lembar pengantar surat. Keempat, penyampaian surat yaitu mengelola surat sesuai bagiannya kemudian menyampaikan dan didistribusikan langsung kepada orang yang bersangkutan. Kelima, setelah diproses atau didistribusikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan, selanjutnya harus disimpan. Penyimpanan surat dalam folder tertentu ini sangat penting karena bila sewaktu-waktu dibutuhkan, surat tersebut dapat dibaca kembali. C. METODE PENELITIAN Dalam penelitian ini metode penelitian yang digunakan yaitu metode penelitian kualitatif. Jenis data yang dikumpulkan adalah: a. Data Primer yaitu data yang digunakan dalam penelitian ini berupa: Data primer pasif, yaitu berupa hasil observasi mengenai proses penanganan surat masuk pada PT Trillion Glory International Cabang Jakarta melalui sekretaris utama dan para pegawai atau staf. Data Primer aktif, yaitu berupa hasil wawancara mengenai proses penanganan surat masuk pada PT Trillion Glory International Cabang Jakarta melalui sekretaris utama dan para pegawai atau staf. b. Data Sekunder, yaitu data yang digunakan dalam penelitian ini, yaitu data sekunder internal berupa pengumpulan data lembar disposisi, buku agenda surat masuk, dan struktur organisasi pada PT Trillion Glory International. Teknik Pengumpulan Data yang dugunakan adalah: a. Observasi, yaitu: Mengamati secara langsung mengenai proses penanganan surat masuk oleh Sekretaris Utama pada PT Trillion Glory International Cabang Jakarta. b. Wawancara dengan karyawan atau pegawai mengenai proses penanganan surat masuk oleh Sekretaris Utama pada PT Trillion Glory International Cabang Jakarta. c. Studi Pustaka, Mempelajari dan mengumpulkan informasi melalui buku-buku yang berkaitan dengan proses penanganan surat masuk oleh Sekretaris Utama pada PT Trillion Glory International Cabang Jakarta. Teknik pengolahan data dalam penelitian ini adalah teknik evaluasi karena lebih banyak menggunakan data kualitatif. Evaluasi ini dilakukan secara deskriptif dengan cara membandingkan teori-teori dengan praktek mengenai proses penanganan surat masuk oleh Sekretaris Utama pada PT Trillion Glory International Cabang Jakarta.
D. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN a. Hasil Observasi Sekretaris Utama melakukan penerimaan surat masuk baik dari instansi internal maupun instansi eksternal. Adapun jenis-jenis surat masuk yang telah diterima oleh sekretaris utama, yaitu: 1. Instansi internal a. Surat Internal yang bersifat Biasa, yaitu daftar inventaris kantor, undangan dan daftar kebutuhan dana. b. Surat internal yang bersifat Rahasia, yaitu laporan kas besar dan kas kecil, surat permintaan dana dan surat pribadi. c. Surat internal yang bersifat Sangat Rahasia, yaitu surat permohonan pin, surat progress proyek dan surat pribadi. 2. Instansi Eksternal a. Surat Eksternal yang bersifat Biasa, yaitu surat perjanjian kontrak, surat konfirmasi, surat penawaran, undangan dan kiriman barang dari pemasok. b. Surat Eksternal yang bersifat Rahasia, yaitu surat tagihan, surat peringatan dan surat pribadi. c. Surat Eksternal yang bersifat Sangat Rahasia, yaitu surat progress proyek dan surat pribadi. Dalam hasil penelitian dengan mengamati secara langsung mengenai proses penanganan surat masuk oleh Sekretaris Utama pada PT Trillion Glory International Cabang Jakarta, diperoleh hasil sebagai berikut: 1. Penerimaan Sekretaris Utama menerima surat masuk yang berasal dari instansi internal PT Trillion Glory International (TGI) maupun instansi eksternal. Surat internal yaitu surat yang dikirim oleh pimpinan kepada unit-unit di lingkungan PT TGI Jakarta atau surat yang dikirim dari kantor pusat PT TGI Samarinda oleh unit atau pejabat lainnya dalam instansi yang sama. Sedangkan surat eksternal yaitu surat yang dikirim oleh pihak luar yang ditujukan kepada PT TGI untuk salah satu unit kerja di lingkungan PT TGI. Surat-surat yang diterima oleh Sekretaris Utama yang berasal dari instansi internal dan instansi eksternal yaitu dapat berupa surat biasa, surat rahasia, surat sangat rahasia. Sekretaris Utama akan terlebih dahulu memeriksa alamat surat dengan teliti. Apabila terjadi kesalahan dalam penulisan alamat, maka surat tersebut dapat segera dikembalikan kepada kurir atau pengirim surat. a. Untuk penerimaan surat dari instansi internal, Sekretaris Utama menandatangani tanda terima beserta mencantumkan tanggal pada Buku agenda surat masuk atau Buku Penerimaan Surat. b. Sedangkan untuk penerimaan surat dari instansi eksternal, Sekretaris Utama membubuhkan stempel tanggal pada bagian depan surat sebagai
bukti bahwa surat sudah diterima kemudian menuliskan nomor agenda dan menandatangani beserta menuliskan nama jelas dari penerima surat pada tanda terima. 2. Penyortiran Sekretaris Utama juga memisahkan surat yang berasal dari internal dan eksternal diantaranya sebagai berikut: 1. Instansi internal a. Sekretaris Utama membuka dan membaca surat yang berasal dari instansi internal yang sifatnya surat biasa seperti daftar inventaris kantor. Namun tidak berlaku untuk surat biasa yang ditujukan untuk pimpinan. b. Surat yang sifatnya rahasia Sekretaris Utama akan menyampaikan langsung kepada bagian yang bersangkutan atau orang yang dituju dalam surat karena surat yang sifatnya rahasia dapat diketahui melalui nama pimpinan atau bagian yang tercantum pada sampul surat, contohnya laporan kas besar dan kecil. c. Untuk surat sangat rahasia yang berhubungan dengan kebijaksanaan perusahaan atau suatu dokumen yang penting akan diserahkan langsung kepada manager marketing project, dan manager tax & accounting. Surat sangat rahasia juga dapat diketahui dari nama pimpinan atau bagian yang tercantum pada sampul surat selain itu pada sampul surat terdapat cap Secret dan biasanya menggunakan sampul beramplop ganda. 2. Instansi eksternal a. Surat eksternal yang sifatnya biasa akan ditangani langsung oleh Sekretaris Utama dengan membuka dan membaca surat yang masuk dan tidak berlaku juga untuk surat biasa yang ditujukan untuk pimpinan. b. Sedangkan surat yang sifatnya surat rahasia dan surat sangat rahasia, Sekretaris Utama akan menyerahkan surat yang berasal dari instansi eksternal kepada pengolah yang dituju oleh surat tersebut berdasarkan nama pimpinan atau bagian yang tercantum pada sampul surat. c. Untuk kiriman barang dari pemasok, Sekretaris Utama akan memberitahukan melalui telepon langsung kepada pihak yang bersangkutan, yaitu bagian logistik dan menyerahkannya untuk ditangani. 3 Pencatatan Untuk melakukan pencatatan surat yang sifatnya biasa dan berasal dari internal maupun eksternal yang ditujukan untuk pengolah, Sekretaris
Utama menggunakan 2 (dua) alat bantu yaitu dengan menggunakan buku agenda surat masuk dan lembar disposisi. 1. Pencatatan menggunakan buku agenda surat masuk Surat yang sifatnya biasa, Sekretaris Utama akan mencatat nomor, tanggal, perihal dan alamat pengirim pada buku agenda surat masuk secara manual. 4 Lembar disposisi Menuliskan isi atau inti dari surat tersebut dalam bentuk lembar disposisi, kemudian menggabungkan lembar disposisi dengan surat aslinya menggunakan stepler dan mencantumkan nomor urut sesuai pada buku agenda surat masuk. 5 Penyampaian Sedangkan surat biasa yang ditujukan untuk pimpinan Sekretaris Utama hanya menggunakan buku agenda surat masuk untuk mencatat nomor, tanggal, perihal dan alamat pengirim surat yang dicatat secara manual. Pada pembahasan sebelumnya sudah dijelaskan, untuk surat rahasia dan sangat rahasia Sekretaris Utama tidak melakukan pencatatan terlebih dahulu, karena Sekretaris Utama akan menyampaikan langsung kepada bagian atau manajer yang bersangkutan. Beberapa hal yang dilakukan oleh Sekretaris utama dalam menyampaikan surat biasa yang berasal dari instansi internal dan instansi eksternal adalah sebagai berikut: 1. Setelah surat dicatat ke dalam buku agenda surat masuk, selanjutnya menggandakan lembar disposisi. 2. Setelah itu Pengolah akan membubuhi paraf dan tanggal terima pada 2(dua) lembar disposisi yang tersedia, lalu Sekretaris Utama akan menyimpan lembar disposisi yang telah digandakan sebagai tanda bukti sementara bahwa surat tersebut telah diterima oleh pengolah dengan baik. 3. Untuk surat biasa yang ditujukan untuk pimpinan setelah surat dicatat ke dalam buku agenda surat masuk, maka Sekretaris Utama akan menyerahkan surat tersebut langsung kepada manager yang bersangkutan dan tidak perlu disertai lembar disposisi karena surat biasa untuk manager dapat dianggap seperti surat pribadi. Sekretaris Utama akan diberitahukan secara langsung dengan cara bertatap muka apabila manajer ingin memberikan instruksi atau tanggapan atas surat tersebut.
4. Untuk surat rahasia dan sangat rahasia Sekretaris Utama juga akan menyampaikan langsung kepada bagian atau manajer yang bersangkutan. 6 Penindaklanjutan Setelah proses penyampaian surat biasa kepada Pengolah, Pengolah akan mempelajari surat yang masuk tersebut, kemudian memberi tanggapan atau respon tentang langkah atau tindakan selanjutnya pada lembar disposisi, dan menyerahkannya kembali kepada Sekretaris Utama. Sekretaris Utama akan melakukan penindaklanjutan untuk surat biasa sebagai berikut: Langkah pertama setelah Sekretaris Utama menerima kembali surat beserta lembar disposisi yang asli dari pengolah, yaitu Sekretaris Utama akan terlebih dahulu menggandakan kembali lembar disposisi yang telah tertera instruksi dari pengolah. Setelah menggadakan lembar diposisi yang telah tertera instruksi dari pengolah, maka langkah selanjutnya sekretaris utama akan memusnahkan lembar disposisi yang digandakan pertama kali pada saat surat baru akan disampaikan kepada pengolah dan belum terdapat instruksi dari pengolah, karena lembar disposisi tersebut hanya digunakan untuk disimpan sebagai bukti sementara oleh sekretaris utama. Pada lembar disposisi yang telah diberikan kembali oleh pengolah kepada Sekretaris Utama ada dua kemungkinan instruksi tindaklanjut, yang pertama apabila instruksinya mohon dijawab, maka Sekretaris akan membuat konsep surat balasan surat masuk tersebut dan mengetiknya. Yang kedua apabila Sekretaris menangani surat dengan instruksi untuk disimpan. Kemudian setelah Sekretaris Utama telah selesai menjalankan instruksi yang diberikan oleh pengolah maka Sekretaris Utama akan membubuhi paraf dan tanggal pada lembar disposisi yang telah digandakan tersebut. Hal ini dilakukan sebagai tanda bukti apabila pimpinan ataupun pengolah membutuhkan kejelasan bahwa instruksi pada lembar disposisi telah dilakukan oleh Sekretaris Utama dengan baik, kemudian Sekretaris akan memisahkan lembar disposisi yang asli dengan yang digandakan dan masuk dalam tahap penyimpanan. 7 Penyimpanan Penyimpanan surat pada PT TGI dilakukan sebagai berikut: Setelah Sekretaris Utama memisahkan lembar disposisi yang asli dan yang telah digandakan, kemudian Sekretaris akan membaca instruksi yang tertera pada lembar disposisi tersebut dengan teliti. Apabila instruksi
E. PENUTUP 1. Kesimpulan pada lembar disposisi sudah dilakukan dengan baik dan pada lembar disposisi sudah tertulis dengan jelas instruksi untuk disimpan, maka: a. Sekretaris Utama dapat menyimpan lembar disposisi aslinya yang hanya terdapat paraf dari pengolah ke dalam folder berdasarkan sistem numerik. b. Menggabungkan lembar disposisi yang telah digandakan dan telah di paraf oleh pengolah dan Sekretaris Utama dengan surat aslinya menggunakan stepler, kemudian Sekretaris Utama akan menyimpannya ke dalam folder yang telah ditentukan berdasarkan jenis surat dan subjek surat tersebut. c. Sedangkan surat yang sifatnya biasa untuk pimpinan, rahasia dan surat sangat rahasia, Sekretaris Utama akan menyimpannya setelah mendapatkan instruksi langsung secara bertatap muka terlebih dahulu dari bagian yang bersangkutan atau pimpinan ke dalam folder atau tempat khusus yang telah disediakan. Proses Penanganan Surat Masuk Oleh Sekretaris Utama Pada PT Trillion Glory International yaitu pertama menerima surat dari instansi internal dalam maupun instansi eksternal. Surat-surat yang diterima oleh Sekretaris Utama yang berasal dari instansi internal dan instansi eksternal yaitu dapat berupa surat biasa, surat rahasia, surat sangat rahasia dan kiriman barang dari supplier. Kedua menyortir surat-surat masuk yang telah diterima. Sekretaris Utama membuka dan membaca surat yang sifatnya biasa baik yang ditujukan untuk pengolah, sedangkan surat biasa yang ditujukan oleh pimpinan, surat rahasia dan sangat rahasia langsung disampaikan kepada yang bersangkutan. Sedangkan untuk kiriman barang dari pemasok, Sekretaris Utama akan memberitahukan melalui telepon langsung kepada bagian logistik untuk ditangani. Ketiga mencatat surat biasa untuk pengolah ke dalam buku agenda surat masuk, kemudian menuliskan isi atau inti dari surat ke dalam lembar disposisi. Sedangkan surat biasa yang ditujukan untuk manajer hanya di catat ke dalam buku agenda surat masuk secara manual. Keempat, setelah surat biasa tersebut dicatat ke dalam buku agenda surat masuk, selanjutnya lembar disposisi digandakan kemudian disampaikan kepada pengolah menggunakan lembar disposisi beserta surat aslinya. Untuk surat biasa yang ditujukan untuk pimpinan setelah surat dicatat kedalam buku agenda surat masuk, maka Sekretaris Utama akan menyerahkan surat tersebut langsung kepada manajer yang bersangkutan dan tidak perlu disertai lembar disposisi.
Kelima penindaklanjutan yaitu Setelah proses penyampaian surat biasa Pengolah akan memberi tanggapan atau respon yang harus diambil pada lembar disposisi, dan menyerahkannya kembali kepada Sekretaris Utama, untuk digandakan kembali lembar disposisi yang telah terdapat instruksi dari pengolah tersebut, kemudian lembar disposisi yang telah digandakan sebagai tanda bukti sementara oleh Sekretaris Utama akan dimusnahkan. Selanjutnya Sekretaris Utama akan melakukan penindaklanjutan untuk surat biasa sesuai dengan instruksi yang tertera dengan jelas pada lembar disposisi. Keenam, penyimpanan dapat dilakukan setelah Sekretaris Utama menerima kembali lembar disposisi yang telah dibubuhi paraf oleh pengolah, dan telah selesai melakukan instruksinya, kemudian menyimpannya ke dalam folder dan sistem klasifikasi sistem arsip yang digunakan yaitu berdasarkan numerik dan subjek surat. Untuk surat yang sifatnya biasa untuk pimpinan, rahasia dan surat sangat rahasia, Sekretaris Utama akan menyimpannya setelah mendapatkan instruksi langsung secara bertatap muka terlebih dahulu dari bagian yang bersangkutan atau pimpinan ke dalam folder atau tempat khusus yang telah disediakan. 2. Saran Saran yang diberikan yaitu pada proses pencatatan surat masuk yang sifatnya biasa baik dari instansi internal maupun eksternal. Saran ini diberikan adalah untuk meningkatkan kinerja Sekretaris Utama dalam hal proses pencatatan, surat masuk yang sifatnya biasa baik dari instansi internal maupun instansi eksternal dicatat ke dalam buku agenda surat masuk yang sejak awal masih secara manual saat ini dapat menggunakan sistem komputerisasi sehingga sesuai dengan perkembangan teknologi. Dibandingkan sistem manual, dengan menggunakan sistem komputer memiliki banyak keunggulan, yaitu lebih menghemat tenaga namun membutuhkan banyak waktu dalam pengerjaannya, selain itu lebih mudah dalam menemukan kembali data surat yang diperlukan sewaktu-waktu. DAFTAR PUSTAKA Ali, Adlan. 2006. Paduan Lengkap Menulis Surat. Jakarta: Kawan Pustaka. Asekma Don Bosco. 2010. Handbook of Modern Secretary. Jakarta: PPM Nuraeni, Ida, S.E. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius Media. Wursanto, Ignatius, Drs. 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta: ANDI Yogyakarta. Yatimah, Dorotul, M.Pd. 2009. Kesekretarisan Modern Dan Administrasi Perkantoran. Bandung: CV Pustaka Setia. Zaenal, Arifin. 2007. Bahasa Indonesia Bagi Sekretaris. Jakarta : PT Grasindo.