UG.55/SPSE 4.2/LU/05/2018 UG.37/SPSE 4.1.3/LU/08/2017

UG.55/SPSE 4.2/LU/05/2018 UG.37/SPSE 4.1.3/LU/08/2017

Daftar Isi Daftar Isi... ii Daftar Gambar... iv 1. Admin Agency... 1 1.1. Alur Proses Admin Agency dalam Aplikasi... 2 2. Memulai Aplikasi... 3 2.1. Akses ke dalam SPSE... 3 3. Penjelasan Fungsi dan Fitur... 4 3.1. Menu Beranda... 4 3.2. Menu Identitas... 5 3.3. Menu Agency... 7 3.3.1. Tambah Agency... 8 3.3.2. Edit Agency... 11 3.3.3. Hapus Agency... 13 3.4. Menu Satuan kerja... 15 3.5. Menu Paket... 16 3.6. Menu Pegawai... 17 3.6.1. Tambah Pegawai... 17 3.6.2. Edit Pegawai... 22 3.7. Menu Pokja... 26 3.7.1. Tambah Pokja... 27 ii

3.7.2. Edit Pokja... 34 3.7.3. Hapus Pokja... 36 3.8. Menu Log Akses... 38 3.9. Menu Ganti Password... 39 iii

Daftar Gambar Gambar 1. Alur Proses Admin Agency dalam Aplikasi... 2 Gambar 2. Halaman Publik SPSE... 3 Gambar 3. Halaman Beranda Admin Agency... 4 Gambar 4. Halaman Menu Identitas... 5 Gambar 5. Halaman Identitas Agency... 6 Gambar 6. Halaman Menu Agency... 7 Gambar 7. Halaman Edit Agency... 8 Gambar 8. Halaman Detail Agency (1)... 10 Gambar 9. Halaman Detail Agency (2)... 11 Gambar 10. Halaman Edit Agency... 12 Gambar 11. Halaman Detail Agency... 13 Gambar 12. Halaman Konfirmasi Hapus Agency... 14 Gambar 13. Halaman Menu Satuan Kerja... 15 Gambar 14. Halaman Menu Paket... 16 Gambar 15. Halaman Menu Pegawai... 17 Gambar 16. Halaman Edit Pegawai... 19 Gambar 17. Halaman Detail Pegawai... 21 Gambar 18. Halaman Menu Pegawai... 22 iv

Gambar 19. Halaman Detail Pegawai... 23 Gambar 20. Halaman Edit Pegawai... 25 Gambar 21. Halaman Daftar Pokja... 26 Gambar 22. Halaman Panitia/Pokja ULP Baru... 27 Gambar 23. Halaman Edit Pokja... 29 Gambar 24. Halaman Pilih Pegawai... 30 Gambar 25. Halaman Edit Pokja (1)... 31 Gambar 26. Halaman Edit Pokja (2)... 32 Gambar 27. Halaman Konfirmasi Hapus Pokja... 33 Gambar 28. Halaman Daftar Pokja... 34 Gambar 29. Halaman Edit Pokja... 35 Gambar 30. Halaman Daftar Pokja... 36 Gambar 31. Halaman Konfirmasi Hapus Pokja... 37 Gambar 32. Halaman Log Akses... 38 Gambar 33. Halaman Ganti Password... 39 v

1. Admin Agency Admin Agency adalah administrator dari suatu instansi yang menggunakan SPSE. Sebelum proses lelang secara elektronik dapat dilaksanakan, ada beberapa aktivitas yang dilakukan oleh Admin Agency dalam SPSE, yaitu: Memasukan data identitas agency; Membuat agency/sub agency (jika dibutuhkan); Melihat data satuan kerja; Melihat data paket; Mengelola data pegawai yang bertugas sebagai Admin Agency, PPK,Panitia, PPHP dan PP sesuai SK (Surat Keputusan) dari Pejabat di instansi yang bersangkutan; Mengelola anggota panitia/pokja yang akan bertanggungjawab pada paket tertentu; 1

1.1. Alur Proses Admin Agency dalam Aplikasi Alur proses admin agency dalam aplikasi dengan asumsi bahwa admin agency sudah mendapatkan kode akses. Gambar 1. Alur Proses Admin Agency dalam Aplikasi 2

2. Memulai Aplikasi 2.1. Akses ke dalam SPSE Admin Agency mendapat kode akses (User ID dan Password) untuk masuk ke dalam SPSE dari Admin PPE dengan menunjukkan surat pengangkatan sebagai Admin Agency. Klik link Login pada halaman publik maka akan tampil pop up. Setelah itu masukkan User ID dan Password. Pilih Non Penyedia untuk masuk ke dalam aplikasi sebagai Admin Agency. 1. Pilih login 2. Isikan user ID dan password yang telah dimiliki 3. Pilih Non-Penyedia 4. Klik login Gambar 2. Halaman Publik SPSE Setelah berhasil login maka akan tampil halaman yang berisi menu-menu khusus sesuai dengan hak akses pengguna. 3

3. Penjelasan Fungsi dan Fitur Setelah berhasil login maka akan tampil halaman yang berisi menu-menu khusus untuk Admin Agency. Klik tab menu tersebut untuk masuk ke dalam menu tertentu. 3.1. Menu Beranda Menu ini berisi informasi umum agency. Link untuk mengunduh petunjuk penggunaan Link untuk mengakses inaproc Informasi agency Gambar 3. Halaman Beranda Admin Agency 4

3.2. Menu Identitas Menu identitas menampilkan data agency dan admin dapat melakukan perubahan data agency tersebut. Klik simpan jika sudah selesai melakukan perubahan Gambar 4. Halaman Menu Identitas Data agency yang dapat dilakukan perubahan 5

Tampilan setelah identitas berhasil disimpan. Identitas berhasil disimpan Gambar 5. Halaman Identitas Agency 6

3.3. Menu Agency Menu ini digunakan untuk membuat agency dan sub agency. Pilih tambah Gambar 6. Halaman Menu Agency 7

3.3.1. Tambah Agency Untuk membuat Agency, klik button Pilih simpan. Lalu akan tampil halaman Edit Gambar 7. Halaman Edit Agency Masukkan data agency 8

Nama Agency, adalah nama Agency; Alamat, adalah alamat dari Agency; Provinsi, adalah nama Provinsi dari lokasi Agency; Kabupaten/Kota, adalah nama Kabupaten/Kota dari lokasi Agency; Telepon, adalah nomor telepon Agency; Fax, adalah nomor faximile Agency; Jenis Agency, adalah jenis dari Agency. Pilih salah satu yang tersedia; Website, adalah alamat website Agency; Tanggal Pendaftaran, adalah tanggal didaftarkannya Agency dalam SPSE; Nomor SK Penunjukan, adalah nomor surat edaran/surat penunjukan/surat lainnya tentang Sub Agency tersebut menggunakan SPSE; Penanggung Jawab, adalah orang sebagai penanggung jawab atau user Admin Agency pada SPSE. Klik button terlebih dahulu untuk dapat mengisi data penanggungjawab. 9

Tampilan detail agency setelah data berhasil disimpan. Notifikasi data berhasil disimpan Gambar 8. Halaman Detail Agency (1) 10

3.3.2. Edit Agency Untuk melakukan edit agency klik nama agency pada daftar agency/sub agency. Maka tampil halaman detail agency kemudian klik button edit. Klik button edit Gambar 9. Halaman Detail Agency (2) 11

Kemudian akan tampil halaman Edit Agency. Lakukan edit seperti halnya pada tambah agency. Pilih simpan Gambar 10. Halaman Edit Agency Lakukan perubahan data agency 12

3.3.3. Hapus Agency Untuk menghapus agency klik nama agency yang akan di hapus pada Daftar Agency. Maka tampil halaman Detail Agency kemudian klik button. Klik button hapus Gambar 11. Halaman Detail Agency 13

Klik pada jendela konfirmasi yang muncul. Pilih OK Gambar 12. Halaman Konfirmasi Hapus Agency 14

3.4. Menu Satuan kerja Menu ini digunakan untuk melihat daftar satuan kerja yang berada di dalam agency. Informasi daftar satuan kerja Gambar 13. Halaman Menu Satuan Kerja 15

3.5. Menu Paket Menu ini digunakan untuk melihat daftar paket yang berjalan di LPSE. Gambar 14. Halaman Menu Paket Pada halaman ini Admin Agency tidak dapat menambah atau mengedit data. Pilih tahun anggaran yang tersedia untuk melihat daftar paket pada tahun tertentu. Informasi daftar paket Pilih tahun anggaran 16

3.6. Menu Pegawai Menu ini digunakan untuk menambah dan mengubah data pegawai yang bertugas sebagai Admin Agency, PPK,Panitia, PPHP, dan PP sesuai SK (Surat Keputusan) dari Pejabat di instansi/agency yang bersangkutan. 3.6.1. Tambah Pegawai Untuk membuat pegawai klik button tambah. Pilih tambah Gambar 15. Halaman Menu Pegawai 17

Maka tampil halaman Edit Pegawai. Masukkan seluruh data pegawai 18

Klik simpan Gambar 16. Halaman Edit Pegawai Masukkan seluruh data pegawai 19

Nama Pegawai, adalah nama dari pegawai NIP, adalah Nomor Induk Pegawai; User ID, adalah kode akses untuk login ke dalam SPSE.; Password Baru, adalah password untuk login ke dalam SPSE. Untuk pemberian password awal gunakan yang mudah diingat; Ulangi Password, adalah konfirmasi dari password baru; Alamat, adalah alamat kantor pegawai; Telepon, adalah nomor telepon kantor atau nomor telepon seluler pegawai; Email, adalah alamat email pegawai; Pangkat, adalah pangkat pegawai; Jabatan, adalah jabatan pegawai; Golongan, adalah golongan pegawai; Aktif, adalah status aktif atau tidak sebagai Admin Agency, PPK,Panitia, PPHP dan PP. Jika masih aktif klik ikon ( ) sehingga muncul tanda. Jika sudah tidak aktif kosongkan ikon ( ) sehingga tidak muncul tanda yang berarti pegawai tersebut sudah tidak bisa masuk ke dalam SPSE; Pengangkatan menjadi, adalah jenis user untuk login ke dalam SPSE. Pilih salah satu yang tersedia (Admin Agency, PPK, Panitia, PPHP dan PP); No. Sertifikat PBJ, adalah nomor sertifikat pengadaan barang/jasa yang dimiliki pegawai. Nomor sertifikat PBJ ini wajib diisi jika jenis pengangkatan pegawai adalah Pokja/Panitia dan PP (Pejabat Pengadaan) ; 20

Nomor SK, adalah nomor surat keputusan penunjukan pegawai menjabat sebagai Admin Agency, PPK,Panitia, PPHP dan PP; Masa Berlaku SK, adalah masa berlaku surat keputusan penunjukan pegawai menjabat sebagai Admin Agency, PPK,Panitia, PPHP dan PP. Klik button jika sudah selesai mengisi data pegawai. Maka tampil halaman detail pegawai dan notifikasi data tersimpan. Data tersimpan Gambar 17. Halaman Detail Pegawai 21

3.6.2. Edit Pegawai Untuk melakukan perubahan/edit pegawai klik nama yang akan diubah pada daftar pegawai. Pilih nama pegawai Gambar 18. Halaman Menu Pegawai 22

Tampil halaman Detail Pegawai kemudian klik button edit. Pilih button edit Gambar 19. Halaman Detail Pegawai 23

Kemudian akan tampil halaman Edit Pegawai. Lakukan edit seperti halnya pada tambah pegawai. Ceklis untuk mengganti password Lakukan perubahan data pegawai 24

Pilih simpan Gambar 20. Halaman Edit Pegawai Lakukan perubahan data pegawai 25

3.7. Menu Pokja Menu ini digunakan untuk mengelola anggota panitia/pokja yang akan bertanggungjawab pada paket tertentu. Pilih tambah Gambar 21. Halaman Daftar Pokja Daftar pokja 26

3.7.1. Tambah Pokja Untuk membuat pokja, klik button 2. Pilih simpan. Lalu akan tampil halaman Panitia/Pokja ULP Baru. Gambar 22. Halaman Panitia/Pokja ULP Baru 1. Masukkan seluruh data pokja 27

Nama Pokja, adalah nama pokja/kepanitiaan untuk satu atau beberapa paket lelang; Nomor SK, adalah nomor surat keputusan pembentukan pokja yang bertanggungjawab pada satu atau beberapa paket lelang; Alamat, adalah alamat dari pokja; Provinsi, adalah nama provinsi dari lokasi pokja; Kabupaten/Kota, adalah nama kabupaten/kota dari lokasi pokja; Email, adalah alamat email dari pokja; Website, adalah alamat website pokja; Nomor Telepon, adalah nomor telepon pokja; Nomor Fax, adalah nomor faximile pokja; Instansi, adalah nama instansi dari pokja; Satuan kerja, adalah nama satuan kerja pada instansi dimana pokja itu berada; Klik button jika sudah selesai mengisi data pokja. 28

Setelah data berhasil disimpan tambahkan anggota pokja. Data tersimpan Klik tambah anggota pokja Gambar 23. Halaman Edit Pokja 29

Untuk menambahkan anggota pokja, klik button tambah anggota pokja kemudian muncul halaman Pilih Pegawai. Data pada halaman ini akan tampil jika data pegawai yang bertugas sebagai pokja pada menu pegawai telah diisi. Pilih beberapa pegawai yang akan dimasukkan ke dalam anggota pokja dengan klik ikon ( ) di sebelah nama pegawai sehingga muncul tanda. Lalu klik button simpan dan akan kembali ke halaman edit pokja. 1. Ceklis pegawai yang akan menjadi anggota pokja 2. Klik simpan Gambar 24. Halaman Pilih Pegawai 30

Setelah klik simpan, maka akan kembali ke halaman edit pokja dan pegawai yang telah ditambahkan akan muncul pada daftar anggota pokja. Kemudian berikan jabatan pada masing-masing pegawai dengan klik dropdown dan pilih jabatan yang tersedia. Dalam menentukan jabatan dalam suatu pokja harus dipilih salah satu dari anggota pokja yang menjabat sebagai Ketua. Klik button simpan jika sudah selesai menentukan jabatan dari masing-masing anggota pokja. Pilih jabatan anggota pokja Gambar 25. Halaman Edit Pokja (1) 31

Untuk menghapus data anggota pokja, klik ikon ( ) di sebelah nama anggota pokja sehingga muncul tanda, lalu klik button hapus anggota pokja. 1. Ceklis nama anggota 2. Klik hapus anggota pokja Gambar 26. Halaman Edit Pokja (2) 32

Klik pada jendela konfirmasi yang muncul. Pilih OK Gambar 27. Halaman Konfirmasi Hapus Pokja 33

3.7.2. Edit Pokja Untuk melakukan edit pokja klik nama panitia/pokja yang akan di-edit. Klik nama panitia/pokja Gambar 28. Halaman Daftar Pokja 34

Kemudian akan tampil halaman Edit Pokja. Lakukan edit seperti halnya pada tambah pokja. 2. Klik simpan Gambar 29. Halaman Edit Pokja 1. Lakukan perubahan data pokja 35

3.7.3. Hapus Pokja Untuk menghapus data pokja, klik ikon ( ) di sebelah nama panitia/pokja sehingga muncul tanda, lalu klik button hapus. 1. Ceklis nama panitia/pokja 2. Klik hapus Gambar 30. Halaman Daftar Pokja 36

Pada jendela konfirmasi yang muncul klik Klik OK Gambar 31. Halaman Konfirmasi Hapus Pokja 37

3.8. Menu Log Akses Menu ini berisi informasi catatan akses user admin agency ke dalam aplikasi. Informasi catatan akses admin agency Gambar 32. Halaman Log Akses 38

3.9. Menu Ganti Password mengingat. Menu ini digunakan untuk mengubah password sesuai yang diinginkan untuk keperluan keamanan dan kemudahan 4.klik button simpan 1.Password Lama isikan dengan password lama yang telah Anda dimiliki 2.Password Baru isikan dengan password baru yang anda kehendaki 3.Ulangi password baru yang telah diisikan pada kolom sebelumnya Gambar 33. Halaman Ganti Password 39