PROPOSAL ACARA DEKLARASI PENGURUS DAERAH PROMAX DIY A. LATAR BELAKANG PRO MAX CLUB INDONESIA (PMCI), adalah wadah berkumpulnya komunitas / club GL PRO & GL MAX di Indonesia, di deklarasikan di Jepara pada tanggal 19 September 2005 terbentuknya PMCl di prakrasai oleh beberapa komunitas/ club GL PRO & GL MAX. Demikian sejarah singkat terbentuknya wadah PRO MAX CLUB INDONESIA dan akhirnya hingga saat ini terus berkembang secara signifikan. Seiring bertambahnya pecinta GL PRO dan GL MAX yang ditandai dengan semakin bertambahnya komunitas/klub GL PRO dan GL MAX di Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Maka kami ingin mengadakan perayaan acara DEKLARASI PENGURUS DAERAH PROMAX DIY. Deklarasi Pengurus Daerah PROMAX DIY akan dilaksanakan pada tanggal 29 bulan Juli tahun 2018, dengan lokasi yang sangat strategis dan mudah dijangkau. Dikemas dengan konsep yang unik dan menarik, serta diikuti dengan konten acara yang berkualitas. Dengan diselenggarakannya acara ini, diharapkan PRO MAX CLUB INDONESIA bisa semakin berkembang, menjadi komunitas yang semakin menjadi panutan, dan menjadi contoh bagi komunitas/club motor lainnya. B. NAMA KEGIATAN DEKLARASI PENGURUS DAERAH PROMAX DIY C. TAMU UNDANGAN Acara ini mengundang seluruh pemilik dan penggemar (bikers) GL PRO-GL MAX di DIY dibawah naungan PRO-MAX CLUB INDONESIA (PMCI), dengan jumlah tamu undangan kurang lebih dari 500 bikers. 1
D. TUJUAN PENYELENGGARAAN KEGIATAN Tujuan penyelenggaraan acara Deklarasi Pengurus Daerah PROMAX DIY ini adalah : 1. Memperkenalkan Pengurus Daerah Istimewa Yogyakarta. 2. Mempererat tali persaudaraan antar bikers GL PRO GL MAX di DIY 3. Mengenalkan sekaligus mempromosikan Yogyakarta sebagai kota yang memiliki daya tarik, baik pariwisata maupun budaya bagi seluruh masyarakat Indonesia, khususnya pemilik dan penggemar HONDA GL PRO-GL MAX. E. ACARA Rangkaian acara Deklarasi Pengurus Daerah PROMAX DIY meliputi : 08.00-10.00 : Registrasi tamu undangan 10.00-10.30 : Pembukaan acara & sambutan ketua panitia 10.30-10.45 : Deklarasi Pengurus Daerah PROMAX DIY 10.45-12.00 : Rapat Kinerja Pengurus Daerah Jawa Tengah & Hiburan Dangdut 12.00-13.00 : ISHOMA 13.00-15.30 : Hiburan Dangdut 15.30-15.45 : Penutup 15.45 - : Sayonara F. WAKTU PELAKSANAAN Acara Deklarasi Pengurus Daerah PROMAX DIY akan dilaksanakan pada : Hari : Minggu Tanggal : 29 Juli 2018 Waktu : Pukul 08.00 WIB s/d selesai 2
G. TEMPAT PELAKSANAAN Acaqra Deklarasi Pengurus Daerah PROMAX DIY akan diselenggarakan di GOR Pangukan Tridadi Sleman. H. SUSUNAN PANITIA 1 Ketua Ary Susanto (IMPX) 2 Sekretaris Gazha DK (IMPX) 3 Bendahara Angga Krisnaya P (IMPX) Adhi Pamungkas (GLGK) 4 Koor. Acara Kiki (GLAMORS) 5 Merchandise & lapak Idho (IMPX) Diva (GLCB) Anang K. (GLGK) 6 Koor. Perlengkapan Bowo (GLCB) Niko (GLCB) Dore (GLCB) Alfian (GLCB) 7 Koor. Penjemputan Utara Panji (GLAMORS) Pandhu (GLAMORS) Edy (GLAMORS) Agus (GLAMORS) Barat Dika (GLKP) Rama (GLKP) Timur Sofyan (GLGK) Selatan Baba (GLKP) Burhan (GLKP) 8 Koor. Keamanan Wahyu P. (GLCB) Atip Tri (GLKP) Arip (GLKP) Shodik (GLKP) Mukti (GLCB) Ardian (GLGK) 3
Ofik (GLGK) 9 Koor. Konsumsi Eka Putu Laksana (IMPX) Defi K (IMPX) 10 Koor. Pubdekdok Andhank (IMPX) Abid I. RENCANA ANGGARAN KEBUTUHAN HARGA TOTAL Merchandise Rp 26.250.000 Kaos Merchandise Rp 26.250.000 @ 52.500 x 500 Sewa dan Perijinan Tempat Rp 2.500.000 Sewa Tempat Rp 1.500.000 Perijinan Tempat Rp 1.000.000 Perijinan Keamanan Rp 1.000.000 Rp 1.000.000 Paket Hiburan Rp 11.000.000 Orkes Melayu Rp 10.000.000 MC Rp 1.000.000 Biaya Transportasi dan BBM Rp 1.100.000 Sewa Mobil Rp 600.000 Bensin Rp 500.000 Kesekretariatan & Publikasi Rp 2.400.000 Proposal Rp 500.000 Stempel Rp 150.000 Laporan Pertanggung Jawaban Rp 500.000 Buku Daftar Hadir Rp 250.000 Publikasi Media Massa Rp 500.000 Co card Panitia Rp 500.000 100 x Rp.5.000,- Hadiah Doorprize Rp 200.000 Biaya Lain-lain Rp 200.000 Konsumsi Rp 1.900.000 Panitia 50 orang Rp 1.300.000 @ Rp. 13.000,-x 2 kali Snack Tamu Undangan Rp 350.000 @ Rp.7.000,- x 50 Air mineral Rp 250.000 4
10 dos x Rp.25.000,- Dokumentasi Foto Rp 250.000 Rp 250.000 Perlengkapan Rp 7.900.000 Tenda 13 unit x Rp. 100.000,- Rp 1.300.000 Genset 30 rb watt 12 jam Rp 3.000.000 ` panggung kontes 72 m2 Rp 600.000 Spanduk acara Rp 1.000.000 Kaos Panitia 40 x Rp.50.000,- Rp 2.000.000 TOTAL PENGELUARAN Rp 54.500.000 J. SPONSORSHIP Sponsorship sangat diharapkan dalam kegiatan ini, selain meramaikan event sekaligus menjadikan kegiatan ini menjadi makin greget, heboh dan meriah untuk di saksikan. Dan kami menawarkan bentuk kerjasama kepada sponsorship : PLATINUM SPONSORSHIP Adalah Sponsor yang menanggung kompensasi pembiayaan 75% atau lebih dari dana yang dibutuhkan yaitu sebesar Rp 40.875.000,00 atau lebih dan dikukuhkan dengan perjanjian tertulis yang tidak dapat diubah tanpa persetujuan kedua belah pihak. Adapun kompensasi yang kami berikan : Pencantuman nama sponsor pada 3 spanduk utama (Backdrop Panggung, Spanduk Selamat Datang Jalan Masuk, Spanduk Selamat Datang Gerbang Utama). Pencantuman Nama Sponsor dan Logo pada Media Promosi Diberikan hak memasang spanduk perusahaan sebanyak 10 buah spanduk dengan ukuran 2 x 2 meter. Pencantuman Nama Sponsor pada spanduk titik penjemputan. Counter 4x4 meter di venue Pemasangan umbul-umbul di area event (tidak termasuk pemasangan dan pajak) 1 buah file dokumentasi berupa CD. Sponsor berhak mendapatkan piagam penghargaan kerjasama kegiatan 5
GOLD SPONSORSHIP Adalah Sponsor yang menanggung kompensasi pembiayaan 50% atau lebih dari dana yang dibutuhkan yaitu sebesar Rp 27.250.000,00 atau lebih dan dikukuhkan dengan perjanjian tertulis yang tidak dapat diubah tanpa persetujuan kedua belah pihak. Adapun kompesasi yang kami berikan : Pencantuman Nama Sponsor dan Logo pada Media Promosi Diberikan hak memasang spanduk perusahaan sebanyak 2 buah spanduk dengan ukuran 2 x 2 meter. Pencantuman Nama Sponsor pada spanduk titik penjemputan. Counter 4x4 meter di venue Pemasangan 10 buah umbul-umbul di area event (tidak termasuk pemasangan dan pajak) 1 buah file dokumentasi berupa CD. Sponsor berhak mendapatkan piagam penghargaan kerjasama kegiatan SILVER SPONSORSHIP Adalah Sponsor yang menanggung kompensasi pembiayaan 30% atau lebih dari dana yang dibutuhkan yaitu sebesar Rp 16.350.000,00 atau lebih dan dikukuhkan dengan perjanjian tertulis yang tidak dapat diubah tanpa persetujuan kedua belah pihak. Adapun kompesasi yang kami berikan : Pencantuman Nama Sponsor dan Logo pada Media Promosi Diberikan hak memasang spanduk perusahaan sebanyak 2 buah spanduk dengan ukuran 2 x 2 meter. Pencantuman Nama Sponsor pada spanduk titik penjemputan. Counter 4x4 meter di area event Pemasangan 2 buah umbul-umbul di area event (tidak termasuk pemasangan dan pajak) 1 buah file dokumentasi berupa CD. Sponsor berhak mendapatkan piagam penghargaan kerjasama kegiatan FREE SPONSOR Free Sponsor atau sponsor lepas adalah pihak yang bersedia memberikan dana maupun barang dalam jumlah tertentu yang belum atau tidak termasuk dalam jenis-jenis 6
sponsorship di atas dan disesuaikan dengan promosi yang disediakan. Sponsor lepas hanya memperoleh hak tempat untuk Stand sponsor. DONATUR Donatur adalah sponsor perorangan yang memberikan dana kepada panitia yang tidak diatur dalam jenis-jenis sponsorship di atas dan berhak untuk dicantumkan namanya sesuai dengan besarnya dana yang diberikan. Donatur dengan dana lebih dari Rp 5.000.000,00 berhak mendapatkan LPJ dalam bentuk CD. PENDAFTARAN: Pendaftaran dapat dilakukan dengan menghubungi: 1. Idho Yuhanantyo 082138249333 Batas akhir pendaftaran untuk bekerjasama adalah 2 (dua) minggu setelah penawaran proposal kerjasama oleh delegasi yang telah ditunjuk. Pembayaran dapat dilakukan secara langsung maupun bertahap, yaitu pembayaran pertama sebesar 50% diberikan saat kontrak ditandatangani, selebihnya dilakukan paling lambat 1 pekan setelah penandatanganan kontrak kerjasama. Pembayaran dapat langsung atau transfer melalui Bank Pemberian logo perusahaan dilakukan saat pembayaran pertama dilakukan Jika kami tidak menerima logo atau produk dari perusahaan sampai batas waktu yang telah ditentukan, maka kami akan memuat nama atau logo atau produk perusahaan sesuai dengan apa yang telah dikenal publik. Apabila pembayaran tahap kedua belum dapat dipenuhi pada waktu yang ditentukan, maka panitia berhak melaksanakan pembuatan dan pemasangan logo dalam ukuran, jenis, dan jumlah yang ditentukan oleh panitia senilai pembayaran pertama. Pengambilan dana hanya dapat dilakukan olehpanitia atau pihak yang telah diberi mandat oleh panitia kegiatan. 7
PEMBATALAN Jika terjadi pembatalan kerjasama oleh pihak sponsorship setelah penandatanganan kontrak, akan dikenakan biaya ganti rugi kepada panitia sebesar 20% dari seluruh nilai yang dibatalkan tersebut. Jika terjadi pembatalan kerjasama oleh panitia setelah penandatanganan kontrak oleh kedua belah pihak karena suatu dan lain hal maka panitia akan mengembalikan seluruh dana yang telah diterima dari pihak sponsor tersebut. LAIN-LAIN Apabila pihak sponsor menghendaki kerjasama dalam bentuk lain yang saling menguntungkan, dimana bentuk tersebut tidak terdapat dalam paket-paket promosi yang telah disediakan, hal ini dapat dibicarakan lebih lanjut kepada panitia. K. PENUTUP Demikian proposal ini kami buat, komitmen dan dukungan semua pihak atas terselenggaranya acara Deklarasi Pengurus Daerah PROMAX DIY ini sangat diperlukan, agar acara tersebut dapat berjalan dengan lancar dan menghasilkan sesuatu yang berarti. Atas partisipasi dan dukungannya diucapkan terima kasih. 8