PANITIA PELAKSANA INAUGURASI

Transkripsi

1 I. PENDAHULUAN Inaugurasi adalah kegiatan kampus untuk menyambut mahasiswa baru untuk berinteraksi dengan mahasiswa lama dan alumni. Kegiatan ajang kreatif yang diadakan oleh kampus STIKI setiap tahunnya menjelang penerimaan mahasiswa baru dilingkup STIKI khususnya dan diluar kampus pada umumnya. Ide unik dan kreatif ini timbul dari benak kami selaku mahasiswa angkatan 2010, untuk mengadakan kegiatan ini. Kami mencoba mengadakan sebuah event yakni ajang kreatifitas musik, seni, dan juga reuni alumni STIKI. II. TUJUAN KEGIATAN 1. Memberikan hiburan kepada masyarakat umumnya dan mahasiswa baru STIKI pada khususnya sehingga dapat berinteraksi dengan mahasiswa lama serta dengan para alumni. 2. Mengumpulkan kembali para alumni untuk bernostalgia. 3. Menjalin hubungan baik dengan segala pihak yang mana turut mendukung acara ini hingga sukses. 4. Menyalurkan bakat para generasi muda untuk menuju kearah yang positif dan bermanfaat. 5. Sebagai ajang bertemunya para pecinta musik dan seni yang ada di kota Malang dan Sekitarnya. 6. Menjadi ajang promosi kampus untuk menjaring mahasiswa baru. III. JENIS KEGIATAN 1. Reuni Alumni STIKI 2. Lomba Blog 3. Lomba Dance 4. Fotografi UKM History 5. Bazzar 6. Festival musik 7. Seminar

2 IV. NAMA KEGIATAN INAUGURASI & TEMU KANGEN STIKI V. TEMA ACARA BEING A MAKER IS BETTER Pada Inaugurasi ini kami mengusung tema BEING A MAKER IS BETTER. Kami mengangkat tema ini berdasarkan konsep kami bahwa di era globalisasi sekarang menuntut kita berfikir kreatif dan inovatif. Sehingga kita dituntut untuk menciptakan sebuah karya yang berguna untuk masyarakat luas. Dari tema kami ini, kami ingin menjadikan Inaugurasi menjadi sebuah karya yang penuh warna dan penuh inspiratif untuk memacu semangat masyarakat umum khususnya remaja masa kini agar menjadi lebih kreatif dalam menjalani kehidupan bermasyarakat. VI. SASARAN 1. Remaja 2. Mahasiswa 3. Alumni STIKI 4. Masyarakat Umum VII. TARGET PENONTON Mahasiswa STIKI : 300 orang Alumni STIKI : 100 orang Masyarakat Umum : 700 orang VIII. WAKTU DAN TEMPAT KEGIATAN 1. Tanggal : Maret Tempat : STIKI Malang, Jl. Raya Tidar 100 Malang

3 IX. SUMBER DANA 1. Dana Kemahasiswaan STIKI Malang 2. Kontribusi peserta seminar 3. Kontribusi peserta lomba festival band 4. Kontribusi peserta lomba festival dance 5. Kontribusi peserta lomba blog 6. Sponsorship X. SUSUNAN KEPANITIAAN ( Terlampir 1) XI. SUSUNAN ACARA ( Terlampir 2) XII. ALOKASI DANA ( Terlampir 3) XIII. PENUTUP Demikian proposal ini kami buat, guna untuk memberikan gambaran serta ide ide yang akan panitia laksanakan maka besar harapan kami untuk selalu diberikan kritik dan saran agar kegiatan ini dapat terlaksana dengan baik sesuai dengan keinginan bersama.

4 ( Lampiran 1 ) SEKSI-SEKSI 1. Sie Humas Panitia Pelaksana INAUGURASI Ketua Pelaksana : Joshua Adriel F ( ) Sekretaris : Siska Diatinari A ( ) Bendahara : Dinna Kusuma W ( ) Koordinator : - Fernandes ( ) Anggota : - Yosy Vicky Zakaria ( ) - Fathul Munir ( ) 2. Sie Koordinator Lapangan Koordinator : - M. Zainul Mustofa ( ) 3. Sie Pubdekdok Koordinator : - Wilhelmus P Kristian K ( ) Anggota : - Gilang Kharisma A ( ) 4. Sie Acara Koordinator : - Noffan I Robbyansyah ( ) Anggota : - Qismah Wulandari ( ) - Eka Widya Sari ( ) 5. Sie Perlengkapan Koordinator : - Wisnu One Budi Saputra ( ) Anggota : - Nor Ari Setiawan ( ) - Achmad Fiqih Z ( ) 6. Sie Kesehatan Koordinator : - Eriza Aprilia Fitri ( )

5 7. Sie Konsumsi Koordinator : - Strina Bessie ( ) Anggota : - Novita Permata Sari ( ) - Umar Hamdani ( ) 8. Sie Keamanan Koordinator : - Hariyanto Adam Z ( ) Anggota : - Wea Eka ( ) 9. Sie Transportasi Koordinator :- Khoirul Anam ( ) Anggota : - L.Danny Atventus R ( ) - Eka Rifut N Mustaqim ( ) Contact Person : Fernandes ( ) F.Munir ( ) No Rekening : BCA( ) atas nama Dinna Kusuma W

6 ( Lampiran 2 ) Tanggal 23 Maret 2011 SUSUNAN ACARA PUKUL SUSUNAN ACARA Persiapan panitia, cek list peserta inagurasi Pembukaan inagurasi Sambutan Ketua STIKI, Puket II, Ketua Pelaksana Pembukaan acara sekaligus potong balon oleh ketua STIKI Selesai Semiar Umum, Bazar Lomba Blog Selesai Babak penyisihan lomba dance SMA se Malang Raya. Tanggal 24 Maret 2011 (Pagi) Pukul Pembukaan acara inagurasi Peserta Band A Peserta Band B Peserta Band C Peserta Band D Peserta Band E Peserta Band F Peserta Band G Peserta Band H Besar, Juara 6 dance Peserta Band I Peserta Band J Peserta Band K Peserta Band L Peserta Band M Peserta Band N SUSUNAN ACARA

7 Peserta Band O Peserta Band P Peserta Band Q ISTIRAHAT SHOLAH dzuhur Besar, Juara 5 dance Peserta Band R Peserta Band S Peserta Band T Peserta Band U Besar, Juara 4 dance Break Istirahat Pengumuman Pemenang Tanggal 24 Maret 2011 (Malam) Pukul SUSUNAN ACARA Juara 3 lomba band Pembukaan Sambutan Ketupel Juara 3 lomba dance Performance perwakilan UKM Penampilan Band Cozzines Performance perwakilan UKM Juara 2 lomba band Performance perwakilan UKM Juara 2 lomba dance Pemutaran video flash back Penampilan Alumni STIKI Penyerahan hadiah para pemenang lomba & door prize Performance perwakilan UKM Performance perwakilan UKM Juara 1 lomba band Penampilan Band Little Star Juara 1 lomba dance selesai Penampilan Band Jawaika

8 ( Lampiran 3 ) ANGGARAN BIAYA INAUGURASI Konsumsi No Uraian Harga Satuan Jumlah Total 1 Panitia Rp 30, orang Rp. 720,000 2 Peserta Seminar Rp 3, orang Rp 600,000 3 Alumni STIKI Rp 10, orang Rp. 1,000,000 4 Undangan Rp 10, orang Rp. 150,000 5 Juri Rp 5,000 6 orang Rp. 30,000 6 Pembicara + Moderator Rp 5,000 2 orang Rp. 10,000 7 Guest Star Rp 5, orang Rp. 200,000 8 Pembantu Umum (Panggung + Seminar) Rp 10, orang Rp. 100,000 SUB TOTAL Rp. 2,810,000 Pubdekdok No Uraian Harga Satuan Jumlah Total 1 Kaos Rp 40, buah Rp. 1,200,000 2 Poster Rp 7, buah Rp. 750,000 3 Spanduk Rp 315,000 4 buah Rp. 1,260,000 4 Brosur Rp buah Rp. 150,000 5 ID card Rp 10, buah Rp. 250,000 6 Cuci Cetak Rp 1, buah Rp. 45,000 7 Kaset Handycam Rp 40,000 5 buah Rp. 200,000 8 Stiker Rp 1, buah Rp. 375,000 9 Baliho Rp 100,000 5 buah Rp. 500, Sertifikat Rp 1, buah Rp. 300, Pin Inagurasi Rp 3, buah Rp. 1,400, Pin Alumni STIKI Rp 3, buah Rp. 350, Backdrop Rp. 1,080,000 SUB TOTAL Rp

9 Kesekretariatan No Uraian Harga Satuan Jumlah Total 1 Tinta Print hitam + colour Rp 40,000 3 buah Rp. 120,000 2 Kwitansi Rp 10,000 2 buah Rp. 20,000 3 Kertas A4 Rp 30,000 6 rim Rp. 180,000 4 Stempel Rp 60,000 1 buah Rp. 60,000 SUB TOTAL Rp. 380,000 Acara No Uraian Harga Satuan Jumlah Total 1 Juri lomba 4 Orang Rp. 1,000,000 2 Guest star Rp. 1,500,000 3 Pembicara seminar 1 Orang Rp. 250,000 4 MC 1 Orang Rp. 100,000 5 ID card Rp 5,000 2 orang Rp. 10,000 6 Balon 50 Buah Rp. 75,000 7 Hadiah Peserta Lomba Rp. 5,000,000 8 Door Prize Rp. 500,000 SUB TOTAL Rp. 8,435,000 Transportasi No Uraian Harga Satuan Jumlah Total 1 Bensin Rp 100,000 Rp. 400,000 SUB TOTAL Rp. 400,000 Perlengkapan No Uraian Harga Satuan Jumlah Total 1 Bazzar stand 112m 2 Rp 440,000 1 buah Rp. 440,000 2 Stand Peserta 300m 2 Rp 1,200,000 1 buah Rp. 1,200,000 3 HT (Panitia + Pengisi acara) Rp 20,000 9 buah Rp. 180,000 4 Tali rafia + lem + lakban + isolasi Rp. 50, Paket perlengkapan panggung (sound + lighting + LCD + alat musik) Rp. 7,200,000

10 SUB TOTAL Rp. 9,070,000 Humas No Uraian Harga Satuan Jumlah Total 1 Pulsa Rp 100,000 1 orang Rp. 100,000 SUB TOTAL Rp. 100,000 Kesehatan No Uraian Harga Satuan Jumlah Total 1 Minyak Kayu Putih Rp 5,000 2 Buah Rp. 10,000 2 Plester Rp 5,000 1 Buah Rp. 5,000 3 Kit P3K Rp 16,000 1 Buah Rp. 16,000 4 Koyo Rp. 3,000 5 Obat Sakit perut Rp. 5,000 6 Obat sakit kepala Rp. 5,000 7 Obat maag Rp. 10,000 8 Obat Flu Rp. 5,000 SUB TOTAL Rp. 59,000

11 REKAPITULASI DANA No Seksi Sub Total 1 Konsumsi Rp. 2,810,000 2 Kesekretariatan Rp. 380,000 3 Transportasi Rp. 400,000 4 Perlengkapan Rp. 9,070,000 5 Pubdekdok Rp. 7,195,000 6 Acara Rp. 8,435,000 7 Humas Rp. 100,000 8 Kesehatan Rp. 59,000 TOTAL Rp. 28,449,000 ANGGARAN PEMASUKAN No Uraian Jumlah 1 Tiket Rp. 2,000,000 2 Pendaftaran Bazar Rp. 900,000 3 Seminar Rp. 1,000,000 4 Lomba Blog Rp. 200,000 5 Festival Band Rp. 300,000 6 Festival Dance Rp. 300,000 7 Parkir Rp. 284,000 8 Pin Rp. 600,000 9 Sponsorship Rp. 22,865,000 TOTAL Rp. 28,449,000

12 PENAWARAN KERJA SAMA PANITIA DENGAN MITRA USAHA Mengingat penyelenggaraan acara ini potensial bagi sarana promosi dan peningkatan prestasi mitra usaha, serta perlunya suatu dukungan finansial guna mensukseskan kegiatan ini maka kami selaku panitia pelaksana INAUGURASI STIKI dengan tema BEING A MAKER IS BETTER, menawarkan suatu bentuk kerjasama yang saling menguntungkan bagi kedua belah pihak. Adapun bentuk penawaran kerjasama ini adalah sebagai berikut : 1. Sponsor Tunggal : ( Terlampir ). 2. Sponsor Utama : ( Terlampir ). 3. Sponsor Biasa : ( Terlampir ). 4. Sponsor Partisipan : ( Terlampir ). 5. Sponsor DOOR PRIZE : ( Terlampir ). 6. DONATUR : ( Terlampir ). Demikian penawaran ini dibuat agar dapat memberikan gambaran bagi pihak-pihak instansi (Lembaga dan Sponshorship), untuk lebih jelasnya kami siap mempresentasikan lebih lanjut dihadapan pihak managemen dengan perjanjian terlebih dahulu. Hormat Kami, Ketua Pelaksana Sekretaris Joshua Adriel F Siska Diatinari A ( ) ( ) Mengetahui dan Menyetujui, Presiden Mahasiswa STIKI

13 Hamzah Fansuri ( ) KONTRAPRESTASI SPONSHORSHIP I. PENDAHULUAN Dalam hal ini kami dari panitia ingin mengajukan kerjasama atau dukungan dari pihak-pihak yang terkait dalam bentuk apapun, event dalam standar lokal maupun nasional. Dengan adanya kegiatan ini pihak STIKI maupun pihak yang lain telah membantu pada event ini akan terjalin kerjasama yang erat. Dukungan berbagai pihak tentunya menjadi andil besar dalam kesuksesan event ini dan nantinya akan membuat sebuah hubungan kerjasama yang baik. Adapun bentuk partisipasi sponsor untuk kegiatan ini sebagai berikut : II. KRITERIA DAN KONTRA PRESTASI SPONSORSHIP Dalam kegiatan ini menawarkan empat bentuk sponshorship yaitu : 1. SPONSOR TUNGGAL Yang dimaksud sponsor tunggal ialah instansi/ lembaga / perusahaan yang bersedia menanggung biaya sebesar 80 % dari total anggaran biaya pelaksanaan. Dengan Kontraprestasi : Pencantuman nama / logo mitra kerja disetiap fasilitas dan publikasi yang disediakan oleh panitia ( sketsa dari mitra usaha ). Dengan ketentuan : 1. Mitra usaha berhak mengganti nama kegiatan melalui koordinasi dengan panitia. 2. Panitia tidak berhak mencari atau menerima mitra usaha / sponsor lain, kecuali ada kesepakatan terlebih dahulu.

14 2. SPONSOR UTAMA Yang dimaksud sponsor utama ialah instansi / lembaga / perusahaan yang bersedia menanggung biaya sebesar 65 % dari total anggaran biaya pelaksanaan. Dengan kontraprestasi : Pencantuman nama / logo mitra kerja disetiap fasilitas dan publikasi yang disediakan oleh panitia ( sketsa dari mitra usaha ). Dengan ketentuan : 1. Panitia berhak mencari mitra usaha atau sponsor lain 2. Segala sesuatu yang belum tertulis akan dibicarakan lebih lanjut. 3. SPONSOR BIASA Yang dimaksud sponsor biasa ialah instansi / lembaga / perusahaan yang bersedia menanggung biaya sebesar 45 % dari total anggaran biaya pelaksanaan. Dengan kontraprestasi : Pencantuman nama / logo mitra kerja disetiap fasilitas dan publikasi yang disediakan oleh panitia ( sketsa dari mitra usaha ). Dengan ketentuan : 1. Panitia berhak mencari mitra usaha atau sponsor lain 2. Segala sesuatu yang belum tertulis akan dibicarakan lebih lanjut. 4. SPONSOR PARTISIPAN Yang dimaksud sponsor partisipan ialah instansi / lembaga / perusahaan yang bersedia menanggung sarana yang diinginkan dengan ketentuan sebagai berikut: 1. Spanduk

15 Spanduk sarana promosi perusahaan yng di pasang di tempat-tempat strategis di kota malang dan di lokasi acara 1. 6m x 1m. 2. Pemasangan H Jumlah Rp / meter 4. Kontribusi sebesar Rp ,- 5. Imbalan : Nama / logo sponsor tercantum pada Spanduk dan Stiker. 2. Back Drop Panggung 1. Ukuran 6m x 4 m 2. Jumlah Rp / meter 3. Kontribusi sebesar Rp ,- 4. Imbalan : Nama / logo sponsor tercantum pada Back Drop, ID Card, Sertifikat dan dipublikasikan pada waktu acara. 3. Poster 1. Ukuran A3 2. Pemasangan H Jumlah 100 Rp 7500,- 4. Kontribusi sebesar Rp ,- 5. Imbalan : Nama / logo sponsor tercantum pada Poster, ID Card dan Stiker. 4. Sticker 1. Ukuran 4cm x 8cm. 2. Jumlah 250 lembar 3. Harga per Rp 1500,- 4. Kontribusi Rp ,- 5. Imbalan : Nama / logo sponsor tercantum pada ID Card dan Sticker. 5. Sertifikat 1. Jumlah 200 lembar

16 2. Harga per 1500,- 3. Kontribusi Rp ,- 4. Imbalan : Nama / logo sponsor tercantum pada Sertifikat. 6. ID Card panitia 1. Ukuran 11cm x 16,5cn 2. Bahan Plastik mika 3. Jumlah 25 Rp ,- 4. Kontribusi Rp ,- 5. Imbalan : Nama / logo sponsor tercantum pada ID Card dan Stiker. 7. Kaos Panitia 1. Ukuran All Size 2. Jumlah 30 Rp ,- (Kaos + Sablon) 3. Kontribusi Rp ,- 4. Imbalan : Nama / logo sponsor tercantum pada ID Card, Sertifikat, Spanduk dan dipublikasikan pada waktu acara. 8. Pin 1. Jumlah 500 Rp 3.500,- 2. Kontribusi Rp ,- 3. Imbalan : Nama / logo sponsor tercantum pada ID Card, Sertifikat, Spanduk dan dipublikasikan pada waktu acara. 9. Makan dan snack 1. Konsumsi Panitia sebesar Rp ,- 2. Konsumsi Peserta Seminar Rp ,- 3. Konsumsi Undangan Rp ,- 4. Konsumsi Bintang Tamu Rp ,- 5. Konsumsi Juri Rp ,- 6. Konsumsi Pembicara dan Moderator Rp ,- 7. Konsumsi Pembantu Umum ( Panggung dan Seminar ) Rp ,- 8. Total Kontribusi Rp ,-

17 9. Imbalan : Nama / logo sponsor tercantum pada ID Card, Sertifikat, Spanduk dan dipublikasikan waktu acara. 10. Perlengkapan Panggung + Stand Bazar 1. Kontribusi sebesar Rp ,- 2. Imbalan : Nama / logo sponsor tercantum pada Poster, ID Card, Sertifikat, Back Drop dan dipublikasikan pada waktu acara. 11. Hadiah Peserta Lomba 1. Uang tunai dan souvenir 2. Kontribusi sebesar Rp ,- 3. Imbalan : Nama / logo sponsor tercantum pada Poster, ID Card, Sertifikat, Back Drop dan dipublikasikan pada waktu acara. 12. Penyiaran Radio 1. Intensitas : 3x sehari selama seminggu. 2. Imbalan : Nama/logo sponsor tercantum pada Spanduk, ID Card, Sertifikat, Back Drop dan dipublikasikan pada waktu acara. 5. DOOR PRIZE Dibuka kesempatan bagi pihak sponsor untuk menyediakan Door Prize pada rangkaian acara ini dengan kontribusi sesuai yang disepakati oleh kedua belah pihak. 6. DONATUR Adalah perusahaan / lembaga / instansi / perseorangan dengan suka rela menyumbangkan sejumlah dana operasional atau berupa barang / fasilitas yang bermanfaat dalam menunjang kegiatan ini.

18 SPANDUK

19 BACK DROP PANGGUNG

20 POSTER

21 PIN

22 STIKER

23 Persyaratan Kontrak Kerja umum bagi mitra usaha 1. Pendaftaran kontrak kerjasama dengan mengisi surat kerjasama ( Terlampir). 2. Pembayaran uang muka kerjasama minimal 50 % paling lambat Tgl Pelunasan uang perjanjian kerjasama paling lambat Tgl Bila sampai pada tanggal yang ditentukan calon mitra usaha tidak dapat memenuhi persyaratan, maka dianggap mengundurkan diri dan pembayaran uang perjanjian dianggap hangus menjadi hak milik panitia. 5. Bagi mitra usaha yang telah melaksanakan pembayaran sponsor, apabila mengundurkan diri maka pembayaran perjanjian kerjasama dianggap hangus dan menjadi milik panitia. 6. Panitia berhak mengundurkan diri sewaktu-waktu atas perjanjian dengan jaminan uang mitra usaha dalam perjanjian kembali sepenuhnya. 7. Bila ada kesalah pahaman antara pihak mitra usaha dengan panitia maka akan diselesaikan secara kekeluargaan. 8. Setiap pemasangan dan penyebaran fasilitas publikasi / promosi bagi mitra usaha harus sepengetahuan pihak panitia. 9. Penentuan tempat pemasangan mitra usaha adalah mutlak dan tidak dapat dipertukarkan. Ketentuan-ketentuan tersebut tidak mengikat, akan tetapi bersifat negoisasi dengan pihak panitia. Hal-hal yang belum tercantum dalam ketentuan diatas apabila diperlukan akan ditentukan kemudian.

24 SURAT PERJANJIAN KERJASAMA Setelah mempelajari proposal dan penawaran sponsorship, kami berkeinginan untuk berpartisipasi dalam pelaksanaan kegiatan INAUGURASI STIKI dengan tema BEING A MAKER IS BETTER yang diselenggarakan oleh PANITIA INAUGURASI STIKI Pasal 1 Yang bertanda tangan dibawah ini : Nama :... Jabatan :... Alamat :... Tlp :... Bertindak atas nama :... Untuk selanjutnya disebut sebagai pihak 1 ( pertama ). Nama :... Jabatan :... Alamat :... Tlp :... Bertindak atas nama :... Untuk selanjutnya disebut sebagai pihak II ( kedua ). Pasal 2 Kedua belah pihak sepakat untuk megadakan perjanjian kerjasama dengan masing masing pihak mengikatkan diri pada ketentuan yang ada. Pasal 3.

25 Pihak kedua bersedia memenuhi penawaran sponsorship yang diajukan oleh pihak pertama berupa : q 1. Sponsor Tunggal. q 2. Sponsor Utama. q 3. Sponsor Biasa. q 4. Sponsor Partisipansi. q Spanduk. q Back Drop panggung. q Poster. q Sticker. q ID Card Panitia. q Kaos Panitia. q Makan dan Snack. q Perlengkapan panggung dan Stand Bazzar. q Sertifikat q Hadiah dan Souvenir q 5. Sponsor DOOR PRIZE. q 6. DONATUR. Dengan Biaya :.. Pembayaran uang muka :.. Sisa pembayaran uang muka :.. Keterangan Lainnya :.. Pasal 4 Hal-hal lain yang belum diatur dalam surat perjanjian ini akan diatur kemudian berdasarkan kesepakatan bersama antar pihak I dan pihak II Malang, Pihak II Sponsor Pihak I Panitia

26 (.. ) (.. ) DENAH LOKASI Parkir motor Parkir Mobil Ket :

27 = Gedung = Loket masuk = Keluar = Pos = Panggung = Bazzar = Tiket masuk = Parkir mobil parkir = Tenda Penonton