Sistem Informasi Penjualan Bahan Bangunan (Studi Kasus :PT.Sinar Musi Jaya Palembang) Baibul Tujni S.E,. M.Msi Program Studi Sistem Informasi, Universitas Bina Darma Jalan Jendral Ahmad Yani No.12 Palembang Email : baibul@binadarma.ac.id Abstract. The transaction of sale and purchase of goods is a system that provides information service of transaction data of sale and purchase of goods and stock of building material goods. This information system is important for the company. Company PT.Sinar Musi Jaya Palembang is where the object of writing sales transactions materials materials, information systems sales and purchases of goods on the company has not been well managed so often errors in the calculation of the amount of materials of stone coral and broken stone, in making reports such as reports broken stone, transaction report of purchase and sale, brownstone data processing report, customer processing report and supplier data report. The purpose of this study is to provide convenience for companies and employees in data processing sales transactions and purchase transactions, processing of broken stone materials, customer data processing and data processing suppliers, and simplify the report generation. This information system is built in order to provide convenience in data processing sales and purchases of materials both from sales to customers and purchases against suppliers and processing sales and purchase reports to be more precise and accurate. The conclusion in this paper to build information system sales and inventory of broken stone material is made by using the VB.NET programming language combined with Sql Server as database. Keywords: Sales Transaction, Purchase, Stock amount of goods, Information system, Vb.Net, Sql Server Abstrak.Transaksi penjualan dan pembelian barang merupakan suatu sistem yang memberikan layanan informasi data transaksi penjualan dan pembelian barang serta stok barang bahan bangunan. Sistem informasi ini penting bagi perusahaan. Perusahaan PT.Sinar Musi Jaya Palembang merupakan tempat objek penulisan transaksi penjualan material bahan banguanan, sistem informasi penjualan dan pembelian barang pada perusahaan belum di kelola dengan baik sehingga sering terjadi kesalahan dalam perhitungan jumlah bahan material batu koral dan batu pecah,dalam pembuatan laporan seperti laporan batu pecah, laporan transaksi pembelian dan penjualan, laporan pengolahan data batu pecah, laporan pengolahan pelanggan dan laporan data supplier. Tujuan penelitian ini adalah untuk memberikan kemudahan bagi perusahaan dan karyawan dalam pengolahan data transaksi penjualan dan transaksi pembelian, pengolahan material batu pecah, pengolahan data pelanggan dan pengolahan data supplier, serta mempermudah dalam pembuatan laporan. Sistem informasi ini dibangun agar dapat memberikan kemudahan dalam pengolahan data penjualan dan pembelian material baik dari penjualan kepada pelanggan dan pembelian terhadap supplier serta pengolahan laporan penjualan dan pembelian agar lebih tepat dan akurat. Kesimpulan dalam penulisan ini membangun sistem informasi penjualan dan persediaan material batu pecah ini dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman VB.NET yang dikombinasikan dengan Sql Server sebagai databasenya. Kata Kunci : Transaksi Penjualan, Pembelian, jumlah Stok barang, Sistem informasi, Vb.Net, Sql Server
1. Pendahuluan Aktivitas kerja yang dilakukan pada Perusahaan dengan metode manual lebih ditingkatkan ke sistem dengan menggunakan teknologi informasi. Sistem komputerisasi dapat membantu mempercepat menyelesaikan pengolahan data perusahaan, dengan teknologi menuntut semua bidang pekerjaan yang masih manual dan tidak efisien dapat dilakukan dengan teknologi informasi. Pekerjaan manual yang dilakukan dapat memperlambat kinerja sehingga kurang efektif untuk digunakan. Perusahaan PT.Sinar Musi Jaya Palembang adalah perusahaan yang bergerak di beberapa bidang seperti kegiatan penyewaan kendaraan mobil truck dan alat berat, bidang pertambangan, dan perbengkelan, Tetapi fokus penjualan pada Perusahaan PT.Sinar Musi Jaya Palembang adalah penjualan material bahan bangunan batu pecah. Perusahaan ini mempunyai 4 cabang penjualan di beberapa tempat dan berpusat di jalan celentang. Perusahaan ini merupakan salah satu perusahaan dalam proses pengolahan data penjualan dan persediaannya masih menggunakan sistem manual dan sistem komputerisasi, Namun sistem komputerisasi yang dilakukan pada PT.Sinar Musi Jaya Palembang adalah sistem komputerisasi dengan menggunakan aplikasi Microsoft Exel. Pada proses pengolahan data penjualan masih akan ditulis pada buku kertas dan diketik pada aplikasi Microsoft Exel serta disimpan berupa file. Pada proses persediaan barang juga dilakukan dengan cara mengecek langsung pada bagian persediaan yang ada di lapangan sehingga membutuhkan sistem informasi yang lebih efektif. Berdasarkan permasalahan yang ada, penulis melakukan penulisan pada penelitian ini dengan judul Aplikasi pengolahan data penjualan batu pecah pada PT.Sinar Musi Jaya Palembang. 2. 2.Metode Penelitian 2.1. Tempat dan Waktu Penelitian Penulisan penelitian dan pengambilan data dilakukan di Perusahaan PT.Sinar Musi Jaya Palembang yang beralamatkan di Jl. Residen H.Abdul Rozak Kec.Kalidoni Kota Palembang. Waktu penelitian dilakukan selama 6 bulan. 2.2. Metode Pengummpulan Data Adapun metode yang digunakan penulis untuk mengumpulkan data adalah sebagai berikut : 1. Metode Interview (wawancara) merupakan metode pengumpulan data dengan mengadakan tanya jawab kepada bagian penjualan dan bagian persediaan untuk memberikan informasi yang penulis butuhkan. Data yang diperolah antara lain berupa material bahan bangunan, batu pecah harga masing-masing bahan bangunan jenis batu koral ataupun pecah, cara penambahan persediaan material bahan bangunan batu koral dan batu pecah di perusahaan ini, proses pencatatan data penjualan setiap harinya, pembelian material bahan bangunan pada perusahaan lain. 2. Metode Observasi merupakan metode pengumpulan data dengan melakukan pengamatan langsung terhadap objek yang diteliti dengan instansi terkait untuk mengumpulkan data dan informasi yang berkaitan dengan permasalahan yang ada. Informasi yang berkaitan adalah proses persediaan pada PT.Sinar Musi Jaya Palembang. 3. Studi Pustaka merupakan metode pengumpulan data dengan mempelajari sumber-sumber buku
yang berkaitan dengan objek penelitian sebagai acuan penulisan. 2.3. Metode Pengembangan Sistem Metodologi yang digunakan dalam proses pembuatan aplikasi ini adalah metode air terjun (waterfall). Metode ini merupakan sebuah pendekatan terhadap pengembangan perangkat lunak yang sistematik dengan beberapa tahapan yaitu : 1. Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak Pengumpulan kebutuhan untuk menspesifikasikan kebutuhan perangkat lunak sehingga dapat dipahami kebutuhan dari pengguna. Spesifikasi kebutuhan perangkat lunak pada tahap ini perlu untuk didokumentasikan. 2. Desain Desain aplikasi merupakan proses multi langkah yang focus pada desain pembuatan program perangkat lunak termasuk proses struktur data, arsitek penrangkat lunak, representasi antar muka, dan prosedur pengkodean. 3. Pengkodean perangkat lunak Tahapan ini merupakan tahap untuk menerjemahkan data yang dirancang kedalam bahasa pemrograman yang sudah di tentukan sebelumnya. 4. Pengujian Pada tahap ini sistem yang telah melalui tahapan pengkodean perangkat lunak akan dilakukan pengujian untuk memastikan bahwa tidak ada kesalahan (error) sehingga keluaran yang dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan. 5. Pendukung (support) atau pemeliharaan (maintenance) Penerapan sistem secara keseluruhan disertai disertai pemeliharaan jika terjadi perubahan karena adanya kesalahan yang muncul dan tidak terdeteksi saat pengujian perangkat lunak. 3.Analisis dan Perancangan 2.1. Analisis Sistem Berjalan Secara umum pengembangan sistem yang dibuat ini adalah hasil dari pengembangan sistem yang telah ada sebelumnya, dimana pada sistem sebelumnya proses pengolahan data persediaan dan penjualan bahan bangunan batu koral,pecah dan pembuatan laporannya masih menggunakan Microsoft Word dan Microsoft Excel sebagai aplikasi pembuatannya serta pengecekan ketersediaan bahan bangunan batu koral yang ada masih dengan cara manual yaitu dengan melihat keadaan yang ada di lapangan. Hal ini dapat menyulitkan pegawai yang tidak menguasai Microsoft word dan Microsoft Excel secara keseluruhan karena banyaknya permasalahan yang digunakan untuk mengolah data penjualan tersebut sehingga dapat memperlambat proses pengerjaan laporan dan pengolahan data penjualan. 2.2. Use Case Diagram Use Case diagram adalah pemodelan untuk kelakuan (behavior) aplikasi yang akan dibuat. Use Case mendeskripsikan sebuah interaksi antara satu atau lebih aktor dengan sistem yang dibuat. Berikut ini adalah gambaran Use Case diagram yang digunakan pada sistem penjualan dan persedian batu koral,pecah pada PT.Sinar Musi Jaya Palembang :
Gambar 3.1 Use Case Diagram 2.3. Acivity Diagram Activity diagram menggambarkan aliran kerja atau aktivitas dari sistem yang dibuat atau berjalannya proses yang ada pada sistem yang dibuat. Yang perlu diperhatikan bahwa activity diagram ini menggambarkan aktivitas sistem bukan apa yang dilakukan pengguna. Berikut ini adalah gambaran activity diagram pada aplikasi persediaan batu pecah di PT.Sinar Musi Jaya Palembang : a. Activity diagram admin Activity diagram admin adalah aliran kerja sistem terhadap user admin dimana user dapat menggunakan sistem dengan cara login sebagai admin untuk dapat menggunakan semua menu yang ada pada aplikasi, berikut ini adalah activity diagramnya : Gambar 3.2 Activity Diagram admin b. Activity diagram penjualan Activity diagram penjualan adalah aliran kerja sistem terhadap user penjualan dimana user dapat menggunakan sistem dengan cara login sebagai bagian penjualan untuk dapat menggunakan beberapa menu yang ada pada aplikasi, seperti menu data barang, data pelanggan, transaksi penjualan, laporan data barang laporan data customer, laporan transaksi penjualan. Berikut ini adalah activity diagramnya : Gambar 3.3 Activity diagram bagian penjualan
c. Activity diagram persediaan Activity diagram persediaan adalah aliran kerja sistem terhadap user persediaan dimana user dapat menggunakan sistem dengan cara login sebagai bagian persediaan untuk dapat menggunakan beberapa menu yang ada pada aplikasi, seperti menu data barang, data supplier, transaksi pembelian, laporan data barang laporan data supplier, laporan transaksi pembelian. Berikut ini adalah activity diagramnya : Gambar 3.4 Activity Diagram Persediaan 2.Class Diagram Class diagram merupakan gambaran struktur sistem dari segi pendefinisian kelas kelas yang akan dibuat untuk membangun sistem dan bagaimana mereka berkolaborasi untuk mencapai suatu tujuan. Berikut gambar class diagram pada aplikasi pengolahan data penjualan dan persediaan PT.Sinar Musi Jaya Palembang : 2.4.Rancangan Aplikasi 2.3.1. Rancangan Desain Halaman Login Halaman login adalah halaman utama yang ditampilkan saat aplikasi pertama di jalankan, dimana pengguna harus memasukan username dan password sebagai kata kunci untuk masuk ke dalam menu utama. Berikut ini tampilannya : Gambar 3.5 Class Diagram 2.3.2. Rancangan Desain Halaman Utama Halaman menu utama adalah halaman yang berfungsi sebagai awal pemilihan menu yang ada pada aplikasi pengolahan data batu pecah di PT.Sinar Musi Jaya Palembang. Berikut ini tampilannya : MASTER DATA TRANSAKSI LAPORAN PROFIL PERUSAHAAN KELUAR USER BARANG CUSTOMER SUPPLIER PENJUALAN PEMBELIAN HUTANG PIUTANG MASTER DATA PENJUALAN PEMBELIAN HUTANG PIUTANG LOGOUT Silahkan Login Gambar Menu Login Username Password LOGIN PT.SINAR MUSI JAYA PALEMBANG TUTUP Gambar 3.6 Rancangan Halaman Login APLIKASI PENGOLAHAN DATA PENJUALAN DAN PERSEDIAAN BATU PECAH PT.SINAR MUSI JAYA PALEMBANG Gambar 3.7 Rancangan Halaman Menu Utama 3. Hasil dan Pembahasan 3.1. Hasil
Berdasarkan data yang diperoleh pada PT.Sinar Musi Jaya Palembang dan hasil akhir dari pengembangan sistem yang telah dilakukan merupakan penerapan dari penggambaran sistem, struktur menu, serta struktur data yang telah dibuat pada bab sebelumnya, maka dihasilkan aplikasi pengolahan data penjualan dan persediaan batu pecah PT.Sinar Musi Jaya Palembang dengan bahasa pemrograman VB.net. Klik dua kali ikon aplikasi persediaan batu pecah. 3.2. Pembahasan Pada tahap pembahasan ini akan dijelaskan bagaimana sistem mulai di jalankan atau cara pengoperasian sistem persediaan batu koral dan pecah pada PT. Sinar Musi Jaya Palembang. Sistem ini dibagi menjadi 3 pengguna yaitu pengguna sebagai admin, pengguna sebagai bagian penjualann, pengguna sebagai bagian persediaan. Pengguna admin adalah pengguna yang memiliki hak akses ke semua menu yang ada pada aplikasi pengolahan data penjauan dan persediaan batu pecah PT.Sinar Musi Jaya Palembang. Pengguna bagian penjualan adalah pengguna yang hanya memiliki akses tertentu seperti akses data barang, akses data customer, akses transaksi penjualan serta akses laporannya. Pengguna bagian persediaan juga memiliki akses tertentu seperti akses data barang, akses data supplier, akses transaksi pembelian barang masuk serta laporannya. Setelah memperoleh gambaran hasil penelitian sistem yang dihasilkan yaitu sebuah sistem informasi yang dapat digunakan dalam mengolah data penjualan dan data persediaan pada PT.Sinar Musi Jaya Palembang. Dalam mengoperasikan sistem, pengguna harus mengikuti ketentuan-ketentuan yang ada pada sistem. Adapun pembahasannya adalah sebagai berikut : 3.2.1. Membuka Aplikasi Gambar 4.1 Ikon Aplikasi Pengolahan Data Penjualan dan Persediaan Batu Pecah 3.2.2. Halaman Login Halaman ini merupakan halaman awal saat aplikasi pengolahan data penjualan dan persediaan batu pecah di jalankan, pengguna diharuskan mengisi username dan password yang telah dibuat sebelumnya oleh admin untuk masuk ke menu utama. Terdapat 3 pengguna yang ada pada aplikasi persediaan ini yaitu, user admin, user penjualan, user persediaan Berikut tampilannya : Gambar 4.2 Halaman Login Aplikasi 3.2.3. Halaman Utama Halaman ini merupakan halaman pokok aplikasi dimana semua sub menu yang ada pada aplikasi dapat di lihat di menu utama antara lain, menu data
user, menu data barang, menu data customer, menu data supplier, menu profil perusahaan, menu transaksi pembelian barang masuk, menu penjualan, serta menu laporan. Ada 3 menu utama berdasarkan status user yaitu, halaman utama admin, halaman utama bagian penjualan, dan halaman utama bagian persediaan berikut tampilannya : melihat jumlah ketersediaan batu pecah yang masih ada pada aplikasi dengan cara login sebagai user persediaan yang telah dibuat sebelumnya. Berikut tampilannya : Gambar 4.21 Halaman Menu Laporan Stok Batu Pecah,koral pada saat Melakukan Transaksi Penjualan Gambar 4.3 Halaman Menu Utama Admin 3.2.4. Koneksi Antar Divisi Sistem penjualan dan persediaan batu koral dan pecah pada PT.Sinar Musi Jaya Palembang ini dihubungakan antara divisi penjualan dan divisi persediaan dengan cara koneksi antar server yang menggunakan Sql Server sebagai media servernya, yang bertujuan mempermudah karyawan dalam pengecekan jumlah ketersediaan batu pecah yang ada dilapangan sehingga diharapkan pekerjaan karyawan PT.Sinar Musi Jaya Palembang lebih efisien dan efektif. Aktivitas seperti pada saat kantor tutup dan nota hasil penjualan per hari dikumpulkan di divisi penjualan maka divisi penjualan tidak perlu melaporkan hasil penjualan batu pecah yang telah terjual kepada divisi persediaan sebagai acuan bagi divisi persediaan melihat jumlah ketersediaan batu pecah yang ada dilapangan karena dengan adanya aplikasi pengolahan data penjualan batu pecah ini sudah terdapat fitur pengurangan jumlah ketersediaan batu pecah yang ada dilapangan secara otomatis, jadi divisi persediaan hanya Gambar 4.22 Halaman Menu Laporan Stok Batu koral, Pecah pada saat Melakukan Transaksi Penjualan 4. Hasil dan Pembahasan 4.1. Kesimpulan Berdasarkan penelitian pada pembahasan sebelumnya, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan yaitu sebagai berikut : 1. Dilihat dari hasil analisa, ternyata persediaan batu koral dan pecah pada PT.Sinar Musi Jaya Palembang yang sebelumnya dilakukan menggunakan aplikasi Microsoft Office dapat diganti dengan sistem yang lebih efisien dalam pengolahan data, serta lebih akurat data yang akan dijadikan laporan.
2. Dengan adanya sistem penjualan dan persediaan batu koral dan pecah pada PT.Sinar Musi Jaya Palembang dapat mempermudah pekerjaan karyawan dalam mengolahan data penjualan, data persediaan, pembuatan laporan serta dapat menghemat waktu dalam pengecekan ketersediaan barang. 5.2. Saran 1. Pemeliharaan terhadap sistem yang telah dibuat agar sistem tetap terjaga dengan baik, dengan cara melakukan perbaikan pada sistem apabila terjadi error pada pengoperasian program tersebut. 2. Sosialisasi dan pelatihan terlebih dahulu terhadap pengguna agar pengguna dapat mengenal aplikasi tersebut. 3. Untuk penulisan selanjutnya, sistem yang dibangun diharapkan dapat dikembangkan lagi, dan dapat menambah berbagai menu lainnya agar dapat digunakan secara lebih luas. [5] Darmayuda, Ketut. 2014. Aplikasi Basis Data dengan Visual Basic.NET, Bandung : INFORMATIKA. [6] Kristanto, Andri. 2008. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Yogyakarta : Gava Media. [7] Wikipedia. Microsoft Sql Server. https://id.wikipedia.org/wiki/micro soft_sql_server. DAFTAR PUSTAKA [1] A.S, Rosa. M. Shalahuddin. 2016. Rekayasa Perangkat Lubak, Bandung : INFORMATIKA. [2] Supriyanto, Aji. 2005. Pengantar Teknologi Informasi, Jakarta : Salemba Infotek. [3] Wikipedia. Pengertian Penjualan. https://id.wikipedia.org/wiki/penjua lan. [4] Life Blog Pengertian Persediaan. https://lifeblogid.com/2015/07/27/p engertian-persediaaninventory/amp/.