BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 1.1.Prosedur Penggajian di PT Sai Apparel Industries 1. Setiap hari karyawan datang dan melakukan absen menggunakan Kartu Absen (KA) ke dalam mesin Check-roll. Kemudian KA diletakkan ditempat yang disediakan. Selanjutnya setelah jam masuk, recorder mulai memeriksa, memastikan bahwa KA digunakan semestinya kemudian merekap data kehadiran ke dalam Daftar Hadir/Lembur (DHL) yang sudah di ambil pada hari sebelumnya. 2. DHL diberikan kepada bagian Payroll ketika pekerjaan mereka selesai. Recorder mengambil DHL yang baru untuk hari berikutnya. Apabila terdapat keryawan yang lembur, maka Surat Perintah Lembur (SPL) dari bagian personalia akan di lampirkan bersama KA diberikan ke bagian Payroll Audit. 3. Berdasarkan DHL bagian Payroll mennginputkan data kehadiran karyawan kedalam komputer sebagai dasar pembuatan gaji karyawan dan nantinya akan menghasilkan Input Kehadiran Karyawan (IKK), Daftar Overtime (DO) untuk dikirimkan ke Audit Payroll untuk dicocokkan kembali. 4. Setelah bagian Payroll selesai menginputkan data kehadiran karyawan, selanjutnya akan membuat IKK, DO dan diberikan ke Payroll audit. Payroll audit akan mulai memeriksa KA, SPL dengan IKK dan DO. 22
23 Apabila sama maka akan Payroll akan membuat Rekap Gaji Karyawan (RGK), Tanda Terima Gaji (TTG), dan Slip Gaji Karyawan 2 periode untuk tiap bulannya. Apabila pada pemeriksaan Payroll Audit ditemukan kesalahan, maka akan diberitahukan pada bagian Payroll untuk memperbaikinya. SPL diarsip oleh Audit Payroll dan pada akhir periode KA akan diarsip. 5. Setelah RGK dibuat, maka bagian Payroll memberikan RGK dan TTG kepada Finance Manager. Kemudian Finance Manager memeriksa keduanya. Jika terdapat kesalahan maka akan diberitahukan kepada Payroll untuk memperbaiki keduanya, dan jika tidak terdapat kesalahan maka Finance Manager akan segera mentransfer gaji ke Bank. 6. Setelah mendapat bukti transfer dari Bank, bukti transaksi akan diberikan kepada bagian Accounting untuk dijurnal. RGK akan diarsip oleh Payroll. 7. TTG dan Slip Gaji diberikan ke Recorder untuk diserahkan kepada tiap karyawan pada bagiannya. 8. Bagi Karyawan yang telah menerima haknya harus menandatangani TTG, dan jika terdapat kesalahan pada perhitungan gaji dapat melakukan complain gaji. Recorder akan menyampaikan complain gaji karyawan kepada Audit Payroll. 9. Setelah diperiksa oleh semua bagian yang bersangkutan dan terdapat kesalahan, maka sisa gaji akan diakumulasikan pada periode selanjutnya.
24 1.2.JadwalPengembangan Sistem Penggajian Berbasis Web Tabel 4.1 Jadwal PengembanganSistem Jadwal Pengembangan Sistem Penggajian Berbasis Web Bulan Ke Uraian 1 - Mengamati Prosedur Penggajian Perusahaan - Menentukan User yang terlibat dan batasannya 2 - Membuat Desain dan Perancangan Sistem termasuk User Interface 3 - Implementasi Program 1.3.Rancangan Aplikasi Penggajian Berbasis Web 4.3.1. Desain Sistem Penggajian Gambaran Database dan Pengaksesnya Karyawan Payroll Basis Data Perusahaan Personalia Finance Manager Gambar 4.1 Database dan Pengaksesnya Gambar diatas menunjukkan bahwa semua user yang terlibat hanya memanfaatkan satu database saja, yaitu database perusahaan. Semua data yang di perbarui oleh administrator secara otomatis akan tersimpan pada database, dan pada saat user mengirimkan permintaan maka akan tampil informasi yang paling terbaru.
25 USE CASE DIAGRAM PENGGAJIAN BERBASIS WEB MENGOLAH DATA PENGGAJIAN KARYAWAN LOGIN ADMIN/ PAYROLL MELIHAT REKAP GAJI KARYAWAN ADMIN/ PAYROLL MENGOLAH DATA KARYAWAN MANAGER FINANCE User dan Batasan : Gambar 4.2 Usecase Diagram 1. Karyawan - Login : Sebelum melihat data penggajian, karyawan harus login terlebih dahulu. - Melihat Slip Gaji Karyawan. 2. Admin / Payroll-Penggajian - Login : Untuk masuk ke dalam sistem, maka payroll harus login terlebih dahulu. - Mengolah Data Penggajian : Payroll memiliki peran untuk mengolah data penggajian karyawan. - Berhak menambah daftar admin.
26 3. Admin / Payroll-Data Karyawan - Login untuk meng-input data karyawan, mengolah data karyawan. - Berhak menambah daftar admin. 4. Manager Finance - Login : Manager melakukan login admin untuk dapat melihat laporan gaji. - Manager juga diperbolehkan melihat seluruh kegiatan Admin Payroll guna menjalankan pengawasan terhadap pekerjaan Admin. - Berhak menambah daftar admin. Diagram Konteks Sistem yang sedang berjalan Admin / Payroll Rekap Hadir/Lembur Kartu Absen Laporan Gaji Tanda Terima Gaji Slip Gaji Sistem Penggajian Laporan Gaji Finance Manager Karyawan Slip Gaji Gambar 4.3 Diagram Konteks
27 DFD Diagram 1 Level-2 Sistem Penggajian Admin/ Payroll Data kry bagian Karyawan Slip gaji karyawan 1.1 Olah Data Karyawan 1.3 Olah Penggajian penggajian Laporan gaji Tanda terima gaji Finance Manager Gambar4.4 DFD Diagram 1 Level-2 4.3.2. Desain User Interface 1. Halaman Utama 4. Halaman Karyawan 7. Slip Gaji Logo Perusahaan Logo Perusahaan Slip Gaji penggajian Cari Nama, nik Admin Karyawan Admin Keluar Pendapat an Potongan Data Karyawan 2. Halaman Login Logo Perusahaan Login Username Password 5. Halaman Penggajian Logo Perusahaan Karyawan Tambah Admin Data Keluar 3. Halaman Administrator Data Penggajian Logo Perusahaan Tambah Admin 6. Halaman Laporan Gaji Nama Perusahaan Data Admin Laporan Gaji Periode Data Penggajian Gambar 4.5 Desain User-Interface
28 Halaman awal yang akan tampil adalah Halaman Utama, yaitu halaman yang akan menentukan batasan user. Jika user adalah karyawan maka harus click tombol karyawan, dan selain karyawan dapat meng-click tombol admin. Seperti yang sudah dijelaskan pada perancangan desain sebelumnya, bahwa dengan login ke admin maka proses pengolahan data admin, karyawan dan penggajian dapat terjadi. Gambar 4.6 Relasi Tabel
29 1.4.Implementasi, Pengujian dan Analisis Sistem 2.4.1. Implementasi dan Pengujian Sistem Halaman Utama Gambar 4.7Implementasi Halaman Utama Halaman awal yang akan tampil adalah Halaman Utama, yaitu halaman index.php yang akan menentukan batasan user. Jika user adalah karyawan maka harus click tombol karyawan, dan selain karyawan dapat meng-click tombol admin. Seperti yang sudah dijelaskan pada perancangan desain sebelumnya, bahwa dengan login ke admin maka proses pengolahan data admin, karyawan dan penggajian dapat terjadi. <p><a href="loginadmin.php"><b>admin</b></a></p> <p><a HREF="loginkry.php"><b>KARYAWAN</b></A></p> Halaman Login Gambar 4.8Implementasi Halaman Login
30 Halaman Login Administrator merupakan halaman yang harus di lewati admin sebelum melakukan pengolahan data karyawan maupun penggajian. Admin harus memasukkan username dan password sesuai dengan yang tersimpan pada database. Halaman Administrator Gambar 4.9Implementasi Halaman Administrator Daftar Administrator merupakan halaman dimana data admin untuk login tertera disini. Admin juga diperbolehkan menambah, merubah dan menghapus data admin. Gambar 4.10Form Tambah Admin
31 Ketika akan melakukan penambahan data admin, maka user harus mengisi data pada tabel yang disediakan. Jika data sudah di isi semua, selanjutnya clicktombol simpan. Maka data akan tersimpan pada tabel daftar admin. Gambar 4.11EditAdmin Pada kolom pilihan, userdapat melakukan hak aksesnya yaitu edit untuk masuk ke linkhalaman edit admin dan hapus untuk menghapus data yang telah tersimpan pada database. Halaman Karyawan Gambar 4.12 Implementasi Halaman Karyawan
32 Halaman ini menunjukkan daftar karyawan yang sudah terdaftar pada database, dan jika admin ingin menambahkan karyawan dapat menambahkan langsung pada satu halaman. Admin juga dapat melakukan perubahan data bagian dan dapat menghapusnya. Halaman Bagian Gambar 4.13Implementasi Halaman Bagian Pada halaman bagian, hak akses usermasih sama yaitu insert, edit dan delete. Halaman bagian menunjukkan data bagian yang ada dalam perusahaan. User dapat menambah data bagian langsung dari form bagian dengan menuliskan data pada textfieldyang ada, kemudian klik simpan. Data yang berhasil disimpan akan tampil pada tabel daftar bagian yang ada dibawahnya. Edit dan delete dapat dilakukan dengan meng-click tombol edit disamping data yang akan dirubah, sedangkan click Hapus jika ingin menghapus data.
33 Halaman Penggajian Gambar 4.14Implementasi Halaman Penggajian Halaman penggajian akan menampilkan data penggajian yang telah terdaftar dalam database. Disini pengolahan data penggajian mulai dari jam kerja, gaji pokok, komponen pendapatan dan juga pengurangnya hingga menghasilkan gaji bersih. Penghapusan data karyawan dapat dilakukan dengan meng-clicktombol Hapus. Pengeditan data karyawan dapat dilakukan dengan meng-clicktombol Edit pada sisi kanan data yang dipilih, selanjutnya akan tampil halaman seperti gambar dibawah ini. Gambar 4.15 Edit Penggajian
34 Pengeditan dapat dilakukan dengan mengganti data setelah selesai clicktombol update. Maka data akan berganti sesuai update terbaru. Halaman Karyawan sebagai User Gambar 4.16 User- Karyawan Karyawan sebagai User dapat melakukan login seperti admin, namun karyawanharus masuk ke login karyawan. Username diisi dengan nama karyawan dan password diisi dengan nik sesuai yang terdaftar dalam database. Setelah berhasil maka akan menampilkan data gaji yang diterima oleh karyawan tersebut. Slip gaji dapat tampil dengan meng-clicktombol Slip dan akan tampil seperti gambar dibawah ini. Gambar 4.17SlipGaji 2.4.2. Analisis Sistem Sistem penggajian pada perusahaan menggunakan aplikasi desktop. Penyampaian informasi gaji kepada karyawan juga menggunakan kertas dan memerlukan waktu tersendiri untuk menyiapkannya. Dengan adanya sistem
35 penggajian berbasis web ini maka karyawan dapat menerima informasi gaji secara up-to-dateketika data gaji telah diinputkan oleh administrator. Perincian gaji juga dapat dilihat dimana saja dan kapan saja karena dapat diakses secara online. Kemudahan juga dapat diperoleh admin Payroll, karena tidak harus menyiapkan slip gaji karyawan.