POLISI DAN PROSEDUR PENGURUSAN TUNAI UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA (UTeM)

ISI KANDUNGAN BAHAGIAN HALAMAN I. PENDAHULUAN 3 II. PENGURUSAN TERIMAAN 8 III. PENGURUSAN TUNGGAKAN HASIL 14 IV. KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA WANG AWAM 17 V. PENGURUSAN SIMPANAN 18 VI. PENGURUSAN AKAUN DAN BAYARAN 20 VII. PANJAR WANG RUNCIT 26 VIII. KESELAMATAN DAN KAWALAN 28 IX. PENGURUSAN PELABURAN 30 X. PELABURAN SIMPANAN TETAP / REPO 35 XI. HAL LAIN-LAIN 38 XII. RUJUKAN 39 XIII. GLOSARI 40 2

BAHAGIAN I - PENDAHULUAN 1.0 Latar Belakang 1.1 Semua urusan wang awam hendaklah mematuhi segala peraturan yang telah ditentukan oleh Kementerian Kewangan Malaysia, Pekeliling-pekeliling atau Surat-surat Pekeliling atau Arahan-arahan Kerajaan yang berkuat kuasa. 1.2 Oleh yang demikian, Universiti hendaklah memastikan urusan pengendalian tunai mempunyai suatu sistem perakaunan yang bersesuaian bagi menjalankan urusan tersebut. 1.3 Selain daripada itu, Pekeliling dan Surat Pekeliling yang telah dikeluarkan berkaitan dengan pengurusan tunai hendaklah dirujuk bersama-sama. 2.0 Tafsiran 2.1 Wang Awam 2.1.1 Wang Awam bermaksud semua hasil, pinjaman, amanah dan wang lain serta bon, debentur dan cagaran-cagaran lain yang dikumpulkan atau diterima dalam bentuk wang tunai, draf bank, bankers cheque, kiriman wang, wang pos, cek atau pindahan atas talian. 2.1.2 Tunai bermaksud tunai di dalam tangan dan tunai di bank. 2.1.3 Cek bermaksud nota pertukaran yang bayarannya dikeluarkan dari bank tertentu dan dibayar atas permintaan. 2.1.4 Wang pos dan kiriman wang merupakan nota pertukaran yang dikeluarkan oleh Pejabat Pos Malaysia. 2.1.5 Bankers Cheque bermaksud cek yang dikeluarkan terus oleh pihak bank setelah mendapat arahan bayaran. 2.1.6 Pindahan telegraf bermaksud arahan pembayaran kepada bank untuk memindahkan sejumlah amaun seperti yang dituntut oleh pembekal, kontraktor atau pihak yang berkenaan ke bank mereka. 2.2 Rizab atau rizab tunai bermaksud lebihan atau kurangan tunai di antara geran dan hasil tahunan (termasuk sumber dalaman) dengan perbelanjaan tahunan termasuk pembelian aset dan komitmen tahun semasa. 2.3 Cek yang tidak ditunaikan bermaksud cek yang telah dikeluarkan kepada penerimanya tetapi belum dikemukakan kepada bank untuk pembayaran. 3

2.4 Cek tamat tempoh bermaksud cek yang tidak sah diniagakan kerana sudah melewati tempoh 3 bulan dari tarikh dikeluarkan. 2.5 Urusan Terimaan 2.5.1 Resit rasmi bermaksud apa-apa bentuk akuan terimaan wang termasuk dalam bentuk lesen, tiket, borang yang mana amaun bayaran tetap ditulis atau dicetak padanya atau melalui media elektronik. 2.5.2 Juruwang adalah pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menerima wang dan memperakukan penerimaan dengan mengeluarkan resit rasmi Universiti kepada pembayar. 2.5.3 Penyelia adalah pegawai yang bertanggungjawab secara langsung mengawasi dan menyelia tugas-tugas yang dijalankan oleh seseorang juruwang. 2.5.4 Secara umumnya, setiap penerimaan perlu dibuat di Pejabat Bendahari dan perlu diperakukan dengan pengeluaran resit rasmi. Walau bagaimanapun, mana-mana Pusat Tanggungjawab (PTj) boleh diberi kuasa untuk mengendalikan penerimaan berdasarkan keperluan dan persetujuan secara bertulis. 2.5.5 Terimaan bagi bayaran secara kredit atau ansuran bulanan merujuk kepada segala jenis hasil atau hutang atau bayaran terlebih yang perlu dikutip mengikut tempoh yang diluluskan oleh Pihak Berkuasa Melulus. 2.6 Kehilangan 2.6.1 Kehilangan bermaksud kehilangan wang yang disebabkan oleh kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai, kebakaran, kemalangan, bencana alam, kekurangan, bayaran terlebih, pembayaran tanpa kuasa, hutang yang tidak boleh dapat balik, hasil yang tidak boleh didapatkan dan perbelanjaan yang sia-sia. 2.6.2 Perbelanjaan sia-sia ialah perbelanjaan yang dibuat oleh PTj menggunakan peruntukan yang diluluskan untuk perbelanjaan yang tidak membawa faedah, tidak berguna, tidak mendapat apa-apa hasil atau sesia kepada Universiti. 2.6.3 Pembayaran tanpa kuasa/salah/pembayaran tidak sepatutnya (Improper Payment) ialah pembayaran yang dibuat dengan tidak sewajar sama ada dari segi bertentangan dengan peruntukan undang- 4

2.7 Kewangan undang, peraturan atau tidak mengikut syarat-syarat, kaedah atau tatacara yang ditetapkan bagi sesuatu pembayaran. 2.7.1 Akaun Amanah bermaksud Akaun Amanah yang ditubuhkan di bawah Seksyen 9, Akta Tatacara Kewangan 1957 untuk mengakaunkan caruman wang daripada badan-badan dan/atau orang perseorangan yang diamanahkan kepada Universiti. 2.7.2 Pelaburan Kumpulanwang Amanah adalah pelaburan-pelaburan yang dibuat dari Kumpulanwang Amanah selaras dengan Surat Ikatan Amanah, arahan amanah dan juga peraturan yang dikuat kuasakan. 2.7.3 Pelaburan am adalah semua pelaburan yang dibuat daripada lebihan Kumpulanwang Hasil (termasuk sumber dalaman) selain daripada Pelaburan Kumpulanwang Amanah. 3.0 Pihak Berkuasa Melulus 3.1 Antara aspek yang penting adalah berkenaan Pihak Berkuasa Melulus. Pelaksanaan peraturan, polisi dan dasar adalah diperakukan atau diluluskan sama ada di peringkat Naib Canselor, Majlis Eksekutif (ME), Senat atau Jawatankuasa Tetap Kewangan (JTK). Perkara yang diperakukan oleh JTK adalah tertakluk kepada kelulusan Lembaga Pengarah Universiti (LPU). 3.2 Berikut adalah pihak yang bertanggungjawab mengikut kategori : Kategori Pihak Berkuasa Melulus 1) Meluluskan permohonan penggunaan rizab tunai Lembaga Pengarah Universiti 2) Kutipan wang Naib Canselor/Bendahari 3) Tempoh bayaran balik/ansuran : i) Lebih dari 18 bulan ii) 18 bulan dan ke bawah i) Lembaga Pengarah Universiti ii) Naib Canselor 5

Kategori Pihak Berkuasa Melulus 4) Meluluskan permohonan hapus kira bagi kehilangan wang berjumlah : i) Melebihi RM25,000.00 untuk setiap kes/akaun ii) RM25,000.00 dan ke bawah untuk setiap kes/akaun 5) Penerimaan sumbangan berbentuk wang : i) Sumbangan keseluruhan melebihi RM200,000.00 ii) Sumbangan keseluruhan RM200,000.00 dan ke bawah 6) Penetapan kadar harga, yuran, caj dan bayaran-bayaran lain 7) Pengurangan dan pengecualian kadar harga, yuran, caj dan bayaranbayaran lain 8) Pembukaan dan Penutupan Akaun Universiti 9) Pembukaan, penangguhan dan penutupan Akaun Amanah i) Lembaga Pengarah Universiti ii) Naib Canselor i) Lembaga Pengarah Universiti ii) Naib Canselor Lembaga Pengarah Universiti Naib Canselor Naib Canselor/Bendahari Bendahari 4.0 Jawatankuasa 4.1 Berikut adalah jawatankuasa yang bertanggungjawab: Jawatankuasa Ahli Tanggungjawab 1) Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun i) Pengerusi (Naib Canselor) ii) Ahli (Timbalan Naib Canselor) (Semua Ketua PTj) (Ketua Juruaudit) iii) Urus Setia (Pejabat Bendahari) Bertanggungjawab terhadap pengurusan kewangan dan akaun universiti. 6

Jawatankuasa Ahli Tanggungjawab 2) Jawatankuasa Pemegang Amanah Akaun Amanah i) Pengerusi (Ketua PTj) ii) Ahli (Pemegang Amanah) Bertanggungjawab terhadap pengurusan akaun amanah. 3) Jawatankuasa Penyiasat Keahliannya dilantik oleh Naib Canselor Bertanggungjawab menjalankan siasatan berkaitan kehilangan wang. 4) Jawatankuasa Induk Pelaburan Keahliannya dilantik oleh Naib Canselor Bertanggungjawab berkenaan cadangan pelaburan. 5.0 Penurunan Kuasa 5.1 Naib Canselor hendaklah memberi kuasa secara bertulis kepada Bendahari untuk urusan kewangan Universiti. 5.2 Bendahari juga bertanggungjawab untuk melaksanakan segala urusan kewangan Universiti seperti terimaan, bayaran dan sebagainya dengan sempurna. 5.3 Bendahari hendaklah memastikan ciri-ciri keselamatan dan kawalan dalaman terutama dalam persekitaran elektronik adalah mencukupi termasuk akses sistem dan dokumen kawalan. 5.4 Bendahari boleh mewakilkan kuasa kepada Ketua PTj atau pegawai di bawahnya bagi melaksanakan urusan kewangan Universiti. 5.5 Ketua PTj perlu membuat permohonan secara bertulis bagi penurunan kuasa kepada pegawai PTj yang dilantik daripada Bendahari. 5.6 Rekod penurunan kuasa hendaklah disimpan dan dikemaskini dari semasa ke semasa. 7

BAHAGIAN II - PENGURUSAN TERIMAAN 1.0 Resit Rasmi 1.1 Jenis-jenis resit rasmi 1.1.1 Resit rasmi A - resit yang dikeluarkan di Pejabat Bendahari bagi mengakaunkan terimaan. 1.1.2 Resit rasmi B - resit yang dikeluarkan bagi tujuan terimaan di PTj. Resit rasmi B ini perlu diserahkan ke Pejabat Bendahari bagi pengeluaran Resit rasmi A. 1.1.3 Resit bercetak - resit yang dikeluarkan bagi tujuan terimaan di PTj dalam nilai RM1.00, RM2.00, RM5.00 dan RM10.00. Resit bercetak ini perlu diserahkan ke Pejabat Bendahari bagi pengeluaran Resit rasmi A. 1.1.4 Resit pelajar - resit yang dikeluarkan bagi tujuan terimaan daripada pelajar. 2.0 Pengurusan Buku Resit 2.1 Penerimaan stok daripada pembekal 2.1.1 Semua buku resit rasmi yang diterima daripada pembekal hendaklah disemak dan direkod di dalam buku daftar resit; dan 2.1.2 Jika didapati buku resit yang diterima rosak, ia hendaklah dikembalikan kepada pembekal berserta laporan. 2.2 Pengeluaran buku resit rasmi 2.2.1 Buku resit rasmi hendaklah dikeluarkan mengikut susunan nombor stok. 2.2.2 Semua buku resit yang sedang digunakan hendaklah disimpan dengan selamat di tempat yang berkunci apabila tidak digunakan. 2.2.3 Buku yang rosak hendaklah dibatalkan dan disimpan untuk tujuan pengauditan. 8

3.0 Kutipan Wang 3.1 Resit rasmi hendaklah dikeluarkan sebagai akuan terimaan wang Universiti dan hendaklah ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa dan diserahkan kepada pembayar pada masa urusniaga. 3.2 Tiada seorang pegawai boleh menerima wang dalam apa jua bentuk terimaan kecuali diberi kebenaran khusus secara bertulis oleh Pihak Berkuasa Universiti untuk berbuat demikian. 3.3 PTj yang telah diberi kuasa mengendalikan penerimaan perlu memohon resit rasmi melalui borang yang telah disediakan daripada Pejabat Bendahari. PTj tidak dibenarkan untuk mencetak/membeli resit sendiri. 3.4 Setiap pengambilan buku resit rasmi hendaklah direkodkan dan diselenggarakan dalam buku daftar pengambilan buku resit rasmi di Pejabat Bendahari. 3.5 Hanya pegawai yang diberi kuasa yang dibenarkan melaksanakan urusan kutipan wang. Daftar Terimaan secara khusus yang mencatatkan butir-butir penerimaan dan resit yang telah dikeluarkan perlu diselenggara. 3.6 Setiap resit yang dikeluarkan perlu dicatatkan nama penerima, tarikh, tujuan bayaran, jumlah bayaran dan nombor rujukan. Bagi pengeluaran resit bercetak, perlu dicatatkan nombor rujukan dan tarikh penggunaan. 3.7 Pegawai yang diberi kuasa hendaklah menurunkan tandatangan bagi setiap resit yang dikeluarkan. 3.8 Resit tidak perlu dikeluarkan bagi bayaran yang dibuat dengan cara potongan baucar pembayaran. 3.9 PTj hendaklah mematuhi jadual kadar harga yang ditetapkan oleh Universiti bagi setiap perkhidmatan, aktiviti, program dan sebagainya. Bagi kadar-kadar yang belum ditetapkan, PTj hendaklah mendapatkan kelulusan daripada Pihak Berkuasa Melulus. 3.10 Pemeriksaan dan semakan ke atas semua catatan dalam Daftar Terimaan perlu dilakukan setiap hari untuk memastikan semua catatan adalah betul dan menurunkan tandatangan ringkas sebagai bukti semakan telah dilakukan. 3.11 Wang yang diterima tidak boleh digunakan bagi apa-apa maksud seperti mendahulukan/meminjamkan kepada pihak lain atau digunakan untuk membiayai aktiviti lain. 9

3.12 Notis seperti berikut hendaklah dipamerkan di tempat terimaan bayaran sebagai pemberitahuan kepada pegawai/pelajar/orang awam : Pembayaran hendaklah diakui dengan resit 3.13 Semua terimaan melalui wang pos, kiriman wang, cek dan sebagainya hendaklah atas nama BENDAHARI UTeM dan dipalang Akaun Penerima Sahaja. 3.14 Apa-apa pindaan kepada resit rasmi adalah dilarang. Jika resit rosak dan tidak boleh dikeluarkan, resit dan salinannya hendaklah dibatalkan, disimpan dan direkod untuk tujuan pengauditan. 3.15 Hasil kutipan dan buku resit hendaklah disimpan di tempat yang berkunci serta selamat. Buku resit rasmi yang telah habis atau tidak lagi digunakan perlu diserahkan kepada Pejabat Bendahari bersama-sama wang kutipan. 3.16 Pegawai yang diberi kuasa mengendalikan kutipan adalah bertanggungjawab sepenuhnya dari segi keselamatan dan kecukupan wang yang dikendalikan. Sebarang kecuaian akan dipertanggungkan kepada pegawai yang berkenaan. 3.17 Segala urusniaga terimaan hendaklah menggunakan Ringgit Malaysia. Hanya mata wang asing yang sah diperlakukan sahaja yang boleh diterima sebagai bayaran. Namun begitu, kadar tukaran kepada Ringgit Malaysia hendaklah dirujuk terlebih dahulu dan sekiranya perbezaan tukaran tersebut tidak dapat menjelaskan bayaran yang ditetapkan, Universiti berhak untuk membuat tuntutan terhadap perbezaan tersebut. 3.18 Sekiranya matawang asing sampai ke tangan seseorang pegawai yang diberi kuasa, wang itu hendaklah dihantar ke Pejabat Bendahari untuk dimasukkan ke akaun Universiti. 3.19 Pemberian pengurangan hendaklah mengikut kadar yang ditetapkan dengan kelulusan Pihak Berkuasa Melulus. Pegawai yang menerima bayaran hendaklah memastikan kebenaran diskaun telah diperolehi terlebih dahulu. 4.0 Penyerahan Wang Kutipan 4.1 Penghantaran wang kutipan tunai oleh PTj ke Pejabat Bendahari boleh dibuat setiap hari atau apabila mencapai jumlah RM300.00 pada bila-bila masa. 4.2 Bagi terimaan untuk program tertentu seperti kursus, seminar, bengkel dan sebagainya kutipan tersebut hendaklah diserahkan kepada Pejabat Bendahari serta-merta selepas program tersebut berakhir. 10

4.3 PTj tidak dibenarkan menyimpan salinan buku resit. 5.0 Mendeposit Wang Kutipan 5.1 Pejabat Bendahari dikehendaki memasukkan semua wang yang diterima ke bank pada hari dikutip atau jika diterima lewat, pada hari kerja yang berikutnya. 5.2 Ketua PTj dan pegawai yang diberi kuasa hendaklah memastikan keselamatan perjalanan wang tunai di antara tempat kutipan atau PTj ke Pejabat Bendahari atau ke bank. Jika perlu hendaklah mendapatkan khidmat kawalan keselamatan. 6.0 Penerimaan Melalui Mel 6.1 Pegawai yang bertanggungjawab membuka mel hendaklah menyimpan buku daftar bagi tujuan merekod wang, dokumen yang berharga dan barangbarang lain yang diterima melalui pos atau penghantar. Tugas ini tidak boleh diberi kepada juruwang atau pegawai yang bertanggungjawab menyediakan resit. 6.2 Semua butir yang berkenaan hendaklah dicatatkan ke dalam buku daftar, termasuk tarikh diterima, jumlahnya dan jenis barang/dokumen kewangan. 6.3 Pegawai yang bertanggungjawab bagi mengakaun butiran hendaklah menurunkan tandatangan ringkas (initial) pada rekod yang berkenaan dan hendaklah memberi nombor resit untuk dicatatkan dalam buku daftar tersebut. 6.4 Pegawai-pegawai lain yang mengendalikan wang, dokumen, atau barang dari masa membuka mel sehingga ke masa dicatatnya ke dalam akaun hendaklah membuat tandatangan ringkas di dalam buku daftar tersebut. 6.5 Buku daftar hendaklah disemak setiap hari dengan lejar oleh seorang pegawai penyelia. 7.0 Penerimaan Secara Elektronik 7.1 Secara umumnya, hasil Universiti dipungut melalui kaedah konvensional iaitu secara tunai, cek, kiriman wang, wang pos dan bank draf. Selaras dengan perkembangan semasa dan hasrat Universiti untuk meningkatkan sistem penyampaian perkhidmatan kewangan Universiti, kaedah terimaan ini 11

diperluaskan kepada kaedah pungutan secara elektronik seperti e-payment, Mepscash, perbankan melalui internet atau secara atas talian. 7.2 Kaedah pembayaran melalui perbankan internet dan Financial Process Exchange (FPX) telah diperkenalkan sebagai salah satu kaedah pembayaran alternatif sesuai dengan perkembangan dan pendekatan teknologi terkini. Kedua-dua kaedah pembayaran ini boleh dilakukan pada bila-bila masa secara atas talian dengan syarat pembayar mempunyai akses kepada kemudahan perbankan internet. 7.3 Melalui perkhidmatan ini, isu keselamatan memegang tunai dapat diatasi seperti mengurangkan kutipan wang tunai di kaunter terutama kutipan yuran pelajar yang mana kaedah penerimaan ini dibuat melalui : 7.3.1 Direct debit dari akaun semasa atau akaun simpanan pelanggan. Contohnya, melalui payment gateway seperti FPX. 7.3.2 Penggunaan kad debit atau kad kredit iaitu Mastercard atau Visa. 7.4 FPX adalah gerbang pembayaran nasional yang dibangunkan untuk memudahkan sistem pembayaran terutama bagi jaringan tempatan melalui perbankan internet yang mana pemegang akaun di bank-bank tempatan seperti Bank Islam, Maybank, RHB Bank dan Hong Leong Bank boleh membuat bayaran atau urusniaga melalui FPX. Bayaran yang dibuat menggunakan FPX disalurkan melalui MEPS ke dalam akaun bank Universiti. 7.5 Bendahari Universiti perlu memastikan ciri-ciri keselamatan dan kawalan dalaman di dalam persekitaran elektronik adalah mencukupi termasuk akses sistem, had kuasa kelulusan dan dokumen kawalan. 7.6 Akuan pembayaran melalui perbankan internet yang dicetak dari paparan portal bank boleh dianggap sebagai bukti transaksi pembayaran. 7.7 Melalui perkhidmatan perbankan internet, beberapa aktiviti kewangan yang dijalankan seperti pengurusan cek tidak lagi menjadi aktiviti utama kerana setiap bayaran akan dikreditkan terus ke akaun penerima bayaran. 7.8 Urusan penyesuaian terimaan bayaran yuran pelajar dan bayaran-bayaran lain juga menjadi mudah kerana penyesuaian di antara pembayar dan laporan penerimaan wang dapat dikeluarkan serta merta. 7.9 Pejabat Bendahari juga dapat mengurangkan kutipan wang tunai kerana urusan pembayaran dibuat melalui bank. 7.10 Penyediaan Penyata Penyesuaian Bank tidak lagi perlu menunggu penyata bank secara fizikal kerana ia hanya perlu di muat turun dari salah satu menu di bawah aplikasi perbankan internet. 12

8.0 Pindahan Kredit ke Akaun Universiti 8.1 Sebarang akuan terimaan bagi bayaran yang dikreditkan secara terus ke akaun bank Universiti sama ada melalui mesin deposit tunai atau cek, bayaran di kaunter bank atau sebagainya hendaklah dibuat setelah bukti atau slip pembayaran dikemukakan kepada pihak Universiti dan hanya dianggap sah apabila diakui terima oleh bank. 9.0 Terimaan Derma/Hadiah/Sumbangan/Tajaan Wang 9.1 Penerima Hadiah perlu terlebih dahulu memohon kelulusan penerimaan hadiah atau derma dari Pihak Berkuasa Melulus sebelum sesuatu hadiah diterima atau dimohon. Ini bermakna, bagi setiap program (rasmi dan tidak rasmi) yang melibatkan tajaan daripada pihak luar, permohonan berkenaan perlu dikemukakan kepada Pihak Berkuasa Melulus untuk kelulusan. 9.2 Semua terimaan derma/hadiah/sumbangan/tajaan dalam bentuk tunai hendaklah dicap pada resit pengecualian cukai di mana penderma yang memberi sumbangan boleh menolak perbelanjaan tersebut daripada pendapatan mereka untuk kiraan cukai pendapatan mengikut Seksyen 44(6) Akta Cukai Pendapatan 1967. 13

BAHAGIAN III - PENGURUSAN TUNGGAKAN HASIL 1.0 Pengurusan Bil Tuntutan 1.1 Bil tuntutan perlu dikeluarkan bagi tuntutan yang belum dijelaskan oleh pihak luar yang menggunakan perkhidmatan dan kemudahan Universiti seperti penyewaan ruang, penyewaan peralatan, penyewaan kenderaan, perundingan intelektual dan perkhidmatan lain. 1.2 Hanya Pejabat Bendahari dibenarkan untuk mengeluarkan Bil Tuntutan. PTj yang memerlukan Bil Tuntutan hendaklah membuat permohonan pengeluaran Bil Tuntutan melalui sistem dengan memasukkan data atau maklumat tuntutan dengan tepat, lengkap dan disahkan oleh Ketua PTj. PTj hendaklah bersama-sama memastikan penerima bil membuat pembayaran dalam tempoh masa yang ditetapkan. 1.3 Bil Tuntutan yang dikeluarkan akan diperhutangkan sehingga bayaran tuntutan dijelaskan oleh pihak yang dituntut. Surat peringatan atau tindakan susulan kepada pihak yang dituntut perlu dikeluarkan bagi bil-bil tuntutan yang belum dijelaskan mengikut tempoh masa berikut: 1.3.1 Surat peringatan pertama selepas 30 hari dari tarikh bil 1.3.2 Surat peringatan kedua selepas 60 hari dari tarikh bil 1.3.3 Surat peringatan ketiga selepas 90 hari dari tarikh bil 2.0 Pelaporan Akaun Belum Terima 2.1 Hasil-hasil Universiti adalah terdiri daripada kutipan hasil yuran pelajar dan kutipan pelbagai hasil lain. Hasil-hasil ini akan menjadi tunggakan atau Akaun Belum Terima apabila kutipan tidak berjaya diperoleh atau penghutang tidak menjelaskan bayaran dalam tempoh yang ditetapkan. 2.2 Secara amnya, Akaun Belum Terima terdiri daripada : 2.2.1 Tunggakan-tunggakan hasil yang belum dijelaskan; 2.2.2 Semua pendahuluan diri termasuk pendahuluan diri menerusi AP 59; 2.2.3 Semua pulangan balik perbelanjaan dan pinjaman (contohnya emolumen terlebih bayar, bayaran balik panggilan telefon persendirian, bayaran balik pinjaman kenderaan dan sebagainya); 14

2.2.4 Tunggakan bayaran balik emolumen yang melibatkan pegawai yang telah bertukar ke Badan Berkanun dan Jabatan di bawah Kerajaan Negeri perlu dilaporkan dalam Laporan Akaun Belum Terima; dan 2.2.5 Kes-kes Cek Tak Laku. 2.3 Pejabat Bendahari hendaklah menyediakan analisis penghutang bertarikh 31 Disember dan tarikh-tarikh lain yang ditentukan. 2.4 Peruntukan hutang ragu hendaklah di ambil kira bagi hutang yang tidak dapat dipungut dan kelulusan untuk menghapus kira hutang ragu hendaklah diperolehi daripada Pihak Berkuasa Melulus bagi membolehkan ia dikeluarkan daripada lejar penghutang. 3.0 Kutipan oleh Agensi Kutipan Hutang 3.1 Sebelum sesuatu hasil atau hutang tertunggak dihapus kira, tindakan untuk mendapatkan hasil tersebut hendaklah dilaksanakan sama ada melalui tindakan pentadbiran seperti pengeluaran surat peringatan atau tindakan lain yang sepatutnya atau boleh dibawa kepada tindakan guaman atau sekiranya perlu dibawa kepada tuntutan mahkamah. 3.2 Tindakan mendapatkan hasil tertunggak melalui tindakan guaman atau tuntutan mahkamah akan melibatkan kos pengurusan yang tinggi dan kemungkinan tidak setimpal dengan hasil yang dituntut seterusnya akan memberi kesan kepada perbelanjaan operasi Universiti. 3.3 Alternatif bagi mendapatkan tunggakan hasil yang lebih efektif dan memberi impak yang besar adalah melalui kutipan Agensi Kutipan Hutang (Bill Collector) yang mana kos atau caj perkhidmatan yang dikenakan adalah kepada kutipan yang berjaya diperoleh sahaja. Perkhidmatan Agensi Kutipan Hutang juga boleh digunakan bagi hasil yang akan dan telah dihapus kira. 3.4 Perlaksanaan perkhidmatan dan pelantikan Agensi Kutipan Hutang ini berdasarkan perjanjian dan syarat yang ditetapkan Universiti dan dipersetujui kedua-dua pihak seperti : 3.4.1 Agensi Kutipan Hutang hendaklah menjaga kerahsiaan maklumat yang diberikan pihak Universiti; 3.4.2 Agensi Kutipan Hutang hendaklah memastikan hak, kepentingan dan nama baik UTeM tidak terjejas dalam apa jua keadaan pada setiap masa; 3.4.3 Agensi Kutipan Hutang hendaklah mengemukakan kepada UTeM salinan dokumen syarikat, lesen operasi dan sijil-sijil berkaitan; 15

3.4.4 Agensi Kutipan Hutang hendaklah setiap masa mematuhi peruntukan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 dan sebarang undang-undang yang berkuat kuasa kerana ia adalah terpakai kepada agensi dalam melaksanakan kutipan hutang; 3.4.5 Segala urusan bayaran balik oleh penghutang hendaklah terus kepada akaun Universiti; 3.4.6 Agensi Kutipan Hutang hanya boleh mengenakan tuntutan atau caj perkhidmatan (collection fees) bagi tunggakan hasil yang berjaya dikutip sahaja. Segala urusan dan kos lain di dalam mendapatkan kutipan tersebut hendaklah ditanggung oleh Agensi Kutipan Hutang; dan 3.4.7 Agensi Kutipan Hutang hendaklah mengemukakan kepada UTeM laporan kemajuan mengenai kes-kes tunggakan hasil yang dikendalikan bagi pihak UTeM secara berkala atau sekiranya diperlukan pihak UTeM. 3.5 Pendekatan yang digunakan hendaklah sama sekali tidak menyalahi manamana peraturan, undang-undang dan akta sedia ada yang telah ditetapkan Kerajaan dan Universiti atau Pihak Berkuasa Tempatan. Ikatan kontrak hendaklah diwujudkan bagi memastikan terma-terma dan kehendak Universiti dipatuhi serta tidak menjejaskan imej dan nama baik Universiti. 3.6 Setiap tindakan kutipan oleh Agensi Kutipan Hutang ke atas setiap kes yang diberikan termasuk perundingan bayaran hendaklah bagi pihak Universiti dan mengikut kehendak Universiti. 3.7 Sistem dan pengurusan data atau maklumat berkaitan dikendalikan oleh Agensi Kutipan Hutang dengan sistematik dan sebaik mungkin. 3.8 Metodologi dan pendekatan yang digunakan oleh Agensi Kutipan Hutang hendaklah seperti yang telah dipersetujui sepertimana yang telah dinyatakan di dalam kertas permohonan serta makluman semasa sesi pembentangan. 3.9 Bilangan Agensi Kutipan Hutang yang boleh dilantik adalah tidak terhad dan boleh kepada satu agensi sahaja tertakluk kepada persetujuan pihak pengurusan Universiti. 16

BAHAGIAN IV - KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA WANG AWAM 1.0 Kehilangan Wang Awam 1.1 Jenis-jenis kehilangan adalah disebabkan seperti berikut: 1.1.1 Kecurian/penipuan/penyelewengan dan kecuaian pegawai; 1.1.2 Pembayaran lebih; 1.1.3 Hutang dan tunggakan hasil yang tidak boleh didapatkan; atau 1.1.4 Kehilangan buku resit, kupon dan seumpamanya. 2.0 Kehilangan Cek 2.1 Cek yang diakui hilang atau salah letak boleh dibuat penggantian dengan mengikut syarat-syarat yang ditetapkan. Tindakan yang perlu diambil sebelum penggantian adalah: 2.1.1 Dapatkan pengesahan bank bahawa cek belum ditunaikan. 2.1.2 Selaraskan transaksi dan sediakan cek ganti. 3.0 Permohonan Hapus Kira 3.1 Pejabat Bendahari bertanggungjawab sebagai urus setia kehilangan dan hapus kira wang Universiti. 3.2 Pegawai yang bertanggungjawab dikehendaki melaporkan kepada Ketua PTj dan seterusnya melaporkan kepada Pihak Berkuasa Melulus untuk tindakan seterusnya. 3.3 Ketua PTj/Pejabat Bendahari perlu memastikan pegawainya mematuhi peraturan kehilangan wang awam yang telah ditetapkan. 3.4 Permohonan hapus kira kehilangan wang awam hendaklah diluluskan oleh Pihak Berkuasa Melulus. 17

BAHAGIAN V - PENGURUSAN SIMPANAN 1.0 Simpanan Peti Besi 1.1 Peti Besi yang menggunakan kunci berkombinasi boleh digunakan bagi menyimpan wang awam. Peti besi hendaklah mempunyai dua kunci yang berasingan dengan anak kunci yang berlainan atau nombor kombinasi yang berlainan dipegang oleh dua orang pegawai yang bertanggungjawab. 1.2 Pegawai yang bertanggungjawab hendaklah dari semasa ke semasa mengesahkan dan memperakui akan kandungan peti besi itu. 1.3 Wang tunai dan cek bayaran, peti wang tunai, panjar wang runcit, sijil simpanan tetap dan dokumen berharga hendaklah disimpan di dalam peti besi. Wang tunai dan cek bayaran hendaklah disimpan secara sementara sahaja sebelum dimasukkan ke dalam bank. 1.4 Peti besi yang menggunakan kunci kombinasi, kodnya hendaklah ditukar oleh kedua-dua orang pegawai yang bertanggungjawab setiap enam bulan sekali atau setiap kali terdapat pertukaran pegawai atau pada bila-bila masa disyaki bahawa kombinasi kod telah diketahui oleh orang yang tidak dibenarkan. 1.5 Kombinasi kod itu hendaklah ditulis pada sekeping kertas dan dimasukkan dalam sampul surat yang dimeteri dan ditanda Rahsia Besar. 1.6 Nama pegawai yang mengendalikan peti besi dan tarikh sampul surat dimeterikan hendaklah juga ditulis di atas sampulnya. Sampul surat itu hendaklah disimpan dengan selamat oleh Bendahari/Ketua PTj/pegawai yang diberi kuasa. 1.7 Sekiranya anak kunci peti besi itu hilang, kehilangan itu mestilah dilaporkan dengan serta-merta kepada Naib Canselor dan anak kunci ganti hendaklah digunakan untuk membuka peti besi itu, menyemak kandungannya dan jika perlu membuat aturan alternatif sementara bagi menyimpan selamat kandungan peti besi dan menguruskan supaya kunci dan anak kunci itu ditukar dengan secepat mungkin. 2.0 Simpanan Bermalam (night deposit) 2.1 Dalam keadaan di mana simpanan dalam peti besi tidak bersesuaian atau tidak selamat seperti terimaan dengan jumlah yang besar yang mana belum dimasukkan ke akaun bank, Universiti boleh untuk membuat simpanan bermalam (night deposit) dengan melantik atau memilih mana-mana syarikat perkhidmatan keselamatan (security services) untuk tujuan tersebut. 18

3.0 Penyimpanan Cek 3.1 Semua stok cek hendaklah disimpan dengan selamat di tempat yang berkunci di bawah kawalan pegawai yang diberi arahan bertulis. 3.2 Stok cek hendaklah diperiksa dengan serta-merta apabila diterima daripada bank untuk menentukan bahawa tiada cek yang hilang. Pemeriksaan ini hendaklah dilakukan oleh pegawai yang bertanggungjawab menjaga urusan akaun bank. 19

BAHAGIAN VI - PENGURUSAN AKAUN DAN BAYARAN 1.0 Pengurusan Akaun 1.1 Lejar Am 1.1.1 Semua urusniaga hendaklah direkodkan ke dalam Lejar Am yang menjadi rekod utama dalam akaun Universiti. 1.1.2 Setiap catatan di dalam Lejar Am hendaklah berasaskan dokumen resit, baucar, bil tuntutan dan jurnal yang diluluskan dan disahkan oleh pegawai yang diberi kuasa. 1.1.3 Apa-apa pelarasan ke atas akaun hendaklah dibuat melalui penyediaan jurnal yang diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa. 1.1.4 Pegawai bertanggungjawab hendaklah memastikan pada akhir setiap hari, baki tunai di bank tidak berbaki negatif walaupun Lejar Tunai berbaki debit atau kredit. 1.1.5 Pada hujung tiap-tiap bulan, Penyata Penyesuaian Bank perlu disediakan untuk menyelaraskan urusniaga Lejar Tunai dengan urusniaga dalam Penyata Bank. 1.2 Akaun Subsidiari 1.2.1 Akaun subsidiari hendaklah diselenggara bagi mencatatkan urusniaga untuk setiap penghutang/pemiutang. 1.2.2 Akaun tersebut hendaklah bersamaan dengan jumlah yang tercatat di dalam Lejar Am dan disuaikan setiap akhir bulan oleh pegawai yang bertanggungjawab. 1.3 Pelarasan Jurnal 1.3.1 Kuasa untuk meluluskan pelarasan jurnal hendaklah ditentukan oleh Bendahari. Berikut adalah had kuasa yang telah ditetapkan : Kategori Pelarasan jurnal i) Nilai RM10,000.00 dan ke bawah Penandatangan Pilihan antara kombinasi berikut : i) Seorang pegawai dari Kumpulan Sokongan 1; atau 20

Kategori Penandatangan ii) Seorang pegawai dari Kumpulan Pengurusan dan Profesional. ii) Nilai melebihi RM10,000.00 Pilihan antara kombinasi berikut : i) Seorang pegawai dari Kumpulan Sokongan 1 dan Seorang pegawai dari Kumpulan Pengurusan dan Profesional; atau ii) Dua orang pegawai dari Kumpulan Pengurusan dan Profesional. 2.0 Akaun Semasa Universiti 2.1 Akaun bank hanya boleh dibuka di bank berlesen tempatan dan institusi kewangan yang dibenarkan menerima deposit oleh Kementerian Kewangan Malaysia. 2.2 Akaun yang hendak dibuka atau ditutup perlu mendapat kelulusan daripada Pihak Berkuasa Melulus. 2.3 Pemilihan bank yang menawarkan perkhidmatan perbankan internet perlu dilakukan berdasarkan kriteria-kriteria tertentu yang telah ditetapkan bagi memastikan bank yang dipilih adalah yang tepat dan memenuhi objektif perbankan internet dilaksanakan seperti : 2.3.1 Mudah digunakan dan mesra pengguna i) Kriteria ini menentukan sama ada kemudahan perbankan internet yang ditawarkan adalah mudah digunakan oleh pengguna atau sebaliknya. ii) Ia melihat dari segi tatacara penggunaan aplikasi yang mudah, cepat dan tepat untuk disesuaikan dengan urusan pembayaran di Pejabat Bendahari. 21

iii) Kebolehan bank untuk menguruskan pinjaman PTPTN di antara akaun UTeM dan akaun pelajar. 2.3.2 Tahap risiko dan keselamatan transaksi i) Kriteria ini adalah kritikal kerana ia mengukur sejauh mana transaksi yang dibuat secara online adalah selamat dan dilindungi oleh perisian-perisian yang diiktiraf. 2.3.3 Hak dan kewajipan pelanggan dan bank i) UTeM sebagai pelanggan kepada bank perlu memastikan kedudukan terma dan syarat-syarat perjanjian mengenai hak dan kewajipan antara pelanggan dan bank, dipatuhi mengikut garis panduan yang telah dimeterai. ii) Ia dilihat dari sudut maklumat tentang kewajipan institusi perbankan melindungi hak pelanggan. Maklumat tentang siapa yang harus dipertanggungjawabkan jika berlaku transaksi palsu atau penipuan. 2.3.4 Faktor kos i) Melihat kos transaksi yang bakal dikenakan oleh pihak bank kepada pelanggan yang menggunakan kemudahan perbankan internet. 2.3.5 Reka bentuk dan kandungan laman i) Reka bentuk sesuatu laman yang menarik dan berinformasi memainkan peranan penting kerana ia merupakan medan komunikasi antara para pelanggan dan pihak perbankan. ii) Kriteria ini dapat dilihat melalui penggunaan navigation tools, graphical user interface, domain names, gaya bahasa, ciri-ciri paparan dan format laporan yang terkini untuk kemudahan pelanggan-pelanggan. 22

3.0 Kelulusan Pengeluaran Cek 3.1 Kuasa untuk meluluskan atau pengeluaran cek hendaklah ditentukan oleh Bendahari. Berikut adalah had kuasa yang telah ditetapkan : Kategori Penandatangan Pengeluaran Cek i) Nilai RM10,000.00 ke bawah 2 penandatangan Pilihan antara kombinasi berikut : i) Seorang pegawai dari Kumpulan Sokongan 1 dan Seorang pegawai dari Kumpulan Pengurusan dan Profesional; atau ii) Dua orang pegawai dari Kumpulan Pengurusan dan Profesional ii) Nilai dari RM10,000.00 sehingga kurang dari RM1,000,000.00 3 penandatangan Pilihan antara kombinasi berikut: i) Seorang pegawai dari Kumpulan Sokongan 1 dan dua orang pegawai dari Kumpulan Pengurusan dan Profesional; atau ii) Tiga orang pegawai dari Kumpulan Pengurusan dan Profesional iii) Nilai dari RM1,000,000.00 dan ke atas Tiga orang pegawai penandatangan dari Kumpulan Pengurusan dan Profesional 3.2 Bagi tujuan kawalan dalaman, pegawai yang menandatangani cek bayaran adalah selain dari pegawai yang telah meluluskan baucar bayaran. 23

4.0 Pindahan Akaun 4.1 Kuasa untuk meluluskan pindahan dana melalui media elektronik hendaklah ditentukan oleh Bendahari. Berikut adalah had kuasa yang telah ditetapkan : Kategori Penandatangan Pindahan dana melalui media elektronik i) Nilai RM10,000.00 ke bawah 2 penandatangan Pilihan antara kombinasi berikut : i) Seorang pegawai dari Kumpulan Sokongan 1 dan Seorang pegawai dari Kumpulan Pengurusan dan Profesional; atau ii) Dua orang pegawai dari Kumpulan Pengurusan dan Profesional ii) Nilai dari RM10,000.00 sehingga kurang dari RM1,000,000.00 3 penandatangan Pilihan antara kombinasi berikut : i) Seorang pegawai dari Kumpulan Sokongan 1 dan dua orang pegawai dari Kumpulan Pengurusan dan Profesional; atau ii) Tiga orang pegawai dari Kumpulan Pengurusan dan Profesional iii) Nilai dari RM1,000,000.00 dan ke atas Tiga orang pegawai penandatangan dari Kumpulan Pengurusan dan Profesional 24

4.2 Had nilai di atas masih tertakluk kepada nilai setiap baucar atau penerima, yang mana lebih rendah. 4.3 Bagi kaedah pelaksanaan, baucar dikumpulkan secara batching. Setiap baucar di bawah RM10,000.00 adalah terhad kepada RM50,000.00 bagi setiap batch. 5.0 Pengurusan Cek Tamat Tempoh dan Wang Tak Dituntut 5.1 Semua cek yang dikeluarkan laku hanya dalam tempoh 3 bulan dari tarikh cek. 5.2 Semua cek-cek yang tidak ditunaikan oleh pelanggan akan dipindahkan ke akaun cek tamat tempoh setelah tamat tempoh sah laku cek. 5.3 Borang penggantian cek perlu dilengkapkan bagi permohonan atau tuntutan balik cek gantian bagi cek yang telah tamat tempoh. 5.4 Cek dalam akaun yang tidak diurusniaga atau tiada penggantian bagi satu tempoh masa tidak kurang dari 2 tahun dikenali sebagai wang tak dituntut dan tertakluk kepada tatacara di bawah Akta Wang Tak Dituntut 1965. 5.5 Perihal wang tak dituntut hendaklah direkod dalam Borang Daftar UMA-3 dan UMA-4 untuk dikemukakan kepada Pendaftar Wang Tak Dituntut bersama cek bayaran. Satu salinan dikemukakan kepada Percetakan Nasional Berhad. 25

BAHAGIAN VII - PANJAR WANG RUNCIT (PWR) 1.0 Permohonan Panjar Wang Runcit (PWR) 1.1 Permohonan baru 1.1.1 PTj yang ingin membuat permohonan baru PWR perlu memohon secara bersurat kepada Pejabat Bendahari dengan menyatakan justifikasi keperluan PWR dan Pegawai yang diberi kuasa. 1.1.2 Pejabat Bendahari akan mengemukakan surat maklum balas kepada PTj bagi memaklumkan status permohonan PWR. 1.2 Permohonan Tambahan 1.2.1 PTj dibenarkan untuk memohon peruntukan tambahan (sekiranya perlu) dengan mengemukakan surat permohonan ke Pejabat Bendahari menyatakan jumlah dan keperluan peruntukan tersebut dipohon berserta justifikasi permohonan. 1.2.2 Pejabat Bendahari akan menyemak permohonan tersebut dan surat akan dikeluarkan berdasarkan amaun yang diluluskan. Kelulusan permohonan tambahan PWR akan diluluskan oleh Pejabat Bendahari. 2.0 Penutupan PWR 2.1 Dalam kes-kes tertentu di mana PWR perlu ditutup, PTj perlu menghantar semua resit/bil tunai terakhir, baki wang di tangan dan surat ke Pejabat Bendahari, bagi tujuan pelarasan dan penutupan PWR PTj yang berkaitan. 2.2 PTj perlu menyimpan peti wang panjar di tempat yang selamat dan berkunci. 2.3 PWR digunakan bagi pembelian item yang dibenarkan sahaja dengan jumlah yang tidak melebihi RM500.00 dalam satu resit. 3.0 Pembayaran PWR 3.1 Hanya resit/bil tunai sahaja yang diterima sebagai dokumen sokongan PWR. Bagi pembelian yang tidak mempunyai resit/hilang, penama yang bertanggungjawab perlu mengemukakan surat pengesahan sebagai dokumen sokongan. Surat pengesahan tersebut hendaklah disertakan dengan jelas jenis pembelian, tujuan dan jumlah yang telah dibelanjakan. 26

4.0 Kaedah Rekupmen PWR 4.1 Resit-resit yang telah disahkan hendaklah dihantar bersama-sama dengan Penyata Buku Tunai, Borang Permohonan Peruntukan PWR berserta lampiran (menggunakan SMKB) dan dokumen-dokumen sokongan yang lengkap; 4.2 Resit-resit yang dikemukakan hendaklah disahkan oleh pegawai yang telah membuat perbelanjaan tersebut (Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional) dan dicap perkataan BAYAR ; 4.3 Setiap resit pembelian tidak melebihi RM500.00 dan dicatatkan jenis dan tujuan pembelian; 4.4 Bagi perbelanjaan yang tidak mempunyai resit, surat akuan menyatakan pembelian tanpa resit hendaklah disertakan dengan menunjukkan jenis pembelian, tujuan dan jumlah yang telah dibelanjakan; 4.5 Rekupmen boleh dibuat pada bila-bila masa dengan syarat jurnal rekupmen pertama telah disediakan oleh Pejabat Bendahari; dan 4.6 PTj perlu memastikan rekupmen PWR dibuat sebelum baki tunai di tangan kurang 30% dari peruntukan yang diterima. 27

BAHAGIAN VIII - KESELAMATAN DAN KAWALAN 1.0 Kawalan Dalaman 1.1 Kawalan dalaman diadakan bagi memastikan kecekapan serta mengelakkan kesilapan, ketirisan, kecuaian, salah guna kuasa dan penyelewengan dalam segala urusan kewangan. 1.2 Antara kawalan yang dilaksanakan adalah penurunan kuasa, perwakilan kuasa, pengasingan tugas dan penggiliran staf, semakan dan pengesahan, laporan penyesuaian dan seumpamanya. 2.0 Pelaksanaan Kawalan Dalaman 2.1 Semakan Harian 2.1.1 Semua pegawai yang menguruskan kutipan adalah bertanggungjawab memastikan semua akaun adalah tepat dan betul. Bagi tujuan ini pemeriksaan dan semakan tiap-tiap hari bagi semua catatan yang dibuat dalam buku tunai, resit dan sebagainya hendaklah disemak dan disuaikan dengan laporan yang dijana melalui sistem. 2.1.2 Semakan akaun bank dan lejar kewangan dilakukan pada akhir setiap hari bagi memastikan baki tunai di bank adalah mencukupi dan tidak berbaki negatif. 2.2 Pengasingan Tugas 2.2.1 Semua urusan kutipan hendaklah direkodkan ke dalam buku tunai oleh seorang pegawai yang lain daripada pegawai yang menerima kutipan. 2.2.2 Pegawai yang membuat semakan mestilah bukan pegawai yang membuat catatan tersebut. Pegawai yang menyemak hendaklah menandatangani ringkas dan mencatat tarikh semakan dilakukan. 2.3 Kemasukan Pungutan Ke Bank 2.3.1 Semua kutipan hendaklah dimasukkan ke Akaun Bank mengikut peraturan semasa yang berkuat kuasa. 2.3.2 Amaun setiap kemasukan ke bank hendaklah direkodkan pada hari yang sama dan slip deposit tunai hendaklah disemak bagi memastikan ketetapan jumlah yang didepositkan oleh pihak bank. 28

2.4 Mana-mana terimaan yang tidak dimasukkan ke akaun bank, hendaklah di simpan di dalam Peti Besi Simpanan oleh pegawai yang dibenarkan. 2.5 Transaksi perbankan yang dibuat secara atas talian juga dipastikan selamat dan dilindungi oleh perisian-perisian yang diiktiraf termasuk kawalan akses dan katalaluan. 3.0 Perlindungan Insurans 3.1 Perlindungan insurans diambil terhadap tunai dalam simpanan dan tunai dalam perjalanan bagi memastikan keselamatan dan kawalan tunai. 3.2 Skop perlindungan adalah meliputi kehilangan wang di dalam pergerakan atau di dalam simpanan sementara wang didepositkan ke bank dengan syarat wang disimpan di dalam peti besi. 4.0 Penyata Penyesuaian Bank 4.1 Penyata penyesuaian bank hendaklah disediakan secara bulanan sebagai kawalan bagi setiap perbezaan antara rekod pada buku tunai dan penyata bank. 5.0 Pengurusan Risiko 5.1 Instrumen kewangan Universiti adalah terdedah kepada kepelbagaian risiko kewangan termasuk risiko hutang, risiko kadar faedah, risiko pasaran, risiko kecairan dan aliran tunai. Ia perlu diuruskan dengan cekap dengan cara sentiasa menyemak keadaan risiko semasa, sistem kawalan dalaman, mematuhi polisi risiko kewangan dan mendapatkan perlindungan insurans di mana perlu bagi meminimumkan atau mengelak kerugian kesan daripada risiko tersebut serta meningkatkan pulangan. 29

BAHAGIAN IX - PENGURUSAN PELABURAN 1.0 Polisi Am Pelaburan 1.1 Universiti boleh memperuntukkan sejumlah wang daripada wang lebihan yang bukan dari Geran Kerajaan bagi maksud pelaburan bagi meningkatkan pendapatan dalaman Universiti. Pemilihan produk pelaburan hendaklah mengambilkira tahap kecairan, tahap risiko pelaburan dan pulangan yang berpatutan. 1.2 Pelaburan hendaklah dikendalikan oleh pegawai yang dipertanggungjawab dan segala perubahan dalam pelaburan diakaunkan dengan tepat. 2.0 Kuasa Tambahan Universiti 2.1 Merujuk Seksyen 5 (1) Kuasa Tambahan, Bahagian 1, Perlembagaan Universiti menyatakan Universiti boleh, dengan kelulusan Menteri Kewangan: 2.1.1 jika didapati perlu, berfaedah atau sesuai bagi atau berkaitan dengan penunaian fungsi, perjalanan kuasa dan pelaksanaan aktiviti Universiti, menyertai penyertaan ekuiti, perkongsian, usaha sama, pengusahaan atau apa-apa bentuk kerjasama atau perkiraan yang lain bersama-sama dengan, atau selainnya; 2.1.2 menubuhkan atau menganjurkan penubuhan syarikat di bawah Akta Syarikat 1965 [Akta 125] untuk menjalankan atau melibatkan diri dalam apa-apa aktiviti yang telah dirancangkan atau diusahakan oleh Universiti; 2.1.3 menubuhkan perbadanan untuk menjalankan dan bertanggungjawab ke atas, mengendalikan dan menguruskan apa-apa harta, projek, skim atau perusahaan yang pada pendapat Lembaga adalah bermanfaat dan berfaedah kepada Universiti; 2.1.4 meminjam atas apa-apa kadar bunga dan bagi apa-apa tempoh dan atas apa-apa terma sebagaimana yang diluluskan oleh Lembaga, apa-apa jumlah wang yang diperlukan oleh Universiti bagi menjelaskan tanggungannya atau bagi menunaikan mana-mana kewajipannya; 2.1.5 mendapatkan pinjaman melalui penerbitan bon, debentur atau saham debentur dalam apa-apa kelas dan nilai atau menggadaikan, menggadaijanjikan, menyandarkan atau selainnya mengadakan lien ke atas harta alih atau tak alihnya, atas apa-apa terma yang difikirkan suai manfaat oleh Lembaga; 30

2.1.6 memperoleh dan memegang sebagai pelaburan syer, saham, debentur, saham debentur, bon, tanggungan dan sekuriti yang diterbitkan atau dijamin oleh: i. mana-mana syarikat atau pengusahaan swasta atau mana-mana sindiket orang yang ditubuhkan bagi menjalankan perniagaan di Malaysia atau di tempat lain; ii. iii. iv. Kerajaan Persekutuan atau Negeri; sesuatu pemerintah berdaulat; sesuatu suruhanjaya; dan v. sesuatu badan atau pihak berkuasa awam; 2.1.7 memperoleh syer, saham, debentur, saham debentur, bon, tanggungan atau sekuriti yang disebut dalam perenggan (f) Seksyen 5 (1) Kuasa Tambahan, Bahagian 1, Perlembagaan Universiti melalui langganan asal, tender, pembelian, pindah hakmilik, pertukaran atau selainnya; 2.1.8 menjalankan dan pada amnya menguatkuasakan segala hak dan kuasa yang diberikan melalui atau bersampingan dengan pemunyaan syer, saham, debentur, saham debentur, bon, tanggungan atau sekuriti yang disebut dalam perenggan (f) Seksyen 5 (1) Kuasa Tambahan, Bahagian 1, Perlembagaan Universiti dan khususnya untuk menjual, memindahkan hakmilik, menukarkan atau selainnya melupuskan syer, saham, debentur, saham debentur, bon, tanggungan atau sekuriti itu; dan 2.1.9 membeli, memajak atau menyewa atau selainnya memperoleh dan melabur dalam apa-apa harta tanah dan harta diri yang difikirkan perlu atau sesuai bagi mana-mana maksud Universiti. 2.2 Di samping itu, sekatan seperti berikut perlu diambil kira dalam membuat sesuatu keputusan berkenaan pelaburan : 2.2.1 sekuriti boleh dagang atau pelaburan yang bertentangan atau melanggar hukum Syariah. 2.2.2 sekuriti boleh dagang atau pelaburan yang secara langsung atau tidak langsung bertentangan dengan visi, misi, objektif atau kepentingan Universiti. 2.2.3 pasaran hadapan (future trading) dan pasaran matawang (currency trading) yang terdedah kepada risiko pasaran. 31

2.3 Sebagai salah satu usaha untuk melaksanakan aktiviti komersil serta melindungi kepentingan Universiti dari sudut perundangan dan sebagainya, Universiti boleh menubuhkan syarikat yang akan berfungsi sebagai syarikat induk kepada semua kegiatan komersil. Pelaburan dalam ekuiti ini hendaklah mendapat kelulusan Lembaga Pengarah Universiti dan dengan kelulusan Menteri Kewangan. Pelaburan berbentuk perusahaan ini boleh dibuat dalam bentuk : 2.3.1 Menubuhkan Subsidiari (Subsidiary) 2.3.2 Menubuhkan Syarikat Bersekutu (Associate Company) 2.3.3 Mengadakan Usahasama (Joint Venture) 2.3.4 Menubuhkan Perbadanan (Corporation) 2.4 Untuk menjana pendapatan tambahan dan menyediakan kemudahan pembelajaran, pengajian, penyelidikan dan perniagaan, Universiti juga boleh membuat pelaburan dalam hartanah. Hartanah ini adalah terdiri tanah dan bangunan. 2.5 Universiti boleh membuat pinjaman untuk membiayai mana-mana projek Universiti yang berkaitan bagi melaksanakan kewajipannya seperti membeli harta untuk projek perumahan pelajar atau staf atau pembelian peralatan bagi tujuan pengajaran dan penyelidikan daripada mana-mana institusi kewangan/organisasi dalam dan luar negara mengikut jumlah, tempoh, faedah dan apa-apa terma yang difikirkan suai manfaat oleh Universiti dengan kelulusan Menteri Kewangan. 3.0 Punca Kuasa Pelaburan 3.1 Pelaburan dalam Deposit Tetap 3.1.1 Segala urusan pelaburan dalam Deposit Tetap, Short Term Money Market Deposit, Money Market Fund dan Deposit Murabahah (komoditi) dan lain-lain instrumen kewangan yang diluluskan oleh Bank Negara Malaysia adalah di bawah kuasa dan budibicara Bendahari dan pegawai yang diwakilkan kuasa tersebut (authorised signatories). 3.1.2 Penyimpanan, pengeluaran (termasuk sebelum tarikh matang), perlanjutan tempoh pelaburan serta pindahan wang hendaklah dilaksanakan oleh pegawai yang diwakilkan kuasa oleh Bendahari. 32

3.2 Pelaburan dalam produk Modal Terjamin 3.2.1 Pelaburan ini hendaklah mendapat kelulusan Lembaga Pengarah Universiti dan Menteri Kewangan. Cadangan pembelian produk yang menguntungkan Universiti hendaklah mendapat perakuan Jawatankuasa Induk Pelaburan (JIP). 3.2.2 Namun begitu, penggunaan modal dari rizab bagi tujuan pelaburan ini hendaklah diperaku oleh Jawatankuasa Tetap Kewangan (JTK) sebelum kelulusan Lembaga Pengarah Universiti. 3.2.3 Cadangan penjualan produk pelaburan sebelum tarikh matang sekiranya menguntungkan Universiti hendaklah mendapat perakuan JIP. 4.0 Pengurusan Pelaburan 4.1 JIP boleh mendapatkan maklumat mengenai prestasi pelaburan Universiti daripada penilai/perunding pelaburan yang berkemahiran atau meminta pihak pengurus pelaburan untuk memberikan penerangan lanjut mengenai sesuatu produk. JIP juga boleh melantik secara kontrak pengurus dana sepenuh masa atau khidmat firma pengurus dana profesional. 4.2 Pelaburan Jangka Panjang hendaklah dipantau secara berkala melalui laporan prestasi pelaburan yang diperoleh daripada Institusi Kewangan. Laporan prestasi pelaburan hendaklah disediakan dan dibentangkan kepada Jawatankuasa Induk Pelaburan. 4.3 Semua pembayaran berkaitan pelaburan hendaklah disokong dengan kelulusan dan mempunyai bukti pelaburan seperti Sijil Pelaburan atau Sijil Deposit Tetap atau penyata. 4.4 Daftar pelaburan hendaklah diselenggara dan dikemaskini setiap kali terdapat penambahan, pembaharuan, penjualan pelaburan atau perubahan. Daftar pelaburan hendaklah menunjukkan: 4.4.1 Nombor akaun atau sijil pelaburan 4.4.2 Perihal pelaburan seperti institusi kewangan 4.4.3 Tarikh pelaburan atau pembaharuan 4.4.4 Kadar faedah atau keuntungan (anggaran) 4.4.5 Nilai prinsipal pelaburan/kos sejarah 33

4.4.6 Nilai semasa (market value) jika berkaitan 4.4.7 Keuntungan pelaburan atau pulangan/roi 4.5 Semua sijil pelaburan yang disimpan hendaklah dilindungi secara fizikal dari kecurian, kehilangan, penyalahgunaan atau kemusnahan. Sijil pelaburan hendaklah disimpan dalam peti keselamatan deposit dan hanya boleh diakses orang pegawai yang dibenarkan. 4.6 Cadangan penjualan produk pelaburan sebelum tarikh matang (jika menguntungkan Universiti) hendaklah mendapat perakuan JIP atau Bendahari berdasarkan jenis atau kategori pelaburan. 5.0 Pulangan Atas Pelaburan 5.1 Pendapatan keuntungan atau faedah daripada pelaburan perlu dikreditkan sebagai hasil Universiti di bawah Kumpulanwang Pendapatan. 5.2 Sekiranya Universiti melabur dalam sekuriti boleh dagang atau saham amanah, penilaian hendaklah dibuat bagi merekodkan perbezaan antara nilai kos dan nilai pasaran serta peruntukan rosotnilai saham disediakan secukupnya. 5.3 Pendapatan yang diterima sebagai dividen dari pelaburan saham perlu direkod sebagai pendapatan, dikira berasaskan nilai saksama saham semasa tarikh perekodan. Saham yang diterima sebagai right issue (tidak memberi pendapatan tetapi mengurangkan kos sejarah seunit saham (tambahan unit). Satu penyata hendaklah disediakan untuk merekod dividen yang belum diterima. 6.0 Pelaporan 6.1 Pengurus pelaburan atau pegawai yang dipertanggungjawabkan perlu mengemukakan laporan prestasi pelaburan secara berkala atau sekurangkurangnya pada akhir tahun kewangan untuk tujuan pemantauan prestasi dan audit. 6.2 Nilai pelaburan hendaklah sentiasa dilaporkan pada paras terendah di antara harga pasaran atau kos. Peruntukan rosotnilai saham hendaklah diperuntukkan supaya menunjukan nilai semasa pelaburan. 6.3 Pendapatan dividen bersih daripada pelaburan dalam Unit Amanah (jika berkenaan) dipermodalkan sepanjang tempoh pelaburan. 34

BAHAGIAN X - PELABURAN SIMPANAN TETAP DAN REPO 1.0 Pemilihan Pelaburan 1.1 Universiti boleh melaburkan dana yang belum digunakan dalam simpanan tetap atau lain-lain pelaburan yang tidak berisiko bagi meningkatkan pendapatan Universiti. 1.2 Pemilihan polisi pelaburan seperti ini hendaklah mengambilkira aliran tunai semasa, tahap kecairan pelaburan dan pulangan yang berpatutan bagi pelaburan yang dibuat. 1.3 Kriteria-kriteria seperti perkhidmatan yang segera, jenis-jenis pelaburan yang ditawarkan, kualiti nasihat pelaburan, caj perkhidmatan dan transaksi boleh juga digunakan sebagai asas untuk menentukan institusi kewangan yang dipilih. 1.4 Universiti tidak menghalang pelaburan secara konvensional atau hanya menghadkan kepada pelaburan berbentuk islamik sahaja namun menggalakkan agar pelaburan berkonsepkan Skim Pelaburan Islam diutamakan. 1.5 Pelaburan ini hendaklah hanya kepada institusi-institusi kewangan yang dibenarkan menerima deposit yang telah diluluskan Kementerian Kewangan. 2.0 Rekod Pelaburan 2.1 Semua transaksi berkaitan pelaburan perlu diuruskan oleh pegawai yang diberikuasa dan direkodkan dalam daftar pelaburan simpanan tetap bagi semua urusan pembelian, penjualan dan rekod keluar/masuk sijil-sijil pelaburan simpanan tetap. 2.2 Laporan bulanan terperinci berkaitan aktiviti pelaburan simpanan tetap hendaklah disediakan secara bulanan. 2.3 Semua dokumen-dokumen pelaburan hendaklah diurus dengan sempurna dan disimpan dengan selamat, dikawal daripada kecurian, penyalahgunaan dan kemusnahan. 2.4 Semua pembayaran ke atas pelaburan hendaklah mempunyai akuan terimaan berserta bukti-bukti pelaburan seperti sijil, bon, nota, buku simpanan atau lain-lain. 2.5 Daftar pelaburan hendaklah dikemaskini setiap kali berlakunya perubahan termasuk penyata sijil yang diterima lewat selepas penyelesaian, urusan pembelian, penjualan dan rekod keluar/masuk sijil-sijil pelaburan simpanan tetap. 35