47 BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN 4.1. Umum Sistem berjalan Pengolahan Administrasi Penerimaan Mutasi Siswa pada SMA Santun Untan Pontianak masih menggunakan sistem belom terkomputerisasi seperti halnaya pengolahan data yang mesih menggunakan Microsoft excel, Microsoft Word, Setelah itu data tersebut diprin dan disimpan dalam bentuk kertas dan pembayaran masuh menggunakan kuwitansi belum menggunakan sistem terkomputerisasi tidak menutup kemungkinan data tersebut bisa hilang dan rusak. Oleh karena itu, dibutuhkan sebuah sistem pengolahan data Administrasi Penerimaan Mutasi siswa yang terkomputerisasi untuk lebih mempermudah Pengolahan data mempermudah pencarian data tersebut. 4.2. Prosedur Sistem Usulan Prosedur sistem usulan akan menjelasan alur cerita yang akan diusulkan dalam Sistem Administrasi Penerimaan Mutasi Siswa pada SMA Santun Untan Pontianak. Adapun prosedur sistem usulan sebagai berikut: 1. Sistem Login Pada proses ini TU melakukan login kepada sitem, Setelah TU melakukan login maka sistem akan melakukan pengecekan berdasarkan usernem dan password, Jika benar maka sistem akan membawa kepada sistem yang akan dituju. 47
48 2. Prosedur Entry Data Siswa Pada proses ini, TU melakukan Entry data siswa pindahan dari sekolah asalnya, untuk melakukan proses mutasi calon siswa sekolah asal, menuju sekolah yang akan dituju dan membuat surat rekomendasi, diserah kepada kepala sekolah untuk ditanda tangani kemudian diserahkan kembali ke TU dan TU memberikan Surat Rekomendasi yang Sah Kesiswa Pindahan Tersebut. 3. Prosedur Pembayaran Pada proses ini calon siswa dari sekolah lain melakukan pembayaran sesuai dengan biaya administrasi yang telah tertera. Jika sudah maka selanjutnya calon siswa akan diproses. Untuk menjadi calon siswa pindahan yang baru di Sma Santun Untan Pontianak. 4. Prosedur Laporan Pada proses ini laporan data siswa yang telah disahkan di serahkan kepada kepala sekolah sebagai laporan data siswa kepindahan siswa tersebut. 4.3 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan Diagram Alir Data akan menguraikan gambaran Prosedur Aliran Data yang akan menginput dokumen masukan dan menghasilkan dokumen keluaran. Adapun Diagram Alir Data akan dibahas dengan tiga tahapan yaitu Diagram Konteks, Diagram Nol dan Diagram Detail.
49 1. Diagram Konteks Usulan Siswa LDP SP,I,SKHUN,KK,AK,R Tata Usaha SP,I,SKHUN,KK,AK,R DP Proses Sistem Usulan Penerimaan Mutasi Siswa SMA Santun Untan Pontianak UP,SR LSP,LSR Bedahara LDP SR Kepala Sekolah LSP,LSR SRS Sumber: hasil rancangan(2017) Gambar IV.1 Diagram Konteks Sistem Usulan Administrasi Penerimaan Mutasi Siswa Pada SMA Santun Untan Pontianak Keterangan: LDP UP SR SRS DP I : Laporan Data Pembayaran : Username Password :Surat Rekomendasi : Surat Rekomendasi Sah :Data Pembayaran :Ijazah SKHUN:Surat Keterangan Hasil Ujian Nasional KK :Kartu Keluarga
50 AK R :Akte Kelahiran :Raport LSP, LRS: Laporan Surat Pindah Dan Laporan Surat Rekomendasi 2. Diagram Nol Usulan Tata Usaha UP 1.0 Login UP D1 File Login UP Sp,I,Skhun,Kk,Ak, R 2.0 Entry Data Siswa Sp,I,Skhun,KK,AK,R D2 2 SP Siswa LDP DA DP 3.0 Pembayaran LDP D3 File Administrasi Bendahara DP SR LSP,LSR SRS 4.0 Laporan SR LSP,LSR Kepala Sekolah
51 Sumber: hasil rancangan(2017) Gambar IV.2 Diagram Nol Sistem Usulan Administrasi Penerimaan Mutasi Siswa Pada SMA Santun Untan Keterangan: UP LDP DP SP I Skhun KK AK R SR SRS :Usernema Password :Laporan Data Pembayaran : Data Pembayaran :Surat Pindah :Ijazah :Surat Keterangan Hasil Ujian Nasional :Kartu Keluarga :Akte Kelahiran :Raport :Surat Rekomendasi :Surat Rekomendasi Sah LSP,LSR:Laporan Surat Pindah, Laporan Surat Rekomendasi DA :Data Administrasi 4.4. Kamus Data Sistem Usulan Kamus data adalah kumpulan daftar elemen data yang mengalir pada sistem perangkat lunak sehingga masukan (input) dan keluaran (output) dapat dipahami secara umum (memiliki stardar cara penulisan) (Rosa dan Shalahuddin, 2013:73). Kamus data Sistem Usulan Administrasi Penerimaan Mutasi Siswa Pada SMA Santun Untan Pontianak adalah:
52 4.4.1 Kamus Data Masukan Sistem Usulan 1. Nama Arus Data : Username password Alias Bentuk Data : UP : Form Login Arus Data : FL- Proses 1.0 Penjelasan Periode Volume Struktur Data : Form Login : Setiap Kali Melakukan Login : Username+ password :Header + Isi Header= 1 {Username+Password}n Isi =1{Username+Pasword}n Username Password *Terdiri Dari 10 Huruf* *Terdiri Dari 15 agka dan huruf* 2. Nama Arus Data : Entry Data Siswa Alias Bentuk Data : EDS : Form Data Siswa Arus Data : EDS- Proses 2.0 Penjelasan Periode Volume Struktur Data : Form Data Siswa : Setiap Kali Melakukan Pindahan : Satu Lembar :Header+isi
53 4.4.2 Kamus Data Usulan Keluaran 1. Nama Arus Data : Entry Data Siswa Alias Bentuk Data : EDS : Form Data Siswa Arus Data : FDS - Proses 2.0 Penjelasan Periode Volume Struktur Data : Form Data Siswa : Setiap Kali Melakukan Pengisian Data Pindahan : Satu Lembar :Header 2. Nama Arus Data : Laporan Alias : - Bentuk Data : Form Laporan Pindahan Siswa Arus Data : FL - Proses 4.0 Penjelasan Periode Volume Struktur Data : Form Laporan : Setiap Kali Pindahan Selesai : Satu Lembar :Header+ Isi 4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan Spesifikasi Dokumen Sistem usulan akan dijelaskan dengan dua jenis yaitu Spesifikasi Dokumen Masukan dan Spesifikasi Dokumen Keluaran 4.51. Spesifikasi Dokumen Masukan 1. Nama Dokumen : UP Fungsi Tujuan : From Login : Bagian TU
54 Media Jumlah Frekuensi : Cetak Komputer : satu lembar : Setiap Kali Melakukan Login Format : Lampiran C.1 2. Nama Dokumen : Entry Data Siswa Fungsi Sumber Tujuan Media Jumlah Frekuensi : sebagai Sumber Informasi data Siswa : Siswa : Bagian TU : Cetak Komputer : satu lembar : Sekali Selama Pindahan Format : Lampiran C.2 4.5.2. Spesifikasi Dokumen Keluaran 1. Nama Dokumen : Surat Rekomendasi Fungsi : sebagai Sumber Informasi Bahwa Siswa telah diterima sebagai Siswa Pindahan Baru. Sumber Tujuan Media Jumlah Frekuensi : Program : Siswa Pindahan : Cetakan Komputer : satu lembar : Sekali Setiap Penerimaan Mutasi Format : Lampiran D.1
55 2. Nama Dokumen : Kwitansi Fungsi : Sebagai Sumber Informasi bahwa Siswa telah membayar Penerimaan Pindahan Sumber Tujuan Media Jumlah Frekuensi : Bendahara : Siswa Pindahan : Cetakan Komputer : satu lembar : Sekali Selama Penerimaan Mutasi Format : Lampiran D.2 4.5.3. Entity Relationship Diagram (ERD) 1. Entity Relationship Diagram SKHUN Ijazah Nip Username password Id_SP No_SP KK AK raport Login 1 Memiliki M Entry Data siswa M Memilikiki 1 Agama Alamat M 1 Pembayaran 1 Memiliki 1 Siswa Id_pem Total Id-SR JK No_pem Nis TTL Nama
56 Sumber: hasil rancangan(2017) Gambar IV.3 ERD Sistem Usulan Mutasi Siswa SMA Santun Untan Pontianak 2. Logical Record Structure (LRS) 1 Login Siswa NIP Username Password 1 M Entry Data Siswa Id_Surat Pindah No_Surat Ijazah SKHUN Kartu Keluarga Akta Keluar Rapot M 1 M Id_SR NIS Nama TTL Jenis Kelamin Agama Alamat Pembayaran Id_Pem Total no_pem 1 1 Sumber: hasil rancangan(2017) Gambar IV.4 LRS Sistem Usulan Mutasi Siswa SMA Santun Untan Pontianak 4.5.4. Spesifikasi File Spesifikasi File akan menguraikan tentang file yang digunakan. Adapun Spesifikasi File Sistem Usulan Administrasi Penerimaan Mutasi Pada SMA Santun Untan Pontianak Sebagai berikut: 1. Spesifikasi File Login Nama file : File Login
57 Akronim Fungsi Tipe file Organisasi file Akses File : Login : Untuk Masuk Kemenu Utama : master data : Index Sequential : Random Panjang record : 28 Kunci file Software : Id_Nip : MS.Access Tabel IV.1 Spesifikasi File Login No Elemen Data Nama Field Tipe Panjang Record Keterangan 1 Nip Nip Varchar 8 Primery key 2 Username Username Varchar 10 3 Password Password Varchar 10 Sumber: Hasil Penelitian (2017) 2. Spesifikasi File Entry Data Siswa Nama file Akronim Fungsi Tipe file Organisasi file Akses File : File Entry Data Siswa : Pindahan : mengelola data siswa : master data : Index Sequential : Random Panjang record : 62
58 Kunci file Software : Id_Surat Pindah : MS.Access Tabel IV.2 Spesifikasi File Entry Data Siswa No Elemen Data Nama Field Tipe Panjang Record Keterangan 1 Id_Surat Pindah Id_surat pindah Varchar 10 Primery key 2 No_Surat No_surat Varchar 10 3 Ijazah Ijazah Varchar 8 4 SKHUN SKHUN Varchar 8 5 KK KK Varchar 8 6 AK AK Varchar 8 7 Raport Raport Varchar 10 Sumber: Hasil Penelitian (2017) 3. Spesifikasi File siswa Nama file Akronim Fungsi Tipe file Organisasi file Akses File : File Siswa : Siswa : Untuk Mengetahui Identitas Siswa : File Master : Index Sequential : Random Panjang record : 82
59 Kunci file Software : Id_SR : MS.Access Tabel IV.3 Spesifikasi File Siswa No Elemen Data Nama Field Tipe Panjang Record Keterangan 1 Id_SR Id_SR Varchar 10 Primery key 2 Nis Nis Varchar 6 3 Nama Nama Varchar 20 4 TTL TTL Varchar 20 5 Jenis Kelamin Jenis Varchar 8 Kelamin 6 Agama Agama Varchar 8 7 Alamat Alamat Varchar 10 Sumber: Hasil Penelitian (2017) 4. Spesifikasi File Pembayaran Nama file Akronim Fungsi Tipe file Organisasi file Akses File Panjang record : File Pembayaran : Pembayaran : Untuk mengelola data pembayaran pindahan : File Master : Index Sequential : Random : 36 Karakter
60 Kunci file Software : Id_pem : MS.Access Tabel IV.4 Spesifikasi File Pembayaran No Elemen Data Nama Field Tipe Panjang Record Keterangan 1 Id_Pembayaran Id_Pembayaran Varchar 8 Primery key 2 Total Total Varchar 20 3 No- Pembayaran No_ Pembayaran Varchar 8 Sumber: Hasil Penelitian (2017) 4.5.5. Struktur Kode Struktur kode akan menjelaskan fungsi kode kunci yang digunakan. Adapun Struktur Kode yang digunakan adalah: 1. Struktur Kode Login Format kode Login adalah: X X X 9 9 9 Identitas No.Urut Identitas Contoh : LGN-001 LGN =Identitas
61 001 =No.Urut 2. Struktur Kode Entry Data Siswa Format Kode Entry Data Siswa X X - X X - 9 9 Identitas Identitas No.Urut Contoh : EDS-001 SP = Identitas 001 = No. Urut 3. Struktur Kode Siswa Format Kode Siswa X X - X X - 9 9 Identitas Identitas No.Urut Contoh : Siswa-001 Siswa = Identitas 001 = No. Urut 4. Struktur Kode Pembayaran Format Kode Pembayaran:
62 X X - 9 9 9 Identitas No.Urut Contoh : PMM-001 PMM = Identitas 001 = No.Urut 4.5.6. Spesifikasi Program Berikut inimerupakan HIPO yang dirancang sebagai struktur menu sisstem Informasi Administrasi Penerimaan Mutasi Pada Sma Santun Untan Pontianak. 1. Hipo Operator 0.0 Login 1.0 Menu Utama 1.1 1.2 1.3 1.4 Entry Data Siswa Proses Pembayaran Laporan Logout Sumber: hasil rancangan(2017) Gambar IV.5 HIPO User Sistem Usulan Penerimaan Mutasi Siswa SMA Santun Untan Pontianak
63 1. Spesifikasi Program Login Nama program Fungsi Fungsi Program Media Input Bentuk Output :Login :Form Login :Untuk Keamanan Program : Mouse : File Paket Program : Visual Basic 6.0 Bentuk : Lampiran E.1 Proses Program : 01 a. Pertama-tama masuk keprogram login, lalu ketikan Username dan password untuk membuka program b. Klik tombol Ok, jika Username dan password Benar maka menu utama akan tampil,tetapi jika salah maka akan kembali ke form login c. Klik tombol Cencel untuk Keluar dari form login. 2.Spesifikasi Program Menu Entry Data Siswa Nama Program Akronim Fungsi Program Media Input Bentuk Output : Menu Entry Data Siswa : Menu Entry Data Siswa.form :Untuk Menampilkan Entry Data Siswa : Mouse : File Paket Program : Visual Basic 6.0 Bentuk : Lampiran E.2
64 Proses Program : 02 a. Klik Tombol Surat Pindah dan No Surat Pindah Untuk Mengisi Lampiran Scan Surat Pindah b. Setelah Surat Pindah masuk Klik tombol Ijazah Untuk Mengisi scan Ijazah c. Setelah itu Klik tombol Skhu Untuk Memasukkan Scan Nilai d. Setelah Itu klik tombol Kartu Keluarga Untuk mengisi Scan Kartu Keluarga e. Setelah Ijazah masuk Klik tomssbol Akte Kelahiran Untuk Mengisi scan Akte f. Setelah Semuanya Diisi dengan Benar Maka klik tombol Simpan Untuk Menyimpan Data g. Dan jika salah maka klik tombol Edit Untuk mengedit data yang salah h. Selanjutnya klik tombol Keluar Untuk Keluar dari Form Entry Data Siswa. 3.Spesifikasi Program Siswa Nama Program Akronim Fungsi Program Media Input Bentuk Output : Input Siswa : Form Siswa : Form untuk mengetahui nama siswa pindahan : Mouse : File Paket Program : Visual Basic 6.0 Bentuk : Lampiran E.3 Proses Program : 03 a. Klik Tombol Nis Untuk Mengisi Nomor Induk Siswa b. Setelah Nis diisi masuk Klik tombol NamaUntuk Mengisi nama siswa c. Setelah itu Klik tombol Tempat tanggal lahir, Dan tombol jenis kelamin d. Setelah Itu klik tombol Agama Untuk mengisi Agama
65 e. Setelah itu Klik Tombol Alamat Untuk Mengisi Alamat siswa f. Setelah Semuanya Diisi dengan Benar Maka klik tombol Save Untuk Menyimpan Data g. Dan jika salah maka klik tombol Edit Untuk mengedit data yang salah h. Selanjutnya klik tombol Keluar Untuk Keluar dari Form Siswa. 4.Spesifikasi Program Pembayaran Nama Program Akronim Fungsi Program Media Input Bentuk Output : Input Pembayaran : Form Data Pembayaran : Form untuk mengetahui Data Pembayaran : Mouse : File Paket Program : Visual Basic 6.0 Bentuk : Lampiran E.4 Proses Program : 04 a. Klik Tombol Id pembayaran Untuk Mengisi Nomor Pembayaran b. Setelah itu Klik Tombol Total untuk Memasukan Jumlah Pembayaran Tersebut c. dan Klik tombol Cetak Untuk mencetak data pembayaran yang telah disimpan. 4.6. Spesifikasi Sistem Komputer Penggunaan Komputer saat ini telah berkembang dengan pesat, sehingga perkembangan teknologi terus diamati oleh para user. Komputer merupan sarana pendukung bagi suatu instansi atau lembaga pendidikan. Penggunaan komputer sebagai alat bantu dalam pengolahan data merupakan pilihan yang tepat agar aktifitas suatu lembaga pendidikan dapat tertata dengan baik. Sarana pendukung tersebut terdiri dari perangkat keras (hardware), perangkat lunak (sofware).
66 4.6.1 Umum Program aplikasi yang digunakan akan sangat membantu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Kemudian dalam penggunaan aplikasi tersebut dapat meminilisirkan kesalahan yang dilakukan oleh para user pada saat menjalankan program yang pada akhirnya diharapkan akan berfungsi secara maksimal. Dengan demikian keahlian user dalam menggunakan aplikasi juga sangat dibutuhkan. 4.6.2. Perangkat Keras Perangkat keras merupakan komponen komputer yang digunakan untuk memasukkan suatu data kedalam komputer yang berbentuk fisik yang bisa disentuh oleh kulit manusia. Adapun spesifikasi perangkat keras yang digunakan dalam perancangan Sistem usulan Administrasi Penerimaan Mutasi Siswa pada SMA Santun Untan Pontianak sebagai berikut: 1. Prosesor : 20 Ghz 2. Memory (RAM) : 2 GB 3. Hard Disk : 20 GB 4. Keyboard : 102 Keys 5. Monitor : Resolasi Layar Minimum 1024x768 6. Mouse : Standar Mouse 7. Printer : Ink Jet 4.6.3. Perangkat Lunak Perangkat lunak merupakan suatu komponen komputer yang diperlukan untuk mengolah data yang dimasukkan dari perangkat keras yang digunakan untuk mengolah data menjadi sebuah informasi.
67 1. Microsoft Windows 7 2. Aplikasi Visual Basic 6.0 3. MS. Access 4.6.4. Konfigurasi Sistem Komputer Komfigurasi sistem Komputer merupakan suatu susunan dan proses kerja dari komputer yang terdiri dari CPU, Harddisk, Keybord, Monitor, Flashdisk, dan Printer. Hasil kerja dari sebuah komputer saling berkaitan satu dengan lainya. 4.7. Jadwal Implementasi Implementasi merupakan peletakan sistem baru yang siap dioperasikan. Tujuan dari implementasi adalah untuk melaksanakan uji coba atas rancangan yang telah disusun ketika terjadi kesalahan dapat segera mungkin untuk diperbaiki. Adapun proses implementasi yang dilakukan adalah: 1. Persiapan Data Awal Pada tahap ini, perancang sistem mempersiapkan data-data sistem berjalan yang di butuhkan dalam perancangan sistem usulan. Tahap ini merupakan tahap paling awal dalam implementasi sistem usulan. 2. Pengumpulan Data Pada tahap ini, penulis mengumpulkan data sistem berjalan yang akan dibutuhkan dalam perancangan sistem usulan. 3. Analisa Analisa adalah mempelajari sistem yang telah ada serta menganalisa masalah yang sering dihadapi, tujuannya adalah mendapatkan gambaran mengenai
68 sitem yang dibutuhkan, agar sistem yang dibuat nantinya tepat guna dan bermanfaat bagi kinerja tersebut. 4. Bab I Penulis mempelajari tentang latar belakang masalah dan metode penelitian yang digunakan. 5. Bab II Pada tahap ini penulis menjelaskan tentang konsep dasar dari sistem yang dibahas dalam ruang lingkup dan peralatan rancangan sistem yang meliputi diagram alir data (DAD) dan kamus data. 6. Bab III Penulis menjelaskan tentang diagram alir data (DAD), kamus data sistem berjalan, Diagram Alir Data Sistem Berjalan, kamus data sistem masukan, kamus data sistem keluaran, Spesifikasi Sistem Berjalan, Permasalahan, dan alternatif pemecahan masalah. 7. Bab IV Pada tahap ini penulis merancang sebuah perancangan prosedur yang Diusulkan, Diagram Alir Data Sistem Usulan, diagram kontek usulan, diagram nol usulan, kamus data sistem usulan, Spesifikasi Dokumen keluaran dan masukan,entity Relationship Diagram,Logical Record Structure, Spesifikasi File, Struktur kode,hipo, strukture sistem komputer, jadwal implementasi. 8. Bab V Tahap ini dimana penulis memberikan kesimpulan dan saran-saran.
69 9. Evaluasi dan Operasional Tahap ini merupakan tahap pengecekan sistem yang telah dirancang oleh penulis sehingga bisa memberikan manfaat bagi pengguna dan instansi. Tabel IV.5 Jadwal Implementasi WAKTU NO KETERANGAN Bulan1 Bulan 2 Bulan3 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Persiapan Data Awal 2 Pengumpulan Data 3 Analisa 4 Bab I 5 Bab II 6 Bab III 7 Bab IV 8 Bab V 9 Evalusi dan Operasional
70