SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001 : 2008 FAKULTAS EKOLOGI MANUSIA INSTITUT PERTANIAN BOGOR PROSEDUR SIDANG KOMISI NO. DOKUMEN : POB-FEMA-13 REVISI : 02 NO. SALINAN : Bogor, 12 Januari 2015 Dekan Ekologi Manusia Dr. Arif Satria NIP:19710917 199702 1 003
1. TUJUAN Terselenggaranya tertib administrasi dalam pelayanan surat undangan sidang komisi mahasiswa pascasarjana di Ekologi Manusia (FEMA). 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini berlaku dalam kegiatan pelayanan surat sidang komisi untuk mahasiswa pascasarjana FEMA IPB mulai dari pengajuan sampai sidang komisi selesai dilaksanakan. 3. PENGERTIAN/DEFINISI 3.1. FEMA adalah Ekologi Manusia. 3.2. IPB adalah Institut Pertanian Bogor. 3.3. () adalah salah satu proses pembimbingan mahasiswa, dilaksanakan sepanjang yang bersangkutan bersatus mahasiswa aktif di FEMA-IPB. Sidang komisi harus dihadiri oleh ketua dan seluruh anggota komisi pembimbing, dan hasilnya dilaporkan dalam berita acara kepada Program Studi. 4. REFERENSI 4.1. Prosedur Operasional Baku Pembimbing (POB-SPs-06) tanggal 1 Maret 2006. 5. KETENTUAN UMUM 5.1. Sidang komisi yang terdaftar di maksimal dilakukan sebanyak 3 (tiga) kali untuk program Magister (S2) dan 4 (empat) kali untuk program Doktor (S3) 5.2. Penyelenggaraan sidang komisi dilaksanakan di Program Studi masingmasing. 2
5.3. Pengajuan untuk membuat surat undangan sidang komisi paling lambat 3 (tiga) hari sebelum pelaksanaan. 6. PROSEDUR 6.1 Mahasiswa mengisi formulir pengajuan sidang komisi dari Staf Bagian Akademik Departemen dan menyampaikan formulir pengajuan sidang komisi kepada ketua Komisi Pembimbing untuk ditandatangani. 6.2 Komisi Pembimbing menerima dan menandatangani formulir pengajuan sidang komisi, mengembalikan kepada mahasiswa. 6.3 Mahasiswa menyampaikan formulir kepada Ketua Program Studi untuk diketahui. 6.4 Ketua Program Studi menerima dan menandatangani, mengembalikan kepada mahasiswa. 6.5 Mahasiswa menerima, menyerahkan kepada Staf Bagian Akademik untuk dibuatkan. 6.6 Staf Bagian Akademik menerima formulir, mencatat pada agenda persuratan akademik, membuat surat undangan sidang komisi. 6.7 Staf Bagian Akademik menyampaikan kepada Kepala Tata Usaha untuk diperiksa dan paraf pada surat. 6.8 Kepala Tata Usaha menyerahkan kepada Staf Bagian Akademik untuk diserahkan kepada Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan untuk disahkan. 6.9 Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan menerima, meneliti dan menandatangani surat undangan sidang komisi, mengembalikan kepada Staf Bagian Akademik. 6.10 Staf Bagian Akademik menerima, menggandakan sesuai jumlah komisi pembimbing serta untuk arsip, selanjutnya menyerahkan surat undangan beserta formulir hasil sidang komisi (berita acara sidang komisi) untuk diisi oleh komisi pembimbing. 3
6.11 Mahasiswa menerima surat undangan sidang komisi dan menyerahkan kepada Komisi Pembimbing dan Program Studi sebagai arsip. 6.12 Komisi Pembimbing dan mahasiswa melaksanakan sidang komisi, menandatangani berita acara sidang komisi dan menyerahkan kepada Program Studi untuk ditandatangani. 6.13 Ketua Program Studi menandatangani berita acara sidang komisi, dikembalikan kepada mahasiswa untuk disampaikan kepada Staf Bagian Akademik untuk ditandatangani Wakil Dekan 6.14 Staf Bagian Akademik menerima berita acara sidang komisi, mencatat pada agenda persuratan akademik, menyerahkan kepada Wakil Dekan untuk ditandatangani. 6.15 Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan FEMA menandatangani berita acara sidang komisi dan menyerahkan kembali kepada Staf Bagian Akademik. 6.16 Staf Bagian Akademik menerima berita acara sidang komisi yang telah ditandatangani, menggandakan dan mengarsipkan selanjutnya menyerahkan kepada Mahasiswa. 6.17 Mahasiswa menyerahkan berita acara sidang komisi kepada Pascasarjana dan arsipnya diserahkan kepada program studi. 4
7. BAGAN ALIR PROSEDUR 5
AKTIVITAS REKAMAN / DOKUMEN KETERANGAN Mulai Mengisi formulir permohonan dan menyampaikan kepada Komisi Pembimbing untuk tanda tangan 1 KOMISI PEMBIMBING Menerima, meneliti dan tanda tangan selanjutnya mengembalikan kepada mahasiswa 2 Menyampaikan formulir kepada Ketua Program Studi 3 KETUA PROGRAM STUDI Menerima, meneliti dan tanda tangan 4 Menerima dan menyerahkan kepada Bagian Akademik 5 Staf Bagian Akademik Menerima, Mencatat dan Membuat surat undangan sidang komisi 6 Agenda Persuratan Bag. Akademik A 6
AKTIVITAS REKAMAN / DOKUMEN KETERANGAN A KEPALA TU FAKULTAS Menerima, memeriksa dan paraf pada surat undangan sidkom 7 STAF BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS 8 Menyampaikan kepada Wakil Dekan untuk tanda tangan WAKIL DEKAN Menerima dan menandatangani surat undangan sidkom 9 STAF BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS 10 Menerima, menggandakan dan menyerahkan kepada Mahasiswa Sidanga Komisi 11 Menerima surat undangan dan menyerahkan kepada Komisi Pembimbing & Program Studi KOMISI PEMBIMBING 12 Melaksanakan sidang komisi dan menandatangani berita acara B 7
AKTIVITAS REKAMAN / DOKUMEN KETERANGAN B KETUA PRODI 13 Menandatangani berita acara sidang komisi 14 Menyampaikan berita acara kepada Staf Bagian Akademik STAF BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS 14 Menerima, mencatat dan menyampaikan berita acara kepada Wakil Dekan WAKIL DEKAN 15 Menandatangani berita acara sidang komisi, menyerahkan kembali kepada Staf Bagian Akademik Agenda Persuratan Akademik STAF BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS 16 Menerima, menggandakan dan menyerahkan kepada mahasiswa 17 Menyerahkan berita acara sidang komisi kepada Pascasarjana dan Program Studi Selesai 8
8. WAKTU : 8.1. Waktu pembuatan surat undangan 2 hari kerja untuk proses yang dilakukan di 8.2. Waktu penandatanganan berita acara sidang komisi 2 hari kerja untuk proses yang dilakukan di 9. DOKUMEN PENDUKUNG No Kode Nama Dokumen Lokasi 1 - Surat Pengajuan Bagian Akademik Departemen 2 - Bagian Akademik 3 - Berita acara sidang komisi Bagian Akademik 4 - Agenda Persuratan Bagian Akademik Bagian Akademik 9