STMIK GI MDP Program Studi Sistem Informasi Skripsi Sarjana Komputer Semester Genap tahun 2007 / 2008 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA PADA PT SAMPURNA JAYA BARU PALEMBANG Christina 2005.24.0111 Megawati Cindra 2005.24.0240 Abstrak Skripsi ini pada dasarnya membahas mengenai sistem informasi manajemen sumber daya manusia pada PT. Sampurna Jaya Baru Palembang. Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah untuk mengetahui masalah-masalah yang terdapat pada sistem yang sedang berjalan kemudian penulis memberikan usulan rancangan sistem yang baru untuk mengatasi masalah yang ditemukan dalam perusahaan tersebut. Rancangan sistem yang baru ini berguna untuk memperlancar dan mempermudah kegiatan-kegiatan di perusahaan baik untuk sekarang maupun masa yang akan datang. Metode yang digunakan dalam pembuatan skripsi ini adalah metode FAST (Framework for The Application of System Thinking). Metode ini merupakan gabungan praktik-praktik terbaik yang ditemui dalam banyak metodologi referensi dan komersial. Dengan kata lain FAST adalah kerangka cerdas yang cukup fleksibel untuk menyediakan tipe-tipe berbeda proyek dan strategi. Penelitian ini dilakukan dengan membandingkan pelaksanaan sistem lama dengan teori-teori dari buku-buku yang penulis pelajari dalam penulisan skripsi. Adapun tahapan yang dilakukan penulis antara lain: menganalisis masalah, melakukan studi kelayakan, penerapan serta pemeliharaan dan evaluasi. Dengan ini diharapkan dapat membantu staff HRD dalam menjalankan tugasnya dengan lebih baik. Kata Kunci : Sistem Informasi, Manajemen Sumber Daya Manusia. vii
xviii
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan faktor penting dalam suatu perusahaan. Adapun bentuk serta tujuannya, perusahaan dibuat berdasarkan berbagai visi untuk kepentingan manusia dan dalam perlaksanaan misinya dikelola dan diurus oleh manusia. Orang-orang yang terlibat dalam suatu perusahaan sangat menentukan apakah perusahaan tersebut dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan semula. Pelaksanaan prosedur-prosedur yang diterapkan oleh suatu perusahaan tidak terlepas dari sumber daya manusia. Karyawan merupakan sumber daya yang paling penting dalam perusahaan. Karyawan yang baik dan memenuhi standard kualifikasi, hanya akan dapat diperoleh melalui upaya perekrutan yang selektif. Gaji yang sesuai penting bagi karyawan karena mencerminkan penghargaan dari perusahaan dan upaya perusahaan untuk mempertahankan karyawan. Mengingat era globalisasi saat ini dimana teknologi dibutuhkan untuk mempermudah suatu pekerjaan, dan teknologi komputer merupakan salah satu hal dari banyak hal lainnya yang membantu perusahaan dalam menghadapi persaingan di era globalisasi ini. Maka dari itu PT. Sampurna Jaya Baru perlu mengubah sistemnya dalam mengelola sumber daya manusia dari sistem yang 1
2 lama dan dirasakan masih kurang selektif dan efisien diubah menjadi sistem komputerisasi khususnya dalam hal pengelolaan data karyawan. PT. Sampurna Jaya Baru merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jualbeli kacang-kacangan serta mengekspor kacang-kacangan ke luar kota ataupun memenuhi kebutuhan kacang-kacangan di dalam kota. Selama ini data karyawan PT. Sampurna Jaya Baru hanya disimpan di lemari penyimpanan bersama-sama dengan laporan absen dan gaji karyawan sehingga memakan waktu apabila ingin mencari data-data karyawan. Selain itu sistem perhitungan gaji masih dilakukan menggunakan kalkulator sehingga masih sering terjadi kesalahan perhitungan. Keberadaan absensi karyawan pun masih dicatat dan dihitung dalam bentuk arsip yang mana akan memperlambat perhitungan gaji karyawan. Sistem pencatatan pinjaman karyawan juga belum tercatat dengan baik sehingga akan mengakibatkan kesalahan ketika melakukan perhitungan gaji dalam hal pemotongan angsuran pinjaman. Melihat pentingnya hal ini maka penulis berusaha untuk membahas dan menguraikannya dalam penulisan skripsi ini, yang berjudul Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia Pada PT. Sampurna Jaya Baru Palembang.
3 1.2 Perumusan Masalah Dari latar belakang yang telah diuraikan diatas penulis membuat beberapa rumusan masalah, rumusan masalah tersebut merupakan permasalahan yang ada pada PT. Sampurna Jaya Baru. 1. Dalam pencarian data pelamar dan data karyawan memerlukan waktu yang lama karena masih berupa arsip. 2. Kesulitan dalam menghitung gaji karyawan karena absensi dan data pinjaman masih dicatat dan dihitung dalam bentuk arsip sehingga akan memperlambat perhitungan gaji karyawan menjadi lambat dan sering salah. 1.3 Ruang Lingkup Ruang lingkup dalam penulisan skripsi ini meliputi perekrutan karyawan, pengelolaan data karyawan, absensi, pendataan pinjaman, perhitungan gaji. 1.4 Tujuan dan Manfaat Tujuan dan manfaat yang diperoleh dari penulisan skripsi ini adalah : 1.4.1 Tujuan 1. Sistem informasi yang dibuat dapat mempermudah dalam mengelola data pelamar dan data karyawan. 2. Memudahkan dalam perhitungan gaji yang berdasarkan data absensi dan peminjaman karyawan.
4 3. Meningkatkan efektivitas kerja karyawan dan memudahkan dalam mempromosikan karyawan. 1.4.2 Manfaat 1. Pengelolaan data pelamar dan data karyawan menjadi mudah. 2. Perhitungan gaji karyawan menjadi lebih cepat dan kesalahan dalam perhitungan gaji menjadi lebih sedikit 3. Karyawan dapat lebih efektif dalam bekerja dan mempermudah dalam mempromosikan karyawan yang tepat. 1.5 Metodologi Metodologi merupakan langkah-langkah sistematis yang diperlukan untuk mempermudah dalam menganalisis dan merancang Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia pada PT. Sampurna Jaya Baru Palembang. Metodologi yang digunakan pada pengembangan sistem ini adalah FAST (Framework for the Application of System Thinking). FAST bukanlah metodologi komersial nyata tapi merupakan gabungan praktik-praktik terbaik yang ditemui dalam banyak metodologi referensi dan komersial. Dengan kata lain FAST adalah kerangka cerdas yang cukup fleksibel untuk menyediakan tipe-tipe berbeda proyek dan strategi.
5 Fase-fase metodologi FAST 1. Definisi Lingkup (Scope Definition) Metode yang digunakan dalam fase ini adalah PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Efficiency, Service). 2. Analisis Masalah (Problem Analysis) Salah satu teknik untuk menganalisis masalah dengan menggunakan Cause and Effect Analysis. Cause and Effect Analysis adalah suatu teknik dimana masalah-masalah dipelajari untuk menentukan sebab dan akibatnya. 3. Analisis Pesyaratan (Requirements Analysis) Tahapan ini bertujuan untuk melakukan identifikasi terhadap beberapa kandidat dari solusi yang akan diajukan, menganalisa kelayakankelayakan tersebut sehingga merekomendasikan kandidat yang layak sebagaisolusidarisistem. 4. Desain Logis (Logical Design) Tahapan ini melakukan dua hal yaitu membuat sistem dan melakukan testing terhadap sistem yang memenuhi requirement dan spesifikasi desain, serta melakukan penyesuaian terhadap proses bisnis yang sedang berjalan dengan proses bisnis yang baru yang sedang dikembangkan.
6 5. Analisis Keputusan (Decision Analysis) Tahapan ini berguna untuk melakukan perubahan dari proses bisnis serta requirement dari tahapan analisa menjadi desain yang dibutuhkan untuk membangun sistem. 6. Desain dan Integrasi Fisik (Physical Design) Tujuannya adalah untuk mentransformasi persyaratan-persyaratan bisnis (diwakilkan sebagian oleh Model Sistem Logis) ke dalam Spesifikasi Desain Fisik yang akan memandu konstruksi sistem. Dengan kata lain, desain fisik mengurusi rincian lebih besar mengenai bagaimana teknologi akan digunakan dalam sistem baru. 7. Konstruksi dan Pengujian (Construction and Testing) Tujuannya yaitu membangun dan menguji sebuah sistem yang memenuhi persyaratan bisnis dan spesifikasi desain fisik dan mengimplementasikan antarmuka-antarmuka antara sistem baru dan sistem yang telah ada. 8. Instalasi dan Pengiriman (Installation and Delivery) Tahapan ini merupakan transisi dari sistem lama ke sistem baru. Fase ini berperan untuk mengirimkan sistem ke dalam operasi.
7 1.6 Sistematika Penulisan Pada Sistematika Penulisan ini dimaksudkan untuk memberikan gambaran secara ringkas mengenai bab-bab yang akan disusun dalam penulisan skripsi ini, yaitu : BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini menguraikan latar belakang penulisan, rumusan masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian apa yang akan digunakan, dan sistematika penulisan dari skripsi ini. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini menguraikan konsep sistem, konsep informasi, konsep sistem informasi, konsep pengembangan sistem, metodologi pengembangan sistem, analisis sistem, perancangan sistem, teknologi basis data, dan alat bantu pengembangan sistem. BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Bab ini menguraikan gambaran umum perusahaan, prosedur sistem berjalan, analisis permasalahan, analisis kebutuhan, dan analisis kelayakan. BAB 4 RANCANGAN SISTEM Bab ini menguraikan rancangan sistem logis, rancangan sistem fisik, rancangan program, dan rancangan implementasi.
8 BAB 5 PENUTUP Bab ini menguraikan kesimpulan dan saran dari pembahasan yang telah dilakukan serta merupakan bagian akhir dari penulisan skripsi ini.
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan Beberapa yang dapat di tarik oleh penulis setelah diselesaikannya Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia pada PT. Sampurna Jaya Baru Palembang antara lain sebagai berikut. 1. Metodologi FAST merupakan langkah-langkah sistematis yang diperlukan untuk mempermudah menemukan permasalahan dalam menganalisis serta merancang Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia di PT. Sampurna Jaya Baru Palembang, yang terdapat pada tabel PIECES. 2. Pada analisis kebutuhan sistem dapat dengan mudah menemukan kebutuhan untuk sistem baru dengan Cause and Effect Anayisis Matriz dan System Improvement Objectives Matriz. 3. Candidate System Matriz ini membantu penulis untuk memilih sistem yang baru agar dapat diterapkan pada PT.Sampurna Jaya Baru Palembang. 4. Feasibility Analisis Matriz dapat membantu dalam Perhitungan gaji berdasarkan data absensi dan data pinjaman karyawan menjadi lebih mudah dan meminimalkan kesalahan karena data absensi dapat diperoleh secara otomatis dan adanya pemotongan pinjaman secara otomatis setiap bulannya.
5. Sistem informasi sumber daya manusia ini mampu mengurangi penggunaan banyak kertas sehingga dapat menghemat biaya operasional sehari-hari. 6. Laporan yang dibutuhkan di PT. Sampurna Jaya Baru akan tersedia pada saat dibutuhkan, karena data disimpan pada database sistem. 5.2 Saran Sebagai akhir dari pembahasan ini penulis mencoba memberikan saransaran sebagai berikut : 1. Mengadakan pelatihan terhadap pengguna sistem sehingga dapat mengoperasikan sistem dengan baik. 2. Melakukan back up data secara berkala untuk mencegah kemungkinan kehilangan data yang telah disimpan. 3. Mengembangkan kembali sistem yang diperlukan dalam perusahaan dengan lebih baik.