PEMERINTAH KABUPATEN CILACAP STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH 2015
DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... LEMBAR PENGESAHAN... KATA PENGANTAR... SURAT KEPUTUSAN KEPALA SKPD... DAFTAR ISI... i ii iii iv v BAB I PENDAHULUAN... 1 1.1. Latar Belakang... 1 1.2. Ruang Lingkup... 1 1.3. Landasan Hukum... 3 1.4. Tujuan dan Sasaran... 4 1.5. Manfaat... 4 1.6. Makna Simbol SOP 5 (untuk mempermudah makna pembacaan SOP yang di gambarkan melalui Diagram alir (flow cart) sebagaimana contoh terlampir)... 1.7. Sistematika Penyusunan... 6 BAB II DAFTAR STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BKD KABUPATEN CILACAP... 7 2.1. SOP Sekretariat meliputi beberapa sub bagian antara lain :... 7 1) SOP Sub Bagian Perencanaan meliputi : a. SOP Penyusunan Rencana Strategis (RENSTRA) b. SOP Penyusunan Rencana Kerja (RENJA) c. SOP Penyusunan LKPJ Bupati dan LPPD d. SOP Penyusunan LAKIP e. SOP Penyusunan RKT, TAPKIN dan IKU f. SOP Penyusunann Survei Kepuasan Masyarakat (SKM) g. SOP Penyusunan Laporan Bulanan h. SOP Penyusunan Evaluasi RKPD 2) SOP Sub Bagian Keuangan meliputi : a. SOP Penyusunan Laporan APBD b. SOP Penyusunan RKA/DPA/DPPA 3) SOP Sub Bagian Umum meliputi : a. SOP Kenaikan Gaji Berkala (KGB) BKD b. SOP Kenaikan Pangkat (KP) BKD c. SOP Penyusunan Daftar Urut Kepangkatan (DUK) BKD d. SOP Pengajuan Cuti PNS BKD e. SOP Penanganan Inventariasi Barang Asset Daerah f. SOP Penanganan Pelayanan Umum dan Legalisasi Lainnya g. SOP Penanganan Surat Masuk h. SOP Penanganan Surat Keluar i. SOP Permohonan SPPD dan Pemakaian Mobil/Driver Standar Operasional Prosedur BKD Kab. Cilacap. v
2.2. SOP Bidang Pengembangan meliputi beberapa sub Bidang antara lain :... 1) SOP Sub Bidang Jabatan meliputi : a. SOP Penetapan SK Jabatan Struktural b. SOP Pengambilan Sumpah Jabatan dan Pelantikan Pejabat Struktural c. SOP Penunjukan Pejabat Pelaksanan Harian (Plh) d. SOP Pengangkatan PNS Sebagai Pelaksana Tugas (Plt) e. SOP Penetapan SK Jabatan Fungsional 2) SOP Sub Bidang Tugas Dinas dan Kesejahteraan pegawai meliputi: a. SOP Pemberian Surat Perintah Tugas b. SOP Permohonan Tugas Belajar 2.3. SOP Bidang Mutasi meliputi beberapa sub Bidang antara lain :... 1) SOP Sub Bidang Kenaikan Pangkat dan Pembehentian Pensiun meliputi : a. SOP Kenaikan Pangkat Pilihan dan Reguler bagi PNS b. SOP Pensiun BUP c. SOP Pensiun APS d. SOP Pensiun APS Golongan iv.a e. SOP Pensiun APS Golongan iv.c f. SOP MPP-BT 2) SOP Sub Bidang Formasi dan Mutasi meliputi : a. SOP Mutasi b. SOP Kenaikan Gaji Berkala (KGB) c. SOP Penambahan Masa Kerja (PMK) d. SOP Perpanjangan Honorer e. SOP Pengangkatan CPNS ke PNS 2.4. SOP Bidang Informasi dan Pelayanan Kepegawaian meliputi beberapa sub Bidang antara lain :... 1) SOP Sub Bidang Informasi Kepegawaian meliputi : a. SOP Daftar Urut Kepangkatan (DUK) b. SOP Laporan Bulanan Mekanisme Kepegawaian c. SOP Permintaan Data Kepegawaian Melalui SIMPEG 2) SOP Sub Bidang Pelayanan Kepegawaian meliputi : a. SOP Penerbitan Surat Izin Cuti b. SOP Penerbitan Surat Izin Belajar c. SOP Fasilitasi Penerbitan Karpeg, Karis, Karsu dan Kartu TASPEN. 2.5. SOP Bidang Pembinaan dan Pendayagunaan meliputi beberapa sub Bidang antara lain :... 1) SOP Sub Bidang Pembinaan meliputi : a. SOP Monitoring, Evaluasi dan Pembinaan Kepegawaian b. SOP Penyelesaian Kasus Pelanggaran PP 53 Tahun 2010 tentang Disiplin PNS dan PP 45 Tahun 1990 tentang perubahan atas PP 10 Tahun 1983 tentang Ijin Perkawinan dan Perceraian. c. SOP Penyelesaian Kasus Pidana /Tipikor Berdasarkan Uu Nomor 5 Tahun 2014 tentang ASN d. SOP Pelaksanaan Bimtek Penyelesaian Kasus Kepegawaian bagi Petugas Pengelola Kepegawaian di seluruh SKPD. 2) SOP Sub Bidang Pendayagunaan meliputi : a. SOP Pengajuan Ijin Cerai PNS b. SOP Pengajuan Surat Keterangan Untuk Melakukan Perceraian PNS 7 7 8 8 Standar Operasional Prosedur BKD Kab. Cilacap. v
c. SOP Seleksi berprestasi d. SOP Pengajuan Usul Tanda Kehormatan Satyalancana Karya Satya PNS e. SOP Pemberian penghargaan bagi Pejabat Fungsional tertentu Non Guru yang berprestasi BAB III. PENUTUP. 9 LAMPIRAN Diagram alir (Flow Chart) SOP Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Cilacap. Standar Operasional Prosedur BKD Kab. Cilacap. v
Lampiran I : Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Cilacap. Nomor : 893.3/ /31 Tentang : SOP SKPD BKD Kabupaten Cilacap. BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Tujuan kebijakan Reformasi Birokrasi di Indonesia adalah untuk membangun profil dan perilaku aparatur negara yang memiliki integritas, produktivitas, dan bertanggungjawab serta memiliki kemampuan memberikan pelayanan yang prima melalui perubahan pola pikir (mind set) dan budaya kerja (culture set) dalam sistem manajemen pemerintahan. Reformasi Birokrasi mencakup delapan area perubahan utama pada instansi pemerintah di pusat dan daerah, meliputi: organisasi, tata laksana, peraturan perundang-undangan, sumber daya manusia aparatur, pengawasan, akuntabilitas, pelayanan publik, mind set dan culture set aparatur. Pada hakekatnya perubahan ketatalaksanaan diarahkan untuk melakukan penataan tata laksana instansi pemerintah yang efektif dan efisien. Salah satu upaya penataan tata laksana diwujudkan dalam bentuk penyusunan dan implementasi Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam pelaksanaan tugas dan fungsi aparatur pemerintah. Kegiatan penyusunan dan implementasi SOP memerlukan partisipasi penuh dari seluruh unsur aparatur yang ada di dalam institusi pemerintah. Tuntutan partisipasi penuh dari seluruh unsur institusi ini dilandasi dengan alasan bahwa pegawailah yang paling tahu kondisi yang ada di tempat kerjanya masing-masing dan yang akan langsung terkena dampak dari perubahan tersebut. 1.2. Ruang Lingkup Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Cilacap merupakan salah satu Satuan Kerja Perangkat Daerah yang mempunyai tugas pokok membantu Bupati dalam melaksanakan manajemen Negeri Sipil Daerah, antara lain mulai dari perencanaan, pengadaan, pengangkatan, pengembangan, pembinaan dan kesejahteraan sampai dengan pemberhentian/ pensiun. Tugas Pokok Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Cilacap menurut perda Nomor 14 Tahun 2010 adalah melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan manajemen kepegawaian daerah ( meningkatkan efisiensi dan efektifitas Standar Operasional Prosedur BKD Kab. Cilacap. 1
serta meningkatkan derajat profesionalisme PNS dalam pelaksanaan tugas meliputi : Rekruitmen, pengadaan, penempatan, mutasi, gaji dan pemberhentian PNS ). Dalam menjalankan tugas pokok tersebut Badan Kepegawaian Daerah menyelenggarakan fungsi : 1. perumusan kebijakan teknis di bidang kepegawaian ; 2. pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang kepegawaian ; 3. pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang kepegawaian ; 4. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas dan fungsinya. Susunan Organisasi Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Cilacap terdiri dari : a. Kepala Badan; b. Sekretariat, membawahi : Sub Bagian Perencanaan ; Sub Bagian Keuangan ; Sub Bagian Umum. c. Bidang Pengembangan, membawahi : Sub Bidang Jabatan ; Sub Bidang Tugas Dinas dan Kesejahteraan. d. Bidang Mutasi, membawahi : Sub Bidang Kenaikan Pangkat dan Pemberhentian ; Sub Bidang Formasi dan Mutasi. e. Bidang Informasi dan Pelayanan, membawahi : Sub Bidang Informasi Kepegawaian ; Sub Bidang Pelayanan Kepegawaian. f. Bidang Pembinaan & Pendayagunaan, membawahi : Sub Bidang Pembinaan ; Sub Bidang Pendayagunaan. Struktur organisasi Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Cilacap dapat dilihat dalam bagan berikut ini. Standar Operasional Prosedur BKD Kab. Cilacap. 2
Kepala Badan Sekretariat Subbag Perencanaan Subbag Keuangan Subbag Umum Bidang Pengembangan Bidang Mutasi Bidang Informasi dan Pelayanan Bidang Pembinaan dan Pendayagunaan Jabatan Tugas Dinas dan Kesejahteraan KP dan Pemberhentian Formasi dan Mutasi Informasi Kepegawaian Pelayanan Kepegawaian Pembinaan Pendayagunaan 1.3. Landasan Hukum Sebagai dasar penyusunan Standar Operasional Prosedur Satuan Kerja Perangkat Daerah Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Cilacap adalah : 1. Undang-undang 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (Lembaran Negara RI Tahun 2014 Nomor 6, Tambahan Lembaran Negara RI Nomor 5494); 2. Undang Undang Nomor 32 tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2004 nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia nomor 3041) sebagaimana telah diubah dengan Undang Undang nomor 8 tahun 2005 tentang Penetapan Peraturan pemerintah Pengganti Undang Undang Nomor 3 tahun 2005 tentang perubahan atas Undang Undang Nomor 32 tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah menjadi Undang Undang (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2005 Nomor 108, Tambahan lembaran Negara Republik Indonesia nomor 4548) ; 3. Undang undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5038) ; 4. Peraturan Pemerintah Nomor 38 tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintah, Antara Pemerintah, Pemerintah Daerah propinsi, dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2007 nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia nomor 4737); Standar Operasional Prosedur BKD Kab. Cilacap. 3
5. Peraturan Pemerintah Nomor 41 tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2007 nomor 89, tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia nomor 4741); 6. Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 2025; 7. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 Tentang Standar Operasional Prosedur Di Lingkungan Pemerintah Provinsi Dan Kabupaten/Kota; 8. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan. 1.4. Tujuan dan Sasaran Tujuan dari penyusunan SOP adalah untuk memberikan panduan bagi seluruh instansi pemerintah, baik di pusat maupun daerah dalam mengidentifikasi, menyusun, mendokumentasikan, mengembangkan, memonitor serta mengevaluasi SOP sesuai dengan tugas dan fungsi aparatur pemerintah. Sasaran yang diharapkan dapat dicapai melalui Standar Operasoinal Prosedur adalah : 1. Setiap instansi pemerintah sampai dengan unit yang terkecil memiliki SOP nya masing-masing; 2. Penyempurnaan proses penyelenggaraan pemerintahan; 3. Ketertiban dalam penyelenggaraan pemerintahan; 4. Peningkatan kualitas pelayanan kepada masyarakat. 1.5. Manfaat Manfaat Standar Operasional Prosedur sebagai berikut : 1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan aparatur dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya; 2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang aparatur atau pelaksana dalam melaksanakan tugas; 3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual aparatur dan organisasi secara keseluruhan; 4. Membantu aparatur menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari; 5. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas; Standar Operasional Prosedur BKD Kab. Cilacap. 4
6. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan aparatur cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan; 7. Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat berlangsung dalam berbagai situasi; 8. Menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat, baik dari sisi mutu, waktu, dan prosedur; 9. Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh aparatur dalam melaksanakan tugasnya; 10. Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi aparatur; 11. Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang aparatur dalam melaksanakan tugasnya; 12. Sebagai instrumen yang dapat melindungi aparatur dari kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan melakukan penyimpangan; 13. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas; 14. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan; 15. Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunan standar pelayanan, sehingga sekaligus dapat memberikan informasi bagi kinerja pelayanan. 1.6. Makna simbol SOP Simbol yang digunakan dalam SOP hanya terdiri dari 5 (lima) simbol, yaitu : 4 (empat) simbol dasar flowcharts (Basic Symbol of Flowcharts) dan 1 (satu) simbol penghubung ganti halaman (Off-PageConector). Kelima simbol yang dipergunakan tersebut adalah sebagai berikut: 1) Simbol Kapsul/Terminator ( ) untuk mendeskripsikan kegiatan mulai dan berakhir; 2) Simbol Kotak/Process ( ) untuk mendeskripsikan proses atau kegiatan eksekusi; 3) Simbol Belah Ketupat/Decision ( ) untuk mendeskripsikan kegiatan pengambilan keputusan; 4) Simbol Anak Panah/Panah/Arrow ( ) untuk mendeskrpsikan arah kegiatan (arah proses kegiatan); 5) Simbol Segilima/Off-Page Connector ( ) untuk mendeskripsikan hubungan antar simbol yang berbeda halaman. Standar Operasional Prosedur BKD Kab. Cilacap. 5
1.7. Sistematika Penyusunan Standar Operasional Prosedur SKPD BKD Kabupaten Cilacap disusun dengan sistematika sebagai berikut : BAB I PENDAHULUAN Pada bagian ini dijelaskan mengenai latar belakang, ruang lingkup landasan hukum, tujuan dan sasaran, manfaat, makna simbol SOP serta sistematika penulisan dalam penyusunan Standar Operasional Prosedur BKD Kabupaten Cilacap. BAB II DAFTAR STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR 2.1. SOP Sekretariat 2.2. SOP Bidang Pengembangan 2.3. SOP Bidang Mutasi 2.4. SOP Bidang Informasi dan Pelayanan Kepegawaian 2.5. SOP Bidang Pembinaan dan Pendayagunaan BAB III PENUTUP Berisikan uraian mengenai pentingnya Standar Operasional Prosedur dalam rangka penyelenggaraan pemerintahan yang efisien dan efektif serta untuk meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat, khususnya PNS. Standar Operasional Prosedur BKD Kab. Cilacap. 6
BAB II DAFTAR STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR 2.1. Standar Operasional Prosedur Sekretariat SOP Sekretariat meliputi beberapa sub bagian : 1) SOP Sub Bagian Perencanaan meliputi : a. SOP Penyusunan Rencana Strategis (RENSTRA) b. SOP Penyusunan Rencana Kerja (RENJA) c. SOP Penyusunan LKPJ Bupati dan LPPD d. SOP Penyusunan LAKIP e. SOP Penyusunan RKT, TAPKIN dan IKU f. SOP Penyusunann Survei Kepuasan Masyarakat (SKM) g. SOP Penyusunan Laporan Bulanan h. SOP Penyusunan Evaluasi RKPD 2) SOP Sub Bagian Keuangan meliputi : a. SOP Penyusunan Laporan APBD b. SOP Penyusunan RKA/DPA/DPPA 3) SOP Sub Bagian Umum meliputi : a. SOP Kenaikan Gaji Berkala (KGB) BKD b. SOP Kenaikan Pangkat (KP) BKD c. SOP Penyusunan Daftar Urut Kepangkatan (DUK) BKD d. SOP Pengajuan Cuti PNS BKD e. SOP Penanganan Inventariasi Barang Asset Daerah f. SOP Penanganan Pelayanan Umum dan Legalisasi Lainnya g. SOP Penanganan Surat Masuk h. SOP Penanganan Surat Keluar i. SOP Permohonan SPPD dan Pemakaian Mobil/Driver 2.2. Standar Operasional Prosedur Bidang Pengembangan SOP Bidang Pengembangan meliputi beberapa sub Bidang : 1) SOP Sub Bidang Jabatan meliputi : a. SOP Penetapan SK Jabatan Struktural b. SOP Pengambilan Sumpah Jabatan dan Pelantikan Pejabat Struktural c. SOP Penunjukan Pejabat Pelaksanan Harian (Plh) d. SOP Pengangkatan PNS Sebagai Pelaksana Tugas (Plt) e. SOP Penetapan SK Jabatan Fungsional 2) SOP Sub Bidang Tugas Dinas dan Kesejahteraan pegawai meliputi : a. SOP Pemberian Surat Perintah Tugas b. SOP Permohonan Tugas Belajar 2.3. Standar Operasional Prosedur Bidang Mutasi SOP Bidang Mutasi meliputi beberapa sub Bidang antara lain : 1) SOP Sub Bidang Kenaikan Pangkat dan Pembehentian Pensiun meliputi : a. SOP Kenaikan Pangkat Pilihan dan Reguler bagi PNS b. SOP Pensiun BUP c. SOP Pensiun APS d. SOP Pensiun APS Golongan iv.a e. SOP Pensiun APS Golongan iv.c f. SOP MPP-BT 2) SOP Sub Bidang Formasi dan Mutasi meliputi : a. SOP Mutasi b. SOP Kenaikan Gaji Berkala (KGB) c. SOP Penambahan Masa Kerja (PMK) Standar Operasional Prosedur BKD Kab. Cilacap. 7
d. SOP Perpanjangan Honorer e. Pengangkatan CPNS ke PNS 2.4. Standar Operasional Prosedur Bidang Informasi dan Pelayanan Kepegawaian SOP Bidang Informasi dan Pelayanan Kepegawaian meliputi beberapa sub Bidang : 1) SOP Sub Bidang Informasi Kepegawaian meliputi : a. SOP Daftar Urut Kepangkatan (DUK) b. SOP Laporan Bulanan Mekanisme Kepegawaian c. SOP Permintaan Data Kepegawaian Melalui SIMPEG 2) SOP Sub Bidang Pelayanan Kepegawaian meliputi : a. SOP Penerbitan Surat Izin Cuti b. SOP Penerbitan Surat Izin Belajar c. SOP Fasilitasi Penerbitan Karpeg, Karis, Karsu dan Kartu TASPEN. 2.5. Standar Operasional Prosedur Bidang Pembinaan dan Pendayagunaan SOP Bidang Pembinaan dan Pendayagunaan meliputi beberapa sub Bidang antara lain : 1) SOP Sub Bidang Pembinaan meliputi : a. SOP Monitoring, Evaluasi dan Pembinaan Kepegawaian b. SOP Penyelesaian Kasus Pelanggaran PP 53 Tahun 2010 tentang Disiplin PNS dan PP 45 Tahun 1990 tentang perubahan atas PP 10 Tahun 1983 tentang Ijin Perkawinan dan Perceraian. c. SOP Penyelesaian Kasus Pidana /Tipikor Berdasarkan Uu Nomor 5 Tahun 2014 tentang ASN d. SOP Pelaksanaan Bimtek Penyelesaian Kasus Kepegawaian bagi Petugas Pengelola Kepegawaian di seluruh SKPD. 2) SOP Sub Bidang Pendayagunaan meliputi : a. SOP Pengajuan Ijin Cerai PNS b. SOP Pengajuan Surat Keterangan Untuk Melakukan Perceraian PNS c. SOP Seleksi berprestasi d. SOP Pengajuan Usul Tanda Kehormatan Satyalancana Karya Satya PNS e. SOP Pemberian penghargaan bagi Pejabat Fungsional tertentu Non Guru yang berprestasi Selanjutnya tahapan dan mekanisme SOP diuraikan dalam LAMPIRAN diagram alir (Flow Cart). Standar Operasional Prosedur BKD Kab. Cilacap. 8
BAB III PENUTUP Meskipun Standar Operasional Prosedur merupakan bagian kecil dari aspek penyelenggaraan administrasi pemerintahan, namun demikian SOP memiliki peran yang besar untuk menciptakan pemerintahan yang efisien, efektif dan konsisten dalam pemberian pelayanan kepada masyarakat. Oleh karena itu, pedoman ini menjadi instrumen yang penting untuk mendorong setiap instansi pemerintah dalam memperbaiki proses internal masingmasing sehingga mereka dapat meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat. Pada gilirannya, peningkatan kualitas pelayanan akan meningkatkan akuntabilitas yang pada akhirnya juga akan meningkatkan kepercayaan masyarakat kepada pemerintah. KEPALA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH KABUPATEN CILACAP Drs. HEROE HARJANTO, MM Pembina Utama Muda NIP. 19620307 198503 1 015 Standar Operasional Prosedur BKD Kab. Cilacap. 9