PENERAPAN SISTEM PENERIMAAN SISWA BARU SECARA ONLINE DAN REALTIME Ariyanto A. Setyawan dan Bisma Jayadi PT. (Persero) Telekomunikasi Indonesia, Tbk. ari_as@telkom.co.id dan bisma@brawijaya.ac.id Abstraksi Sejak era reformasi, semangat untuk membangun pemerintahan yang bersih (clean government) dan bebas KKN (Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme) meningkat di seluruh lapisan institusi pemerintahan RI. Departemen Pendidikan Nasional berikut seluruh jajaran departemen pendidikan di daerah juga termasuk di dalamnya. Sesuai dengan komitmen TELKOM untuk ikut serta dalam usaha mencerdaskan anak bangsa, TELKOM mengadopsi sistem penerimaan siswa baru (PSB) online yang pada awalnya dikembangkan oleh Universitas Brawijaya. Sistem PSB online ini menjamin proses penerimaan siswa baru berlangsung secara jujur, adil (fair), terbuka (transparan), dan dapat dipertanggungjawabkan (akuntabel) sesuai dengan aturan dan kebijakan PSB yang telah ditetapkan oleh dinas pendidikan daerah yang menerapkannya. Selama PSB berlangsung, masyarakat bisa memantau langsung proses seleksi dari waktu ke waktu secara realtime melalui media internet dan layanan pesan singkat (SMS). Walaupun diterapkan di banyak daerah, sistem ini bersifat terpusat (centralized) namun tetap adaptif mengikuti aturan dan kebijakan PSB yang berbeda-beda di masing-masing daerah. Hal ini dimungkinkan karena sistem ini sejak awal telah dirancang untuk bisa mengakomodir beragam aturan dan kebijakan PSB dalam satu sistem. Hingga tahun 2007, TELKOM telah berhasil menerapkan sistem ini di 6 (enam) daerah, yaitu: Kota Malang, Propinsi DKI Jakarta, Kota Yogyakarta, Kabupaten Tuban, Kabupaten Bojonegoro, dan Kota Padang. Seluruh daerah yang menerapkan sistem ini menyatakan kepuasan atas kinerjanya, baik itu masyarakat maupun dinas pendidikan daerah. Kata Kunci: Penerimaan Siswa Baru, PSB Online, Real Time 1. PENDAHULUAN Salah satu semangat era reformasi adalah membangun sebuah pemerintahan yang bersih (clean government). KKN (Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme) merupakan budaya yang merusak bangsa dan pemerintahan kita. Budaya yang telah hidup begitu lama bahkan seolah telah menjadi bagian dari budaya bangsa Indonesia, tentu tidak mudah untuk diberantas begitu saja, apalagi dalam waktu singkat. Perlu sebuah usaha bersama yang sistematis dan berkelanjutan dari seluruh elemen bangsa. TELKOM sebagai perusahaan milik negara tentu turut berpartisipasi dalam usaha bersama ini. TELKOM percaya bahwa salah satu bagian yang perlu dibenahi pada tahap awal adalah dunia pendidikan. Di dunia pendidikan, salah satu aspek yang sarat dengan praktek KKN adalah saat proses penerimaan siswa baru (PSB). Untuk itu, TELKOM bekerja sama dengan Departemen Pendidikan Nasional dan institusi pendidikan tinggi dalam hal ini adalah Universitas Brawijaya membangun sebuah sistem PSB berbasis teknologi informasi yang disebut sistem Penerimaan Siswa Baru Realtime Online (PSB RTO). e-indonesia Initiative 2008 (eii2008) Konferensi dan Temu Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk Indonesia 21-23 Mei 2008, Jakarta Sistem ini diharapkan akan mampu meminimalkan praktek KKN selama proses PSB. 2. PEMBAHASAN Sistem ini berusaha memenuhi kebutuhan masyarakat khususnya bagi orangtua dan calon siswa untuk dapat melaksanakan pendaftaran ke sekolah-sekolah dengan aman dan tertib. Banyak produk sistem PSB lainnya yang menyediakan fitur online namun hanya diterapkan untuk pengumuman hasil PSB di internet saja. Sedangkan proses pendaftaran dan seleksi masih dilakukan secara manual. Cara demikian hanya memudahkan akses informasi saja namun kurang efektif dalam proses mencegah KKN. Sistem yang dibangun TELKOM menyediakan fitur otomasi proses PSB secara langsung menggunakan media internet, mulai dari proses pendaftaran, proses seleksi, hingga pengumuman hasil penerimaan siswa secara langsung nyata melalui internet dan juga SMS. TELKOM menyadari bahwa walaupun kegiatan PSB adalah kegiatan umum yang dilaksanakan di seluruh sekolah setiap tahun, namun setiap daerah memiliki kriteria dan prosedur PSB yang unik dan spesifik sesuai dengan 1
kebutuhan di daerah tersebut. Oleh karena itu, sejak awal sistem ini telah dirancang sedemikian hingga bisa mengakomodir dan adaptif terhadap berbagai kebutuhan PSB yang berbeda. Sistem ini mampu menyesuaikan dengan berbagai model aturan pelaksanaan PSB yang unik dan spesifik di setiap daerah. Kriteria dan prosedural PSB RTO dapat disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku di masingmasing Dinas Pendidikan Kota/Kab secara sangat fleksibel. Beberapa contoh model aturan yang bisa diterapkan, antara lain: aturan penentuan formula penilaian hasil akhir seleksi, tambahan parameter selain NUAN, penentuan khusus passing grade, pemberlakuan tes khusus, pembobotan penilaian tertentu, prosentase batasan siswa asal luar daerah, prioritas siswa asli daerah, dsb. Beberapa contoh ditunjukkan dalam Tabel 1. Contoh tersebut hanya sebagian kecil saja, pada kenyataannya aturan PSB lebih kompleks dari contoh yang diberikan dalam makalah ini. Dengan kemampuan ini, sistem menjamin proses seleksi siswa baru berjalan dengan jujur dan adil sesuai aturan PSB yang berlaku. Pemanfaatan media internet memastikan hasil seleksi bersifat transparan dan dipertanggungjawabkan. Karena media internet dan SMS yang terbuka dan mudah diakses maka seluruh masyarakat, baik siswa, orangtua, atau pihak yang terkait lainnya, bisa memantau langsung proses seleksi yang berlangsung dari waktu ke waktu. Konfigurasi sistem yang memungkinkan hal di atas terjadi ada dalam Gambar 1. setidaknya sistem ini telah diterapkan di 6 kota, antara lain: Kota Malang, Propinsi DKI Jakarta, Kota Yogyakarta, Kabupaten Tuban, Kabupaten Bojonegoro, dan Kota Padang. Tabel 1. Contoh perbedaan aturan PSB di beberapa kota, untuk jenjang SMA (dari SMP). Kota / Kab. Kota Malang Jumlah pilihan Sejumlah sekolah yang ada Prioritas pilihan *) Usia tertua Jenis Aturan Pagu luar kota Pengurangan 10% DKI Jakarta 5 sekolah Usia tertua 5% pagu sekolah Kota Yogyakarta Kab. Tuban 10 sekolah 3 sekolah Asal sekolah dalam kota Pendaftar terawal 20% pagu kota Tidak ada Kota Padang 5 sekolah Usia tertua 3% pagu kota *) Jika nilai atau skor NUN sama. Pengakuan prestasi Tidak ada Tidak ada Pembobotan pada NUN Pembobotan pada NUN Pembobotan pada NUN Sejauh ini, TELKOM mendapat respon positif atas sistem ini. Hal ini menunjukkan bahwa sistem bekerja dengan baik serta mampu membawa dampak positif pada masyarakat. Dari masukan berbagai pihak yang terlibat, sistem ini benar-benar mampu meminimalkan praktek KKN yang biasanya terjadi pada proses PSB. Selain itu, bagi masyarakat, sistem ini memberi banyak manfaat, antara lain: Gambar 1. Konfigurasi sistem PSB Realtime Online. Sistem ini pertama kali digunakan di kegiatan PSB Kota Malang pada tahun 2003. Waktu itu sistem ini masih sepenuhnya dilaksanakan oleh Universitas Brawijaya. Kesuksesan penerapan di Kota Malang rupanya terdengar hingga ibukota negara, DKI Jakarta. Setelah melalui fit and proper test yang tidak singkat terhadap sistem ini, Dinas Pendidikan Menengah dan Tinggi (Dikmenti) DKI Jakarta juga menggunakan sistem ini pada kegiatan PSB di tahun 2004. Kesuksesan penerapan di ibukota membuat sistem ini diketahui banyak kota lainnya. Hingga tahun 2007 e-indonesia Initiative 2008 (eii2008) Konferensi dan Temu Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk Indonesia 21-23 Mei 2008, Jakarta Proses pendaftaran jadi lebih mudah, aman, dan tertib. Dengan sistem online, pendaftar tidak perlu pergi ke sekolah yang akan dipilih, cukup ke lokasi sekolah yang terdekat untuk mendaftar. Akses ke informasi baik sebelum, saat, dan setelah proses PSB jadi lebih mudah dan cepat. Informasi terbaru selalu bisa diakses melalui internet atau memanfaatkan layanan SMS. Mendapatkan fasilitas dan kualitas pelayanan yang memuaskan dari Dinas Pendidikan setempat. Layanan yang berbasis TI tidak merepotkan dan banyak memotong jalur-jalur birokrasi yang tidak perlu seperti jika tanpa TI. Meningkatkan ketertiban dan kepercayaan masyarakat pada pelaksanaan proses PSB. Pelayanan PSB yang semula manual menjadi otomatis oleh mesin sehingga tidak ada kemungkinan penyelewengan. Sedangkan bagi pihak dinas pendidikan, manfaat yang diperoleh antara lain: Meningkatkan kepercayaan masyarakat pada instansi pemerintahan, khususnya dinas pendidikan. Kesan 2
pemerintah yang KKN selama ini sedikit banyak jadi terkikis. Meningkatkan efektifitas pelaksanaan PSB karena sebagian besar proses yang rumit telah dilakukan oleh sistem secara otomatis. Dengan adanya sistem ini, sumber daya manusia yang ada di dinas bisa dimaksimalkan untuk pelayanan masyarakat. Efisiensi biaya penyelenggaraan PSB. Hal ini karena sistem PSB RTO tidak mewajibkan dinas harus memiliki infrastruktur (baik jaringan maupun server) sendiri, melainkan cukup memanfaatkan layanan yang telah disediakan oleh TELKOM. Mampu memberikan layanan yang berkualitas berbasis TI pada masyarakat. Sistem ini secara tidak langsung meningkatkan kemampuan sumber daya manusia di dinas pendidikan dalam bidang TI. [4] Petunjuk Teknis Pelaksanaan PSB 2007. Dinas Pendidikan Kota Yogyakarta. [5] Petunjuk Teknis Pelaksanaan PSB 2007. Dinas Pendidikan Kota Malang. [6] Petunjuk Teknis Pelaksanaan PSB 2007. Dinas Pendidikan Kota Padang. [7] Petunjuk Teknis Pelaksanaan PSB 2007. Dinas Pendidikan Kota Tuban. Bahwa sistem ini benar-benar dirasakan manfaatnya oleh masyarakat dan dinas pendidikan dibuktikan dengan tetap digunakannya sistem ini selama bertahun-tahun di kota-kota yang telah menerapkannya. 3. PENUTUP TELKOM dengan sistem PSB RTO dalam jangka panjang berusaha membantu menciptakan sebuah tatanan masyakat yang patuh hukum. Dunia pendidikan adalah salah satu target awal dalam proses ini karena dunia pendikan adalah salah satu pembentuk utama manusia-manusia Indonesia. Dan proses penerimaan siswa baru adalah sasaran pertama mengingat dalam kegiatan inilah seringkali terjadi penyelewengan, baik yang dilakukan oleh dinas pendidikan maupun masyarakat. Ke depannya TELKOM berharap akan semakin banyak dinas pendidikan kota atau kabupaten yang berani menerapkan sistem ini. Di sisi lain, TELKOM tentu akan terus membenahi sistem ini agar semakin sempurna dan semakin baik. Dengan demikian manfaat yang dihasilkan akan semakin besar. Tapi TELKOM tidak berhenti hingga sistem ini saja. Selanjutnya TELKOM akan meluncurkan program-program dan sistem-sistem lain yang juga memanfaatkan TI demi kemajuan dunia pendidikan Indonesia. 4. DAFTAR PUSTAKA [1] http://www.psb-online.or.id. Situs Pusat Informasi Sistem Penerimaan Siswa Baru Realtime Online. TELKOM, 2007. [2] Deskripsi Produk PSB RTO. TELKOM, 2007. [3] Petunjuk Teknis (JUKNIS) Pelaksanaan PSB 2007. Dinas Pendidikan Menengah dan Tinggi DKI Jakarta. e-indonesia Initiative 2008 (eii2008) Konferensi dan Temu Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk Indonesia 21-23 Mei 2008, Jakarta 3