Standard Operating Procedure Audit Mutu Internal Jurusan Jurusan Sosial Ekonomi Perikanan Dan Kelautan Fakultas Perikanan Dan Ilmu Kelautan Universitas Brawijaya Malang
LEMBAR IDENTIFIKASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA Audit Mutu Internal Jurusan UN10/F06/03/HK.01.02.a/09JUR 7 Nopember Revisi ke 1 Halaman 1 dari 7 Audit Mutu Internal Jurusan Proses Penanggungjawab Nama Jabatan Tandatangan Tanggal 1. Perumusan Erlinda Indrayani Ketua Jurusan SEPK ttd 7 Nopember 2. Pemeriksaan Nuddin Harahab Ketua Jurusan SEPK ttd 7 Nopember 3. Persetujuan Daduk Setyohadi Wakil Dekan 1 FPIK UB ttd 7 Nopember 4. Penetapan Happy Nusyam Dekan FPIK UB ttd 7 Nopember 5. Pengendalian Tiwi Nurjannati Utami Ketua UJM Jurusan SEPK ttd 7 Nopember Hal. i
DAFTAR ISI LEMBAR IDENTIFIKASI ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ i DAFTAR ISI --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ii A. Tujuan --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1 B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait --------------------------------------------------------------------------- 1 C. Standar Mutu yang Terkait ---------------------------------------------------------------------------------------------- 1 D. Istilah dan Definisi ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 1 E. Urutan Prosedur ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 F. Bagan Alir --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3 G. Referensi ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4 H. Lampiran ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5 Hal. ii
A. Tujuan SOP Audit Mutu Internal Jurusan bertujuan 1. Melakukan verifikasi terhadap efektifitas dari penerapan sistem mutu secara efektif dan efisien. 2. Melaporkan hasil audit dengan data yang memadai dan memberikan masukan kepada bagian terkait agar dapat dilakukan perbaikan. B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait Semua kegiatan audit internal yang dilaksanakan di semua bidang terkait dalam penerapan sistem manajemen mutu di Program S1 di Jurusan Sosial Ekonomi Perikanan dan Ilmu Kelautan, Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan Universitas Brawijaya. C. Standar Mutu yang Terkait SOP ini meliputi tata cara, pelaksanaan dan evaluasi audit internal mutu pada Program S1 Jurusan Sosial Ekonomi Perikanan dan Kelautan Fakultas perikanan dan kelautan Universitas Brawijaya Malang, untuk menjamin mutu dalam proses akademik sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. SOP ini terkait dengan Ketua Jurusan, Ketua Laboratorium di Jurusan, Administrasi Jurusan, Dosen dan mahasiswa dalam lingkup Jurusan SEPK. D. Istilah dan Definisi Daftar istilah yang digunakan dalam prosedur Audit Mutu Internal Jurusan adalah: 1. Pusat Jaminan Mutu (PJM) adalah lembaga fungsional yang dibentuk oleh rector dan diberi tugas untuk mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di tingkat Universitas 2. Audit internal adalah audit yang dilakukan untuk memastikan kesesuaian antara keberadaan SPMI dengan pelaksanaannya 3. Ketidaksesuaian (KTS) adalah apabila ditemukan: a. Tidak terdapat elemen system b. Suatu system gagal untuk memenuhi satu klausul dari persyaratan system mutu c. Penerapan suatu klausul sangat tidak konsisten d. Ketidaksempurnaan penerapan suatu system telah mengarah pada ketidakpuasan pelanggan e. Tindakan perbaikan yang tidak efektif dan terpantau dalam dua kali audit secara berturut-turut Hal. 1
f. Suatu ketidaksesuaian yang diamati dari suatu pengamatan dari satu prosedur 4. Observasi (OBS) adalah apabila ditemukan ada aspek yang disarankan dapat dikembangkan tetapi kondisi yang ada saat ini bukan merupakan suatu ketidaksesuaian dalam system mutu. E. Urutan Prosedur Urutan prosedur pelaksanaan tracer studi adalah sebagai berikut : 1. PJM/GJM akan menetapkan jadwal pelaksanaan audit internal dan penetapan auditor internal selama kurun waktu 1 bulan yang menghasilkan jadwal dan tim auditor. 2. PJM/GJM, Tim Auditor dan Auditee berkoordinasi untuk persiapan pelaksanaan audit kurang lebih selama 7 hari dengan disertai bukti berupa Berita Acara 3. Tim Auditor/Auditee melaksanakan audit sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan selama kurang lebih 1 hari pelaksanaan yang diserta dengan berita acara serta dokumen kelengkapan audit. 4. PJM/GJM dan tim Auditor melaporkan hasil audit berupa berita acara dan hasil audit dengan kurun waktu pengerjaan selama 7 hari 5. Auditee dan PJM/GJM menerima berita acara dan hasil audit kemudian dianalisis mengenai hambatan dan kekurangan yang terjadi pada jurusan selama kegiatan akademik berlangsung dengan kurun waktu kurang lebih 7 hari 6. Auditee dan PJM/GJM menyusun tindakan perbaikan dan pencegahan terhadap hambatan serta kekurangan yang telah ditemukan dari hasil audit dengan mencari dan menyusun dokumen dan daftar ketidaksesuain yang dilakukan kurang lebih selama 1 tahun. 7. PJM/GJM dan Auditor akan memverifikasi daftar ketidaksesuaian yang telah disusun atas tindakan perbaikan dan pencegahan dengan kurun waktu yang diperlukan kurang lebih 1 bulan. 8. Sebagai tindakan akhir, PJM/GJM melakukan monev tindakan perbaikan dan pencegahan dengan menyusun dafatr ketidaksesuaian termonev dengan kurun waktu pelaksanaan kurang lebih 7 hari. Hal. 2
F. Bagan Alir <pelaku prosedur> <kegiatan/tahap prosedur> <input/output kegiatan> Hal. 3
G. Referensi 1. Manual Mutu FPIK UB dan SEPK FPIK UB 2. SOP Pengendalian Produk Tidak Sesuai Jurusan SEPK FPIK UB 3. SOP Tindakan Korektif dan Pencegahan Jurusan SEPK FPIK UB 4. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) Persyaratan ISO 9001:2008, Badan Standardisasi Nasional Hal. 4
H. Lampiran 1. Jadwal AIM No Kegiatan Tahun Ket 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 Audit Internal Realisasi 2 Surveillance Realisasi Hal. 5
2. Borang Laporan Audit Internal dan Daftar Ketidaksesuaian atau Corrective Action Requirement CAR Audit Level : Nama Unit Kerja : Tanggal Pengisian : Pimpinan Unit Kerja : Ketua Auditor : Anggota Auditor : Katego ri Temua n, Status Temua n, Nama Audito r, Tangga l Audit Bida ng yang diaud it Laporan AIM UKPA Siklus X tahun XXXX Uraian Ketidaksesua ian dan Saran Rencan a Tindaka n Perbaik an atas Temuan Akar Penyeba b Terjadin ya Temuan Rencana Tindakan untuk Menghilang kan Akar Penyebab Temuan Targe t Wakt u Seles ai (3 bln / 6 bln) Verifik asi 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Stat us Akhi r Hal. 6
3. Borang Klarifikasi Tindakan Korektif dan Pencegahan Bidang yang diaudit Auditor: Tgl audit internal: No Temuan: Uraian Temuan: Kategori: 1. KTS 2. Observasi Penyebab/Akar Masalah Tanda tangan Wakabid Rencana perbaikan/pencegahan yang dilakukan Auditee: Target Waktu Selesai Status CAR Tanda tangan Dekan 1. Open 2. Closed Hal. 7