BAB II DASAR TEORI 2.1 Konsep dan Definisi Konsep 2.1.1 Piutang piutang (receivable) adalah klaim yang timbul dari beberapa jenis transaksi dari penjualan barang ataupun jasa secara kredit, dalam bentuk uang terhadap perorangan, perusahaan atau organisasi lainnya. (Warren, 2005:324) 2.1.2 Sistem Informasi Akuntansi Sekumpulan perangkat sistem yang berfungsi untuk mencatat data transaksi, mengolah data, dan menyajikan informasi akuntansi kepada pihak internal (manajemen perusahaan) dan pihak eksternal (pembeli, pemasok, pemerintah, kreditur, dan sebagainya). (Wing Wahyu Winarno, 2006:1.9) 2.1.3 Sistem Informasi AkuntansiPenagihan Piutang Sistem Informasi Akuntansi Penagihan Piutangmerupakan suatu proses mencatat transaksidari penjualan barang ataupun jasa secara kredit, mengolah data, dan menyajikan informasi akuntansi mengenai penagihan piutangbagi pihak internal dan pihak eksternal. 2.1.4 Macro Program yang berisi rangkaian perintah untuk mengatur beberapa aspek pada Excel sehungga pekerjaan dapat menjadi lebih efektif dan efisien. (Winpec Solution, 2007:15) 9
10 2.2 Hal hal yang terkait dengan Sistem Informasi Laporan Penagihan Piutang 2.2.1 Unsur-unsur Sistem Informasi Akuntansi Penagihan Piutang 1. Formulir Merupakan unsur penting dalam sistem informasi akuntansi dan apabila telah diisi menjadi dokumen dasara. Formulir yang didesain baik dan berfungsi untuk mengembangkan pengendalian intern. Dokumen yang digunakan dalam sistem penagihan piutang adalah : (Mulyadi, 2008:488) 1) Surat pemberitahuan Dokumen ini dibuat oleh debitur untuk memberitahu maksud pembayaran yang dilakukan. Biasanya berupa tembusan bukti kas keluar yang dibuat oleh debitur. Oleh perusahaan dokumen ini dijadikan dokumen sumber dalam pencatatan berkurangnya piutang. 2) Daftar surat pemberitahuan Merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat fungsi sekretariat atau fungsi penagihan. 3) Bukti setor bank Bukti setor bank merupakan bukti penyetoran kas yang diterima dari piutang ke bank. Kuitansi 4) Kuitansi. Merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para debitur yang telah melakukan pembayaran utang mereka.
11 2. Catatan a. Buku jurnal, merupakan catatan akuntansi pertama dalam transaksi keuangan sebelum pengelolaan lebih lanjut menyangkut pengdebetan dan pengkreditan posting. b. Buku besar, merupakan pencatatan akuntansi mengikhtisarkan status dari rekening keuangan. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang di sajikan dalam laporan keuangan. c. Buku besar pembantu, apabila data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rincian lebih lanjut dapat dibentuk buku besar pembantu. 3. Prosedur sistem informasi penagihan piutang Menurut George H.Bodnar dan William S. Hopwood (2006;142) bahwa prosedur seharusnya juga mencakup desain dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai untuk membantu memastikan pencatatan atas transaksi dan kejadian. 4. Fungsi yang terkait dalam sistem penagihan piutang dari penjualan kredit adalah : (Mulyadi, 2008:487) a. Fungsi sekretariat Bertanggungjawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan dari debitur perusahaan. Fungsi ini juga bertugas
12 membuat daftar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari debitur. b. Fungsipenagihan bertanggungjawab melakukan penagihan kepadadebitur melalui penagih perusahaan, berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi dan fungsi ini berada di tangan bagian penagihan. c. Fungsi kas Bertanggungjawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretariat atau fungsi penagihan d. Fungsi akuntansi Bertanggungjawab dalam pencatatan penerimaan kas. e. Fungsi pemeriksa intern Bertanggungjawab atas perhitungan kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik.. 5. Sistem penagihan piutang melalui penagih perusahaan dilaksanakan dengan prosedur adalah : 1) Penerimaan piutang mengirimkan daftar piutang yang sudah saatnya ditagih kepada bagian penagihan. 2) Bagian penagihan mengirimkan penagih untuk melakukan penagihan kepada debitur. 3) Bagian penagihan menerima cek atas nama dalam surat pemberitahuan dari debitur.
13 4) Bagian penagihan menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang. 5) Bagian kas mengirim kuitansi sebagai tanda penerimaan kas kepada debitur. 6) Bagian kas menyetor ke bank, setelah cek atas cek tersebut dilakukan endorsement oleh pejabat yang berwenang. 7) Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank debitur. 2.2.2 Uraian Macro Berbeda dengan bahasa pemrograman path umumnya yang digunakan oleh programmer, macro adalah program kecil yang terdiri dan kumpulan perintah yang dijalankan dalam lingkungan program aplikasi paket Office, salah satunya adalah Excel. Macro akan memungkinkan kita untuk merekam dan mengotomatisasi prosedur, menjalankannya berulang-ulang dengan menggunakan pemicu berupa suatu event / kejadian seperti mengklik tombol kombinasi atau keystroke. Jadi, macro merupakan langkah awal sebelum masuk ke dalam lingkungan Visual Basic Application, sehingga dapat dikatakan VBA merupakan superset dan Macro. Excel sebagai aplikasi spreadsheet atau lembar kerja elektronik, dapat secara optimal mengotomatisasi macro yang mengakses dan mengelola objek-objek spreadsheet secara langsung. Objek-objek yang dimaksud ini
14 meliputi bans, kolom, sel, dan lembar-lembar kerja dan keseluruhan lembar kerja Excel. Akses macro dialokasikan path ribbon terpisah pada Excel, atau dikenal dengan Developer Tab. Secara default, tab Developer tidak begitu saja dimunculkan path ribbon. untuk menam-pilkannya pilih Office Excel Options Popular, kemudian beri tanda pada Show Developer Tab in Ribbon (petunjuk langkah-langkah ini akan dijelaskan secara lebih detail pada subbab berikutnya). Command-command yang terdapat dalam ribbon ini yaitu Code; Controls dan XML. Gambar 1 Ribbon Developer 2.2.3 Lingkungan Pemrograman Macro 2.2.3.1 Visual Basic Aplication (VBA) Bahasa pemrograman yang digunakan dalam Macro Excel adalah Visual Basic for Application atau (VBA). Sesungguhnya VBA tidak hanya digunakan untuk Microsoft Excel, tetapi juga digunakan oleh beberapa produk Microsoft lainnya seperti Microsoft Word, Microsoft Acces, dan Microsoft Power Point. Selanjutnya masing-masing aplikasi yang menggunakan VBA disebut sebagai host application. VBA juga digunakan oleh sistem pemrograman yang berdiri sendiriyang dikenal dengan Visual Basic (VB).
15 Gambar 2 Visual Basic Aplication Menu Bar berisi perintah-perintah dengan berbagai macam komponen yang ada pada VBA. Menu Bar berisi menu File, Edit, View, Insert, Format, Debug, Run, Tools, Add-Ins, Window, dan Help. Daftar menu yang ada pada menu Bar beserta fungsinya dapat dilihat pada tabel berikut. Tabel 2. Menu View Code Object Definition Menu Last Position Object Browser Immediate Window Locals Window Watch Window Call Stack Project Explorer Properties Window Toolbox Tab Order Toolbars Microsoft Office Excel Fungsi Menampilkan atau mengaktifkan Code Window. Menampilkan atau mengaktifkan objek yang dipilih pada Project Explorer. Menampilkan atau mengaktifkan Object Browser window yang menunjukkan objek yang terpilih dalam Code window. Mengembalikan kursor pada posisi terakhir dari pengeditan kode. Menampilkan atau mengaktifkan window Object Browser. Menampilkan atau mengaktifkan Immediate win-dow. Menampilkan ataumengaktifkan Locals window. Menampilkan ataumengaktifkan Watch window. Menampilkan atau mengaktifkan kotak dialog Call Stack. Menampilkan atau mengaktifkan window Project Explorer yang berisi project-project VBA Macro. Menampilkan atau mengaktifkan Properties window yang berisi property objek-objek yang terdapat pada Excel. Menampilkan atau mengaktifkan Toolbox, yang berisi objekobjek untuk desain form, seperti Com-mandButton, TextBox, dan lainnya. Menampilkan atau mengaktifkan kotak dialog Tab Order. Mengaktifkan toolbar yang disediakan oleh Visual Basic Editor. Pindah ke workbook yang aktif.
16 Table 3. Menu Insert Menu Procedure UserForm Module Class Module File Fungsi Menampilkan kotak dialog untuk penambahan prosedur baru. Menambahkan form ke dalam project. Menambahkan module ke dalam project. Menambahkan class module ke dalam project. Menampilkan kotak dialog File Open untuk melakukan import dari sebuah text file (*.txt), basic file (*.bas), class file(*.cls). Tabel 4. Menu Run Menu Fungsi Run Sub/UserForm Menjalankan prosedur atau form. Break Menghentikan eksekusi prosedur. Reset Melakukan reset terhadap seluruh variabel module-level dan membersihkan Call Stack. Design Mode Membuat kondisi Design Mode on atau off untuk prosedur yang dipilih. Tabel 5. Menu Tools Menu References Additional Controls Macros Options Properties Digital Signature Fungsi Menampilkan kotak dialog References di mana Anda dapat dapat mengatur objek library dan akses terhadapvba Project lainnya. Menampilkan kotak dialog Additional Control di mana Anda dapat menambah kontrol baru pada Toolbox. Menampilkan kotak dialog Macro di mana Anda dapat memilih dan menjalankan macro dari seluruh project yang ada. Menampilkan kotak dialog Option di mana Anda da-pat mengatur option dari Visual Basic Editor. Menampilkan kotak dialog properties di mana Anda dapat mengatur property dari project. Menampilkan kotak dialog Digital Signatures.
17 Use form merupakan lembar kerja yang berisi kontrol dan instruksi VBA untuk memanipulasi antarmuka pengguna (user interface). Gambar 3 User Form Properties Window berisi berbagai macam property yang ada pada suatu komponen VBA. Karakteristik suatu objek seperti Scroll Area, Font, dan Name. Gambar 4 Property Selain dapat digunakan untuk hal-hal yang bermanfaat, Macro Excel dapat juga disalahgunakan.untuk itu pihak Microsoft telah mengembangkan prosedur pengamanan bagi Excel yang meng-gunakan macro. Feature ini terdapat dalam Macro Security yang dapat diakses dari ribbon tab Developer.
18 Gambar 5 Macro Security Setting Secara default, Excel menggunakan option Disable All Macros with Notification yang berarti jika Anda membuka suatu file Excel yang berisi macro, secara otomatis fungsi macro tersebut akan dimatikan oleh Excel dan Excel akan mengeluarkan pesan Security Warningdi atas formula bar. Gambar 6 Security Warning Jika visual editor sudah terbukasaat membuka file Excel yang mempunyai macro, maka Security Warning tidak akan ditampilkan, sebagai gantinya akan ada kotak dialog Enable/ Disable Macro. Gambar 7 Kotak Dialog Enable/Disable Macro
18 Demikian juga ketika akan menyimpan file Excel yang mengandung macro, harus mengubah ekstension default file-nya. Jika tidak, Excel akanmengeluarkan kotak dialog seperti Gambar 8 Kotak Dialog Penyimpanan Excel dengan Macro Untuk mengubah extension default Excel yang perlu lakukan hanyalah mengganti tipe file pada dropdown list Save as Type dari Excel Workbook menjadi Excel Macro-Enabled Workbook. Gambar 9 Mengubah Extension File Excel