DOKUMEN USULAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENJUALAN DAN PEMBELIAN PT. NUSANTARA
DAFTAR ISI 1. LATAR BELAKANG ORGANISASI 2. MANFAAT PENGEMBANGAN SIM 3. PERMASALAHAN-PERMASALAHAN 4. METODELOGI PENGEMBANGAN YANG AKAN DILAKUKAN 5. KESIMPULAN ANALISIS 6. DISAIN SISTEM SECARA UMUM (DOCUMENT FLOW, CHART, DFD, ERD, HIPO) 7. DISAIN OUTPUT 8. DISAIN INPUT 9. DISAIN FILE 10. DISAIN DATABASE 11. BIAYA PENGEMBANGAN SIM 12. JADWAL PELAKSANAAN
1. Latar Belakang Organisasi PT. Nusantara didirikan pada tahun 2000 yang merupakan Perusahaan yang bergerak dibidang produksi roti. Saat ini Perusahaan memperkerjakan sebanyak 200 tenaga kerja dan Mempunyai langganan sebanyak 1000 pelanggan. Jenis roti yang Diproduksi oleh PT. Nusantara beraneka ragam sebanyak 200 Macam produk standar, sehingga membutuhkan sebanyak 100 Bahan baku dari 100 pemasok. Walaupun tingkat penjualan PT. Nusantara dari tahun ke tahun Selalu meningkat, tetapi mulai dirasakan beberapa gejala adanya Permasalahan-permasalahan permasalahan. Untuk 3 tahun terakhir, tingkat Pertumbuhan penjualan menurun dalam prosentasi. Kenaikan Penjualan untuk tahun 2005 sebesar 20%, tingkat kenaikan Penjualan tahun 2006 sebesar 15% dan untuk tahun 2007 hanya Sebesar 10&. Penurunan kenaikan tingkat penjualan ini Perkirakan akan terjadi lagi untuk tahun-tahun mendatang bisa Diatasi. Karena ada permasalahan-permasalahan ini, maka manajemen Puncak PT. Nusantara membuat suatu kebijaksanaan untuk Mengembangkan suatu sistem informasi pengendalian pembelian Dan penjualan. Dengan dikembangkanya sistem informasi ini, Diharapkan dapat mengatasi permasalahan-permasalahan yang Timbul.
2. Ruang Lingkup Proyek SIM 1. Meneliti terhadap prosedur-prosedur prosedur, formulir-formulir dan laporan-laporan yang berhubungan dengan perencanaan dan pengendalian pembelian dan penjualan. 2. Menganalisis operasi, perencanaan dan pengendalian yang berhubungan dengan pembelian dan penjualan. 3. Mendisain sistem informasi yang dapat mendukung semua operasi perencanaan dan pengendalian pembelian dan penjualan. 4. Mengintegrasikan sistem informasi ini dengan sistem-sistem informasi yang lainnya. 5. Membuat program komputer untuk sistem informasi ini 6. Menerapkan dan mengetes sistem informasi ini sampai dapat dioperasikan dengan memuaskan. 3. Manfaat pengembangan SIM 1. Dapat memberikan pelayanan order kepada pelanggan & pemasok lebih baik. 2. Meningkatkan pangsa pasar sebesar 25%. 3. Meningkatkan dan menganalisa kemampuan pemasok. 4. Menyediakan laporan-laporan pembelian & penjualan tepat pada waktu. 4. Permasalahan-permasalahan 1. Pelanggan mengeluh karena pelayanan yang kurang baik dan barang yang dikirim sering tidak sesuai dengan yang dipesan 2. Banyak piutang yang tidak tertagih 3. Bantak hutang yang tidak terkontrol dan termonitor 4. Pengendalian manajemen kurang efektif
5. Metodelogi Pengembangan yang dilakukan 1. Diagram arus data (data flow diagram) 2. Entity Relationship Diagram (ERD) 2. Bagan alir document (Document flowchart) 4. Pseude code dan diagram IPO 5. Kesimpulan Analisa Dari hasil penelitian yang telah dikumpulkan dan telah dianalisis - Analisa distribusi pekerjaan Distribusi pekerjaan untuk tiap-tiap personil sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya cukup meratas dan hampir semua beban kerja personil overload baik untuk volume normal maupun volume puncak disemua department - Analisis pengukuran pekerjaan Pekerjaan yang dilakukan kurang efesion sehingga produktifitas karyawan tidak memuaskan akibat dari proses pelayanan kepada langgananan kurang baik, karena dilakukan dengan waktu yang lama. Pelayanan yang kurang baik ini juga disebabkan oleh karena barang yang dikirim sering tidak sesuai dengan yang dipesan. - Analisis keandalan Personil-personil staf melakukannya tidak handal untuk proses pembuatan order penjualan dan pembelian, sehingga banyak membuat kesalahan-kesalahan
- Analis laporan dan kebutuhan informasi Laporan yang dihasilkan oleh sistem lama hanya semacam Laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pemakai sistem belum dihasilkan oleh sistem lama. 1. Pelayanan yang kurang baik kepada pelanggan Disebabkan oleh : a. Kekurangan personil untuk menangani order pelanggan dan delivery dari pemasok b. Proses pembuatan order penjualan dan pembelian kurang baik c. Proses evaluasi kredit di bagian kredit dilakukan tidak efisien dan ketersediaan data langganan kurang lancar d. Proses pengambilan barang digudang yang kurang baik dan pembuatan faktur dibagian billing yang kurang baik 2. Barang yang dikirim tidak sesuai 3. Kurang tersedianya laporan yang berkualitas. 6. Disain sistem secara umum
Document Flowchart
DFD Level 0 & Level 1
DFD Level 2
HIPO DIAGRAM
DISAIN OUTPUT PT. NUSANTARA LAPORAN KINERJA DEPARTMENT PEMBELIAN BULAN DESEMBER BARANG UNIT HARGA HARGA SELISIH TOTAL DIBERLI DIBELI SESUNGGUHNYA STANDARD HARGA SELISIH COMPUTER 4 2.000.000 1.900.000 100.000 400.000 MONITOR 4 750.000 700.000 50.000 200.000 PRINTER 2 1.000.000 950.000 50.000 100.000 Total 200.000 700.000 PT. NUSANTARA FAKTUR NO FAKTUR : NOMOR ORDER : TANGGAL FAKTUR : TANGGAL ORDER : CUSTOMER : KODE BARANG NAMA BARANG UNIT PESAN UNIT KIRIM HARGA A TOTAL TOTAL : POTONGAN : PAJAK : TOTAL DIBAYAR :
DISAIN INPUT PT. NUSANTARA ENTRI DATA PELANGGAN KODE PELANGGAN : NAMA PELANGGAN : KODE BARANG : NAMA BARANG : UNIT PESAN : HARGA : TAMBAH HAPUS DELETE NEXT PREVIOUS
BIAYA PENGEMBANGAN SIM 1. BIAYA PENGADAAN HARDWARE - PEMBELIAN - INSTALASI - MANAJEMEN DAN STAFF 2. BIAYA PERSIAPAN OPERASI - PEMBELIAN PERANGKAT LUNAK - INSTALASI - BIAYA MANAJEMEN DAN STAFF 3. BIAYA PROYEK - BIAYA KONSULTAN a. PROJECT MANAGER b. SISTEM ANALISIS c. PROGRAMMER d. DATABASE ADMINISTRATOR e. NETWORK AND COMMUNICATION ENGINEER - BIAYA ANALISIS SISTEM a. BIAYA UNTUK MENGUMPULKAN DATA b. BIAYA DOKUMENTASI c. BIAYA RAPAT d. BIAYA MANAJEMEN STAFF - TAHAP DISAIN a. BIAYA UNTUK MENGUMPULKAN DATA b. BIAYA DOKUMENTASI c. BIAYA RAPAT d. BIAYA MANAJEMEN STAFF
BIAYA PENGEMBANGAN SIM - TAHAP IMPLEMENTASI a. BIAYA PEMBUATAN FORMULIR BARU b. BIAYA KONVERSI DATA c. BIAYA TRAINING d. BIAYA MANAJEMEN STAFF JADWAL PELAKSANAAN 1. FASE PERENCANAAN 2. FASE ANALISIS 3. FASE DISAIN 4. FASE IMPLEMENTASI 5. FASE PENGGUNAAN
TERIMA KASIH / THANK YOU