BAB I. BPM I.1. Pengertian BPM Sejalan dengan tuntutan persaingan bisnis, banyak perusahaan menyadari bahwa keunggulan teknologi dan produk yang dihasilkan semata tidak lagi dapat diandalkan menjadi sumber keunggulan dalam bersaing. Karena itu, untuk memenangkan persaingan pasar berbagai perusahaan mengembangkan diferensiasinya melalui unsur service yang semakin memanjakan konsumennya. Kepuasan dan loyalitas konsumen menjadi fokus perhatian dalam memenangkan persaingan. Business Process Management merupakan aliran praktek manajemen yang relatif baru khususnya bagi masyarakat bisnis di Indonesia. Business Process Management (BPM) berfokus pada perancangan dan peningkatan mutu dan efektivitas seluruh proses/aktivitas inti perusahaan yang terjadi di dalam lintas fungsi yang bermuara pada peningkatan mutu layanan kepada pelanggan. Business process management ("manajamen proses bisnis"), disingkat BPM, adalah suatu metode penyelarasan secara efisien suatu organisasi dengan keinginan dan kebutuhan organisasi tersebut. BPM merupakan suatu pendekatan manajemen holistik untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi bisnis seiring upaya untuk mencapai inovasi, fleksibilitas dan integrasi dengan teknologi. BPM berupaya untuk melakukan perbaikan proses secara berkelanjutan atau bisa juga disebut sebagai suatu proses 'optimalisasi proses'. BPM ini mengetengahkan pembahasan bagaimana meningkatkan rancangan proses bisnis inti agar menjadi lebih efektif dan berfokus pada kepuasan pada pelanggan, dan dengan menggunakan pengalaman dari perusahaan-perusahaan best practices atau standar dunia, para peserta diharapkan akan dapat memperoleh gagasan bagaimana melakukan pengukuran efektivitas proses bisnis inti yang terjadi di perusahaannya. Selain itu program ini membantu para manajer dalam melakukan analisis proses bisnis yang diperlukan bagi usaha peningkatan efektivitas rancangan proses/aktivitas inti di perusahaannya. Topik Bahasan Utama Pengenalan pengertian dan ruang lingkup Business Process Management, organisasi vertikal dan horizontal Bagaimana melakukan analisis proses bisnis, bagaimana melakukan dekomposisi proses serta melakukan pemetaan proses yang dipergunakan untuk menentukan langkah peningkatan dan penyempurnaan disain proses yang lebih efektif dan berfokus pada kepuasan pelanggan Bagaimana melakukan improvement atas proses-proses bisnis utama, konsep serta alat-alat (tools) yang dipergunakan
II.2. Notasi BPMN yang dipergunakan Kaidah penggambaran tatalaksana ditentukan oleh notasi dan pola hubungan notasi. Notasi ini merupakan penanda bagi komponen-komponen suatu proses. Notasi yang digunakan dalam penggambaran Tatalaksana sesuai dengan kaidah Business Process Management Notation (BPMN) adalah; 1. Notasi Inti; 2. Aneka Notasi Event; 3. Aneka Notasi Aktivitas; 4. Aneka Notasi Penghubung; 5. Aneka Notasi Keputusan; 6. Pool. II.2.1. Notasi Inti Notasi inti merupakan notasi yang dapat menggambarkan suatu proses secara sederhana yang terdiri dari: a. Event: penanda suatu kejadian. b. Aktivitas: penanda suatu kegiatan yang dilakukan dalam suatu proses. c. Gateway: penanda pengambilan keputusan atau kontrol alur kegiatan. d. Penghubung: penanda yang menunjukkan hubungan antarelemen proses. e. Pool: suatu bidang gambar berupa kotak persegi panjang yang menjadi area penulisan diagram tatalaksana. Berikut adalah contoh suatu diagram alur dari suatu proses sederhana dengan menggunakan notasi inti tersebut. Gambar 2 Proses Sederhana Dengan Menggunakan Notasi Inti
II.2.2. Notasi Event Bentuk notasi event ada beberapa ragam. Event merupakan penanda suatu kejadian. Berdasarkan kapan terjadinya event terbagi atas tiga jenis yaitu dimulainya (start), antar (intermediate) atau berakhirnya (end) suatu proses. Sedangkan menurut tipenya, event sangat beragam. Event dapat berupa keluarnya suatu surat (message), Event juga dapat berupa durasi, ada suatu pengeculian (exception), atau bahkan kejadian pembatalan (cancel) atau dihapuskan (terminate). Dengan notasi event kita dapat mengenali kejadian-kejadian yang mendahului atau menyertai suatu proses. Sebagai contoh pada start terdapat notasi message yang artinya proses dimulai bila sudah dikeluarkan pesan/surat tertentu. Demikian juga event akhir tipe message berarti akhir dari tatalaksana (business process) bila telah dikeluarkannya suatu pesan/surat tertentu.
5.3 Notasi Kegiatan Kegiatan dalam suatu proses dapat merupakan suatu kegiatan tunggal (atomic) dapat pula merupakan suatu kumpulan kegiatan atau disebut sebagai sub-proses (non atomic). Untuk menggambarkan bentuk tersebut, berikut adalah aneka notasi untuk kegiatan. Pada notasi kegiatan non atomic, terdapat tanda (+). maka perlu dibuat diagram proses untuk kegiatan tersebut. Dalam penggambaran manual
5.4 Notasi Penghubung Notasi penghubung terdiri dari tiga jenis yaitu: 1. sequence Flow, yang menunjukkan kegiatan yang dituju semata-mata merupakan kelanjutan kegiatan sebelumnya. 2. Message Flow, yang menunjukkan adanya aliran pesan dimana proses yang dituju bukan kelanjutan proses sebelumnya 3. Association, yang menunjukkan bentuk hubungan antara dua proses atau kegiatan. 5.5 Notasi Gateway Gateway merupakan notasi yang menunjukkan diperlukannya pengendalian kelanjutan alur suatu proses. Gateway berperan mengatur apakah suatu proses dapat diteruskan atau tidak atau sebaliknya apakah suatu proses lanjutan baru dapat dilaksanakan bila kegiatan yang berbeda selesai bersamaan. Bila kedua kondisi tersebut ada, maka gateway diperlukan. Ada tiga jenis Gateway:
Name 1. Exclusive Decision adalah pengambilan keputusan karena tergantung dari kondisi atau masukan sebelumnya saja; 2. Event adalah pengambilan keputusan tergantung dari adanya event (misalnya harus ada surat keputusan); 3. Paralel adalah pengembilan keputusan hanya dilakukan bila seluruh kegiatan sebelumnya sudah diterima lengkap. Keputusan diambil berdasarkan data Keputusan diambil oleh Keputusan diambil berdasarkan kejadian Keputusan yang bersifat inklusif Keputusan yang bersifat kompleks Penanda bahwa aktivitas harus berlangsung sacara paralel 5.6 Notasi Pool Bagian inti merupakan kerangka yang menunjukkan suatu proses atau kegiatan dikerjakan oleh siapa. Satu pool untuk merepresentasikan satu untikerja, fungsi atau jabatan tertentu. Pool memiliki dua bentuk yaitu Swimlane dan Lane. Pada swimlane suatu proses dikerjakan oleh suatu unit kerja, fungsi atau jabatan tertentu. Pada Lane (gabungan beberapa pool) menunjukkan adanya beberapa proses pada suatu unit kerja yang masing-masing dikerjakan oleh satu jabatan unit kerja tersebut. Bentuknya adalah sebagai berikut: Swimlanes Pool
Name Name Name Lanes (within a Pool) Gambar 3 Notasi Pool Contoh bentuk penggambaran Tatalaksana dengan menggunakan notasi Manajemen Tatalaksana: Gambar 4 Flowchart Layanan Fungsi Administrasi
BAB II. Software BPM yang digunakan II.1. YAWL (Yet Another Workflow Language) YAWL adalah sistem BPM / Workflow, yang didasarkan pada bahasa pemodelan ringkas dan kuat, yang menangani transformasi data yang kompleks, dan integrasi penuh dengan sumber daya organisasi dan Layanan Web eksternal. YAWL menawarkan: Proses yang paling kuat pada spesifikasi bahasa untuk menangkap kontrol aliran dependensi dan persyaratan sumber daya. penanganan data menggunakan XML Schema, XPath dan XQuery. Dasar formal yang membuat spesifikasi tidak ambigu dan memungkinkan verifikasi otomatis. Arsitektur berorientasi layanan yang menyediakan lingkungan yang dapat dengan mudah disetel untuk kebutuhan khusus. II.2. Fitur YAWL menawarkan fitur khas berikut: YAWL menawarkan dukungan komprehensif untuk kontrol pola aliran. Ini adalah proses yang paling kuat spesifikasi bahasa untuk menangkap aliran kontrol dependensi. Perspektif data dalam YAWL ditangkap melalui penggunaan XML Schema, XPath dan XQuery. YAWL menawarkan dukungan komprehensif untuk pola sumber daya. Ini adalah proses yang paling kuat spesifikasi bahasa untuk menangkap kebutuhan sumber daya. YAWL memiliki dasar resmi yang tepat. Hal ini membuat spesifikasi yang tidak ambigu dan verifikasi otomatis menjadi mungkin (YAWL menawarkan dua pendekatan yang berbeda untuk verifikasi, yang didasarkan pada jaring Reset, yang lainnya berdasarkan invariants transisi melalui editor WofYAWL plug-in). YAWL telah dikembangkan independen dari kepentingan komersial. Ini hanya bertujuan untuk menjadi bahasa yang paling kuat untuk spesifikasi proses. Untuk ekspresif nya, YAWL menawarkan konstruksi relatif sedikit (bandingkan misalnya ini untuk BPMN!). YAWL menawarkan dukungan unik untuk penanganan eksepsi, baik yang berada dan mereka yang tidak diantisipasi pada saat desain. YAWL menawarkan dukungan untuk alur kerja yang unik dinamis melalui pendekatan Worklets. Alur kerja sehingga dapat berkembang dari waktu ke waktu untuk memenuhi persyaratan baru dan berubah. YAWL bertujuan untuk menjadi mudah untuk menyebarkan. Ini menawarkan sejumlah installer otomatis dan lingkungan desain grafis intuitif. Melalui komponen BPMN2YAWL, model BPMN dapat dipetakan ke lingkungan YAWL untuk eksekusi.
Komponen Menyatakan (dirilis melalui declare.sf.net) menyediakan dukungan unik untuk menentukan alur kerja dalam hal kendala. Pendekatan ini dapat dikombinasikan dengan pendekatan Worklet sehingga memberikan fleksibilitas dukungan sangat kuat. Arsitektur YAWL adalah berorientasi layanan dan maka salah satu dapat mengganti komponen yang ada dengan milik sendiri atau memperpanjang lingkungan dengan komponen yang baru dikembangkan. Lingkungan YAWL mendukung generasi otomatis bentuk. Hal ini sangat berguna untuk tujuan prototyping cepat. Tugas dalam YAWL dapat dipetakan ke peserta manusia, Web Services, aplikasi eksternal atau untuk kelas Java. Melalui pendekatan C-YAWL teori telah dikembangkan untuk konfigurasi model YAWL. Untuk informasi lebih lanjut tentang proses konfigurasi kunjungi www.processconfiguration.com. Dukungan Simulasi ditawarkan melalui link dengan lingkungan (www.processmining.org) prom. Melalui lingkungan ini juga memungkinkan untuk melakukan pasca-eksekusi analisis proses YAWL (misalnya dalam rangka untuk mengidentifikasi hambatan). II.2. Kelebihan dan kekurangan BAB III Studi Kasus dan Pembahasan BPMN dengan software yang dipilih Tahapan Generate BPMN to BPEL Aplikasi BAB IV Kesimpulan dan Saran Daftar Pustaka Biodata Kelompok Kontribusi Anggota Kelompok