PENTINGNYA MANAJEMEN WAKTU DALAM PENINGKATAN KINERJA PUSTAKAWAN Oleh : Hadiyati Tarwan Pustakawan BPPT Abstrak Waktu merupakan hal yang terpenting dalam kehidupan. Merugilah orang-orang yang tidak dapat memanfaatkan waktunya dengan optimal. Untuk itu diperlukan suatu pengelolaan atau manajemen waktu yang tepat dalam menjalankannya. Manajemen waktu sangatlah penting dalam pencapaian sebuah keberhasilan. Dengan manajemen waktu yang baik, seluruh kegiatan dapat terjadwal rapi dan semuanya dapat terselesaikan. Membiasakan diri untuk disiplin dalam mengerjakan semua pekerjaan, mendorong kita untuk segera menyelesaikannya langsung tanpa harus menunda-nunda, sebab semakin lama kita menunda sebuah pekerjaan, maka semakin besar pula rasa malas yang kita bangun. Hal inilah yang membuat pekerjaan akan menumpuk, tanpa ada yang terselesaikan dengan tuntas. Membangun disiplin diri menjadi langkah awal untuk bisa sukses. Sebagai Pustakawan dan +seorang Pegawai Negeri Sipil (PNS) atau yang dikenal sekarang dengan istilah Aparatur Sipil Negara (ASN) yang bertugas memberikan pelayanan pada masyarakat, sangat diharapkan untuk dapat meningkatkan kinerja atau prestasi kerjanya. Prestasi kerja pegawai ini salah satunya dapat dicapai melalui pemanfaatan manajemen waktu yang baik. Menajemen waktu yang tepat dapat mengurangi terbuangnya waktu kerja dengan sia-sia, sehingga kinerja atau prestasi kerja dapat diraih dengan maksimal. Dengan menghargai waktu sesuai dengan porsinya, maka setiap detik, menit bahkan jam yang dilewati akan memberikan manfaat. Kata kunci : Pustakawan, manajemen waktu, disiplin, prestasi kerja PENDAHULUAN Pada dasarnya setiap orang memiliki modal waktu yang sama yaitu 24 jam dalam sehari semalam. Tapi mengapa ada sebagian orang yang dengan aktifitasnya mengaku sangat sibuk, padahal jadwal kegiatannya tidak sesibuk orang lain yang jauh lebih padat. Sebenarnya, jika kita ingin mengatur kehidupan dan membuatnya menyenangkan, sebagai permulaan yang kita butuhkan adalah mengatur waktu kita sendiri. Tak perlu dipertanyakan lagi, pengaturan waktu yang efektif merupakan hal mendasar untuk lingkup berbagai wilayah kehidupan dan seberapa banyak diantara kita yang benar-benar dapat memanfaatkan waktu yang kita miliki dengan sebaik-baiknya. Ada banyak hal yang dapat kita lakukan semasa hidup kita. Berapa banyak nafas yang kita hembuskan, sebanyak itu pula waktu kita telah berlalu. Ini bukan masalah yang remeh, tapi ini akan menjadi sejarah hidup kita dan akan dipelajari oleh generasi setelah kita. Waktu memang selalu berjalan dan akan terus berjalan. Waktu tidak dapat diciptakan oleh manusia, tapi waktu bisa kita
manfaatkan bersama. Begitu banyak waktu yang ada di kehidupan kita, tapi pertanyaannya adalah sudah berapa persen waktu yang telah kita manfaatkan untuk kemajuan diri kita. Pengelolaan waktu dikenal juga dengan istilah Manajemen Waktu. Manajemen waktu merupakan alat yang efektif dalam membantu seseorang untuk mencapai tujuannya, untuk itu dibutuhkan pemahaman yang tepat untuk mengamalkan ilmu manajemen waktu tersebut, agar waktu yang tersedia dapat dimanfaatkan dengan sebaik mungkin. Manajemen waktu ini juga sangat dibutuhkan oleh kita sebagai Aparatur Sipil Negara dalam menjalankan tugas sehari-hari sebai pelayan masyarakat. Agar waktu yang hanya tersedia selama 7,5 jam sehari selama 5 hari kerja itu dapat digunakan sebaik mungkin dalam memberikan palayanan yang terbaik pada masyarakat. PEMANFAATAN MANAJEMEN WAKTU Waktu merupakan komoditi yang terbatas (Keenan, 1995). Semua orang mempunyai sumber waktu yang sama yaitu 24 jam atau 86.400 detik. Namun ada sebagian orang yang mengaku tidak mempunyai cukup waktu untuk melakukan sesuatu, sebagian lagi justru dapat menyelesaikan banyak hal dibandingkan dengan orang lain. Kebiasaan-kebiasaan yang seringkali dilakukan bahkan menjadi sumber masalah dalam pemborosan waktu. Kebiasaan seperti melakukan hal-hal yang sebetulnya tidak perlu dikerjakan sama sekali tanpa disadari adalah sesuatu yang sering dilakukan. Waktu menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1997) adalah seuruh rangkaian saat ketika proses, perbuatan atau keadaaan berada atau berlangsung. Dari hal tersebut dapat dikatakan skala waktu merupakan interval atau jarak antara dua buah keadaan atau kejadian atau bisa juga merupakan lama berlangsungnya suatu kejadian. Manajemen waktu adalah suatu kemampuan untuk mengalokasikan waktu dan sumber-sumber untuk mencapai tujuan (Dejanasz, 2002). Keterampilan dalam mengelola waktu adalah bagaimana kita meluangkan waktu untuk memprioritaskan dan mencapai beberapa tujuan kehidupan serta menghasilkan kesejahteraan. Dalam rentang waktu yang sama, bisa jadi 2 orang yang berbeda menghasilkan output yang berbeda, baik jumlah maupun kualitasnya. Kondisi itulah yang menunjukan bahwa adanya manajemen waktu sangatlah penting dalam pencapaian sebuah keberhasilan. Sebab dengan manajemen waktu yang baik, seluruh kegiatan dapat terjadwal dengan rapi dan semuanya dapat terselesaikan.
Manajemen waktu adalah pengelolaan suatu rangkaian atau proses yang akan terjadi pada masa sekarang ataupun pada masa yang akan datang untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Jadi, bagaimana cara mengelola waktu dengan baik? Menurut Trihono (2005), model manajemen yang paling sederhana adalah model PIE yaitu planning (perencanaan), implementation (implementasi), dan evaluation (evaluasi). Model pertama adalah planning (perencanaan). Dalam manajemen waktu sangat dibutuhkan perencanaan dalam mengerjakan sesuatu sesuai dengan prioritasnya. Merencanakan apa yang akan kita lakukan membantu kita untuk lebih mudah mengerjakan pekerjaan tersebut dan sesuai dengan hasil yang diinginkan. Model yang kedua adalah implementation (implementasi). Rencana yang telah disusun pada model pertama, dilaksanakan sesuai dengan tingkat prioritas tertinggi. Dalam pelaksanaan rencana ini hindari untuk melakukan perkerjaan lain padahal pekerjaan dengan prioritas pertama belum selesai. Fokus adalah kunci dalam melakukan pekerjaan yang direncanakan. Model yang ketiga adalah evaluation (evaluasi). Mengevaluasi pekerjaan atau tugas yang telah dilaksanakan sangat penting untuk perencanaan selanjutnya. Evaluasi ini berupa seberapa besarkah usaha kita dalam mengerjakan suatu pekerjaan atau tugas, seberapa banyakkah pekerjaan yang dapat kita kerjakan, ataupun bagaimanakah hasil dari pengerjaan tugas-tugas kita, apakah mencapai target atau tidak. a. Pentingnya Manajemen Waktu Adapun alasan pentingnya me-manage waktu antara lain : 1) Membantu dalam membuat prioritas Mana pekerjaan yang harus didahulukan, dikerjakan setelah pekerjaan pertama selesai atau dapat ditunda penyelesaiaanya. 2) Waktu itu sangat berharga Waktu adalah harta yang sangat mahal. Waktu lebih mahal dari uang. Untuk menghargai waktu diperlukan kegiatan-kegiatan yang positif agar waktu tidak terbuang dengan percuma. 3) Memberi kebebasan dan kendali Kita yang memegang kendali atas waktu bukan waktu yang mengendalikan kita. Waktu dapat menjadi anugrah jika kita dapat mengendalikan dan mengelolanya secara benar dan bijaksana.
b.wab. Pnsip Manajemen Waktu b. Prinsip Manajemen Waktu Agar dapat me-manage waktu dengan tepat, diperlukan pemahaman tentang prinsip-prinsip dasar manajeman waktu, antara lain : 1) Menetapkan Tujuan (A goal) Tujuan atau target merupakan arah atau sasaran yang ingin dicapai dalam melakukan sesuatu hal. Tujuan memberikan arah terhadap apa yang dilaksanakan. Tujuan dapat dibedakan atas : tujuan jangka pendek, menengah dan jangka panjang. 2) Menetapkan Rencana (A plan) Perencanaan merupakan hal yang sangat penting dalam mencapai suatu tujuan. Perencanaan memberikan gambaran apa yang akan dilaksanakan dan bagaimana cara mengerjakannya. Rencana memberikan peta terhadap pencapaian tujuan. 3) Tindakan ( Take action) Melakukan apa yang telah direncanakan. Target dan rencana yang telah dibuat tidak akan berarti jika tidak dilakukan/kerjakan. c. Faktor Penghambat Manajemen Waktu Ada kalanya rencana-rencana yang telah disusun tidak berjalan sebagaimana mestinya. Sering muncul hal-hal penting maupun tidak penting yang menghambat kelancaran Pengelolaan waktu. Faktor-faktor tersebut antara lain: 1) Mengerjakan pekerjaan yang disukai terlebih dahulu terutama di awal waktu, baru menyelesaikan pekerjaan yang kurang diminati di penghujung waktu. 2) Mengerjakan pekerjaan yang mudah terlebih dahulu di awal waktu dan mengerjakan pekerjaan yang sulit di akhir waktu 3) Mengerjakan pekerjaan-pekerjaan yang cepat waktu penyelesaiannya, sebelum mengerjakan pekerjaan yang membutuhkan waktu penyelesaian yang lama. 4) Mengerjakan pekerjaan darurat/mendesak sebelum mengerjakan pekerjaan penting. 5) Menunda-nunda pelaksanaan pekerjaan hingga mendekati batas waktu. 6) Menyusun skala prioritas bukan berdasarkan tingkat kepentingannya. 7)Terperangkap dalam situasi memenuhi tuntutan yang mendesak dan memaksa.
7) Kemampuan dalam memanajemen waktu berkaitan erat dengan kebiasaan sehari-hari. Jika telah terbiasa dengan hidup tanpa planning atau suka menunda-nunda waktu untuk penyelesaian suatu pekerjaan akan sangat sulit mendisiplinkan diri dengan jadwal waktu yang terencana. Keberhasilan hanya akan dapat diraih jika dapat merubah kebiasaaan kearah yang lebih baik terutama dalam hal manajemen waktu PRESTASI KERJA Kinerja atau prestasi kerja adalah : hasil kerja yang dapat dicapai oleh seseorang atau sekelompok orang dalam organisasi, sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab masing-masing dalam rangka upaya mencapai tujuan organisasi yang bersangkutan secara legal, tidak melanggar hukum dan sesuai dengan moral maupun etika. Sedangkan menurut Anwar Prabu Mangkunegara (2002), prestasi kerja adalah : hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seorang karyawan dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Sementara Moenir (2005) berpendapat bahwa prestasi kerja adalah : Suatu hasil kerja yang dicapai seseorang dalam melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya, yang didasarkan atas kecakapan, pengalaman, dan kesungguhan Berdasarkan defenisi-defenisi di atas, dapat disimpulkan bahwa prestasi kerja merupakan hasil kerja yang dicapai seseorang, melalui totalitas kemampuan yang dimilikinya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. a. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Prestasi Kerja Adapun faktor-faktor yang dapat mempengaruhi prestasi kerja antara lain sebagai berikut : 1) Faktor Kemampuan. Secara psikologis, kemampuan (ability) seseorang terdiri dari kemampuan potensi (IQ) dan kemampuan realiti (knowledge + skill). Artinya, seseorang yang memiliki IQ di atas rata-rata (IQ 110-120) dengan pendidikan yang memadai untuk jabatannya dan terampil dalam mengerjakan pekerjaan sehari-hari, maka ia akan lebih mudah mencapai prestasi kerja yang diharapkan. Oleh karena itu, perlu penempatan pada pekerjaan yang sesuai dengan keahliannya (the right man on the right place, the right man on the right job).
2) Faktor Motivasi Motivasi terbentuk dari sikap (attitude) seseorang dalam menghadapi situasi (situation) kerja. Motivasi merupakan kondisi yang menggerakkan diri seseorang, yang terarah untuk mencapai tujuan organisasi (tujuan kerja). Selain itu sikap mental juga berperan dalam pencapaian prestasi kerja. Sikap mental merupakan suatu kondisi mental yang mendorong diri seseorang untuk berusaha mencapai prestasi kerja secara maksimal. Berkenaan dengan hal tersebut seorang pegawai harus memiliki sikap mental yang siap secara psikofisik (siap secara mental, fisik, tujuan, dan situasi). Disini dimaksudkan seorang pegawai harus siap mental, mampu secara fisik, memahami tujuan utama dan target kerja yang akan dicapai, mampu memanfaatkan dan menciptakan situasi kerja aman dan nyaman antara sesama pegawai. TIPS-TIPS MANAJEMEN WAKTU Langkah apa sajakah yang perlu dilakukan dalam mengatur waktu yang baik dan efektif? Mari kita bahas bersama tips-tips manajemen waktu yang bisa diterapkan setiap harinya. 1. Mulailah membuat skala prioritas. Ketika tugas atau pekerjaan kita menumpuk, waktu 24 jam per hari rasanya tidak cukup untuk menyelesaikan semua tugas-tugas tersebut. Untuk itu buatlah skala prioritas pekerjaan manakah yang paling penting dan harus segera diselesaikan, serta pekerjaan manakah yang bisa dikerjakan belakangan. Dengan begitu semua target dapat terselesaikan tepat pada waktunya. 2. Belajar disiplin dan tidak menunda pekerjaan. Membiasakan diri untuk disiplin dalam mengerjakan semua pekerjaan, mendorong kita untuk segera menyelesaikannya langsung tanpa harus menunda-nundanya. Sebab semakin lama kita menunda sebuah pekerjaan, maka semakin besar pula rasa malas yang kita bangun. Hal inilah yang membuat pekerjaan kita hanya akan menumpuk, tanpa ada yang terselesaikan dengan tuntas. 3. Buatlah jadwal sebagai alat bantu dalam manajemen waktu. Salah satu alat bantu yang dapat mengingatkan segala pekerjaan yang harus diselesaikan yaitu jadwal kegiatan kita sendiri. Usahakan memiliki jadwal rencana kegiatan harian, dan pastikan kita mencantumkan pekerjaan apa saja yang harus diselesaikan pada hari ini.
4. Upayakan selalu fokus dan tuntaskan setiap pekerjaan. Mengerjakan lebih dari satu tugas dalam waktu yang bersamaan tentunya tidak akan menghasilkan output yang optimal. Lebih baik kita fokus untuk menuntaskan satu tugas terlebih dahulu, baru kemudian kita mengerjakan tugas yang berikutnya. Cara ini sangat membantu untuk bekerja secara efektif, sehingga semua tujuan dapat tercapai sesuai dengan target waktunya. 5. Hargailah setiap waktu yang kita habiskan. Manfaatkan setiap waktu yang kita habiskan sesuai dengan kebutuhannya. Misalnya saja saat jam kerja, maka gunakan tenaga dan pikiran kita untuk fokus menyelesaikan pekerjaan dan tugas. Begitu juga pada saat jam istirahat, hargai serta manfaatkanlah untuk refresing dan sejenak mengistirahatkan pikiran. Sehingga pada saat masuk jam kerja, pikiran dan tenaga sudah siap digunakan untuk bekerja kembali secara optimal. Pastikan tidak ada waktu yang terbuang sia-sia, karena manajemen waktu merupakan awal sebuah keberhasilan Anda. KESIMPULAN Sukses merupakan hasil dari kebiasaan. Oleh sebab itu, langkah pertama yang harus dilakukan adalah memperlancar bagaimana kita menggunakan waktu, yakni dimulai dengan kebiasaan mengontrol diri. Sekali kita bisa, seterusnya kebiasaan bagus ini jadi hal alami. Dalam banyak kasus, sukses bukan dihasilkan dari hal yang tak biasa, tapi lebih sebagai hasil dari kemampuan seseorang untuk "menguasai keduniawian". Dengan konsisten menampilkan seluruh tugas penting yang belum sempurna, sejalan dengan waktu aktivitas ini akan berubah jadi pencapaian besar. Hentikan Kebiasaan Menunda. Kebiasaan untuk menunda adalah kebiasaan buruk yang harus kamu hilangkan mulai kini! Selain tidak produktif, kebiasaan ini akan membuat hariharimu berantakan dan mencegahmu untuk sukses dalam segala hal. Sikap disiplin harus ditanamkan sejak dini mulai dari kita masih kecil. Disiplin sangat berpengaruh bagi keberhasilan kita dimasa datang. Orang sukses adalah orang yang selalu disiplin. Untuk kualitas hidup yang lebih baik dan tertata maka perilaku disiplin harus
ditanamkan, disiplin dalam hal apapun. Salah satu perilaku disiplin yang harus selalu dijalankan yaitu disiplin waktu. Mengelola waktu dengan baik berarti mengelola hidup Anda dengan baik pula. Manusia tidak semua diberkahi dengan kecemerlangan, penampilan yang baik, atau banyak uang, tapi kita masing-masing mendapatkan jumlah waktu yang sama setiap hari. Ada banyak yang dapat dicapai dalam 24 jam, dan ada juga yang tidak mencapai apapun sama sekali. Semuanya terserah Anda untuk memanfaatkan waktu secara optimal karena ini adalah hidup Anda. Waktu adalah hidup dan modal kita, dengan kata lain waktu adalah umur kita. Maka, janganlah menyia-nyiakannya. Waktu juga ibarat pedang. Bila kita tidak mahir menggunakan dan memainkannya, bukan tidak mungkin suatu hari nanti ia akan melukai atau bahkan membunuh diri kita sendiri. Jadi, belajarlah cara memainkan pedang, dalam arti mengelola waktu agar ia tidak menjadi senjata makan tuan. Dalam kehidupan moderen seperti sekarang ini, semua orang dituntut untuk dapat lebih profesional dalam bekerja maupun menjalani kehidupan pribadi. Tuntutan tersebut sangat dirasakan ketika upaya pelayanan dalam berbagai bidang menjadi hal yang sangat vital. Untuk itu, dalam menjalani kehidupan terutama dalam menyelesaikan pekerjaannya, seseorang perlu melakukan manajemen diri. Manajemen waktu merupakan salah satu manajemen diri dalam upaya agar seseorang dapat lebih professional bekerja. Daftar Pustaka Covey, Stephen R. 1994. 7 Kebiasaan Manusia Yang Sangat Efektif (The 7 Habits of Highly Effective People). Jakarta : Binarupa Aksara. Dejanasz, S.C. 2002. Interpersonal Skills in Organization. Boston : Mc-Graw Hill. Kamus Besar Bahasa Indonesia.1997 Keenan, Kate. 1995. Management Guide to Making Time (terjemahan). West Sussex: Ravette Books Limited. Treacy, Declan. 1992. Successful Time Management in a Week (terjemahan). Inggris: Hodder &
Stoughton. Trihono. 2005. MANAJEMEN PUSKESMAS BERBASIS PARADIGMA SEHAT. Jakarta: CV. Sagung Seto.