BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Era globalisasi akan mempertajam persaingan-persaingan diantara perusahaan, sehingga diperlukan pemikiran yang lebih kritis atas pemanfaatan secara optimal penggunaan berbagai sumber daya yang ada sebagai konsekuensi dari timbulnya persaingan,yaitu mundur, bertahan, tetap unggul atau bahkan semakin berkembang. Agar perusahaan tetap bertahan dan semakin berkembang di dalam usahanya, diperlukan upaya penyehatan dan penyempurnaan yang permasalahan pokoknya adalah kehematan, peningkatan produktivitas, efisiensi, dan efektivitas dalam pencapaian tujuan perusahaan. Seiring dengan semakin meningkat dan kompleksnya operasi dalam perusahaan, manajemen puncak tidak memiliki komunikasi yang cukup dengan berbagai operasi yang ada untuk menelaah keefektifan kinerja yang memuaskan, sekalipun ia dapat membangun suatu sistem pengawasan dan berusaha terus untuk menjaga suatu kendali melalui sistem tersebut. Hal ini menimbulkan kesulitan baginya untuk mengetahui antara lain: apakah kepentingan perusahaan telah terlayani dengan semestinya, apakah prosedur-prosedur yang ditetapkan telah di taati, apakah karyawan-karyawan bertugas dengan efisien, apakah pendekatan-pendekatan yang ada masih efektif mengingat perubahan kondisi ekonomi dewasa ini. Keterbatasan komunikasi antara manajemen puncak dengan lini operasi di dalam perusahaan tidak menutup kemungkinan terjadinya kecurangan. Untuk mengatasi hal tersebut, manajemen perlu adanya bagian khusus yang harus melakukan tugas pengawasan atas keseluruhan jaringan kegiatan perusahaan. Alat bantu yang dimaksud adalah audit internal dalam perusahaan. Bagian ini harus bisa membuat suatu program yang sistematik mengenai pengamatan, pemeriksaan
dan penilaian atas pelaksanaan dan hasil kegiatan untuk menentukan apakah wewenang dan tanggung jawab yang didelegasikan telah dilaksanakan secara tepat serta prosedur telah dilaksanakan seperti apa yang telah ditetapkan. Sehubungan dengan itu, maka tujuan audit internal adalah membantu anggota organisasi untuk melaksanakan tanggung jawab mereka secara efektif. Audit internal menyediakan analisis, penilaian-penilaian, rekomendasi, saran-saran dan informasi mengenai objek yang diperiksa. Tujuan audit internal ini juga untuk pengendakian yang efektif dengan biaya yang wajar. Untuk pencapaian tujuan tersebut, sebaiknya dilakukan penelitian dan aktivitas pemeriksaan secara teratur dan terus menerus untuk memasikan apakah sistem yang ada telah memadai. Kegiatan ini disertai dengan pengujian yang tetap untuk memasikan system tersebut telah berjalan dengan efektif. Maka hal ini maka meyakinkan manajemen bahwa laporan keuangan yang diterima merupakan hal yang bisa dipercaya untuk bahan pengambilan keputusan. Auditor internal harus melakukan penelitian dan pengawasan terhadap objek yang diteliti sebelum melakukan pemeriksaan. Sistem pengawasan dan audit internal yang handal diharapkan dapat membantu pihak manajemen dalam upaya mengamankan harta perusahaan, dokumen-dokumen penting, data-data keuangan, meningkatkan kemampuan perusahaan dalam mencapai laba dan yang paling penting adalah mampu mengambil langkah untuk mengantisipasi setiap fraud yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Oleh karena itu, saran perbaikan dari audit internal akan sangat membantu pihak manajemen untuk mencegah, kesalahan, serta ketidak sesuaian terhadap aturanaturan yang berlaku di dalam perusahaan. Adapun contoh kasus di dalam perusahan yang menunjukan lemah nya pengendalian ISO 9001:2000 adalah terjadi nya beberapa kali penggelapan yang dilakukan oleh sub organisasi perusahan di bidang jasa pengelolaan perparkiran di
Gedung BNI. Hal ini menunjukan bahwa audit internal yang dilakukan di perusahaan masih belum terlalu efektif, walaupun saat ini hal tersebut telah di benahi dan tidak terjadi lagi penggelapan di sana. Berdasarkan uraian diatas, penulis tertarik untuk melakukan penelitian mengenai audit internal dan peranan dari standarisasi ISO 9001:2000 yang dimana fungsinya ditunjang oleh audit internal itu sendiri, dalam skripsi yang berjudul: PERANAN EFEKTIVITAS AUDIT INTERNAL DALAM MENUNJANG IMPLEMENTASI ISO 9001:2000 (Studi kasus pada PT Swadharma Griyasatya) 1.2 Identifikasi Masalah Berdasarkan latar belakang penelitian yang dikemukakan sebelumnya maka masalah yang akan dirumuskan dalam penelitian adalah : 1. Bagaimana efektifitas Audit Internal pada perusahaan. 2. Bagaimana implementasi ISO 9001:2000. 3. Bagaimana peran Audit internal dalam menunjang efektivitas implementasi ISO 9000:2000 pada perusahaan. 1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian Maksud dari penelitian ini adalah untuk mengetahui sejauh mana peranan audit internal dalam menunjang fungsi Manajemen Mutu ISO 9001:2000 pada perusahaan. Apakah standarisasi ISO 9001:2000 sudah dijalankan sesuai dengan Manual yang ada, di dukung oleh fungsi audit internal yang efektif di dalam perusahaan. 1.4 Kegunaan Penelitian Hasil penelitain ini diharapkan dapat memberikan kegunaan bagi : 1. Penulis sendiri Hasil penelitian ini dapat menambah wawasan dan pengetahuan tentang penerapan sistem manajemen kualitas, dan penerapannya dalam perusahaan.
2. Perusahaan yang diteliti Dari penelitian ini diharapkan dapat dijadikan sebagai bahan masukan atau informasi. 3. Pihak lain Hasil penelitian ini dapat memberikan informasi dan pengetahuan yang dapat dijadikan bahan referensi khususnya untuk mengkaji topik-topik yang berkaitan dengan masalah yang dibahas dalam skripsi ini. 1.5 Kerangka Pemikiran dan Hipotesis Pada dasarnya manusia memiliki kemampuan yang terbatas, tidak terkecuali dalam memimpin perusahaan. Sehingga manusia juga memiliki keterbatasan dalam mengendalikan perusahaan. Oleh karena itu pemimpin perusahaan tidak dapat melakukan pengendalian secara langsung terhadap kegiatan kegiatan di dalam perusahaan. Keterbatasan waktu dan kemampuan seorang pimpinan dalam mengendalikan kegiatan operasional perusahaan, dalam lingkup perusahaan berkembang luas serta memiliki masalah yang kompleks, kebutuhan yang penting akan adanya suatu pengendalian internal yang memadai sangat diperlukan. Agar pengendalian internal perusahaan dapat dilakukan dengan baik dan efisien, perlu adanya suatu komunikasi dan penertian yang lebih baik dari seluruh bagian bagian organisasi. Tujuan diadakannya audit internal adalah untuk membantu semua anggota organisasi dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab mereka secara efektif, dan dilengkapi dengan analisis-analisis yang berhubungan dengan setiap tahap aktivitas usaha yang ditelaah oleh audit internal dan evaluasi pengendalian dalam organisasi tersebut. Audit internal berwenang untuk memerintah atau memaksakan kehendaknya atas bagian-bagian yang diperiksanya. Dalam pelaksanaannya audit internal hanya
akan meneliti apakah pengendalian tersebut telah dilaksanakan seperti apa yang telah diharapkan, serta kemudian melaporkan kepada manajer mengenai hasil temuannya. Kemudian memberikan saran-saran perbaikan yang diperlukan jika terdapat kelemahan atau kekurangan pada sistem yang bersangkutan, sehingga manajer dapat segera mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk mempertahankan dan menjaga agar pengendalian internal dapat terlaksana dengan baik. Pengertian audit internal sendiri menurut Institute of Internal Auditors (IIA) (1997:4) adalah : audit internal adalah suatu aktivitas penilaian independen di dalam suatu organisasi untuk penelitian kegiatan pembukuan, finanasial dan lain-lainnya sebagai dasar untuk membantu pimpinan perusahaan. Pemeriksaan itu mempunyai pengendalian manajerial yang berfungsi dangan jalan mengukur dan menilai efektivitas sarana pengendalian. Dari pengertian diatas, dapat dilihat bahwa audit internal sebagai aktivitas independen harus bersikap objektif dalam melakukan pemeriksaan. Selain itu, audit internal juga merupakan alat pengendalian manajemen yang mengukur dan mengevaluasi efesiensi dari pengendaliannya. Sedangkan objek pemeriksaannya adalah metode-metode,prosedur,catatan-catatan keuangan dan kebijaksanaan lainnya yang telah digariskan pimpinan perusahaan. Seiring dengan kemajuan globalisasi, standarisasi manajemen telah menjadi isu utama lebih khusus lagi standarisasi tentang standarisasi manajemen mutu. Untuk itu, suatu lembaga baik pemerintah maupun swasta perlu menyiapkan kerangka sistem mutu lembaganya kearah yang diinginkan sesuai dengan sasaran dan tujuan akhir yang ditetapkan lembaga tersebut. Menanggapi isu diatas, salah satu standar sistem manajemen mutu yang berkembang di Negara maju maupun berkembang adalah ISO 9001:2000. Standar ini merupakan sarana atau sebagai alat untuk mencapai Total Quality Control yang diharapkan mampu menjawab perkembangan globalisasi ini dimana tujuan akhirnya adalah mencapai efektifitas dan efisiensi suatu organisasi. Standar ini merupakan
salah satu standar yang diakui secara internasional, yang selanjutnya sudah diadopsi oleh Indonesia menjadi SNI 19-9001:2000. ISO 9001:2000,oleh Vincent Gaspersz (2002:1) diuraikan sebagai berikut: ISO 9001:2000 adalah suatu standar internasional untuk sistem manajemen kualitas, ISO 9001:2000 menetapkan persyaratan-persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan penilaian dari suatu manajemen kualitas, yang bertujuan untuk menjamin organisasi akan memberikan produk (barang/jasa) yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan. Pengertian dari mutu itu sendiri adalah gambaran dan karakteristik menyeluruh dari barang/jasa. Yang menunjukan kemampuannya dalam memuaskan konsumen sesuai dengan kebutuhan yang ditentukan, mencakup : 1. Memenuhi persyaratan konsumen/pelanggan 2. Sesuai dengan kegunaan 3. Memuaskan pelanggan pada biaya kompetitif 4. Resultante dari karakteristik produk dan jasa pemasaran, rekayasa, pembuatan dan pemeliharaan yang membuat produk dan jasa yang digunakan memenuhi harapan konsumen/pelanggan. Sertifikasi merupakan bentuk pengakuan dari pihak yang independen terhadap suatu organisasi yang sudah menerapkan sistem manajemen mutu yang menjadi acuannya. Adanya sertifikasi ini memberikan bukti bahwa standar sudah benar-benar diterapkan, tetapi satu hal yang harus diperhatikan bahwa sertifikasi bukan menjadi tujuan akhir, sebab banyak organisasi mengejar sertifikasi tanpa disertai upaya untuk melakukan peningkatan atas kinerja sistemnya. Pada intinya ISO 9001:2000 sangat dipengaruhi oleh prinsip-prinsip yang dikenal dengan delapan prinsip manajemen mutu, yaitu : 1. Fokus kepada pelanggan 2. Kepemimpinan 3. Keterlibatan personel 4. Pendekatan proses
5. Pendekatan sistem terhadap manajemen 6. Peningkatan berkesinambungan 7. Pendekatan faktual 8. Hubungan pemasok yang saling menguntungkan Proses sertifikasi dilaksanakan oleh lembaga sertifikasi yang telah di akreditasi secara nasional atau bahkan internasional, langkah-langkahnya sebagai berikut : 1. Organisasi menetapkan komitmen dalam menerapkan sistem manajemen mutu 2. Penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 pada unit-unit organisasi yang telah di tetapkan 3. Penetapan/penunjukan lembaga sertifikasi 4. Penilaian semua aspek manajemen dan pelaksanaan kegiatan 5. Pemberian sertifikasi ISO 9001:2000 6. Pengawasan ulang yang dilaksanakan setiap 6 (enam) bulan sekali setelah sertifikasi di terbitkan, yang dimaksudkan untuk mengevaluasi efektifitas penerapan ISO 9001:2000 Akan tetapi penerapan sistem manajemen mutu pada perusahaan tidak lepas dari peranan audit internal dalam membantu perusahaan memiliki sistem manajemen mutu yang baik serta keyakinan pelanggan bahwa perusahaan telah memiliki manajemen mutu yang baik. Audit internal merupakan kegiatan yang sangat penting dan merupakan suatu keharusan dalam penerapan standar ISO 9001:2000, yang bertujuan untuk memantau sistem mutu dengan melakukan verifikasi kesesuaian dan keefektifan kegiatan penerapan sistem mutu dibandingkan terhadap standar acuan serta kebijakan-kebijakan yang sudah ditentukan. Dengan demikian penerapan Standar ISO 9001:2000 memberikan manfaat besar dalam meningkatkan kinerja suatu organisasi dalam upaya mewujudkan pelayanan prima kepada mitra kerjanya. Berdasarkan kerangka pemikiran diatas, maka penulis membuat rancangan hipotesis sebagai berikut :
Audit internal yang efektif dapat berperan sebagai alat bantu manajemen guna mencapai keberhasilan dalam penerapan manajemen mutu ISO 9001:2000 1.6 Review Penelitian Terdahulu Penelitian terdahulu dilakukan oleh Samuel Franklin pada tahun 2006 dengan judul Peranan Audit Internal Sebagai Alat Bantu Manajemen Dalam Menunjang Penerapan Sistem Manajemen Kualitas (ISO9001:2000) Pada Perusahaan Kemasan Air Minum. Penelitan terdahulu, saudara Samuel Franklin melakukan penelitian di perusahaan yang bergerak di bidang produksi (manufaktur) air di dalam kemasan yang sudah bersertifikat ISO 9001:2000, sedangkan saat ini penulis akan mencoba menguraikan sistematika audit internal pada PT Swadharma Griyasatya yang bergerak di bidang Building Management (jasa), yang mana perusahaaan tersebut telah ditunjang oleh standarisasi manajemen mutu ISO 9001:2000, serta melihat peranan audit internal dalam menunjang sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 pada perusahaan dan memperbandingkan kesesuaian peranan audit internal dalam prakteknya di kegiatan operasi perusahaan, melalui beberapa perbandingan, metodemetode penelitian yang digunakan. 1.7 Metodologi Penelitan Dalam melakukan penelitian, penulis menggunakan metode deskriptif verifikatif dengan metode studi kasus. Sumber data untuk menyusun skripsi ini didapat dengan dua cara yaitu : 1. Penelitian Lapangan (Field Research) Merupakan data yang diperoleh secara langsung dari lapangan yang menjadi objek penelitian. Adapun teknik pengumpulan datanya sebagai berikut : a) Wawancara, yaitu pengumpulan data melalui Tanya jawab kepada bagianbagian yang terlibat dengan masalah-masalah yang diteliti.
b) Observasi, yaitu pengumpulan data dengan cara mengamati langsung sumber data yang akan dianalisis kemudian diuraikan dalam data tertulis. c) Kuesioner, yaitu pengumpulan data melalui daftar pertanyaan tertutup kepada bagian-bagian yang terlibat dengan masalah-masalah yang diteliti. 2. Penelitian Kepustakaan (Library Research). Merupakan data yang diperoleh dengan cara membaca dan mempelajari literatur-literatur yang berkaitan dengan masalah yang akan diteliti. Adapun studi kepustakaan ini diperlukan sebagai landasan teori yang dapat menunjang data yang dikumpulkan dalam penelitian ini. Instrumen yang digunakan penulis untuk pengumpulan data dalam penelitian ini terutama adalah kuesioner. 1.8 Lokasi dan Waktu Penelitian Penelitian ini dilakukan di Kantor Pusat PT Swadharma Griyasatya khususnya di bagian Satuan Pengawasan Intern (SPI), Gedung BNI, Lt. 26, Jl. Jend. Sudirman Kavling 1, Jakarta 10220.