Proposal? Penawaran tertulis Rencana yang bisa direalisasikan ditawarkan ke orang lain untuk dipertimbangkan
Reaktif Dua Pendekatan Menjawab undangan/tender prosesnya lebih terbatas Proaktif Mengirimkan penawaran spekulatif lebih bebas
Tip untuk pendekatan Reaktif 1. Bacalah dengan seksama Letter of Invitation, termasuk terms of reference (TORs) 2. Pahami kebutuhan client 3. Putuskan untuk menawar atau tidak 4. Masukkan penawaran yang Compliant dan attractive
Tip untuk pendekatan proaktif Kaji kebijakan dan prioritas client Sasaran client & pengambil keputusan yang tepat Pahami persyaratan dan instruksi penawaran client Masukkan penawaran yang relevan dan menarik
Pada setiap kasus Proposal adalah penawaran bisnis Penyusunan proposal perlu dikelola seperti proyek internal Setiap proposal perlu memiliki SDM yang berkompeten yang dicalonkan sebagai manager
Tahap-Tahap Penyusunan Proposal 1. Perencanaan dan koordinasi 2. Mengunjungi client 3. Penulisan dan pengeditan proposal 4. Produksi dan pengiriman
Tahap 1: Perencanaan dan Koordinasi Analisis TOR Pembuatan Draft struktur proyek + format, struktur dan isi proposal Pembuatan draft input proyek: waktu, SDM, ketrampilan, manajemen, logistik Penjadwalan input proposal : waktu, SDM, ketrampilan Asumsi biaya dan harga dasar untuk proyek dan penawaran finansial
Keputusan tentang lokasi penyusunan dan produksi proposal Business Incubator Centre-Universitas Gunadarma Tahap 2: Kunjungan Client Koordinasi dengan rekanan proposal: strategi proposal, taktik Pengembangan pendekatan, metoda, rencana kerja, manajemen, tatap muka dengan client Menjalin hubungan, pertemuan dengan client dan rekanan Penetapan struktur tim dan input yang diusulkan
Tahap 3: Penulisan Proposal Uraian tertulis mengenai Teknis, keuangan and manajemen Grafik Proposal : diagram, bar chart, dll Ringkasan proposal Kaji dan edit tulisan Terjemahkan (jika diperlukan)
Tahap 4: Produksi dan Pengiriman Word processing, penandatanganan Penjilidan Pencetakan Text/graphics Pemeriksaan and perbanyakan proposal Logistik pengiriman and pemasukkan penawaran
Struktur dasar dari proposal bersaing (I) Cover Bagian Depan Bab 1 Fungsi? Informasi kunci Halaman judul, surat pengantar, Ringkasan Organisasi dan Isi Proyek Tujuan Identifikasi konsultan Matrik tanggapan TOR outline struktur tim Matrix pengalaman tim Resume CV
Struktur dasar dari proposal bersaing (II) Bab 2 Bab 3 Bab 4 Bab 5 Bab 6 Lampiran Pemahaman proyek Metodologi dan program kerja Staffing dan organisasi Pengalaman Proyek Anggaran/informassi Anggaran Full CV/TOR/bahan lain
Ringkasan Proyek Ringkas dan padat (satu halaman) Fokus pada pesan inti Hanya mencakup hal-hal penting yang memperkuat pesan inti Berikan dampak ke struktur Yakinkan bahwa client membacanya
Masukkan ringkasan pengalaman tim inti (matrix atau tabel) Business Incubator Centre-Universitas Gunadarma Bab 1: Bagian Awal Jangan mengulang TOR, sajikan data dasar tentang client, kinerja dan pengalaman kita Nyatakan tujuan dan manfaat proposal Tekankan pada kekuatan penawaran kita (misal pengalaman) Garisbawahi your selling points Beri judul bab yang bisa memperkuat identitas kita
Bab 2: Jelaskan strategi kita (pendekatan) Tunjukkan kepedulian kita terhadap konteks proyek Gunakan informasi yang belum diketahui client untuk menunjukkan kekuatan dari pendekatan kita Buatlah analisis yang jelas mengenai dasar pemikiran dan konteks pekerjaan Kaitkan logika pendekatan kita dengan struktur tim dan tanggung jawabnya Libatkan pengalaman anggota tim dalam bab ini
Titikberat pada kesesuaian antara metode dan tujuan client Business Incubator Centre-Universitas Gunadarma Bab 3: Metodologi dan Rencana kerja Bergerak dari aspek strategis ke rincian taktis dari program kerja Mulai dari garis besar struktur program kerja, bergerak dari aspek macro ke mikro. Jelaskan prosedur aktifitas secara rinci tetapi jelas : nyatakan tujuan, diskusikan berbagai pilihan, pertimbangan pemilihan, input/output. Gunakan daftar. Jelaskan key selling points
Bab 4 & 5: Pengalaman Proyek dan CV Klasifikasi pengalaman tim sesuai karakteristik proyek Buat tabulasi pengalaman relevan dan masukkan ringkasannya pada bagian pendahuluan Tunjukkan cakupan proyek, client, jasa, hasil proyek sebelumnya Buatlah ringkasan proyek yang menarik Sesuaikan CVs dengan persyaratan khusus dari proyek
Bab 6: Anggaran dan Informasi Anggaran Ikuti instruksi client, jika ada (format, judul, dll) Yakinkan bahwa semuanya (komponen biaya) sudah dibuat anggarannya (buat check-list) Semua program kerja ditransformasikan dalam pengertian anggaran Jelaskan bagaimana anggaran sudah di-exercise: cacatan informasi proyek menjadi bermanfaat disini Memiliki anggaran kerja yang terinci (anggaran per tugas atau per aktifitas)
Tip Tambahan: Menulis dan mengedit efektif Proposal adalah penawaran bisnis bukan laporan: kembangkan template proposal Buatlah proposal mudah dibaca: presentasi menarik, grafik yang kreatif, dan konsisten Buatlah proposal yang mudah dipahami: hindari jargon, jelas, tajam Bahasa yang baku dan benar
Apa yang seharusnya kita tawarkan? Spesialis, berpengalaman dan keahlian mandiri Transparansi dalam metode, pencatatan dan keuangan Konsistensi, nilai uang, berkelanjutan Energi dan inovasi Kejelasan tujuan, sinergi bisnis Pengurangan resiko dan potensi kerugian Manfaat proyek akan meningkatkan kompetensi dan kinerja client
Pertanyaan dari client yang perlu diantisipasi? Apakah kajian konsultan sudah memadai mengenai penentuan cara tercepat dan praktis dalam memenuhi kebutuhan client? Apakah pendekatan kita sudah logis dan efektif dari segi biaya? Apakah rencana kerja yang ditawarkan konsisten dengan jadwal waktu, anggaran, dan prosedur client? Apakah penawaran memprioritaskan kualitas profesional yang terbaik dalam melaksanakan pekerjaan?? Apakah penawaran memberikan manfaat maksimal dengan resiko minimal?