KANTOR JASA AKUNTANSI (KJA) Dr. SURYO PRATOLO & REKAN A. Pendahuluan Untuk menjamin Kantor Jasa Akuntansi (KJA) Dr. Suryo Pratolo & Rekan bekerja secara profesional dan menjaga etika profesi, maka perlu disusun Sistem Pengendalian Mutu (SPM). Dengan SPM ini akan didapatkan standar yang jelas dalam menerima, melanjutkan atau menolak penugasan dari klien. Dalam dokumen SPM ini akan diuraikan hal-hal berikut: Prosedur Penerimaan Klien, Jaminan Mutu, Manajemen Risiko, Pengendalian Mutu Penugasan, Independensi dan Penelaahan Mutu. B. Prosedur Penerimaan Klien Kantor Jasa Akuntansi (KJA) merupakan institusi yang memberikan jasa kepada para klien, sehingga keberadaan klien bagi KJA merupakan peluang untuk mendapatkan pendapatan, namun demikian tidak berarti semua calon klien yang meminta atau akan menggunakan jasa KJA akan langsung dapat diterima. KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan memiliki prosedur terhadap para calon klien yang akan menggunakan jasa KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan, dengan terlebih dahulu menguji integritas calon klien. Standar yang diberlakukan adalah KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan hanya akan menerima klien yang memiliki manajemen dengan integritas yang baik, hal ini dimaksudkan untuk mengurangi risiko penugasan yang didapat dari klien. Terhadap calon klien KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan akan terlebih dahulu melakukan identifikasi calon klien, apakah manajemen calon klien dapat dipercaya dan bertanggung jawab. Proses untuk mendapatkan gambaran calon klien di atas dapat dilakukan dengan berkomunikasi dengan KJA sebelumnya yang pernah memberikan jasa kepada calon klien, mencari informasi dari pihak ketiga yang diyakini memiliki informasi yang cukup dan pandangan obyektif terhadap calon klien, atau dapat juga dilakukan dengan mengandalkan pada pengalaman dan pemahaman KJA tentang calon klien tersebut. KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan Page 1
Setelah gambaran profil calon klien diperoleh, langkah berikutnya adalah KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan melakukan identifikasi penugasan, identifikasi dimaksud adalah siapa yang akan menjadi pengguna informasi yang dihasilkan dari penugasan tersebut, bagaimana prosepek hukum dan stabilitas keuangan calon klien, juga batas lingkup penugasan. Langkah selanjutnya KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan melakukan pendalaman pemahaman calon klien terkait dengan potensi-potensi yang dapat memengaruhi dalam pelaksanaan penugasan, memahami karakter manajemen dan pemiliknya sehingga dapat dipertimbangkan kemungkinan perlunya perhatian khusus, atau adanya potensi risiko yang tidak wajar, melalui langkah ini dapat direview dan diperoleh informasi data mengenai calon klien lebih dalam. Berdasarkan data dan informasi yang telah diperoleh, akan dilakukan pertimbangan risiko calon klien sesuai dengan persyaratan penerimaan atau penolakan klien. Jika berdasarkan informasi yang diperoleh mengarah pada menerima klien, KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan akan menunjuk tim yang akan melaksanakan penugasan klien dengan mempertimbangkan independensi, keahlian, pengetahuan tentang industri dan jumlah personel yang akan dilibatkan. Jika kesimpulan awal adalah menerima calon klien maka akan diterbitkan proposal persetujuan menerima klien, sebelum dibuat keputusan final penerimaan klien akan dilakukan proses verifikasi, apakah tim yang akan menerima penugasan setuju serta bersedia bertanggungjawab atas penugasan yang diberikan. Tim yang ditunjuk harus senantiasa memiliki kewaspadaan terkait dengan integritas atau ketidaksepahaman dengan manajemen klien atau direksi, dan selalu waspada terhadap alasan profesional mengapa harus menolak atau tidak menerima penugasan yang diberikan. Bila semua langkah di atas mengarah pada kesimpulan yang meyakinkan, KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan akan memutuskan menerima, melanjutkan atau menolak klien, setelah mendapatkan dan mempertimbangkan seluruh informasi yang dibutuhkan serta pertimbangan dari risiko klien. Apabila keyakinan mengarah pada persetujuan untuk menerima klien, KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan akan membuat KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan Page 2
laporan persetujuan penerimaan klien yang ditandatangani oleh klien dan pimpinan tim. C. Jaminan Mutu KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan dalam menjalankan penugasan selalu memegang teguh terhadap kualitas jasa yang dikerjakan. Kualitas merupakan cermin kompetensi penyedia jasa yang harus ditunjukkan kepada para pengguna jasa, oleh karena itu para tenaga profesional yang ada di KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan wajib mematuhi dan melaksanakan kode etik. Tenaga profesional harus handal dan memiliki kemampuan, kompetensi dan komitmen untuk mematuhi seluruh etika yang ada. Setiap penugasan akan diberikan kepada tenaga profesional yang memiliki tingkat pelatihan dan keahlian teknis yang memadai, dan sekurang-kurangnya akan ditunjuk satu orang staf yang dinilai tepat untuk menjadi penanggung jawab setiap penugasan. Untuk memastikan setiap penugasan dilaksanakan dengan sebaikbaiknya, dibuat ketentuan bahwa penugasan harus dikomunikasikan kepada para staf yang terlibat dalam penugasan tersebut. Dalam melaksanakan tugas, staf harus melakukan konsultasi secara cukup dan sebaik-baiknya agar diperoleh informasi sesuai kebutuhan dari pihak-pihak yang memiliki pengetahuan, kompetensi dan pemikiran atau pertimbangan yang memadai. Konsultasi dilakukan dengan merujuk pada pedoman prosedur yang harus dirujuk yaitu, dapat mengungkap identifikasi masalah dan informasi khusus serta mengungkap masalah yang kompleks dan tidak biasa. Tugas konsultasi untuk dapat mengungkap berbagai informasi, diberikan kepada personal atau staf yang memiliki kemampuan dan kewenangan dan hasil konsultasi harus didokumentasi secara memadai. KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan meyakini bahwa kualitas penugasan sangat ditentukan oleh kualitas SDM yang terlibat dalam proses pengerjaan suatu penugasan, untuk itu proses rekruitmen staf dilakukan dengan standar kualifikasi dan pedoman evaluasi SDM potensial yang mampu dipekerjakan. Dengan adanya KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan Page 3
sistem, kebijakan dan prosedur yang jelas akan menjadikan staf bekerja secara profesional, memiliki kompetensi dan integritas. Profesionalitas staf dalam melaksanakan tugas sangat ditentukan oleh proses pengembangan profesi mereka, untuk itu KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan selalu melaksanakan program pengembangan staf baik secara internal maupun eksternal. Pelatihan dilakukan baik dengan cara on the job training maupun off the job training. Program dan kriteria dalam pengembangan kapasitas staf selalu dikomunikasikan kepada seluruh staf. Untuk mengikuti perkembangan terkini terkait standar akuntansi maupun standar profesional bila ada peraturan baru akan segera disampaikan kepada staf. Dalam mewujudkan jenjang karir yang jelas kepada staf, KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan menerapkan program promosi jabatan dan juga evaluasi kinerja staf. Berdasarkan Key performance indicator (KPI) yang telah ditetapkan, staf akan senantiasa dievaluasi kinerjanya, bila berkinerja baik sesuai KPI yang telah ditetapkan, staf akan mendapatkan promosi dengan pemberian tanggungjawab yang lebih tinggi lagi, sebaliknya bila staf menunjukkan kinerja yang jelek, maka akan dilakukan pembinaan, peringatan hingga pemberhentian. D. Manajemen Risiko Untuk memastikan organisasi berjalan sesuai dengan prinsip-prinsip profesionalisme, terdapat berbagai ketentuan terkait dengan manajemen risiko organisasi dan penugasan, yaitu: pertama, adanya pedoman penerimaan dan penolakan klien. harus dipastikan klien memiliki integritas yang baik, untuk menghindari memperoleh penugasan dari klien yang meragukan integritasnya. Analisis ini diperlukan agar terhindar dari penugasan yang melanggar prinsip independensi. Apabila berdasarkan analisis dinyatakn klien layak untuk menerima penugasan darinya, maka dilakukan perikatan secara tertulis, yang mencantumkan lingkup penugasan yang dideskripsikan secara jelas dan akurat, tanggungjawab dalam hal kebenaran dan keakuratan data yang diberikan klien. Untuk kelancaran penugasan, maka semua proses kegiatan harus didokumentasi secara memadai, dan laporan hanya dapat diberikan kepada pihak-pihak yang semestinya. Kedua, adanya KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan Page 4
pedoman kepastian mutu dan kebijakan etika. Dalam pedoman staf harus ditegaskan untuk berhati-hati terkait dengan tindakan yang berpotensi menjadi kewajiban hukum. Harus dipastikan penugasan dilaksanakan oleh staf profesional yang memiliki keahlian teknis. Ketiga, pengendalian mutu. Kepada staf yang mendapatkan penugasan harus diingatkan kembali tentang prosedur perencanaan tugas. Keempat, prinsip independensi, staf harus berhati-hati dengan berbagai hal yang berpotensi melanggar ketentuan/prinsip independensi. Kelima, harus dipastikan hasil pekerjaan dilaporkan sesuai dengan data dan informasi yang didapatkan dan laporan disusun sesuai dengan standar yang berlaku. Penelaahan mutu, ini dilakukan untuk memastikan semua kertas kerja telah terdokumentasi dengan baik, ada rview secara periodik dan inspeksi yang dilakukan oleh staf yang tepat, prosedur ini dilakukan dalam rangka manajemen risiko pelaksanaan penugasan. E. Pengendalian Mutu Penugasan Sebagai organisasi profesional, KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan harus dapat memberikan keyakinan yang cukup bahwa pelaksanaan penugasan memenuhi standar mutu yang telah ditetapkan, oleh karena itu perlu dilakukan pengendalian mutu penugasan yang terdiri dari dua bagian yaitu supervisi dan inspeksi. Supervisi mencakup kebijakan dan prosedur mengenai pengendalian mutu atas pelaksanaan penugasan, untuk memastikan pelaksanaan penugasan memenuhi standar mutu yang telah ditetapkan. Inspeksi merupakan kebijakan dan prosedur terkait dengan pengendalian mutu dalam inspeksi. Standar mutu dalam supervisi pengendalian mutu penugasan meliputi prosedur perencanaan, prosedur mempertahankan standar mutu dan prosedur review kertas kerja untuk tiap laporan penugasan. dalam prosedur perencanaan akan ditunjuk staf yang bertanggungjawab untuk melaksanakan fungsi perencaan penugasan yang bertugas untuk membuat membuat pengembangan usulan program kerja, penentuan kebutuhan staf dan kompetensi yang dibutuhkan, dan melakukan estimasi waktu yang diperlukan untuk penyelesaian pekerjaan. Tahap selanjutnya adalah membuat prosedur untuk mempertahankan standar mutu agar terlaksana KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan Page 5
dalam penugasan, yang meliputi, supervisi dilakukan secara memadai pada semua tingkatan organisasi dan semua staf memanfaatkan lembar isian yang telah disusun. Tahap berikutnya adalah prosedur review kertas kerja, yang meliputi pedoman review kertas kerja dan dokumentasi proses review, penunjukkan pe-review yang memiliki kompetensi dan tanggungjawab yang cukup, memastikan pekerjaan telah dilaksanakan dengan lengkap sesuai prosedur, adanya review untuk setiap laporan penugasan yang akan diterbitkan, penunjukkan pe-review laporan yang akan diterbitkan yang tidak terkait dengan penugasan yang sedang direview, memastikan laporan yang akan diterbitkan telah didukung bukti pekerjaan dan simpulan kertas kerja yang sesuai dengan ketentuan KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan. Standar mutu dalam inspeksi meliputi lingkup inspeksi dan isi program inspeksi. Inspeksi dilakukan untuk memastikan bahwa kebijakan dan prosedur pengendalian mutu telah dilaksanakan secara efektif, dan dilakukan oleh staf sesuai kualifikasi yang ditetapkan. Inspeksi juga dilakukan untuk menguji kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur pengendalian mutu dan review kesesuaian dengan penugasan tertentu yang diberikan oleh KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan, untuk selanjutnya dilaporkan temuan-temuan inspeksi dan tindakan pemantauannya kepada manajemen. F. Independensi Pelaksanaan penugasan yang diberikan oleh klien harus dijalankan secara independen, dan KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan harus memastikan kepada seluruh staf disemua tingkatan organisasi harus mampu mempertahankan sikap indenendennya, ini dilakukan dengan mewajibkan semua staf disemua tingkatan organisasi wajib memenuhi kode etik, dan menugaskan beberapa staf untuk memberikan panduan dan bertanggungjawab untuk menjaga masalah independensi ini, kemudian menyiapkan dokumentasi penyelesaian hal-hal yang terkait dengan persoalan independensi dan melakukan konsultasi dengan sumber atau pihak berwenang terkait dengan peraturan atau ketentuan yang berlaku. KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan juga membuat jalur komunikasi untuk diseminasi kebijakan dan prosedur terkait independensi kepada semua staf disemua KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan Page 6
tingkatan, menyediakan literatur yang mengulas masalah independensi yang berasal dari kalangan profesional, regulator maupun organisasi profesi. KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan juga melakukan pemantauan atas kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur independensi, dan menunjuk seorang staf yang memiliki tanggungjawab yang baik untuk menyelesaikan atas berbagai pengecualian dari ketentuan independensi dengan tingkat kewenangan yang memadai, KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan juga melakukan review secara periodik untuk memastikan apabila terdapat transaksi antara KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan dengan klien jumlah transaksi tidak mengurangi independensi. Untuk memastikan adanya independensi dalam penugasan, disusun juga prosedur pemerolehan bukti yang memadai, karena opini dan rekomendasi yang diberikan wajib didasarkan pada data dan informasi yang cukup sebagai dasar yang rasional. Adanya dokumentasi semua kertas kerja yang terkait dengan penugasan, dan dilakukan closing conference dengan klien mengenai hasil penugasan yang dilaksanakan. G. Penelaahan Mutu Untuk memastikan prosedur mutu telah dilakukan dan diterapkan secara efektif, perlu dilakukan penelaahan mutu yang meliputi, review setiap laporan penugasan yang akan dikeluarkan, review pedoman pengendalian mutu secara periodik, melakukan komunikasi atas setiap perubahan pedoman pengendalian mutu, melakukan monitoring dan pendidikan profesionalisme staf secara berkelanjutan, melakukan review pengembangan dan pelatihan staf secara teratur, melakukan review terhadap pekerjaan yang dilakukan asisten oleh staf yang berkemampuan setara untuk memastikan pekerjaan dilakukan sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang ada, memastikan semua pekerjaan telah didokumentasi dengan baik, dan simpulan yang dibuat konsisten dengan hasil pekerjaan. Penelaahan mutu juga dilakukan terhadap program inspeksi, hal ini terkait dengan penentuan tujuan, penyiapan petunjuk inspeksi, review program pelaksanaan inspeksi, menetapkan frekuensi dan waktu pelaksanaan inspeksi, KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan Page 7
menetapkan prosedur penyelesaian atas ketidaksepakatan yang mungkin timbul diantara reviewer dengan staf pelaksana atau manajemen, dan menetapkan kualifikasi staf pelaksana inspeksi dan cara pemilihannya. Dalam penetapan batas lingkup dan isi program inspeksi dilakukan penelaahan atas penetapan tanggungjawab pemilihan staf inspeksi, melakukan review atas penugasan untuk memastikan kesesuaian dengan standar penilaian, kebijakan dan prosedur pengendalian mutu. Melakukan pembahasan temuan inspeksi terkait unit, fungsi departemen yang direview dan dengan staf manajemen yang bersangkutan, melaporkan temuan dan rekomendasi dan tindakan perbaikan yang harus dilakukan atau direncanakan kepada manajemen. KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan Page 8