PELAYANAN PERIZINAN Dan ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN Sebagai salah satu unit kerja Pemerintah Daerah Kota Yogyakarta, Kecamatan Umbulharjo memiliki kewajiban yang sama dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat melalui Pelayanan Administrasi Terpadu Kecamatan (PATEN). Hal ini telah menjadi komitmen dengan dicanangkannya PATEN di seluruh kecamatan se-kota Yogyakarta pada tanggal 12 Desember 2012. PELAYANAN IMB SIPP Ijin PKL Penutupan Jalan Pengantar SKCK Ijin Keramaian Izin Usaha Kecil Menengah (IUMK) Penerbitan Dispensasi surat-surat kelengkapan pernikahan dan perceraian Pelayanan Adminisrasi Umum Pelayanan Administrasi Kependudukan : -KTP, KK, Surat Keterangan Kematian, Kelahiran, Surat Keterangan Pindah Datang, -Kartu Identitas Anak (KIA), Surat Keterangan Tinggal Sementara (SKTS), E-KTP 1
Melaksanakan kajian permohonan perijinan (Legalisasi IMB, ) Legalisasi Umum Menerima dan Menindaklanjuti Pengaduan dan Keluhan Masyarakat Pelayanan Pertanahan 2
8. PERIZINAN Sesuai dengan pelimpahan Kewenangan walikota Yogyakarta kepada Camat dalam penyelenggaraan perizinan, dapat terlihat dalam skema berikut ini : A. FUNGSI DARI SEBUAH IZIN 1. Sarana pengendalian dan Perlindungan Hukum, 2. Menjamin Kepastian hukum dalam berusaha/legalitas, 3. Menjamin iklim usaha yang kondusif, 4. Melindungi Kepentingan umum, serta 5. Memelihara lingkungan hidup. 3
A.1. Perizinan IMB Secara jelas Camat mempunyai kewenagan terkait perizinan seperti dalam bagan berikut ini : A.2. Persyaratan Pelayanan A.2.1. Persyaratan Administrasi meliputi : a. Formulir permohonan IMB yang diisi lengkap dan mencantumkan tanda tangan pemohon, diketahui oleh tetangga, Rukun Tetangga (RT), Rukun Warga (RW), Lurah; b. Fotocopy KTP pemohon dan/atau pemilik bangunan; c. Fotocopy sertifikat hak atas tanah atau surat bukti kepemilikan tanah lainnya yang sah. d. Surat Pernyataan bermaterai cukup bahwa tanah yang dimohonkan tidak dalam sengketa yang ditandatangani oleh pemohon, pemilik tanah dan calon pemilik bangunan. e. Surat kuasa dan fotokopi KTP yang diberi kuasa apabila yang mengurus bukan pemohon; f. Surat pernyataan kerelaan bermeterai cukup dari pemilik tanah apabila tanah yang 4
digunakan bukan atas nama pemohon; g. Gambar konstruksi bangunan (denah, tampak muka, samping, belakang, rencana manfaat/fungsi) sebanyak dua set; h. Denah lokasi bangunan. Masing-masing sebanyak 1 (satu) lembar A.2.2. Persyaratan Teknis Terhadap bangunan cagar budaya, bangunan yang berada di kawasan cagar budaya dan bangunan yang berada pada garis sempadan sungai memerlukan rekomendasi/surat keterangan dari instansi teknis yang berwenang. A.2.3. SISTEM, MEKANISME, DAN PROSEDUR PROSEDUR PELAYANAN IZIN 1. Pendaftaran 3.a Surat Penolakan 2. Pemeriksaaan Berkas dan Penelitian Lapangan Tidak memenuhi syarat memenuhi syarat 3.b Proses SK Izin dan Penetapan 4. Selesai 5
Keterangan bagan : 1. Pemohon datang ke Kantor Kecamatan untuk menyerahkan berkas permohonan dan diberi tanda bukti penerimaan berkas. 2. Pemeriksaan berkas dan Penelitian Lapangan. Petugas lapangan melakukan penelitian lapangan guna memeriksa kesesuaian berkas dengan fakta lapangan. 3. a. Jika berkas belum benar dan lengkap serta apabila tidak sesuai dengan fakta lapangan maka pemohon akan menerima surat penolakan. b. Setelah penelitian lapangan dilakukan maka SK izin akan diproses dan ditetapkan melalui Surat Keputusan Camat. 4. Pembayaran retribusi izin dan penyerahan izin kepada pemohon. B. Retribusi IMBB Retribusi IMBB yang dilaksanakan di Kecamatan adalah sebagai berikut : 6
7
C. Perizinan Reklame Menjadi Kewenangan Kecamatan namun sampai saat ini belum ada pemohon yang mengajukan Izin reklame yaitu. Izin Pemasangan Reklame Papan nama Usaha/Profesi Adapun Reklame tersebut diatas adalah : Persyaratan Izin Reklame Papan Nama Usaha/Profesi yang menempel pada Bangunan / Gedung adalah sebagai berikut : 1. Fotokopi KTP pemohon yang masih berlaku; 2. Foto Lokasi dan simulasi pemasangan reklame; 3. Gambar denah lokasi; 4. Gambar desain reklame beserta ukurannya; 5. Surat kuasa dari pemohon izin bermaterai apabila tidak dapat mengurus sendiri; 6. Surat pernyataan bertanggungjawab sepenuhnya terhadap resiko penyelenggaraan reklame. D. Izin Penyelenggara Pondokan Setiap orang yang memiliki pondokan berupa rumah atau kamar lebih dari 2 (dua) kamar atau dihuni lebih dari 5 (lima) orang pemondok wajib memiliki izin Penyelenggaraan Pondokan dari Walikota atau pejabat yang ditunjuk, yang dikeluarkan dalam bentuk Surat Izin Penyelenggaraan Pondokan (SIPP). 8
Persyaratan untuk memperoleh Izin Penyelenggaraan Pondokan adalah: Penyelenggara Pondokan bisa Pria ataupun wanita. E. Izin Usaha Mikro Kecil (IUMK) Untuk prosedur IUMK adalah sebagaimana terdapat dalam bagan sebagai berikut : 9
10
F. ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN 1. Penerbitan KTP Elektronik a) KTP/KTP Elektronik diterbitkan karena perpanjangan, rusak dan karena pindah, KTP lama ditarik oleh instansi pelaksana. b) Pas foto sebagaimana dimaksud berukuran 2 x 3 cm dengan ketentuan 70% tampak wajah dan dapat menggunakan jilbab. c) Dalam KTP dimuat pas foto berwarna dari penduduk yang bersangkutan, dengan ketentuan; o o Penduduk yang lahir pada tahun ganjil latar belakang pas foto berwarna merah atau Penduduk yang lahir pada tahun genap latar belakang pas foto berwarna biru. 2. Persyaratan Penerbitan KTP/KTP Elektronik 1). Penerbitan KTP Baru (WNI) Telah mencapai umur 17 tahun atau sudah kawin atau pernah kawin; Surat Pengantar RT/RW; Fotocopy: 1. KK; 2. Kutipan Akta Nikah/Akta Kawin bagi penduduk yang belum berumur 17 (tujuh belas) tahun; Surat Keterangan Datang dari Luar Negeri yang diterbitkan oleh Instansi Pelaksana bagi WNI yang datang dari luar negeri karena pindah. 2). Penerebitan KTP Baru bagi Orang Asing yang memiliki Izin Tinggal Tetap Telah mencapai umur 17 tahun atau sudah kawin atau pernah kawin; Melampirkan fotocopy; 1. KK: 2. Paspor dan Izin Tinggal Tetap; 3. Surat Keterangan Catatan Kepolisian. 3). Penerbitan karena hilang atau rusak dengan melampirkan: Surat keterangan kehilangan dari kepolisian atau KTP yang rusak; Fotocopy KK; Paspor dan Izin Tinggal Tetap. 11
4). Persyaratan penerbitan KTP karena pindah datang bagi penduduk WNI maupun Orang Asing yang memiliki Izin Tinggal Tetap, dengan melampirkan: Fotocopy KK; Surat Keterangan Pindah / Surat Keterangan Pindah Datang; Surat Keterangan Datang dari Luar Negeri bagi WNI yang datang dari luar negeri karena pindah. 5). Penerbitan KTP karena perpanjangan dengan melampirkan: Fotocopy KK; KTP yang telah habis masa berlakunya; Fotocopy paspor, Izin Tinggal Tetap dan Surat Keterangan Catatan Kepolisian bagi Orang Asing Tinggal Tetap. 6). Penerbitan KTP karena adanya perubahan data, dengan melampirkan: Fotocopy KK; KTP yang lama; Surat Keterangan / bukti perubahan peristiwa kependudukan dan peristiwa penting. 7). Penerbitan Kartu Keluarga (KK) Tata cara: 1. Proses penerbitan kartu keluarga (KK) bagi penduduk di Yogyakarta: Pemohon datang ke kantor kelurahan untuk menyerahkan persyaratan dan mengisi formulir permohonan yang diperlukan. Selanjutnya ke kantor kecamatan untuk proses penerbitan KK. 2. Proses penerbitan KK karena proses kedatangan antar Kabupaten/Kota, Provinsi: Pemohon datang ke kantor kelurahan mengisi dan menandatangani formulir serta menyerahkan persyaratan yang diperlukan dan selanjutnya ke Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Yogyakarta. Kemudian ke kecamatan untuk proses penerbitan KK. Persyaratan: 1. Penerbitan KK baru a. Pengantar RT/RW b. KK lama c. Fotokopi buku nikah/akta perkawinan (bagi yang sudah menikah) d. Formulir permohonan pindah (bagi yang pindah antar salam satu kelurahan) e. Surat keterangan pindah datang (bagi penduduk datang) f. Surat keterangan dari luar negeri yang baru pindah dan datang dari luar negeri. 2. KK karena penambahan anggota keluarga 12
a. Pengantar RT/RW b. KK lama c. Surat keterangan kelahiran atau kutipan akta kelahiran 3. Penambahan anggota keluarga untuk numpang KK bagi WNI a. Pengantar RT/RW b. KK lama atau KK yang ditumpangi c. Surat keterangan pindah datang (bagi yang kedatangan) d. Surat keterangan dari luar negeri bagi WNI yang datang dari luar negeri. 3. Bagi Orang Asing: a. KK lama atau KK yang ditumpangi b. Paspor c. Izin tinggal tetap d. Surat keterangan catatan kepolisian/surat tanda lapor diri 4. KK karena pengurangan anggota keluarga a. Pengantar RT/RW b. KK lama c. Surat keterangan kematian (bagi yang meninggal dunia) d. Surat keterangan pindah/pindah datang (bagi penduduk yang pindah) 5. KK hilang/rusak a. Pengantar RT/RW b. Surat keterangan kehilangan dari kepolisian c. KK yang rusak (bagi yang rusak) d. Fotokopi dokumen kependudukan dari salah satu anggota keluarga e. Dokumen keimigrasian bagi orang asing 8). Kartu Identitas Anak (KIA) Kartu identitas Anak (KIA) adalah kartu identitas resmi yang diberikan kepada anak - anak penduduk Kota Yogyakarta yang mengajukan permohonan dan belum berusia 17 (tujuh belas) tahun atau belum pernah menikah. Manfaat dari Kartu Identitas Anak, diantaranya: 1. Pendaftaran sekolah di Kota Yogyakarta 2. Melakukan transaksi keuangan di dunia perbankan dan PT. Pos Indonesia; 3. Pelayanan kesehatan di puskesmas dan atau di RSUD Kota Yogyakarta; 13
4. Sebagai tanda pengenal kependudukan dan bukti diri yang sah. 5. Pembuatan dokumen keimigrasian; 6. Pewarisan dan atau peralihan hak atas tanah dan bangunan; 7. Keperluan lain yang membutuhkan bukti diri berupa identitas bagi anak Kota Yogyakarta. Masa Berlaku Kartu Identitas Anak (KIA) Masa berlaku KIA 5(lima) tahun dan dapat diperpanjang sampai usia sebelum 17 (tujuh belas) tahun dan menikah. Tata cara Membuat Kartu Identitas Anak (KIA) Yogyakarta Pemohon atau orang tua yang bersangkutan atau wali yang dikuasajan datang ke Kantor Kelurahan dengan membawa syarat - syarat yang telah ditentukan. Syarat - syarat membuat Kartu Identitas Anak (KIA) 1. Surat Pengantar RT/RW untuk kasus pertama kali pembuatan KIA dan karena mutasi penduduk. 2. Foto copy Kartu Keluarga (KK) 3. KIA yang sudah rusak bagi pemohon penggantian karena rusak. 4. Surat pelaporan kehilangan dari kepolisian (bagi yang hilang). 5. Membawa pas foto ukuran 3 x 4 cm sebanyak 1 lembar dengan back ground warna merah jika tahun lahir ganjil, dan back ground warna biru jika tahun lahir genap. Atau foto langsung di kecamatan. 6. Formulir permohonan KIA 9). Surat Keterangan Tinggal Sementara (SKTS) Surat Keterangan Tinggal Sementara (SKTS) atau Kartu Identitas Penduduk Musiman (KIPEM) adalah surat keterangan yang diterbitkan oleh instansi yang bertanggungjawab dan berwenang melaksanakan pelayanan dalam urusan pelaksanaan administrasi kependudukan yaitu Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, dan diberikan kepada Warga Negara Indonesia yang tinggal sementara di suatu kota/kabupaten. Manfaat SKTS/KIPEM : Sebagai bukti lapor diri penduduk luar Kota/Kabupaten yang berada di wilayah Kota/ 14
Yogyakarta.. Kegunaan SKTS/KIPEM 1. Sebagai kemudahan untuk mendapatkan pertolongan dari orang lain bila mendapatkan musibah. 2. Sebagai bukti identitas domisili sementara bertempat tinggal di suatu Kota/ kabupaten 3. Sebagai salah satu syarat pengganti surat keterangan pindah bila yang bersangkutn berkeinginan menjadi penduduk suatu kota/kabupaten. 4. bagi mahasiswa dari luar daerah, SKTS penting untuk mengurus beasiswa, membuat SKCK (akan tetapi kabarnya membuat SKCK tetap harus di Polsek yang sesuai dengan KTP, perlu di cek lagi), membuat SIM, membuat surat pernyataan sebagai mahasiswa baru, dan lain - lain. Masa Berlaku SKTS / KIPEM Surat Keterangan Tinggal Sementara (SKTS) berlaku untuk jangka waktu paling lama 1 (satu) tahun dan tidak dapat diperpanjang lagi kecuali bagi pelajar dan mahasiswa. Persyaratan Mengurus SKTS Bagi yang sudah memiliki KTP / wajib KTP 1. Surat pengantar RT / RW 2. Foto copy dan asli Kartu Tanda Penduduk (KTP) dari daerah asal. 3. Membawa pas poto hitam putih ukuran 3 x 4 sebanyak 3 lembar dengan tampak wajah meliputi 70% bidang foto. 4. Formulir permohonan KIPEM/ SKTS 5. Foto kopi dan asli KTP, KK dari penjamin (yaitu KK warga tempat anda mengurus SKTS, misal KK dari yang punya kos) G. TATA TERTIB KERJA Dalam rangka meningkatkan PATEN di Kecamatan Umbulharjo, disusun tata tertib kerja yang diberlakukan bagi semua karyawan, agar dapat melaksanakan fungsi/tugas/ jabatan operasionalnya secara optimal, dan terciptanya suasana kerja yang aman, tertib dan teratur di Kantor pemerintah Kecamatan Umbulharjo dan tentu saja semua itu supaya pegawai bisa lebih profesional sehingga pelayanan menjadi lebih profesional. Hal ini sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia Setiap karyawan berkewajiban menaati peraturan yang berlaku dan berusaha sebaik-baiknya menghindari perbuatan atau tingkah laku yang bertentangan dengan tata tertib kerja pegawai. Adapun tata tertib pewagawai dimaksud adalah sebagai berikut : 15
1. Setiap karyawan wajib mentaati ketentuan-ketentuan yang berlaku. 2. Setiap karyawan wajib mentaati perintah atasannya, sejauh perintah tersebut diberikan dengan sah dan tidak bertentangan dengan Peraturan yang berlaku. 3. Setiap karyawan wajib melaksanakan tugasnya sebaik mungkin, dan dengan penuh tanggung jawab. 4. Setiap karyawan diharapkan untuk berpenampilan rapi, terpelihara serta mengenakan pakaian yang menunjukkan sikap kerja profesional. 5. Wajib menjaga ketertiban, kebersihan dan keserasian di lingkungan. 6. Setiap karyawan wajib bertingkah laku yang baik dan sopan, sesuai dengan tata krama pergaulan yang umum. 7. Setiap karyawan diminta untuk selalu menghormati dan menghargai setiap tamu. 8. Dilarang menggunakan fasilitas atau memanipulasi milik Kantor untuk kepentingan diri pribadi atau kelompok lain di luar kepentingan Kantor. 16
H. SURVEY KEPUASAN MASYARAKAT. Survey Kepuasan Masyarakat (SKM) adalah data dan informasi tentang tingkat kepuasan masyarakat yang diperoleh dari hasil pengukuran secara kuantitatif dan kualitatif atas pendapat masyarakat dalam memperoleh pelayanan dari aparatur penyelenggara pelayanan publik dengan membandingkan antara harapan dan kebutuhannya. Adapun hasil SKM pada Semester II pada Tahun 2017 adalah sebagai berikut : NO UNSUR PELAYANAN NILAI RATA-RATA 1 Persyaratan 3,250 2 Sistem, Mekanisme dan Prosedur 3,260 3 Waktu Pelayanan 3,110 4 Biaya/Tarif 3,490 5 Produk Spesifikasi Jenis Pelayanan 3,190 6 Kompetensi Pelaksana 3,200 7 Perilaku Pelaksana 3,310 8 Penanganan Pengaduan, Saran dan Masukan 3,160 9 Sarana dan Prasarana 3,180 NILAI RATA-RATA 3,207 Prosedur Pelayanan IKM Unit Pelayanan 80,16 Mutu Pelayanan : BAIK Kinerja Unit Pelayanan : 5. SARANA PENGADUAN Untuk selalu meningkatkan pelayanan di fasilitasi terdapat melalui : Sarana Pengaduan, 1. Unit Pelayanan Informasi dan Keluhan (UPIK) dengan sms ke 081 227 80001 2. E-mail : uh@jogjakota.go.id 3. E-mail Intranet: uh@intra.jogjakota.go.id 4. Faximile No (0274) 375782 5. Telepon No (0274) 375782 6. Kotak Saran 7. Pengaduan secara langsung kepada petugas. 8. Melalui surat dengan alamat Kecamatan Umbulharjo Jl. Glagahsari No. 99 YOGYAKARTA 9. Melalui Web site, mediainformasiumbulharjo.com 17
18
I. USUL/ MASUKAN/ SARAN a. Frekuensi koordinasi pelayanan PATEN OPD terkait ditingkatkan. Untuk meningkatkan pelayanan administrasi terpadu, mohon OPD terkait, terutama OPD pembina seperti Bagian Tata Pemerintahan, Dinas Perizinan dan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Yogyakarta dan BKPP (terkait SDM) lebih meningkatkan frekuensi koordinasi dalam rangka pembinaan. Dengan adanya koordinasi yang rutin antar OPD diharapkan pelayanan administrasi terpadu kecamatan lebih terarah. b. Jumlah SDM Kecamatan yang besar jangan disama ratakan dengan Kecamatan lain yang lebih kecil. Untuk Kecamatan Umbulharjo mohon bisa diprioritaskan tambahan personil, supaya jumlahnya tidak sama dengan Kecamatan lain yang mengampu wilayah lebih kecil. Tuntutan warga masyarakat yang harus sesuai dengan SOP dan SPP yang ada. Yogyakarta, Juli 2017 19
Camat Umbulharjo Drs. H. MARDJUKI NIP. 19601212 198003 1 008 No Regulasi Pelaksanaan Permasalahan Masukan/Saran 1 PERATURAN MENTERI DALAM Meliputi Perijinan dan Non Perijinan Yaitu : Terbatasnya personil yang ada, Untuk Kecamatan Umbulharjo NEGERI. NOMOR IMBB 4 TAHUN 2010. SIPP TENTANG. Ijin PKL PEDOMAN Penutupan Jalan PELAYANAN Pengantar SKCK ADMINISTRASI Ijin Keramaian TERPADU Penerbitan Untuk Kecamatan Umbulharjo yang mengampu jumlah kelurahan terbanyak di Kota Yogyakarta yaitu 7 Kelurahan mohon bisa diprioritaskan tambahan personil, supaya jumlahnya tidak sama dengan Kecamatan lain KECAMATAN Dispensasi suratsurat kelengkapan pernikahan dan jumlah personil di Kecamatan hanya 17 pegawai sama yang mengampu wilayah lebih kecil. 20
perceraian Pelayanan Adminisrasi Umum Pelayanan Administrasi Kependudukan : -KTP, KK, Surat Keterangan Kematian, Kelahiran, Surat Keterangan Pindah Datang, -Kartu Identitas Anak (KIA), Surat Keterangan Tinggal Sementara (SKTS), E-KTP Melaksanakan kajian permohonan perijinan (Legalisasi IMB, Legalisasi Umum Menerima dan Menindaklanjuti Pengaduan dan Keluhan Masyarakat Pelayanan Pertanahan Dan lain-lain dengan Kecamatan lain yang hanya mengampu 2 atau 3 kelurahan. Dan untuk pelayanan di ampu oleh 2 PNS dan 2 tenaga teknis, di tambah satu operator SIAK dari Dindukcapil. Sementara Kepala Seksi Pelayanan kosong karena pensiun. Dengan permasalahan tersebut maka antrian di Kecamatan per harinya sangat banyak terkadang, ruang pelayanan tidak muat menampung warga yang antri karena padatnya pelayanan. 2 SOP, SPP Sudah ada SOP dan SPP di bidang pelayanan 3 Inovasi PATEN Membuat Web dan SIM Pelayanan Maksud untuk mebuat Sim Pel pelayanan, adalah untuk mengatasi keterbatasan personil, maka khusus Kecamatan Umbulharjo, warga masyarakat yang berdomisili dan atau yang mempunyai kependudukan di wilayah Kecamatan Umbulharjo dapat mengecek E KTP nya apakah sudah jadi atau belum, di mana saja ya berada dan kapan saja. - Terbatasnya personil yang berbasis IT, sehingga Web hanya di tangani oleh satu orang - Kesulitan dalam penganggaran, karena dalam DPA belum ada rekeningnya, terutama penganggaran untuk web. Mohon untuk Kecamatan personil yang mampu di dalam IT diberikan job sesuai dengan Skill yang ada. Selama ini Utntuk personil yang mampu IT dengan basis S1 atau S2 akan ditarik di Tingkat Kota Yogyakarta, karena utk level di Kecamatan dianggap tidak ada job sehingga kariernya bisa terhambat. Oleh karena itu kami 21
22 mengusulnya di Kecamatan di naikkan levelnya, supaya personil yang ada di Kecamatan mempunyai peluang naik karier walau bertugas di Kecamatan. (Level ahli) juga diperlukan di Kecamatan.
23