PROSEDUR PENYUSUTAN ARSIP DI DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN PROVINSI JAWA TENGAH Tugas Akhir Disusun untuk memenuhi persyaratan menyelesaikan pendidikan Diploma III Administrasi Perkantoran Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Diponegoro Penyusun Nama : Dian Ikhmawati NIM : 14020414060017 PROGRAM STUDI DIPLOMA III ADMINISTRASI PERKANTORAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS DIPONEGORO SEMARANG 2017
ii
iii
KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang selalu senantiasa melimpahkan Rahmat, Hidayah dan Ridho-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan judul Prosedur Penyusutan Arsip Di Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Penulisan tugas akhir ini merupakan syarat yang harus dipenuhi untuk menyelesaikan pendidikan Diploma III Administrasi Perkantoran Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Diponegoro. Di dalam Penyelesaian penulisan tugas akhir ini, penulis tidak lepas dari bantuan serta motivasi dari berbagai pihak. Oleh sebab itu, pada kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih kepada seluruh pihak yang terlibat dalam proses penyelesaian Tugas Akhir ini. Disadari sekali masih banyak terdapat kekurangan yang mungkin ditemukan dalam penyusunan Tugas Akhir ini, sehingga masih jauh dari kata sempurna. Untuk itu penulis bersedia menerima kritik dan saran yang berguna bagi kemajuan penulis. Akhir kata penulis berharap semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi semua pihak yang membaca. Semarang, Agustus 2017 Dian Ikhmawati iv
MOTTO Barang siapa yang menghendaki kehidupan dunia maka wajib baginya memiliki ilmu, dan barang siapa yang menghendaki kehidupan Akherat, maka wajib baginya memiliki ilmu, dan barang siapa menghendaki keduanya maka wajib baginya memiliki ilmu. (HR. Turmudzi) v
PERSEMBAHAN Dengan segala puja dan puji syukur kepada Tuhan yang Maha Esa dan atas dukungan dan doa dari orang-orang tercinta, akhirnya tugas akhir ini dapat diselesaikan dengan baik. Oleh karena itu, dengan rasa bangga dan bahagia saya ucapkan rasa syukur dan terimakasih saya kepada: 1. Tuhan YME, puji syukur yang tak terhingga pada Tuhan penguasa alam yang meridhoi dan mengabulkan segala doa. 2. Bapak Dr. Sunarto, M.Si Selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Diponegoro Semarang. 3. Ibu Dra. Hesti Lestari, MS Selaku Ketua Program Studi D-III Administrasi Perkantoran Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Diponegoro Semarang dan Selaku Dosen Wali. 4. Ibu Dewi Rostyaningsih, M.Si Selaku Sekretaris Program Studi D-III Administrasi Perkantoran Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Diponegoro Semarang. 5. Ibu Dr. Kismartini, M.Si Selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir yang selalu meluangkan waktu serta memberikan masukan dalam penyelesaiannya Tugas Akhir ini. 6. Bapak dan Ibu Dosen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Diponegoro Semarang. 7. Bapak Sutarja, S.P. selaku arsiparis di Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. vi
8. Ibu Fadlilah, S.I.P selaku arsiparis di Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. 9. Bapak Sutopo, A.Md. selaku Kasi Akuisisi Arsip di Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. 10. Bapak dan Ibu Pegawai di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah yang telah memberikan masukan-masukan dalam penyusunan Tugas Akhir ini. 11. Bapak dan Ibu saya, yang telah memberikan dukungan moril maupun materi serta doa yang tiada henti untuk kesuksesan saya. 12. Kakak saya, yang senantiasa memberikan dukungan dan semangat untuk keberhasilan ini. 13. Sahabat dan Teman Tersayang, tanpa semangat, dukungan dan bantuan kalian semua tak kan mungkin saya sampai disini, terimakasih untuk canda tawa, tangis, dan perjuangan yang kita lewati bersama. vii
ABSTRAKSI Nama : Dian Ikhmawati NIM : 14020414060017 Judul Tugas Akhir : Prosedur Penyusutan Arsip di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah Program Studi : DIII Administrasi Perkantoran Penelitian ini mempunyai tujuan untuk mendeskripsikan mengenai prosedur penyusutan arsip di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah, dan mengidentifikasi kendala yang dihadapi dalam kegiatan penyusutan arsip di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Berdasarkan hasil penelitian tersebut, dapat ditarik kesimpulan bahwa pada dasarnya prosedur penyusutan arsip di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah telah berjalan dengan baik, sesuai dengan pedoman atau prosedur yang berlaku pada Peraturan Gubernur Nomor 54 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusutan Arsip dan Peraturan Kepala ANRI Nomor 25 Tahun 2012 tentang Pedoman Pemunahan Arsip. Namun dalam pelaksanaannya juga ditemukan kendalakendala yang menjadi hambatan dalam kegiatan penyusutan arsip, kendala tersebut yaitu: Kendala yang disebabkan oleh minimnya pengetahuan arsiparis mengenai pengelolaan arsip, kurangnya Sumber Daya Manusia, kendala juga disebabkan karena dana yang dianggarkan tidak sesuai dengan keperluan kegiatan penyusutan arsip.saran yang dapat penulis sampaikan dalam penelitian ini yaitu perlu diadakan Bimbingan Teknis Bidang Kearsipan guna mengciptakan tenaga kearsipan yang terdidik dan terampil, memberikan tunjangan fungsional arsiparis untuk meningkatkan kesejahteraannya sehingga arsiparis dapat menjalankan tugasnya dengan baik dan efisien, serta membuka lowongan pekerjaan dalam bidang kearsipan untuk menambahkan Sumber Daya Manusia karena proses penyusutan arsip memerlukan tenaga yang cukup banyak dan perlu difokuskan pada penyusutan arsip saja. Kata Kunci : Prosedur, Penyusutan, Arsip. xii
ABSTRACT Name : Dian Ikhmawati Student Number : 14020414060017 Titleof Final Project : Filing Depreciation Procedure at Archival Services and Library in Central Java Program of Study : Diploma III Office Administration This research has a purpose to describe depreciation procedure at Central Archives and Library Office of Central Java Province, and experiment that is in process of depreciation in Central Archives and Library of Central Java Province. Based on the result of the research, it can be concluded that the procedure in the Central Archives and Library of Central Java Province has been running well, in accordance with the provisions or procedures applicable to Governor Regulation No. 54/2012 on Guidelines for Depreciation of Archives and Regulation of Head of ANRI Number 25 Year 2012 on Guidelines for Archive Recovery. But in the implementation also found solutions that become obstacles in the activities of depreciation of the archives, namely: Obstacles caused by the lack of archival knowledge about archive management, Human Resources sources, as well as budgeted funds are not in accordance with the needs of depreciation activities archives. Suggestions that can be conveyed by writer in this research need preparation to create archiver of educated and important, give functional benefit of archivist to improve its welfare so that archivist can perform its duty well and efficient, and open job vacancy in archival field to add Human Resources because The process of shrinking the archive requires considerable energy and needs to be disabled in shrinking the archive only. Keyword : Procedure, Depreciation, Archival. xiii
DAFTAR ISI HALAMAN COVER... PENGESAHAN... SURAT PERNYATAAN KEASLIAN... KATA PENGANTAR... MOTTO... PERSEMBAHAN... i ii iii iv v vi DAFTAR ISI... viii DAFTAR GAMBAR... xi ABSTRAKSI... xii ABSTRACT... xiii BAB 1 PENDAHULUAN... 1 1.1 Latar Belakang... 1 1.2 Rumusan Masalah... 6 1.3 Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian... 6 1.3.1 Tujuan Penelitian... 6 1.3.2 Manfaat Penelitian... 7 1.4 Kerangka Teori... 8 1.4.1 Pengertian Arsip... 8 1.4.2 Siklus Hidup Arsip... 9 1.4.3 Jenis-jenis Arsip... 11 1.4.4 Pengertian Prosedur... 13 viii
1.4.5 Penyusutan Arsip... 14 1.4.5.1 Pengertian Penyusutan Arsip... 14 1.4.5.2 Tujuan dan Manfaat Penyusutan Arsip... 15 1.4.5.3 Jadwal Retensi Arsip... 17 1.4.6 Prosedur Penyusutan Arsip... 20 1.4.6.1 Pemindahan Arsip Inaktif... 20 1.4.6.2 Pemusnahan Arsip... 21 1.4.6.3 Penyerahan Arsip Statis... 25 1.5 Definisi Konseptual... 26 1.6 Definisi Operasional... 27 1.7 Metode Penelitian... 29 1.7.1 Fokus Penelitian dan Lokus Penelitian... 30 1.5.1.1 Fokus Penelitian... 30 1.5.1.2 Lokus Penelitian... 30 1.7.2 Teknik Pengumpulan Data... 30 1.7.3 Teknik Analisis Data... 33 1.7.5 Teknik Penentuan Informan... 35 1.7.5 Instrumen Penelitian... 36 BAB II GAMBARAN UMUM... 37 2.1 Sejarah Singkat Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Prov. Jateng... 37 2.2 Visi dan Misi Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah 40 2.3 Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah... 41 ix
2.4 Struktur Organisasi Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah... 42 2.5 Gedung, Ruang dan Perlengkapan Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah... 55 BAB III PENYAJIAN TEMUAN PENELITIAN... 57 3.1 Prosedur Penyusutan Arsip di Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah... 58 3.1.1 Pemindahan Arsip Inaktif... 60 3.1.2 Pemusnahan Arsip... 72 3.1.3 Penyerahan Arsip Statis... 81 3.2 Kendala dalam Kegiatan Penyusutan Arsip di Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah... 87 BAB IV PENUTUP... 91 4.1 Kesimpulan... 91 4.1.1 Prosedur penyusutan arsip di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah... 91 4.1.2 Kendala dalam kegiatan penyusutan arsip di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah... 92 4.2 Saran... 93 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN x
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Struktur Organisasi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah... 42 Gambar 3.1 Prosedur Penyusutan Arsip... 57 Gambar 3.2 Pelaksanaan Pemeriksaan Arsip... 63 Gambar 3.3 Daftar Arsip Inaktif Tahun 2015... 64 Gambar 3.4 Penataan Arsip dalam Boks yang Berada di Depot Arsip Statis... 66 Gambar 3.5 Berita Acara Pemindahan Arsip Bidang Akuisisi dan Pengolahan Tahun 2016... 68 Gambar 3.6 Daftar Arsip Usul Musnah... 75 Gambar 3.7 Berita Acara Pemusnahan Arsip Tahun 2016... 76 Gambar 3.8 Pemusnahan Arsip dengan Cara Dicacah... 77 Gambar 3.9 Daftar Arsip Statis Usul Serah Tahun 2016... 85 Gambar 3.10 Berita Acara Penyerahan Arsip Statis Tahun 2015... 86 Gambar 3.11 Ruang Pengolahan Arsip Statis di Depot Arsip Statis... 87 xi