MODERN OFFICE ADMINISTRATION RUANG LINGKUP MANAJEMEN PERKANTORAN A.Pengertian Manajemen Manajemen adalah suatu proses pencapaian tujuan dengan melalui kerjasama orang lain. Proses tersebut adalah : Perencanaan Pengorganisasian Penggerakan Pengawasan Pengendalian Mengenai pengertian office manajemen terdapat beberapa definisi yang dapat disampaikan, antara lain: 1. Menurut George R Terry Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan pembuatan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan control dari pimpinan. 2. Menurut Wiliam Leffingwell & Edwin Robinson Pekerjaan perkantoran berkenaan dengan warkat-warkat dari badan usaha, dimulai dari pembuatan warkat, pemakaian warkat, dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan dikemudian hari. B. Pengertian kantor dapat ditinjau dari 2 (Dua) segi, yaitu: 1. Dari segi fisiknya, Kantor adalah suatu tempat atau wadah kegiatan-kegiatan mengenai pemeliharaan warkat dan pengurusan informasi. Pengurusan Informasi : Usaha penerimaan /penyampaian berita dari / kepada orang lain 2. Dari segi Aktivitas / kegiatan kantor adalah dimana dikantor tersebut terdapat adanya pembagian pekerjaan atau hubungan kerja diantara orang-orang yang bekerja sama untuk ] mencapai tujuan tertentu. Oleh karena definisi / pengertian manajemen adalah untuk mencapai tujuan dengan / melalui orang lain dan juga dalam prosesnya diperlakukan aktivitas-aktivitas seperti : Perencanaan, Pengorganisasian, dan Pengawasan, maka penggunaan istilah manajemen sering dipakai. sejalan dengan perkembangan jaman. Maka istilah manajemen lebih banyak dipakai baik di dalam organisasi pemerintahan maupun swasta. Dari pengertian diatas, maka secara sederhana pengertian manajemen perkantoran adalah aktivitas
perencanaan, pengorganisasian, dan pengkoordinasian sumber daya kantor dalam melakukan pekerjaan kantor tersebut sehingga dicapai tujuan yang diinginkan. C. Sumber daya kantor untuk mencapai suatu tujuan sebagai berikut: 1. Personalia kantor Dalam hal ini perlu adanya orang-orang yang cakap untuk menunjang tujuan manajemen. Oleh karena itu perlu rencana yang matang mulai dari penarikan SDM, penempatan, pengembangan, hingga pemeliharaan yang akan menghasilkan SDM yang berkualitas, bemotivasi, dan berdedikasi tinggi sebagai tujuan organisasi tercapai secara efektif dan efisien. 2. Permodalan/ Uang Hal ini berkaitan dengan penentuan kebijaksanaan keuangan yang memerlukan perhitungan yang matang tentang keperluan kantor baik secara rutin maupun insidental, bagaimana membiayai keperluan keperluan tersebut dan juga system pengawasan yang akan dilakukan untuk menghindari pembirisan dan penyelewengan yang dapat merugikan organisasi. 3. Perlengkapan dan Pembekalan Harus disesuaikan dengan kebutuhan dan tingkat efisien serta efektivitas yang tinggi, namun tak lupa juga untuk memperhatikan harga, mutu dan juga perawatannya. 4. Mesin- mesin Perkantoran Harus disesuaikan dengan kebutuhan kantor dan mengikuti perkembangan ilmu dan teknologi sehingga mampu bersaing degan organisasi lain. Hal ini yang perlu diperhatikan juga yaitu: manfaat & kegunaan serta efisiensi dari segi biaya dan faktor lingkungan organisasi 5. Metode kerja Adalah tata cara melaksanakan tujuan organisasi secara efisien dan efektif 6. Waktu kerja Harus dicermati untuk menghindari pemborosan waktu yang berarti pula pemborosan tenaga dan uang serta tertundanya pencapaian tujuan, oleh karena itu perlu adanya time study and motion study Time study : Mempelajari/ mencermati waktu yang dibutuhkan seseorang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan Motion study : Mempelajari/ mencermati gerakan-gerakan yang dilakukan seseorang untuk menyelesaikan sutu pekerjaan. Dari kedua study tersebut maka organisasi dapat menghindari / menghilangkan gerakan-gerakan dan aktivitas-aktivitas yang tidak perlu untuk menyelesaikan suatu pekerjaan sebagai terciptanya waktu kerja yang efektif. 7. Tempat kerja Kondisi yang representative baik letak tempat, tata ruang yang baik, sehingga dapat mendukung setiap SDM untuk melaksanakan aktivitasnya.
D. Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran Pengelolaan sumber daya kantor yang professional: hal ini dilakukandengan prosedur recruitment, penempatan perssonil kantor, pengembangan personil kantor, dan pemeliharaan personil kantor serta kebijaksanaan PHK dan pensiun personil kantor Penyediaan organisasi perkantoran yang sesuai kebutuhan jenis organisasi berkaitan dengan the right man on the right place sehingga tiap personil memahami betul wewenang dan tanggung jawabnya yaitu bertanggung jawab kepada siapa dan dapat bekerjasama/ berkoordinasi dengan siapa. Pengaturan kegiatan- kegiatan kantor dan sekretariat agar dapat menjalankan fungsinya dengan baik. Penentuan tugas-tugas seorang sekretariat kantor dan urusan kesekretariatan Kegiatan dalam sekretariat antara lain : menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat meliputi: ~ Pembuatan ~ Penerimaan ~ Pengiriman & Pendistribusian ~ Penyimpanan warkat menyelenggarakan tata hubungan, baik secara internal maupun eksternal yaitu: ~ Internal, melaksanakan tata hubungan kantor yang harmonis ~ Eksternal, melaksanakan hubungan/ komunikasi massa atau hubungan masyarakat (public relation) menyelenggarakan hal-hal yang bersifat rahasia menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu/ kunjungan sekretaris yang berfungsi sebagai manajer adalah seorang pimpinan yang membawahi sutu satuan organisasi yang melakukan pekerjaan pelayanan dalam bidang ketatausahaan menyelenggarakan kepaniteraan rapat-rapat Pengaturan system komunikasi yang baik pengaturan pengolahan data dan metode yang akan digunakan Pengaturan efisiensi pekerjaan kantor Dari Ruang lingkup manajemen perkantoran yang demikian banyak, maka untuk menjadi seorang manajer perkantoran maka syarat-syarat yang harus dimiliki (Job spesification) yaitu: Cakap dalam bidang tugasnya,baik dalam pengelolaan personalia, organisasi maupun sumber daya kantor yang lainnya. Cepat & tepat dalam mengambil keputusan, tentunya dengan sudah mempelajari & mengetahui keadaan saat ini dan dampaknya dikemudian hari Mempunyai keyakinan yang tinggi
Mempunyai semangat untuk mencapai tujuan Penuh inisiatif & daya kreatifitas dan Antusias Penuh kepercayaan pada diri sendiri Mempunyai sikap untuk bekerjasama Harus bersikap terbuka (bersedia & mau menerima kritik dari pihak manapun untuk kemajuan organisasi/ perusahaan. Disamping menggunakan istilah pekerjaan perkantoran, maka istilah yang lebih dikenal adalah Tata usaha. Tata usaha adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. Yang dimaksud dengan aktivitas-aktivitas diatas tersebut adalah : Menghimpun adalah kegiatan mencari & mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan Mencatat adalah kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis mengenai keteranganketerangan yang diperlukan sebagai wujud tulisan yang dapat dibaca,dikisian dan disimpan Mengolah adalah kegiatan-kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud untuk menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna Mengganda adalah kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat,sebanyak jumlah yang diperlukan Mengirim adalah kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain Menyimpan adalah kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu dan aman Secara garis besa, tata usaha mempunyai 3 peranan pokok yaitu: Melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi Menyediakan keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan Secara garis besar Tata usaha juga mempunyai 3 ciri utama yaitu : Bersifat pelayanan, memberikan pelayanan kepada berbagai bagian dalam perusahaan oleh karena itu kegiatan tata usaha harus selalu dikaitkan dengan semua pekerjaan operatif Bersifat merembes kesegenap bagian dalam organisasi Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi E. Pengertian Sistem perkantoran Adalah urutan baku operasi-operasi dalam kegiatan perusahaan khusus dan berkenaan dengan bagaimana operasi-operasi itu dilaksanakan maupun dimana dan bilamana dilaksanakan.
Jadi adalah menjadi kewajiban pertama manajer untuk melakukan perencanaan terhadap system perkantoran pada perusahaannya. Dan menurut George R.Terry, perencanaan system perkantoran adalah aktivitas-aktivitas mengenai pekerjaan perkantoran apa yang akan dilaksanakan, bilamana, dimana, dan bagaimana cara melaksanakannya. Atau secara lebih terinci menyangkut penetapan tujuan, haluan, system, prosedur, dan metode yang perlu dilaksanakan dalam kaitanya dengan: Pekerjaan rutin & arus lalu lintas pekerjaan perkantoran Rancangan & pemakaian Formulir perkantoran Penggunaan mesin & Perlengkapan kantor Metode Perkantoran Prosedur Perkantoran System Perkantoran (Office methods) (Office procedures) (Office System) F. Manfaat dari perencanaan system perkantoran Sbb: Untuk kelancaran pekerjaan perkantoran dan mencegah kemungkinan kesalahan dalam pekerjaan Pengurangan keterlambatan dan hambatan Kontrol yang lebih baik terhadap pekerjaan Penghematan tenaga kerja dan biaya tata usaha Koordinasi berbagai seksi dan bagian dalam organisasi Kemudahan dalam melatih para pegawai tata usaha G. Prinsip- prinsip Sistem Perkantoran Sistem perkantoran yang baik mempunyai suatu arus kerja yang lancer tanpa terjadi hambatanhambatan Sistem perkantoran yang baik menghindari terjadinya kekembaran kerja dan warkat Meminimalkan perjalanan mondar-mandir petugas Menghindari tulis menulis yang tidak perlu Memanfaatkan sebaik-baiknya kelebihan spesialisasi dalam pelaksanaan kerja Menjaga sehingga jumlah pekerjaan dengan pembekalan kertas adalah minimum Mencegah berlangsungnya banyak pencatatan & pengecekkan yang tidak perlu Menciptakan prosedur rutin yang tetap Menghindari pengecekkan yang tidak perlu Memanfaatkan sebaik-baiknya mesin-mesin tapi tidak secara berlebihan Menggunakan asas kesederhanaan