LOGO DRAFT PETUNJUK TEKNIS PENYUSUNAN KERTAS KERJA AUDIT Oleh: Auditor Inspektorat III Pada Rapat Koordinasi Perencanaan Program Pengawasan Belitung, 24 Januari 2018 1
PENGANTAR 1. PP NO. 60/2008 TENTANG SPIP Skor Maturitas SPIP KEMENRISTEKDIKTI Tahun 2016: 2,499, salah satu penyebabnya adalah belum dilakukan Telaah Sejawat APIP. 2. PERMENPAN NO.28 TAHUN 2012 TENTANG PEDOMAN TELAAHAN SEJAWAT HASIL AUDIT APIP. BAB III (1) : Yang ditelaah wajib menyerahkan dokumen berupa:laporan hasil audit, Kertas Kerja Audit, dan Kendali Mutu. 3. PEDOMAN TELAAH SEJAWAT AAIPI BAB I C: Ruang lingkup telaah sejawat adalah: a. Kesesuaian visi, misi, tugas, fungsi yang dimaksud dalam standar audit b. Penerapan praktek audit sesuai standar c. Komposisi pengetahuan dan ketrampilan auditor dari APIP yang ditelaah d. Kertas kerja dan teknik audit yang digunakan auditor e. Harapan dari pemangku kepentingan f. Nilai tambah yang diberikan audit intern g. Proses tata kelola APIP 2
DAFTAR ISI I. UNIT KERJA TERKAIT II. TUJUAN PENYUSUNAN PETUNJUK TEKNIS III. RUANG LINGKUP PENYUSUNAN PETUNJUK TEKNIS IV. DASAR HUKUM V. DOKUMEN TERKAIT VI. PENGERTIAN DAN BATASAN VII. MANFAAT KERTAS KERJA VIII. KEBIJAKAN UMUM KERTAS KERJA IX. TEKNIK PEMBUATAN, PENYUSUNAN DAN PENGORGANISASIAN KERTAS KERJA X. REVIU KERTAS KERJA XI. PROSEDUR PEMBUATAN DAN PEMILIHAN KERTAS KERJA XII. KEPEMILIKAN DAN PENGARSIPAN KERTAS KERJA XIII. INDIKATOR DAN UKURAN KEBERHASILAN LAMPIRAN 3
I. UNIT/FUNGSI KERJA TERKAIT 1. Inspektur 2. Pengendali Mutu 3. Pengendali Teknis 4. Ketua Tim 5. Anggota Tim 6. Sub Bagian Tata Usaha Inspektorat 4
II. TUJUAN PENYUSUNAN PETUNJUK TEKNIS Sebagai acuan bagi auditor untuk memenuhi kewajibannya dalam membuat dan mendokumentasikan kertas kerja. 5
III. RUANG LINGKUP PENYUSUNAN PETUNJUK TEKNIS Petunjuk Teknis ini mencakup penyusunan kertas kerja dari tahap: a. Perencanaan b. Pelaksanaan c. Tanggapan auditan d. Pelaporan e. Tindaklanjut baik berupa hard copy maupun soft copy (data yang disimpan dalam media elektronik lainnya). 6
IV. DASAR HUKUM 1. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan SOP Administrasi Pemerintahan. 2. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 19 Tahun 2009 tentang Pedoman Kendali Mutu APIP. 3. Peraturan Menteri Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi Nomor 15 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kemenristekdikti. 4. Standar Audit Inspektorat Jenderal Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi. 7
V. DOKUMEN TERKAIT Program Kerja B Surat Tugas A C Kendali Mutu Kertas Kerja KERTAS KERJA Tindaklanjut F D Tanggapan Auditan E Draft Laporan 8
VI. PENGERTIAN DAN BATASAN KERTAS KERJA Pengertian : Kertas Kerja adalah catatan-catatan yang dibuat, prosedur yang telah dilaksanakan, pengujian yang dilakukan, informasi yang telah diperoleh, dan kesimpulan yang dirumuskan sehubungan dengan penugasan tertentu dalam suatu kegiatan audit. Kertas kerja meliputi data hard copy maupun soft copy dan berperan sebagai media penghubung antara surat tugas, pelaksanaan audit di lapangan, sampai dengan laporan hasil audit dan tindak lanjutnya. Contoh kertas kerja antara lain: catatan perencanaan, survey pendahuluan, program kerja audit, kuesioner, check list, surat konfirmasi, copy dokumen-dokumen auditan, analisis dan pengujian suatu transaksi, komentar auditor, tanggapan auditan, draft laporan hasil audit, tindak lanjut hasil audit. 9
VI. PENGERTIAN DAN BATASAN KERTAS KERJA Batasan Petujuk Teknis ini mengatur pembuatan dan pendokumentasian kertas kerja kegiatan auditor Inspektorat Jenderal Kemenristekdikti dari kegiatan Audit Kinerja, Audit Tujuan Tertentu, Reviu, Evaluasi dan Monitoring. 10
VII. MANFAAT KERTAS KERJA 1. Sebagai dasar penyusunan laporan hasil audit. 2. Sebagai alat bagi atasan untuk mereviu dan mengawasi pelaksanaan tugas auditor. 3. Alat pembuktian yang mendukung Kertas Data Audit (KDA), dan laporan hasil audit. 4. Menyajikan data untuk keperluan referensi dan sumber informasi mengenai suatu kejadian tertentu yang terkait dengan laporan hasil audit. 5. Sebagai bahan quality assurance oleh pihak intern maupun ekstern. 6. Sebagai salah satu pedoman untuk audit berikutnya. 7. Sebagai acuan bagi eksternal auditor dalam mengevaluasi SPIP. 8. Menjadi alat bagi auditor untuk membuktikan pihak APH atas prosedur audit yang dilaksanakan. 11
VIII. KEBIJAKAN UMUM KERTAS KERJA 1. Auditor wajib menyusun dan mengorganisasikan kertas kerja dengan logis dan sistematis untuk suatu kegiatan audit. KKA harus dibuat walaupun kesimpulan tidak berpotensi masalah. 2. Penyelenggaraan kertas kerja dapat berbentuk hard copy maupun soft copy. 3. Kertas kerja harus memenuhi syarat: a. Mempunyai tujuan yang jelas; b. Memuat informasi yang lengkap; c. Bebas dari kesalahan, baik kesalahan hitung maupun kesalahan penyajian informasi; d. Didasarkan fakta dan argumentasi yang rasional, merupakan pendapat auditor. 4. Kertas kerja antara lain memuat hal-hal sebagai berikut: a. Dokumentasi informasi/bukti-bukti yang diperoleh dari lingkup yang di audit atau di reviu; b. Proses audit/reviu/penugasan lainnya, yaitu prosedur yang telah ditetapkan dan pengujian yang telah dilaksanakan, serta reviu yang dilakukan atasan; c. Bahan dukungan untuk KDA, laporan hasil audit atau laporan hasil reviu atau laporan 12 dari penugasan audit lainnya.
VIII. KEBIJAKAN UMUM KERTAS KERJA 5. Kertas kerja harus disimpan dan dipisahkan dalam dua kelompok file yaitu: file permanen (permanent file) dan file berjalan (current file). 6. Kuantitas, bentuk, dan isi kertas kerja bervariasi sesuai dengan keadaan yang dihadapi auditor, seperti: a. Sifat penugasan; b. Sifat laporan yang harus dibuat auditor, daftar atau lampiran yang diperlukan dan keterangan atau informasi yang dibutuhkan auditor; c. Bentuk, kondisi, dan dokumen auditan; d. Tingkat risiko pengendalian intern auditan; e. Kebutuhan supervisi dan reviu dari sesama anggota tim atau atasan dalam suatu penugasan. 7. Jika KKA terjadi perubahan karena ada data baru dari auditan maka harus dijelaskan dalam simpulan KKA. 13
IX. TEKNIS PEMBUATAN, PENYUSUNAN DAN PENGORGANISASIAN KERTAS KERJA IX. Teknis Pembuatan,Penyusunan, Pengorganisasian KK 14
X. REVIU KERTAS KERJA X. Reviu KK 15
XI. PROSEDUR PEMBUATAN DAN PEMILIHAN KERTAS KERJA XI. Prosedur Pembuatan & Pemilihan KK 16
XII. KEPEMILIKAN DAN PENGARSIPAN KERTAS KERJA 1 Kertas kerja adalah milik Inspektorat Jenderal Kemenristekdikti, bersifat rahasia, dan tidak boleh dipergunakan untuk keperluan lain tanpa ijin tertulis dari Inspektur Jenderal Kemenristekdikti. 2 Apabila pihak ekstern menggunakan Add Your Title kertas kerja sebagai referensi, maka kertas kerja tersebut tidak boleh dianggap sebagai bagian dari atau sebagai pengganti terhadap dokumen auditan. 3 Kertas kerja berupa hardcopy atau softcopy diarsipkan oleh Subbagian Tata Usaha Inspektorat dan dapat dimusnahkan setelah berumur 10 tahun. 17
XIII. INDIKATOR DAN UKURAN KEBERHASILAN KERTAS KERJA 1 2 3 Dapat digunakan sebagai pendukung pembuatan KDA dan laporan. Dapat digunakan untuk audit berikutnya. Memudahkan tim internal/ eksternal dalam melakukan reviu 18
LAMPIRAN 1: Diagram Alir Petunjuk Teknis Penyusunan Kertas Kerja Lamp 1 19
LAMPIRAN 2: Formulir Kelengkapan Check List Kertas Kerja Lamp 2 20
LAMPIRAN 3: Formulir Reviu Sheet Lamp 3 21
LOGO Auditor Inspektorat III Inspektorat Jenderal Kemenristekdikti C l i c k to e d i t c o m p a n y s l o g a n. 22