BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Pengolahan arsip merupakan salah satu kegiatan bagi suatu organisasi atau instansi pemerintah maupun swasta. Arsip sebagai sumber informasi dan pusat ingatan yang dapat digunakan dalam pengambilan keputusan maupun penelitian organisasi. Basir Barthos menjelaskan arsip merupakan catatan kehidupan yang terekam secara langsung baik tertulis maupun media lain pada wujud aslinya. 1 Dalam hal ini, arsip juga digunakan untuk kepentingan pertanggungjawaban nasional kepada generasi yang akan datang, perlu diselamatkan bahan- bahan bukti yang nyata, benar dan lengkap mengenai kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia pada umumnya dan penyelenggaraan Pemerintah Negara pada khususnya, baik mengenai masa lampau, masa sekarang dan masa yang akan datang. Arsip merupakan sumber informasi primer bagi organisasi untuk melaksanakan fungsi dan tugasnya antara lain; sebagai bahan pengambilan keputusan, sebagai bukti kinerja instansi dan bahan perencanaan ke depan bagi organisasi. Menurut Undang-undang 43 tahun 2009 Pasal 1 ayat 2 arsip didefinisikan sebagai berikut : hlm. 10 1 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan. (Jakarta: PT. Bumi Aksara, 1997)
2 Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasayarakat, berbangsa, dan bernegara. 2 Informasi menjadi sumber daya bagi kelangsungan hidup atau kegiatan suatu organisasi. Arus informasi yang terekam secara tidak langsung akan berdampak bagi kinerja organisasi dalam menjalankan tugas dan fungsinya. Begitu pula sebaliknya, apabila informasi dikelola dengan baik maka semua kegiatan dan aktivitas organisasi dapat berjalan dengan baik. Tanpa adanya pengelolaan informasi yang baik, suatu organisasi tidak akan bisa menjalankan tugas dan fungsinya dengan baik. Arsip dinamis berdasarkan kepentingan dan penggunaannya dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang secara langsung dan terus menerus dibutuhkan dan dipergunakan di dalam penyelenggaraan administrasi. Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan arsip- arsip yang frekuensi penggunaannya dalam administrasi pada suatu organisasi sudah semakin berkurang. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari- hari serta masih dikelola oleh unit pengolah. Sedangkan yang dimaksud arsip dinamis inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari- hari serta dikelola oleh pusat arsip. Pada 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Pasal 1 ayat 2.
3 hakikatnya masa arsip inaktif merupakan suatu masa transisi antara arsip dinamis aktif dan arsip statis, jika dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif dilakukan secara sembarangan atau tidak benar, maka akan dimungkingkan organisasi tersebut dapat kehilangan arsipnya. Arsip Nasional Republik Indonesia wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip dari Lembaga- lembaga Negara dan Badanbadan Pemerintah Pusat. Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip dari Lembaga- lembaga dan Badan- badan Pemerintah Pusat di tingkat Daerah. Menurut Basir Barthos, Arsip Nasional Republik Indonesia maupun Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip yang berasal dari Badan- badan Swasta dan/atau perorangan. 3 Pengolahan arsip dinamis inaktif sangat perlu dilakukan dalam proses pengelolaan kearsipan. Pengolahan arsip dinamis inaktif bertujuan untuk menjaga, merawat dan memelihara kondisi fisik arsip sehingga tidak rusak. Mengolah arsip dinamis inaktif di records center adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengontrol dan menjaga keutuhan informasi dan fisik arsip yang tersimpan di records center. Kegiatan pengolahan tersebut dimulai dari arsip dipindahkan, pemilahan, input data, mengklasifikasi, sortir, penomoran definitif, penyimpanan dalam ordner, pelabelan dan penemuan kembali. hlm. 15 3 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan. (Jakarta: PT. Bumi Aksara, 1997)
4 Suatu organisasi akan berjalan dengan baik apabila dalam kegiatan penyelenggaraannya didukung oleh fasilitas dan sarana yang memadahi. Fasilitas dan sarana yang baik akan mendukung dan memudahkan kegiatan administrasi organisasi tersebut. Salah satu contoh fasilitas yang berperan sangat penting baik sarana maupun prasarananya yaitu records center. Records Center adalah gedung penyimpanan arsip inaktif yang memiliki spesifikasi tertentu untuk menyimpan, memelihara, merawat, serta mengolah arsip inaktif. 4 Pengolahan arsip merupakan kegiatan mengontrol atau mengendalikan keutuhan arsip yang tersimpan, serta untuk menghindari penumpukkan arsip yang berlebih. Arsip dinamis inaktif sangat perlu diolah dengan benar, yaitu dengan mengolah sesuai prosedur kearsipan, supaya ketika dibutuhkan dapat mudah ditemukan dengan cepat dan tepat. Proses pengolahan arsip dinamis inaktif dimulai dari proses arsip dipilah, sampai proses pembuatan daftar arsip dinamis inaktif. Permasalahan yang sering dihadapi oleh sebagian besar lembaga atau organisasi dalam pengolahan arsip dinamis inaktif adalah kurang adanya kepedulian dan kesadaran tentang penyelamatan arsip dinamis inaktif yang semakin banyak volumenya. Hal ini mengakibatkan kondisi dan keadaan arsip yang ada di lembaga atau organisasi menjadi tidak tertata dengan baik. Keadaan yang demikian juga mengakibatkan ruang kerja sekaligus menjadi pusat simpan arsip. Arsip dinamis 4 Keputusan ANRI Nomor 03 Tahun 2009 Tentang Standar Minimal Gedung dan Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif. Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.
5 inaktif yang tidak dikelola dengan baik. Hal ini sangat memprihatinkan. Arsip- arsip dinamis inaktif yang menumpuk tanpa adanya penataan yang jelas serta berserakan diberbagai tempat penyimpanan akan mengganggu proses temu kembali arsip apabila dibutuhkan. Kesadaran akan penyelamatan arsip dinamis inaktif sangat penting dan dibutuhkan dalam pengelolaan arsip inaktif ini. Apabila arsip tidak dikelola dengan baik atau diletakkan di sembarang tempat akan mengakibatkan kerusakan pada fisik arsip karena terjadinya penumpukkan. Selain itu, kerahasiaan arsip tersebut menjadi kurang terjaga sehingga kemungkinan besar yang akan terjadi adalah kebocoran isi dari informasi yang ada pada arsip tersebut. Kebocoran isi arsip tersebut terjadi karena orang yang seharusnya tidak mempunyai kewenangan dalam mengakses arsipdapat mudah mengaksesnya. Apabila pengolahan records center belum memadai akan mengakibatkan penumpukan arsip. Hal ini akan berdampak pada ketidak efisienan, baik pada masalah biaya, waktu penemuan kembali, bahkan pada tenaga kerjanya. Dari latar belakang diatas maka dapat dirumuskan beberapa permasalahan sebagai berikut: 1. Bagaimana pengolahan arsip dinamis inaktif di Badan Perspustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta? 2. Sarana dan prasarana apa saja yang digunakan untuk mendukung pengolahan arsip dinamis inaktif?
6 3. Apa saja permasalan dan kendala yang dihadapi dan bagaimana solusi untuk mengatasi permaslalahan dalam pengolahan arsip dinamis inaktif di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta? A. Keaslian TA Dalam penelitian ini hal- hal yang diutarakan oleh peneliti yang sifatnya mendukung adanya penelitian ini mengacu pada beberapa penelitian yang terdahulu, antara lain : Penelitian yang dilakukan oleh Lilo Prabowo dengan judul Pengolahan Arsip Inaktif di Kantor Kecamatan Seyegan Kabupaten Sleman tahun 2015 bertujuan untuk mengetahui bagaimana proses pengolahan arsip dinamis inaktif di Kantor Kecamatan Seyegan Kabupaten Sleman. Lilo Prabowo menjelaskan bahwa arsip dinamis inaktif yang ada di Kantor Kecamatan Seyegan Kabupaten Sleman dikelola oleh Subbag Umum dan Kepegawaian. Arsip dinamis inaktif yang dikelola adalah arsip yang teratur maupun tidak teratur. Penataan arsip yang ada di Kantor Kecamatan Seyegan Kabupaten Sleman masih kurang, sehingga hanya beberapa arsip yang ada di dalam tahap penanganan. Arsip dinamis inaktif yang sudah tertata mulai dari tahun 1987 sampai tahun 2013 sebanyak 70 boks. Arsip dinamis inaktif yang belum tertata secara sistematik dan masih tercampur dengan non arsip masih banyak dan tersimpan dalam ruangan dan sama sekali belum diolah sejak pertama
7 kali arsip tersebut tercipta. Proses pengolahan yang dilakukan ada empat tahap, yaitu pendeskripsian, membungkus arsip, memasukkan arsip kedalam boks arip,dan membuat daftar arsip. Persamaan peneliti ini dengan penelitian yang dilakukan oleh Lilo Prabowo (2015) adalah penelitian sama- sama melakukan praktik mengolah arsip dinamis inaktif. Pengolahan arsip dinamis inaktif yang dilakukan oleh kedua peneliti bertujuan untuk memudahkan proses penemuan kembali arsip dinamis inaktif ketika dibutuhkan. Perbedaannya adalah pada tahapan pengolahan arsip dinamis inaktif yang dilakukan oleh Lilo Prabowo diawali dari tahapan pendeskripsian arsip, sedangkan tahapan pengolahan arsip dinamis inaktif yang dilakukan oleh peneliti ini diawali dari proses pemilahan arsip. Lilo Prabowo tidak menyebutkan arsip dinamis inaktif tahun berapa yang diolah. Sedangkan penelitian ini menjelaskan arsip dinamis inaktif yang diolah dari tahun 2004 sampai tahun 2014. Perbedaan lainnya juga pada tahap pembungkusan arsip. Lilo Prabowo melakukan kegiatan pembungkusan arsip dinamis inaktif menggunakan kertas kising, sedangkan penelitian ini melakukan kegiatan pembungkusan arsip dinamis inaktif dengan menggunakan map bebas asam. Penelitian yang dilakukan oleh Cita Ardhiyana Widanenggar dengan judul Pengolahan Arsip Dinamis Inaktif di Kepolisian Daerah Istimewa Yogyakarta tahun 2015 bertujuan untuk mengetahui proses pengolahan arsip dinamis inaktif di Kepolisian Daerah Istimewa Yogyakarta. Cita Ardhiyana Widanenggar menjelaskan mengenai arsip yang disimpan di Kepolisian Daerah Istimewa Yogyakarta adalah
8 arsip dinamis inaktif yang dikelola sejak tahun 2009, sedangkan arsip dinamis inaktif sebelum tahun 2009 milik Kepolisian Daerah Istimewa Yogyakarta masih belum dikelola dengan baik dan benar sesuai peraturan yang ada. Cita menjelaskan bahwa penataan arsip di depo arsip dikelola setelah diadakannya keputusan Polri yang berisi Peraturan Polri yang resmi. Dalam setiap lemari arsip terdapat tumpukan kertas atau arsip yang sebagian besar belum dipindahkan dalam boks arsip karena belum disediakannya fasilitas yang memadai. Kondisi ruang arsip sudah baik karena ruang arsip ditempatkan pada suatu tempat yang susah dijangkau oleh orang yang tidak memiliki kepentingan. Persamaan penelitian ini dengan penelitian yang dilakukan oleh Cita Ardhiyana Widanenggar (2015) adalah peneliti sama sama melakukan praktik mengolah arsip dinamis inaktif. Pengolahan arsip dinamis inaktif yang dilakukan oleh kedua peneliti bertujuan untuk memudahkan proses penemuan kembali arsip dinamis inaktif ketika dibutuhkan. Perbedaannya adalah penjelasan mengenai tahapan pengolahan arsip dinamis inaktif. Cita Ardhiyana Widanenggar hanya menjelaskan secara umum pengolahan arsip dinamis inaktif di Kepolisian Daerah Istimewa Yogyakarta. Sedangkan penelitian ini menjelaskan tahapan pengolahan arsip dinamis inaktif di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Khusus Ibukota Jakarta secara detail dan rinci. Praktik Kerja Lapangan pernah dilaksanakan di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta pada tahun 2016 ini. Praktik Kerja Lapangan
9 tersebut dilakukan oleh mahasiswa Universitas Indonesia dengan tema penataan arsip Izin Mendirikan Bangunan. Selain itu, pada tahun 2014 juga dilaksanakan Praktik Kerja Lapangan oleh mahasiswa dari Universitas Gadjah Mada. Dalam penulisannya, penulis mengambil tema tentang aplikasi SIMARS PLUS yang ada di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta. B. Tujuan Tujuan dari penulisan Tugas Akhir yang berjudul Pengolahan Arsip Dinamis Inaktif di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta adalah : 1. Mengetahui sistem pengolahan arsip dinamis inaktif di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta. 2. Mengetahui permasalahan dan kendala yang dihadapi dalam melaksanakan sistem pengolahan arsip dinamis inaktif di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta. 3. Mengetahui faktor- faktor yang menghambat proses pengolahan arsip dinamis inaktif yang ada di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta. 4. Mengetahui tingkat efektivitas dan efisiensi dari sistem yang diterapkan dalam pengolahan arsip dinamis inaktif yang ada di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta.
10 C. Manfaat Manfaaat dari penulisan Tugas Akhir yang berjudul Pengolahan Arsip Dinamis Inaktif di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta adalah : 1. Menambah ilmu pengetahuan mengenai proses pengolahan arsip dinamis inaktif. 2. Membantu suatu organisasi atau instansi dalam melaksanakan kegiatan yang berkaitan dengan kearsipan. 3. Untuk menyelesaikan persyaratan Tugas Akhir mahasiswa. D. Sistematika Penulisan Laporan Tugas Akhir dengan judul Pengolahan Arsip Dinamis Inaktif di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta terdiri atas 4 bab. Dalam tiap bab ini akan ada keterkaitan antara bab satu dengan bab yang lain. Untuk memberikan gambaran tugas akhir ini secara singkat, maka diuraikan sebagai berikut: Bab I, adalah Pendahuluan yang terdiri atas latar belakang dan permasalahan, keaslian tugas akhir, tujuan, manfaat, dan sistematika penulisan. Bab II merupakan metode penelitian dan tinjuan pustaka. Pada bab II menjelaskan apa saja metode yang digunakan oleh penulis dalam melakukan Praktik
11 Kerja Lapangan di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta guna menyelesaikan Tugas Akhir. Bab III berisi tentang Pengolahan Arsip Dinamis Inaktif di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta. Bab ini berisi hasil penelitian dan pembahasan yang berisi gambaran umum mengenai Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta yang menguraikan tentang profil instansi, visi dan misi, tugas dan fungsi, struktur organisasi, dan pengorganisasian kearsipan. Bab ini juga berisikan kondisi, volume dan jenis arsip dinamis inaktif, prosedur dan tata cara pengolahan arsip dinamis inaktif di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta, sarana dan pra sarana, serta hambatan atau kendala yang dihadapi dalam pengolahan arsip dinamis inaktif di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta. Bab IV adalah Penutup, yang berisikan kesimpulan, saran, daftar pustaka, dan lampiran yang terdiri dari gambar tahapan pengolahan arsip dinamis inaktif, contoh daftar arsip dinamis inaktif, dan lembar informan yang berupa data diri narasumber.