A. Pengertian Staffing Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga petugas memberi daya guna maksimal kepada organisasi. Staffing dan organizing yang erat hubungannya. Organizing yaitu berupa penyusunan wadah legal untuk menampung berbagai kegiatan yang harus dilaksanakan pada suatu organisasi, sedangkan staffing berhubungan dengan penerapan orang-orang yang akan memangku masing-masing jabatan yang ada dalam organisasi tersebut. B. Perencanaan Tenaga Keperawatan Perencanaan tenaga atau staffing merupakan salah satu fungsi utama seorang pemimpin organisasi,termasuk organisasi keperawatan.keberhasilan suatu organisasi salah satunya ditentukan oleh kualitas sumber daya manusianya.hal ini berhubungan erat dengan bagaiman seorang pimpinan merencanakan ketenagaan di unit kerjanya. Langkah perencanaan tenaga keperawatan menurut Drucucter dan gillies (1994) meliputi hal-hal sebagai berikut: a) Mengidentifikasi bentuk dan beban pelayanan keperawatan yang akan diberikan. b) Menentukan kategori perawat yang akan ditugaskan untuk melaksanakan pelayanan keperawatan. c) Menentukan jumlah masing-masing kategori perawat yang dibutuhkan. d) Menerima dan menyaring untuk mengisi posisis yang ada. e) Melakukan seleksi calon-calon yang ada. f) Menentukan tenaga perawat sesuai dengan unit atau shifi. g) Memberikan tanggung jawab untuk melaksanakan tugas pelayanan kesehatan.
Penentuan tenaga keperawatan dipengaruhi oleh keinginan untuk menggunakan tenaga keperawatan yang sesuai.untuk lebih akuratnya dalam perencanaan tenaga keperawatn,maka pimpinan keperawatan harus mempunyai keyakinan tertentu dalam organisasinya,seperti: a) Rasio antara perawat dan klien di dalam mangan perawatan intensif adalah 1:1 atau 1:2 b) Perbandingan perawat ahli dan terampil diruang medical bedah,kebidanan,anak dan psikiatri adalah 2:1 atau 3:1 c) Rasio antara perawat dan iclien sant shift pagi atau sore adalah 1:5 untuk malam hari diruang rawat dan lain-lain 1:10. C. Perkiraan Kebutuhan Tenaga Penetapan jumlah tenaga keperawatan harus disesuaikan dengan kategori yang akan dibutuhkan untuk asuhan keperawatan klien di setiap unit.beberapa pendekatan dapat digunakan untuk memperkirakan jumlah staf yang dibutuhkan berdasarkan kategori klien yang dirawat,rasio perawat,dank lien untuk memenuhi standar praktik keperawatan. Kategori keperawatan klien a) Perawatan mandiri ( self care ),yaitu klien memerlukan bantuan minimal dalam melakukan tindakan keperawatan dan pengobatan.klien melakukan aktifitas perawatan secara mandiri. b) Perawatan sebagian ( partial care ),yaitu klien memerlukan bantuan sebagian dalam tindakan keperawatan dan pengobatan tertentu,misalnya pemberian obat intravena,mengatur posisi dan lain sebagainya. c) Perawatan total ( total care ),yaitu klien memerlukan bantuan secara penuh dalam perawatan diri dan memerlukan observasi secara ketat. d) Perawatan intensif ( intensive care ),yaitu klien memerlukan observasi dan tindakan keperawatn yang terus menerus.
Cara menentukan jumlah tenaga yang dibutuhkan untuk setiap unit sebagi berikut: a) Rasio perawat klien disesuaikan dengan standar perkiraan klien sesuai data sensus. b) Pendekatan teknik industry,yaitu identitas tugas perawat dengan menganalisis alur pekerja perawat atau work flow rata-rata frekuensi dan waktu keja ditentukan dengan data sensus klien,dihitung untuk menentukan jumlah perawat yang dibutuhkan. c) System approach staffing atau pendekatan system ketenangan dapat menetukan jumlah optimal yang sesuai dengan kategori perawat untuk setiap unit serta mempertimbangkan komponen input proses-outputumpan balik. Kebutuhan tenaga dapat ditinjau berdasarkan waktu perawatan langsung,waktu perawatan tidak langsung,dan waktu pendidikan kesehatan. perkiraan jumlah tenaga dapat dihitung berdasarkan waktu perawatan langsung yang dihitung berdasarkan tingkat ketergantungan klien.rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk perawatan lansung ( direct care ) adalah berkisar 4-5 jam /klien/hari.menurut Minetti dan Hurchinsun ( 1975 ) dalam Gillies ( 1994 ),waktu yang dibutuhkan untuk perawatan langsung didasarkan pada kategori berikut: Perawatan mandiri ( self care ) adalah ½ x 4 jam = 2 jam Perawatan sebagian ( partial care) adalah ¾ x 4 jam = 3 jam Perawatan total ( total care ) adalah 1-1 ½ x 4 jam = 4-6 jam Perawatan intensif ( intensive care ) adalah 2 x 4 jam = 8 jam Hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan beban kerja perawat yaitu: a) Jumlah klien yang dirawat setiap hari /bulan/tahun di unit tersebut b) Kondisi atau tingkat ketergantungan c) Rata-rata harian perawatan d) Pengukuran keperawatan langsung,perawatan tidak langsung,dan pendidikan kesehatan e) Frekuensi tindakan perawatan yang dibutuhkan klien f) Rata-rata waktu perawatan langsung,tidak langsung,dan pendidikan kesehatan
Metode rasio didasarkan atas Surat Keputusan Mentri Kesehatan nomor 262 tahun 1979,kebutuhan tenaga didasarkan pada rasio tempat tidur yang tersedia dikelas masingmasing.untuk lebih jelasnya dilihat pada table Rumah sakit Perbandingan Kelas A dan B Tempat tidur : tenaga medis = 4-7 : 1 tempat tidur : tenaga keperawatan= 2:3-4 tempat tidur : tenaga non-keperawatan 3:1 tempat tidur :tenaga non-medis=1:1 Kelas c Tempat tidur : tenaga medis = 9:1 tempat tidur : tenaga keperawatan = 1:1 tempat tidur : tenaga non- keperawatan = 5:1 tempat tidur : tenaga non- medis = 3:4 Kelas D Tempat tidur : tenaga medis = 15:1 tempat tidur : tenaga keperawatan = 2: 1 tempat tidur : tenaga non- medis = 6:1
Metode Gillies ( 1994 ), digunakan khusus untuk menghitung tenaga keperawatan dengan menggunakan rumus sebagai berikut. Jumlah tenaga = Ax Bx 365 (365-hari libur) x jam kerja per hari Keterangan : A jumlah kerja tenaga keperawatan per hari B jumlah pasien rata-rata perhari Cara perhitungan kebutuhan tenaga perawat dapat menggunakan rumus berikut : 1. Unit Rawat Inap (URI) Jumlah jam 52 minggu x 7 hari x jumlah TT x BOR perawatan x koreksi 25% 41 jumlah minggu efektif x 40 jam 2. Unit Rawat Jalan (URJ) Jumlah jam perawatan x 52 minggu x 6 hari x jumlah kunjungan koreksi 25 % 41 jumlah minggu efektif x 40 jam 3. Kamar Bedah/ Operasi (KB d/o) Jumlah jam perawatan x 52 minggu x 7 hari x jumlah anggota tim OK koreksi 25 % 41 jumlah minggu efektif x 40 jam 4. Kamar Bersalin (KB) Jumlah jam perawatan x 52 minggu x 7 hari x jumlah kunjungan koreksi 10 % 41 jumlah minggu efektif x 40 jam
Contoh soal : Berikut merupakan salah satu contoh perhitungan tenaga berdasarkan salah satu metode di atas (Gillies, 1994). Diketahui, kondisi tenaga keperawatan di salah satu RS ibnu shina berdasarkan laporan tahunan tahun 1995 sebagai berikut. 1. Bagian UPI, rata-rata pasien/ hari 2,6. 2. Bagian bedah, rata-rata pasien/ hari 44,7. 3. Bagian non-bedah/ non-upi rata-rata pasien/ hari sebesar 211,3. Ditanyakan, berapa tenaga keperawatan yang dibutuhkan untuk bagian UPI, bagian bedah, dan bagian non-bedah/ non- UPI berdasarkan data di atas.? Dijawab: 1. Asumsi A ( jumlah jam kerja tenaga keperawatan per hari) untuk bagian UPI adalah 7 jam dan B (jumlah pasien rata-rata perhari) adalah 2,6; A bedah= 5 jam dengan B= 44,7; dan A non bedah/ non- UPI= 4 jam dengan B= 211,3. 2. Asumsi jumlah hari tidak kerja pertahun sebagai berikut. a. Hari minggu/sabtu = 104 hari. b. Hari libur nasional = 12 hari c. Cuti tahunan =12 hari d. Izin/sakit = 12 hari. Jadi, jumlah keseluruhannya adalah 140 hari. 3. Asumsi jumlah jam kerja per hari adalah 8 jam. Jadi, kebutuhan tenaga keperawatan untuk masing-masing bagian adalah sebagai berikut. a. UPI 7x 2,6x 365 4 orang (365-140) x 8) b. Bedah 5x 44,7 x 365 45 orang (365-140) x 8 c. Non-bedah / non-upi 4x211,3x365 171 orang (365 140) x 8
Dengan demikian,jumlah kebutuhan tenaga keperawatan secara keseluruhan di Rumah Sakit XY adalah 220 orang,dengan perincian 4 perawat untuk bagian UPI,45 perawat untuk bagian bedah,dan 171 perawat untuk bagian non-bedah/non-upi. D.pembagian tenaga keperawatan Dan penyusunan jadwal Penyusunan jadwal dinas merupakan tanggung jawab kepala ruangan atau pengawas,tetapi lebih di utamakan kepala ruang karena lebih mengetahuitingkat kesibukan ruangan dan karakteristik stafnya.hal ini akan memudahkan dalam menerapkan orang yang tepat untuk setiap periode jaga (shift). Prinsip penyusunan jadwal hendaknya memenuhi beberapa prinsip, di antaranya harus ada n kesinambungan antara kebutuhan unit kerja dan kebutuhan staf.misalnya kebutuhan staf untuk rekreasi,memperhatikan siklus,jawal penugasan sibuk dan tak sibuk,berat dan ringan,harus dilaluioleh semua staf yang terlibat dalam rotasi serta staf yang mempunyai jam kerja yang sama.prinsip berikutnya,yaitu setiap staf harus terlibat dalam siklus atau rotasi pagi-soremalam,metode yang di pakai harus sesuai dengan kuantitas dan kualitas staf dalam suatu unit kerja yang digunakan meliputi metode penugasan yang dipakai dan setiap staf harus dapat mencatat hasil dinas,libur,dan shift. Berdasarakan prinsip tersebut,dapat di perkirakan formulasi dalam jumlah staf pda setiap shift.menurut swanburg (1990),dari hasil sensus harian selam 6 bulan di Unit Medikal bedah dengan 25 unit tempat tidur,di temukan 19 pasien rata-rata dirawat.rata-rata minimal perawat kontak dengan pasien adalah 5 jam per klien per 24 jam.dengan demikian,total jam perawatan yang di butuhkan dalam sehari 19 klien x 5 jam=95 jam.bila jam dinas adalah 8 jam,jumlah staf yang di butuh kan adalah 95/8=11,9 atau 12 staf dalam 24 jam.total jam per minggu adalah 40 jam maka jumlah shift perminggu adalah 12 staf x 7 hari 84 jam.bila jumlah staf setiap perminggu dan 8 jam per shift maka jumlah staf yang dibutuhkan per hari adalah 84 jam / 5 jam =16,8 orang(16-17 staf).di samping itu,perlu dipertimbangkan juga tentang proporsi jaga pagi,sore,dan malam.menurut Wesler dalam swanburg (1990)proporsi dinas pagi,sore,dan malam adalah 47%:36%:17:.hal ini menunjukan bahwa jika total staf adalah 17 orang,yang akan di dinskn pagi adalah 8 orang,sore sebanyak 6 orang,dan malam adalah 3 orang.
E.Modifikasi Kerja Mingguan Beberapa pendekatan digunakan untuk penyusunan jadwal dinas mingguan.pendekatan tersebut dilihat dari karakteristik tugas dan karakteristik staf yang ada dalam tim.modifikasi tugas mingguan meliputi: 1. Total jam kerja perminggu adalah 40 jam dengan 10 jam per hari dan 4 hari kerja perminggu.pada metode ini terjadi tumpang tindih kurang lebih 6 jam per 24 jam,dimana jam-jam tersebut dapat dipergunakan untuk ronde keperawatan,penyelesaian rencana keperawatan atau kegiatan lainnya.kelemahan cara ini adalah memerlukan staf yang banyak. 2. Perincian 12 jam dalam suatu shift,yaitu 3 hari kerja,4 hari libur,dan 4 hari kerja.ssitem ini sama dengan system pertamayang membutuhkan tenaga yang banyak. 3. Perincian 70 jam dalam 2 minggu,yaitu 10 jam perhari (7 hari kerja dan tujuh hari libur). 4. Sistem 8 jam per hari dengan 5 hari kerja per minggu.sistem ini lebih banyak disukai karena mengurangi kelelahan staf dan produktivitas staf tetap dapat dipertahankan. Selain pendekatan diatas,digunakan juga penjadwalan dengan metode Nursing Management Information System (NMIS) atau pembgian jadwal dinas dengan mempertimbangkan rincian produktivitas kerja staf.penguuran produktivitas kerja dapat dilakukan dengan perbandingan antara output dan input,antara perbandingan dengan jam staf yang dibutuhkan dengan jam staf yang tersedia dikalikan 100%.Hasil penelitian Swanburg (1990) tentang tipe motion study diperoleh data bahwa rata-rata perbandingan jam staf yang dibutuhkan dengan jam staf yang tersedia adalah 380,50/402,00x100%=94,7%.Dengn kata lain jam staf yang tersedia,maka makin tinggi produktivitas kerja staf.meskipun demikian aspek staf mesti dipertimbangkan.