BAB III PEMBAHASAN Proses pembuatan aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan UKM menggunakan metode Waterfall yang terdiri dari tahap: analisis, perancangan, implementasi, dan pengujian. Semua tahap harus dikerjakan secara urut untuk mendapatkan hasil yang sistematis dan terstruktur. Penjelasan tentang tahap-tahap pembuatan aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan menggunakan metode Waterfall adalah sebagai berikut. A. Analisis Analisis adalah tahap menganalisa hal-hal yang diperlukan dalam pembuatan sistem, terdiri dari analisis prosedur yang terlibat dan analisis kebutuhan. Analisis sistem informasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan UKM adalah sebagai berikut. 1. Analisis Prosedur yang terlibat Analisis prosedur yang terlibat adalah penjelasan tentang prosedur-prosedur yang ada di dalam aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan UKM. Prosedur-prosedur tersebut adalah sebagai berikut. a. Prosedur Pengajuan Proposal Prosedur pengajuan proposal merupakan proses dimana mahasiswa pengurus UKM mengajukan proposal dengan cara mengisi formulir dan mengunggah proposal kegiatan secara online ke dalam sistem informasi 25
pengelolaan administrasi kegiatan UKM sampai proposal disetujui dan dana kegiatan dapat dicairkan. b. Prosedur Review Proposal Prosedur review proposal melaui lima tahapan yaitu sekretaris, ketua UKM pembina UKM, kemahasiswaan, dan WRIII. Pengoreksian meliputi tata tulis, anggaran dana kegiatan, serta pemberian nomor proposal yang ditentukan oleh sekretaris UKM. Setiap tahapan harus dilalui secara berurutan. c. Prosedur Pengajuan Laporan Pertanggungjawaban Prosedur pengajuan laporan pertanggungjawaban merupakan proses mahasiswa pengurus UKM mengajukan laporan pertanggungjawaban dengan mengisi formulir dan mengunggah laporan pertanggungjawaban kegiatan secara online kedalam aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan UKM sampai laporan pertanggungjawaban disetujui dan dana kegiatan dapat dicairkan. d. Prosedur Review Laporan Pertanggungjawaban Prosedur pengoreksian laporan pertanggungjawaban melaui lima tahapan yaitu sekretaris, ketua UKM, pembina UKM, kemahasiswaan dan WRIII. Pengoreksian meliputi tata tulis dan anggaran dana kegiatan. Setiap tahapan harus dilalui secara berurutan. e. Prosedur Pencairan Dana Prosedur pencairan dana dapat dilakukan setelah semua proses pengajuan proposal dan laporan pertanggungjawaban diselesaikan. Mahasiswa dapat mencetak bukti bahwa proposal telah disetujui, dana dapat dicairkan sebesar 70% 26
dari dana keseluruhan. Sisa dana sebesar 30% dapat dicairkan setelah pengajuan laporan pertanggungjawaban disetujui. 2. Analisis Kebutuhan Analisis kebutuhan merupakan analisis untuk menentukan spesifikasi kebutuhan perangkat untuk menjalankan sistem. Analisis kebutuhan dalam membangun aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan UKM adalah sebagai berikut. a. Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware) Kebutuhan perangkat keras merupakan kebutuhan komponen dengan spesifikasi tertentu untuk menjalankan aplikasi dengan media komputer. Spesifikasi perangkat keras yang dibutuhkan terdiri dari: 1. komputer server, 2. komputer user, 3. jaringan intranet. b. Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) Kebutuhan perangkat lunak merupakan kebutuhan aplikasi dengan spesifikasi tertentu untuk merancang, membuat, dan menjalankan aplikasi. Spesifikasi perangkat lunak yang dibutuhkan terdiri dari: 1. XAMPP localhost, 2. Framework Bootstrap, 3. Web Browser, 4. Software Notepad++, 27
5. Sistem operasi Windows 7. c. Kebutuhan Pengguna Aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan UKM bersifat intern, sehingga hanya pengguna dari kalangan tertentu yang memiliki hak akses terhadap sistem informasi ini. Berdasarkan Gambar 3 hak akses, aplikasi ini dikelompokkan menjadi empat jenis yaitu sebagai berikut. 1. Admin Admin adalah Kepala Bagian Kemahasiswaan yang memiliki kewenangan penuh dan tanggung jawab terhadap sistem. Admin memiliki hak akses dalam melakukan proses-proses dalam sistem, meliputi: pengelolaan pengguna dan pengelolaan UKM. 2. Petugas UKM Petugas UKM meliputi anggota UKM yaitu sekretaris dan ketua UKM yang diberi kewenangan oleh admin untuk membantu mengelola aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan UKM. Petugas UKM memiliki hak akses dalam menjalankan proses-proses pada sistem, meliputi: review proposal kegiatan, review laporan pertanggungjawaban, pencairan dana. 3. Pejabat Pejabat meliputi Pembina UKM, Kemahasiswaan dan Wakil rektor III yang diberi kewenangan oleh admin untuk membantu mengelola aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan UKM. Pejabat memiliki hak akses dalam 28
menjalankan proses-proses pada sistem, meliputi: review proposal kegiatan, review laporan pertanggungjawaban, pencairan dana. 4. Pengurus UKM (Divisi UKM) Pengurus UKM yang dimaksud adalah anggota UKM yang termasuk dalam bagan kepengurusan UKM. Pengurus UKM hanya memiliki hak akses dalam pengajuan proposal dan pengajuan laporan pertanggungjawaban. B. Perancangan Aplikasi Perancangan aplikasi dapat diartikan sebagai penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen menjadi satu kesatuan. Perancangan aplikasi yang akan dibuat dimulai setelah tahap analisis terhadap aplikasi yang sedang berjalan selesai dilakukan. Adapun alat bantu yang digunakan untuk menggambarkan perancangan aplikasi yang akan dibuat yaitu, sebagai berikut: 1. Perancangan Basis Data Perancangan basis data merupakan proses menetukan isi dan pengaturan data yang dibutuhkan guna mendukung berbagai rancangan sistem, sehingga data yang sudah diolah menjadi efisien dalam ruang penyimpanan, cepat diakses, dan memudahkan dalam manipulasi data. Perancangan basis data pada aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan UKM adalah sebagai berikut. a. Struktur Tabel Struktur data merupakan proses penyusunan tabel-tabel yang ada di dalam database. Tabel yang disusun terdiri dari nama field, tipe field, ukuran field, dan 29
keterangan.tabel-tabel yang dibutuhkan untuk membangun aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan UKM adalah sebagai berikut. 1) Tabel Data UKM Tabel data UKM digunakan untuk menyimpan data daftar UKM. Struktur tabel data UKM disajikan pada Tabel 4. Tabel 4. Struktur tabel data UKM No Nama Field Tipe dan Ukuran Keterangan 1 ukmid Bigint (255) Primary Key 2 Cat_id Bigint (255) 3 ukmname Text 2) Tabel Daftar Kegiatan Tabel daftar kegiatan digunakan untuk menyimpan daftar kegiatan dan status kegiatan. Struktur tabel daftar kegiatan disajikan pada Tabel 5. Tabel 5. Struktur tabel daftar kegiatan No Nama Field Tipe dan Ukuran Keterangan 1 id_kegiatan Bigint (255) Primary key 2 ukmid Bigint (255) 3 nama_kegiatan Text 4 Waktu Date 5 Biaya Bigint (255) 6 Tempat Text 7 Status Varchar (255) 3) Tabel Proposal Kegiatan Tabel proposal kegiatan digunakan untuk menyimpan data proposal kegiatan. Struktur tabel proposal kegiatan disajikan pada Tabel 6. 30
Tabel 6. Struktur tabel proposal kegiatan No Nama Field Tipe dan Ukuran Keterangan 1 Proposalid bigint(255) Primary key 2 Ukmid bigint(255) 3 Userid bigint(255) 4 nama_kegiatan Text 5 waktu_pelaksanaan Date 6 total_dana Text 7 tempat_kegiatan Text 8 ketua_pelaksana varchar(255) 9 nomor_hp varchar(255) 10 file_proposal Text 11 sekretaris_acc tinyint(1) 12 comment_sekretaris Text 13 ketua_acc tinyint(1) 14 comment_ketua Text 15 pembina_acc tinyint(1) 15 comment_pembina Text 16 wr3_acc tinyint(1) 17 comment_wr3 Text 18 Status tinyint(1) 4) Tabel Laporan Pertanggungjawaban Tabel laporan pertanggungjawaban digunakan untuk menyimpan data laporan pertanggungjawaban kegiatan. Struktur tabel laporan pertanggungjawaban ditampilkan pada Tabel 7. Tabel 7. Struktur tabel laporan pertanggungjawaban No Nama Field Tipe dan Ukuran Keterangan 1 Lpjid bigint(255) Primary key 2 Proposalid bigint(255) 3 Ukmid bigint(255) 4 Userid bigint(255) 5 nama_kegiatan Text 6 waktu_pelaksanaan Date 7 total_dana Text 8 tempat_kegiatan Text 9 ketua_pelaksana varchar(255) 10 nomor_hp varchar(255) 31
No Nama Field Tipe dan Ukuran Keterangan 11 file_lpj Text 12 sekretaris_acc tinyint(1) 13 comment_sekretaris Text 14 ketua_acc tinyint(1) 15 comment_ketua Text 16 pembina_acc tinyint(1) 17 comment_pembina Text 18 wr3_acc tinyint(1) 19 comment_wr3 Text 20 Status Tinytext 5) Tabel Revisi Proposal Tabel revisi proposal digunakan untuk menyimpan data revisi proposal kegiatan. Struktur tabel revisi proposal disajikan pada Tabel 8. Tabel 8. Struktur tabel revisi proposal No Nama Field Tipe dan Ukuran Keterangan 1 id_revisi bigint(255) Primary key 2 id_proposal bigint(255) 3 file_location Text 4 Revisike int(200) 6) Tabel Revisi Laporan Pertanggungjawaban Tabel revisi laporan pertanggungjawaban digunakan untuk menyimpan data revisi laporan pertanggungjawaban. Struktur tabel revisi laporan pertanggungjawaban disajikan pada Tabel 9. Tabel 9. Struktur tabel revisi laporan pertanggungjawaban No Nama Field Tipe dan Ukuran Keterangan 1 id_revisi bigint(255) Primary key 2 id_lpj bigint(255) 3 file_location Text 4 Revisike int(200) 32
7) Tabel User Tabel user digunakan untuk menyimpan data user. Struktur tabel user disajikan pada Tabel 10. Tabel 10. Struktur tabel user No Nama Field Tipe dan Ukuran Keterangan 1 Userid bigint(255) Primary key 2 Userlevel int(4) 3 Ukmid bigint(255) 4 jenis_petugas UKM int(4) 5 Fullname Text 6 Username varchar(255) 7 Email Text 8 Password Text 8) Tabel Kategori UKM Tabel kategori UKM digunakan untuk menyimpan data kategori UKM. Struktur tabel Kategori UKM disajikan pada Tabel 11. 9) Tabel Obrolan Tabel 11. Struktur Tabel Kategori UKM No Nama Field Tipe dan Ukuran Keterangan 1 cat_id bigint(255) Primary key 2 category_name Text Tabel obrolan digunakan untuk menyimpan data obrolan. Struktur tabel obrolan disajikan pada Tabel 12. Tabel 12. Struktur Tabel Obrolan No Nama Field Tipe dan Ukuran Keterangan 1 Id int(11) Primary key 2 User Varchar(60) 3 Message Varchar(100) 4 date_time Timestamp 5 Ip_address Varchar(40) 33
b. Skema Relasi Gambar 6. Relasi tabel basis data Keterangan relasi: 1. Relasi 1: menghubungkan tabel user dengan tabel proposal secara one-tomany, sehingga setiap user dapat mengajukan banyak proposal. 2. Relasi 2: menghubungkan tabel user dengan tabel lpj secara one-to-many, sehingga setiap user dapat mengajukan banyak laporan pertanggungjawaban. 3. Relasi 3: menghubungkan tabel UKM dengan tabel kegiatan secara one-tomany, sehingga setiap UKM dapat memiliki banyak kegiatan pada tabel kegiatan. 34
4. Relasi 4: menghubungkan tabel UKM dengan tabel kategori UKM, sehingga setiap UKM hanya memiliki satu kategori UKM. 5. Relasi 5: menghubungkan tabel lpj dengan tabel revisi lpj, sehingga setiap laporan pertanggungjawaban dapat direvisi beberapa kali. 6. Relasi 6: menghubungkan tabel proposal dengan tabel revisi proposal, sehingga proposal kegiatan dapat direvisi beberapa kali. 2. Perancangan Aliran Data Perancangan aliran data adalah penggambaran dari aliran data dari sistem yang akan dibangun, tabel penyimpanan data, dan entiti luar. Perancangan proses dalam pengembangan aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan \ adalah sebagai berikut a. Diagram Konteks Diagram konteks merupakan gambaran umum sistem yang akan dibangun, di dalamnya terdapat hubungan antara entiti luar dengan sistem. Dari Gambar 4 dan Gambar 5 Diagram konteks aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan UKM adalah sebagai berikut. Gambar 7. Diagram konteks 35
Diagram konteks pada Gambar 10 menunjukkan alur data dari pengguna dengan sistem. Admin dapat memasukkan data memperoleh informasi tentang pengguna, pengajuan proposal dan laporan pertanggungjawaban, proses proposal dan laporan pertanggungjawaban, dan pengaturan UKM. Sedangkan divisi, petugas dan pejabat dapat memasukkan data dan memperoleh informasi tentang pengajuan proposal dan laporan pertanggungjawaban dan daftar kegiatan. b. Data Flow Diagram Data Flow Diagram (DFD) merupakan suatu model logika data yang dibuat untuk menggambarkan data berasal dan tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut. DFD aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan UKM adalah sebagai berikut. DFD berfungsi untuk menunjukkan alur data pada sistem. 1) Data Flow Diagram Level 1 Data Flow Diagram (DFD) level 1 merupakan penjabaran dari diagram konteks. Terdapat tiga proses yang terjadi dalam sistem yaitu daftar kegiatan, pengajuan proposal dan laporan pertanggungjawaban, dan pengaturan UKM. DFD level 1 disajikan pada Gambar 8. 36
Gambar 8. Data flow diagram level 1 DFD level 1 pada Gambar 11 merupakan gambaran seluruh proses dalam sistem. Proses yang terdapat dalam sistem ada tiga yaitu proses daftar kegiatan, proses pengajuan proposal kegiatan dan laporan pertanggungjawaban dan proses pengaturan ukm. Terdapat sembilan tabel yang terlibat dalam DFD level 1 yaitu tebel user, data ukm, kategori ukm, obrolan, proposal, lpj, revisi proposal, revisi lpj, dan obrolan. Divisi mengjukan proposal kegiatan sedangkan petugas dan pejabat melakukan pengoreksian proposal dan lpj. Petugas UKM dapat menambahkan kegiatan pada daftar kegiatan. 2) Data Flow Diagram Level 2 Proses Daftar Kegiatan Data Flow Diagram (DFD) level 2 proses daftar kegiatan merupakan penjabaran dari diagram konteks Daftar kegiatan yang sudah disetujui oleh Bagian 37
Kemahasiswaan akan diproses oleh Petugas UKM atau admin. Petugas UKM atau admin akan menginputkan daftar kegiatan yang ditampilkan dalam bentuk tabel kegiatan dan status pelaksanaan kegiatan tersebut. DFD level 2 proses daftar kegiatan disajikan pada Gambar 9. Gambar 9. Data flow diagram level 2 proses daftar kegiatan DFD level 2 proses daftar kegiatan pada Gambar 12 terdapat dua proses yaitu pendataan kegiatan UKM dan penambahan daftar kegiatan. Terdapat satu tabel yaitu tabel kegiatan. Petugas UKM dapat menambahkan kegiatan pada daftar kegiatan sedangkan divisi, pejabat dan admin hanya dapat melihat daftar kegiatan. 38
3) Data Flow Diagram Level 2 Proses Pengajuan Proposal dan Laporan Pertanggungjawaban Pengajuan proposal kegiatan dan laporan pertanggungjawaban dilakukan oleh user (mahasiswa) sesuai dengan kegiatan yang tertera dalam daftar kegiatan. Proposal dan laporan pertanggungjawaban yang diajukan akan diproses oleh Petugas UKM berupa review proposal dan laporan pertanggungjawaban. DFD level 2 proses pengajuan proposal kegiatan disajikan pada Gambar 10. Gambar 10. Data flow diagram level 2 proses pengajuan proposal kegiatan 39
DFD level 2 proses pengajuan proposal kegiatan pada Gambar 13 terdapat dua proses yaitu proposal dan lpj masuk, proses proposal dan lpj. Kedua proses tersebut terdapat lima tabel yaitu tabel proposal, lpj, revisi proposal, proposal lpj dan obrolan. Divisi UKM mengajukan proposal kemudian diproses oleh petugas UKM dan pejabat. 4) Data Flow Diagram Level 2 Proses Pengaturan UKM Pengaturan UKM dapat dilakukan oleh admin. Proses ini diperlukan apabila terdapat UKM baru yang belum terdaftar, unit kegitan mahasiswa yang berganti nama, dan penghapusan UKM yang sudah tidak aktif. DFD level 2 proses pengaturan UKM disajikan pada Gambar 11. Gambar 11. Data flow diagram level 2 proses pengaturan UKM 40
DFD level 2 proses pengaturan UKM pada Gambar 14 terdapat dua proses yaitu pendataan UKM dan penambahan UKM. Terdapat tiga tabel yaitu kategori UKM, data UKM, user. Admin dapat menambahkan kategori UKM dan data UKM. c. Flowmap Flowmap merupakan bagan-bagan yang mempunyai arus untuk menggambarkan langkah-langkah penyelesaian suatu masalah. Selain itu, flowmap juga merupakan cara penyajian dari suatu algoritma. Pada perancangan aplikasi pengelolaan proposal kegiatan UKM, flowmap terdiri dari tiga proses sebagai berikut. 1) Proses Penambahan Daftar Kegiatan Gambar 12. Flowmap daftar kegiatan 41
2) Proses Pengajuan Proposal dan Laporan Pertanggungjawaban Gambar 13. Flowmap pengajuan proposal kegiatan dan LPJ 42
3) Pengaturan UKM Gambar 14. Flowmap pengaturan UKM 3. Perancangan Struktur Menu Struktur menu adalah perancangan menu berdasarkan hak akses pengguna. Aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan tiga jenis struktur menu, yakni sebagai berikut. 43
a. Struktur Menu Admin Setelah login, admin dapat mengakses semua menu yang ada pada sistem. Menu-menu tersebut adalah menu dashboard, daftar kegiatan, pengajuan proposal dan lpj, pengguna, pengaturan UKM. Struktur menu admin disajikan pada Gambar 15. Gambar 15. Struktur menu admin b. Struktur Menu Pejabat Setelah login, Petugas UKM dapat mengakses tiga menu yang ada pada sistem. Menu-menu tersebut adalah menu: dashboard, daftar kegiatan, pengajuan poposal dan lpj, daftar UKM. Struktur menu Petugas UKM disajikan pada Gambar 16. Gambar 16. Struktur menu pejabat 44
c. Struktur Menu Petugas UKM Setelah login, Petugas UKM dapat mengakses tiga menu yang ada pada sistem. Menu-menu tersebut adalah menu: dashboard, daftar kegiatan, pengajuan poposal dan lpj. Struktur menu Petugas UKM disajikan pada Gambar 17. Gambar 17. Struktur menu petugas UKM d. Struktur Menu Divisi UKM Setelah login, user dapat mengakses tiga menu yang ada pada sistem. Menumenu tersebut adalah menu: dashboard, daftar kegiatan, pengajuan poposal dan lpj. struktur menu staf disajikan pada Gambar 18. Gambar 18. Struktur menu divisi UKM 45
4. Perancangan Antarmuka Perancangan antarmuka merupakan pembuatan desain tampilan perancangan aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan UKM Universitas Negeri Yogyakarta saat diakses menggunakan browser. Rancangan antarmuka setiap halaman adalah sebagai berikut. a. Rancangan Antarmuka Halaman Login Halaman Login adalah halaman yang pertama kali diakses oleh pengguna. Pada halaman login terdapat username, password dan level user yang harus diisi dengan benar untuk dapat mengakses aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan. Rancangan antarmuka halaman login disajikan pada Gambar 19. Gambar 19. Rancangan antarmuka halaman login b. Rancangan Antarmuka Halaman Beranda Halaman beranda adalah halaman yang pertama kali diakses oleh pengguna setelah berhasil login. Di dalam halaman beranda terdapat beberapa informasi, seperti: nama pengguna yang sedang mengakses aplikasi, daftar kegiatan, 46
pengajuan proposal dan laporan pertanggungjawaban, pengguna dan pengaturan UKM. Rancangan antarmuka halaman beranda pengguna disajikan pada Gambar 20. Gambar 20. Rancangan antarmuka halaman beranda c. Rancangan Antarmuka Halaman Input Pengguna Halaman input pengguna adalah halaman untuk menambah data pengguna yang selanjutnya diproses dan disimpan dalam database. Rancangan antarmuka halaman input pengguna disajikan pada Gambar 21. Gambar 21. Rancangan antarmuka halaman input pengguna 47
d. Rancangan Antarmuka Halaman Input Daftar Kegiatan Halaman input daftar kegiatan adalah halaman untuk menambah data daftar kegiatan yang selanjutnya diproses dan disimpan dalam database. Rancangan antarmuka halaman input daftar kegiatan disajikan pada Gambar 22. Gambar 22. Rancangan antarmuka halaman input daftar kegiatan e. Rancangan Antarmuka Halaman Input Proposal Kegiatan Halaman input proposal kegiatan adalah halaman untuk menambah data proposal kegiatan yang selanjutnya diproses dan disimpan dalam database. Rancangan antarmuka halaman input proposal kegiatan disajikan pada Gambar 23. Gambar 23. Rancangan antarmuka halaman input proposal kegiatan 48
f. Rancangan Antarmuka Halaman Input Laporan Pertanggungjawaban Halaman input laporan pertanggungjawaban adalah halaman untuk menambah data laporan pertanggungjawaban yang selanjutnya diproses dan disimpan dalam database. Rancangan antarmuka halaman input laporan pertanggungjawaban disajikan pada Gambar 24. Gambar 24. Rancangan antarmuka halaman input lpj g. Rancangan Antarmuka Halaman Review Proposal Kegiatan Halaman review proposal kegiatan adalah halaman untuk menambah data review proposal kegiatan yang selanjutnya diproses dan disimpan dalam database. Rancangan antarmuka halaman review proposal kegiatan disajikan pada Gambar 25. USER UKM DAFTAR KEGIATAN PROPOSAL LPJ REVIEW PROPOSAL DOWNLOAD PROPOSAL UPLOAD FILE KOMENTAR TERIMA REVISI OBROLAN Gambar 25. Rancangan antarmuka halaman review proposal kegiatan 49
h. Rancangan Antarmuka Halaman Review Laporan Pertanggungjawaban Halaman review laporan pertanggungjawaban kegiatan adalah halaman untuk menambah data review pertanggungjawaban yang selanjutnya diproses dan disimpan dalam database. Rancangan antarmuka halaman review pertanggungjawaban disajikan pada Gambar 26. Gambar 26. Rancangan antarmuka halaman review LPJ i. Rancangan Antarmuka Halaman Pengaturan UKM Halaman pengaturan UKM adalah halaman untuk menambah data UKM yang selanjutnya diproses dan disimpan dalam database. Rancangan antarmuka halaman pengaturan UKM disajikan pada Gambar 27. Gambar 27. Rancangan antarmuka halaman pengaturan UKM 50
C. Implemetasi Implementasi merupakan penerapan dari sistem yang telah dirancang dengan bahasa pemograman yang telah ditentukan dan digunakan dalam pembuatan sistem. Implementasi perancangan aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan adalah sebagai berikut. 1. Implementasi Antarmuka Implementasi antarmuka merupakan penerapan dari rancangan antarmuka yang sudah dirancang sebelumnya. Implementasi antarmuka sistem informasi persediaan barang habis pakai dibangun menggunakan PHP, HTML, MySQL dan framework Bootstrap. Implementasi antarmuka masing-masing halaman adalah sebagai berikut. a. Implementasi Antarmuka Halaman Login Halaman login merupakan halaman yang berisi username, password dan level user untuk masuk dan mengakses perancangan aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan. Implementasi antarmuka halaman login ditampilkan pada Gambar 28. Gambar 28. Implementasi antarmuka halaman login 51
b. Implementasi Antarmuka Halaman Beranda Halaman beranda adalah yang pertama kali diakses pengguna setelah berhasil login. Implementasi antarmuka halaman beranda ditampilkan pada Gambar 29. Gambar 29. Implementasi antarmuka halaman beranda c. Implementasi Antarmuka Halaman Input Pengguna Halaman input pengguna adalah halaman untuk menambah data pengguna yang selanjutnya diproses dan disimpan dalam database. Implementasi antarmuka halaman input pengguna disajikan pada Gambar 30. Gambar 30. Implementasi antarmuka halaman input pengguna 52
d. Implementasi Antarmuka Halaman Input Daftar Kegiatan Halaman input daftar kegiatan adalah halaman untuk menambah data daftar kegiatan yang selanjutnya diproses dan disimpan dalam database. Implementasi antarmuka halaman input daftar kegiatan disajikan pada Gambar 31. Gambar 31. Implementasi antarmuka halaman input daftar kegiatan e. Implementasi Antarmuka Halaman Input Proposal Kegiatan Halaman input proposal kegiatan adalah halaman untuk menambah data proposal kegiatan yang selanjutnya diproses dan disimpan dalam database. Implementasi antarmuka halaman input proposal kegiatan pada Gambar 32. Gambar 32. Implementasi antarmuka halaman input proposal kegiatan 53
f. Implementasi Antarmuka Halaman Input Laporan Pertanggungjawaban Halaman input laporan pertanggungjawaban adalah halaman untuk menambah data laporan pertanggungjawaban yang selanjutnya diproses dan disimpan dalam database. Implementasi antarmuka halaman input laporan pertanggungjawaban disajikan pada Gambar 33. Gambar 33. Implementasi antarmuka halaman input LPJ g. Implementasi Antarmuka Halaman Review Proposal Kegiatan Halaman review proposal kegiatan adalah halaman untuk menambah data review proposal kegiatan yang selanjutnya diproses dan disimpan dalam database. Implementasi antarmuka halaman review proposal kegiatan disajikan pada Gambar 34. 54
Gambar 34. Implementasi antarmuka halaman review proposal kegiatan h. Implementasi Antarmuka Halaman Review Laporan Pertanggungjawaban Halaman review laporan pertanggungjawaban kegiatan adalah halaman untuk menambah data review pertanggungjawaban yang selanjutnya diproses dan disimpan dalam database. Implementasi antarmuka halaman review laporan pertanggungjawaban disajikan pada Gambar 35. Gambar 35. Implementasi antarmuka halaman review LPJ 55
i. Implementasi Antarmuka Halaman Pengaturan UKM Halaman pengaturan UKM adalah halaman untuk menambah data UKM yang selanjutnya diproses dan disimpan dalam database. Rancangan antarmuka halaman pengaturan UKM disajikan pada Gambar 36. Gambar 36. Implementasi Antarmuka Halaman Pengaturan UKM 2. Implementasi Output File Implementasi output file adalah proses untuk mengkonversi data dari database MySQL menjadi PDF (Portable Document Format), sehingga mempermudah pengguna dalam mengolah data secara offline. Implementasi output file perancangan aplikasi pengelolaan administrasi proposal adalah sebagai berikut. a. Implementasi Output File Cetak Bukti Pencairan Dana Proposal Implementasi output file pencairan dana proposal kegiatan ditampilkan pada Gambar 37. 56
Gambar 37. Implementasi output pencairan dana proposal kegiatan b. Implementasi Output File Cetak Bukti Pencairan Dana Laporan Pertanggungjawaban Implementasi output file pencairan dana laporan pertanggungjawaban ditampilkan pada Gambar 38. Gambar 38. Implementasi output pencairan dana LPJ Berdasarkan hasil implementasi sistem diperoleh saran dari pengguna dan ahli komputer seperti pada Tabel 13. sebagai berikut: 57
Tabel 13. Saran dan revisi pengujian sistem No. Saran Revisi Keterangan 1. Perlu ditambah fitur Fitur sudah ditambahkan. Diperlukan fitur obrolan obrolan. sebagai sarana komunikasi antar pengguna pada saat proses pengajun proposal kegiatan dan laporan pertanggungjawanan 2. Pada halaman login ditambahkan keterangan hak akses pengguna. 3. Untuk user dibedakan menjadi empat jenis yaitu Divisi UKM, Petugas UKM, pejabat, dan admin. 4. Untuk jenis pengguna admin, wakil rektor III, ketua UKM hanya dapat dibuat satu pengguna. 6. Setiap tombol sensitif diberikan peringatan. 7. Penulisan bukti pencairan dana harus sesuai dengan naskah yang berlaku. 8. Keamanan data pengguna perlu ditingkatkan. D. Pengujian Sistem Fitur sudah ditambahkan. Fitur sudah ditambahkan Fitur belum ditambahkan Fitur sudah ditambahkan. Fitur belum ditambahkan. Fitur sudah ditambahkan. Keterangan hak akses pengguna diperlukan untuk memperjelas tugas dari masing-masing user. Pengelompokan pengguna menjadi beberapa kategori agar memperjelas hak akses tiap pengguna. Fitur tidak ditambahkan karena admin dapat menentukan jumlah dari masing-masing pengguna. Penambahan peringatan tombol sensitif berfungsi untuk mengkonfirmasi ulang pada pengguna. Pencetakan naskah kontrak hanya dapat dilakukan oleh pihak kemahasiswaan. Kewenangan admin sudah disesuaikan sehingga hanya dapat mengubah hak akses pengguna. Pengujian aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan UKM berbasis web menggunakan pengujian beta pada 8 pengguna (Divisi UKM, Petugas UKM, dan Pejabat) yang diambil secara acak yaitu mahasiswa anggota UKM dan satu orang pengguna sebagai admin yang menggunakan sistem. 58
Pengujian pada ahli komputer dilakukan oleh dosen untuk me-review sistem secara keseluruhan. Kriteria dalam pengujian sistem menggunakan faktor McCall yang disesuaikan berdasarkan objek pengujian. Pengujian sistem yang dilakukan oleh pengguna (Divisi UKM, Petugas UKM, Pejabat dan Admin) adalah faktor faktor yang berkaitan dengan operasional sistem antara lain Correctness, Reliability, Integrity, dan Usability. Pengujian sistem yang dilakukan oleh ahli komputer menggunakan faktor yang berkaitan dengan pengembangan dan perbaikan sistem yaitu Efficiency, Maintainability, Testability, Flexibility, Portability, Reusability, dan Interoperability. Pengujian sistem menggunakan kuisioner terdiri dari 10 butir pertanyaan untuk pengguna (Divisi UKM, Petugas UKM, dan Pejabat), 10 butir pertanyaan untuk pengguna sebagai admin dan sepuluh butir pertanyaan untuk ahli komputer. Jawaban untuk kuisioner pengujian menggunakan skala sangat tidak baik (1), kurang baik (2), baik (3) dan sangat baik (4). Hasil dari pengujian selanjutnya dilakukan perhitungan untuk menentukan penilaian terhadap sistem yang dibangun. Perhitungan hasil dilakukan dengan cara memberikan skor 4, 3, 2, 1 pada skala jawaban untuk setiap pertanyaan. Pedoman penskoran ditampilkan pada Tabel 14. sebagai berikut. Tabel 14. Pedoman penskoran kuesioner Kategori Skor Sangat Tidak Baik 1 Tidak Baik 2 Baik 3 Sangat Baik 4 59
Menurut Anwar (2010), dalam Heny Setyawan (2016), rentang skor secara kuantitatif dapat disajikan dalam Tabel 15. sebagai berikut. Keterangan: Tabel 15. Rentang skor (i) kuantitatif Rentang skor (i) kuantitatif X > (xi + 1.5 SBi) (xi + SBi) < X (xi + 1.5 SBi (xi 0.5 SBi) < X (xi + SBi) (xi 1.5 SBi) < X (xi 0.5 SBi) X (xi 1.5 SBi) = rata-rata skor tiap butir -rata ideal = 1 (skor tertinggi + skor terendah) 2 Kriteria Kualitatif Sangat Baik Baik Cukup Baik Sangat Kurang Sangat Kurang Baik SBi = simpangan baku ideal = 1 (skor tertinggi skor terendah) 6 Berdasarkan pedoman penskoran kuisioner (Tabel 15.) didapatkan rentang skor kuesioner pada Tabel 16. adalah sebagai berikut: Tabel 16. Rentang Skor Kuesioner Rentang skor (i) kuantitatif Kriteria Kualitatif X > 3.25 Sangat Baik 3 < X 3.25 Baik 2.25 < X 3 Cukup Baik 1.25 < X 2.25 Sangat Kurang X 1.25 Sangat Kurang Baik Pertanyaan yang diajukan kepada pengguna adalah sebagai berikut: a. Correctness 1) Kesesuaian sistem dalam memenuhi kebutuhan pengguna untuk mengelola proposal kegiatan dan laporan pertanggungjawaban. 60
2) Kesesuaian menu daftar kegiatan dalam memenuhi kebutuhan pengguna untuk mendapatkan informasi daftar kegiatan. 3) Kesesuaian menu proposal dalam memenuhi kebutuhan pengguna untuk melakukan proses pengajuan proposal kegiatan. 4) Kesesuaian menu laporan pertanggungjawaban (LPJ) dalam memenuhi kebutuhan pengguna untuk melakukan proses pengajuan laporan pertanggungjawaban (LPJ) 5) Kesesuaian fasilitas simpan data dalam bentuk PDF untuk mempermudah pengolahan data b. Reliability 1) Keakuratan sistem saat digunakan untuk melakukan proses review proposal kegiatan dan laporan pertanggungjawaban c. Integrity 1) Keamanan sistem dari orang yang tidak berhak mengakses, sehingga sesuai dengan hak akses masing-masing pengguna d. Usability 1) Kemudahan dalam melakukan administrasi proposal kegiatan dan laporan pertanggungjawaban 2) Kemudahan menampilkan laporan dalam berbagai kategori (UKM) 3) Keberfungsian menu dalam sistem Hasil perhitungan persentase masing-masing pertanyaan pada pengujian sistem oleh pengguna sebagai pasien menggunakan rumus sebagai berikut : 61
Y = ( P Q ) 100 % Keterangan : = Nilai persentase = Banyaknya jawaban responden tiap soal = Total responden Sistem aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan UKM diujikan pada pengguna (Divisi UKM, Petugas UKM, dan Pejabat), admin, dan ahli komputer. Berikut merupakan hasil dari pengujian sistem: 1. Pengujian Sistem oleh Pengguna (Divisi UKM, Petugas UKM, dan Pejabat) Pengujian sistem oleh pengguna dilakukan terhadap 8 orang. Hasil perhitungan persentase masing-masing pertanyaan pada pengujian sistem oleh pengguna (Divisi UKM, Petugas UKM, dan Pejabat) ditampilkan pada Tabel 17. Tabel 17. Tabel Hasil pengujian sistem oleh pengguna (divisi UKM, petugas UKM, dan pejabat) No. Pertanyaan 1 2 3 4 Correctness 1. Kesesuaian sistem dalam memenuhi kebutuhan pengguna untuk mengelola proposal kegiatan dan laporanpertanggungjawaban. 87,5% 12,5% 2. Kesesuaian menu daftar kegiatan informasi daftar kegiatan. dalam memenuhi kebutuhan pengguna untuk mendapatkan 75% 25% 3. Kesesuaian menu proposal dalam memenuhi kebutuhan pengguna untuk melakukan proses pengajuan proposal kegiatan 62,5% 37,5% 62
No. Pertanyaan 1 2 3 4 4. Kesesuaian menu laporan pertanggungjawaban (LPJ) dalam memenuhi kebutuhan pengguna untuk melakukan proses pengajuan laporan pertanggungjawaban (LPJ). 5. Kesesuaian fasilitas simpan data dalam bentuk PDF untuk mempermudah pengolahan data. Reliability 6. Keakuratan sistem saat di-gunakan untuk melakukan proses review proposal kegiatan dan laporan pertanggungjawaban. Integrity 7. Keamanan sistem dari orang yang tidak berhak mengakses, sehingga sesuai dengan hak akses masingmasing pengguna. Usability 8. Kemudahan dalam melakukan administrasi proposal kegiatan dan laporan pertanggungjawaban. 9. Kemudahan menampilkan laporan dalam berbagai kategori (UKM). 62,5% 37,5% 62,5% 37,5% 75% 25% 12,5% 62,5% 25% 75% 25% 37,5% 62,5% 10. Keberfungsian menu dalam sistem. 62,5% 37,5% Perhitungan rata-rata skor tiap faktor dari pengujian sistem oleh pengguna diperoleh hasil sebagai berikut: a. Correctness 87,5% 3+12,5% 4+75% 3+25% 4+62,5% 3+37,5% 4+62,5% 3 37,5% 4+62,5% 3+37,5% 4 = 3,30 5 5 + 63
Perhitungan nilai rata-rata correctness termasuk dalam kriteria sangat baik (Tabel 17.). b. Reliability 75% 3+25% 4 = 3,25 Nilai rata-rata reliability termasuk dalam kriteria baik yang menunjukkan bahwa sistem akurat untuk melakukan proses review proposal kegiatan maupun laporan pertanggungjawaban (Tabel 17.). c. Integrity (12,5% 2)+(62,5% 3)+(25% 4) = 3,125 Nilai rata-rata integrity termasuk dalam kriteria baik, artinya keamanan sistem terjamin (Tabel 17.). d. Usability 75% 3+25% 4+37,5% 3+62,5% 4+62,5% 3+37,5% 4 3 = 3,41 Nilai rata-rata usability termasuk dalam kriteria sangat baik, artinya sistem mudah digunakan oleh pengguna (Tabel 17.). Pertanyaan yang diajukan kepada pengguna sebagai admin adalah sebagai berikut. a) Correctness 1) Kesesuaian sistem dalam memenuhi kebutuhan admin untuk mengelola proposal kegiatan dan laporan pertanggungjawaban 2) Kesesuaian menu daftar kegiatan dalam memenuhi kebutuhan admin untuk mendapatkan informasi daftar kegiatan 64
3) Kesesuaian menu pengaturan UKM dalam memenuhi kebutuhan admin dalam mengubah (tambah,kurang,edit) UKM dan kategori UKM 4) Kesesuaian menu user dalam memenuhi kebutuhan admin dalam mengubah (tambah,kurang,edit) pengguna 5) Kesesuaian fasilitas simpan data dalam bentuk PDF untuk mempermudah pengolahan data b) Reliability 1) Keakuratan sistem saat digunakan untuk melakukan proses review proposal kegiatan dan laporan pertanggungjawaban c) Integrity 1) Keamanan sistem dari orang yang tidak berhak mengakses, sehingga sesuai dengan hak akses masing-masing pengguna d) Usability 1) Kemudahan dalam melakukan administrasi proposal kegiatan dan laporan pertanggungjawaban 2) Kemudahan menampilkan laporan dalam berbagai kategori (UKM) 3) Keberfungsian menu dalam sistem 2. Pengujian Sistem oleh Admin Hasil pengujian sistem oleh pengguna sebagai admin ditampilkan pada Tabel 18. sebagai berikut. 65
Tabel 18. Tabel hasil pengujian sistem oleh admin No. Pertanyaan 1 2 3 4 Correctness 1. Kesesuaian sistem dalam memenuhi ke-butuhan admin untuk mengelola proposal kegiatan dan laporan pertanggungjawaban. 2. Kesesuaian menu daftar kegiatan dalam memenuhi kebutuhan admin untuk mendapatkan informasi daftar kegiatan. 3. Kesesuaian menu pengaturan UKM dalam memenuhi kebutuhan admin dalam mengubah (tambah,kurang,edit) UKM dan kategori UKM 4. Kesesuaian menu user dalam memenuhi kebutuhan admin dalam mengubah (tambah,kurang,edit) pengguna. 5. Kesesuaian fasilitas simpan data dalam bentuk PDF untuk mempermudah pengolahan data. Reliability 6. Keakuratan sistem saat digunakan untuk melakukan proses pengaturan UKM dan pengelolaan pengguna. Integrity 7. Keamanan sistem dari orang yang tidak berhak mengakses, sehingga sesuai dengan hak akses masingmasing pengguna. Usability 8. Kemudahan dalam melakukan administrasi proposal kegiatan dan laporan pertanggungjawaban. 9. Kemudahan menampilkan laporan dalam berbagai kategori (UKM). 10. Keberfungsian menu dalam sistem. 66
Berdasarkan Tabel 18. diperoleh perhitungan rata-rata skor tiap faktor dari pengujian sistem oleh pengguna sebagai admin sebagai berikut. a. Correctness 100% 4+100% 3+100% 3+100% 3+100% 3 = 3 5 Nilai rata-rata correctness termasuk dalam kriteria cukup baik, artinya sistem memenuhi kebutuhan pengguna (Tabel 18.). b. Reliability 100% 3 = 3 Nilai rata-rata reliability termasuk dalam kriteria cukup baik, artinya sistem akurat ketika digunakan untuk proses pengaturan UKM dan pengelolaan pengguna (Tabel 18.). c. Integrity 100% 3 = 3 Nilai rata-rata integrity termasuk dalam kriteria cukup baik, artinya keamanan sistem terjamin(tabel 18.). d. Usability 100% 4+100% 4+100% 4 = 4 3 Nilai rata-rata usability termasuk dalam kriteria sangat baik, artinya sistem mudah digunakan oleh pengguna (Tabel 18.). Pertanyaan yang diajukan kepada ahli komputer adalah sebagai berikut: a. Efficiency 1) Efisiensi penggunaan source code, software, dan hardware pada sistem 67
b. Maintainability 1) Perbaikan source code saat terjadi error pada sistem mudah dilakukan 2) Pengubahan dan penambahan data pada sistem mudah dilakukan c. Testability 1) Keberfungsian pencarian data proposal kegiatan dan laporan pertanggungjawaban yang diajukan. 2) Keberfungsian cetak tabel daftar kegiatan, bukti pencairan dana proposal kegiatan dan laporan pertanggungjawaban. 3) Keberfungsian tombol dan link dalam sistem d. Flexibility 1) Kemudahan sistem informasi untuk dikembangkan lagi menggunakan bahasa pemrograman seperti PHP, HTML, MySQL, dan framework Bootstrap. e. Portability 1) Kemudahan memindahkan data dan menjalankan sistem di sistem operasi lain f. Reusability 1) Kemudahan pencetakan dan penyimpanan data dalam dokumen PDF g. Interoperability 1) Kemudahan akses sistem informasi melalui berbagai browser, seperti: Chrome, Opera, dan Mozilla 68
3. Pengujian Sistem oleh Ahli Komputer Hasil pengujian sistem ahli komputer ditampilkan dalam Tabel 19. sebagai berikut: Tabel 19. Tabel hasil pengujian sistem oleh ahli komputer No. Pertanyaan 1 2 3 4 Efficiency 1. Efisiensi penggunaan source code, software, dan hardware pada sistem. Maintability 2. Perbaikan source code saat terjadi error pada sistem mudah dilakukan. 3. Pengubahan dan penambahan data pada sistem mudah dilakukan. Testability 4. Keberfungsian pencarian data proposal kegiatan dan laporan pertanggungjawaban yang diajukan. 5. Keberfungsian cetak tabel daftar kegiatan, bukti pencairan dana proposal kegiatan dan laporan pertanggungjawaban. 6. Keberfungsian tombol dan link dalam sistem. Flexibility 7. Kemudahan sistem informasi untuk dikembangkan lagi menggunakan bahasa pemrograman seperti PHP, HTML, MySQL, dan framework Bootstrap. Portability 8. Kemudahan memindahkan data dan menjalankan sistem di sistem operasi lain. Reusability 9. Kemudahan pencetakan dan penyimpanan data dalam dokumen PDF. 69
No. Pertanyaan 1 2 3 4 Interoperability 10. Kemudahan akses sistem informasi melalui berbagai browser, seperti: Chrome, Opera, dan Mozilla. Berdasarkan Tabel 19. Diperoleh hasil perhitungan rata-rata skor tiap faktor dari pengujian sistem oleh ahli komputer, diperoleh hasil sebagai berikut: a. Efficiency 100% 3 = 3 Nilai rata-rata efficiency termasuk dalam kriteria cukup baik, artinya penggunaan sumber daya komputasi dan source code cukup efisien (Tabel 19.). b. Maintability 100% 3+100% 4 = 3,5 2 Nilai rata-rata maintability termasuk dalam kriteria sangat baik, artinya perbaikan untuk kesalahan dalam sistem mudah dilakukan (Tabel 19.). c. Testability 100% 4+100% 3+100% 4 = 3,66 3 Nilai rata-rata testability termasuk dalam kriteria sangat baik, artinya sistem berjalan sesuai dengan fungsi yang ditetapkan (Tabel 19.). d. Flexibility 100% 3 = 3 70
Nilai flexibility termasuk dalam kriteria cukup baik, artinya sistem mudah untuk dikembangkan atau dimodifikasi (Tabel 19.). e. Portability 100% 4 = 4 Nilai rata-rata portability termasuk dalam kriteria sangat baik, artinya sistem mudah dpindahkan atau digunakan di beberapa perangkat keras dan beberapa perangkat lunak (Tabel 19.). f. Reusability 100% 4 = 4 Nilai reusability termasuk dalam kriteria sangat baik, artinya sistem atau ada bagian dari sistem yang dapat dipakai ulang dalam aplikasi lain (Tabel 19.). g. Interoperability 100% 4 = 4 Nilai rata-rata interoperability termasuk dalam kriteria sangat baik, artinya fungsi fungsi yang ada dalam sistem terintegrasi dengan baik (Tabel 19.). Rekap hasil perhitungan rata-rata skor setiap faktor McCall disajikan pada Tabel 20. Tabel 20. Rekap perhitungan skor rata-rata Faktor McCall Skor Kriteria Kualitatif Correctness 3,15 Baik Reliability 3,12 Baik Integrity 3,06 Baik Usability 3,70 Sangat Baik Efficiency 3,00 Cukup Baik 71
Faktor McCall Skor Kriteria Kualitatif Maintability 3,50 Sangat Baik Testability 3,66 Sangat Baik Flexibility 3,00 Cukup Baik Portability 4,00 Sangat Baik Reusability 4,00 Sangat Baik Interoperability 4,00 Sangat Baik Berdasarkan perhitungan pengujian kepada pengguna (Divisi UKM, Petugas UKM, dan Pejabat), admin, dan ahli komputer nilai correctness, reliability, dan integrity termasuk dalam kategori baik sedangkan nilai usability, maintability, testability, portability, reusability dan interoperability termasuk kriteria sangat baik, serta nilai flexibility dan efficiency termasuk dalam kriteria cukup baik. Dengan demikian, aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan ini layak untuk digunakan. 72