BAB III ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

24 BAB III ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN A. Gambaran Umum 1. Sejarah perkembangan Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Surakarta Pengelolaan air minum di Surakarta, dibangun pada tahun 1929 oleh Pakubuwono X sejak ditemukan serta ditetapkanya sumber air Cokrotulung pada tahun 1925. Sumber air Cokrotulung ini terpilih dari beberapa alternatif sumber air seperti umbul, nila, bunder, doyo, pelem dan nganten. Pelaksanaan pembangunanya diserahkan kepada NV Hoogdurk Water Leiding Hoofplaats Surakarta en Omstreken dengan mengambil debit 150 1/detik dari total kapasitas sebesar 1500 1/detik. Pada masa kependudukan jepang, pengelolaan air minum secara tidak langsung diambil alih dan diubah nama menjadi SOLO SUIDO SYO. Namun dalam masa pemerintahan Jepang, pengelolaan air minum tidak berkembang dengan baik karena tidak adanya perhatian, pemeliharaan dan perluasan dari pemerintah, sehingga mengakibatkan kerusakan pada jaringan pipa. Sejak bangsa indonesia memproklamasikan kemerdekaan Republik Indonesia pada tanggal 17 Agustus 1945, maka pemerintah RI segera mengambil alih pengelolaan air minum dari pemerintah Jepang, nama SOLOSUIDO SYO diganti commit menjadi to user "Kantor Air Minum" dan 24

25 pengelolaanya diserahkan kepada Departemen Pekerjaan Umum dan Tenaga Republik Indonesia. Pada tanggal 9 April 1960 pengelolaan air minum dialihkan kepada Dinas Penghasilan Daerah Kotamadya Dati II Surakarta. Namun pengelolaan air minum ini mengalami kesulitan dalam mendapatkan tambahan modal karena terbatasnya keuangan daerah. Maka dari itu, berdasar Surat Mendagri No.Ekbang/ B/ 3/ 11 tanggal 31 juli 1973 dan Surat Mendagri No. Ekbang/ B/ 2/ 43 tanggal 11 juli 1974 dikeluarkan Surat Keputusan Walikotamadya KDH TK II Surakarta tentang pendirian Perusahaan Daerah Air Minum Surakarta Pada tanggal 16 Juli 1976 Perusahaan Daerah Air Minum Surakarta secara resmi berdiri. Selanjutnya, Pemerintah Daerah Kodya Dati II Surakarta menerbitkan Peraturan Daerah Nomor 3 tahun 1977 tanggal 21 Mei 1977, status dari Seksi Air Minum pada Dinas Pendapatan Daerah ditingkatkan menjadi Perusahaan Daerah Air Minum Kotamadya Dati II Surakarta. Berdasarkan Surat Keputusan Walikotamadya Kepala Dati II Surakarta Nomor 002 Tahun 1988 tanggal 26 Juni 1998 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Perusahaan Daerah Air Minum Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta memberi tugas kepada perusahaan untuk mengelola air bersih dan limbah. Pada tanggal 16 Januari 2004 telah ditetapkan Peraturan Daerah Kota Surakarta No. 1

26 tahun 2004 tentang Perubahan atas Peraturan Daerah Nomor 3 tahun 1977 yang memperkuat status PDAM Kota Surakarta sampai sekarang. 2. Lokasi Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Surakarta Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Surakarta berpusat di Jl. LU Adisucipto No. 143 Telp. (0271) 712465 Fax (0271) 712536 Surakarta 57145. 3. Visi dan Misi PDAM Kota Surakarta a. Visi perusahaan Menjadikan salah satu Perusahaan Daerah Air Minum yang terbaik di bidang pelayanan air minum dan air limbah melalui pengelolaan yang berwawasan lingkungan. b. Misi perusahaan 1) Memberikan layanan air minum dan air limbah kepada masyarakat secara berkesinambungan dengan mengutamakan kepuasan pelanggan. 2) Meningkatkan kontribusi perusahaan pada Pendapatan Asli Daerah (PAD). 3) Meningkatkan Profesionalisme Sumber Daya Manusia. 4) Melestarikan Sumber Air. Bagan Struktur Organisasi Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Surakarta dapat dilihat pada halaman berikut :

27 Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan commit Daerah to Air user Minum (PDAM) Kota Surakarta

28 4. Struktur Organisasi PDAM Kota Surakarta Struktur organisasi suatu perusahaan merupakan suatu hal yang penting karena mengatur mekanisme kerja dan tanggung jawab dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Struktur organisasi pada PDAM Kota Surakarta meliputi : 1. Unsur-unsur organisasi Susunan organisasi perusahaan daerah terdiri dari : a. Badan Pengawas 1) Melakukan pengawasan terhadap direksi dan penyusunan sesuai ketentuan yang berlaku dari kebijakan Badan Pengawas. 2) Menetapkan kebijakan perusahaan secara terarah sesuai dengan kebijakan dalam perusahaan. 2. Direksi terdiri dari : a. Direktur Utama 1) Direktur utama mempunyai tugas sebagai berikut: a) Menyelesaikan pekerjaan operasional, b) Melaksanakan tugas yang diberikan oleh Badan Pengawas, c) Menyusun rencana jangka pendek dan jangka panjang, d) Mengusulkan perubahan tarif kepada Badan Pengawas, e) Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan perusahaan.

29 2) Unit-unit yang bertanggung jawab langsung kepada Direktur Utama adalah sebagai berikut: a) Unit pengawasan intern membawahi sub unit pengawasan intern bidang administrasi dan keuangan, serta sub unit pengawasan intern bidang teknik. b) Unit penelitian dan pengembangan membawahi sub unit litbang bidang humas, hukum dan kelembagaan, sub unit litbang bidang administrasi dan keuangan, serta sub unit litbang bidang teknik. c) Unit kolam renang Tirtomoyo Manahan dan sub unit kolam renang Tirtomoyo Jebres. d) Unit air kotor membawahi sub unit administrasi air kotor, sub unit perencanaan air kotor dan sub unit instalasi pengelolaan air kotor. e) Kantor cabang wilayah utara membawahi seksi umum dan seksi teknik. b. Direktur Umum 1) Direktur umum mempunyai tugas sebagai berikut: a) Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan dibidang administrasi, keuangan, kepegawaian dan kesekretariatan, b) Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan pengadaan dan pengelolaan barang,

30 c) Mengendalikan pendapatan hasil penagihan rekening penggunaan air minum dari pelanggan, d) Merencanakan dan mengendalikan sumber pendapatan dan pembelanjaan perusahaan. 2) Bagian-bagian yang bertangggung jawab langsung kepada Direktur Umum adalah sebagai berikut: a) Bagian umum, bertugas menyelenggarakan kegiatan umum perusahaan seperti surat menyurat, pembelian barang dan administrasi. Bagian umum membawahi sub bagian administrasi, sub bagian rumah tangga dan sub bagian kepegawaian. b) Bagian keuangan, bertugas membuat dan menyusun laporan keuangan. Bagian keuangan membawahi sub bagian anggaran, sub bagian pembukuan dan sub bagian kas. c) Bagian langganan, bertugas melayani permintaan maupun keluhan dari pelanggan seperti sambungan baru, pengaduan kualitas air, ganti meter baru, dan perbaikan. Bagian langganan membawahi sub bagian hubungan langganan, sub bagian pembacaan meter dan sub bagian rekening air.

31 3) Direktur Umum membawahi : Bidang Langganan terjadi dari : a) Seksi Hubungan Langganan Seksi Hubungan Langganan mempunyai tugas sebagai berikut : 1) melaksanakan administrasi Seksi Hubungan Langganan 2) menyusun program dan rencana kerja Seksi Hubungan Langganan 3) melaksanakan kegiatan informasi dan komunikasi pelanggan 4) melaksanakan kegiatan pelayanan pelanggan 5) melaksanakan kegiatan penertiban pelanggan b) Seksi Data Langganan Seksi Data Langganan mempunyai tugas sebagai berikut 1) melaksanakan administrasi Seksi Data Langganan 2) menyusun program dan rencana kerja seksi Data Langganan 3) melaksanakan administrasi data langganan 4) mengkoordinasikan pembacaan meter air beserta hasilnya 5) menerima dan mengolah data hasil pembacaan meter air sebelum dibuatkan rekening langganan

32 6) melaksanakan perubahan dan penyesuaian data langganan 7) melaksanakan pemantauan dan pengecekan data langganan 8) melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain. c) Seksi Rekening Langganan Seksi Rekening Langganan mempunyai tugas sebagai berikut : 1) melaksanakan administrasi Seksi Rekening Langganan 2) menyusun program dan rencana kerja Seksi Rekening Langganan 3) melaksanakan administrasi rekening langganan 4) menerima dan mengolah data hasil pembacaan meter air sebagai bahan pembuatan rekening langganan 5) membuat, mencetak, mengelola dan mengatur rekening langganan 6) melakukan koreksi dan perubahan terhadap kesalahan pencetakan rekening langganan 7) melaksanakan pemantauan dan pengecekan rekening langganan 8) melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain.

33 Bidang Keuangan yang terdiri dari : a) Seksi anggaran Seksi Anggaran mempunyai tugas sebagai berikut : 1) melaksanakan administrasi Seksi Anggaran 2) menyusun program dan rencana kerja Seksi Anggaran 3) melaksanakan penyusunan anggaran 4) melaksanakan pengelolaan anggaran yang dimulai dan penggunaan, perubahan dan pengendalian 5) melaksanakan evaluasi dan analisa anggaran 6) melaksanakan pemantauan dan pengecekan anggaran 7) melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain. b) Seksi Pembukuan Seksi Pembukuan mempunyai tugas sebagai berikut : 1) melaksanakan administrasi Seksi Pembukuan 2) menyusun program dan rencana kerja Seksi Pembukuan 3) melaksanakan kegiatan pelaporan keuangan 4) melaksanakan kegiatan verifikasi keuangan c) Seksi Kas seksi kas mempunyai tugas sebagai berikut : 1) melaksanakan administrasi Seksi kas

34 2) menyusun program dan rencana kerja Seksi Kas 3) menerima dan meneliti kebenaran dokumentasi pembayaran dan pengeluaran keuangan lainya 4) melaksanakan pembayaran gaji pegawai dan operasional perusahaan 5) menerima pembayaran biaya sambungan baru langganan, rekening langganan, pelanggaran beserta dendanya dan pembayaran pelanggan lainya 6) membuat dan menyusun laporan penerimaan dan pengeluaran 7) melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain. c. Direktur Teknik 1) Direktur Teknik mempunyai tugas sebagai berikut: a) Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan-kegiatan di bidang perencanaan, pengembangan, teknik, produksi, distribusi, meter air dan air limbah, b) Mengkoordinasikan dan mengendalikan pemeliharaan instalasi produksi dan sumber mata air, c) Mengkoordinasikan kegiatan pengujian teknik dan bahan kimia. 2) Bagian-bagian yang bertanggung jawab langsung kepada Direktur Teknik adalah sebagai berikut:

35 a) Bagian perencanaan membawahi sub bagian perencanaan air minum dan sub bagian gudang. b) Bagian produksi membawahi sub bagian instalasi pengelolaan air, sub bagian air baku dan sub laboratorium. c) Bagian distribusi membawahi sub bagian instalasi distribusi dan sub bagian perawatan. d) Bagian pengendalian kehilangan air membawahi sub bagian meter air dan sub bagian kebocoran. 3) Direktur Teknik membawahi : Bidang Distribusi yang terdiri dari : a) Seksi Perencanaan Distribusi Seksi Perencanaan Distribusi mempunyai tugas sebagai berikut : 1) melaksanakan administrasi Seksi Perencanaan Distribusi 2) menyusun program dan rencana kerja Seksi Perencanaan Distribusi 3) mengumpulkan dan mengolah data sebagai bahan perencanaan distribusi 4) melaksanakan survey dan pengukuran dalam rangka perencanaan distribusi 5) menyusun anggaran biaya dan jadwal

36 pelaksanaan dalam rangka perencanaan distribusi 6) menentukan penggunanaan peralatan yang paling sesuai ditinjau dari segi kualitas standard dan harga dalam rangka perencanaan b) Seksi Instalasi Distribusi Seksi Instalasi Distribusi mempunyai tugas sebagai berikut 1) melaksanakan administrasi Seksi Instalasi Distribusi 2) menyusun program dan rencana kerja Seksi Instalasi Distribusi 3) melaksanakan penyambungan dan pemutusan instalasi distribusi 4) melaksanakan pemeliharaan dan perbaikan kerusakan/gangguan instalasi distribusi 5) melaksanakan pengoprasian serta menjamin kelancaran dan berfungsinya operasional instalasi distribusi 6) melaksanakan pemantauan dan pengecekan instalasi distribusi 7) melaksanakan pembuatan, penggantian, penambahan dan perluasan instalasi distribusi 8) melaksanakan pengendalian kebocoran air pada

37 instalasi distribusi 9) melaksanakan pengelolaan perlengkapan dan peralatan teknik distribusi 10) melaksanakan pemasangan sambungan baru air minum 11) menjamin kualitas, kuantitas dan kontinuitas distribusi air minum 12) melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain 5. Sekertariat Perusahaan terdiri dari : a. Sub Bagian Administrasi Bertugas membuat, menyusun dan menghimpun laporan bulanan dan tahunan serta melaksanakan pemantauan dan pengecekan administrasi perusahaan b. Sub Bagian Rumah Tangga Bertugas melaksanakan pembelian kebutuhan kerumahtanggaan perusahaan dan juga melaksanakan pemantauan dan pengecekan kebutuhan rumah tangga perusahaan c. Sub Bagian Kepegawaian Bertugas melaksanakan pembinaan, bimbingan dan penyuluhan pegawai, proses mutasi pegawai, pemberian penghargaan dan tanda jasa pegawai yang berprestasi dan pension serta menyusun, mengevaluasi dan menganalisa daftar penilaian

38 6. Organisasi Teknis Perusahaan terdiri dari : a. Inspektorat Perusahaan yang terdiri dari : 1) Inspektorat Perusahaan Bidang Administrasi dan Keuangan Bertugas melaksanakan pengawasan dan pemeriksaan tata kerja, prosedur, operasional dan hasil kerja bidang administrasi dan keuangan dan memberikan pertimbangan, pandangan, pendapat, masukan dan saran hasil pengawasan dan pemeriksaan bidang administrasi dan keuangan 2) Inspektorat Perusahaan Bidang Teknik Bertugas melaksanakan pengawasan dan pemeriksaan tata kerja, prosedur, operasional dan hasil kerja bidang administrasi dan keuangan dan memberikan pertimbangan, pandangan, pendapat, masukan dan saran hasil pengawasan dan pemeriksaan bidang administrasi dan keuangan b. Penelitian dan Pengembangan Perusahaan yang terdiri dari : 1) Penelitian dan Pengembangan Perusahaan Bidang Administrasi dan Keuangan, bertugas melaksanakan analisa, evaluasi dan kajian bidang administrasi dan keuangan 2) Penelitian dan Pengembangan Perusahaan Bidang Teknik, bertugas melaksanakan penelitian dan pengembangan bidang teknik dan melaksanakan analisa, evaluasi dan kajian bidang teknik

39 c. Unit yang terdiri dari : 1) Unit Hukum, Kelembagaan dan Kerjasama Bertugas merancang, membuat dan menyusun aturan hukum perusahaan serta mengubah dan mengganti dalam rangka menyempurnakan aturan hukum perusahaan 2) Unit Teknologi Sistem Informasi Bertugas melaksanakan pembaharuan teknologi sistem informasi dan melaksanakan pemantauan dan pengecekan teknologi sistem informasi 3) Unit Laboratorium Bertugas melaksanakan pemeriksaan pencemaran air minum dan limbah cair dan melaksanakan analisa terhadap air minum dan limbah cair 7. Staf Ahli Perusahaan terdiri dari : a) Staf Ahli Perusahaan Bidang Administrasi dan Keuangan Bertugas melaksanakan analisa, evaiuasi, kajian dan telaah bidang administrasi dan keuangan perusahaan b) Staf Ahli Perusahaan Bidang Teknik Bertugas melaksanakan analisa, evaiuasi, kajian dan telaah bidang teknik perusahaan

40 B. Pembahasan Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Surakarta merupakan Badan Usaha Milik Daerah (BUMD), yang merupakan salah satu perpanjangan tangan Pemerintah Daerah yang bergerak dalam bidang penyediaan air bersih yang dibutuhkan oleh masyarakat. Penjualan air bersih kepada para pelanggan dilakukan secara kredit, yang mana pelanggan dapat memanfaatkan pemakaian air pada bulan ini akan dibayar pada bulan berikutnya. Akibat penjualan secara kredit kepada para pelanggan tersebut timbul suatu tagihan piutang usaha yang berupa piutang rekening air. Pada tahun 2011 di PDAM piutang tak tertagih sebesar 3% dan pada tahun 2013 sebesar 5%. Peningkatan jumlah piutang tak tertagih ini disebabkan oleh beberapa faktor. Salah satunya adalah meter air pelanggan yang tidak berfungsi dengan baik, hal ini menyebabkan pembacaan meter air menjadi kurang optimal. Jika proses pembacaan meter air kurang optimal akan berdampak kerugian bagi pelanggan PDAM Kota Surakarta. Selain itu tagihan rekening air pelanggan yang jauh lebih besar dari pemakaian yang sebenarnya bahkan ada yang mencapai angka jutaan rupiah perbulannya. Jika tagihan rekening pelanggan semakin tinggi dan pelanggan tidak mampu menyelesaikan tagihan itu maka akan menyebabkan munculnya piutang tak tertagih. Dengan demikian, piutang yang tak tertagih tersebut dapat menghambat operasional perusahaan. Namun PDAM Kota Surakarta tetap memberikan kelonggaran bagi

41 pelanggan yang memiliki tagihan rekening besar untuk mengangsurnya sehingga tidak terlalu memberatkan. 1. Kebijakan Penilaian Piutang Piutang harus disajikan dalam laporan keuangan dengan nilai tunai yang dapat direalisasi. Khusus untuk piutang usaha ketentuan ini menghendaki agar piutang-piutang yang mempunyai kemungkinan tak tertagih hendaknya dibuatkan penyisihan dalam jumlah yang layak. Untuk menentukan besarnya penyisihan pada tiap akhir tahun pengelompokan piutang menurut umurnya (aging schedule) harus dibuat terlebih dahulu sebagai dasar perhitungan. Besarnya penyisihan piutang pada tiap akhir tahun ditentukan sebagai dasar perhitungan. Besarnya penyisihan piutang pada tiap akhir tahun ditentukan sebagai berikut : Tabel II.2 Penyisihan Piutang Pelanggan Di atas 3 bulan s.d 6 bulan 30% Di atas 6 bulan s.d 12 bulan 50% Di atas 1 tahun s.d 2 tahun 75%, diajukan ke Badan Pengawas untuk dihapus Di atas 2 tahun 100%, dan dikeluarkan dari Pembukuan, tetapi masih tercatat secara extra comptabel. Berdasarkan Tabel II.2 penyisihan piutang pelanggan yang dibentuk sebesar 30% berasal dari jumlah piutang tak tertagih dengan penggolongan piutang pelanggan yang berumur diatas 3 s.d 6 bulan, maka

42 akan dicadangkan sebesar 30% dari jumlah piutang tak tertagih pada kelompok tersebut. Penyisihan piutang tersebut di atas dikecualikan bagi tagihan kepada seluruh instansi pemerintah. Dalam hal kejadian - kejadian khusus, misalnya adanya pembongkaran daerah pemukiman tertentu untuk tujuan pembangunan, tagihan-tagihan tersebut sudah dapat diusulkan penghapusanya walaupun belum memenuhi ketentuan di atas. Jika terdapat pembayaran atas piutang-piutang yang telah dihapus, pembayaran tersebut dibukukan sebagai pendapatan lain-lain tahun berjalan. Piutang yang telah berumur diatas 1 (satu) tahun s.d 2 (dua) tahun diklasifikasikan sebagai piutang ragu - ragu, sedangkan yang berumur diatas 2 (dua) tahun diklasifikasikan sebagai piutang tak tertagih dan sudah dapat diusulkan kepada Badan Pengawas untuk dihapus serta dikeluarkan dari pembukuan, tetapi dicatat secara extra comptable dan tetap diusahakan penagihannya. Hal - hal yang tidak sesuai dari ketentuan penghapusan piutang tersebut diatas ditetapkan melalui keputusan Direksi dengan persetujuan Badan Pengawas. 2. Sistem Penagihan Piutang Pelanggan pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Surakarta a. Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi Penagihan Piutang Pelanggan pada PDAM Kota Surakarta adalah sebagai berikut :

43 1) Fungsi Baca Meter Fungsi ini dijalankan oleh Seksi Data Langganan, yang bertugas menyiapkan data ID pelanggan yang harus dibaca oleh pembaca meter dan mengirim data tersebut ke server HP pembaca meter, melakukan verifikasi hasil baca meter, mencetak Daftar Rekening Air yang Ditagihkan (DRD-A). 2) Fungsi Akuntansi Fungsi ini dijalankan oleh Seksi Pembukuan, yang bertugas mencatat piutang rekening air ke dalam Jurnal Rekening Air berdasarkan Daftar Rekening Air yang Ditagihkan (DRD-A) yang diterima dari Seksi Data Langganan. 3) Fungsi Penagihan Fungsi ini dijalankan oleh Urusan Penertiban, yang bertugas : a. Merekap Daftar Saldo Piutang Langganan (DSPL) 3 bulan b. Membuat surat panggilan kepada pelanggan yang sudah menunggak pembayaran rekening air selama 3 bulan c. Melakukan penagihan secara langsung ke lapangan kepada pelanggan yang sudah menunggak pembayaran rekening air lebih dari 3 bulan d. Membuat surat pernyataan kesanggupan membayar untuk pelanggan yang menunggak dan surat perintah kerja yang diserahkan ke Seksi Meter Air sebagai dasar untuk melakukan penutupan meter air.

44 4) Fungsi Penutupan Meter Air Fungsi ini dijalankan oleh Seksi Meter Air yang bertugas melakukan penutupan meter air bagi pelanggan yang menunggak pembayaran lebih dari 3 bulan dan membuat berita acara penutupan. Selain itu juga melakukan pengambilan meter air kepada pelanggan yang telah menunggak pembayaran lebih dari 3 bulan. b. Dokumen yang terkait dalam sistem akuntansi penagihan piutang pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Surakarta 1) Daftar Rekening Air yang ditagihkan (DRD-A) Dokumen ini dibuat oleh Seksi Data Langganan yang berupa daftar jumlah pemakaian air oleh pelanggan selama 1 bulan berdasarkan hasil pembacaan meter yang dilakukan oleh petugas pembaca meter. 2) Daftar Saldo Piutang Langganan (DSPL) Dokumen ini dibuat oleh Seksi Data Langganan yang berupa daftar saldo piutang para pelanggan berdasarkan jumlah pemakaian air yang belum terbayarkan. 3) Surat Panggilan (SP) Dokumen ini dibuat oleh Urusan Penertiban yang berisi pemberitahuan kepada pelanggan untuk segera melunasi tunggakanya yang sudah mencapai 3 bulan. Dokumen ini ditandatangani oleh Direktur Umum PDAM Kota Surakarta.

45 4) Surat Pernyataan Kesanggupan Membayar (SKPM) Dokumen ini dibuat oleh Urusan Penertiban yang berisi pernyataan kesanggupan membayar yang dibuat untuk pelanggan, sebagai konsekuensi dikarenakan pelanggan tidak melunasi tunggakanya selama lebih dari 3 bulan. Dokumen ini ditandatangani oleh Petugas Penertiban. 5) Surat Perintah Kerja (SPK) Dokumen ini dibuat oleh urusan penertiban yang ditujukan untuk Seksi Meter Air sebagai dasar untuk melakukan penutupan meter air pelanggan. 6) Berita Acara Penutupan Dokumen ini dibuat oleh Seksi Meter Air sebagai dasar bukti atas telah dilakukanya penutupan meter air pelanggan. c. Catatan akuntansi yang terkait dalam sistem akuntansi penagihan piutang pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Surakarta Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penagihan piutang pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Surakarta adalah Jurnal Rekening air, Jurnal Penerimaan Kas/Bank, Jurnal Umum. d. Jaringan Prosedur yang terkait dalam sistem akuntansi pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Surakarta 1) Prosedur Baca Meter Air Dalam prosedur ini Seksi Data Langganan menyiapkan data

46 ID yang harus dibaca oleh pembaca meter dan mengirim data tersebut ke server HP Android pembaca meter. Seksi Data Langganan menerima kiriman hasil baca meter dan menginput hasil baca meter kedalam SIPDAM Sistem Rekening, kemudian melakukan verifikasi, jika verifikasi lolos maka Seksi Data Langganan mencetak Daftar Rekening air yang ditagihkan (DRD-A) sebanyak dua rangkap, Rangkap pertama diserahkan ke seksi pembukuan dan rangkap kedua diarsipkan menurut tanggal. Jika verifikasi hasil baca meter tidak lolos maka dilakukan pembacaan meter ulang 2) Prosedur Pembukuan Pada prosedur ini Seksi Pembukuan menerima Daftar Rekening Air yang Ditagihkan (DRD-A) dari Seksi Data Langganan dan mengakui piutang air dengan mencatat piutang air kedalam jurnal rekening air berdasarkan Daftar Rekening Air yang Ditagihkan (DRD-A) tersebut menggunakan software SIPDAM SIA dan Microsoft Excel. 3) Prosedur Penagihan a) Pada prosedur ini Urusan Penertiban melakukan rekap Daftar Saldo Piutang Langganan (DSPL) 3 bulanan dan membuat Surat Panggilan (SP) kepada pelanggan yang sudah menunggak selama 3 bulan sebanyak dua rangkap. Rangkap pertama diserahkan ke pelanggan, rangkap kedua diarsipkan menurut

47 tanggal. b) Jika lebih dari 3 hari pelanggan tidak datang untuk membayar, maka Urusan Penertiban melakukan penagihan secara langsung ke lapangan. Jika pada saat penagihan secara langsung pelanggan tidak membayar, maka Urusan Penertiban melakukan penagihan secara langsung ke lapangan. Jika pada saat penagihan secara langsung pelanggan tidak membayar, maka Urusan Penertiban membuat Surat Pernyataan Kesanggupan Membayar (SKPM) sebanyak dua rangkap dan Surat Perintah Kerja (SPK). c) SPKM rangkap pertama diserahkan ke Seksi Meter Air untuk diserahkan ke pelanggan dan rangkap kedua diarsip sesuai tanggal, Surat Perintah Kerja diserahkan ke Seksi Meter Air sebagai dasar untuk melakukan penutupan meter air pelanggan dengan membawa SPKM rangkap pertama untuk pelanggan. Jika dalam kurun waktu 10 hari setelah dilakukan penutupan meter air pelanggan tidak datang untuk membayar, maka Seksi Meter Air melakukan Pengambilan Meter Air. Bagan alir dari sistem akuntansi penagihan piutang pelanggan pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Surakarta dapat dilihat pada gambar berikut :

48 PROSEDUR BACA METER AIR PELANGGAN Seksi Data Langganan Mulai Menyiapkan data ID Pelanggan yang harus dibaca dan mengirim data bacaan ke server HP HP Android Melakukan pembacaan meter air Input hasil baca meter air ke SIPDAM sistem rekening Melakukan Verifikasi Verifikasi lolos Tidak baca meter ulang SIPDAM Sistem Rekening Ya Keterangan : DRD A : Daftar Rekening Air yang Ditagihkan Mencetak DRD A DRD A 2 T 1 Gambar 3.2 Prosedur PROSEDUR Pembacaan commit to PEMBUKUAN Meter user Air Pelanggan PDAM Kota Surakarta

49 PROSEDUR PEMBUKUAN Seksi Pembukuan 1 DRD A 1 T SIPDAM SIA & Ms. Excel Membukukan DRD-A dan mencatat piutang Jurnal Rek. Air Selesai Keterangan: SIPDAM DRD-A : Sistem Informasi PDAM : Daftar Rekening Air yang Ditagihkan Gambar 3.3 Prosedur Pembukuan Piutang rekening Air PDAM commit Kota to Surakarta user

50 PROSEDUR PENAGIHAN Urusan Penertiban Mulai Pelanggan SIPDAM Sistem Rekening SIPDAM Sistem Hub. Langganan Merekap DSPL 3 bulanan dan membuat surat panggilan datang < 3 hari Ya Prosedur penerimaan kas SP 1 2 ke Pelanggan T Melakukan penagihan secara langsung Pelanggan membayar Ya Prosedur penerimaan kas Keterangan : SIPDAM SP SPK SPKM : Sistem Informasi PDAM : Surat Panggilan : Surat Perintah Kerja : Surat Pernyataan Kesanggupan Membayar Tidak SIPDAM Sistem Pengaduan Membuat SPK dan membuat surat SPKM SPKM 1 SPK 2 T 1 Gambar 3.4 Prosedur Penagihan Piutang Rekening Air PDAM commit Kota to Surakarta user

51 PROSEDUR PENAGIHAN (LANJUTAN) Seksi Meter Air 1 Pelanggan SPKM 1 SPK Pelanggan datang < 10 hari Ya Prosedur penerimaan kas Tidak Melakukan penutupan meter air Melakukan pengambilan meter air SIPDAM Sistem Pengaduan Membuat berita acara penutupan Selesai BAP T Keterangan : SIPDAM : Sistem Informasi PDAM SPK : Surat Perintah Kerja SPKM : Surat Pernyataan Kesanggupan Membayar BAP : Berita Acara Penutupan Gambar 3.4 (Lanjutan) Prosedur Penagihan Piutang Rekening Air PDAM Kota Surakarta

52 3. Evaluasi Sistem Penagihan Piutang Pelanggan pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Surakarta a. Fungsi yang Terkait Mulyadi (2010) berpendapat bahwa fungsi yang terkait dalam sistem penagihan piutang yaitu fungsi sekretariat, fungsi penagihan, fungsi kas, fungsi akuntansi dan fungsi pemeriksa intern. Fungsi kas bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretariat dan fungsi penagihan. Fungsi kas juga bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh. Pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Surakarta fungsi kas bergabung dalam unit pengelolaan kas yang terdapat didalam fungsi penagihan. Hal ini dikarenakan kepala unit pengelolaan kas yang akan bertanggung jawab langsung meneliti jumlah piutang yang tertagih dan menyetorkannya langsung ke bank. Menurut Mulyadi (2010) fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan membuat daftar piutang yang akan ditagihkan. Sedangkan fungsi penagihan di PDAM, dijalankan oleh Urusan Penertiban. Selain bertanggung jawab melakukan penagihan piutang kepada pelanggan, membuat surat panggilan pelanggan yang menunggak, membuat surat pernyataan kesanggupan membayar juga bertugas merekap daftar saldo piutang pelanggan (DSPL) selama 3 bulan. Padahal tugas Urusan Penertiban hanya dilakukan oleh 1 orang, kemungkinan terjadinya

53 kesalahan atau ketidaktelitian cukup besar. Fungsi penagihan seharusnya hanya menerima laporan DSPL yang harus ditagih dari fungsi akuntansi dan melakukan penagihan berdasar DSPL tersebut, sehingga pemisahan fungsi bisa jelas dan tegas. Menurut Hall (2006) pemisahaan tugas atau fungsi memastikan tidak ada satu orang atau departemen yang memproses transaksi sendiri secara keseluruhan. Apabila perumusan tanggung jawab tidak jelas dan terjadi suatu kesalahan, maka akan sulit mencari siapa yang bertanggung jawab atas kesalahan tersebut. Namun, apabila perumusan tanggung jawab jelas akan lebih mudah mencari siapa yang bertanggung jawab atas kesalahan tersebut. b. Dokumen yang Digunakan Mulyadi (2010) dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penagihan piutang yaitu surat pemberitahuan, daftar surat pemberitahuan, bukti setor bank, kuitansi. Pada Daerah Air Minum (PDAM) Kota Surakarta adalah dokumen yang digunakan adalah Daftar Rekening Air yang ditagihkan (DRD-A), Daftar Saldo Piutang Langganan (DSPL), Surat Panggilan (SP), Surat Pernyataan Kesanggupan Membayar (SPKM), Surat Perintah Kerja (SPK), Berita Acara Penutupan. Dokumen yang digunakan dalam Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Surakarta sudah bernomor urut tercetak dan dibuat secara rangkap sehingga memudahkan untuk cross check data. Selain itu, setiap dokumen telah diotorisasi oleh fungsi yang berwenang yaitu direktur umum. Karena sistem pengarsipan

54 dokumen baik, maka jika ada kekeliruan bisa langsung dicocokkan dengan dokumen yang sudah ada. Hal ini sesuai dengan pendapat Mulyadi (2010) bahwa unsur pengendalian intern meliputi praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi, salah satunya dengan penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaianya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. c. Catatan Akuntansi yang Digunakan Menurut Mulyadi (2010) catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penagihan piutang ada 5 yaitu jurnal penjualan, jurnal retur penjualan, jurnal umum, jurnal penerimaan kas, kartu piutang. Catatan akuntansi dalam sistem piutang merupakan hal yang paling utama untuk menghindari penyelewengan dan penggelapan. Sedangkan catatan akuntansi pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Surakarta sebagai salah satu unsur sistem akuntansi pokok yang berupa Jurnal rekening air, jurnal Penerimaan Kas/Bank, jurnal umum. Pada Perusahaan Daerah Air Minum Kota Surakarta menggunakan kartu piutang yang tergabung kedalam SIPDAM. Jadi pencatatan mutasi piutang kepada setiap debiturnya secara computerized. Hal ini ditujukan untuk lebih memudahkan pelanggan, apabila ingin segera mengetahui jumlah saldo piutangnya. Jusup (2011) menyatakan bahwa sistem informasi akuntansi memproses data keuangan dengan media komputer (computerized) dapat mempercepat pendistribusian informasi dan perlindungan keamanan data

55 dan informasi lebih terjamin. Jadi penyampaian informasi terkait data yang dibutuhkan pelanggan jauh lebih cepat dan akurat. d. Jaringan Prosedur yang Terkait Prosedur dalam sistem akuntansi penagihan piutang pelanggan pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Surakarta tidak hanya melibatkan satu bagian saja dalam satu jaringan prosedur. Dalam prosedur Baca Meter Air, Seksi Data Langganan menyiapkan data ID yang harus dibaca oleh pembaca meter dan mengirim data tersebut ke server HP Android pembaca meter. Dalam prosedur Pembukuan, Seksi Pembukuan menerima Daftar Rekening Air yang ditagihkan (DRD-A) dari Seksi Data Langganan. Dalam prosedur penagihan, Urusan penertiban yang bertugas melakukan penagihan secara langsung ke pelanggan dibantu Seksi Meter Air untuk melakukan penutupan meter air pelanggan yang tidak dapat menyelesaikan tunggakan piutangnya lebih dari 3 bulan. Hal ini berarti telah terdapat pemisahan fungsi yang jelas sehingga masing-masing bagian dan struktur organisasi mempunyai tanggung jawab yang jelas dalam menyusun dan melaksanakan sistem akuntansi penagihan piutang. Jadi dapat menghindarkan dari adanya penyelewengan dan penggelapan. Menurut mulyadi (2010) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi, harus ada tanggung jawab pemisahan fungsional secara tegas.

56 C. TEMUAN Berdasarkan analisis data dan pembahasan penagihan piutang pelanggan pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Surakarta, maka dapat ditemukan beberapa kelebihan dan kelemahan antara lain : 1. Kelebihan g. Terdapat pemisahan fungsi dari setiap prosedur sistem akuntansi penagihan piutang pelanggan, mulai dari pembacaan rekening sampai penagihan piutang rekening air kepada pelanggan. Namun, pada prosedur penagihan masih ditemui rangkap jabatan terkait tugas Urusan Penertiban. Namun secara garis besar sistem yang digunakan oleh PDAM Kota Surakarta sudah cukup baik. h. Adanya dokumen saldo piutang langganan sehingga mempermudah untuk mengetahui informasi mengenai saldo piutang rekening air masing-masing pelanggan dan digunakan sebagai dasar untuk penagihan piutang rekening air pelanggan. i. Formulir bernomor urut tercetak dan dibuat rangkap, sehingga setiap bagian memiliki arsip yang digunakan untuk cross check data. Selain itu bisa meminimalisir kecurangan yang mungkin dilakukan oleh karyawan yang tidak bertanggung jawab. j. Dokumen-dokumen yang digunakan diotorisasi oleh fungsi yang berwenang yaitu direktur umum, sehingga jika terjadi kesalahan dapat diketahui siapa yang harus bertanggung jawab.

57 k. Jaringan prosedur yang membentuk sistem penagihan pelanggan pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Surakarta telah diselenggarakan dengan baik. Sebab tidak hanya melibatkan satu bagian saja dalam satu jaringan prosedur, tetapi melibatkan beberapa bagian sehingga masing-masing bagian dan struktur organisasi mempunyai tanggung jawab yang jelas dalam menyusun dan melaksanakan sistem akuntansi penagihan piutang dan dapat mengindarkan dari adanya penyelewengan dan penggelapan. 2. Kelemahan h. Dalam prosedur pembacaan meter air, terkadang dijumpai meter air yang kurang berfungsi sebagaimana mestinya ataupun mengalami kerusakan. Kerusakan yang disebabkan oleh kecurangan pelanggan maupun kerusakan yang alamiah. Hal ini menyebabkan volume pemakaian air yang tercatat terkadang tidak sesuai dengan pemakaian sebenarnya, dan menyebabkan prosedur pembacaan meter air menjadi kurang optimal. i. Masih ditemukannya rangkap bagian dalam pengelolaan Daftar Saldo Piutang Langganan (DSPL). Dalam prosedur penagihan, Urusan Penertiban melakukan 2 tugas sekaligus, yaitu merekap Daftar Saldo Piutang Langganan (DSPL) dan melakukan penagihan atas dasar DSPL tersebut.