BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG DAN RUMUSAN MASALAH Setiap kegiatan organisasi baik itu organisasi pemerintah maupun swasta tidak terlepas dari lingkup administrasi karena hal tersebut merupakan suatu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan. Organisasi tanpa kegiatan administrasi maka organisasi tidak akan dapat tercapai visi dan misinya dengan efektif. Salah satu komponen penting dalam administrasi adalah arsip. Keberadaan arsip dalam suatu organisasi sering dikatakan sebagai salah satu indikator baik buruknya manajemen organisasi. Fungsi arsip bagi suatu organisasi antara lain berisi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan juga dapat dijadikan sebagai alat bukti bila terjadi masalah dan juga dapat dijadikan alat pertanggungjawaban manajemen serta dapat dijadikan alat transparansi birokrasi. 1 Arsip yang terus tercipta harus dikelola dengan baik agar keberadaannya benar-benar bisa menunjang kebutuhan organisasi. Era globalisasi ditandai dengan perkembangan teknologi informasi. Teknologi berasal dari Bahasa Perancis la teknique yang dapat diartikan sebagai semua proses 1 Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern: Dari Konvensioanl Ke Basis Komputer (Yogyakarta: Gava Media, 2005) hlm. 10
2 yang dilaksanakan dalam upaya mewujudkan sesuatu secara rasional. 2 Informasi diartikan sebagai information is a data that has been processed into a form that is meaningful to the recipient and is of real or perceived value in current or prospective decisions. 3 Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang mengandung arti bagi penerima dan mempunyai nilai nyata dalam keputusan, baik sekarang maupun yang akan datang. Menghadapi tantangan globalisasi sekaligus mendukung terwujudnya penyelenggaraan pemerintahan yang baik dan bersih, serta peningkatan kualitas pelayanan publik, harus dilakukan dalam suatu sistem penyelenggaraan kearsipan yang efektif, efisien, dan uptodate. Pengelolaan arsip yang autentik dan utuh akan menunjang manajemen pemerintahan dan pembangunan. Untuk itu dibutuhkan sistem yang mengakomodasi norma, standar, prosedur dan kriteria kearsipan yang mudah digunakan. Tentu saja sistem tersebut harus mendukung pengelolaan arsip dalam berbagai media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi. Di dunia perkantoran, banyak sekali pekerjaan-pekerjaan yang sangat membutuhkan teknologi. Dalam hal pengetikan misalnya, dulu cukup dengan mesin 2 Donni Juni Priansa dan Agus Garnida, Manajemen Perkantoran Efektifitas, Efisiensi, dan Profesional (Bandung:Alfabeta, 2012) hlm. 243 3 Gordon B. Davis, Management Information Systems: Conceptual Foundation, Structure and Development (2 nd Edition), (Singapore: McGraw Hill- Book, Co. Inc, 1985)
3 ketik manual, di era sekarang penggunaan komputer menjadi kebutuhan yang tidak dapat dihindarkan. Penggunaan media elektronik diharapkan dapat membantu mengelola arsip dengan baik secara efektif dan efisien. Penggunaan media elektronik dalam pengelolaan arsip yang berbasiskan komputer disebut dengan sistem pengarsipan elektronik (Electronic Filing System) 4 PT Angkasa Pura merupakan salah satu perusahaan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bersifat komersial atau disebut juga profit oriented di sektor perhubungan yang bergerak di bidang pelayanan jasa kebandarudaraan di Indonesia. Sebagai sebuah perusahaan tentunya PT Angkasa Pura menciptakan banyak arsip setiap harinya. Dalam hal ini diistilahkan sebagai dokumen perusahaan. Undang Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan menyebutkan bahwa: Dokumen perusahaan adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dilihat, dibaca, atau didengar. 5 Pada periode sebelumnya di PT Angkasa Pura Cabang Yogyakarta pernah menjadi tempat untuk PKL mahasiswa dari kearsipan. 6 Salah satu tema PKL 4 Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern: Dari Konvensioanl Ke Basis Komputer (Yogyakarta: Gava Media, 2005) 5 Undang Undang Negara Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan, Pasal 1 6 Astri Wikandari, Otomasi Kearsipan di Legal Office di PT Angkasa Pura I (Persero) Cabang Bandar Udara Adisutjipto Yogyakarta, (Yogyakarta TA Kearsipan UGM, 2014); Nicolas Aruan, Pengolahan Arsip Keuangan di Ruang Arsip PT
4 sebelumnya yang dilakukan di PT Angkasa Pura Cabang Yogyakarta PKL dengan judul Otomasi Kearsipan di Legal Office di PT Angkasa Pura I (Persero) Cabang Bandar Udara Adisutjipto Yogyakarta, dilakukan oleh Astri Wikandari. Astri melakukan penelitian terhadap penggunaan Microsift Excel untuk mengolah data arsip aktif di legal office serta penggunaan internet dan aplikasi Record Center Information System (ReCIS) untuk mengolah data arsip inaktif di legal office. Fokus penelitian yang dilakukan kali ini terkait dengan judul Pengelolaan Sistem Aplikasi ReCIS di PT Angkasa Pura Yogyakarta yaitu bagaimana controlling yang dilakukan terhadap sistem penggunaan aplikasi ReCIS di PT Angkasa Pura Yogyakarta. Proses maintenance terhadap sistem yang digunakan baik mengenai jaringan, perangkat komputer, dan aplikasi. Diharapkan dengan aplikasi ini dapat diketahui apakah controlling secara berkala dengan proses dan biaya pemeliharaan yang kecil atau controlling yang jarang dengan proses dan biaya pemeliharaan yang besar. Berdasarkan latar belakang tersebut dapat dirumuskan permasalahan yang pertama, bagaimana sistem pengelolaan aplikasi ReCIS di PT Angkasa Pura I Cabang Bandara Adisutjipto Yogyakarta? Kedua, sarana dan prasarana apa yang digunakan dalam sistem pengelolaan aplikasi ReCIS di PT Angkasa Pura I Cabang Bandara Adisutjipto Yogyakarta? Ketiga, bagaimana proses controlling and maintenance yang dilakukan terhadap sistem pengelolaan aplikasi ReCIS di PT Angkasa Pura I Cabang Angkasa Pura I (Persero) Cabang Bandara Adisutjipto Yogyakarta, (Yogyakarta TA Kearsipan UGM, 2014)
5 Bandara Adisutjipto Yogyakarta? Selanjutnya terakhir yaitu, kendala apa yang dihadapi dalam mengoperasikan sistem aplikasi ReCIS di PT Angkasa Pura I Cabang Bandara Adisutjipto Yogyakarta? B. TUJUAN PENELITIAN Tujuan Penelitian adalah : 1) Untuk mengetahui sistem pengelolaan aplikasi ReCIS PT Angkasa Pura I Cabang Bandara Adisutjipto Yogyakarta 2) Untuk mengetahui sarana dan prasarana yang digunakan dalam sistem pengelolaan aplikasi ReCIS di PT Angkasa Pura I Cabang Bandara Adisutjipto Yogyakarta 3) Untuk mengetahui bagaimana proses controlling and maintenance terhadap aplikasi ReCIS di PT Angkasa Pura I Cabang Bandara Adisutjipto Yogyakarta 4) Untuk mengetahui kendala dalam mengelola arsip elektronik di PT Angkasa Pura I Cabang Bandara Adisutjipto Yogyakarta. C. METODE PENGUMPULAN DATA Metode pengumpulan data yang digunakan dalam menyusun laporan tugas akhir adalah Studi Pustaka dan Observasi Partisipasi. Studi kepustakaan adalah teknik pengumpulan data dengan mengadakan studi penelaahan terhadap buku-buku, literatur-literatur, catatan-catatan, dan laporanlaporan yang ada hubungannya dengan masalah yang dipecahkan. 7 Studi kepustakaan 7 M. Nazir, Metode PKL (Jakarta:Ghalia Indonesia, 2003) hlm. 27.
6 merupakan suatu kegiatan yang tidak dapat dipisahkan dari proses penyusunan laporan tugas akhir. Teori-teori yang mendasari masalah pengelolaan data elektronik melalui sistem jaringan di suatu perusahaan harus lebih digali melalui studi kepustakaan. Selain itu diperlukan pula informasi tentang PKL yang ada kaitannya dengan pengeloaan data berbasis elektronik sehingga studi pustaka sangat diperlukan. Metode Observasi partisipasi Observasi adalah bagian dalam pengumpulan data. Observasi berarti mengumpulkan data langsung dari lapangan. 8 Penulis melakukan observasi/ pengamatan selama 2 bulan tentang pengelolaan data atau arsip elektronik di PT Angkasa Pura Cabang Yogyakarta. Penulis ikut berpartisipasi dalam mengelola data elektronik dengan menerapkan sistem jaringan. Observasi partisipasi dilakukan untuk dapat memahami bagaimana pengelolaan data secara elektronik dengan memanfaatkan kecanggihan teknologi informasi di instansi tersebut. Metode wawancara/interview adalah proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab sambil bertatap muka antara pewawancara dengan responden/orang yang diwawancarai, dengan atau tanpa menggunakan pedoman (guide) wawancara. 9 Metode wawancara ini bertujuan untuk melengkapi data yang kurang lengkap serta memperoleh informasi dan penjelasan mengenai suatu objek yang dituju. 8 J.R Raco, Metode PKL Kualitatif: Jenis Karakteristik dan Keunggulannya (Jakarta:Grasindo, 2009) hlm. 112 9 Burhan Bungin, Metodologi Penelitian Sosial (Surabaya: Airlangga University Press, 2001) hlm.133
7 D. TINJAUAN PUSTAKA Buku oleh Anies S.M. Basalamah, MBA, Ak yang berjudul Pengolahan Data Elektronik : Konsep untuk Manajer dan Auditor. Buku ini terbit pada tahun 1995 yang diterbitkan oleh Pustaka Binaman Pressindo di Jakarta. Pada bagian pertama buku dibahas mengenai organisasi pengolahan data baik sentralisasi ataupun desentralisasi. Pada bagian kelima buku ini dibahas juga mengenai akses ke komputer dan pengendalian terhadap file dan data program, serta bagian keenam dalam buku ini membahas mengenai perhatian pemeriksa terhadap pengembangan, perolehan, dan pemeliharaan sistem. Buku Manajemen Kearsipan Modern : Dari Konvensional ke Basis Komputer oleh Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono. Buku ini terbit pertama kali pada tahun 2005 di terbitkan oleh Gava Media di Yogyakarta. Secara garis besar buku ini memaparkan tentang sistem kearsipan dari konvensional sampai pada basis komputer. Buku ini pada Bab 10 membahas tentang penggunaan komputer dalam kearsipan dan Bab 11 membahas mengenai konsep dasar kearsipan elektronik berbasis komputer kemudahan dalam pengelolaan arsip dan perangkat yang digunakan. Selain itu, pada Bab 13 membahas tentang Pengendalian Sistem Berbasis Komputer. Oleh karena itu penulis dapat menjadikan buku ini sebagai salah satu tinjauan pustaka yang digunakan. Buku Pengantar Sistem Informasi Manajemen oleh Drs. Moekijat, yang diterbitkan oleh Remaja Rosdakarya Offset di Bandung pada tahun 1994. Bagian yang terkait dengan tema yang diambil adalah bagian ketujuh yaitu tentang sistem
8 pengawasan yang dilakukan dalam manajemen informasi. Dalam bagian ketujuh buku tersebut juga menjelaskan mengenai jenis sistem kontrol dalam suatu manajemen sehingga membuat penulis menjadikan buku ini sebagai tinjauan pustaka. E. SISTEMATIKA PENULISAN Sistematika dimaksudkan untuk memberikan gambaran secara keseluruhan dalam penulisan tugas akhir. Adapun sistematika penulisan adalah sebagai berikut: Bab I adalah Pendahuluan, terdiri atas latar belakang dan rumusan masalah, tujuan PKL, tinjauan pustaka, metode penyusunan laporan tugas akhir dan sistematika penulisan. Bab II adalah Gambaran Umum PT Angkasa Pura I Cabang Bandara Adisutjipto yang menguraikan tentang sejarah singkat bandara Adisutjipto, sejarah PT Angkasa Pura, tugas pokok dan fungsi, dan bidang usaha perusahaan, serta pengorganisasian kearsipan di PT Angkasa Pura Cabang Adisutjipto. Bab III merupakan inti dari PKL yang terdiri dari pembahasan mengenai sistem pengelolaan aplikasi ReCIS, sarana dan prasarana yang digunakan dalam menjalankan aplikasi ReCIS tersebut, bagaimana pengawasan dan pemeliharaan terhadap aplikasi ReCIS, serta kendala-kendala yang dihadapi dalam menggunakan aplikasi ReCIS yang secara detail akan diuraikan dalam bab ini. Bab IV merupakan penutup yang berisikan kesimpulan dan saran yang dianggap perlu dalam pembahasan tugas akhir ini. Kesimpulan adalah jawaban dari rumusan masalah. Berdasarkan kesimpulan tersebut, akan diperoleh saran untuk penelitian-penelitian selanjutnya.