PANDUAN REGISTRASI ONLINE APLIKASI VERONA JENIS PERUSAHAAN LOKAL CONTRACT and VENDOR MANAGEMENT Versi 1.0 Dikeluarkan tanggal : 1 Agustus 2016 TELKOMSEL 2016.DOC 1
Informasi Dokumen Kontak Dokumen Hubungi pihak berikut untuk penjelasan lebih lanjut terkait dokumen ini: Kontak Alamat Tim Contract and Vendor Performance Management PT. Telekomunikasi Selular Telkom Landmark Tower Menara 1 Lt. 1-23 Jl. Jend. Gatot Subroto Kav 52. Kuningan Barat Jakarta Selatan Alamat Email vendormanagement_hq@telkomsel.co.id Status Dokumen Status dokumen: Versi 1.0 Tanggal Berlaku Status : Berlaku Tanggal Dikeluarkan : 17 Oktober 2016 Perubahan Dokumen NUM KETERANGAN TANGGAL 1.0 1 Agustus 2016 1.1 Revisi 1 13 Oktober 2016 TELKOMSEL 2016.DOC 2
DAFTAR ISI Informasi Dokumen... 2 Kontak Dokumen... 2 Status Dokumen... 2 Perubahan Dokumen... 2 Kata Pengantar... 4 BAB I SYARAT UMUM PENDAFTARAN... 4 A. Dokumen Wajib... 5 B. Dokumen Wajib Sesuai Dengan Bidang Usaha Perusahaan... 5 C. Surat Lulus Uji Dari Telkomsel Untuk Produk Dengan Standarisasi... 5 D. Daftar Lengkap Dokumen Wajib Sesuai Dengan Badan Usaha... 6 BAB II TATA CARA REGISTRASI ONLINE DI APLIKASI VERONA... 7 A. Membuka Laman Verona... 7 B. Mengisi Laman Data Perusahaan... 8 C. Mengisi Laman Penanggung Jawab... 9 1. Penanggung Jawab (Komisaris/Direktur)... 9 2. Susunan Kepemilikan Modal... 10 3. Pejabat yang Berhak Menandatangani PO/Kontrak... 11 D. Mengisi Laman Kontak Person (PIC)... 11 E. Mengisi Laman Bank... 12 F. Mengisi Laman Afiliasi (jika ada)... 13 G. Mengisi Laman Kompetensi & Referensi... 13 1. Kompetensi Perusahaan dan Referensi Pelanggan... 13 2. Dukungan Prinsipal... 14 3. Dokumen Pendukung (apabila ada)... 15 H. Mengisi Laman Administrasi Legalitas... 16 I. Notifikasi dan Aktivasi Verona... 17 TELKOMSEL 2016.DOC 3
Kata Pengantar Saat ini Telkomsel telah menerapkan sistem registrasi vendor dan pemutakhiran data yang dapat mengakomodasi arus informasi baik bagi Telkomsel dan para vendor maupun supplier dari tingkat pusat, area sampai dengan regional. Dengan hadirnya aplikasi verona maka diharapkan proses integrasi data para vendor maupun supplier dapat diseragamkan. Terkadang para vendor maupun supplier menghadapi kendala untuk berinteraksi secara mudah pada saat melakukan proses registrasi maupun pemutakhiran data. Kemampuan verona dalam bentuk online diharapkan dapat membantu proses registrasi menjadi seragam (nasional dan internasional) dan terintegrasi dalam sebuah sistem yang berlaku di Telkomsel. Sebagai persiapan dalam proses registrasi dibutuhkan sebuah alamat email yang mewakili perusahaan dan beberapa softcopy dokumen antara lain Dokumen Legalitas, Dokumen Finansial dan Dokumen Pendukung. Setelah proses pengisian dan upload data perusahaan telah selesai, anda akan diminta untuk mengisi pakta integritas yang yang menyatakan bahwa perusaan anda tunduk dan taat atas ketentuan dan kebijakan yang telah ditentukan oleh Telkomsel. Indikasi keberhasilan dalam proses registrasi akan ditandai dengan diterimanya notifikasi dari adminverona@telkomsel.co.id ke alamat email dan ke nomor handphone yang telah didaftarkan ke verona. BAB I SYARAT UMUM PENDAFTARAN Sebelum melakukan proses pendaftaran ke Verona, calon vendor harus mempersiapkan dokumen yang menjadi syarat administratif pendaftaran dalam bentuk softcopy dengan semua format file (PDF, JPEG dll) dengan ukuran file yang telah ditentukan pada masing masing tab menu yang ada di verona. Lokasi Pendaftaran Awal / Site Kerja yang ada di Telkomsel : No Lokasi Pendaftaran Awal / Site Kerja Keterangan 1 Head Office Lingkup pekerjaan / pengadaan berlaku di Kantor Pusat 2 Jabotabek Regional Lingkup pekerjaan / pengadaan berlaku di Jabotabek Regional 3 Jawa Barat Regional Lingkup pekerjaan / pengadaan berlaku di Jawa Barat Regional 4 Sumbagsel Regional Lingkup pekerjaan / pengadaan berlaku di Sumbagsel Regional 5 Sumbagteng Regional Lingkup pekerjaan / pengadaan berlaku di Sumbagteng Regional 6 Sumbagut Regional Lingkup pekerjaan / pengadaan berlaku di Sumbagut Regional 7 Jawa Tengah Regional Lingkup pekerjaan / pengadaan berlaku di Jawa Tengah Regional 8 Jawa Timur Regional Lingkup pekerjaan / pengadaan berlaku di Jawa Timur Regional 9 Lingkup pekerjaan / pengadaan berlaku di Jawa Balinusra BALINUSRA Regional Regional 10 Lingkup pekerjaan / pengadaan berlaku di Jawa Sulawesi Sulawesi Regional Regional 11 Papua Maluku Lingkup pekerjaan / pengadaan berlaku di Jawa Papua Maluku Regional Regional 12 Lingkup pekerjaan / pengadaan berlaku di Jawa Kalimantan Kalimantan Regional Regional TELKOMSEL 2016.DOC 4
Berikut adalah list dokumen yang perlu disiapkan dan ukuran file yang harus disiapkan : A. Dokumen Wajib No Nama Dokumen Max Size 1 Akte pendirian perusahaan & akta perubahan terakhir (jika ada). 5 MB 2 Salinan identitas penanggung jawab perusahaan (komisaris dan direktur). 5 MB 3 Surat Tanda Daftar Perusahaan (TDP) yang masih berlaku. 5 MB 4 Surat Ijin Usaha (SIUP/SIUJK) terbaru dan masih berlaku. Untuk perusahaan PMA, wajib melampirkan surat ijin persetujuan investasi dari BKPM. 2 MB 5 Surat keterangan domisili yang masih berlaku. 5 MB 6 Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) perusahaan. 2 MB 7 Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (SPPKP). 2 MB 8 Bukti Setor SPT PPh (tahun terakhir). 2 MB 9 Bukti Setor Pajak PPh Badan Pasal 29 (bukti pembayaran tahun terakhir). 2 MB 10 Bukti Setor SPT Masa PPN (1 bulan terakhir tahun berjalan). 2 MB 11 Salinan laporan keuangan (tahun terakhir) dan diutamakan laporan yang telah diaudit oleh akuntan publik. 2 MB 12 Profil perusahaan (latar belakang, produk/layanan, pencapaian/penghargaan, 5 MB 13 Salinan PO/kontrak yang telah perusahaan Anda dapatkan dan selesaikan, maupun yang masih dalam proses pengerjaan sesuai dengan kompetensi yang 5 MB diajukan. 14 Struktur organisasi perusahaan (nama, jabatan) & riwayat hidup staff ahli. 2 MB B. Dokumen Wajib Sesuai Dengan Bidang Usaha Perusahaan No Nama Dokumen 1 Surat keagenan yang dikeluarkan oleh Depperindag. 2 MB 2 3 4 Surat keanggotaan asosiasi dan /atau sertifikasi dari badan standarisasi sesuai spesifikasi dan sub bidang yang dikeluarkan oleh departemen atau badan standarisasi resmi nasional dan internasional. contoh : SIUJK, SIUPT, AKLI, dan lain-lain. Daftar peralatan yang dimiliki, seperti bengkel, workshop, serta hasil proyek yang pernah dikerjakan (disertai photo). Surat pernyataan asli (bukan foto copy) yang berisi dukungan pihak principal / pabrikan. Max Size 5 MB 2 MB 5 MB TELKOMSEL 2016.DOC 5
C. Surat Lulus Uji dari Telkomsel untuk produk dengan standarisasi sebagai berikut: No Item Lembaga Uji No Item Lembaga Uji 1 Battery Risti 8 Lampu Tower Risti 2 Genset Risti 9 FSO (Free Space Optic) Risti 3 Rectifier Risti 10 Antenna UI / CTTL 4 Inverter Risti 11 Repeater Risti 5 UPS Risti 12 Paket Transport Network Risti 6 Solar Cell B2TE 13 RF Cable Risti 7 Power Monitoring System Risti 14 Hybrid Cable Risti D. Daftar Lengkap Dokumen Wajib Sesuai Dengan Badan Usaha TELKOMSEL 2016.DOC 6
BAB II TATA CARA REGISTRASI ONLINE DI APLIKASI VERONA A. Membuka Laman Verona 1. Buka tautan dengan alamat sebagai berikut: https://verona.telkomsel.com 2. Tampilan aplikasi Verona yang akan muncul di layar adalah sebagai berikut : 3. Pilih Pendaftaran / Login, maka akan ke menu utama Verona 4. Pilih jenis usaha yang sesuai dengan jenis perusahaan Anda, PERUSAHAAN LOKAL (untuk perusahaan yang didirikan di Indonesia,termasuk PMA) kemudian klik Daftar Calon Vendor. TELKOMSEL 2016.DOC 7
5. Selanjutnya akan muncul disclaimer yang berisi tentang aturan dan tata cara penggunaan Verona. Klik Setuju pada akhir laman apabila sudah membaca keseluruhan isinya 6. Di dalam aplikasi Verona, Anda akan menemukan beberapa menu utama yang wajib diisi, antara lain: a. Data perusahaan b. Penanggung Jawab c. Contact Person (PIC) d. Bank e. Afiliasi (jika ada) f. Kompentensi & Referensi g. Administrasi Legalitas B. Mengisi Laman Data Perusahaan Tampilan Data Perusahaan adalah tampilan awal yang akan muncul setelah Anda menyetujui Disclaimer: TELKOMSEL 2016.DOC 8
Berikut adalah data-data yang perlu dilengkapi pada laman Data Perusahaan: 1. Lokasi Pendaftaran Awal, untuk sementara waktu hanya tersedia Head Office dan Jabotabek Area. 2. Kualifikasi Usaha, pilih sesuai dengan jenis SIUP (Kecil, Menengah, Besar). Sedangkan untuk perusahaan yang memiliki penyertaan modal asing, dapat memilih izin BKPM. 3. Jenis Badan Usaha, pilih sesuai dengan Legalitas Perusahaan (Perseroan Terbatas, Yayasan, Koperasi, Perseroan Perdata/Firma, Perseroan Komanditer/CV). 4. Nama Perusahaan, isi dengan Nama Perusahaan tanpa mencantumkan jenis badan usaha (contoh : PT. Abadi Jaya cukup ditulis Abadi Jaya). 5. Alamat e-mail, isi dengan alamat e-mail perusahaan atau yang mewakili perusahaan secara korporasi. Alamat e-mail ini akan menjadi username di aplikasi Verona. 6. No Handphone, isi dengan nomor penanggung jawab yang mewakili perusahaan secara korporasi. Wajib menggunakan nomor Telkomsel. Setelah data pada laman ini dilengkapi dengan benar, klik Continue pada kanan bawah laman. CATATAN Pada sebagian kolom di laman Data Perusahaan tertera tanda (*) yang menandakan bahwa data tersebut wajib untuk diisi. C. Mengisi Laman Penanggung Jawab Terdapat 3 hal yang perlu diisi di laman Penanggung Jawab, yaitu Penanggung Jawab Komisaris / Direktur, Susunan Kepemilikan Modal, dan Pejabat yang Berhak Menandatangani PO/Kontrak. 1. Penanggung Jawab (Komisaris/Direktur) Berikut tampilan yang akan muncul di laman Penanggung Jawab (Komisaris/Direktur): TELKOMSEL 2016.DOC 9
CATATAN - Pada sebagian kolom di laman Penanggung Jawab (Direktur/Komisaris) tertera tanda (*) yang menandakan bahwa data tersebut wajib untuk diisi. - Penanggung Jawab (Komisaris / Direksi) wajib diisi minimal 1 Komisaris dan 1 Direktur Utama. - Pada file NPWP dan file Bukti Indentitas, setelah unggah file dan data nya muncul dikotak pastikan untuk klik tombol Upload agar data tersimpan. Langkah-langkah pengisian Penanggung Jawab (Komisaris/Direktur): 1. Pilih Tambah Data pada laman muka Penanggung Jawab. 2. Akan muncul tampilan Penanggung Jawab (Komisaris/Direktur) seperti pada gambar diatas. 3. Lengkapi seluruh data yang tertera pada laman Verona Penanggung Jawab (Komisaris/Direktur) seperti pada gambar diatas. 4. Unggah File yang berisikan softcopy NPWP (tepat dibawah kolom NPWP) dan softcopy Identitas KTP/Passport (tepat dibawah kolom Nomor Identitas). Setelah unggah file, klik tombol Upload agar data tersimpan. 5. Setelah data pada laman dilengkapi dengan benar, klik Continue. 2. Susunan Kepemilikan Modal Berikut adalah tampilan Susunan Kepemilikan Modal : Langkah-langkah pengisian Susunan Kepemilikan Modal: 1. Pilihah Tambah Data pada laman muka Penanggung Jawab. 2. Akan muncul tampilan Susunan Kepemilikan Modal seperti pada gambar diatas. 3. Lengkapi kolom-kolom pada laman Susunan Kepemilikan Modal, yaitu: Sebutan, Nama, Jabatan, dan % kepemilikan. 4. Setelah data pada laman dilengkapi dengan benar, klik Continue. TELKOMSEL 2016.DOC 10
3. Pejabat yang berhak menandatangani PO/Kontrak Berikut adalah tampilan laman Pejabat yang berhak menandatangani PO/Kontrak: CATATAN Pejabat yang berhak menandatangani PO/Kontrak minimal setingkat Direktur. Langkah-langkah pengisian Pejabat yang berhak menandatangani PO/Kontrak: 1. Pilih Tambah Data pada laman muka Penanggung Jawab. 2. Akan muncul tampilan Pejabat yang berhak menandatangani PO/Kontrak seperti pada gambar diatas. 3. Lengkapi kolom-kolom pada laman Susunan Kepemilikan Modal, yaitu: Sebutan, Nama, Jabatan. 4. Setelah data pada laman dilengkapi dengan benar, klik Continue. D. Mengisi Laman Contact Person (PIC) Contact Person terbagi atas 2 Jabatan, antara lain : 1. Contact Person Account Manager 2. Contact Person Finance Berikut tampilan yang akan muncul di laman Kontak Person (PIC): 1. Contact Person Account Manager TELKOMSEL 2016.DOC 11
2. Contact Person Finance Langkah-langkah pengisian Kontak Person (PIC) Account Manager dan Finance : 1. Pilih Tambah Data pada laman muka Kontak Person (PIC) 2. Akan muncul tampilan isian Kontak Person (PIC) seperti pada gambar diatas 3. Lengkapi kolom-kolom yang tertera pada laman Kontak Person (PIC), yaitu: Sebutan, Nama, Jabatan, Bukti identitas, dan lain-lain 4. Setelah data pada laman dilengkapi dengan benar, klik Continue. CATATAN Pada sebagian kolom di laman Kontak Person (PIC) tertera tanda (*) yang menandakan bahwa data tersebut wajib untuk diisi dan mohon untuk mengisi data selengkap lengkap nya. E. Mengisi Laman Bank Berikut tampilan yang akan muncul di laman Bank: TELKOMSEL 2016.DOC 12
Langkah-langkah pengisian Informasi Rekening Bank: 1. Pilih Tambah Data. 2. Akan muncul tampilan laman seperti gambar no (2) diatas. 3. Lengkapi kolom-kolom yang tertera pada laman Informasi Rekening Bank, yaitu: Nama Bank, Kota, Cabang Bank, Mata Uang, Pemegang Rekening, dan No. Rekening. 4. Setelah data pada laman dilengkapi dengan benar, klik Continue CATATAN Nama Rekening Bank harus sama dengan nama perusahaan F. Mengisi Laman Afiliasi (jika ada) Afiliasi dapat diisi apabila perusahaan Anda merupakan induk perusahaan atau anak perusahaan dari perusahaan yang sudah lebih dahulu terdaftar sebagai Vendor / Supplier Telkomsel. Apabila perusahaan Anda tidak mengakui adanya afiliasi dengan perusahaan lain yang sudah terdaftar sebagai Vendor / Supplier Telkomsel, dan pada kemudian hari pihak Telkomsel menemukan adanya afiliasi tersebut, maka Telkomsel berhak untuk membatalkan pendaftaran dan atau transaksi yang sedang berjalan. G. Mengisi Laman Kompetensi & Referensi Berikut tampilan yang akan muncul di laman muka Kompetensi: 1. Kompetensi & Referensi Pelanggan TELKOMSEL 2016.DOC 13
Laman Isian Referensi Pelanggan Langkah-langkah pengisian Kompetensi & Referensi Pelanggan : 1. Pilih Tambah Data pada laman muka Kompetensi. 2. Pada laman isian Kompetensi Perusahaan kemudian pilih: Kategori, Sub Kategori 1, Sub kategori 2. 3. Lengkapi kolom Lama Pengalaman. 4. Pilih Tambah Data untuk memasukkan Referensi Pelanggan. 5. Lengkapi kolom-kolom yang ada pada laman Referensi Pelanggan, yaitu: Sub Kategori 2, Pelanggan, Deskripsi Pekerjaan, Nilai Proyek, Tahun Proyek. 6. Unggah File yang berisikan softcopy PO/Kontrak/PKS kemudian klik tombol Upload agar data tersimpan sementara. 7. Setelah data pada laman ini dilengkapi dengan benar, klik Continue. 8. Klik tombol Continue sekali lagi agar data tersimpan sementaran di Verona. CATATAN - Detail Kategori dan Sub Kategori terdapat pada lampiran file Excel. - Untuk kompetensi yang dipilih wajib melampirkan maksimal 3 PO/Kontrak/PKS sebagai referensi dan diisikan di laman Referensi Pelanggan. 2. Dukungan Prinsipal Berikut adalah tampilan laman Dukungan Prinsipal: TELKOMSEL 2016.DOC 14
Langkah-langkah pengisian Dukungan Prinsipal: 1. Pilih Tambah Data pada laman muka Kompetensi. 2. Akan muncul laman isian Tambah Dukungan Perusahaan seperti gambar diatas. 3. Lengkapi data-data yang diperlukan pada laman Dukungan Prinsipal, yaitu: Nama Perusahaan, Nama produk/jasa, Masa Berlaku. 4. Unggah File berisikan Softcopy Surat Dukungan dari Prinsipal dan Dokumen Pendukung. 5. Klik tombol Upload agar data tersimpan sementara. 6. Setelah data pada laman ini dilengkapi dengan benar, klik Continue. CATATAN Laman Dukungan Prinsipal wajib diisi oleh vendor dengan kompetensi sub category 2 sebagai berikut : No Item No Item 1 Battery 8 Lampu Tower 2 Genset 9 FSO (Free Space Optic) 3 Rectifier 10 Antenna 4 Inverter 11 Repeater 5 UPS 12 Paket Transport Network 6 Solar Cell 13 RF Cable 7 Power Monitoring System 14 Hybrid Cable 3. Dokumen Pendukung (apabila ada) Berikut adalah tampilan laman Dokumen Pendukung: TELKOMSEL 2016.DOC 15
Langkah-langkah pengisian Dokumen Pendukung: 1. Pilih Tambah Data pada laman muka Kompetensi. 2. Akan muncul laman isian Dokumen Pendukung seperti pada gambar diatas. 3. Lengkapi data-data yang diperlukan pada laman Dokumen Pendukung, yaitu: Surat/Sertifikat, Nomor, Masa Berlaku. 4. Unggah File berisikan softcopy Surat/Sertifikat. 5. Klik tombol Upload, agar data tersimpan sementara 6. Setelah data pada laman ini dilengkapi dengan benar, klik Continue. H. Mengisi Laman Administrasi Legalitas Berikut sebagian tampilan pada laman Administrasi Legalitas: TELKOMSEL 2016.DOC 16
Langkah-langkah Pengisian Administrasi Legalitas 1. Lengkapi kolom-kolom yang tertera pada laman Administrasi Legalitas. 2. Unggah file-file terkait yang sesuai pada laman Administrasi Legalitas. Hal-Hal yang Harus Diperhatikan - Unggah file Akta Pendirian Perusahaan dan SK Kemenkumham dalam 1 file softcopy. - Unggah file Perubahan Akta Perusahaan dan SK Kemenkumham dalam 1 file softcopy. - Untuk perusahaan PMA, wajib melampirkan surat ijin persetujuan investasi dari BKPM sebagai pengganti SIUP. - Laporan Keuangan 1 tahun terakhir WAJIB disertakan. 3. Untuk setiap file yang diupload, pastikan terklik tombol Upload dan max size yang telah ditentukan agar data dapat tersimpan sementara. 4. Apabila data pada laman ini telah dilengkapi dengan benar, klik Submit. CATATAN Pada sebagian kolom di laman Administrasi Legalitas tertera tanda (*) yang menandakan bahwa data tersebut wajib untuk diisi I. Notifikasi dan Aktifasi Verona 1. Apabila semua data telah berhasil di proses, selanjutnya akan ada notifikasi dari Verona berupa email yang menyatakan bahwa Perusahaan Anda telah berhasil melakukan registrasi di Verona. 2. Setelah mendapatkan notifikasi, perusahaan Anda akan menerima username dan password yang akan dikirimkan oleh adminverona@telkomsel.co.id ke alamat email dan no Handphone yang didaftarkan pada menu Data Perusahaan. TELKOMSEL 2016.DOC 17
3. Email yang dikirimkan akan berisikan tautan untuk aktifasi account Verona. Silahkan membuka email terlebih dahulu, lalu klik tautan tersebut untuk mengaktifkan account Verona Anda. 4. Pada tautan tersebut, akan ada permintaan untuk mengganti password. Password baru harus terdiri dari kombinasi Huruf, Angka dan Kode Unik (ex: Mawar_2016). 5. Pakta integritas akan tampil setelah vendor berhasil merubah password, untuk nama Penanggung Jawab yang ingin di cantumkan, dapat dipilih sesuai dengan data Komisaris atau pejabat penandatangan PO/Kontrak. Setelah diklik setuju, maka tampilan selanjutnya yang akan muncul adalah Beranda vendor. Pakta Integritas adalah Perjanjian antara Telkomsel dengan Vendor yang menyatakan bahwa vendor tunduk dan mematuhi peraturan yang ada di Telkomsel TELKOMSEL 2016.DOC 18