Kampus Ketintang Surabaya - 60231 web site : www.fmipa.unesa.ac.id PENERBITAN SURAT TUGAS DAN IZIN BELAJAR No. AL/FMIPA UNESA Nomor Revisi : Tanggal Terbit : Disusun oleh: Disetujui oleh: Nama Prof. Dr. Madlazim, M.Si. Nama Prof. Dr. Suyono, M.Pd. Jabatan Wakil Dekan I Jabatan Dekan FMIPA Unesa Hanya salinan terkendali yang mendapatkan perbaikan, jika ada perubahan dokumen
2 dari 6 1. TUJUAN Menjadi pedoman bagi Fakultas dan dosen selingkung FMIPA terkait pengembangan diri dan peningkatan kemampuan serta profesionalisme dosen berbasis kompetensi, melalui pendidikan lanjutan dalam bentuk pemberian tugas belajar atau izin belajar serta pengalihan tunjangan fungsional dosen ke tunjangan belajar selingkung FMIPA Unesa. 2. RUANG LINGKUP Meliputi tahap pengajuan surat tugas belajar, izin belajar, dan pengalihan tunjangan fungsional dosen ke tunjangan belajar yang dilakukan oleh dosen selingkung FMIPA. 3. REFERENSI 3.1 Surat Edaran Menteri PAN dan RB Nomor 04 Tahun 23 tentang Pemberian Tugas belajar dan Izin Belajar. 3.2 Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia No 48 tahun 2009 tentang Pedoman Pemberian Tugas Belajar bagi Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Departemen Pendidikan nasional 3.3 Keputusan Presiden Nomor 57 Tahun 1986 tentang Tunjangan Tugas Belajar bagi Tenaga Pengajar Biasa pada Perguruan Tinggi yang Ditugaskan rnengikuti Pendidikan pada Fakultas Pasca Sarjana 3.4 Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 1961tentang Pernberian Tugas Belajar 3.5 Kebijakan Akademik Unesa 3.6 ISO 90:25 klausul 7.2 4. DEFINISI 4.1 Tugas belajar adalah penugasan yang diberikan oleh pejabat yang berwenang kepada ASN untuk melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi atau yang setara baik di dalam maupun di luar negeri, bukan atas biaya sendiri, dan dibebastugaskan dari kewajiban sehari-hari sebagai ASN. 4.2 Izin belajar adalah pemberian izin yang diberikan oleh pejabat yang berwenang kepada ASN untuk melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi atau yang setara di institusi pendidikan dalam wilayah tertentu, atas biaya sendiri, dengan tetap menjalankan tugas sehari-hari sebagai ASN sesuai dengan aturan yang berlaku. 4.3 Pegawai pelajar adalah ASN di lingkungan Kementerian yang diberi tugas belajar atau izin belajar. 4.4 Tunjangan tugas belajar adalah tunjangan yang diberikan kepada tenaga pengajar biasa yang mengikuti pendidikan untuk mencapai Doktor (S3) yang ditetapkan dengan keputusan pejabat yang berwenang setelah ada persetujuan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dengan memperhatikan pertimbangan Tim Kerja Kepegawaian.
3 dari 6 4.5 Perjanjian tugas belajar adalah perjanjian tertulis antara pegawai pelajar dengan pimpinan Unit Kerja yang memuat syarat-syarat, hak dan kewajiban para pihak sesuai peraturan perundang-undangan. 4.6 Pembebasan sementara dari tugas-tugas jabatan fungsional adalah pembebasan sementara ASN dari tugas-tugas jabatan fungsionalnya karena melaksanakan tugas belajar lebih dari 6 (enam) bulan. 4.7 Pemberhentian dari jabatan struktural adalah pemberhentian ASN dari jabatan strukturalnya karena melaksanakan tugas belajar lebih dari 6 (enam) bulan. 5. PENANGGUNG JAWAB 5.1 Rektor bertanggung jawab untuk menerbitkan surat untuk melaksanakan tugas belajar atau izin belajar kepada dosen yang melakukan studi lanjut, 5.2 Dekan menyetujui studi lanjut dosen yang diusulkan oleh jurusan 5.3 Ketua Jurusan bertanggung jawab untuk: 5.3.1 Menyetujui dosen yang akan melakukan studi lanjut beserta spesifikasi ilmu yang telah dipilih melalui mekanisme rapat jurusan. 5.3.2 Mengajukan usulan studi lanjut yang sudah dibicarakan beserta rekomendasi spesifikasi ilmu yang dipilih sesuai dengan kebutuhan jurusan ke Fakultas 6. KETENTUAN UMUM 6.1. Ketentuan Pemberian Tugas Belajar 6.1.1 Dosen yang telah memiliki masa kerja paling kurang 2 (dua) tahun terhitung sejak diangkat sebagai ASN, kecuali untuk bidang ilmu tertentu/langka yang mendesak diperlukan jurusan. 6.1.2 Mendapatkan surat tugas/izin dari Rektor. 6.1.3 Bidang ilmu yang akan ditempuh sesuai dengan analisi kebutuhan Jurusan dan perencanaan jurusan/prodi masing-masing. 6.1.4 Bagi Dosen yang menduduki jabatan struktural harus melepaskan jabatannya; 6.1.5 Dibebaskan dari kegiatan tridharma; 6.1.6 Setiap unsur penilaian pelaksanaan pekerjaan (SKP) dalam 1 (satu) tahun terakhir paling kurang bernilai baik; 6.1.7 Jangka waktu pelaksanaan tugas belajar untuk program Strata III (S3) atau setara, paling lama 3 (tiga) tahun untuk kuliah di dalam negeri dan 4 (empat) tahun untuk kuliah di luar negeri. Apabila terjadi keterlambatan penyelesaian studi bukan kerena kelalaian dosen maka, jangka waktu pelaksanaan tugas belajar dapat diperpanjang paling lama 1 tahun (2 semester) sesuai kebutuhan instansi dan persetujuan sponsor dan/ atau instansi. 6.1.8 Bagi Dosen yang belum dapat menyelesaikan tugas belajar setelah diberikan perpanjangan waktu maka dosen yang bersangkutan harus diaktifkan kembali.
4 dari 6 6.1.9 Dalam memberikan tugas belajar, setiap instansi harus memberikan kesempatan yang sama bagi semua ASN sesuai dengan bidang tugasnya; 6.1.10 ASN yang telah selesai melaksanakan tugas belajar, wajib bekerja kembali untuk negara pada unit kerja pada instansi tempat pegawai bersangkutan bekerja semula (Kewajiban Kerja). 6.2. Ketentuan Izin Belajar 6.2.1 ASN yang telah memiliki masa kerja paling kurang 2 (dua) tahun terhitung sejak diangkat sebagai ASN; 6.2.2 ASN yang akan izin belajar berusia lebih dari 40 tahun 6.2.3 Mendapatkan izin secara tertulis dari pejabat yang berwenang; 6.2.4 Tidak meninggalkan tugas jabatannya, dikecualikan sifat pendidikan yang sedang diikuti, ASN dapat meninggalkan jabatan sebagian waktu kerja atas izin pimpinan instansi; 6.2.5 Unsur penilaian pelaksanaan pekerjaan (SKP) dalam 1 (satu) tahun terakhir paling kurang bernilai baik; 6.2.6 Pendidikan yang akan ditempuh dapat mendukung pelaksanaan tugas pada jurusan; 6.2.7 Biaya pendidikan ditanggung oleh ASN yang bersangkutan; 6.2.8 Program studi di dalam negeri yang akan diikuti telah mendapatkan persetujuan/ akreditasi minimal B dari lembaga yang berwenang; 6.3. Laporan Hasil Belajar Aparatur Sipil Negara yang melaksanakan tugas belajar atau izin belajar wajib membuat laporan kepada pimpinan instansi pemberi tugas belajar atau izin belajar (Dekan) sebagai berikut. 6.3.1 Laporan kemajuan pendidikan yang sedang dijalani, paling kurang satu kali setiap tahun; 6.3.2 Laporan hasil pelaksanaan tugas belajar atau izin belajar, pada akhir melaksanakan penugasan. 7. URAIAN PROSEDUR 7.1 Dosen-dosen dalam satu bidang keilmuan menyetujui keinginan ASN untuk melanjutkan studi beserta bidang keahlian yang akan ditempuh; 7.2 Dosen yang akan studi lanjut melaporkan ke ketua jurusan untuk studi lanjut beserta spesifikasi ilmu yang akan ditempuh, dan berdasarkan izin ketua jurusan, dosen yang bersangkutan membuat surat permohonan ke ketua jurusan; 7.3 Ketua Jurusan membuat surat pengantar ke dekan, selanjutnya dekan memberikan pengantar surat permohonan mendaftar ke rektor. Bagi dosen yang melaksanakan tugas belajar ke luar negeri, harus mengajukan persaratan ke KUI (Kantor Urusan Internasional);
5 dari 6 7.4 Rektor menerbitkan surat izin mendaftar ke Universitas yang dituju/penyelenggara studi lanjut; 7.5 Dosen yang bersangkutan mendaftar dan mengikuti proses seleksi dari universitas penyelenggara; 7.6 Untuk yang tugas belajar disertai dengan mengikuti proses seleksi beasiswa dari universitas penyelenggara; 7.7 Ketika dosen yang bersangkutan diterima maka ada proses yang berbeda antara tugas dan izin belajar yaitu: 7.7.1 Untuk tugas belajar, dosen yang bersangkutan menyerahkan a) hasil pengumuman diterima di universitas penyelenggara, dan b) hasil pengumuman penerimaan beasiswa; 7.7.2 Untuk izin belajar, dosen yang bersangkutan hanya menyerahkan pengumuman bahwa diterima di universitas penyelenggara. 7.8 Berkas diproses oleh petugas pengolah data kepegawaian di Fakultas 7.9 Berkas dan disertai surat pengajuan penerbitan surat tugas/ijin belajar yang ditandatangani oleh dekan, diusulkan ke bagian kepegawaian kantor pusat dengan lampiran sebagai berikut. 7.9.1 surat keterangan sehat jasmani dan rohani dari dokter; 7.9.2 Konversi NIP; 7.9.3 Kartu Pegawai ASN (Karpeg); 7.9.4 surat keputusan pengangkatan sebagai calon pegawai pegeri sipil; 7.9.5 surat keputusan pengangkatan sebagai ASN; 7.9.6 surat keputusan kenaikan pangkat terakhir; 7.9.7 surat keputusan jabatan terakhir bagi ASN yang menduduki jabatan; 7.9.8 SKP minimal 2 (dua) tahun terakhir yang setiap unsur penilaian sekurangkurangnya bernilai baik; 7.9.9 KP4 (daftar Susunan keluarga); 7.9.10 akta nikah; 7.9.11 surat rekomendasi dari atasan langsung (Dekan); 7.9.12 surat perjanjian tugas belajar (Rektor); 7.9.13 surat jaminan pembiayaan tugas belajar; 7.9.14 surat persetujuan penugasan ke luar negeri dari Sekretaris Kabinet Republik Indonesia bagi yang tugas belajar di luar negeri. 8. LAMPIRAN 8.1 Fakultas Surat Usulan pemberian tugas belajar Surat Rekomendasi Surat keterangan kesesuaian bidang ilmu yang akan dipelajari dengan kebutuhan institusi 8.2 Jurusan
6 dari 6 Berita acara persetujuan rumpun/bidang keilmuan untuk studi lanjut Surat permohonan izin dosen yang studi lanjut ke ketua jurusan Surat pengantar dari ketua jurusan ke dekan Surat keterangan dari dosen pembimbing.