GRAND DESIGN BEM MATEMATIKA UNJ 2016-2017 Visi dan Misi Visi: Mewujudkan BEMJ Matematika sebagai sahabat yang religius, bermanfaat, dan kontributif dalam memberikan pelayanan yang baik untuk mahasiswa matematika. Misi: Membentuk jalinan kerjasama yang baik dan harmonis dengan seluruh civitas akademik matematika yang sesuai dengan visi BEMJ Mengoptimalkan fungsi pelayanan di Jurusan Matematika dengan baik dan ikhlas. Berperan aktif dalam meningkatkan kualitas mahasiswa matematika yang aktif, berprestasi, dan kontributif. Menerapkan sistem pengaderan yang baik di Jurusan Meningkatkan kualitas kinerja anggota BEMJ Menegakkan budaya - budaya ilmiah di Jurusan
Grand desain BEM Matematika (Struktur dan Jobdesc) Struktur Organisasi Ketua Umum Sekretaris Umum Bendahara Umum Biro Kesekretariatan Biro Enterpreneur Departemen Departemen Advokasi dan Keolahragaan Akademik Departemen Informasi dan Komunikasi Departemen Kaderisasi Departemen Profesi dan Keilmuan Departemen Rohani Islam
DESKRIPSI KERJA 1. Badan Pengurus Harian Badan pengurus harian (BPH) merupakan pengurus inti BEM Matematika yang bertanggung jawab dalam pengambilan kebijakan. Selain itu BPH juga melakukan sebuah langkah untuk pengembangan organisasi. BPH terdiri dari Ketua Umum, Sekretaris Umum, Bendahara Umum, Kepala Departemen/Biro dan Wakil Kepala Departemen. BPH berkedudukan pada manajemen tingkat tinggi dalam kepengurusan BEM a. Tugas dan kewajiban BPH memiliki kewajiban menyusun, mengkoordinasikan, dan mengkonsolidasikan seluruh kegiatan BEM b. Hak dan wewenang BPH berhak melaksanakan tugas sesuai dengan yang diamanahkan, yaitu melaksanakan rapat koordinasi, membuat kebijakan, memberikan mandat untuk panitia kegiatan BEM BPH berwenang membawa nama BEM Matematika kedalam dan keluar kampus. 2. Ketua Umum - Memimpin dan mengkoordinir kepengurusan - Menambah, mengubah, atau mengurangi personil bila dipandang perlu demi tercapainya mekanisme kerja yang baik atas pertimbangan BPH - Membangun koordinasi dan komunikasi intern dan ekstern BEM Matematika - Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan mengembangkan kerja BEM Matematika - Membuat kebijakan untuk seluruh anggota BEM Matematika - Meminta pertanggungjawaban setiap kepala Departemen/Biro dan atau elemenelemen terkait dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya - Mengatur kebijaksanaan keuangan bersama bendahara umum - Mengatur kebiajakan administrasi bersama sekretaris umum - Mewakili BEM Matematika untuk keperluan organisasi baik intern maupun ekstern - Mempertanggungjawabkan kerjanya pada Sidang Umum LLM Matematika 3. Sekretaris Umum a. Status dan fungsi
Unsur pimpinan BEM Matematika sebagai wakil ketua umum, serta pengatur kebijakan administrasi dan kesekretariatan organisasi. b. Tugas dan kewajiban Internal - Mewakili Ketua Umum baik kedalam maupun keluar apabila Ketua Umum berhalangan dan dapat mengambil kebijakan apabila dipandang perlu. - Mengkoordinasikan Kepala-kepala Departemen apabila Ketua Umum berhalangan hadir. - Menjaga anggota BEM Matematika terutama untuk anggota putri. - Membantu Ketua Umum dalam koordinasi dan konsolidasi pengurus. Disiplin pengurus - Membantu Ketua Umum dalam membuat dan menentukan kebijakan administrasi BEM - Membuat time schedule BEM - Memimpin dan mengkoordinasikan anggota Biro Kesekretariatan dan sekretaris departemen maupun biro. c. Hak dan wewenang - Bersama Ketua Umum serta BPH mengangkat dan memberhentikan staff BEM - Bersama Ketua Umum menetapkan kebijakan organisasi. - Membuat kebijakan-kebijakan kesekretariatan. - Meminta pertanggungjawaban biro kesekretariatan. - Meminta laporan/informasi kegiatan BEM - Memberikan usulan kepada Ketua Umum, baik diminta maupun tidak diminta. - Bersama Biro Kesekretariatan dan sekretaris departemen maupun biro mengatur mekanisme kerja kesekretariatan. 4. Biro Kesekretariatan a. Status dan fungsi
Subordinat Sekretaris Umum. Pelaksana sistem administrasi dan kesekretariatan BEM b. Tugas dan kewajiban - Menata dan mengawasi sistem administrasi dan kesekretariatan BEM - Memberikan informasi dan bimbingan serta mengkoordinasikan sistem administrasi kepada pengurus dan kepanitiaan. - Mengatur dan mengelola ruang kesekretariatan. - Menginventarisir dan mengatur sirkulasi barang-barang BEM - Mengusahakan pengadaan peralatan dan perlengkapan kesekretariatan. - Bertanggung jawab kepada Sekretaris umum. - Bertanggung jawab kepada Ketua umum. c. Hak dan wewenang - Bersama Sekretaris umum menetapkan sistem administrasi dan mekanisme kerja kesekretariatan organisasi. - Meminta salinan laporan pertanggungjawaban setiap kegiatan untuk pengarsipan. - Memberikan usulan kepada Sekretaris umum. - Memberikan usulan kepada Ketua Umum, baik diminta maupun tidak diminta. 5. Bendahara Umum a. Status dan fungsi Sebagai pengatur dan pengelola keuangan BEM Matematika b. Tugas dan kewajiban - Melakukan sistem keuangan yang transparan dan jujur. - Menyusun anggaran biaya tiap program kerja BEM - Menyusun laporan keuangan secara berkala tiap dua bulan sekali dan diakhir periode kepengurusan. - Mengelola dan mengawasi serta bertanggung jawab atas keuangan dalam BEM
- Memberikan informasi keuangan kepada BPH, bendahara dalam kepanitiaan, dan jika diperlukan kepada pengurus BEM MATEMATIKA. c. Hak dan wewenang - Membuat kebijakan keuangan BEM - Meminta pertanggungjawaban keuangan terhadap bendahara tiap departemen/ biro dan bendahara dalam kepanitiaan. - Menolak permintaan dana tanpa alasan yang jelas dan tanpa bon/kwitansi. - Memberikan usulan kepada Ketua Umum baik diminta atau tidak. 6. Biro Entrepreneur a. Fungsi Subordinat Bendahara Umum. Pelaksana pengembangan dana dan usaha BEM b. Tugas dan kewajiban - Menyelenggarakan kegiatan usaha untuk menambah pemasukan BEM - Membangun jaringan kemitraan dengan lembaga atau instansi lain dalam mensponsori kegiatan BEM - Berkoordinasi BPH BEM - Bertanggung jawab kepada Bendahara Umum c. Hak dan wewenang - Meminta dana awal modal kepada seluruh anggota BEM Matematika - Memberikan usulan kepada Bekretaris umum. - Memberikan usulan kepada Ketua Umum, baik diminta maupun tidak diminta. 7. Departemen Advokasi dan Keolahragaan Departemen yang fokus dalam pelayanan kepada mahasiswa dalam bidang advokasi dan keolahragaan.
- Menggali informasi dan permasalahan yang terjadi di kampus dan berkaitan dengan mahasiswa. - Memberikan pelayanan dan informasi yang berkaitan dengan bidang advokasi dan pembelaan kepada mahasiswa - Mengoptimalisasikan sumber keuangan dalam membantu mahasiswa yang kesulitan dana. - Mengoptimalisasikan tim advokasi - Mengoptimalkan peranan advokasi untuk mahasiswa atas segala kebijakan dan hal-hal yang terjadi di dalam lingkungan - Memberikan pelayanan berupa kegiatan olahraga yang beriringan baik dengan pengadvokasian - Menyosialisasikan dan menerima aspirasi aspirasi mahasiswa lingkungan Matematika, terutama dalam bidang advokasi. - Berkoordinasi dengan BPH BEM 8. Departemen Akademik Departemen yang memfasilitasi mahasiswa dalam pengembangan dalam sisi akademik di lingkungan - Menyelenggarakan kegiatan yang dapat meningkatkan sisi akademik mahasiswa di lingkungan. - Fasilitator mahasiswa dalam hal-hal yang berkaitan dengan pengembangan akademik. - Fasilitator dalam sisi akademik anggota BEM - Berkoordinasi dengan BPH BEM Matematika 9. Departemen Informasi dan Komunikasi Departemen yang fokus dalam penyediaan dan publikasi informasi ke internal dan eksternal BEM Matematika - Menjadi pusat penyebaran dan penerimaan informasi BEM Matematika - Membuat dan mengelola media informasi untuk mahasiswa yang terpadu, berkala dan komprehensif.
- Menyampaikan segala informasi yang bermanfaat bagi mahasiswa dari tentang kegiatan BEM Matematika pada khususnya dan OPMAWA lain pada umumnya. - Memaksimalkan peranan divisi eksternal kampus untuk mencari informasi sebanyak-banyaknya di luar UNJ terkait info kegiatan, keilmiahan, BEM, beasiswa dan lain lain yang nantinya diberikan kepada departemen/biro yang dituju. - Bersama Ketua Umum dan Sekretaris General membuka dan menjalin hubungan dengan pihak-pihak yang berhubungan dengan BEM Matematika baik pihak internal maupun eksternal. - Berkoordinasi dengan BPH BEM Matematika - Bertanggungjawab kepada Ketua Umum. 10. Departemen Kaderisasi Departemen yang bertanggung jawab terhadap kondisi pengurus dan alur pengkaderan di lingkungan - Mengkondisikan dan menciptakan hubungan yang harmonis antar Pengurus BEM Matematika secara Umum ataupun khusus. - Melakukan koordinasi dengan BPH dalam menyelesaikan permasalahan internal organisasi. - Mengadakan up grading pengurus. - Berkoordinasi dengan pihak-pihak eksternal yang dapat menunjang alur pengkaderan. - Mempersiapkan kader-kader regenerasi BEM - Berkoordinasi dengan BPH BEM 11. Departemen Profesi dap Keilmuan Departemen yang memfasilitasi mahasiswa dalam pengembangan keilmiahan dan keprofesian di lingkungan - Menyelenggarakan kegiatan yang menumbuhkan budaya keilmiahan di lingkungan
- Fasilitator mahasiswa dalam hal-hal yang berkaitan dengan pengembangan keilmiahan dan keprofesian - Menjalin kerjasama dengan lembaga atau organisasi yang bergerak di bidang Keilmiahan dan Keprofesian - Berkoordinasi dengan BPH BEM Matematika 12. Departemen Rohani Islam Departemen yang bertanggung jawab dalam meningkatkan dan menyebarkan budaya budaya Islam di lingkungan Matematika - Menyelenggarakan kegiatan yang menumbuhkan budayaislam di lingkungan - Melakukan penjagaan dan peningkatan sisi ruhiyah seluruh anggota BEM Matematika - Menjalin kerjasama dengan Lembaga Dakwah Fakultas. - Berkoordinasi dengan BPH BEM