AUDIT MANAJEMEN AUDIT ATAS KETERLAMBATAN PRODUKSI di Pabrik Tekstil Milik PT Serat Sutra Oleh: Herdhita Akhiruddin 0910230079 Ari Mubiyantoro 0910233063 JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2012
Malang, 24 Mei 2012 No Perihal : 033/KAP/V/2012 : Laporan Hasil Audit Manajemen Kepada Yth. Direktur Utama PT. Serat Sutra Ny. Shri Utami Di Tempat Kami telah melakukan audit atas Keterlambatan Produksi di Pabrik Tekstil milik PT Serat Sutra untuk periode tahun 2006. Audit kami tidak dimaksudkan untuk memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan perusahaan dan oleh karenanya kami tidak memberikan pendapat atas laporan keuangan tersebut. Audit kami hanya mencakup bidang Keterlambatan Produksi yang dimiliki (terjadi pada) PT. Serat Sutra. Audit tersebut dimaksudkan untuk menilai ekonomisasi (kehematan), efisiensi (daya guna), dan efektivitas (hasil guna). Audit atas Keterlambatan Produksi di PT. Indojewel yang dilakukan dan memberikan saran perbaikan atas kelemahan pelayanan yang ditemukan selama audit, sehingga diharapkan di masa yang akan datang dapat dicapai perbaikan atas kekurangan tersebut dan perusahaan dapat beroperasi dengan lebih ekonomis, efisien, dan lebih efektif dalam mencapai tujuannya. Hasil audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi : Bab I : Informasi Latar Belakang Bab II : Kesimpulan Audit yang Didukung dengan Temuan Audit Bab III : Rekomendasi Bab IV : Ruang Lingkup Audit Dalam melaksanakan audit kami telah memperoleh banyak bantuan, dukungan, dan kerja sama dari berbagai pihak baik jajaran direksi maupun staf yang berhubungan dengan pelaksanaan audit ini. Untuk itu kami mengucapkan terima kasih atas kerja sama yang telah terjalin dengan baik. KAP & Management Consultant Rawiatmaja & Partener Tn. Pram Sanjaya
BAB I INFORMASI LATAR BELAKANG Nama Perusahaan Jenis Usaha : PT Serat Sutra : Pabrik Tekstil Gambaran Umum Perusahaan: PT Serat Sutra awalnya adalah pabrik tenun traidisional dengan fasilitas produksi berupa Alat Tenun Bukan Mesin (ATBN). Ny. Shri Utami adalah generasi terakhir dari penggunaan ATBN di pabrik ini. Mulai tahun 1995 perusahaan ini secara total meninggalkan ATBN untuk produksi komersialnya dan menggunakan teknologi modern dengan investasi yang cukup besar. Pcnggunaan ATBN hanya digunakan untuk menghormati pendahulunya, sehingga budaya menenun di kalangan keluarga tidak hanya tinggal sejarah. Perusahaan mampu mengakumulasikan laba sebesar Rp 3,5 triliun dalam lima tahun terakhir. Susunan Direksi Perusahaan: Direktur Utama Direktur Pemasaran Direktur Akuntansi dan Keuangan : Ny. Shri Utami : Tn. Hendro Sukantja : Ny. Trini Ray Tujuan Dilakukan Audit: 1. Menilai kecukupan prosedur Produksi Tekstil yang digunakan dalam penyelengaraan operasional perusahaan. 2. Menilai ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas Proses Produksi Tekstil yang dimiliki perusahaan. 3. Memberikan berbagai saran perbaikan atas kelemahan Proses Produksi yang ditemukan.
Permasalahan Umum Perusahaan: Permasalahan perusahaan ini baru muncul di tahun 2006, di mana keluhan pelanggan meningkat begitu tinggi terutama disebabkan pemenuhan pesanan yang selalu terlambat. Sebagai akibat dari kcterlambatan ini juga terjadi pembatalan pesanan dan beberapa pelanggan di kawasan Timur Tengah bahkan menunda pembayaran sebagai jaminan bahwa perusahaan akan memenuhi pesanan berikutnya. Di samping itu, di dalam negeri, pasar juga mengalami penurunan karena permasalahan yang sama. Perusahaan tidak mampu menempatkan barangnya di pasar tepat waktu dalam kuantitas sesuai dengan kebutuhan. Hal ini berdampak pada kinerja perusahaan di mana dua tahun terakhir ini laba mengalami penurunan cukup signifikan. Terjadi pembatalan pesanan sebesar 15% dari Rp 750 miliar total pesanan pelanggan di Timur Tengah dan 10% dari 575 Miliar total pesanan pelanggan di kawasan Eropa selama tahun 2006. Di samping itu pasar di dalam negeri mengalami penurunan sebesar 7,5% dari volume penjualan tahun lalu yang mencapai 525 Miliar. Arus kas juga sedikit terganggu belakangan ini, karena berkurangnya penerimaan perusahaan dan terjadinya pembatalan pesanan dan penurunan daya serap pasar di dalam negeri menyebabkan terjadinya kehilangan potensi pendapatan sebesar 209,375 miliar. Dengan asumsi margin 22,5% seperti yang terjadi saat ini, perusahaan telah kehilangan lebih dari 47 miliar potensi laba kotor. Hasil pertemuan para direksi menemukan bahwa tidak ada masalah dengan kapasitas produksi dan perawatan mesin. Fasilitas produksi juga bekerja selama waktu yang ditentukan dalam kapasitas normal 85%. Bahkan di gudang menumpuk beberapa jenis barang yang menunggu untuk dikirirn kepada pelanggaan.
Audit Pendahuluan Dari audit pendahuluan, diperoleh informasi umum sebagai berikut: 1. Tujuan produksi adalah untuk memenuhi kebutuhan pasar dan hanya sebagian kecil untuk memenuhi persediaan. Perusahaan menetapkan kebijakan persediaan yang sangat minimum untuk menjaga stabilitas keuangannya. 2. PT Serat Sutra menghasilkan beberapa jenis kain dengan bahan dasar dan merk yang berbeda. Bahan baku sebagaian masih merupakan bahan impor terutama yang tidak tersedia cukup di dalam negeri. 3. Sebanyak 60% dari produk yang dihasilkan terutama yang berbahan dasar sutra adalah untuk tujuan ekspor yang merupakan produk pesanan dengan waktu pengiriman ratarata 7 hari dari pesanan diterima dan sisanya untuk memenuhi kebutuhan pasar dalam negeri. 4. Perusahaan menggunakan mesin otomatis berteknologi tinggi dengan kapasitas produksi 300.000 meter per hari untuk kain dengan bahan dasar sutra dan 4.750 meter untuk kain yang tidak berbahan dasar sutra. Dari kapasitas produksi yang dimiliki, perusahaan beroperasi sebesar 85% dari kapasitas penuh. 5. Pengendalian kualitas produk dimulai dari pengendalian bahan baku (input), proses produksi dan penanganan produk jadi (output). 6. Produksi disusun brdasarkan batch-batch yang lebih mengutamakan optimalisasi pengolahan bahan yang tersedia.
BAB II KESIMPULAN AUDIT YANG DIDUKUNG DENGAN TEMUAN AUDIT Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang kami lakukan, kami dapat menyimpulkan sebagai berikut: Kondisi: 1. Tujuan produksi telah dirumuskan secara tertulis adalah untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dalam kuantitas, kualitas, dan waktu pengiriman yang tepat dan harga bersaing. 2. Berdasarkan kebijakan bisnis perusahaan, pengiriman barang sudah dilakukan paling lambat dalam waktu 7 hari sejak pesanan diterima. 3. Jadwal produksi tcrintegrasi dengan jadwal penerimaan bahan baku. 4. Operator mesin dan bagian pemeliharaan fasilitas produksi dikendalikan oleh kepala bagian yang berbeda. 5. Perusahaan tidak (belum) memiliki pedoman tertulis sebagai dasar untuk melakukan perubahan jadwal produksi, jika terjadi tambahan (perubahan) permintaan dari pelanggan. 6. Laporan biaya kualitas terdokumentasi dengan baik dan digunakan sebagai umpan balik dalam peningkatan kualitas produk. 7. Tidak ada mekanisme penyesuaian (cross check) program antara bagian produksi, pembelian bahan baku, dan pemeliharaan fasilitas produksi untuk mencegah terjadinya keterlambatan produksi. Kriteria: 1. Jadwal produksi disusun berdasarkan rencana pcnjualan yang secara ketat menghubungkan rencana pengiriman barang dengan jadwal produksi setiap jenis produk. 2. Jadwal produksi harus mampu meminimumkan. a. Biaya persediaan, di mana persediaan maksimum 5% dari produksi setiap bulan untuk setiap jenis barang, b. Biaya penyetelan (setup) mesin, c. Upah lembur, dan
d. Pengangguran sumber daya. 3. Jadwal produksi harus terintegrasi dengan: a. Jadwal penerimaan bahan baku; bahan baku sudah tersedia dan siap di lokasi pabrik 6 jam sebelum proses produksi dimulai. b. Pemeliharaan fasilitas produksi; mesin selalu dalam keadaan siap untuk dioperasikan. c. Pengiriman barang; barang jadi dikirim paling lambat 7 hari kerja sejak pesanan diterima. 4. Jadwal produksi harus mampu mengoptimalkan tingkat penggunaan kapasitas produksi. 5. Jadwal produksi harus selaras dengan jadwal pada fungsi-fungsi yang lain. 6. Perusahaan harus memiliki pedoman tertulis tentang perubahan jadwal produksi yang diakibatkan oleh adanya tambahan (perubahan) pesanan pelanggan, agar tidak mengganggu rencana produksi dan pengiriman yang telah terjadwal. Penyebab: 1. Perencanaan kebutuhan bahan baku perusahaan (temtama untuk produk berbahan dasar sutra yang masih diimpor) sering tidak tepat, sehingga kedatangan bahan baku sering terlambat. Dari catatan penerimaan bahan tahun 2006 rata-rata terjadi kekurangan bahan baku sebanyak 15% dari kebutuhan produksi, 2. Karena proses produksi harus berjalan terus, supervisor memerintahkan untuk memproduksi terlebih dahulu produk yang bahan bakunya tersedia di lokasi pabrik, walaupun belum waktunya untuk diproses. 3. Jadwal pemeliharaan mesin tidak selalu tepat dengan jadwal penggunaannya. 4. Jadwal produksi tidak disesuaikan dengan terjadinya pemesanan dari pelanggan yang sifatnya mendadak, sehingga belum termasuk dalam jadwal produksi yang telah ditetapkan. 5. Jadwal penerimaan bahan baku dan perbaikan fasilitas produksi tidak disesuaikan dengan terjadinya perubahan pesanan dari pelanggan. Akibat: 1. Karena keterlambatan pengiriman bahan baku, proses produksi hanya mampu mencapai kuantitas 90% dari produk yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan pelanggan sesuai dengan jadwal pengiriman yang telah ditetapkan. 2. Terjadi penumpukan persediaan rata-rata sampai 15% untuk produk nonsutra.
3. Pada saat beberapa komponen mesin dibutuhkan sering belum siap karena masih diperbaiki, yang berakibat terjadinya waktu tunggu rata-rata 1 jam dalam setiap hari. 4. Pesanan pelanggan yang mendadak, menyebabkan tertundanya pengiriman barang yang terjadwal rata-rata 2 hari untuk setiap pesanan. 5. Jika terjadi perubahan pesanan dari pelanggan, proses produksi terhambat rata-rata 18 jam dalam 1 minggu. Pejabat yang bertanggung jawab: Direktur Produksi
Daftar Ringkasan Temuan Audit No Kondisi Kriteria Penyebab Akibat 1 Dari catatan penerimaan bahan tahun 2006 rata-rata terjadi kekurangan bahan baku sebanyak 15% dari kebutuhan produksi, Jadwal produksi harus terintegrasi dengan a. Jadwal penerimaan bahan baku; bahan baku sudah tersedia dan siap di lokasi pabrik 6 jam sebelum proses produksi dimulai. b. Pemeliharaan fasilitas produksi; mesin selalu dalam keadaan siap untuk dioperasikan. Perencanaan kebutuhan bahan baku perusahaan (teutama untuk produk berbahan dasar sutra yang masih diimpor) sering tidak tepat, sehingga kedatangan bahan baku sering terlambat. Karena keterlambatan pengiriman bahan baku, proses produksi hanya mampu mencapai kuantitas 90% dari produk yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan pelanggan sesuai dengan jadwal pengiriman yang telah ditetapkan. c. Pengiriman barang; barang jadi dikirim paling lambat 7 hari kerja sejak pesanan diterima. 2 Produksi tetap dilakukan walaupun belum waktunya untuk diproses. Jadwal produksi harus mampu meminimumkan: a. Biaya persediaan, di mana persediaan maksimum 5% dari produksi setiap bulan untuk setiap jenis barang, b. Biaya penyetelan (setup) mesin, c. Upah lembur, dan d. Pengangguran sumber daya. Karena proses produksi harus berjalan terus, supervisor memerintahkan untuk Terjadi penumpukan persediaan ratarata sampai 15% untuk produk nonsutra. 3 Perusahaan sulit memenuhi pesanan yang mendadak dari pelanggan Jadwal produksi harus mampu mengoptimalkan tingkat penggunaan kapasitas produksi. Jadwal produksi tidak disesuaikan dengan terjadinya pemesanan dari pelanggan yang sifatnya mendadak, sehingga belum termasuk dalam jadwal produksi yang telah ditetapkan. Pesanan pelanggan yang mendadak, menyebabkan tertundanya pengiriman barang yang terjadwal rata-rata 2 hari untuk setiap pesanan. 4 Pada saat beberapa komponen mesin dibutuhkan sering belum siap karena masih diperbaiki Jadwal produksi harus selaras dengan jadwal pada fungsi-fungsi yang lain. pemeliharaan mesin tidak selalu tepat dengan jadwal penggunaannya. Terjadinya waktu tunggu rata-rata 1 jam dalam setiap hari. 5 Perusahaan sulit memenuhi pesanan pelanggan yang mengalami tambahan (perubahan) Perusahaan harus memiliki pedoman tertulis tentang perubahan jadwal produksi yang diakibatkan oleh adanya tambahan (perubahan) pesanan pelanggan, agar tidak mengganggu rencana produksi dan pengiriman yang telah terjadwal. Jadwal penerimaan bahan baku dan perbaikan fasilitas produksi tidak disesuaikan dengan terjadinya perubahan pesanan dari pelanggan. Jika terjadi perubahan pesanan dari pelanggan, proses produksi terhambat rata-rata 18 jam dalam 1 minggu.
BAB III REKOMENDASI Berdasarkan hasil audit yang telah dilakukan ditemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi perhatian manajemen di masa yang akan datang. Kelemahan tersebut diantaranya yaitu: 1. Keterlambatan pengiriman terjadi karena keterlambatan proses produksi. 2. Keterlambatan proses produksi terjadi karena belum adanya kesesuaian antara: a. Perencanaan kebutuhan dan pembelian bahan baku yang belum tepat. b. Pemeliharaan fasilitas produksi yang kurang sesuai. 3. Penumpukan persediaan terjadi karena jadwal produksi yang kurang sesuai. 4. Belum adanya prosedur tertulis untuk perubahan jadwal produksi yang diakibatkan oleh adanya tambahan (perubahan) permintaan pelanggan. Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi atau langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut. Rekomendasi: Perusahaan dapat melakukan langkah-langkah perbaikan atas kelemahan dalam proses produksi antara lain dengan: 1. Perusahaan perlu menyusun jadwal produksi dengan menyesuaikan antara bagian produksi, pembelian bahan baku, dan pemeliharaan fasilitas produksi untuk mencegah terjadinya keterlambatan produksi. a. Pembelian bahan baku perlu disesuaikan dengan pesanan pelanggan atau dengan memprediksi pesanan yang sering dipesan oleh pelanggan sehingga dapat menyesuaikan rencana pemesanan bahan baku termasuk estimasi jadwal pengiriman bahan baku terutama untuk bahan impor, sehingga bahan baku dapat tepat waktu digunakan untuk proses produksi. b. Ada baiknya perusahaan melakukan pemeliharaan fasilitas produksi seperti mesin sesuai dengan kapasitas produksi. Perusahaan perlu menentukan waktu yang tepat untuk melakukan pemeliharaan berkala mesin-mesin produksi agar tidak terjadi ketidaksiapan mesin saat akan digunakan untuk proses produksi. Selain itu, karena
operator mesin dan bagian pemeliharaan dikendalikan oleh orang yang berbeda, diperlukan juga adanya penyesuaian jadwal di antara keduanya. 2. Jika integrasi antara bagian produksi, pembelian bahan baku, dan pemeliharaan fasilitas produksi telah dapat disesuaikan dengan baik, perusahaan dapat menerapkan sistem produksi secara just in time dengan hanya memproduksi barang sesuai dengan pesanan pelanggan sehingga meminimalkan penumpukan persediaan yang dapat menyebabkan meningkatnya biaya persediaan. 3. Perusahaan perlu membuat pedoman tertulis mengenai kemungkinan perubahan jadwal produksi jika terjadi tambahan (perubahan) permintaan pelanggan yang mendadak. Perusahaan sebaiknya selalu siap terhadap kemungkinan-kemungkinan penambahan atau perubahan pesanan pelanggan yang terjadi secara mendadak dengan mempersiapkan juga bahan baku serta dapat memanfaatkan kapasitas mesin yang masih menganggur sebagai antisipasi perubahan pesanan tersebut. 4. Perusahaan juga perlu melakukan evaluasi atas prosedur yang telah dilaksanakan sebagai tolak ukur dari keberhasilan dan ketepatan produksi, baik dalam hal waktu, kuantitas, maupun kualitas produk. Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada pada manajemen, tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki, kami mengkhawatirkan akan terjadi akibat yang lebih buruk pada pelaksanaan proses produksi perusahaan di masa mendatang.
BAB IV RUANG LINGKUP AUDIT Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang kami lakukan hanya meliputi masalah Keterlambatan Produksi PT Serat Sutra untuk periode tahun 2006. Audit kami mencakup penilaian atas kecukupan sistem pengendalian manajemen Proses Produksi, petugas yang bertanggung jawab mengelola, serta aktivitas produksi itu sendiri.