BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Mapping Proses Teknologi Informasi Proses ini merupakan proses untuk menentukan proses teknologi informasi yang digunakan berdasarkan framework COBIT 4.1. Untuk menentukan proses teknologi yang digunakan dalam assessment ada beberapa tahapan. Tahapan paling awal adalah dengan mengetahui visi dan misi dari BSI UMY karena visi dan misi mencerminkan tujuan dari organisasi itu sendiri. Adapun visi dan misi BSI UMY adalah sebagai berikut : Visi Menjadi biro yang mampu meningkatkan posisi Universitas Muhammadiyah Yogyakarta sebagai universitas yang unggul dalam pemanfaatan Teknologi Informasi berdasarkan nilai Islam. Misi BSI UMY adalah unit pelayanan teknologi informasi Universitas Muhammadiyah Yogyakarta dengan misi: mengidentifikasi, mengelolah, dan menyebarkan serta mengembangkan Teknologi informasi bagi kepentingan seluruh civitas akademika UMY. Dari visi dan misi kemudian ditentukan balance scorecard (BSC) yang menghasilkan BSC Learn and Growth Prespective untuk visi dan Customer prespective untuk misi. Hasil dari BSC tersebut kemudian digunakan untuk menentukan business goal. Berdasarkan visi dan BSC Learn and Growth
Prespective yang diperoleh maka business goal yang sesuai adalah manage product and business innovation dengan 3 IT goal dan 10 proses TI. Sedangkan business goal yang sesuai dengan misi dan BSC Customer Prespective adalah obtain reliable and useful information for strategic decision making dengan 5 IT goal dan 15 proses TI. Hasil dari mapping proses TI ditampilkan dalam bentuk tabel pada halaman berikutnya.
Tabel 4.1 Hasil Mapping Proses TI Visi & Misi BSC Bisnis Goal IT Goals IT Proses Menjadi Biro yang mampu meningkatkan posisi UMY sebagai universitas yang unggul dalam pemanfaatan TI berdasarkan nilai islam Learn and Grwoth Prespective Manage Product and business innovation 16 5 PO2 PO4 PO7 AI3 25 PO8 PO10 28 PO6 DS6 ME1 ME4 Mengidentifikasi, mengolah, dan menyebarkan, serta mengembangkan TI bagi kepentingan seluruh civitas akademika UMY Customer Prespective Obtain reliable and useful information for strategic decision making 9 2 PO1 PO4 PO10 ME1 ME4 4 PO2 DS11 12 PO5 PO6 DS1 DS2 DS6 ME1 ME4 20 PO6 AI7 DS5 26 AI6 DS5
Responden 4.2 Menentukan Prioritas Proses Teknologi Informasi Proses ini merupakan proses lanjutan dari proses mapping proses teknologi informasi. Hasil akhir dalam proses mapping kemudian dibuat kedalam bentuk kuisioner untuk menentukan prioritas yang ada pada BSI UMY dan dilampirkan pada halaman belakang penelitian ini. Berikut merupakan hasil dari penentuan prioritas proses teknologi informasi pada BSI UMY: 19 Skala Prioritas 14 9 4 Proses TI Gambar 4.1 Prioritas Proses Teknologi Informasi Beradasarkan kuisioner prioritas proses TI pada BSI yang telah di jawab oleh 20 responden maka diperoleh seperti pada gambar diatas. Dari 16 proses TI yang ada, PO2 dan PO6 berada pada prioritas tertinggi dengan 14 responden yang menyatakan bahwa proses TI PO2 dan PO6 merupakan proses TI yang penting, menyusul pada prioritas ke-2 adalah PO5 dengan 13 responden. Namun untuk proses PO5 tidak dapat digunakan karena telah digunakan dalam penelitian sebelumnya. Kemudian pada prioritas ke-3 dengan jumlah 12 responden yang menyatakan proses TI tersebut penting adalah PO8, PO10, AI6, DS1, DS2, ME1. Dari hasil yang telah diperoleh maka penulis
menentukan 3 proses yang dijadikan bahan assessment yaitu proses TI PO2, PO8 dan PO10. 4.3 Pembuatan Kuisioner Assessment Proses ini merupakan proses lanjutan dari penentuan prioritas dimana kuisioner untuk assessment dibuat dengan format yang mudah dipahami oleh responden. Bahan kuisioner didapatkan dari maturity model framework COBIT 4.1 dimana setiap proses teknologi yang ada pada cobit memiliki masing-masing maturity. Kuisioner bahan assessment dilampirkan dihalaman belakang penelitian ini. 4.4 Pengisian Kuisioner Assessment Proses ini merupakan proses dimana kuisioner yang telah siap kemudian diberikan kepada responden untuk diisi sebenar-benarnya. Pengisian kuisioer dilakukan dengan melakukan pertemuan dengan responden. Saat melakukan mengisi kuisioner responden dapat bertanya secara langsung kepada penulis jika ada pernyataan yang tidak dimengerti. Hal tersebut dilakukan agar apa yang diperkirakan responden tentang pernyataan sama dengan arti dari kuisioner yang dibuat penulis. Hasil dari assessment ada pada lampiran penelitian ini. 4.5 Pengelolahan Data Kuisioner 4.5.1 Proses TI PO2 4.5.1.1 Maturity Level
Saat melakukan pengisian kuisioner PO2 terdapat 4 responden. Responden tersebut telah ditentukan berdasarkan RACI. Tabel 4.2 merupakan sampel dari hasil pengolahan data kuisioner yang dilakukan: Tabel 4.2 Sampel Hasi Proses TI PO2 Maturity level (ML) Sum of Statements Value (A) Sum of Statements Value (B) Not Normalized value (C=A/B) Normalized values (D=C / C) Contribution (MLxD) 0 2.98 4.00 0.75 0.20 0.00 1 2.99 5.00 0.60 0.16 0.16 2 3.99 5.00 0.80 0.22 0.44 3 5.62 10.00 0.56 0.15 0.46 4 4.29 11.00 0.39 0.11 0.43 5 4.95 9.00 0.55 0.15 0.75 Total C 3.64 Maturity level 2.25 Pada table 4.2 diatas merupakan hasil kuisioner dari slah satu responden yang mengisi kuisioner. Pada maturity level 0 kolom Sum of Statements Value yang dilambangkan dengan A terdapat nilai 2.98, nilai tersebut didapatkan dari hasil total nilai kuisioner pada maturity level 0. Kemudia pada kolom Sum of Statements Values yang dilambangkan dengan B merupakan jumlah dari pernyataan yang ada pada maturity level 0 yang menghasilkan nilai 4.0. Kemudian pada kolom Not Normalize Value yang dilambangkan dengan C merupakan hasil bagi dari nilai A dengan nilai B yang menghasilkan 0.75 untuk maturity level 0. Kolom
Normalize Values yang dilambangkan dengan D merupakan pembagian kolom C dengan jumlah dari C. Jumlah C merupakan hasil penjumlahan C dari maturity level 0 sampai dengan maturity level 5 dan menghasilkan 3.64. Maka dari hasil pembagian nilai C dengan jumlah keseluruhan dari C didapat nilai 0.20. Pada kolom Contribution merupakan hasil perkalian dari maturity level (ML) dengan Normalize Contribution Value (D) dimana pada maturity level 0 menghasilkan nilai 0.00. Untuk hasil akhir dari maturity level merupakan penjumlahan dari contribution maturity level 0 sampai dengan maturity level 5 maka didapatlah nilai 2.25. Untuk proses TI PO2 memiliki 4 responden, dengan demikian tiap responden menghasilkan maturity level yang berbeda-beda. Berikut merupakan hasil akhir maturity level dari 4 responden: Tabel 4.2 Rata-rata Maturity Level Maturity Responden Level 1 2.11 2 2.46 3 2.25 4 1.97 Rata-rata 2.20 ( ML/4) Tabel diatas menampilkan maturity level dari tiap-tiap responden. Kemudian dari 4 responden tersebut dicari rata-ratanya untuk mendapatkan hasil akhir dari maturity level PO2 dan menghasilkan nilai 2.20.
4.5.1.2 Critical Success Factor(CSF) Berdasarkan wawancara yang telah dilakukan dengan pihak BSI yang berkaitan dengan CSF pada PO2 maka diketahui bahwa pihak BSI belum melakukan update terhadap data model organisasi. Untuk penanggung jawab sebuah aktivitas sudah ditentukan namun dalam pelaksanaanya masih secara informal belum sesuai dengan struktur organisasi yang ada. Kemudian untuk validasi aktivitas yang berhubungan dengan arsitektur informasi tidak dilakukan secara mendetail hanya garis besarnya dan user tidak ikut berpartisipasi dalam pengembangan arsitektur informasi. 4.5.1.3 Key Performance Indicator(KPI) Setelah melakukan wawancara dengan beberapa pertanyaan tentang KPI yang ada pada PO2 maka diketahui bahwa elemen data yang merupakan bagian dari data model tercapai sebesar 30%. Untuk arsitektur informasi yang sesuai dengan skema data klasifikasi tercapai 60% - 70% dan tercapaiya TI yang sesuai dengan arsitektur informasi sebesar 60%. 4.5.2 Proses TI PO8 4.5.2.1 Maturity Level Berdasarkan RACI, pada proses TI PO8 yang bertindak sebagai accountable dan responsible adalah CIO. Dengan begitu untuk proses PO8 ini hanya memiliki 1 responden. Tabel 4.3 merupakan sampel dari hasil pengolahan data kuisioner yang dilakukan:
Maturity level (ML) Sum of Statements Value (A) Tabel 4.3 Hasil Proses TI PO8 Sum of Statements Value (A) Not Normalized value (C=A/B) Normalized values (D=C / C) Contribution (MLxD) 0 3.31 5.00 0.66 0.21 0.00 1 2.32 3.00 0.77 0.24 0.24 2 1.98 4.00 0.50 0.16 0.31 3 2.97 7.00 0.42 0.13 0.40 4 3.96 10.00 0.40 0.13 0.50 5 3.31 8.00 0.41 0.13 0.65 Total C 3.16 Maturity level 2.11 Pada table 4.2 diatas merupakan hasil kuisioner dari responden yang mengisi kuisioner dari proses TI PO8. Pada maturity level 0 kolom Sum of Statements Value yang dilambangkan dengan A terdapat nilai 3.31, nilai tersebut didapatkan dari hasil total nilai kuisioner pada maturity level 0. Kemudia pada kolom Sum of Statements Values yang dilambangkan dengan B merupakan jumlah dari pernyataan yang ada pada maturity level 0 yang menghasilkan nilai 5.0. Kemudian pada kolom Not Normalize Value yang dilambangkan dengan C merupakan hasil bagi dari nilai A dengan nilai B yang menghasilkan 0.66 untuk maturity level 0. Kolom Normalize Values yang dilambangkan dengan D merupakan pembagian kolom C dengan jumlah dari C. Jumlah C merupakan hasil penjumlahan C dari maturity level 0 sampai dengan maturity level 5 dan menghasilkan 3.16. Maka dari hasil pembagian nilai C dengan jumlah keseluruhan dari C didapat
nilai 0.21. Pada kolom Contribution merupakan hasil perkalian dari maturity level (ML) dengan Normalize Contribution Value (D) dimana pada maturity level 0 menghasilkan nilai 0.00. Untuk hasil akhir dari maturity level merupakan penjumlahan dari contribution maturity level 0 sampai dengan maturity level 5 maka didapatlah nilai 2.11. 4.5.2.2 Critical Success Factor(CSF) Setalah melakukan wawancara mengenai CSF pada PO8 maka diketahui bahwa pihak BSI sudah melakukan dokumentasi QA namun tidak terperinci atau hanya garis besarnya dan terkadang dokumentasi dilakukan secara informal dan untuk stakeholder yang ikut dalam QA dapat dibuktikan dengan presensi. Stakeholder tidak berpartisipasi dalam survei kualitas TI. Para staff di BSI menerima pelatihan dari rekan-rekan yang dianggap lebih berpengalaman. 4.5.2.3 Key Performance Indicator(KPI) Setelah wawancara mengenai KPI PO8 maka diketahui bahwa pihak BSI sebelum pelaksanaan proyek TI mencapai 80%. Untuk QA secara periodik, proses TI yang memenuhi goal dan objectif pihak BSI belum dapat meyakinkan tentang hal tersebut dikarenakan tidak memiliki dokumentasi secara formal. Untuk kualitas sasaran yang memnuhi tujuan dan sasaran diperkirakan sebesar 70%. 4.5.3 Proses TI PO10 4.5.3.1 Maturity Level
Meskipun responden yang dapat mengisi kuisioner telah ditentukan dengan RACI, namun untuk pross PO10 hanya memiliki 1 responden. Hal tersebut dikarenan kondisi struktur organisasi BSI yang memberikan seseorang lebih dari 2 tanggung jawab dalam berjalanya BSI. Tabel 4.3 merupakan sampel dari hasil pengolahan data kuisioner yang dilakukan: Tabel 4.4 Hasil Proses TI PO10 Maturity level (ML) Sum of Statements Value (A) Sum of Statements Value (A) Not Normalized value (C=A/B) Normalized values (D=C / C) Contribution (MLxD) 0 1.65 3.00 0.55 0.18 0.00 1 4.62 8.00 0.58 0.19 0.19 2 3.30 6.00 0.55 0.18 0.35 3 4.62 10.00 0.46 0.15 0.44 4 3.63 8.00 0.45 0.15 0.58 5 2.64 5.00 0.53 0.17 0.85 Total C 3.12 Maturity level 2.41
Pada table 4.3 diatas merupakan hasil kuisioner dari responden yang mengisi kuisioner dari proses TI PO10. Pada maturity level 0 kolom Sum of Statements Value yang dilambangkan dengan A terdapat nilai 1.65, nilai tersebut didapatkan dari hasil total nilai kuisioner pada maturity level 0. Kemudia pada kolom Sum of Statements Values yang dilambangkan dengan B merupakan jumlah dari pernyataan yang ada pada maturity level 0 yang menghasilkan nilai 3.0. Kemudian pada kolom Not Normalize Value yang dilambangkan dengan C merupakan hasil bagi dari nilai A dengan nilai B yang menghasilkan 0.55 untuk maturity level 0. Kolom Normalize Values yang dilambangkan dengan D merupakan pembagian kolom C dengan jumlah dari C. Jumlah C merupakan hasil penjumlahan C dari maturity level 0 sampai dengan maturity level 5 dan menghasilkan 3.12. Maka dari hasil pembagian nilai C dengan jumlah keseluruhan dari C didapat nilai 0.18. Pada kolom Contribution merupakan hasil perkalian dari maturity level (ML) dengan Normalize Contribution Value (D) dimana pada maturity level 0 menghasilkan nilai 0.00. Untuk hasil akhir dari maturity level merupakan penjumlahan dari contribution maturity level 0 sampai dengan maturity level 5 maka didapatlah nilai 2.11. 4.5.3.2 Critical Success Factor(CSF) Setelah melakukan wawancara dengan CSF PO10 maka diketahui bahwa dalam menjalankan sebuah proyek TI pihak BSI telah menggunakan prosedur, namun prosedur tersebut berupa best practice atau pengalaman. Untuk proyek TI yang telah di
implementasikan mendapat review dari rektor universitas, namun review tersebut tidak dilakukan secara mendetail terkait kesibukan rector universitas dan stakeholder ikut berpartisipasi dalam proyek TI. 4.5.3.3 Key Performance Indicator(KPI) Dari hasil wawancara KI PO10 maka diketahui bahwa dari semua proyek TI yang sudah selesai sebesar 80% on budget. Namun untuk proyek TI yang tepat waktu jarang terjadi dikarenakan terkadang apa yang direncanaakan dan yang terjadi di lapangan berbeda. Perubahan tersebut biasanya terjadi karena pihak BSI menyesuaikan dengan kebutuhan yang akan datang sehingga waktu untuk menyelesakan proyek TI yang sudah direncanakan menjadi sedikit lebih panjang dan untuk proses TI yang sesuai dengan harapan stakeholder tercapai sebesar 80%. 4.6 Hasil Keadaan TKTI Saat Ini Berdasarkan hasil pengolahan hasil data kuisioner maturity level maka didapat hasil keadaan tata kelola TI terkini dari BSI UMY. Keadaan tersebut ditentukan dari hasil perhitungan berdasarkan hasil jawaban kuisioner maturity level. 1) PO2, menghasilkan nilai maturity sebesar 2.20. Nilai tersebut menjelaskan bahwa kondisi tata kelola TI pada BSI UMY masih berada pada level 2 yang berarti repeatable but intuitive atau sudah dilakukan secara berulang tetapi masih berdasarkan intuisi dari staff BSI. 2) PO8, menghasilkan nilai maturity sebesar 2.11. Nilai tersebut menjelaskan bahwa kondisi tata kelola TI pada BSI UMY masih berada pada level 2 yang berarti
repeatable but intuitive atau sudah dilakukan secara berulang tetapi masih berdasarkan intuisi dari staff BSI. 3) PO10, menghasilkan nilai maturity sebesar 2.41. Nilai tersebut menjelaskan bahwa kondisi tata kelola TI pada BSI UMY masih berada pada level 2 yang berarti repeatable but intuitive atau sudah dilakukan secara berulang tetapi masih berdasarkan intuisi dari staff BSI. 4.7 Rekomendasi Berdasarkan hasil keadaan TKTI saat ini pada BSI UMY maka dibuat rekomendasi sebagai berikut: 1) Rekomendasi PO2 Menentukan Arsitektur Informasi a. Membuat dokumen SOP (Standard Operational Procedure) terhadap semua kegiatan dan alat arsitektur informasi. b. Menggunakan SOP yang ada dalam semua kegiatan yang berhubungan dengan arsitektur informasi. c. Memberikan training tentang arsitektur informasi secara berkala bagi karyawan. d. Membiasakan menggunakan SOP (Standard Operational Procedure) yang sudah dibuat. e. Membuat laporan penggunaan arsitektur informasi secara berkala. f. Menerapkan aplikasi sesuai dengan aturan dari vendor software. 2) Rekomendasi PO8 Mengelola Kualitas TI a. Membentuk program untuk menentukan dan memantau aktifitas quality management system dalam TI bagi semua divisi di dalam BSI.
b. Perlunya memberikan sosialisasi tentang proses dan metode apa yang digunakan dalam mengelola kualitas. c. Mengadakan training bagi karyawan tentang pentingnya pengelolaan kualitas TI. d. Mengadakan survei kualitas secara berkala kepada pengguna. 3) Rekomendasi PO10 Mengelola Proyek TI a. Diberikanya batasan kepada stakeholder dalam mengelola proyek TI. b. Mengembangkan SOP untuk mangelola proyek TI. c. Perlunya memberikan sosialiasi proses dan metode pengelolaan proyek TI yang digunakan. d. Melakukan pengawasan terhadap semua kegiatan pengelolaan proyek TI. e. Memberikan training secara berkala tentang pengelolaan proyek TI. f. Menerapkan Quality Assurance pada semua implementasi sistem. g. Melakukan monitoring terhadap semua update yang terjadi pada proyek TI. h. Membuat dokumentasi laporan keberhasilan terhadap semua proyek TI. 4) Rekomendasi CSF dan KPI a. Membuat Critical Success Factor dan Key Performance Indicator untuk proses TI yang diterapkan. b. Melakukan dokumentasi terhadap kegiatan-kegiatan pengelolaan TI yang ada di BSI. c. Melengkapi SOP untuk kegiatan-kegiatan di BSI. d. Membuat struktur organisasi yang telah ditetapkan tugas dan tanggungjawabnya. e. Melakukan QA secara periodic terhadap proyek TI.
f. Menentukan indikator-indikator keberhasilan sebelum dimulainya sebuah proyek TI dengan mengikuti salah 1 acuan salah satunya Pmbox. g. Menekankan peran seseorang secara khusus untuk melakukan quality control pada setiap proyek TI yang berjalan. h. Melakukan recruitment dengan spesifikasi yang dibutuhkan organisasi.