Modul ke: MANAJEMEN PERSEDIAAN Modul ini akan membahas tentang gambaran umum manajemen persediaan dan strategi persdiaan barang dalam manajemen persediaan Fakultas EKONOMI DAN BISNIS Ir. Rini Anggraini MM Program Studi MANAJEMEN www.mercubuana.ac.id
STRATEGI PERSEDIAAN BARANG
KONSEP DASAR DEFINISI: Persediaan merupakan simpanan material yang berupa bahan mentah, barang dalam proses dan barang jadi. Segala sesuatu yang disimpan untuk kemudian digunakan atau ditawarkan pada saat yang diperlukan. Sumber dana yang menganggur yang dimiliki perusahaan. Asset yang memiliki tingkat kepentingan yang tinggi yang harus dimiliki oleh perusahaan.
PENGENDALIAN PERSEDIAAN Aktivitas mempertahankan jumlah persediaan pada tingkat yang dikehendaki. Pada produk barang, pengendalian persediaan ditekankan pada pengendalian material. Pada produk jasa, pengendalian diutamakan sedikit pada material dan banyak pada jasa pasokan karena konsumsi sering kali bersamaan dengan pengadaan jasa sehingga tidak memerlukan persediaan.
PERSEDIAAN PADA PERUSAHAAN DAGANG Persediaan Barang Dagangan PENGENDALIAN Dengan mempertimbangkan : Kemampuan menjual Biaya Pemesanan Biaya Pengiriman Biaya Penyimpanan di Gudang Lama proses pembelian sampai barang diterima Harga
Alasan perlunya persediaan: Transaction Motive Menjamin kelancaran proses pemenuhan (secara ekonomis) permintaan barang sesuai dengan kebutuhan pemakai Precatuaianary Motive Meredam fluktuasi permintaan/pasokan yang tidak beraturan Speculation Motive Persediaan dapat bersifat speculator
MENGAPA PERSEDIAAN DIKELOLA? Persediaan merupakan investasi yang membutuhkan modal besar. Mempengaruhi pelayanan ke pelanggan. Mempunyai pengaruh pada fungsi operasi, pemasaran, dan fungsi keuangan.
Manajemen Persediaan Intinya mengatur tingkat persedian yang tepat agar jumlahnya tidak terlalu besar dan tidak terlalu kecil Kesalahan dalam menetapkan besarnya investasi persediaan akan menekan keuntungan perusahaan Tinggi rendahnya tingkat perputaran akan berpengaruh langsung terhadap besar kecilnya dana yang ditanamkan dalam persediaan dan bagi perolehan laba. Semakin tinggi tingkat perputarannya semakin pendek tingkat dana yang tertanam dalam persediaan semakin kecil dana yang ditanam dalam perusahaan.
Manajemen Persediaan 1. Jika persediaan terlalu tinggi maka a) Biaya penyimpanan tinggi b) Biaya bunga tinggi Jika Investasi dibiayai Modal Asing biaya bunga Jika Investasi dibiayai Modal Sendiri Opportunity cost c) Biaya pemeliharaan di gudang tinggi d) Kemungkinan kerugian karena kerusakan, turunnya kualitas, keausan. e) Memperkecil keuntungan perusahaan
2. Jika persediaan terlalu kecil, maka proses produksi akan terganggu akibatnya : Perusahaan tidak dapat bekerja dengan full capasity, artinya: capital assets dan direct labour tidak bekerja dengan sepenuhnya. Penjualan turun, akibatnya: Perusahaan tidak dapat memenuhi permintaan konsumen Turunnya market share Turunnya laba
FAKTOR YANG MEMPENGARUHI INVESTASI DALAM PERSEDIAAN 1. Tingkat penjualan Makin tinggi omzet penjualan makin besar investasi pada persediaan. 2. Sifat teknis dan sifat produksi Produksi pesanan persediaan beragam & banyak Produksi masal persediaan bisa diatur 3. Lamanya proses produksi Proses lama BDP tinggi 4. Daya tahan bahan baku dan produk akhir Barang tahan lama persediaan relatif tinggi Barang tahan tidak lama persediaan relatif rendah Barang musiman persediaan tinggi pada musimnya 5. Lama pembelian & pengiriman
JENIS PERSEDIAAN Persediaan barang jadi biasanya tergantung pada permintaan pasar (independent demand inventory) Persediaan barang setengah jadi dan bahan mentah ditentukan oleh tuntutan proses produksi dan bukan pada keinginan pasar (dependent demand inventory).
ALIRAN MATERIAL Bahan dalam proses Vendor Pemasok Bahan Mentah Bahan dalam proses Barang jadi Pelanggan Konsumen Bahan dalam proses
ALIRAN MATERIAL Kapasitas: merupakan kemampuan untuk menghasilkan produk Persediaan: semua persediaan material yang ditempatkan di sepanjang jaringan proses produksi dan jalur distribusi.
TUJUAN PERSEDIAAN Menghilangkan resiko keterlambatan pengiriman. Menghilangkan resiko jika material yg dipesan rusak, shg harus dikembalikan. Menghilangkan resiko jika terjadi kenaikan harga/inflasi. Untuk menyimpan bahan baku yg bersifat musiman. Mendapatkan keuntungan karena adanya discount. Memberikan pelayanan kpd pelanggan (customer satisfaction).
SISTEM PENGENDALIAN PERSEDIAAN Merupakan serangkaian kebijakan pengendalian utk menentukan : tingkat persediaan yg harus dijaga, kapan pesanan utk menambah persediaan hrs dilakukan, & berapa besar pesanan hrs diadakan. Sistem ini ada utk menentukan dan menjamin tersedianya persediaan yg tepat dalam kuantitas & waktu.
Bentuk sistem persediaan 1. Sistem sederhana Demand D(t) Input P(t) Persediaan Output W(t)
2. Sistem berjenjang persediaan yang berada digudang pusat kegudang wilayah kegudang UPT Gudang Pusat Gudang wilayah Gudang wilayah Gudang Wilayah Gudang UPT Gudang UPT
a. Persediaan dalam lot size Penyediaan lot yang besar atau dengan kecepatan sedikit lebih cepat dari permintaan akan lebih ekonomis. b. Persediaan cadangan Persediaan cadangan mengamankan kegagalan mencapai permintaan konsumen atau memenuhi kebutuhan manufaktur tepat pada waktu. c. Persediaan antisipas Persediaan dapat timbul mengantisipasi terjadinya penurunan persediaan (supply) dan kenaikan permintaan (demand) atau kenaikan harga.
d. Persediaan pipeline Jika suatu produk tidak dapat berubah secara fisik tetapi dipindahkan dari suatu tempat penyimpanan ketempat penyimpanan lain, persediaan disebut persediaan transportasi. Jumlah dari persediaan setengah jadi dan persediaan transportasi disebut persediaan pipeline. Persediaan pipeline merupakan total investasi perubahan dan harus dikendalikan e. Persediaan lebih Yaitu persediaan yang tidak dapat digunakan karena kelebihan atau kerusakan fisik yang teradi
HAL-HAL YANG DIPERTIMBANGKAN 1. Struktur biaya persediaan. a. Biaya per unit (item cost) b. Biaya penyiapan pemesanan (ordering cost) Biaya pembuatan perintah pembelian (purchasing order) Biaya pengiriman pemesanan Biaya transportasi Biaya penerimaan (Receiving cost) Jika diproduksi sendiri maka akan ada biaya penyiapan (set up cost): surat menyurat dan biaya untuk menyiapkan perlengkapan dan peralatan.
c. Biaya pengelolaan persediaan (Carrying cost) Biaya yang dinyatakan dan dihitung sebesar peluang yang hilang apabila nilai persediaan digunakan untuk investasi (Cost of capital). Biaya yang meliputi biaya gudang, asuransi, dan pajak (Cost of storage). Biaya ini berubah sesuai dengan nilai persediaan. d. Biaya resiko kerusakan dan kehilangan (Cost of obsolescence, deterioration and loss). e. Biaya akibat kehabisan persediaan (Stockout cost) 2. Penentuan berapa besar dan kapan pemesanan harus dilakukan.
Siklus Pemesanan persediaan Order qty persediaan Level Reorder point 0 Lead time Order Order Placed Received Order Placed Lead time Order Received Time 23
Fungsi Persediaan Fungsi utama persediaan yaitu sebagai penyangga, penghubung antar proses produksi dan distribusi untuk memperoleh efisiensi Fungsi lain yaitu sebagai stabilator harga terhadap fluktuasi permintaan.
Faktor Internal 1. Skala ekonomis ( lot size/q ) yang berhubungan dengan Ordering Cost Biaya menyiapkan pesanan pembelian untuk pemasok atau pesanan produksi untuk toko pengaturan Biaya Biaya yang terlibat dalam perubahan atas mesin untuk memproduksi barang komponen yang berbeda. Pemanfaatan Tenaga Kerja dan Peralatan Dengan membuat persediaan lebih, manajemen dapat meningkatkan produktivitas tenaga kerja dan pemanfaatan facilitiy dalam tiga cara: 1. Produksi yang lebih besar mengurangi pengangguran 2. Mengurangi kemungkinan penjadwalan ulang karena kurangnya komponen 3. Meningkatkan pemanfaatan sumber daya
2. Biaya transportasi Mengurangi biaya transportasi outbound dan inbound Pembayaran kepada Pemasok Pemasok dapat memberikan diskon kuantitas 3. Kelancaran operasi Menghadapi variasi permintaan 4. Pelayanan terhadap pelanggan Inventory reduce the potential for stockouts and backorders.
Ongkos Persediaan (konkrit) Ongkos simpan Ongkos untuk menyimpan per unit per perioda Ongkos pesan Ongkos memesan per sekali pesan Ongkos kekurangan persediaan Kerugian sementara atau permanen akibat demand tidak bisa dipenuhi
Metode-metode pengendalian persediaan Metode pengendalian secara statistik (Statistical Inventory Control) Metode perencanaan kebutuhan material (MRP) Metode persediaan Just In Time (JIT)
Pengendalian persediaan secara statistik Metode ini berusaha mencari jawaban optimal dalam menentukan Jumlah ukuran pemesanan dinamis (EOQ) Titiak pemesanan kembali (Reorder Point) Jumlah cadangan pengaman (safety stock) yang diperlukan 2 Metode pengendalian persediaan yang bersifat probabilistik Metode P: menganut aturan bahwa pemesanan bersifat reguler mengikuti suatu periode yang tetap Metode Q: menganut aturan bahwa jumlah ukuran pemesanan selalu tetap untuk setiap kali pesan.
Metode Perencanaan kebutuhan Material Metode ini bersifat oriented yang terdiri dari sekumpulan prosedur, aturanaturan keputusan dan seperangkant mekanisme pencatan yang dirancang untuk menjabarkan Jadwal Induk Produksi (JIP)
Metode persediaan Just In Time (JIT) JIT merupakan pendekatan untuk meminimalkan total biaya penyimpanan dan persiapan yang sangat berbeda dari pendekatan tradisional. Pendekatan tradisional mengakui biaya penyiapan dan kemudian menentukan kuantitas pesanan yang merupakan saldo terbaik dari dua kategori biaya. Dilain pihak, JIT tidak mengakui biaya persiapan, tetapi sebaliknya JIT mencoba menekan biaya-biaya ini sampai nol. Jika biaya penyiapan tidak menjadi signifikan, maka biaya tersisa yang akan diminimalkan adalah biaya penyimpanan, yang dilakukan dengan mengurangi persediaan sampai ketingkat yang sangat rendah. Pendekatan inilah yang mendorong untuk persediaan nol dalam sistem JIT.
Kebanyakan penghentian produksi terjadi karena salah satu dari tiga alasan : kegagalan mesin, kerusakan bahan, dan ketidaktersediaan bahan baku, sehingga memiliki persediaan merupakan salah satu solusi tradisional atas semua masalah tersebut. Mereka yang mendukung pendekatan JIT berpendapat bahwa persediaan yang banyak tidak akan memecahkan masalah, tetapi hanya menyamarkan atau menutupi masalah. JIT dapat memecahkan ketiga masalah di atas dengan menekankan pada pemeliharaan total dan pengendalian mutu total serta membina hubungan baik dengan pemasok.
DAFTAR PUSTAKA Agus Ristono (20090 Manajemen Persediaan, Graha Ilmu YogyaKarta. Hani Handoko (2002) ManajemenProduksidanOperasi, BPFE, Yogyakarta Heizer Jay B. Rander (2006), ManajemenOperasi, SalembaEmpat, Jakarta. Herjanto, Eddy. 2008. ManajemenOperasi,.EdisiKetiga. Jakarta: Grasindo