KONSEP DASAR MANAJEMEN PERSEDIAAN DI UNIT KERJA LAYANAN KESEHATAN Widyarsih Oktaviana, SKM, MKM Prodi Diploma Rekam Medis Widyarsih Oktaviana, SKM, MKM 1
KEMAMPUAN AKHIR YANG DIHARAPKAN 1. Mahasiswa mampu memahami definisi dan fungsi manajemen logistik di unit kerja pelayanan kesehatan 2. Mahasiswa mampu memahami siklus manajemen persediaan di unit kerja pelayanan kesehatan Widyarsih Oktaviana, SKM, MKM 2
Definisi Istilah logistik berasal dari kata logisticus dalam bahasa Latin yang berarti keahlian berhitung. Manajemen Logistik merupakan ilmu pengetahuan dan seni serta proses dalam merencanakan, menentukan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material atau alat-alat. Dalam konteks Rumah Sakit/ Pelayanan Kesehatan manajemen logistik merupakan pengolahan secara strategis terhadap pengadaan, penyimpanan, pendistribusian serta pemantauan bahan serta barang yang diperlukan bagi produksi jasa rumah sakit. Widyarsih Oktaviana, SKM, MKM 3
FUNGSI LOGISTIK PENGHAPUSAN PERENCANAAN PENGANGGARAN PEMELIHARAAN PENGENDALIAN PENDISTRIBUSIAN PENYIMPANAN PENGADAAN Widyarsih Oktaviana, SKM, MKM 4
TUJUAN POKOK MANAJEMEN LOGISTIK 1. Tujuan Operasional tersedianya barang/bahan dalam jumlah yang tepat, bermutu serta sesuai dengan waktu yang dibutuhkan 2. Tujuan Keuangan memenuhi tujuan operasional dengan biaya serendahrendahnya dengan hasil yang optimal 3. Tujuan Pengamanan agar persediaan tidak terganggu oleh kerusakan, pemborosan, penggunaan tanpa hak, pencurian, dan penyusutan tidak wajar lainnya serta nilai persediaan yang sesungguhnya dalam sistem akuntansi Widyarsih Oktaviana, SKM, MKM 5
CYCLE STOCK INVENTORY Widyarsih Oktaviana, SKM, MKM 6
Cycle (or lot-size) inventory persediaan dengan melakukan pembelian dalam kuantitas yang lebih besar dibandingkan biaya yang timbul karena besarnya biaya persediaan (biaya sewa gudang, biaya distribusi, risiko, dsb) Re-Order Point jika terjadi peningkatan jumlah pesanan, biasanya perencana akan melakukan penambahan lot pesanan. Penambahan lot pesanan lebih efektif dibandingkan dengan penambahan siklus persediaan baru Safety stock This type of inventory is held on hand to cover unplanned fluctuations in customer demand and the uncertainty of supply. Hal ini penting untuk mengantisipasi ketidakpastian jangka waktu pengiriman, dsb Widyarsih Oktaviana, SKM, MKM 7
JENIS BIAYA DALAM MANAJEMEN PERSEDIAAN 1. Unit cost biaya asli pembelian barang/bahan tersebut 2. Cost of reordering biaya pemesanan, mis: biaya lelang, formulir, tenaga, koordinasi pembeliaan, dll 3. Holding and Carrying cost biaya pengiriman barang dari produsen hingga sampai ke pengguna, termasuk biaya penyimpanan 4. Shortage cost biaya yang harus dikeluarkan jika kehabisan stok Widyarsih Oktaviana, SKM, MKM 8
PENGENDALIAAN PERSEDIAAN Salah satu fungsi managerial yang sangat penting adalah pengendalian persediaan: - Apabila RS menanamkan terlalu banyak dananya dalam persediaan, hal ini akan menyebabkan biaya penyimpanan yang berlebihan memungkinkan adanya opportunity cost, potential lost - Apabila RS tidak mempunyai persediaan yang mencukupi, dapat mengakibatkan biaya-biaya dari terjadinya kekurangan bahan (stockout cost) harus membeli dalam jumlah sedikit (cost lebih besar), kehilangan pelanggan, kepuasan pelanggan menurun, kualitas pelayanan rendah Widyarsih Oktaviana, SKM, MKM 9
Re-Order Point (ROP) Merupakan metode analisa titik pemesanan kembali Memanfaatkan masa tenggang antara pemesanan dan penerimaan disebut dengan lead time tiap barang/bahan bisa bervariasi Kegunaan dapat tetap memenuhi permintaan selama masa pemesanan Memerlukan data mengenai rata-rata pemakaian barang per harian dan ukuran pengamanan stok untuk memenuhi permintaan selama masa tenggang Widyarsih Oktaviana, SKM, MKM 10
PERHITUNGAN SAFETY STOCK Ada banyak metode Salah satunya adalah dengan metode perbedaan pemakaian maksimum dan rata-rata Safety Stock = (Pemakaian Maksimum Pemakaian Rata-Rata) x Lead Time Widyarsih Oktaviana, SKM, MKM 11
5 Elemen Penting dalam Manajemen Persediaan 1. Lowest Cost for Value Received efektif, menjaga cost tetap rendah tanpa mengurangi nilai yang diterima (misal: memilh gudang penyimpanan) 2. Improved channel efficiency mengurangi hal-hal yang memperlambat proses loading barang, mempercepat akses pemesanan, dll 3. Improved quality mengurangi kehabisan barang karena rusak, inakurat, dll 4. Supply network simplification menghapus flow proses yang tidak perlu dan melakukan proses yang transparan serta akuntabel 5. Improved channel inventory information informasi terkait ketersediaan barang, lokasi, order status harus akurat, mudah diakses dan bersifat real time. Widyarsih Oktaviana, SKM, MKM 12
Persediaan di Unit Kerja Rekam Medis Pada umumnya, persediaan di unit kerja rekam medis yang berhubungan langsung dengan kinerja pelayanan RM berbentuk Persediaan Barang Jadi (Finished Good), yaitu persediaan barangbarang yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik/percetakan dan siap untuk digunakan. Contoh: formulir-formulir rekam medis, file/binder rekam medis, gelang identitas pasien Widyarsih Oktaviana, SKM, MKM 13
REFERENSI David Frederick Ross auth. Distribution Planning and Control Managing in the Era of Supply Chain Management. Bahan Ajar Mahasiswa Pascasarjana FKM UI. 2014. Prastuti S. Chusnun, PhD. Widyarsih Oktaviana, SKM, MKM 14